Макросы в Excel — Инструкция по использованию. Автоматизация задач с помощью средства записи макросов — Excel
Макросы программы Microsoft Excel позволяют значительно ускорить работу с документами в этом табличном редакторе. Это достигается путем автоматизации повторяющихся действий, записанных в специальный код. Давайте разберем, как создать макросы в программе Excel, и как их можно отредактировать.
Макрос можно записать двумя способами:
- автоматически;
- вручную.
Воспользовавшись первым вариантом, вы просто записываете определенные действия в программе Microsoft Excel, которые выполняете в данный момент времени. Потом, можно будет воспроизвести эту запись. Данный способ очень легкий, и не требует знания кода, но применение его на практике довольно ограничено.
Ручная запись макросов, наоборот, требует знаний программирования, так как код набирается вручную с клавиатуры. Но, грамотно написанный таким образом код, может значительно ускорить выполнение процессов.
Автоматическая запись макросов
Прежде, чем начать автоматическую запись макросов, нужно .
Открывается окно настройки записи макроса. Тут можно указать любое имя макроса, если установленное по умолчанию вас не устраивает. Главное, чтобы имя это начиналось с буквы, а не с цифры. Также, в названии не должно быть пробелов. Мы оставили название по умолчанию – «Макрос1».
Тут же, при желании, можно установить сочетание клавиш, при нажатии на которые макрос будет запускаться. Первой клавишей обязательно должна быть клавиша Ctrl, а вторую клавишу пользователь устанавливает самостоятельно. Например, мы, в качестве примера, установили клавишу М.
Далее, нужно определить, где будет храниться макрос. По умолчанию, он будет храниться в этой же книге (файле), но при желании можно установить хранение в новой книге, или в отдельной книге макросов. Мы оставим значение по умолчанию.
В самом нижнем поле настройки макросов можно оставить любое подходящее по контексту описание данного макроса. Но, это делать не обязательно.
Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
После этого, все ваши действия в данной книге (файле) Excel будут записываться в макрос до тех пор, пока вы сами не остановите запись.
Для примера, запишем простейшее арифметическое действие: сложение содержимого трёх ячеек (=C4+C5+C6).
После этого, жмем на кнопку «Остановить запись». Эта кнопка преобразовалась из кнопки «Запись макроса», после включения записи.
Запуск макроса
Для того, чтобы проверить, как работает записанный макрос, кликаем в том же блоке инструментов «Код» по кнопке «Макросы», или жмем сочетание клавиш Alt+F8.
После этого, открывается окно со списком записанных макросов. Ищем макрос, который мы записали, выделяем его, и жмем на кнопку «Выполнить».
Можно поступить ещё проще, и не вызывать даже окно выбора макросов. Мы же помним, что записали сочетание «горячих клавиш» для быстрого вызова макроса. В нашем случае, это Ctrl+М. Набираем данную комбинацию на клавиатуре, после чего макрос запускается.
Как видим, макрос выполнил в точности все те действия, которые были записаны ранее.
Редактирование макроса
Для того, чтобы отредактировать макрос, снова жмем на кнопку «Макросы». В открывшемся окне выбираем нужный макрос, и кликаем по кнопке «Изменить».
Открывается Microsoft Visual Basic (VBE) – среда, где происходит редактирование макросов.
Запись каждого макроса начинается с команды Sub, а заканчивается командой End Sub. Сразу же после команды Sub указывается имя макроса. Оператор «Range(«…»).Select» указывает выбор ячейки. Например, при команде «Range(«C4»).Select» выбирается ячейка C4. Оператор «ActiveCell.FormulaR1C1» используется для записи действий в формулах, и для других расчетов.
Попытаемся немного изменить макрос. Для этого, в макрос допишем выражение:
Range(«C3»).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = «11»
Выражение «ActiveCell.FormulaR1C1 = «=R[-3]C+R[-2]C+R[-1]C»» заменим на «ActiveCell.FormulaR1C1 = «= R[-4]C+R[-3]C+R[-2]C+R[-1]C»».
Закрываем редактор, и запускаем макрос, как и в прошлый раз. Как видим, вследствие введенных нами изменений была добавлена ещё одна ячейка с данными. Она также была включена в расчет общей суммы.
В случае, если макрос слишком большой, его выполнение может занять значительное время. Но, путем внесения ручного изменения в код, мы можем ускорить процесс. Добавляем команду «Application.ScreenUpdating = False». Она позволит сохранить вычислительные мощности, а значит ускорить работу. Это достигается путем отказа от обновления экрана во время выполнения вычислительных действий. Чтобы возобновить обновление после выполнения макроса, в его конце пишем команду «Application.ScreenUpdating = True»
Добавим также команду «Application.Calculation = xlCalculationManual» вначале кода, а в конце кода дописываем «Application.Calculation = xlCalculationAutomatic». Этим мы вначале макроса отключаем автоматический пересчет результата после каждого изменения ячеек, а в конце макроса – включаем. Таким образом, Excel подсчитает результат только один раз, а не будет его постоянно пересчитывать, чем сэкономит время.
Написание кода макроса с нуля
Продвинутые пользователи могут выполнять не только редактирование и оптимизацию записанных макросов, но и записывать код макросов с нуля. Для того, чтобы приступить к этому, нужно нажать на кнопку «Visual Basic», которая расположена в самом начале ленты разработчика.
После этого, открывается знакомое нам окно редактора VBE.
Программист пишет там код макроса вручную.
Как видим, макросы в Microsoft Excel могут значительно ускорить выполнение рутинных и однообразных процессов. Но, в большинстве случаев, для этого больше подходят макросы, код которых написан вручную, а не автоматически записанные действия. Кроме того, код макроса можно оптимизировать через редактор VBE для ускорения процесса выполнения задачи.
Если Вы не сильны в программировании, но, при этом, Вам необходимо реализовать какую-либо задачу, выходящую за рамки стандартных функций и команд MS Excel, можно поискать решение в интернете. Решение, скорее всего, найдется в виде VBA кода, который необходимо скопировать и вставить в Вашу рабочую книгу, потом каким-то образом заставить этот код работать на Вас, в этой статье я расскажу, как это сделать.
Рассмотрим два примера:
1. Ищем и используем команду
Например, нам необходима команда, которая бы вставляла в выделенные ячейки цифру "1". Запускаем поисковик, набираем поисковую фразу, получаем результаты, начинаем просматривать, находим код примерно в таком виде:
Sub Вставка1() Dim q As Object On Error Resume Next Set q = Cells For Each q In Selection q = 1 Next q End Sub
Выделяем данный код (без нумерации строк, начиная со слова Sub ) и нажимаем Ctrl+C . Переходим в свою рабочую книгу MS Excel и нажимаем сочетание клавиш Alt+F11 , у вас откроется окно редактора VBA:
В левом окне "Project - VBA Project" выбираем (щелкаем мышкой) нашу рабочую книгу, в которую необходимо вставить макрос, например, "VBAProject (Книга2)":
В пункте меню "Insert" выбираем "Module":
В левом окне "Project - VBA Project" у вас должна появиться новая папка "Modules" и в ней новый объект "Module1":
Переходим курсором в правое "Большое" поле для ввода и нажимаем Ctrl+V , скопированный макрос вставиться в модуль:
Макросы в MS Excel можно вставлять в следующие места:
- В Модуль, обычно вставляют код макросов, запуск которых будет производится по нажатию кнопки пользователем (как, например, в нашем случае) или код функций (формул);
- В Рабочий лист, обычно вставляют код макросов, запуск которых должен происходить автоматически в зависимости от действий пользователя или изменения данных в листе (поменялись данный, макрос выполнился);
- В Рабочую книгу, обычно вставляют код макросов, запуск которых должен происходить автоматически в зависимости от действий, производимых над книгой (файлом). Например, макрос, который запускается при открытии или закрытии книги, или при ее сохранении;
- Так же макросы могут быть частью пользовательской формы.
Обычно, человек, который публикует код, указывает, куда его необходимо вставить, в модуль, в лист или книгу.
Чтобы вставить код в Рабочий лист, в левом окне редактора VBA выберите соответствующий лист, щелкните по нему два раза левой кнопкой мышки, переместите курсор в правое поле ввода и вставьте код.
Для вставки кода в Книгу, выберите "ЭтаКнига":
Давайте потренируемся. Вставьте код опубликованный ниже в "Лист1".
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error GoTo a If Target = 2 Then VBA.MsgBox ("Ячейка " & Target.Address & " = 2") End If a: Exit Sub End Sub
Данный макрос выводит информационное сообщение если вы введете в любую ячейку листа "2".
Вернитесь в рабочую книгу, перейдите в "Лист1" и введите в ячейку "А1" цифру "2" и нажмите Enter , после чего у вас должно появиться следующее сообщение:
Если вы видите это сообщение, то вы все сделали правильно. Если нет, то вы вставили код куда-то не туда, повторите попытку.
При вставке кода, необходимо внимательно следить за тем, куда вы его вставляете. Это можно сделать посмотрев на то, что написано в заголовке окна редактора VBA:
2. Ищем и используем функцию
Находим в интернете VBA код функции, которая подсчитывает, например, количество слов в ячейке:
Public Function КолСловВЯчейке(Ячейка As Range) Dim q As Variant Application.Volatile q = VBA.Split(Application.WorksheetFunction.Trim(Ячейка.Value), " ") КолСловВЯчейке = UBound(q) + 1 End Function
Копируем код, нажимаем сочетание клавиш Alt+F11 , откроется редактор VBA:
Добавляем новый модуль в свою книгу и в этот модуль вставляем скопированный код:
Закрываем редактор VBA и переходим в свою рабочую книгу. Создаем новый лист (необязательно) в ячейку A1
вводим текст "мама мыла раму". Встаем в ячейку, в которой хотим получить результат (количество слов), в меню "Формулы" нажимаем кнопку "Вставить функцию":
В открывшемся окне "Вставка функции" в поле "Категория" выбираем "Определенные пользователем"
В списке доступных функций выбираем "КолСловВЯчейке", нажимаем "ОК":
Вводим необходимые аргументы и нажимаем "ОК":
Получаем результат:
Важно:
Если вы не сохраните книгу, в которую вставили макрос как "Книгу с поддержкой макросов", все модули с макросами удаляться и вам придется, потом, повторно проделывать всю эту работу.
Если при вставке макроса в модуль у вас вместо некоторого текста стоят красные знаки "???????? "
Это значит, что у вас проблема с кодировкой, которая наблюдается с копированием Кириллического текста из некоторых браузеров. Чтобы победить эту проблему, попробуйте вставить скопированный код в пустой лист MS Excel, как "Текст в кодировке Unicode". Для этого перейдите в книгу MS Excel, выберите или создайте пустой лист, встаньте в ячейку "A1" и нажмите сочетания клавишCtrl+Alt+V . Должно будет появиться меню "Специальной вставки", выберите пункт "Текст в кодировке Unicode" и нажмите "OK".
Код должен будет вставиться в рабочий лист без знаков вопроса:
После этого, еще раз скопируйте вставленный в лист код, и вставить его уже в модуль.
Если вы не видите в редакторе VBA окна "Project - VBA Project", перейдите во вкладку меню "View" и в списке выберите пункт "Project Explorer" или нажмите сочетание клавиш Ctrl+R :
Следующие простые примеры макросов Excel иллюстрируют некоторые возможности и приёмы, описанные в самоучителе по Excel VBA .
Макрос Excel: пример 1
Первоначально эта процедура Sub была приведена, как пример использования комментариев в коде VBA. Однако, здесь также можно увидеть, как объявляются переменные, как работают ссылки на ячейки Excel, использование цикла For , условного оператора If и вывод на экран окна сообщения.
"Процедура Sub выполняет поиск ячейки, содержащей заданную строку "в диапазоне ячеек A1:A100 активного листа Sub Find_String(sFindText As String) Dim i As Integer "Целое число типа Integer, используется в цикле For Dim iRowNumber As Integer "Целое число типа Integer для хранения результата iRowNumber = 0 "Просматривает одну за другой ячейки A1:A100 до тех пор, пока не будет найдена строка sFindText For i = 1 To 100 If Cells(i, 1).Value = sFindText Then "Если совпадение с заданной строкой найдено "сохраняем номер текущей строки и выходим из цикла For iRowNumber = i Exit For End If Next i "Сообщаем пользователю во всплывающем окне найдена ли искомая строка "Если заданная строка найдена, указываем в какой ячейке найдено совпадение If iRowNumber = 0 Then MsgBox "Строка " & sFindText & " не найдена" Else MsgBox "Строка " & sFindText & " найдена в ячейке A" & iRowNumber End If End Sub
Макрос Excel: пример 2
Следующая процедура Sub – пример использования цикла Do While . Здесь также можно увидеть, как объявляются переменные, работу со ссылками на ячейки Excel и применение условного оператора If .
"Процедура Sub выводит числа Фибоначчи, не превышающие 1000 Sub Fibonacci() Dim i As Integer "Счётчик для обозначения позиции элемента в последовательности Dim iFib As Integer "Хранит текущее значение последовательности Dim iFib_Next As Integer "Хранит следующее значение последовательности Dim iStep As Integer "Хранит размер следующего приращения "Инициализируем переменные i и iFib_Next i = 1 iFib_Next = 0 "Цикл Do While будет выполняться до тех пор, пока значение "текущего числа Фибоначчи не превысит 1000 Do While iFib_Next < 1000 If i = 1 Then "Особый случай для первого элемента последовательности iStep = 1 iFib = 0 Else "Сохраняем размер следующего приращения перед тем, как перезаписать "текущее значение последовательности iStep = iFib iFib = iFib_Next End If "Выводим текущее число Фибоначчи в столбце A активного рабочего листа "в строке с индексом i Cells(i, 1).Value = iFib "Вычисляем следующее число Фибоначчи и увеличиваем индекс позиции элемента на 1 iFib_Next = iFib + iStep i = i + 1 Loop End Sub
Макрос Excel: пример 3
Эта процедура Sub просматривает ячейки столбца A активного листа до тех пор, пока не встретит пустую ячейку. Значения записываются в массив. Этот простой макрос Excel показывает работу с динамическими массивами, а также использование цикла Do Until . В данном примере мы не будет совершать какие-либо действия с массивом, хотя в реальной практике программирования после того, как данные записаны в массив, над ними такие действия, как правило, совершаются.
"Процедура Sub сохраняет значения ячеек столбца A активного листа в массиве Sub GetCellValues() Dim iRow As Integer "Хранит номер текущей строки Dim dCellValues() As Double "Массив для хранения значений ячеек iRow = 1 ReDim dCellValues(1 To 10) "Цикл Do Until перебирает последовательно ячейки столбца A активного листа "и извлекает их значения в массив до тех пор, пока не встретится пустая ячейка Do Until IsEmpty(Cells(iRow, 1)) "Проверяем, что массив dCellValues имеет достаточный размер "Если нет – увеличиваем размер массива на 10 при помощи ReDim If UBound(dCellValues) < iRow Then ReDim Preserve dCellValues(1 To iRow + 9) End If "Сохраняем значение текущей ячейки в массиве dCellValues dCellValues(iRow) = Cells(iRow, 1).Value iRow = iRow + 1 Loop End Sub
Макрос Excel: пример 4
В этом примере процедура Sub считывает значения из столбца A рабочего листа Лист2 и выполняет с ними арифметические операции. Результаты заносятся в ячейки столбца A на активном рабочем листе. В этом макросе продемонстрировано использование объектов Excel. В частности, производится обращение процедурой Sub к объекту Columns , и показано, как доступ к этому объекту осуществляется через объект Worksheet . Показано так же, что при обращении к ячейке или диапазону ячеек на активном листе, имя этого листа при записи ссылки указывать не обязательно.
"Процедура Sub при помощи цикла считывает значения в столбце A рабочего листа Лист2, "выполняет с каждым значением арифметические операции и записывает результат в "столбец A активного рабочего листа (Лист1) Sub Transfer_ColA() Dim i As Integer Dim Col As Range Dim dVal As Double "Присваиваем переменной Col столбец A рабочего листа Лист 2 Set Col = Sheets("Лист2").Columns("A") i = 1 "При помощи цикла считываем значения ячеек столбца Col до тех пор, "пока не встретится пустая ячейка Do Until IsEmpty(Col.Cells(i)) "Выполняем арифметические операции над значением текущей ячейки dVal = Col.Cells(i).Value * 3 - 1 "Следующая команда записывает полученный результат в столбец A активного рабочего листа "Имя листа в ссылке указывать нет необходимости, так как это активный лист. Cells(i, 1) = dVal i = i + 1 Loop End Sub
Макрос Excel: пример 5
Данный макрос показывает пример кода VBA, отслеживающего событие Excel. Событие, к которому привязан макрос, происходит каждый раз при выделении ячейки или диапазона ячеек на рабочем листе. В нашем случае при выделении ячейки B1 , на экран выводится окно с сообщением.
"Данный код показывает окно с сообщением, если на текущем рабочем листе "выбрана ячейка B1 Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) "Проверяем выбрана ли ячейка B1 If Target.Count = 1 And Target.Row = 1 And Target.Column = 2 Then "Если ячейка B1 выбрана, выполняем необходимое действие MsgBox "Вы выбрали ячейку B1" End If End Sub
Макрос Excel: пример 6
На примере этой процедуры показано использование операторов On Error и Resume для обработки ошибок. В данном коде также показан пример открытия и чтения данных из файла.
"Процедура Sub присваивает аргументам Val1 и Val2 значения ячеек A1 и B1 "из рабочей книги Data.xlsx, находящейся в папке C:\Documents and Settings Sub Set_Values(Val1 As Double, Val2 As Double) Dim DataWorkbook As Workbook On Error GoTo ErrorHandling "Открываем рабочую книгу с данными Set DataWorkbook = Workbooks.Open("C:\Documents and Settings\Data") "Присваиваем переменным Val1 и Val2 значения из заданной рабочей книги Val1 = Sheets("Лист1").Cells(1, 1) Val2 = Sheets("Лист1").Cells(1, 2) DataWorkbook.Close Exit Sub ErrorHandling: "Если файл не найден, пользователю будет предложено поместить искомый файл "в нужную папку и после этого продолжить выполнение макроса MsgBox "Файл Data.xlsx не найден! " & _ "Пожалуйста добавьте рабочую книгу в папку C:\Documents and Settings и нажмите OK" Resume End Sub
Макрос для выделения на каждом листе в активной книге ячейки А1. При этом также происходит перемещение экрана.
Sub A1SelectionEachSheet() Dim i As Integer Application.ScreenUpdating = False For i = 1 To Sheets.Count Sheets(i).Select ActiveWindow.ScrollColumn = 1 ActiveWindow.ScrollRow = 1 Range("a1").Select Next Sheets(1).Select Application.ScreenUpdating = True End Sub
Макрос для копирования текущего листа заданное количество раз. Полезен для тестирования каких то макросов — внесли правки, проверили на копии данных. Закончились копии — запустили макрос еще раз
Sub SimpleCopy() Dim i As Integer, j As Integer i = Application.InputBox("Введите число копий текущего листа") Application.ScreenUpdating = False For j = 1 To i ActiveSheet.Copy after:=Sheets(Sheets.Count) ActiveSheet.Name = "Копия " & j Next j Application.ScreenUpdating = True End Sub
Создание листов с названиями из указанного диапазона на листе
Sub CreateFromList() Dim cell As Range For Each cell In Selection Sheets.Add after:=Sheets(Sheets.Count) ActiveSheet.Name = cell.Value Next cell End Sub
Маркрос отправки письма с задержкой. Доработанный макрос из книги Джона Уокенбаха Профессиональное программирование на VBA
Sub ОтправкаПисьма() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) On Error Resume Next With OutMail .To = "[email protected]" .Subject = "Отчет по продажам" .Attachments.Add "C:\Test.txt" .Body = "Текст письма" .DeferredDeliveryTime = Replace(Date, ".", "/") & " 11:00:00" .send ".Display для формирования письма и его открытия End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup: Set OutApp = Nothing End Sub
Немного доработанный макрос оглавления от Николая Павлова .
Если в книге уже существует лист «Оглавление» — макрос предлагает его удалить. Если нет — создает лист «Оглавление» и вставляет ссылки с названиями листов
Sub TableOfContent() Dim sheet As Worksheet Dim cell As Range Dim Answer As Integer Application.ScreenUpdating = False With ActiveWorkbook For Each Worksheet In ActiveWorkbook.Worksheets If Worksheet.Name = "Оглавление" Then Answer = MsgBox("В книге есть лист с именем Оглавление. Удалить его?", vbYesNo) If Answer = vbNo Then Exit Sub If Answer = vbYes Then Application.DisplayAlerts = False Worksheet.Delete Application.DisplayAlerts = True End If End If Next End With Sheets(Array(1)).Select Sheets.Add Sheets(1).Name = "Оглавление" With ActiveWorkbook For Each sheet In ActiveWorkbook.Worksheets If sheet.Name <> "Оглавление" Then Set cell = Worksheets(1).Cells(sheet.Index, 1) .Worksheets(1).Hyperlinks.Add anchor:=cell, Address:="", SubAddress:=""" & sheet.Name & """ & "!A1" cell.Formula = sheet.Name End If Next sheet End With Rows("1:1").Delete Application.ScreenUpdating = True End Sub
Сортировка листов от мастеров VBA . Макрос сортирует в том числе и скрытые листы. Не сработает, если у книги защищена структура
Sub СОРТИРОВАТЬ_ВСЕ_ЛИСТЫ() Application.ScreenUpdating = False: Application.EnableEvents = False Dim iSht As Worksheet, oDict As Object, i%, j% Set oDict = CreateObject("Scripting.Dictionary") " запомнить состояние видимости каждого из листов и сделать все видимыми For Each iSht In ActiveWorkbook.Sheets oDict.Item(iSht.Name) = iSht.Visible: iSht.Visible = True Next With ActiveWorkbook " сортировка видимых листов For i = 1 To .Sheets.Count - 1 For j = i + 1 To .Sheets.Count If UCase(.Sheets(i).Name) > UCase(.Sheets(j).Name) Then .Sheets(j).Move Before:=.Sheets(i) Next j Next i End With " восстановить исходное состояние видимости каждого из листов For Each iSht In ActiveWorkbook.Sheets iSht.Visible = oDict.Item(iSht.Name) Next Application.EnableEvents = True: Application.ScreenUpdating = True End Sub
Импорт столбцов «Поле1» и «Поле2» из листа «Лист1» файла Excel «C:\Manager.xls» через ADODB подключение и вставка содержимого начиная с ячейки A1 текущего листа
