Структура презентации PowerPoint. Просмотр презентации в режиме структуры

Всё вышеперечисленное, конечно же, необходимо, но не в самом начале. Стартовать следует с определения целей презентации и разработки её структуры. Мы предлагаем вашему вниманию несколько базовых слайдов-советов, которые помогут со структурой ваших презентаций. Ну или хотя бы заставят вас задуматься над структурой в принципе.

1. Цель презентации

Идеальная цель (или несколько целей) презентации находится на пересечении того, что хотите сказать вы и того, что нужно (и интересно) аудитории. А если у вашей презентации и вовсе не будет цели, то это просто трата времени, и вашего, и людей, которые будут вас слушать. Не забывайте об этом!

2. Структура презентации

Для большинства своих презентаций вы можете применять следующую классическую S-образную структуру:

1. Введение (вступительное слово, плавная «подводка» к сути)

2. Обозначение проблемы (или актуальные, наболевшие вопросы)

3. Решение проблемы (основная и самая большая часть презентации)

4. Заключение (повторение основных мыслей презентации и, обязательно, призыв к действию)

Данная структура универсальна и вы можете применять её практически всегда. Но конечно же она не является единственной правильной из всех существующих.

3. В чём создавать структуру?

Не следует сразу создавать структуру будущей презентации в PowerPoint или других аналогичных программах, если у вас недостаточно опыта в области презентаций. Это распространённая ошибка! Делая так, вы скорее всего обязательно что-то забудете или упустите из вида. Во время создания структуры вам придётся работать с большим количеством идей и информации, а в PowerPoint увидеть общую картину будет трудно. Поэтому, советуем начать с обычной ручки и бумаги, а лучше… со стикеров! Всеми любимые клеящиеся листочки! :) Так вы ничего не забудете, а если и забудете, то всегда легко доклеить новый стикер или поменять их местами.

У бумаги и стикеров есть альтернатива – это ментальные карты (Mind Map). От себя можем порекомендовать простое и классное онлайн-приложение Coggle .

4. «А сколько слайдов должно быть в моей презентации?»

Наверняка вы задавались таким вопросом. На самом деле никакого единого правила нет. Потому что для каждого отдельного случая количество слайдов может быть разным. Всё зависит от: объема информации, времени на ваше выступление, типа и формата самой презентации (например, публичное выступление или отправка по email для самостоятельного чтения) и т.д. Главное помните, что ваши слайды для вас бесплатны:) И никто не запрещает вам сделать их сколько угодно!

5. Продуманная структура – залог успешной презентации?

Отчасти. Чтобы у вас получилась отличная презентация, вы просто обязаны подумать над структурой, а затем разработать её. Но на этом дело не кончается, а скорее только начинается! Ведь отличные и интересные презентации состоят из 3 важнейших частей: структуры (содержания, истории), дизайна слайдов (правильного и подходящего) и подачи (подготовленного выступления).

А как вы начинаете работу над своими презентациями?

Андрей Авдеев, основатель Presenter.by

Текст и изображения – Presenter.by

Если у вас возникли вопросы по презентациям, вы можете задать их мне в комментариях или стартап-чате Startr.ru (@andrey-presenter.by)

Планирование и подготовка презентации

Запланируйте свою презентацию заранее.

Охарактеризуйте направленность своей аудитории: техническая, не техническая, управленческая или смешанная.

Четко определите свою цель. Определите ответ на вопрос «Что мне это дает?» и основные моменты, на которые Вы хотите обратить внимание.

Какое обязательство Вы хотите, чтобы аудитория взяла на себя?

Каких результатов Вы планируйте достичь?

Какие изображения PowerPoint будут использованы?

Какие общеизвестные образы или аналогии Вы будете использовать?

Какую информацию на доске или откидных схемах Вы будете использовать?

Каковы Ваши вопросы для взаимодействия?

Титульный Слайд – Откройте слайд на проекторе и оставьте его открытым, пока не начнется собрание.

Вступление перед аудиторией (15% от времени презентации)

Слайд, отображающий цель – Оставьте данный слайд открытым во время вступления. Постройте отношения, основанные на взаимопонимании и взаимодоверии, а также установите общий язык (например, «Здравствуйте, Джон, очень рад Вас снова видеть»).

Объявите цель беседы. Разработайте ответ на вопрос «Что мне это дает?», обращаясь к проблеме аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении. Найдите записи аудитории в презентации, давая им знать, почему они должны Вас слушать. Как Вы были записаны для обсуждения данной темы? Поделитесь историей или полагайтесь на свой опыт.

Предусмотрите все правила участия или логические вопросы, на которые необходимо обратить внимание, такие как: время, когда можно задавать вопросы и использование портативных компьютеров или мобильных телефонов.

Слайд, указывающий план действий – Расскажите, о чем Вы будете сегодня говорить, используя маркеры для каждого раздела.

Слайд, указывающий план действий – Покажите еще раз, выделив раздел 1, а затем переходите к основной части презентации.

Основная часть (75% от времени презентации)

Раздел 1, слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.

Слайд, указывающий план действий – Выделите следующий раздел, переходите к следующему разделу.

Раздел 2(и т.д.), Слайд 1 – Развивайте информацию на слайде и обсуждайте ее.

Используйте слайды, доску, откидные схемы, общеизвестные образы, аналогии.

Время для вопросов и ответов – Если у вас есть раздел «Время для вопросов и ответов», тогда поместите его здесь, перед заключением (никогда не используйте данный раздел после заключения).

Предложение-переход, которое соединяет конец основной части с началом заключения.

Заключение (10% от времени презентации)

Слайд, указывающий план действий – Выделите раздел «Краткие выводы» – Оставьте слайд открытым, подведя итоги.

Повторите снова свою цель или контекст беседы.

Повторите снова запись/ ответ на вопрос «Что мне это дает?»/ проблему аудитории, которая вызывает незамедлительную потребность в решении.

Повторите снова все пункты, которые были рассмотрены.

Заканчивайте свою презентацию призывом к действиям.

Из книги IT-презентация

Перевод: Ольга Жикина

Рекомендуется начинать создание презентации в режиме структуры. В этом режиме удобно разрабатывать план презентации, поскольку на экране видны все заголовки и полный текст, а также проверять структуру презентации и редактировать текст, так как работа ведется в одном окне. Например, для переупорядочивания слайдов или маркированных пунктов достаточно выделить перемещаемое и перенести мышью.

В режиме структуры на экране появляется панель инструментов, помогающая быстро организовать содержимое презентации в нужном виде,её можно расположить в любом месте экрана, чтобы она не мешала работе. Кнопки этой панели позволяют изменять отступы элементов маркированного списка, перемещать элементы списка или весь слайд с одного уровня структуры на другой, отображать и скрывать форматирование, а также сворачивать и разворачивать текст выбранных слайдов.

* Для перемещения слайда вместе с содержимым следует перетащить в нужное место документа значок слайда (он расположен слева от заголовка). Для перемещения слайдов предназначены также кнопки Вниз и Вверх панели инструментов Структура.
* Вследствие нажатия клавиши образуется либо новый абзац, либо новый слайд, что зависит от текущей позиции курсора.
* Чтобы создать новый слайд, надлежит сначала ввести текст заголовка, а затем нажимать кнопку Повысить уровень панели инструментов Структура или стандартной панели инструментов до тех пор, пока маркер списка не превратится в значок слайда.
* Для перемещения элемента списка в другую позицию необходимо установить курсор слева от него (курсор приобретет вид крестика) и перетащить данный элемент в нужное место.

При работе со слайдами в режиме структуры на экране видна миниатюрная копия слайда, что позволяет точно определять момент перехода к следующему слайду при вводе текста.

Если в режиме структуры миниатюра слайда не видна на экране, следует вызвать команду Миниатюра меню Вид.

Создание новой презентации в режиме структуры

1 Выберите в меню Файл команду Создать, затем выберите тип создаваемой презентации.
2 Выберите в меню Вид команду Структура.
3 Введите заголовок для первого слайда и нажмите клавишу ENTER.
4 На панели инструментов Структуризация нажмите кнопку Повысить уровень, чтобы перейти на первый уровень маркировки.
5 Введите последовательность маркируемых элементов для слайда, нажимая после каждого элемента клавишу ENTER.

С помощью кнопок Понизить уровень и Повысить уровень можно формировать различные уровни вытяжки.

6 В конце последнего маркированного элемента нажмите клавиши CTRL+ENTER для создания следующего слайда.
7 Введите заголовки и текст для очередного слайда.
8 Создав все слайды, нажмите кнопку Сохранить, чтобы присвоить имя презентации и сохранить ее.
9 Для просмотра слайдов в режиме слайдов дважды щелкните значок слайда.

Совет При использовании мастера автосодержания, а также при выборе презентации с предложенным содержанием, достаточно выделить заменяемое и набрать свой текст.

Создание презентации на основе структуры

Презентацию можно создать в режиме структуры или импортировать из другого приложения, такого как Word. Кроме того, можно вставить структуру в уже имеющуюся презентацию.

Изменение порядка абзацев в структуре

1 В режиме структуры щелкните внутри перемещаемого абзаца.
2 Нажмите на панели инструментов Структуризация кнопку Вверх или Вниз.

Создание презентации путем импортирования структуры

1 Выберите в меню Файл команду Открыть.
2 В списке Тип файлов щелкните Все структуры.
3 В списке Имя дважды щелкните используемый документ.

Импортированная структура откроется в PowerPoint в режиме структуры. Каждый основной заголовок документа станет заголовком отдельного слайда, а каждый пункт структуры отобразится как текст слайда.

Совет Особенно удобно импортировать документ Word со стилями заголовков. Откройте документ в Word, укажите в меню Файл на команду Отправить, затем щелкните Microsoft PowerPoint. Каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 1», станет заголовком нового слайда, каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 2», преобразуется в текст первого уровня и т.д.

Вставка структуры в имеющуюся презентацию

1 В режиме слайдов, режиме структуры или режиме сортировщика щелкните слайд, после которого следует вставить структуру.
2 Выберите в меню Вставка команду Слайды из структуры.
3 Перейдите в папку, содержащую документ, который следует использовать в качестве структуры.
4 Дважды щелкните вставляемый документ.

Разбиение текста слайда на два слайда

1 В режиме структуры установите курсор там, где следует разбить текст, затем нажмите клавишу ENTER.
2 Нажимайте на панели инструментов Структуризация кнопку Повысить уровень до появления значка нового слайда с номером, затем введите заголовок для нового слайда.

Импорт текста из других приложений

Для создания презентации можно использовать текст, введенный в других приложениях, или добавлять слайды в уже имеющуюся презентацию. Импортируемый текст имеет формат структуры.

При импортировании текста в PowerPoint используется иерархия структуры, составленная из стилей данного документа. Абзац, имеющий стиль «Заголовок 1», преобразуется в заголовок слайда, абзацы со стилем «Заголовок 2» становятся текстом первого уровня и т.д. Если документ не содержит стилей, структура строится на основе втяжки абзацев. В документах с неформатированным текстом структура определяется по табуляторам, стоящим в начале абзацев.

При импортировании структур из текстовых процессоров PowerPoint считывает документы в формате.rtf и неформатированный текст. Все заголовки первого уровня в импортированной структуре становятся заголовками слайдов, а остальной текст становится текстом структуры с соответствующими втяжками. Формат заголовка и текста определяется образцом слайдов текущей презентации.

Замечание Презентацию удобно создавать из структуры Word. Откройте документ в Word, укажите в меню Файл на команду Отправить, затем щелкните Microsoft PowerPoint. Каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 1», станет заголовком нового слайда, каждый абзац, отформатированный в стиле «Заголовок 2», преобразуется в текст первого уровня и т.д.

Внизу окна презентации размещается ряд кнопок, предназначенных для изменения режима просмотра. По умолчанию используется

1.Обычный режим (Normal View) , в котором выполняются основные действия по разработке презентации. Обычный режим включает три панели:

Структура (Outline/Slides) ,

Слайд (Slide)

Заметки (Notes) .

Панель Структура (Outline/Slides) позволяет переключаться между отображениями презентации в виде структуры или миниатюр слайдов.

На панели Слайд (Slide) слайды представлены в том виде, в каком они отобразятся на экране в процессе показа.

Панель Заметки (Notes) предназначена для ввода заметок докладчика.

Размер любой из панелей можно изменить, перетащив ее границы. В правой части окна PowerPoint располагается область задач, на которой представлены команды, характерные для определенной задачи. С помощью области задачи можно быстро получить доступ к нужным командам, не обращаясь к меню или панелям инструментов. PowerPoint отображает ту или иную область задачи в зависимости от ситуации. Например, после запуска программы появляется область задачи Создание презентации (New Presentation) , содержащая команды, которые используются при создании презентации. При добавлении нового слайда появится область задач Разметка Создание слайда (Slides Layout) , содержащая стандартные макеты слайдов. Если нужная область задач отсутствует на экране, можно отобразить ее, воспользовавшись меню Другие области задач (Other Task Panels) . Если область задач не нужна, можно убрать ее с экрана, освободив тем самым место для работы. Для этого в меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task Panel) . Эта же команда используется, чтобы отобразить область задач, если ее нет на экране.

2. В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально, а слайд отображается в виде эскиза. В режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.

3.В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера. В этом режиме удобно работать с объектами, размещёнными на слайде, особенно мелкими.

4. В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими все рабочее поле, под каждым из которым размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра.

5. При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов

Структура документов PowerPoint.

Любой документ PowerPoint представляет наборслайдов, таких слайдов в презентации может быть много, каждый слайд имеет свой уникальный номер, который присваивается по умолчанию в зависимости от его места. Последовательность слайдов в документе линейная. Слайды содержат объекты самого разного типа. На каждом слайде присутствует хотя бы один объект, называемый – фон кадра. Таким образом, можно сделать вывод, что пустого слайда существовать не может и под «пустым» понимается слайд с объектом типа «фон».

К объектам, размещаемым на слайде, относятся:

Фон (обязательный элемент любого слайда) Фон может быть представлен как обычное цветовое заполнение или иметь в качестве основы рисунок. Источник фонового рисунка может быть как внутренним так и внешним.

Текст. Текст может иметь различное форматирование (разные элементы шрифтового оформления, методы цветового оформления, выравнивания, приёмы создания абзацных отступов).

Колонтитулы. Колонтитулы могут создаваться автоматически и относятся также как и гиперссылки к особым элементам форматирования. Обычно колонтитулы содержат полезные сведения, такие как, например, имя автора презентации, название компании, текущую дату или номер страницы. Поскольку PowerPoint позволяет добавить несколько верхних и нижних колонтитулов, можно задать различные колонтитулы для слайдов, раздаточных материалов и заметок докладчика. Добавление колонтитулов осуществляется с помощью команды Колонтитулы (Header and Footer) в меню Вид (View) .

Таблицы. Таблицы представляют собой специальным образом форматированный текст, размещаеый в ячейках, разделённых вертикальными и горизонтальными границами. Границы могут быть скрыты или выделены линиями, а ячейки иметь цветовое оформление фона. Таблица может иметь как внутренний, так и внешний источник.

Графические изображения. Графическое изображение может использоваться в качестве фона или быть отдельным объектом на слайде. Для полноценного отображения графики необходимо знать особенности форматов графических файлов, которые поддерживает PowerPoint .

Надписи (как особый вид графики). Кнопка Надпись (Text Box) на панели инструментов Форматирование позволяет разместить на слайде дополнительные текстовые объекты. Надписи обычно используются для включения в презентацию объявлений, ссылок и замечаний, которые не относятся к основному тексту. С помощью кнопки Надпись (Text Box) можно создать два типа текстовых объектов: собственно надпись, состоящую из одной строки, и текстовое поле, включающее текст, автоматически распределяющийся внутри заданных границ. Для создания надписи достаточно указать ее положение на слайде, щелкнув в нужном месте. Чтобы создать текстовое поле, следует протащить указатель по слайду, чтобы начертить прямоугольник нужного размера. Надпись и текстовое поле можно преобразовать одно в другое, воспользовавшись параметрами, представленными в диалоговом окне Формат надписи (Format Text Box) . Можно также преобразовать надпись в текстовое поле, перетащив рукоятку масштабирования. Ширина надписи уменьшится, и текст автоматически распределится по строкам.

Диаграммы (как особый вид графики). Диаграмма способна сразу показать относительные параметры развитие тенденций. Их преимущество заключается в возможности визуализации значений (каких – либо цифр).

Фильм (видеоклип). Фильм – это объект PowerPoint, содержащий последовательность кадров, хранящихся в одном файле. Фильм обязательно имеет внешний источник и воспроизводится внешними средствами.

Звук. Звук является объектом, внешним по отношению к документу PowerPoint и поэтому требует всегда указания названия источника. Небольшая коллекция звуков входит в стандартную поставку Microsoft Office. Воспроизведение осуществляется внешними средствами.

Значок (ярлык). Значок (ярлык) представляет собой ссылку одновременно и на внешний объект, и на приложение, способное корректно его обработать в соответствии с расширением имени файла объекта.

Цветовая схема слайда (особый объект, цветовое оформление различных объектов). Цветовая схема – устанавливает заданное соотношение цветового оформления некоторых объектов, которое можно сохранить и использовать в дальнейшем.