Работа факса. Правильная отправка и принятие факса

Факсимильная, или факс машина была изобретена в 1842 году, но популярность обрела лишь в конце 80-х гг. нашего века. Она позволяет пользователю посылать иллюстрации или печатный материал по телефонной линии. Старые аналоги факсов имели только черный и белый цвета, в то время как более современные версии способны передавать серые полутона.

Оба типа машин вначале преобразуют визуальные образы в цепочку информации о тоновой ценности маленьких сегментов, называемых элементами растра, а затем - в соответствующие электрические волны, которые могут быть переданы по телефонной линии. Скорость передачи зависит от машины и от плотности передаваемого материала и может достигать 1 страницы в три секунды (1/3 страницы в секунду). К моменту поступления в другую факс машину, электрические волны демодулируются, или преобразуются в цепочку информации, которая инструктирует принтер произвести точную копию первоначального образа. Благодаря своей способности показывать серые тона, используя большее число элементов растра, цифровые машины создают образы более детализированные и отчетливые, чем их аналоговые собратья.

Преобразуя оттенки в цифры

Факс машина сканирует страницу узкими полосами шириной не более нескольких тысячных дюйма. Затем эти полосы разделяются на маленькие участки, называемые элементами растра. Механические глаза машины - линзы с крошечными световыми сенсорами, или ПЗС (прибор с зарядовой связью), - реагируют на оттенки черного и белого цветов. Если данный элемент растра содержит больше черного, ПЗС записывает двоичное число 0, если белого - 1. Таким образом, каждая полоска образа преобразуется в цепочку нолей и единиц, создавая цифровой электрический сигнал.

Сжимая цифровую цепочку

Для ускорения передачи факс машина сжимает кодирует цифровые цепочки. При одноразмерном методе кодирования машина совмещает ты нолей и единиц в каждой полосе, двухразмерный метод кодирования включает сравнивание каждой полосы с той, что находится ед ней, и определение, какой элемент изменился, а какой остался прежним.

При одноразмерном методе факс машина читает эту полосу как пять белых, семь черных и шесть белых элементов растра. В соответствии с двухразмерным методом, факс сигнализирует, что пятый элемент растра смещен в черный, а двенадцатый - в белый.

Из цифр в волны

Прибор, называемый модулятором, обращает цифровой код в электрические волны с различной частотностью. Черные элементы растра передаются волнами одной частоты, белые - другой. Волны, идущие из факсмашины, путешествуют по телефонной линии точно так же, как импульсы, производимые говорящим по телефону человеком.

На том конце провода

Достигая другой факс машины, волновые сигналы снова преобразуются в цифры. Эти данные поступают в принтер, где специальные металлические головки производят электрический заряд или нагреваются, в зависимости от типа машины. Если принтер печатает на неровной бумаге, дополнительно используется специальная бумага, которая притягивает молекулы чернил.

Волновой сигнал в несколько шагов преобразуется в цифровую цепочку, а цепочка, в свою очередь, переводится в импульсы, соответствующие элементам растра; затем элементы растра покрываются чернилами, создавая причудливую мозаику света и тени, имитирующую первоначальный образ.

Довольно часто среди пользователей оргтехники возникает вопрос о том, как принять факс. В целом данную задачу можно смело отнести к категории простых, т.к. каких-то особых умений и навыков для её решения не требуется. Но для этого было бы неплохо разобраться в том, как работает факс. Углубляться в конструкцию данного устройства не будем, поэтому просто сравним работу принтера, модема и сканера с факсом для наглядного примера.

Когда осуществляется процесс отправки, данный девайс при помощи специальных датчиков светового типа производит сканирование листа бумаги. Затем полученное изображение преобразуется устройством в электрические сигналы, которые в зашифрованном формате отправляются по каналам факсимильной или телефонной связи. В режиме таких устройств, как принтер и модем, аппарат начинает функционировать тогда, когда он принимает документы. В дальнейшем осуществляется расшифровка данных и их распечатка на листе бумаги.

Таким образом, принцип работы телефакса является довольно простым. Безусловно, сегодня необходимые документы можно отправить на электронную почту, но бывают ситуации, когда выручить может именно старый добрый метод. Если вас интересует «инструкция факс», то ознакомьтесь с остальной частью данной статьи.

Как принять?

Задача, связанная с тем, как принимать факс может быть решена в автоматическом или ручном режиме. Последний вариант подразумевает такой порядок действия: вы поднимаете трубку и слышите просьбу о принятии документа или характерный сигнал аппарата, после чего отвечаете «принимаю» и нажимаете на кнопку Start/Fax и дожидаетесь полной распечатки отправленного документа. Но учтите, что класть трубку сразу не стоит, т.к. вам нужно проверить, правильно ли заполнен документ и не искажена ли на его листе читабельность текста. Если всё нормально, то сообщите об этом отправителю и только после этого, положите трубку на место.

Что касается автоматического режима, то в этом случае нужно будет произвести настройку количества гудков, после которого телефакс будет принимать документы самостоятельно. Для перевода устройства в данный режим, на его панели управления, как правило, имеется специальная кнопка. Данный режим удобен для любых моделей данных девайсов, которые на время праздников остаются без присмотра со стороны сотрудников.

Как отправить?

Что касается отправки документа с важной информацией посредством факса, то данная задача является немного более сложной. Для начала вам потребуется вставить лист бумаги в специальный приемник, делать это нужно, как правило, текстом вниз (зависит от модели аппарата). Дождитесь, пока устройство не захватит его и не подаст чуточку вперёд. Кроме того, решение задачи, связанной с тем, как вставить бумагу в аппарат может потребовать сдвига специальных ограничителей – это нужно в том случае, если размеры листа отличаются от стандартного.

Только с помощью ограничителей вы сможете избежать перекоса листа во время его отправки.

Далее наберите номер абонента, куда вы собираетесь отправить документ и дождитесь ответа с другой стороны. Если аппарат настроен на другом конце провода в автоматическом режиме, то в таком случае в качестве ответа вы услышите специальный сигнал. В противном случае вы услышите голос человека, которому предназначена отправляемая информация. В конце вам нужно нажать на кнопку старта и проследить за тем, чтобы аппарат «поглотил» вставленный документ.

Как можно поменять бумагу?

Что касается решения задачи о том, как поменять бумагу в факсе вам нужно открыть крышку устройства путем нажатия специальной кнопки, которая находится сбоку. Открыться крышка должна абсолютно автоматически. Внутри обычно имеется «инструкция факс» в виде рисунков относительно смены бумаги.

Чтобы заправить бумагу в факс вам потребуется вынуть трубочки из пластмассы или картона, на котором, в свою очередь, держался старый расходный материал. Откройте новый рулон, воспользовавшись обычными ножницами. Затем вам следует отмотать от него примерно 15-20 см бумаги и установить в углубление. Старайтесь заправлять факс бумагой предельно аккуратно, чтобы она не была слишком ослаблена/натянута.

В конце захлопните крышку устройства и надавите на него с обеих сторон. Услышав при этом действии характерный щелчок, нажмите на кнопку, приводящую аппарат в действие, чтобы он мог распознать новый рулон бумаги и приготовиться к дальнейшей работе. Таким образом, решить задачу, связанную с тем, как заправить факс бумагой не так уж и сложно. Учтите, если заправить факс неправильно, то сообщения о готовности он не выдаст и вам придётся выполнить описанные манипуляции с самого начала.

Некоторые распространенные ошибки и способы их устранения

Нередко случается так, что факс не отправляет документы. Причины подобной неполадки могут быть разными. К примеру, нормально и грамотно установленный факс просто не может захватить документ, который вы планируете отправить. Источник проблемы заключается в том, что в документоприёмник попал мусор или какая-нибудь канцелярская мелочь, к примеру, скрепка.

Достать инородные предметы можно, воспользовавшись магнитом, пинцетом или, аккуратным образом перевернув аппарат.

Кроме того, причина того, что у вас не отправляется документ, может заключаться в телефонной линии, на которой возникли проблемы. Устранить неполадку можно вызвав квалифицированных специалистов. Следует отметить, что эта же причина является источником проблемы того, что пользователь не может принять отправленный ему документ.

Бывает также, что отправляемый вами документ распечатывается у получателя в виде листа с чёрным фоном. Проблема неполадки находится на вашей стороне, т.к. у вашего аппарата перестал нормально работать блок сканера/сканирующая лампа. Если же факс приходит абсолютно пустым, то источником проблемы является закончившийся у собеседника тонер в устройстве или неправильная отправка документа, который был вставлен в устройство не должным образом.

В целом освоить работу с таким устройством, как факс, очень просто. Главное, внимательно изучить всю инструкцию и последовательность действий.

Практически в каждом, даже самом маленьком, офисе в настоящее время установлен такой нужный аппарат как факс. С его помощью отправляются копии различных документов, начиная от важных договоров и заканчивая различными изображениями. Чаще всего работа с факсом поручается одному человеку, в основном секретарю, который принимает или отправляет различные документы, следит за работоспособностью аппарата, в том числе контролирует наличие бумаги в соответствующем отсеке. Но как быть, если человек, в чьи обязанности входит прием и отправка факсимильных копий, временно отошел, а вас попросили присмотреть за аппаратом и в это время зазвонил телефон. Конечно, вам придется поднять трубку и на том конце провода вас просят принять документы, а вы не знаете, как пользоваться факсом... Просто сказать об этом большинству стыдно, только лишь потому, что не хотят, чтобы собеседник подумал о недостатке имеющегося образования. Хотя знать все на свете просто физически невозможно.

Представили себе такую ситуацию и, наверно, очень захотели, чтобы с вами такого никогда не случилось? Тогда советую заранее узнать, как пользоваться факсом, если вы работает в офисе. Если вдруг возникнет такая необходимость, вы справитесь с возникшей трудностью и блестяще выйдите из сложившейся ситуации.

Если вам необходимо принять документы, то обратите внимание на панель устройства. Как правило, на ней есть большая клавиша, чаще всего зеленого цвета. На ней, в зависимости от модели аппарата, может быть написано «Пуск» или «Старт». При нажатии на данную кнопку должен раздаться характерный сигнал, вы перестанете слышать собеседника, и начнется прием документа. Поздравляю - вы нажали нужную кнопку. Результатом вашей деятельности будет копия документа на факсимильной бумаге, которая по соглашению сторон может иметь юридическую силу. Если же, несмотря на характерное попискивание факса, договора у вас в руках все еще нет, возможно, в вашем аппарате просто закончилась бумага. Тогда необходимо открыть верхнюю крышку аппарата, под которой вы увидите, какую последовательность действий надо выполнить, чтобы заменить пустую трубку на новый рулон бумаги. Обратите внимание на появление красных полос в получаемом документе. Это означает, что осталось мало метров факсимильной бумаги и ее стоит заменить прямо сейчас, чтобы не заставлять ждать партнеров в будущем, когда она закончится во время приема важного договора.

Если же нужно отправить документ, то для начала надо его заправить в соответствующий паз. Как правило, производитель заботится о своих пользователях и приводит изображения того, как работать с факсом. Главное, на что стоит обратить пристальное внимание, так это на то, какой стороной вы вставляет лист в отверстие. Очень важно, чтобы документ, который вы отправляете партнерам, лежал вниз лицом, то есть отправляемая информация должна находиться на нижней стороне листа. Именно это изображение получит принимающая сторона. После этого набираете номер абонента, которому будете отсылать копию документа, говорите о цели своего звонка и просите принять факс. Тем, кто знает, как пользоваться факсом, фраза «Стартую», будет понятна без слов. Для новичка она может показаться даже смешной, но она всего лишь означает, что ваш собеседник нажал клавишу «Старт», и вам надо сделать то же самое. После этого аппарат начнет принимать вложенный в него документ, преобразуя информацию на бумажном носителе в электронный вид. На другом конце провода аппарат вашего собеседника выполнит обратное преобразование. Если все прошло нормально, можете положить трубку.

Теперь вы знаете, как пользоваться факсом, и сможете без особых сложностей как принять, так и отправить документы.

Аппараты факсимильной связи обладают широким функциональным диапазоном возможностей и широким ценовым диапазоном. Современные возможности факса — это всегда больше, чем просто факс. Набор функциональных возможностей факсимильного устройства зависит только от желания потребителя.

Функции факса (возможности)

Громкая связь. Наличие этой функции позволит вести переговоры, не снимая трубки факса.
Память для телефонных номеров: функция присвоения кнопкам номеров абонентов и/или присутствие электронной встроенной записной книжки, что значительно удобнее, потому что позволит кроме номера абонента записать любое примечание.
Автообрезка: функция самостоятельного отрезания бумаги по окончании приёма.
Функция полутона: возможность различать оттенки серого. Чем больше градаций цвета серого будет различать ваше факсимильное устройство (если факс вашего абонента тоже обладает такой функцией), тем более высококачественное изображение вы примите, или передадите. Особенно заметно это становится при низком качестве оригинала.
Отложенная передача: обладает тот факс, который способен сохранить изображение и отправить его получателю из памяти вашего устройства. Это незаменимая функция, в случае если ваш абонент временно отключен или занят. Например, если вы звоните в далекий уездный городок, где связь появляется только полпервого ночи - это спасение.
Отложенный прием: факс запоминает изображение, которое вам отправили, например, если у вашего устройства закончилась бумага. Эта функция освобождает от каждодневной проверки толщины рулона.
Автодозвон: факс распознает сигнал занято и задает функцию повторять набор номера. Современные многофункциональные факсы распознают такой сигнал даже после набора восьмерки в паузе, что удобно при междугородних звонках.
Вместительность памяти изображений: общее количество листов, которые можно передать отложенной передачей.
Функция масштабирования: возможность увеличивать/ уменьшать размер изображения.
Наличие дисплея: информативный жидкокристаллический индикатор (похожий на дисплей в калькуляторах). Предоставляет информацию о времени, режимах и длительности разговора, сохраненные данные номеров из записной книжки и многое другое.
Функция передачи/приема цветных факсов. Передача цветных факсов работает таким образом, что факс, не умеющий передавать цвет, распечатает документ в черно-белом варианте. Возможность передавать цветные факсы, ни каким образом не отразится на универсальности факсимильного устройства.
Факс с автоответчиком. Они бывают двух видов: электронные и кассетные, которые отличаются специальным запоминающим устройством. Преимущества электронных - постоянность параметров, в связи с отсутствием магнитной ленты и головки, функциональность которых со временем снижается, и достаточно высокая надежность через отсутствия механики. Недостатки - маленькая емкость, чаще всего не больше 10 минут.

Назначение факса

Назначение факса достаточно простое. Основная суть данного аппарата это телефон, но имеется возможность принимать графические докупенты по телефонной линии. Факс автоматически распечатает вам полученные данные.

Все разделы сайта сайт

Как пользоваться факсом

Факс представляет собой специальный аппарат, предназначенный
для передачи и приема факсимильных оповещений.

Виды факсов:

Факс-модем, который подключается к компьютеру;

Телефакс, который работает на телефонной линии;

Факс в составе МФУ.

Кроме этого факсы бывают черно-белые и цветные, могут передавать сообщения на особой термобумаге или на листах А-4, по способу печати могут быть лазерными и струйными. Об этом подробнее тут: ......

Как отправить документ

Для того, чтобы отправить документ его нужно поместить в перевернутом виде (лицевой стороной вниз) в нижний лоток. Далее надо снять трубку и набрать нужный номер.

После того как абонент поднимет трубку, надо представиться и сообщить об отправлении документа. Затем нажимаем кнопку «Пуск» (или «Старт»), при этом не надо класть трубку. Документ пройдет внутрь и в трубке послышится характерный звук, после этого восстановится телефонная связь.

Необходимо дождаться, пока абонент просмотрит полученный документ и сообщит о его получении и его качестве. После этого можно попрощаться с абонентом и положить трубку.

Как принять документ

Услышав звонок, нужно поднять трубку, после сообщения абонента об отправлении факсимильного сообщения, нажать кнопку «Старт» (или «Пуск»). Ожидайте появления листа бумаги с присланным документом, проверьте качество изображения.

Если качество хорошее, сообщите об этом абоненту и положите трубку. На некоторых аппаратах можно выбрать функции «монохромная» или «цветная печать», нажав соответствующую кнопку.

Некоторые факсы настроены на автоматический прием сообщений и на таких аппаратах есть кнопка «Автоответ». Прием сообщения осуществляется после определенного числа звонков (их количество задают в меню «Параметры»).

Если на звонок никто не отвечает, то включается автоматический режим приема сообщений, при этом отправитель вместо ответа человека услышит гудок, который означает, что у абонента аппарат настроен на автоответ. В таком случае необходимо просто нажать «Старт» и отправить факс.

Сообщение было отправлено, а документ не появляется - что делать? В подавляющем большинстве случаев это означает, что в аппарате закончилась бумага.

Признаком того, что бумага заканчивается, являются красные полосы на получаемых документах. Чтобы вставить в факс бумагу нужно открыть верхнюю крышку, обычно под ней написана последовательность действий по замене бумаги.

Как правило, современные факсы оборудованы множеством дополнительных функций: режим автоответчика, передача групповых сообщений, телефонная книга, функции быстро набора, возможность переадресовывать и блокировать сообщения. Разобраться с этими дополнительными функциями поможет инструкция к аппарату.