Автоматическое создание организационной диаграммы на основе данных сотрудников. Создание плана этажа

Microsoft Office Visio 2007: графическое представление данных

Представление данных

Возможности

Минимизация размеров файлов документов Visio

Заключение

Литература

Microsoft Office Visio 2007: графическое представление данных

Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Microsoft приобрела компанию в 2000 году, когда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг и продукт был включен в состав Microsoft Office .

Для того, чтобы лучше донести до собеседника мысль, мы часто, сами того не замечая, используем всевозможные подручные средства, с помощью которых пытаемся проиллюстрировать сказанное. Например, указав на предмет, можно сказать "примерно такой формы" или "точно такого же цвета". Помните, как в старом фильме великий стратег, легендарный красный командир Чапаев "изъяснялся" с помощью картошки? Он использовал подручные средства, причем делал это очень хорошо, так, что его соображения были всем понятны.

Необходимость подкреплять свои слова дополнительными материалами осталась и по сей день, с той лишь разницей, что теперь для этих целей используют в основном бумагу, маркер и экран монитора. Более того - трудно себе представить хорошего маркетолога, бухгалтера или просто руководителя, который не подкрепил бы свой отчет графиком или диаграммой. Чтобы быть убедительным в деловых переговорах, нужно позаботиться о создании наглядных материалов заранее, сделав их с помощью одной из программ для визуального представления данных. Для подобных целей как нельзя лучше подойдет Microsoft Visio 2007 .

Microsoft Visio 2007 может стать помощником в решении трех основных задач: в анализе сложных данных, в графическом представлении данных и в обмене этими данными между пользователями.

Представление данных

Основное средство представления данных в Visio - это векторные фигуры, на основе которых строится диаграмма или план.

Для удобства фигуры сгруппированы по тематическим категориям, в каждой из которых можно увидеть похожие по внешнему виду или по теме элементы. Фигуры отображаются на одноименной области задач. Чтобы загрузить на нее фигуры определенной категории, нужно выбрать ее в меню "Файл>Фигуры". На области задач может присутствовать несколько категорий одновременно, та из них, которая является активной, разворачивается, чтобы можно было увидеть фигуры, а остальные сворачиваются для экономии рабочего пространства. Для каждой фигуры можно увидеть ее название и графическое отображение.

Наиболее удобный способ начать работу с Visio - создать документ на основе шаблона. При загрузке шаблона на область задач "Фигуры" подгружаются те категории графических элементов, которые могут вам понадобиться в процессе создания диаграммы, плана или карты выбранного типа. Например, если вы хотите создать маршрутный план, то на области задач появятся такие категории фигур, как "Ориентиры", "Метро" и "Дороги".

Для добавления фигуры в проект нужно просто перетащить ее на рабочую область, после чего можно откорректировать ее размеры, задать свойства и параметры отображения.

Фигуры являются основным, но не единственным средством для представления данных в Visio. Кроме них можно также использовать текст и числовые данные, графические элементы и форматирование цветом.

Текстовые пояснения могут понадобиться, например, для того, чтобы указать названия объектов или их свойства. Например, если вы при помощи Visio воссоздаете структуру локальной сети, то, используя текстовые надписи, можете указать возле каждой фигуры, показывающей компьютер в сети, его конфигурацию.

Форматирование цветом используется в Visio по такому же принципу, как и условное форматирование в Excel. Вы можете задать критерии, по которым программа будет автоматически изменять цвет или форму элементов диаграммы.

Что касается графических элементов, то они могут помочь привлечь внимание к тем или иным элементам плана или диаграммы. Такие элементы привязываются к фигурам и могут изменяться, в зависимости от указанных пользователем условий. Вы можете использовать стрелки, флажки, разноцветные светофоры и многие другие значки из набора предложенных программой. Найти применение таким средствам несложно.

Приведем простой пример: вы построили схему, показывающую все этапы производства какой-либо продукции, от разработки концепции продукта и до ее попадания на полки магазина. Такая схема может включать информацию о том, сколько сотрудников задействуется на каждом этапе производства и сколько времени выполняется каждый этап. Если по предварительным подсчетам каждый этап должен продолжаться не более трех дней, то для каждого элемента такого плана можно выбрать отображение значка в виде красного светофора, если реальная цифра будет превышать три дня. Таким образом, бросив один взгляд на план, вы сразу увидите, какой этап является "слабым звеном", где производство продукции задерживается, и сможете принять правильное решение по улучшению процесса. Данные в планах и диаграммах Visio могут обновляться автоматически, и вместе с этим будут изменяться значки, для появления которых заданы определенные условия.

Связь проектов Visio с данными

Возможно, может показаться, что наиболее простой способ ввода данных в диаграммы Visio - вручную. На самом же деле это не так. Для большинства пользователей Visio является лишь вспомогательной программой, которая используется наряду с Excel, Access, Microsoft SQL Server и другими решениями. Иными словами, несмотря на то, что в Visio есть возможность ввода данных вручную, в большинстве случаев это неоправданно. Гораздо проще связать диаграмму Visio с данными, которые вводятся и обрабатываются в специальных приложениях, предназначенных именно для этого. Основная функция Visio - в более наглядном представлении уже имеющихся данных. Использование внешних источников имеет свои преимущества. Во-первых, гораздо проще связать уже имеющиеся данные с элементами диаграммы Visio, чем вводить их вручную. Во-вторых, при использовании внешних источников обновление может происходить автоматически - при изменении файла Excel или другого источника данные на диаграмме Visio тоже изменяются.

Для добавления источника данных нужно выбрать команду "Связать данные с фигурами" в меню "Данные". После этого на экране появится мастер, который поможет быстро добавить нужный источник в Visio. Например, если это таблица Excel, вы сможете указать диапазон таблицы, который будет использован в Visio.

После добавления источника импортированные данные будут отображены в области "Внешние данные". Вам останется только перетащить их на тот или иной элемент диаграммы, чтобы связать внешнюю информацию с проектом Visio.

Обмен проектами между пользователями

В Microsoft Visio 2007 предусмотрено множество различных средств для обмена данными между пользователями. Диаграммы можно отсылать по почте прямо из программы, сохранять в виде веб-страниц, а также в виде файлов PDF или XPS (последний является аналогом формата PDF, разрабатываемым Microsoft). Для сохранения в форматы PDF и XPS необходимо установить дополнение. Для этого достаточно выбрать в меню "Файл" команду "Найти надстройки для других форматов файлов", после чего перейти на страницу загрузки, подтвердить, что вы пользуетесь лицензионной версией MS Visio и загрузить дополнение.

После этого в меню "Файл" появится дополнительный пункт "Опубликовать как PDF или XPS". Сохраняя диаграмму в один из этих форматов, можно выбрать качество выходного файла, указать, будут ли включены в файл свойства документа, тэги его структуры, какие страницы нужно сохранить.

Еще один способ обмена диаграммами Visio - при помощи бесплатной программы Visio 2007 Viewer, которую можно загрузить с сайта Microsoft . Эта программа дает возможность просматривать в браузере Internet Explorer диаграммы, созданные в разных версиях Visio (Visio 5.0, 2000, 2002, 2003, 2007). При этом наличие на компьютере самой Visio не нужно. Visio Viewer поддерживает файлы с расширениями.VSD, .VSS, .VST, .VDX, .VSX и.VTX, открывая их в окне браузера. Пользователи могут не только просматривать диаграммы и планы, но и распечатывать их. Кроме этого, пользователям Visio Viewer доступны такие возможности, как просмотр свойств фигур, изменение настроек визуализации и отображения диаграмм, управление слоями проекта.

Возможности

Приступая к работе

В Office Visio 2007 при помощи нового окна «Приступая к работе» можно точно подобрать подходящий шаблон.

Увеличенные эскизы шаблонов
Предварительный просмотр шаблонов в виде увеличенных эскизов, а также описания каждого шаблона помогают быстро найти наиболее подходящие для создаваемых схем шаблоны.

Выделенные шаблоны
При просмотре каждой категории наиболее часто используемые шаблоны в данной категории теперь размещаются вверху, что облегчает их поиск.

Недавно использовавшиеся шаблоны
Visio теперь предоставляет быстрый доступ к тем шаблонам, которые использовались недавно, что упрощает работу с этими шаблонами.

Шаблоны позволяют быстро приступить к работе. В Office Visio 2007 можно легко создавать диаграммы, используя стандартные фигуры Microsoft SmartShapes и мощные возможности поиска нужной фигуры на компьютере или в Интернете. Office Visio 2007 содержит множество средств, которые позволяют специалистам из сферы информационных технологий и бизнеса создавать различные диаграммы в соответствии со своими потребностями.

Быстрый доступ к часто используемым шаблонам. Доступ к часто используемым шаблонам обеспечивается в новом режиме «Последние шаблоны» в новом окне «Приступая к работе», которое появляется при запуске Office Visio 2007.

Без усилий создавать схемы, имеющие профессиональный вид

С новой возможностью Office Visio 2007 по использованию тем не нужно гадать, какой выбрать цвет или эффект. Теперь схемам можно придать профессиональный вид одним щелчком мыши.

Цветовые темы
Выберите из набора профессионально разработанных, встроенных цветовых тем, или же создайте собственные - соответствующие эмблеме компании и ее торговой марке. Входящие в поставку Visio цветовые темы соответствуют темам в других программах Выпуск 2007 системы Microsoft Office, таких как PowerPoint и Word.

Эффекты темы
Внешний вид документов можно сделать единообразным и привлекательным, применяя единый набор дизайнерских решений для шрифтов, заливок, затенений, контуров и соединительных линий. Для получения дополнительных сведений о темах см. статью Применение тем для профессионального оформления документов .

Новые шаблоны и фигуры
Новые шаблоны, такие как «Сводная схема», «Схема потока создания стоимости» и «ITIL» (библиотека инфраструктуры информационных технологий) расширяют диапазон быстро создаваемых схем (все эти шаблоны доступны только в Office Visio Профессиональный 2007). Можно также создать более динамичные схемы рабочих процессов при помощи новых фигур в шаблоне схемы рабочего процесса. Фигуры рабочего процесса теперь выполнены в новом изометрическом трехмерном стиле.

«Автосоединение»

Новая возможность Office Visio 2007 «Автосоединение» берет на себя все хлопоты по соединению фигур. Это новая функция автоматически соединяет фигуры, распределяет их равномерно и точно выравнивает, и все это делается парой щелчков мыши.в шаблоне схемы рабочего процесса. Фигуры рабочего процесса теперь выполнены в новом изометрическом трехмерном стиле.

Соединение фигур сразу же при перетаскивании их на страницу документа
При наведении указателя мыши на фигуру на странице документа, вокруг фигуры появляются синие стрелочки. Если перетащить другую фигуру на одну из этих соединительных стрелочек, Visio автоматически соединит две эти фигуры, выберет интервал между ними и выровняет их.

Соединение фигур щелчком в наборе элементов
Существует еще более быстрый способ соединить фигуры. Для этого надо выделить фигуру в окне «Фигуры», навести курсор на фигуру на странице документа, а затем щелкнуть синюю соединительную стрелку на той стороне фигуры, где нужно создать соединение. Visio автоматически создаст фигуру, соединит ее, выберет интервал и выровняет. Таким образом можно быстро соединить целый ряд фигур, например в случае с блок-схемой.

Соединение фигур, уже расположенных на листе документа
Автоматически можно соединить даже те две фигуры, которые уже находятся на странице документа. Нужно просто щелкнуть синюю соединительную стрелку одной из соединяемых фигур, которая ближе всего находится ко второй фигуре.

Чтобы создать Диаграмму классов в Visio 2010, выберите Категорию шаблонов «Программы и базы данных» (рис. 1.2), а в ней шаблон «Схема модели UML» (рис. 1.3).

Прежде чем приступить к созданию Диаграммы классов, зайдите на вкладку «UML» и в «Параметрах документа» уберите галочку «Автоматически присваивать имена…»

Чтобы создать класс «Материал», перетащите стереотип Класс с панели инструментов на экран (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Создание класса

Двойным щелчком мыши вызовите его свойства и задайте имя Класса (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Свойства класса

Затем на вкладке Атрибуты создайте атрибуты Класса и подтвердите изменения нажатием кнопки ОК (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Свойства класса

Аналогично создайте второй класс, например «Деталь». Чтобы соединить их ассоциацией, перетащите стереотип «Композиция» или «Двуместная ассоциация» на изображение класса «Деталь». Затем второй конец связи перетащите на изображение класса «Материал» (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Создание композиции

Двойным щелчком мыши вызовите Свойства ассоциации и выберите нужные значения в столбцах Агрегат и Кратность (рис. 1.8).

В результате должна получиться ассоциация, агрегация или композиция с обозначенной степенью на обоих направлениях (1.9).

Рис. 1.8. Свойства связи

Рис. 1.9. Полученная ассоциация

Задание: постройте концептуальную модель предметной области в соответствии с описанием вашего варианта задания.

Контрольные вопросы

1. С чего начинается процесс создания автоматизированной информационной системы?

2. Какие этапы предшествуют непосредственно реализации системы?

3. Чем отличается Пользователь от Роли? Приведите примеры.

4. Охарактеризуйте назначение концептуальной модели предметной области.

5. Из каких элементов состоит концептуальная модель предметной области?

6. Назовите виды отношений между сущностями в концептуальной модели предметной области.

7. Что такое степень (мощность) связи?

8. Приведите пример отношения «один ко многим» между сущностями концептуальной модели предметной области.

9. Приведите пример отношения «многие ко многим» между сущностями концептуальной модели предметной области.

10. Приведите пример отношения «один к одному» между сущностями концептуальной модели предметной области.

11. Какая диаграмма UML используется в качестве нотации концептуальной модели предметной области?

12. Чем отличается диаграмма классов уровня анализа от диаграммы классов уровня проектирования?

13. Охарактеризуйте отношение «наследование».

14. Привести пример отношения «агрегация».

15. Чем «композиция» отличается от «агрегации»?

Организационная диаграмма обычно используется для отражения структуры организации путем отображения информации о том, кто кому подчиняется. Рассмотрим, как вручную построить организационную диаграмму в Visio 2010.

1. Щелкнем на вкладке Файл (File) и выберем вкладку Создать (New). В разделе Категории шаблонов (Tempate Categories) щелкнем на категории Бизнес (Business) , а затем дважды на миниатюре Организационная диаграмм (Organization Chart).

2. Перетащите фигуру Директор (Executive) из набора фигур Фигуры организационной диаграммы (Organization Chart Shapes) в центр вверху страницы документа.

3. Надстройка организационных диаграмм отображает анимированное диалоговое окно, показывающее, как нужно добавлять в схему дополнительные фигуры.

4. Не снимая выделения с фигуры, введите Магнус Гедлант. Затем нажмите клавишу ENTER и во второй строке введите Президент.

5. Перетащите фигуру Руководитель (Manager) на фигуру Магнус Гедлант. Затем введите Магдалена Карват, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент.

Надстройка автоматически размещает новую фигуру под фигурой Гедлантда.

6. Повторите предыдущий шаг и обратите внимание, что надстройка разместила вторую фигуру руководителя сбоку от первой. Не снимая выделения с новой фигуры, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент.

7. Перетащите еще одну фигуру Руководитель (Manager) на фигуру Гедланда. Введите Джорджио Веронеси, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент.

8. Перетащите две фигуры Должность (Position) на фигуру Джорджио Веронеси и введите Джанет Скорр в первую и Рейна Кабатана во вторую.

9. Перетащите одну фигуру Должность (Position) на фигуру Магдалена Карват и введите Филипп Регорик.

Механизм размещения фигур организационной диаграммы скрыл часть фигур Рейна Катабана за фигурой Филипп Регорик.

10. На вкладке в группе Макет (Layout) щелкните на кнопке Изменить макет (Re-Layout) , чтобы решить проблему.

11. Перетащите фигуру Консультант (Consultant) на фигуру Магдалена Карват и введите Сандип Калият. Обратите внимание, что фигура консультанта имеет штрихпунктирную границу.

12. Перетащите фигуру Вакансия (Vacancy) на фигуру Эллисон Браун и введите Открыта. Обратите внимание, что фигуры вакансий имеют пунктирные границы.

13. Перетащите фигуру Помощник (Assistant) на фигуру Эллисон Браун и введите Гэйб Фрост.

14. Перетащите фигуру Помощник (Assistant) на фигуру Джорджио Веронеси и введите Ян Ли.

15. Перетащите фигуру Помощник (Assistant) на фигуру Магнус Гедланд и введите Кейси Хикс.

16. На вкладке Организационная диаграмма (Org Chart) в группе Макет (Layout) щелкните на кнопке Изменить макет (Re-Layout).

Надстройка организационной диаграммы компонует диаграмму заново.

Сейчас вы создали довольно сложную организационную диаграмму, практически только перетаскивая фигуры и вводя текст.

Теперь мы можем придать нашей организационной диаграмме более привлекательный вид благодаря встроенным в Visio темам.

17. На вкладке Конструктор (Design) в группе Темы (Themes) выберите наиболее подходящую вам по корпоративному стилю тему и посмотрите, как изменится ваша диаграмма.

ЗАНЯТИЕ 4

Тема занятия : Создание организационных схем и диаграмм в Microsoft Office Visio .

Цель занятия: научиться технологии создания и редактирования схем, графиков, изображений с помощью Microsoft Visio 2010, освоить приёмы оформления одномерных фигур.

Краткие теоретические сведения

Microsoft Office Visio помогает создавать имеющие профессиональный вид схемы, служащие пониманию, документированию и анализу сведений, данных, систем и процессов.

Программа Ms Visio позволяет создавать разнообразные стандартные схемы, включая организационные схемы, временные графики, календарное планирование и диаграммы Ганта.

Удобны для использования категории шаблонов: «Бизнес», «Блок-схема», «Сеть», «Расписание» и другие. Предварительный просмотр шаблонов в виде увеличенных эскизов, а также описания каждого шаблона помогают быстро найти наиболее подходящие для создаваемых схем шаблоны.

Рис. 2. Окно выбора шаблона схемы

Возможность Ms Visio «Автосоединение» обеспечивает автоматическое соединение фигур, распределяет их равномерно и точно выравнивает.

Рис. 3. Пример новых фигур схемы рабочего процесса

При наведении указателя мыши на фигуру на странице документа, вокруг фигуры появляются синие стрелочки. Если перетащить другую фигуру на одну из этих соединительных стрелочек, Microsoft Office Visio автоматически соединит две эти фигуры, выберет интервал между ними и выровняет их.

Существует еще более быстрый способ соединить фигуры. Для этого надо выделить фигуру в окне «Фигуры», навести курсор на фигуру на странице документа, а затем щелкнуть синюю соединительную стрелку на той стороне фигуры, где нужно создать соединение. Ms Visio автоматически создаст фигуру, соединит ее, выберет интервал и выровняет. Таким образом, можно соединить целый ряд фигур, например в случае с блок-схемой.

Автоматически можно соединить даже те две фигуры, которые уже находятся на странице документа. Нужно просто щелкнуть синюю соединительную стрелку одной из соединяемых фигур, которая ближе всего находится ко второй фигуре.

Рис. 4. Способы соединения фигур

Чтобы воспользоваться автосоединением, можно расположить указатель над синим треугольником, который находится ближе всего к фигуре, с которой требуется выполнить соединение, а затем щелкнуть его. Соединительная линия, «склеивающая» обе фигуры, появляется автоматически.

Выделите фигуру в окне «Фигуры», а затем просто перетащите строку данных из нового окна «Внешние данные» на страницу документа. Microsoft Office Visio добавит к странице выделенную фигуру и свяжет ее с этими данными.

Использование мастера автоматических связей для связывания фигур на схеме Microsoft Office Visio со строками данных внешнего источника позволит сэкономить время.

Функция «Обновление данных» для автоматического обновления данных в схеме исключит повторное введение данных вручную. Все конфликты легко разрешаются в новой области задач Конфликты обновления . Можно создать расписание, чтобы автоматическое обновление происходило с нужной периодичностью.

Рис. 5. Фрагмент схемы сети, на котором представлен пример данных, связанных с фигурой сервера

Интегрирование данных и схем – первый этап превращения схем в мощный инструмент работы с данными. С помощью программы стало проще представить данные визуально и придать им такой вид, чтобы они помогли донести вашу мысль.

Достаточно щелкнуть в новой области задач Рисунки, связанные с данными тот формат, который представляет данные в схеме наилучшим образом. Для изменяющихся данных можно использовать индикаторы выполнения, для увеличивающихся или уменьшающихся показателей – стрелки, а для оценочных данных – звезды. При этом не требуется ничего делать вручную – Ms Visio выполнит все оформление автоматически.

Кроме того, теперь данные могут управлять цветом и внешним представлением фигур. И это также не требует ручного оформления. Все, что необходимо – это задать условия, при которых применяется то или иное оформление.

Рис. 6. Пример блок-схемы с рисунками, связанными с данными

Ms Visio представляет новый тип схемы – сводную схему. Сводные схемы представляют данные в виде набора фигур, образующих иерархию, что позволяет анализировать и обрабатывать данные в наглядном, простом для восприятия формате. При помощи сводных схем можно изучать деловую информацию в наглядном представлении, анализировать ее, а также создавать различные представления, позволяющие глубже понять имеющиеся данные. При помощи библиотеки фигур, разработанных специально для работы с данными, легче обнаружить ключевые моменты, следить за тенденциями и отмечать аномалии. Можно вставить сводную схему в любую другую схему Ms Visio , что составит дополнительное представление анализируемых данных.

Чтобы создать сводную схему, необходимо выбрать шаблон «Сводная схема». Мастер предоставит пошаговые инструкции по подключению источника данных к схеме, а затем создаст так узел сводной схемы, связанный со всеми данными из источника данных. Узел сводной схемы можно развернуть для отображения различных уровней, соответствующих анализируемым данным.

Рис. 7. Пример сводной схемы, на которой данные были детализированы тремя способами

В программе Project можно создавать отчеты о ресурсах и задачах.

Для списков SharePoint можно создавать отчеты о вопросах и задачах, а также отслеживать рабочие процессы. (Требуется узел SharePoint ).

В программе Microsoft Outlook можно просматривать схемы Microsoft Visio , вложенные в сообщения электронной почты, даже если приложение Microsoft Visio не установлено.

При помощи созданных в Visio схем можно расширить свою аудиторию и общаться с ней эффективнее.

Схемы Microsoft Visio можно передать другим лицам сохранив их в файлах следующих форматов.

Portable Document Format (PDF). PDF представляет собой электронный формат файла с фиксированным макетом, сохраняющим форматирование документов и позволяющим совместное пользование файлом. Формат PDF гарантирует сохранение примененного форматирования при печати файла или просмотре файла в сети, а также затрудняет копирование и изменение данных. Формат PDF также удобен для документов, воспроизводимых с помощью коммерческой печати.

XML Paper Specification (XPS ). XPS является электронным форматом файла, сохраняющим форматирование документов и обеспечивающим совместную работу с файлом. Формат XPS гарантирует сохранение формата, примененного к файлу, при печати файла или просмотре файла в сети; кроме того, данные этого файла нельзя легко скопировать или изменить.

Примечание. Файл из Microsoft Office можно сохранить в виде PDF -файла или XPS -файла только после установки надстройки.

Организационная диаграмма – это схема иерархии отчетности, которая используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми схемами, так и большими и сложными на основе сведений из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например, имя и должность, или подробные сведения, например, отдел и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно даже добавлять рисунки.

Методические указания для выполнения задания

Задание 1.

Запустить Microsoft Visio из группы программ Microsoft Office .

Запустить и ознакомиться с разделами справочной системы для работы с Microsoft Visio. Открыть интересующий Вас раздел справки и изучить его.

Просмотреть образцы шаблонов схем, доступных для использования. Изучить интерфейс программы.

Добавить панели инструментов Формат текста и Формат фигуры (меню Вид → Панели инструментов ).

Для добавления необходимой фигуры следует выбрать меню Файл → Фигуры → группа фигур (дополнительные фигуры).

Задание 2. Создать организационную диаграмму, представленную на рис. 8.

Рис. 8. Вид организационной диаграммы

Для того чтобы создать организационную диаграмму необходимо в меню Файл выбрать команду Создать , затем – команду Бизнес – Организационная диаграмма .

Для того чтобы задать название организации необходимо в левой части выбрать элемент «Название» и перетащить его на страницу. Затем напечатать название.

Для того чтобы нарисовать элемент необходимо из набора элементов в окне Фигуры перетащить фигуру корневого уровня для организации, например, Директор , на страницу. Затем выделив фигуру, ввести имя и должность для фигуры.

Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом создается автоматическая связь между двумя фигурами в иерархии. Для второго руководителя повторите аналогичную операцию.

Для того чтобы создать фигуры подчиненных необходимо на панели инструментов выбрать элемент «Три фигуры» и перетащить его на фигуру начальника. Затем текст. Лишние фигуры необходимо удалить.

Для завершения создания организационной диаграммы необходимо продолжить перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод для них должностей.

Задание 3. Установить фон для организационной диаграммы.

Для того чтобы установить фон для организационной диаграммы необходимо в левой части диалогового окна выбрать «Фоновые рисунки» и перетащить на страницу элемент «Сплощной фон».

Затем элемент «карта мира» (например, или любой другой).

Задание 4. Создать рамку для организационной диаграммы.

Для того чтобы создать рамку для организационной диаграммы необходимо в левой части диалогового окна выбрать «Рамки и заголовки» и перетащить на страницу элемент «Рамка заметки...» или «Изысканный блок заголовка». Затем установить размеры рамки и убрать или ввести заголовок (рис. 9.).

Рис. 9. Организационная диаграмма с рамкой

Внимание! Сохраните выполненное задание, в личной папке присвоив ему смысловое имя. Переименуйте Страницу 1 на новое имя – Задание 1.

Задание 5. Создать календарь на неделю по данным таблицы 1.

Для того чтобы создать календарь необходимо создать новую страницу (Вставка → Создать страницу) задать имя Календарь. Выбрать меню Файл → Фигуры → Расписание → Фигуры для календаря», затем из левой части перетащить элемент «День». В появившееся диалоговом окне оставить текущую дату.

Для планирования событий выбрать и перетащить Встреча, ввести время и название, добавить подходящее событию изображение. Выполнить форматирование текста. Изменить заливку Формат → Заливка.

Таблица 1

На панели инструментов выбрать элемент «Внимание» и поместить его слева от встречи (рис. 10).

Рис. 10. Мероприятие с описанием и иллюстрациями

Задание 6. Создать схему, представленную на рисунке 14.

Задание 7. С использованием шаблонов программы Microsoft Visio создать схемы в соответствии с вариантом, указанным преподавателем.

Разместить рисунки (два) на одной странице формата А4 или на страницах формата А5 каждый отдельно.

Подготовить отчет по лабораторной работе в текстовом процессоре Word в соответствии с требованиями изложенными ранее.

Вариант 1.

Вариант 2.

Вариант 3.

Вариант 4.

Вариант 5.

Вариант 6.

Вариант 7.

Вариант 8.

Вариант 9.

Вариант 10.

Контрольные вопросы:

Назначение и возможности Microsoft Office Visio .

Какие способы настройки окна и панели инструментов программы MsVisio вы знаете?

Какие способы создания нового документа, листа схемы в программе MsVisio вы знаете?

Какие способы добавления фигуры в схему вы знаете?

Какие группы фигур программы MsVisio используются для создания схем и других графических изображений?

Какие способы форматирования фигур вы знаете?

Какие инструменты для работы с текстом доступны в программе MsVisio ?

Как создать календарь?

Как создать организационную диаграмму?

Какие элементы можно устанавливать для календаря?

Организационная диаграмма - это схема иерархии отчетов, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, заголовками и группами.

Организационные диаграммы могут находиться в диапазоне от простых схем, как показано на приведенном ниже рисунке, к большим и сложным схемам на основе сведений из внешнего источника данных. Фигуры в организационной диаграмме могут отображать основные сведения, такие как имя и название, а также такие сведения, как отдел и центр затрат. Вы даже можете добавлять рисунки к фигурам организационной диаграммы.

Если вы хотите создать маленькую организационную диаграмму с полями сведений по умолчанию, выполните указанные ниже действия.

Этот способ можно использовать, если вы хотите изменить или добавить дополнительные сведения, а также поля сведений по умолчанию, и у вас нет данных в другом файле программы.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать , выберите , выберите или единицы измерения США , а затем нажмите кнопку создать .

На первой странице мастера организационных диаграмм выберите данные, введенные с помощью мастера , и нажмите кнопку Далее .

Выберите Excel или текст с разделителями Далее .

Примечание: Если выбрать Excel текст

Важно: Не удаляйте столбцы Name и репортс_то , но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы для организационной диаграммы.

После добавления данных закройте файл Excel или Notepad и нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

не отображать изображения Далее , чтобы продолжить.

Готово .

Примечание: Справка .

Этот способ лучше всего подходит, если данные, которые нужно добавить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например в Microsoft Office Excel, каталоге Microsoft Exchange Server, источнике данных, совместимом с ODBC, или в текстовом файле org.

Примечание:

Имя сотрудника.

Уникальный идентификатор

Руководитель сотрудника.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать , выберите , выберите метрическая единица измерения или единицы измерения США , а затем нажмите кнопку создать .

А затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

Выберите тип файла, в котором хранится информация Организации, нажав кнопку Обзор и перейдите к расположению этого файла. Выберите язык, который вы хотите использовать, в мастере диаграмм, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера выберите в файле данных столбец (поля), содержащий сведения об организации, такие как имя, отчеты и имя. Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера можно указать, какие нужные поля должны отображаться с помощью кнопок " Добавить " и " Удалить " и порядок отображения полей с помощью кнопок " вверх " и " вниз ". Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На следующей странице мастера вы можете выбрать поля из файла данных, которые вы хотите добавить в фигуры организационной диаграммы в виде полей данных фигуры. Нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

Чтобы включить рисунки на организационную диаграмму, установите флажок не отображать изображения на организационной диаграмме, в противном случае выберите пункт Поиск папки, в которой содержатся рисунки Организации . Следуйте дальнейшим инструкциям на этой странице, а затем нажмите кнопку Далее , чтобы продолжить.

На последней странице мастера можно указать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице. Вы можете выбрать, какую часть Организации следует отображать на каждой странице , или настроить автоматическое определение каждой страницы с помощью мастера, чтобы автоматически разбить организационную диаграмму на страницы .

Выбрав все параметры, нажмите кнопку Готово .

Примечание: Для большинства страниц мастера можно использовать определенную справку. Чтобы получить доступ к справке, нажмите клавишу F1 или кнопку Справка .

кадр группы

обновления

Создание простой организационной диаграммы

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

На вкладке файл нажимайте кнопку создать и выберите пункт бизнес

И нажмите кнопку Далее .

Выберите Excel или текст с разделителями , введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее .

Примечание: Если выбрать Excel , откроется лист Microsoft Office Excel с образцом текста. Если выделить текст с разделителями, откроется страница Microsoft Notepad с образцом текста.

При открытии Excel или блокнота используйте пример текста в качестве примера информации, которую нужно добавить, и введите данные в нужное содержимое.

Важно: Необходимо хранить имена и отчеты в

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Убедитесь в том, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальных идентификаторов и пользователей, которым он сообщает.

Примечание: Столбцы можно присвоить желаемым именам. При запуске мастера организационных диаграмм можно указать, какие столбцы (или имена полей) содержат имя, идентификатор и отчет.

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

Уникальный идентификатор Если имя каждого из них не является уникальным, укажите столбец с уникальным идентификатором, например Табельный номер для каждого сотрудника.

Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

На вкладке файл нажимайте кнопку создать и выберите пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных .

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

После создания организационной диаграммы вы можете изменить их порядок, чтобы отразить связи виртуальной группы. Переместите связанные фигуры рядом друг с другом, а затем добавьте точечные соединительные линии, чтобы отобразить дополнительные структуры отчетов, или используйте фигуру кадр группы , чтобы выделить виртуальную группу. Пунктирный отчет выглядит как обычная соединительная линия. Рамка группы - это, по сути, измененная прямоугольная фигура, которую можно использовать для визуального группирования и именования групп.

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре Организации, необходимо обновить организационную диаграмму вручную или создать новую диаграмму. Если вы создаете новую диаграмму, в новую диаграмму не будут включены настройки, внесенные в более раннюю диаграмму. Если в фигуры были добавлены темы или фотографии, их необходимо добавить еще раз, чтобы они были похожи на диаграммы.

Если фигуры связаны с данными, при выполнении обновления данные обновляются, но только внутри существующих фигур. Обновление данных не приводит к добавлению и удалению фигур.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию выводятся следующие поля:

Активация по телефону

Должность

Электронная почта

В меню файл последовательно выберите пункты создать , бизнес и .

Из набора элементов в окне фигуры перетащите на страницу фигуру верхнего уровня для вашей организации, например " руководитель ".

Выделите фигуру, а затем введите имя и название фигуры. Например, у вас может быть руководитель с именем Тош Местон, который содержит название президента.

Из набора элементов фигуры организационной диаграммы в окне фигуры перетащите фигуру первого подчиненного пользователя на фигуру руководителя. Это автоматически связывает два элемента в иерархии.

Чтобы завершить организационную диаграмму, продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы на основе новой таблицы данных

Этот способ лучше всего подходит в том случае, если поля сведений по умолчанию не подходят для вас, и у вас еще нет данных в другой программе.

В меню файл выберите пункт создать , а затем - пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера и нажмите кнопку Далее .

Выберите Excel или текст с разделителями , введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее .

Важно: Необходимо хранить имена и отчеты в столбцах, но вы можете изменить, удалить или добавить другие столбцы.

Закройте приложение Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Этот способ лучше всего подходит только в том случае, если данные, которые нужно добавить в организационную диаграмму, уже есть в документе, например на листе Microsoft Office Excel или в каталоге Microsoft Exchange Server.

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

Уникальный идентификатор Если имя каждого из них не является уникальным, укажите столбец с уникальным идентификатором, например Табельный номер для каждого сотрудника.

Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

В меню файл выберите пункт создать , а затем - пункт бизнес , а затем - Мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера выберите данные, которые уже хранятся в файле или базе данных .