Ввод и редактирование в excel. Ввод и редактирование данных в Excel

Введение

Для пользователя Windows наибольший интерес представляют «мощные» приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии пакета MS Office.

Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы - разработчики программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии табличных процессоров. Изних наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel.

1. Ввод и редактирование данных

Можно вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего листа. Для этого выделяю ячейку и набираю с клавиатуры то, что нужно. Например, заголовки могут быть такими: « Составил», «Дата» и так далее. (См. рис. 1)

Рис. 1 (пример заголовков)

Заголовки в рабочих листах делают понятным содержание документа и облегчают его использование.

Все, что набирается на клавиатуре, появляется в текущей ячейке, и в строке формул. (См. рис. 2) Внести набранный текст в текущую ячейку можно, нажав клавишу ENTER или щелкнув мышью на другой ячейке. Отменить ввод данных можно клавишей ESC.

Рис. 2 (отображение данных в ячейке и в строке формул)

1 .1 Редактирование данных в ячейке

Данные можно редактировать несколькими способами:

1. Выделяю ячейку и, щелкнув на строке формул, редактирую данные в строке формул или редактирую данные прямо в ячейке.

2. Для редактирования данных в ячейке дважды щелкаю на ней, а затем, помещаю текстовый курсор на место, куда вношу изменения. Можете внести новую информацию или внести изменения.

3. Также можно, выделив ячейку нажать F2.

1 .2 Копирование и вставка содержимого ячеек

Команды «Копировать» и «Вставить» из меню «Правка» можно использовать для копирования содержимого и форматов выделенных ячеек в другую область рабочего листа с сохранением содержимого исходных ячеек. Команда «Копировать» обозначает копируемый диапазон подвижной рамкой. После указания области вставки команда «Вставить» помещает в нее копии ячеек. (См. рис. 3)

Рис. 3 (пример копирования данных)

Вместо выбора команды «Вставить» можно воспользоваться клавишей «Enter», но в этом случае можно вставить только одну копию. Нажатие «Enter» после выбора команды «Копировать» вставляет одну копию и затем удаляет копируемые ячейки из буфера обмена. Команда «Вставить» вставляет из копируемых ячеек все значения, форматы и примечания.

1 .3 Перемещение и копирование с помощью мыши

Чтобы быстро переместить ячейку или диапазон ячеек на новое место достаточно ее выделить и перетащить. Например:

Создаю новый документ («Файл» - «Создать»);

Перехожу на «Лист 1»;

В ячейку «А1» ввожу месяц, а в ячейку «А2»день недели;

Выделяю ячейки «А1», «А2»;

Устанавливаю указатель мыши на рамке, которая окружает ячейки «А1», «А2». Когда появляется указатель в виде стрелки, щелкаю на рамке и перетаскиваю ее к столбцу «С». Когда серая рамка окажется над ячейками «С1», «С2», отпускаю кнопку мыши.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца.

Маркер заполнения -этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки, нажимаю левую кнопку мыши, и перемещаю мышь в нужном направлении.

Устанавливаю указатель мыши в правый нижний угол обрамления ячейки «В1»;

Выделяю ячейку «В1», содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «В5». (См. рис. 4)

Рис. 4 (копирование данных с помощью маркера заполнения)

1 .4 Вставка и удаление ячеек, столбцов и строк. Удаление ячеек, столбцов и строк

Удаление ячеек, столбцов и строк

Для удаления ячеек из рабочего листа можно использовать команду «Удалить». В отличие от команды «Очистить», которая очищает форматы, содержимое или примечание в ячейке, но сами ячейки оставляет на своем месте, команда «Удалить» удаляет выделенную ячейку или диапазон из листа. Команда «Очистить» работает подобно ластику, а команда «Удалить» - как ножницы.

Выделяю столбец «С»(щелкнув на заголовке столбца), который следует удалить;

В меню «Правка» выбираю команду «Удалить».

Удаляю необходимые данные. (См. рис. 5)

Рис. 5 (Использование команды «Удалить ячейки»)

Вставка ячеек, столбцов и строк

Команды из меню «Вставка» можно использовать для добавления ячеек, столбцов и строк в рабочем листе.

Выделяю столбец «В» (щелкнув на заголовке столбца);

Выбираю команду «Столбцы» в меню «Вставка». Содержимое столбца «В» переместится в столбец «С», оставляя вставленный столбец «В» пустым и готовым для ввода новой информации. (См. рис. 6 (а, б))

Рис. 6 (а) (Использование команды «Вставить столбцы»)

Рис. 6 (б) (Использование команды «Вставить столбцы»)

Выделяю строку «3», над которой хочу вставить новую;

Выбираю в меню «Вставка» команду «Строки». (См. рис. 7 (а, б))

Рис. 7 (а) (Использование команды «Вставить строки»)

Рис. 7 (б) (Использование команды «Вставить строки»)

Выделяю диапазон ячеек «А2:В8»;

Выбираю в меню «Вставка» команду «Ячейки».

В появившемся диалоговом окне «Добавление ячеек» устанавливаю флажок на команде «ячейки, со сдвигом вправо». Нажимаю на копку «ОК».
(См. рис. 8 (а, б))

Рис. 8 (а) Рис. 8 (б)

Рис. 8 (а, б) (Использование команды «Вставка ячеек»)

1 .5 Создание списков и рядов при помощи Автозаполнения. Заполнение и создание рядов с помощью мыши

С помощью перетаскивания «маркера заполнения» ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения.

Маркер заполнения-этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. (См. рис. 9)

Рис. 9 (Маркер заполнения)

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), зажимаю левую кнопку мыши и перемещаю мышь в нужном направлении.

Представляю несколько примеров рядов, созданных с использованием маркера заполнения на основе различных выделенных значений. Значения в столбце «А» ввел, а значения справа от столбца «А» получил с помощью автозаполнения с использованием маркера заполнения. Пример 1:

Создаю новый файл;

На «Листе 1», в ячейку «А1»ввожу данные - «01.01.01»;

Выделяю ячейку, содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н 1».(См. рис. 10)

Рис. 10 (Копирование данных с помощью маркера заполнения)

Столбцы «А»и «В» содержат значения с разными интервалами, а столбцы от «С» до «Н»показывают, как автозаполнение может экстраполировать ряд, основываясь на выделенном интервале, даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.

Создаю новый файл;

В ячейку «А1»ввожу «19:00», а в ячейку «В1» ввожу «19:30»;

Выделяю ячейки «А1», «В1», содержащие данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н1».

Рис. 11 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)

При создании рядов я перетаскивал маркер заполнения вправо и значения возрастали. Но можно перетаскивать маркер заполнения вниз и значения будут возрастать. Можно также создать ряд с убывающими значениями, перетаскивая маркер заполнения вверх или влево. Пример 3:

Создаю новый файл;

Ввожу любые начальные значения в ячейку справа в конце диапазона, который хочу заполнить;

Перетаскиваю маркер заполнения назад в начало диапазона.

Рис. 12 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)

Однако можно задать и свои последовательности данных.

1 .6 Ввод ряда дат

Упорядоченный ряд дат в строке или столбце можно задать несколькими способами, но легче всего это можно сделать с помощью команды «Прогрессия». Пользуясь этой командой, можно создать ряды дат с шагом, кратным дню, неделе, месяцу или году.

В ячейку «С2»ввожу дату «01.04.02». Нажимаю «Enter». Возвращаюсь в ячейку «С2»;

Выполняю команду «Правка» «Заполнить» «Прогрессия». В открывшемся диалоговом окне «Прогрессия» в поле «Расположение» указываю «по столбцам».

В поле «Тип» указываю «Даты». В поле «Единицы» указываю «день». В поле «Шаг» указываю «1». В поле «Предельное значение» ввожу «07.04.02»; (См. рис. 13)

Рис. 13 (Использование команды «Прогрессия»)

Нажимаю кнопку «ОК». (См. рис. 14)

Рис. 14 (Ввод ряда дат с использование команды «Прогрессия»)

2 . Задание форматов границам и линиям

Для выделения заголовков, итогов, частей таблицы используют границы.

Выделяю диапазон ячеек «A1:G7»;

В меню «Формат» выбираю команду «Ячейки», а затем в открывшемся диалоговом окне «Формат ячеек» (См. рис. 15) перехожу к вкладке «Граница»;

Выбираю нужные границы, тип линий. Нажимаю «ОК». (См. рис. 16)

Рис. 15 (Диалоговое окно «Формат ячеек)

Рис. 16 (Результат применения границ)

2.1 Использование диагональных границ

Иногда возникает необходимость использовать левую верхнюю ячейку таблицы более эффективно, например, для одновременного отображения заголовка строки и столбца. В «Excel» с помощью диагональной границы, имеющейся на вкладке «Граница» диалогового окна «Формат ячеек», можно создать ячейку с двумя заголовками.

Для этого выполняю следующие действия:

Выделяю ячейку «А3»и ввожу примерно 13 пробелов;

Ввожу в ячейку «А3» «Экзамен №»,надпись для заголовков столбцов таблицы.

При нажатой клавише «Alt» дважды нажимаю «Enter», чтобы ввести в ячейку два разрыва строки;

Ввожу «Студент», надпись для заголовков строк таблицы;

Нажимаю клавишу «Enter»;

Снова выделяю эту ячейку, затем в меню «Формат» выбираю команду «Ячейки»;

На вкладке «Границы» выбираю тип линии и нажимаю кнопку с границей по диагонали вниз;

Перехожу на вкладку «Выравнивание» и устанавливаю флажок «Переносить по словам»;

Нажимаю кнопку ОК. (См. рис. 17)

Рис. 17 (Использование диагональных границ)

3 . Элементарные функции. Создание формул при помощи Мастера функций

Функции выполняют часто встречающиеся математические вычисления; выполняют стандартные вычисления и другие действия с данными, работая с формулами и значениями. Имена функций всегда заканчиваются скобками, например СУММ(), СРЗНАЧ()… Количество аргументов в функции может быть различным. Аргументы, если они есть, заключаются в скобки. Например функция СУУМ() вычисляет сумму любых значений, указанных в списке аргументов этой функции (СУММ (A1, B3, H4:J6, K7)).

Аргумент - это значение, над которым производит действие функция. Аргументы функции заключаются в скобки.

Функции можно вводить вручную, а можно использовать «Мастер функций».

Заключение

Я считаю, что каждый пользователь персонального компьютера должен уметь работать в электронной таблице Microsoft Excel. Эта программа предоставляет возможность работы с бухгалтерскими данными, позволяет быстро и правильно производить вычисления.

При написании работы, я старался раскрыть и описать основные принципы работы с электронным табличным процессором: ввод и редактирование данных, создание списков, задание форматов, использование функций и формул.

Используемая литература

1. С.В. Глушаков; Д.В. Ломотько; В.В. Мельников. «Работа в табличном процессоре» Учебный курс. Харьков «Фолио», Москва «Аст» 2001 г.

2. А.Ю. Гаевский «Информатика 7-11 кл. 2-е издание. Киев «Издательство АСК» 2004 г.

3. В.В. Федько; В.И. Плоткин «MS Office» Харьков издательство «Ранок», «Веста» 2003 г.

4. С.В. Глушаков; А.С. Сурядный «Персональный компьютер» Издание 5-е. Харьков «Фолио»

Подобные документы

Ввод, редактирование и форматирование данных в табличном редакторе Microsoft Excel, форматирование содержимого ячеек. Вычисления в таблицах Excel при помощи формул, абсолютные и относительные ссылки. Использование стандартных функций при создании формул.

контрольная работа , добавлен 05.07.2010


Запуск процессора Excel. Ввод и редактирование данных. Действия с рабочими книгами. Составление элементарных формул. Копирование формата в другую ячейку. Форматирование с помощью ленты Главная. Переупорядочивание содержимого ячеек. Экспресс-стили таблиц.

учебное пособие , добавлен 07.12.2010


Состав Microsoft Office. Windows: назначение и вызов контекстного меню. Создание списков, таблиц. Вставка рисунка в документ. Структура окна Excel. Редактирование содержимого ячейки. Основные элементы экрана Excel. Вставка содержимого графического файла.

реферат , добавлен 05.04.2014


Создание таблицы "Покупка товаров с предпраздничной скидкой". Понятие формулы и ссылки в Excel. Структура и категории функций, обращение к ним. Копирование, перемещение и редактирование формул, автозаполнение ячеек. Формирование текста функции в диалоге.

лабораторная работа , добавлен 15.11.2010


Основные функции и методы работы в табличном процессоре Microsoft Excel. Создание и редактирование простейших таблиц и диаграмм. Характеристика встроенных функций программы. Использование формул и правил введения, их комбинирование и редактирование.

курсовая работа , добавлен 08.06.2014


Ввод и редактирование формул. Создание абсолютной или смешанной ссылки. Режимы пересчета формул. Присвоение, изменение и удаление имен ячеек. Ссылки на листы и книги. Создание имен из заголовков строк или столбцов. Присвоение имен константам и формулам.

курсовая работа , добавлен 02.01.2012


Создание электронных таблиц в MS Excel, ввод формул при помощи мастера функций. Использование относительной и абсолютной ссылок в формулах. Логические функции в MS Excel. Построение диаграмм, графиков и поверхностей. Сортировка и фильтрация данных.

контрольная работа , добавлен 01.10.2011


Обработка текстовой информации на компьютере. Знакомство с текстовым процессором Microsoft Word. Создание, форматирование текстовых документов, выполнение операций с фрагментами текста. Копирование, перемещение, удаление. Создание и редактирование таблиц.

лабораторная работа , добавлен 19.12.2013


Общая характеристика и назначение табличного редактора Excel, оценка его преимуществ и возможностей. Правила работы с данным программным обеспечением, порядок ввода данных в ячейки. Редактирование данных в ячейке, ее автозавершение и автозаполнение.

реферат , добавлен 12.06.2011


Использование мастеров Word. Сохранение, закрытие, создание, редактирование документа. Ввод, добавление нового, удаление, выделение, копирование, выравнивание и перемещение текста. Проверка, печать документа. Дополнительные возможности. Создание таблицы.

Создание новой книги
Открытие книги
Сохранение книги
Закрытие книги
Режимы просмотра книги

• Выделение элементов таблицы

Копирование данных
Перемещение данных
Удаление данных

• Отмена операций

Типы данных

Со структурой окна электронных таблиц мы разобрались, приступим к тому, как вводятся и редактируются данные. В рабочей книге может содержаться произвольное число рабочих листов, в свою очередь, каждый рабочий лист представляет собой рабочее поле, которое состоит из ячеек. В ячейке могут находиться данные одного из трех типов:

• число;
• текст;
• формула (будет рассмотрено в отдельной лекции).

Число . Числовые значения выражают различные количественные соотношения данных определенного типа. Для того чтобы ввести число в ячейку, необходимо сделает ячейку активной, с помощью клавиатуры ввести нужное число, по завершению нажать клавишу Enter . Введенное число в ячейке автоматически выравнивается по правому краю. Числовыми значениями также являются даты и время. Чтобы установить эти форматы, нужно на вкладке Главная в группе Число выбрать команду Числовой формат и в открывающемся меню выбрать денежный/финансовый и т.д. (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Открывающийся список меню Числовые форматы

Текст . Текст используется для обозначения числовых данных, заголовков столбцов, для ввода поясняющей информации о рабочей таблице. Текст, который начинается с числа, считается текстом.

Ввод текста в ячейку осуществляется по аналогии с числовыми значениями. Если ввести в ячейку длинный текст, то он, как правило, отображается в строке формул. Достигнув в этой строке правого края окна, символы переноситься на новую, и появляется небольшая полоса прокрутки. Также можно с помощью мыши сделать шире строку формул, потянув за ее нижний край (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Отображение текста в строке формул

Если ячейки, расположенные справа, пусты, MS Excel отобразит текст целиком, заполняя соседние ячейки. Если же соседняя ячейка не пуста, то программа отобразит столько символов текста, сколько возможно (весь текст по-прежнему находится в ячейке, но он не отображается). Чтобы разместить текст в одной ячейке, нужно либо расширить столбец, либо с помощью команды Перенос текста в группе Выравнивание вкладки Главная разместить текст в несколько строк.

Операции с книгами

Создание новой книги

Для создания новой книги следует щелкнуть по кнопке Office и выбрать команду Создать . В появившемся диалоговом окне выбрать Новая книга (Рис. 2.3), а затем нажать кнопку Создать или щелкнуть два раза по значку Новая книга . В результате на Панели задач

появляется кнопка с названием нового файла (Книга 1). Если создано несколько книг, то с помощью Панели задач можно легко переключаться с одной книги на другую.

Рис. 2.3 Диалоговое окно «Создание книги»

Открытие книги

Для открытия существующего документа необходимо нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть , после чего откроется диалоговое окно Открытие документа . В поле Папка выбирается папка, в которой расположен нужный документ, затем двойным щелчком левой кнопки мыши открывается нужный файл или выделяется файл и нажимается кнопка Открыть .

Примечание. По умолчанию в поле списка выводятся только файлы, созданные в программе MS Excel . Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать в поле Тип файлов тип нужного расширения или Все файлы .

Сохранение книги

Для сохранения книги необходимо вызывать команду Сохранить / Сохранить как , нажав на кнопку Office .

При первом сохранении появится диалоговое окно Сохранение документа (Рис.2.4). В поле Папка указывается папка, в которую необходимо сохранить книгу. В поле Имя файла – вводится имя книги (по умолчанию название файла – Книга № ). В поле Тип файла – формат, в котором будет сохранен документ (если это необходимо). Подтверждается сохранение нажатием кнопки Сохранить .

Рис. 2.4 Диалоговое окно «Сохранение документа»

Примечание . На имена файлов накладываются ограничения: длина имени файла не может превышать 254 символов; в имени можно использовать русские, латинские буквы, цифры, символы, кроме / \ < > ? * :

При повторном и последующих сохранении книги нужно нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить , при этом диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле и под тем же именем. Чтобы сохранить эту же книгу под другим именем или в другой папке, следует выбрать команду Сохранить как . Книги Microsoft Excel 2007 имеют расширение xlsх .

Закрытие книги

Для закрытия книги необходимо выбрать в меню Файл команду Выход из Excel или нажать кнопку Закрыть в строке заголовка окна.

Режимы просмотра книги

MS Excel позволяет работать с таблицами в нескольких режимах просмотра:

• Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций, в том числе заполнения таблиц).
• Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой, то есть показывает как будет выглядеть документ после печати. Просматриваются границы страниц, колонтитулы.
• Страничный режим – предварительный просмотр разрывов страниц перед печатью, то есть в этом режиме разделение страниц отображаются синими линиями, перетягивая которую можно изменять размеры страницы.
• Во весь экран – рабочее поле отображается на весь экран, скрывается лента вкладок, чтобы вернуть ее обратно нужно нажать кнопку Esc .

Для перехода между режимами можно воспользоваться командами вкладки Вид .

Выделение элементов таблицы

Многие команды MS Excel требуют выделения элементов таблицы (ячейка, строка, столбец), которые могут быть задействованы в различных командах.

Для того чтобы выделить одну ячейку, т.е. сделать ее активной, достаточно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши.

Для выделения других элементов таблицы следует использовать следующие способы выделения:

1. выделение нескольких ячеек : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в противоположный угол выделяемой области;
2. выделение большого числа элементов таблицы Shift и, не отпуская ее, щелкнуть мышью в противоположном углу выделяемой области;
3. выделение несмежных элементов таблицы : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, продолжить выделение других элементов с помощью левой кнопки мыши;
4. выделение целой строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру строки или активизировать любую ячейку строки и нажать Shift + клавиша Пробел ;
5. выделение целого столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по названию столбца или активизировать любую ячейку столбца и нажать Ctrl + клавиша Пробел ;
6. выделение всей таблицы : щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке, расположенной над цифрой 1 в левом углу рабочего листа или нажать Ctrl + A (Ф ).

Заполнение и редактирование ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и отобразятся в строке формул. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

• сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши;
• в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;
• внести изменения;
• выйти из режима редактирования, нажав на клавишу Enter .

Внимание ! Перед выполнением любой команды MS Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Копирование данных

1 способ

1. Выбрать команду Копировать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного диапазона появится мигающая рамка).
2. Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется скопировать информацию.
3. Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

1. Выделить диапазон, который требуется скопировать.
2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl , переместить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Перемещение данных

1 способ

1. Выбрать команду Вырезать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного дапазона появится мигающая рамка).
2. Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется переместить информацию.
3. Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

1. Выделить диапазон, который требуется переместить.
2. Поместить указатель мыши на рамку выделенного диапазона.
3. Перетащить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Удаление данных

Для того чтобы полностью заменить данные ячейки достаточно сделать ее активной и ввести новые данные (новые данные заменяют старые). Для удаления содержимого ячейки или диапазона необходимо выделить область и нажать клавишу Delete .

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо на панели быстрого доступа выбрать команду Отменить ввод (Ctrl+Z) . Если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует на панели быстрого доступа выбрать команду Вернуть .

Действия над элементами таблицы

Вставка столбцов, строк и ячеек

При необходимости можно вставить столбцы, строки и ячейки в созданную таблицу. При вставке существующие данные сдвигаются.

Вставка столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца (выделить столбец), слева от которого нужно вставить новый. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вправо. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная Вставить столбцы на лист .

Вставка строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки (выделит строку), выше которой нужно вставить новую. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вниз. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить строки на лист .

Вставка ячеек : выделить ячейку или диапазон ячеек, где должны появиться новые ячейки. В контекстном меню выбрать команду Вставить… . В появившемся окне Добавление ячеек выбрать как нужно вставить ячейки со сдвигом вправо или вниз. Также можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить ячейки .

Удаление столбцов, строк и ячеек

Выделить полностью строки, столбцы или ячейки, содержащие данные, которые требуется удалить. На вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команды Удалить и, нажав на кнопку , выбрать нужную команду. Существующие данные переместятся. Также можно в контекстном меню выбрать команду Удалить , а затем в появившемся диалоговом окне Удаление ячеек указать, что требуется удалить – ячейку, строку, столбец.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Изменение ширины столбцов : установить указатель мыши на границе заголовков столбцов (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать ширину столбца. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать команду Ширина столбца

Изменение высоты строк: установить указатель мыши на границе нумерации строк (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать высоту строки. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по номеру строки и выбрать команду Высота строки , в появившемся диалоговом окне задать нужное значение.

Примечание . Если данные не помещаются в строку или столбец, можно их автоматически выронить. Для этого достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на границе столбцов / строк в области их обозначения (название столбцов или нумерация строк).

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel .

2. Переименуйте Лист1 в Данные .

3. Добавьте новый лист и переместите его в конец рабочей книги.

4. На Листе 2 оформите таблицу по образцу (задайте нужную ширину столбцов):

5. Добавьте в таблицу первую строку и внесите в нее название таблицы «Оптимальное потребление кальция »

6. Скопируйте первый столбец таблицы (диапазон ячеек А2:А12) на лист 2.

7. Сохраните данный файл в папке Мои документы под именем Потребление кальция .

8. Закройте программу.

Как уже отмечалось ранее, ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.

Ячейки имеют заданный формат, который можно установить из меню Формат командой Ячейки. Эта команда имеет несколько вкладок. Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет. Из вкладки Число можно выбрать категорию значений в ячейке и задать код формата, в том числе можно создать пользовательский формат.

Чтобы ввести данные в ячейку следует:

1. Сделать ячейку активной – поместить курсор в нужную ячейку и один раз щелкнуть левой клавишей мыши;

2. Ввести данные прямо с клавиатуры в режиме редактирования ячейки (курсор ввода находится внутри ячейки).

1. Дважды щелкнуть левой клавишей мыши;

2. Ввести данные в режиме редактирования строки формул (курсор ввода находится в строке формул над рабочим листом), текст будет автоматически появляться и в строке формул;

3. Завершить ввод одним из трех способов:

· нажатием клавиши Enter;

· щелчком мыши вне рабочего пространства изменяемой ячейки;

· щелчком мыши по «зеленой галочке» в строке формул.

Для того чтобы изменить (отредактировать) уже введенные данные, следует:

Очистить ячейку (клавиша Delete) и повторить ввод данных;

Исправить (отредактировать) содержимое ячейки, для этого:

Войти в режим редактирования, дважды щелкнув левой клавишей мыши или нажать функциональную клавишу F2;

Изменить данные.

В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций), функции (частный случай формулы).

В качестве текста можно вводить различные комбинации букв и цифр. Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа – по правому.

При работе в Excel часто бывает так, что расчеты проводятся быстрее, чем ввод исходных данных. Excel предусматривает различные средства контроля ввода данных, например, можно указать диапазон значений, в котором должно быть заключено число.

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных:

Повторный ввод (копирование) уже существующих данных;

Автозаполнение;

Ввод прогрессий.

Для повтора (копирования) существующих данных следует:

1) выделить ячейку;

2) подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения и перетащить рамку выделения по всем ячейкам. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – это маркер автозаполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера автозаполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться меню Правка Заполнить и указать направление копирования.

Чтобы методом перетаскивания переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Возможно копирование или перемещение данных через буфер обмена.
Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Сначала необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер oбмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только, когда вставка будет успешно завершена.

Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка > Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка > Специальная вставка. В этом случае правило вставки данных из буфера обмена задается в открывшемся диалоговом окне.

Автозаполнение – заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.

Рассмотрим пример. Пусть необходимо заполнить диапазон ячеек названиями месяцев (Январь, Февраль и т. д.). Для этого нужно:

1. Ввести в первую ячейку слово – Январь;

2. Перетащить маркер автозаполнения в нужном направлении (вверх, вниз, влево, вправо).

Для того чтобы создать собственную последовательность для автозаполнения, нужно:

1. Выполнить команду меню Сервис Параметры и выбрать вкладку Списки;

2. В элементе управления Списки сделать активным пункт Новый список;

3. В поле Элементы списка ввести последовательность строк, которые должны образовать новый список. При этом каждый элемент списка вводится с новой строки;

4. Процесс формирования нового списка завершить нажатием кнопки
Добавить.

С помощью автозаполнения можно, набрав любой (не обязательно первый) элемент последовательности, вставить все остальные (причем произвольное количество раз).

Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Пусть, например, ячейка А1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т. п.

Для создания прогрессии нужно:

1. Ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку;

2. Выделить блок ячеек, который должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента);

3. Выполнить команду меню Правка Заполнить Прогрессия;

4. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными
правилами.

В таблице используются столбцы (256) и строки (65536).

Строки пронумерованы от 1 до 65536, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ,..., IV. Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется ячейкой . Прямоугольная область таблицы называется блоком (диапазоном, интервалом) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие. Адрес ячейки - это номер столбца и строки. Используется в формулах (в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки), а также для быстрого перемещения по таблице.

Содержимым ячейки может быть:

число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));

Формат ячейки - формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.

Имя - используется как замена абсолютного адреса ячейки для использования его в формулах.

Например, назначив ячейке С3 имя “Произведение” в ячейку D3 можно поместить формулу: =Произведение/3 (вместо формулы =С3/3). В этом случае при копировании формулы адрес ячейки меняться не будет.

Ввод и редактирование данных

Основными объектами, над которыми производятся действия в электронных таблицах, являются ячейки и блоки ячеек.

БЛОК - одна ячейка, строка, столбец или любая прямоугольная область таблицы. Адрес блока задается так:

<адрес верхней левой ячейки> двоеточие <адрес правой нижней ячейки>

Примеры блоков: А1; А1:А9; В2:Z2; С3:Е8.

Рабочее поле таблицы включает в себя следующие элементы:

Рис.1. Окно Excel

ВВОД ДАННЫХ

Выделить ячейку.

Набрать данные.

Нажать .

В ячейку могут быть записаны данные следующего типа: ЧИСЛА; ФОРМУЛЫ; ТЕКСТ.

Различные способы редактирования и копирования данных

РЕДАКТИРОВАНИЕ

При вводе данных вы можете ошибиться и должны уметь исправлять ошибки. Конечно, Вы можете просто ввести в ячейку с ошибочными данными новое правильное значение, но если исправить требуется один - два символа, то целесообразнее отредактировать содержимое ячейки.

ПРАВИЛА РЕДАКТИРОВАНИЯ

Если ошибка допущена в тексте, то ее исправление сводится к тому, чтобы поставить текстовый курсор перед неправильно набранным символом и исправить его.

Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, поэтому Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.

Например, вы хотели ввести число 410. Допущенные при вводе ошибке интерпретируются следующим образом:

Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли Вам это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован Вами. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню ФОРМАТ / ЯЧЕЙКА / ЧИСЛО.

Если при вводе формул вы забыли поставить знак “=”, то все, что вы набрали запишется в клетку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока Вы ее не исправите.

Наиболее частые ошибки - это ввод адресов ячеек в режиме русских букв или ввод двух арифметических знаков подряд.

Вы помните, что при редактировании курсор ЭТ должен стоять на редактируемой ячейке.