Ohjelma tiedostojen tallentamiseen tietokoneelle. "Asiakirjojen arkisto" - ohjelma asiakirjojen järjestämiseen

Ei ihme, että he sanovat, että laiskuus on edistyksen moottori. Henkilökohtaisesti se rohkaisee minua etsimään jatkuvasti tapoja yksinkertaistaa jokapäiväistä elämää. Sisäinen tutka, joka on viritetty uuden tiedon havaitsemiseen, auttaa minua tässä. Heti kun kuulen jostain uudesta minua kiinnostavalta alueelta, yritän heti tarkistaa, onko siitä minulle hyötyä.

Joskus etsin tietoisesti ratkaisuja päivittäin ja tunneittain tulvivan tiedon järjestämiseen. Ja sitten yritän kaivaa lisää, valita parhaat vaihtoehdot ja kokeilla niitä käytännössä, jotta pysyn kätevimmässä ja käytössä pitkään.

Hämmästyttävintä on, että usein nämä ohjelmat ovat hyvin lähellä, tarvitset vain toisen henkilön, vapaa-ajan tai tietyn tehtävän "löydäksesi Amerikan" itsellesi. Koska joudun säännöllisesti avaamaan tuttujeni silmät niille tiedon järjestämisen työkaluille, jotka ovat käsillä ja jotka eivät edes maksa rahaa, haluan tänään puhua niistä kolmesta tehokkaimmasta (subjektiivinen mielipiteeni). Ehkä joistakin niistä on hyötyä myös sinulle.

1. MS OneNote On todella varkain ohjelma ja kultainen löytö. Hän on asunut Windows-toimistopaketissa MS Office 2003:sta lähtien, mutta suurin osa tuttavistani ei ole koskaan kuullut hänestä. Pohjimmiltaan se on muistilehtiöohjelma, jossa on useita hierarkiatasoja, joiden avulla voit luoda muistikirjoja, osioita, sivuja ja alasivuja.

Soveltuu kaikenlaisten työpöydälläsi ja "Omissa asiakirjoissa" yleensä roikkuvien tietojen järjestämiseen ja tallentamiseen, parhaimmillaan kansioihin lajiteltuna - tekstiä, kuvia, kokonaisia sivuja Internetistä suoraan linkkien, ääni- ja videotiedostoineen. Voit tallentaa siihen esimerkiksi:

tiedot tietystä aiheesta myöhempää valintaa varten - jos valitset pölynimurin, puhelimen, auton tai ajanhallintakurssit
tiedot ostoista - missä ja kuinka paljon he ostivat, takuuajat
tietoja asiakirjoista, varsinkin jos joudut usein täyttämään joitain tietoja sähköisessä muodossa
tietoja asiakkaistasi, opiskelijoistasi
reseptejä
suunnitelmia
kaikki listat:
- toivelista,
- lahjoja, joista ystäväsi olisivat iloisia,
- kirjoja, jotka olet lukenut tai jotka vain haluaisit,
- elokuvat, jotka haluaisit katsoa, ja vaikutelmasi
matkatiedot, matkaluettelot
päiväkirjasi, tärkeimmät tapahtumat, jotka haluat säilyttää muistissa, matkamuistiinpanoja
kirjojen yhteenvedot, kurssimuistiinpanot, omat artikkelit, luonnokset ja luonnokset
ideoita käsityöhön
pyyhkäisemällä tiedostoja
piirustuksia ja muistiinpanoja

Ohjelman mahdollisuudet ovat rajattomat. Voit valita "taustan" tyypin, muokata tekstiä kaikin mahdollisin tavoin, tehdä luetteloita valintaruuduilla (rastitusta varten), piirrettyjä muistiinpanoja. Voit käyttää tageja - avainsanoja tai vain käyttää hakua.

Androidille, iOS:lle ja OSX:lle on versioita. Applen ystäville on myös maksullinen Outline-ohjelma: IOS:lle - täysi versio, MacOS:lle on toistaiseksi saatavana vain versio valmiiden muistiinpanojen lukemiseen. Sen etuna on, että muistikirjoja voidaan tallentaa vain tietokoneelle.

Mielestäni ainoa OneNoten arvoinen kilpailija Evernote... Voit nähdä vihreän norsun puhelimessasi tai tabletissasi - tässä se on. Ohjelman ydin on sama. Muistiinpanot esitetään hieman eri muodossa. Aluksi keskittyi synkronointiin mobiililaitteiden kanssa Internetin kautta. Hänellä on rajoituksia ilmaisen tilin käyttöön. Mutta tätä ohjelmaa voidaan käyttää sekä Apple-alustoilla että vanhemmissa Android-versioissa.

Linux-käyttäjät voivat kokeilla Keynote(ei pidä sekoittaa Applen esitysohjelmistoon) - kätevä, mutta mielestäni ei niin ystävällinen valmistautumattomalle käyttäjälle kuin kaksi ensimmäistä.

2. Toiseksi tärkein mukavuus, jota pidän muistikorttien rakentamiseen liittyvissä ohjelmissa - Mielen kartat... Olen useiden vuosien ajan käyttänyt erilaisia ohjelmia eri tiedon graafiseen esittämiseen. Erityisesti:

Artikkelisuunnitelmia varten
kirjan abstrakteihin, luentoihin, tenttiin liittyvien kysymysten valmisteluun
yksityiskohtaista suunnittelua tavoitteiden saavuttamiseksi
suunnittelutoimintoja
ratkaisujen löytäminen

Tällaisten ohjelmien kiistaton johtaja on mielestäni Mielen johtaja On kätevin ohjelma, mutta myös kallein. Halvempi vaihtoehto - Xmind... Siitä on ilmainen versio - voit tehdä karttoja omaan käyttöön, mutta et voi viedä pdf-muotoon näytettäväksi ystävälle, jolla ei ole tätä ohjelmaa asennettuna.

Edullisin vaihtoehto Vapaa mieli- Se on ilmainen, intuitiivinen ja sopii kaikille alustoille.

3. Etsin hyvin pitkään mukavaa itselleni aikatauluttaja... Koska en ole kovin rationaalinen ihminen, enkä pysty toimimaan selkeästi suunnitellun suunnitelman mukaan, tarvitsin joustavan suunnitteluohjelman, joka ei muuttuisi toteuttamattomien tapausten hautausmaaksi, mutta ei kuitenkaan liian alkeellista. Yhtä tärkeää tässä tapauksessa olisi synkronointi puhelimen tai tabletin kanssa, jotta voit tutkia sitä liikkeellä ollessasi tai kirjoittaa jotain uutta.

Nyt on olemassa valtava määrä suunnittelijoita, joiden monimutkaisuusaste vaihtelee. Ja ehkä valintani osoittautuu huonoksi päätökseksi niille, jotka haluavat rakentaa kaikki suunnitelmat yhteen rakenteeseen yhteen paikkaan tai joilla on monia aikaan sidottuja tehtäviä. Toisaalta pidän mieluummin päivittäisestä suunnittelusta paperilla, joten suunnittelijaohjelma palvelee minua ensisijaisesti yleiskatsauksena kaikista suunnitelluista tehtävistä (itse asiassa tämä on minulle sähköinen versio "Autofocus" -järjestelmästä).

Joten voittajani nimeni on Wunderlist... Aluksi ohjelma vaikutti minusta hyvin yksinkertaiselta, kunnes huomasin, että siinä on osatehtäviä ja paikka lisätiedoille. Eli jos aiheessa "Tilaa" minulla on kohta "Anna pois tarpeettomat tavarat", niin sisällä voin tehdä listan tavaroista sekä listan paikoista, joissa voin mennä tähän.

Ohjelman maksullisessa versiossa voit jopa liittää tiedostoja ja lähettää tehtäviä muille ihmisille. Vaikka suurin osa riittää ja ilmainen. Huolimatta siitä, että ohjelma pyytää rekisteröitymistä, voit käyttää ohjelman itsenäistä versiota toistaiseksi ja rekisteröityä vain, kun päätät synkronoida tietokoneesi ja puhelimesi tiedot.

Wunderlistin avulla voit korostaa tärkeitä tapahtumia, asettaa määräaikoja ja muistutuksia, myös toistuville tapahtumille.

Ohjelma on saatavana Windowsille, kaikille Apple-, Android-alustoille ja verkkosovelluksena.

Nämä ovat kolme johtajaa. Mitä ohjelmia käytät yksinkertaistaaksesi elämääsi? Kirjoita kommentteihin, opin mielelläni jotain uutta.

Asiakirjojen käsittely vie paljon aikaa käyttäjiltä, erityisesti toimistotyöntekijöiltä. Mutta on monia ohjelmia, jotka voivat merkittävästi optimoida manuaalista työtä dokumenttien parissa automatisoimalla joitain prosesseja. Monet näistä ratkaisuista ovat helppokäyttöisiä, erittäin käteviä ja edullisia, ja siksi ne ovat laajan käyttäjien saatavilla. Tällaisia ohjelmia käsitellään tässä artikkelissa.

Asiakirjojen järjestäminen

Käyttäjille, jotka joutuvat käsittelemään suuren määrän sähköisiä asiakirjoja, on tuttu tilanne, kun tiukasta hakemisto- ja alihakemistojärjestelmästä huolimatta oikean asiakirjan löytäminen vie paljon aikaa. Yksi vaihtoehdoista tämän ongelman ratkaisemiseksi on erityisen luettelointiohjelman käyttö, jonka päätehtävänä on tietojen järjestäminen ja lajittelu, mikä lopulta mahdollistaa tarvittavien tietojen nopean haun. Markkinoilla on paljon tällaisia luetteloijia, ja ne kaikki keskittyvät luetteloimaan joko levyjä, kansioita ja tiedostoja tai joitain erittäin erikoistuneita tietoja (filmit, kolikot, postimerkit jne.). Asiakirjojen luetteloimiseen sopii mikä tahansa yleinen luetteloija, jonka avulla voit luetteloida erityyppisiä kansioita ja tiedostoja. WhereIsIt-pakettia (http://www.whereisit-soft.com/) pidetään parhaimpana tällaisista ratkaisuista, mutta se on melko kallis ja sen ominaisuudet ovat monille käyttäjille selvästi tarpeettomia. Useimmat ihmiset ovat tyytyväisiä WinCatalog Standard -pakettiin.

Toinen tapa on yhdistää toisiinsa liittyvät asiakirjat monimutkaisiksi hierarkkisesti jäsenneltyiksi asiakirjoiksi, jotka on tallennettu näitä rakenteita vastaaviin tiedostoihin. Tällaisissa jäsennellyissä asiakirjoissa on paljon helpompaa navigoida ja löytää tarvitsemasi tiedot asiakirjan jäsentelyn ja edistyneiden hakutoimintojen ansiosta. Lisäksi tällainen jäsentäminen mahdollistaa ulkoisen haun ja asiakirjojen etsimisen niihin sisältyvän tekstin fragmenttien perusteella. Esimerkiksi Maple-paketti on tarkoitettu hierarkkisesti jäsenneltyjen asiakirjojen luomiseen.

WinCatalog-standardi

Kehittäjä: WinCatalog.com

Jakelun koko: 1,62 megatavua

Työ hallinnassa: Windows 95/98/2000 / Me / NT 4.0 / XP

Jakelutapa: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Hinta: RUB 200

WinCatalog Standard on helppokäyttöinen monitoiminen luettelointi, jossa on selkeä venäjänkielinen käyttöliittymä (kuva 1). Paketin avulla voit luetteloida tietoja mistä tahansa tietokoneeseen kytkettävästä tallennusvälineestä: levykkeet, kiintolevyt ja verkkoasemat, tavalliset CD- ja äänilevyt, Zip-levyt jne. Sen avulla voit lajitella ja järjestää kaikki kansiot ja tiedostot niiden sijainnista riippumatta. Voit syöttää tietoja hakemistoon joko manuaalisesti (suoraan virtuaalikansioihin) tai skannaamalla levyjä (mukaan lukien siellä olevat Zip-arkistot) - tässä tapauksessa on parempi lajitella levyiltä puretut kansiot ja tiedostot virtuaalikansioihin. , joka tuen ansiosta vedä ja pudota -toiminnot eivät kestä kauan.

Riisi. 1. WinCatalog Standard -käyttöliittymä

Yleishakemiston hallinta on helppoa ja kätevää. Tiedon jakaminen temaattisiin kansioihin yksinkertaistaa huomattavasti suuntaamista, ja kansioiden ja niiden sisäkkäisten elementtien sijoittelua voidaan helposti muuttaa yksinkertaisella vetämällä ja pudottamalla. Tarkennettu haku (nimen, kommentin, koon ja muokkauspäivämäärän mukaan; kuva 2), joka tukee Boolen operaatioita ja mahdollisuutta valita tietty kansio hakua varten sekä ottaa huomioon avainsanat (ne voidaan harkita lisätä yksittäisiin luetteloelementteihin ), voit löytää nopeasti haluamasi asiakirjan ja Etsi kaksoiskappaleet poistaa päällekkäiset kohteet kokoelmasta. Koko dokumentaatioluettelon tai osan vienti CVS-tiedostoon mahdollistaa tietojen käsittelyn toisessa sovelluksessa (esimerkiksi MS Excelissä), ja vienti HTML-tiedostoon on kätevää luettelon tulostamiseen.

Riisi. 2. Etsi asiakirjoja WinCatalog Standardista

Vaahtera 6.25

Kehittäjä: Crystal Office Systems

Jakelun koko: Maple - 5,3 Mt, Maple Professional - 5,89 Mt

Työ hallinnassa: Windows (kaikki versiot)

Jakelutapa: shareware (30 päivän demo: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Hinta: Maple - 21,95 dollaria, Maple Professional - 30,95 dollaria

Maple on helppokäyttöinen dokumentinhallintaohjelma, jonka avulla voit yhdistää erilaisia materiaaleja hierarkkisiin rakenteiksi ja saada tulokseksi jäsenneltyjä asiakirjoja: liiketoimintasuunnitelmia, raportteja, analyyttisiä muistiinpanoja, esitteitä jne. Tällaisissa hierarkkisissa dokumenttipuissa monipuolinen tieto esitetään selkeämmin, ja mikä tahansa asiakirja on paljon helpompi löytää kuin tavallisella luetteloimalla. Maplella luotujen asiakirjojen katseluun tarvitaan erityinen Maple Reader, jonka voi ladata ilmaiseksi osoitteesta: http://www.crystaloffice .com/mreader.exe (2,51 Mt). Paketissa on ystävällinen käyttöliittymä (kuva 3) ja se on niin helppo oppia, että edes venäjänkielisen lokalisoinnin puuttuminen ei tule useimmille käyttäjille esteeksi, ja siksi tätä ratkaisua voidaan suositella laajimmalle yleisölle.

Riisi. 3. Maple-ohjelman käyttöliittymä

Manager on esitetty kahdessa versiossa: perus Maple ja laajennettu Maple Professional. Tärkeimmät erot laajennetun version välillä ovat sellaisten lisätoimintojen läsnäolo, kuten asiakirjahaku, kieliopin tarkistus, tiedostojen salaus ja hierarkkisten rakenteiden varmuuskopiointi.

Maplessa minkä tahansa asiakirjan perusta on hierarkkinen solmupuu, jonka alisolmujen sisäkkäistä tasoa, kuten myös niiden määrää, ei ole rajoitettu. Jokainen solmu on erillinen dokumentti, joka ei sisällä vain tekstiä (kirjoitettua suoraan, liitetty leikepöydältä tai tuotu asiakirjoista RTF-, DOC-, WRI- ja HTML-muodoissa), vaan myös taulukkomateriaalia, grafiikkaa, linkkejä lopullisen asiakirjan tai tiedostojen perusfragmentteihin. , ja jne. Asiakirjoja valmisteltaessa tarjotaan vakiotoimintosarja tekstin kanssa työskentelyä varten: fontin tyypin ja koon muuttaminen, luetteloiden luominen, kappaleiden muotoilu, tyylien käyttö jne. Integrointi MS Wordiin mahdollistaa MS:n sisäänrakennetun oikeinkirjoituksen käytön käytön. Word tarkistaa kieliopin ja löytää synonyymejä paitsi englannin, myös venäjän kielellä. Sisäänrakennettu varmuuskopiointijärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden luoda pakattuja varmuuskopioita hierarkkisista asiakirjoista (ZIP- ja CAB-muodoissa). Sisäänrakennettu salausvelho auttaa sinua salaamaan luottamuksellisia asiakirjoja käyttämällä Blowfish-salausalgoritmia. Ja Finder-hakumoduulin avulla löydät nopeasti tarvitsemasi asiakirjat nimenpätkän, tekijän, kommenttien, sisällön (kuva 4) jne. mukaan.

Riisi. 4. Etsi asiakirjoja sisällön mukaan
niissä Maple-teksti

Nopea pääsy asiakirjoihin

Asiakirjojen tietokonekäsittelyn tekniikka edellyttää, että luotuja asiakirjoja käytetään toistuvasti tulevaisuudessa. Esimerkiksi uutta dokumenttia kehitettäessä saatat tarvita yhden tai kaksi kappaletta eilisestä dokumentista tai uusi dokumentti on yleensä kopio vanhasta, mutta muuttuneilla tiedoilla jne.

Valitettavasti käyttäjä ei aina pysty muistamaan toissapäivänä luodun tärkeän asiakirjan nimeä, ja joskus hänellä ei ole aavistustakaan, mistä sitä etsiä. Tietysti asiakirjoille on annettava merkitykselliset nimet ja tallennettava ne selkeää luettelointia noudattaen, mutta valitettavasti se tapahtuu myös toisin, minkä syynä on kiire, häiritsevät puhelut jne. Tämän seurauksena voi viedä paljon arvokasta aikaa löytääksesi haluamasi asiakirja - ei ole ollenkaan tosiasia, että voit avata sen Windows-linkkien kautta uusimpiin asiakirjoihin, jotka ovat saatavilla "Käynnistä"-valikon kautta. . Tosiasia on, että tämä luettelo:

rajoitettu 15 asiakirjaan - tämä tarkoittaa, että todennäköisyys päästä siihen asiakirjoihin, esimerkiksi viikko sitten, on käytännössä nolla;
ei salli asiakirjan paikantamista, jos muistat osan tekstistä, mutta unohdit tiedoston nimen;
ei sisällä samannimisiä (mutta erilaisia) asiakirjoja, jotka on tallennettu samalla nimellä, mutta eri kansioihin, mikä on tärkeää esimerkiksi työskenneltäessä yhdessä asiakirjan parissa ja muodostettaessa siitä useita versioita.

On vielä yksi ongelma - Windowsin tarjoama viimeaikaisten asiakirjojen luettelo on yksi luottamuksellisten tietojen vuotamisen kanavista, koska kuka tahansa käyttäjä (myös hyökkääjä) voi käyttää sitä saadakseen selville omistajan tietokoneen toiminnan luonteesta. Siksi on suositeltavaa puhdistaa tämä luettelo säännöllisesti, esimerkiksi käyttämällä apuohjelmia "roskapostin" poistamiseen levyltä. Seurauksena syntyy paradoksaalilta näyttävä tilanne: jos käyttäjä säännöllisesti tuhoaa tietoja viimeaikaisista dokumenteista turvallisuussyistä, hän menettää niihin nopean pääsyn ja muuten on vaarassa joutua tunkeilijoiden uhriksi. On kuitenkin olemassa tie ulospääsy - voit käyttää erikoistunutta ActualDoc-apuohjelmaa, joka laajentaa Windowsin ominaisuuksia uusimpien asiakirjojen kanssa työskentelyssä.

Jos vaadittu asiakirja on luotu kauan sitten, eikä se siksi voi näkyä äskettäin avattujen asiakirjojen luettelossa (sekä sisäänrakennetussa Windowsissa että ActualDoc-luettelossa), sinun on turvauduttava sen etsimiseen. Tässä syntyy toinen ongelma - yleensä käyttäjä ei muista asiakirjan nimeä (sekä sen luomispäivää), mutta hän tietää, mitä avainsanoja tekstistä löytyy. Tämä tarkoittaa, että sinun on etsittävä asiakirjaa siihen sisältyvän tekstin fragmenttien perusteella - valitettavasti, vaikka tämä tehtävä voidaan ratkaista Windowsin tai esimerkiksi Wordin sisäänrakennetuilla työkaluilla, mutta erittäin keskinkertainen. Ja pointti ei ole vain siinä, että tällainen haku ei ole täysin ilmeinen ja se suoritetaan hitaasti - joskus voit sietää sen. On paljon tärkeämpää, että kaikkia tiedostoja ei löydy - venäjän kielen morfologisia piirteitä ei oteta huomioon haun aikana, joten tiedostoja, joissa etsityillä sanoilla on erilainen tapauspääte, ei löydy. Samaan aikaan erikoistuneet hakuapuohjelmat, kuten Snooper (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivarius 3000 ja Phoenix Search (http://indexlab) .net/) löytävät nopeasti tarvitsemansa asiakirjat riippumatta siitä, missä ne ovat. Archivarius 3000 -paketti näyttää hinta/laatusuhteeltaan houkuttelevimmalta nimetyistä ratkaisuista.

ActualDoc 3.5

Kehittäjä: Flexigen-ohjelmisto

Jakelun koko: Vakio - 4,1 Mt, Professional - 3,6 Mt

Työ hallinnassa: Windows 2000 / XP / 2003 / Vista

Jakelutapa: Vakio - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14 päivän demo - http://www.flexigensoft.com/files/download/ aktualdoc.exe )

Hinta: Standardi on ilmainen, Professional on 19,95 dollaria

ActualDoc on uusi dokumenttien hallintaohjelma, joka muistaa käytetyt asiakirjat ja tarjoaa nopean ja turvallisen pääsyn niihin. Ohjelma on yksinkertainen ja intuitiivinen, siinä on ystävällinen käyttöliittymä venäjän kielen tuella (kuva 5) ja se ei käytännössä vaadi aikaa hallintaan, varsinkin kun siihen liittyy kattava apujärjestelmä, ja siksi siitä voi tulla välttämätön työkalu sekä ammattilaisille että kotikäyttäjille.

Riisi. 5. ActualDoc-ohjelman käyttöliittymä

ActualDoc pitää kirjaa rajoittamattoman määrän asiakirjojen latauksista käyttäjän määrittämän ajanjakson sisällä (oletusarvoisesti 60 päivää), tukee yli 40 tiedostomuotoa (teksti- ja grafiikkatiedostot, MS Office -asiakirjat ja HTML-dokumentit, PDF-tiedostot jne.). ) ja voit nopeasti ladata minkä tahansa niistä. Tarvittavan asiakirjan löytäminen ohjelmaympäristöstä ei ole ongelma. Jos hänen muistamiensa asiakirjojen rulla on suhteellisen pieni, voit valita asiakirjan suoraan luettelosta. Muussa tapauksessa on järkevämpää rajata mahdollisten ehdokkaiden listaa alustavasti suodattamalla se (ajan mukaan O väli, pääte ja luokka) tai haku asiakirjan nimellä (yleensä) tai sen sisältämän tekstin katkelman perusteella (haku venäjänkielisestä tekstistä ei kuitenkaan aina onnistu). On toinenkin tapa avata haluttu asiakirja nopeasti - sisäänrakennettujen kirjanmerkkien kautta (sama kuin Internet Explorerissa; kuva 6), jotka voidaan liittää yksittäisiin usein käytettyihin asiakirjoihin ja nopeuttaa niihin pääsyä merkittävästi, koska siellä on ei tarvitse etsiä. Valittu asiakirja on käytettävissä sisäänrakennetussa katseluohjelmassa - katselua, hakua ja kopiointia varten sekä ulkoisessa sovelluksessa - muokkausta varten ja sitä voidaan käyttää täydelliseen käsittelyyn, tietojen valikoivaan kopioimiseen siitä tai asiakirjan lähettämiseen e. -postia. Tässä tapauksessa itse asiakirjojen luettelo voidaan piilottaa uteliailta silmiltä ja suojata salasanalla - tässä tapauksessa äskettäin käytettyjä tiedostoja ei näytetä valikossa. Käynnistä -> Asiakirjat.

Riisi. 6. Asiakirjan avaaminen kirjanmerkin kautta
julkaisussa ActualDoc

Paketista on kaksi versiota: ilmainen perusstandardi ja maksullinen Professional. Ilmaisen version ominaisuudet eivät salli asiakirjojen katselemista sisäänrakennetuissa katseluohjelmissa käyttämällä hakutoimintoa (tuloksena voit etsiä asiakirjoja vain visuaalisesti tarkastelemalla koko tai suodatettua luetteloa), luoda mukautettuja luokkia ja muokata kirjanmerkkejä.

Arkistonhoitaja 3000 (3,82)

Kehittäjä: Likasoft

Jakelun koko: 3 Mt

Työ hallinnassa: Windows 95/98 / Me / NT / 2000 / XP / 2003 / Vista

Jakelutapa: shareware (30 päivän demoversio - http://www.likasoft.com/download/arch3000-en.exe)

Hinta: opiskelijalisenssi - 195 ruplaa, henkilökohtainen lisenssi - 295 ruplaa, kaupallinen lisenssi - 900 ruplaa.

« Archivarius 3000 "on optimaalinen ratkaisu asiakirjojen nopeaan etsimiseen 18 eri kielellä (mukaan lukien venäjä, englanti, saksa ja ranska), joka on suunnattu laajalle käyttäjäjoukolle. Ohjelma tarjoaa välittömän pääsyn kiintolevylläsi oleviin asiakirjoihin, verkkoon ja irrotettaviin asemiin (CD, DVD, ZIP jne.), ja se voi toimia kaikkien suosittujen asiakirjojen kanssa (PDF-tiedostot, MS Office -asiakirjat, tekstitiedostot jne.). ) .). Se voi etsiä arkistoista (ZIP, RAR jne.), sähköpostiviesteistä (Outlook, Outlook Express, The Bat! ja muut) ja liitetiedostoista. Lisäksi se tukee hakuja Lotus Notes- ja Lotus Domino -tietokannoista sekä ICQ-, Odigo IM- ja Miranda IM -viestitietokannoista.

Tavallisen avainsanahaun tai avainsanajoukon mukaan ohjelma tukee tarkennettua hakutilaa loogisten toimintojen avulla ja voi etsiä asiakirjoja sisällön lisäksi myös tiedostonimen, muokkauspäivämäärän, koon, asiakirjatyypin, koodauksen jne. ( kuva 7). Täydellisen Unicode-tuen ansiosta haku suoritetaan oikein, ei vain yhdellä kielellä olevissa asiakirjoissa, vaan myös monikielisissä asiakirjoissa (esimerkiksi tekstillä venäjän ja saksan kielellä samanaikaisesti). Asiakirjoja on mahdollista etsiä etänä Internetin kautta ja päästä löydettyihin asiakirjoihin myöhemmin minkä tahansa Internet-selaimen, esimerkiksi Internet Explorerin, kautta. Hakutulokset voidaan esittää otetilassa, kun valittujen asiakirjojen merkittävimmät (oleelliset) fragmentit näkyvät löydetyt sanat korostettuina, ja taulukkotilassa, kun asiakirjoista näytetään lyhyttä tietoa (kuva 8). , jonka mukaan ne voidaan lajitella.

Riisi. 7. Etsi asiakirjoja "Archivarius 3000" -ympäristöstä

Riisi. 8. Vaihtoehdot hakutulosten esittämiseen
"Archivarius 3000" -ohjelmassa

Vakioasiakirjojen täyttäminen

Vakioasiakirjojen laatiminen vie merkittävän osan ajasta niiltä käyttäjiltä, jotka päivystävät erilaisten asiakirjojen laatimista vakuutusyhtiöissä, pankeissa, notaaritoimistoissa, erilaisia palveluja tarjoavissa yrityksissä jne. Yleensä tällaiset dokumentit luodaan tekstieditorissa Wordissa alun perin kehitettyjen perusdokumenttien pohjalta, joissa osa muuttuvista tiedoista yksinkertaisesti korvataan. Tässä ei ole mitään monimutkaista, mutta suurilla dokumentaatiomäärillä virheet ovat väistämättömiä - voit esimerkiksi syöttää tietoja vahingossa väärään paikkaan tai poistaa muutaman sanan asiakirjasta jne. Siksi on toivottavaa, että vain ne kentät, joihin tietoja tulee syöttää, ovat avoinna syötettäviksi ja kaikki muu teksti on estetty. Kehittäjät tarjoavat mahdollisuuden luoda tällaisia asiakirjoja Wordissa. Riittää, kun kehitetään mallisarja kaikille organisaatiossa käytettäville vakioasiakirjoille, kielletään pysyvien tietojen muuttaminen jokaiselle mallille (komento Palvelu -> Aseta suojaus -> Estä kaikki muutokset paitsi tietojen syöttäminen lomakekenttiin) ja kouluttaa käyttäjiä luomaan asiakirjoja malleista. Tyypillisissä asiakirjoissa, joissa on suhteellisen vähän muuttuvaa tietoa, tällaiset mallit riittävät nopeuttamaan merkittävästi asiakirjojen valmistelua ja vähentämään virheiden riskiä.

Käytännössä kuitenkin käytetään monia vakiodokumentteja, joissa muuttuva tieto vie jopa puolet tilavuudesta ja osa muuttujatiedoista muodossa tai toisessa toistuu toistuvasti (kuva 9) - esimerkiksi koko nimi. eri tapauksissa kirjoittaminen syötetyille päivämäärille tai summille jne. Tässä tapauksessa Word-pohjien käytöstä ei ole juurikaan hyötyä, koska asiakirjojen täyttäminen jopa mallipohjien kautta vie paljon aikaa, koska kaikki muuttuvat tiedot on syötettävä manuaalisesti.

Riisi. 9. Esimerkki asiakirjasta, jolla on suuri volyymi
muuttuvaa tietoa

Vakioasiakirjojen laatimisessa on vielä yksi erikoisuus - usein vaaditaan useampi kuin yksi asiakirja, mutta useita kerralla (esimerkiksi pankkisopimuksen tekemiseksi säilytyskeskuksen avaamisesta tarvitaan kolmen tai neljän tyyppisiä sopimuksia allekirjoitus). Näin ollen samat tiedot joudutaan syöttämään eri asiakirjoihin, mikä vie myös paljon aikaa ja virheiden todennäköisyys kasvaa vastaavasti. Paljon nopeammin voit laatia tällaisia asiakirjoja käyttämällä erikoissovelluksia, jotka on suunniteltu automatisoimaan standardiasiakirjojen, kuten AutoDoc tai Blitz Document, valmistusprosessi. Nämä sovellukset perustuvat myös mallien käyttöön, jotka, toisin kuin tavalliset Word-mallit, eivät vain salli tietojen syöttämistä niille varattuihin kenttiin (joita varten käyttäjän on täytettävä joukko lomakkeita tiedoilla), vaan ne myös tietävät. kuinka muuntaa syötetyt tiedot ohjelmoidulla tavalla, esimerkiksi voi korvata numeron sanoilla, tehdä sanojen ja lauseiden deklinaatioita kieliopin tapauksilla jne. Seurauksena on, että tarvittavat asiakirjat täytetään nopeasti, ja tässä tapauksessa tehtävien virheiden määrä on suuruusluokkaa pienempi kuin niiden perinteisessä Wordissa valmistuksessa. Lisäksi vakioasiakirjojen luominen erikoisratkaisujen avulla on houkuttelevaa myös siksi, että kaikki luodut dokumentit luetteloidaan automaattisesti ja jatkossa niistä ei ole ongelma löytää mitään, eikä käyttäjän tarvitse tuntea dokumentaation hienouksia, koska kaikki oikeudelliset vivahteet on jo otettu huomioon malleissa.

AutoDoc 1.2

Kehittäjä: EleWise

Jakelun koko: 6 Mt

Työ hallinnassa: Windows 2000 / XP / 2003

Jakelutapa: shareware (toiminnallisesti rajoitettu demoversio - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Hinta:"AutoDoc-Personal" - 1980 ruplaa., "AutoDoc-Server" - 2980 ruplaa., "AutoDoc-Client" - 1490 ruplaa.

"AutoDoc" on ohjelma, jonka avulla voit automatisoida ja nopeuttaa standardiasiakirjojen täyttöä käyttämällä MS Wordilla luotuja malleja ja johtavaa näillä malleilla tehtyjen asiakirjojen ja tietueiden arkistoa. Uusien asiakirjojen luontiprosessi siinä on erittäin automatisoitu - valitse vain vaadittu liiketoimintaskenaario yleisestä skenaarioiden luettelosta (liiketoimintaskenaario tarkoittaa mukautettua mallia) ja täytä syöttölomake vaadituilla tiedoilla (kuva 10). Luotua asiakirjaa voi tarkastella, tallentaa, tulostaa tai avata Wordissa lisämuokkausta varten.

Riisi. 10. Dokumentin luominen komentosarjan "AutoDoc" mukaan

Sisäänrakennettujen komentosarjojen määrä on pieni (kuva 11), mutta sitä voidaan laajentaa mukautetuilla skripteillä, joiden luontiprosessi on esitetty yksityiskohtaisesti ja selkeästi ohjeessa ja jota ohjattu toiminto hallitsee täysin, ja siksi se on saatavilla. useimmille käyttäjille. Uuden skriptin kehittämiseen kuuluu viisi vaihetta: skriptin nimen syöttäminen, mallipohjan luominen, muuttujien määrittely, skriptin asettaminen ja testaus sekä sen tallentaminen jatkomuokkausta varten (kuva 12). Ensi silmäyksellä mallin valmistelu voi aiheuttaa vaikeuksia, koska se on luotava manuaalisesti Wordissa, mikä edellyttää komentosarjakielen tuntemusta. Mutta käytännössä kaikki on paljon yksinkertaisempaa - riittää, kun ymmärrät, että muuttujat syötetään aaltosulkeisiin ja $-merkki asetetaan niiden eteen, muu teksti tulostetaan tavalliseen tapaan (kuva 13). Uusia malleja voidaan luoda ei vain tyhjästä, vaan myös olemassa olevien mallien tai valmiiden asiakirjojen perusteella - ensimmäisessä tapauksessa sinun tarvitsee vain muuttaa skriptiasetuksia ja testata se muuttuneilla asetuksilla, ja toisessa tapauksessa avata valmis dokumentti, korvaa muuttuvat tiedot muuttujilla ja määritä se ohjelmaksi malliksi. Muuttujia voi olla useita tyyppejä, mukaan lukien ne, jotka sallivat:

syötä tiedot useisiin kenttiin kerralla: koko nimi, passitiedot, yritystiedot jne.;
valitse muuttujan arvo arvojoukosta;
suorita erilaisia toimintoja ja muunnoksia: laske luvun prosenttiosuus tai ALV summasta, muunna numero merkkijonoksi, syötä nykyinen päivämäärä jne.;
ilmaisee sanan tai lauseen tietyssä tapauksessa jne.

AutoDoc-liiketoimintaskenaarioiden mukaan luodut asiakirjat tallennetaan selkeästi jäsenneltyinä tietueina, joten voit milloin tahansa löytää haluamasi asiakirjan suodattamalla tai hakemalla, tarkastella, tulostaa, luoda uudelleen tai poistaa sen.

Riisi. 11. Ikkuna "AutoDoc", jossa on luettelo sisäänrakennetuista ryhmistä
liiketoimintaskenaarioita

Riisi. 12. Uuden skriptin kehittäminen "AutoDocissa"

Riisi. 13. Esimerkki mallitekstistä "AutoDocissa",
jossa on neljä muuttujaa: "number",
"Kuukausi", "organisaatio" ja "koko nimi"

Ohjelma toimitetaan kahdessa versiossa: yhden käyttäjän - "AutoDoc-Personal" ja usean käyttäjän (verkko), joita edustaa kaksi moduulia - "AutoDoc-Server" ja "AutoDoc-Client". Yhden käyttäjän versiossa kaikki järjestelmäkomponentit sijaitsevat paikallisella tietokoneella, ja usean käyttäjän skriptien, mallien ja tietueiden tietokannassa se asennetaan palvelimelle ja vain asiakasosa asennetaan käyttäjän tietokoneisiin, joka mahdollistaa kaikkien palvelimelle tallennettujen AutoDoc-materiaalien käytön.

Blitz-dokumentti 3.4.1

Kehittäjä: BlitzSoft

Jakelun koko: 991 kt

Työ hallinnassa: Windows NT / 2000 / XP / 2003 / Vista

Jakelutapa: shareware (toiminnallisesti rajoitettu demoversio - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Hinta: RUB 500

Blitz Document on kompakti ohjelma vakioasiakirjojen automaattiseen kokoamiseen käyttämällä komentosarjamalleja. Sen avulla voit nopeasti luoda dokumentteja, jotka perustuvat sisäänrakennetuille malleille, joita on enemmän kuin 30 (kuva 14), tai mukautettuja komentosarjoja, jotka voidaan kehittää sisäänrakennettujen mallien tai tyhjien asettelujen perusteella. Asiakirjan luominen valmiin skriptin perusteella on erittäin yksinkertaista - valitse vain komentosarjan tyyppi ja seuraa ohjatun toiminnon ohjeita, joka ohjaa käyttäjän uskollisesti läpi asiakirjan valmistelun kaikki vaiheet (kuva 15). Valmis dokumentti voidaan tarkastella, tulostaa, muokata sisäänrakennetussa tekstieditorissa (voit korjata sekä muuttuvia että pysyviä tietoja) tai avata muokattavaksi Wordissa.

Riisi. 14. Luettelo sisäänrakennetuista skripteistä Blitz Document

Riisi. 15. Käsikirjoitusdokumentin luominen
Blitz-dokumentti

Luotujen mallien kehittäminen on hieman vaikeampaa, mutta se on myös useimpien käyttäjien vallassa. Totta, tämän ominaisuuden hallitseminen vie jonkin aikaa, koska valitettavasti ohjelmaan liitetyt viitetiedot on suunniteltu riittävän koulutetuille käyttäjille (se on erittäin niukka eikä sisällä kuvia tai esimerkkejä). Teknisesti uuden mallipohjan luominen koostuu kahdesta vaiheesta: sisäänrakennetun mallin tai asettelun valinta, jonka perusteella uusi mallipohja kehitetään, ja siihen sisältyvien vakio- ja muuttujatietojen peräkkäinen korjaus ( kuva 16). Pysyvät tiedot syötetään todellisessa muodossaan, mutta ei suoraan tekstiin, vaan valintaikkunoiden kautta. Myös muuttujatietoja korjataan dialogin aikana, eikä niitä enää syötetä suoraan, vaan korvataan korvausmerkeillä varustetuilla muuttujilla, jotka on muotoiltu ottaen huomioon ohjelmassa käytettävä skriptikieli. Skriptit voivat paitsi näyttää asiakirjaa luotaessa syötetyn tekstin, myös muokata sitä käyttämällä tietojen korvaus- tai muunnoskomentoja. Se tarjotaan esimerkiksi:

Riisi. 16. Uuden mallipohjan kehittäminen asettelun perusteella
Blitz Documentissa

sanojen ja lauseiden käännös kieliopin tapauksin;
numeroiden muuntaminen merkkijonoiksi;
kalenteripäivämäärien kääntäminen merkkijonoiksi;
laki- ja liikeasiakirjoissa käytettyjen laskelmien suorittaminen;
tekstin muuttaminen syötettyjen tietojen arvon mukaan jne.

Blitz Documentilla luodut asiakirjat tallennetaan strukturoituihin kirjanpitopäiväkirjoihin - näin voit nopeasti selata dokumentaatiota ja saada lähes välittömästi pääsyn tarvittaviin materiaaleihin esimerkiksi niiden tulostamiseen. Lisäksi dokumentit voidaan ryhmitellä virtuaalitiedostoiksi, jolloin pääset nopeasti käsiksi tietokannassa esiintyvään tiettyyn aiheeseen tai kohteeseen liittyvään materiaaliin.

Tekstin tunnistaminen skannatuista asiakirjoista

Käyttäjät, jotka joutuvat usein kääntämään paperiasiakirjoja (kirjan, sanomalehden, aikakauslehden tai faksin sivuja) sähköisesti muokattavaan muotoon, eivät tule toimeen ilman merkintunnistusjärjestelmää tai OCR-järjestelmää (Optical Character Recognition), joka on suunniteltu syöttämään tekstiä automaattisesti paperille. asiakirjat tietokoneeseen. Teoriassa voit käyttää ABBYYn FineReaderia tai Cognitive Technologiesin CuneiFormia – molemmat ovat toimintavarmoja ja niillä on korkea tunnistustarkkuus. Mutta FineReader-paketissa on yksinkertaistettu ja edullinen versio ABBYY FineReader 8.0 Home Editionista kotikäyttäjille, mikä tekee siitä houkuttelevamman laajemmalle yleisölle.

ABBYY FineReader 8.0

Kehittäjä: ABBYY-ohjelmisto

Jakelun koko: 40,5 Mt

Työ hallinnassa: Windows 98 / Me / NT 4.0 / 2000 / XP

Jakelutapa: shareware (FineReader Home Editionin demoversio puuttuu, FineReader Professional Editionin toiminnallisesti rajoitettu demoversio - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Hinta: FineReader Home Edition - 990 ruplaa, FineReader Professional Edition - 3750 ruplaa.

ABBYY FineReader on ihanteellinen ratkaisu sellaisten asiakirjojen tunnistamiseen, joissa ei tunnisteta vain tekstiä, vaan myös muotoilua, mikä varmistaa taulukoiden, kuvien ja tekstin sarakkeiksi eritellyn tarkan siirron (kuva 17). Ohjelma on helppokäyttöinen, se tunnistaa monikieliset (179 kieltä tuetaan) ja monisivuiset asiakirjat. On mahdollista tunnistaa koko asiakirja kokonaisuutena tai sen yksittäiset sivut. Tulos voidaan tallentaa johonkin yleisimmistä muodoista: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT tai PDF. Mahdollisuus tallentaa tunnistustulokset vaiheittain virheiden poistamiseksi. OCR-tulokset voidaan viedä suoraan Microsoft Wordiin, Exceliin, Lotus Word Prohon, Corel WordPerectiin ja Adobe Acrobatiin. Sisäänrakennettu oikeinkirjoituksen tarkistus (36 kielelle) auttaa nopeuttamaan tuloksen tarkistusta, ja integrointi Microsoft Wordiin mahdollistaa ohjelman kutsumisen suoraan Wordista ilman, että tekstin kanssa työskenteleminen häiritsee.

Riisi. 17. Asiakirjan tunnistuksen tulos
ABBYY FineReader Home Editionissa

Ohjelmasta on kaksi versiota: aloitteleville käyttäjille suunniteltu FineReader Home Edition ja ammattilaisille suunnattu FineReader Professional Edition. Ammattimainen versio antaa sinun hallita tunnistusparametreja (muuta tilaa, suorita tunnistus koulutuksella) ja siinä on monipuolisempi joukko tunnistustoimintoja (PDF-tiedostojen tunnistus, digitaalikameralla otettu teksti jne.). Lisäksi Professional Edition tarjoaa lisää erilaisia tallennusmuotoja, lisäsi mahdollisuuden tunnistaa viivakoodit ja tunnistaa nopeasti kuvakaappaukset Screenshot Reader -apuohjelman avulla.

Asiakirjojen muuntaminen PDF-muodosta

Kaikki tekninen dokumentaatio toimitetaan tänään PDF-muodossa, joka käyttää ilmaista Adobe Acrobat Reader -apuohjelmaa asiakirjojen katseluun. Mutta melko usein on tarpeen käyttää PDF-tiedostojen fragmentteja, kun valmistellaan omia asiakirjoja tai muokataan materiaaleja PDF-muodossa (esimerkiksi artikkeli, sopimus, raportti jne.). Ensimmäisessä tapauksessa sinun on purettava tekstin ja / tai kuvien fragmentteja PDF-tiedostoista (teoreettisesti tämä voidaan tehdä sisäänrakennetuilla Acrobat Reader -työkaluilla, mutta erittäin keskinkertaisella tuloksella). Toisessa tapauksessa sinun on muunnettava PDF-asiakirjat muokattavaan muotoon (esimerkiksi Word-muotoon) säilyttäen samalla alkuperäisen asiakirjan ulkoasu, jota ei edes ole saatavilla Acrobat Readerissa. Tällaisissa tapauksissa erikoisapuohjelmat tulevat apuun, joista houkuttelevimmat ovat ABBYY PDF Transformer- ja PDF2Word-paketit (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Harkitsemme niistä ensimmäistä - vaikka se on kalliimpi, siinä on venäjänkielinen käyttöliittymä ja sen avulla voit muuntaa PDF-tiedostoja useisiin muokattavissa oleviin muotoihin, ja se tunnistaa oikein paitsi englannin, myös venäjän tekstin.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Kehittäjä: ABBYY-ohjelmisto

Jakelun koko: 52 Mt

Työ hallinnassa: Windows 2000 (SP2 tai uudempi) / XP / Server 2003

Jakelutapa: shareware (15 päivän demoversio - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Hinta: RUB 1490

ABBYY PDF Transformer on apuohjelma PDF-dokumenttien muuntamiseen Microsoft Word -asiakirjamuotoihin (kuva 18), Exceliin sekä HTML- ja TXT-tiedostoihin. Paketissa on intuitiivinen käyttöliittymä ja se on erittäin helppokäyttöinen, ja siksi jopa aloittelevat käyttäjät voivat hallita sen.

ABBYY PDF Transformer voi muuntaa mitä tahansa PDF-tiedostoja, mukaan lukien tiedostot, joissa ei ole tekstikerrosta (sellaiset tiedostot saadaan useimmiten skannatuista asiakirjoista ja edustavat tekstin kuvaa), ja käsittelee oikein PDF-tiedostoja, jotka sisältävät minkä tahansa yhdistelmän tuettuja kieliä (mukaan lukien venäjä ja Englanti). Apuohjelma säilyttää tarkasti alkuperäisen asiakirjan ulkoasun (kuvat, taulukot, sarakeasettelu, linkit) ja antaa sinun hallita muunnos- ja tallennusvaihtoehtoja. Voit esimerkiksi määritellä selkeästi alueet, jotka ohjelman tulee havaita tekstinä tai kuvana (mikä on tärkeää monimutkaisille PDF-tiedostoille), tallentaa valmiin asiakirjan samalla mallilla kuin alkuperäisessä tai sarakkeena. tekstiä (kuvien kanssa tai ilman - valinnainen) jne. Tarvittaessa on mahdollista valikoivasti muuntaa yksittäisiä sivuja tai jopa niiden fragmentteja. Lisäksi ABBYY PDF Transformer voi suorittaa myös käänteisen muunnoksen, jonka avulla voit luoda PDF-tiedostoja Microsoft Word -asiakirjoista, Excel-laskentataulukoista, PowerPoint-esityksistä, Visio-kaavioista ja HTML-tiedostoista sekä melkein mistä tahansa sovelluksesta, joka tukee asiakirjan tulostamista (tämä on toteutettu virtuaalitulostimella PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

Evernote on voittanut monien tiedon järjestävien ihmisten sydämet. Siitä lähtien on ilmestynyt oma "Evernote" kapeampiin tehtäviin - kuten musiikin, videoiden, vaatteiden jne. järjestämiseen. Ja tietysti on olemassa ohjelmia tiedostojen järjestämiseen tietokoneellasi.

TagSpaces on monialustainen ohjelma tiedostojen järjestämiseen laitteillasi.

Edut:

Työskennellä yhteydettömässä tilassa;
Tukee Windowsia, Macia, Linuxia ja Androidia;
Voidaan ottaa käyttöön palvelimellasi;
Ei vaadi asennusta;
Avoin lähdekoodi

Haitat:

Ei iOS-versiota (virallinen);
Vaikea ymmärtää käyttöliittymää;
Ilmaisia suunnitelmia on rajoitetusti

Kuten useimmat avoimen lähdekoodin ohjelmat, TagSpaces on saatavilla kaikille suosituille alustoille, eikä se vaadi asennusta työpöydälle. Windowsissa sinun tarvitsee vain ladata arkisto (vain 70 Mt) ohjelman kanssa ja purkaa se haluamaasi hakemistoon. Tämä on hienoa, jos et pidä pilvistä, mutta haluat saada tarvitsemasi tiedot käden ulottuvilla. Heitä se USB-muistitikulle tai jaettuun kansioon ja työskentele erillään muusta maailmasta.

Ohjelman käynnistämisen jälkeen sinun tarvitsee vain hyväksyä lisenssisopimus ja voit aloittaa työskentelyn heti. Ei rekisteröintejä, salasanoja tai mitään muuta sinulle. Vain pieni esittely itse ohjelmasta.

Ohjelman päätarkoitus on järjestää tiedostoja tietokoneellasi. Itse tiedostot eivät vaikuta millään tavalla, ja ohjelma toimii täysin offline-tilassa. TagSpaces on enemmän lisäosa tavalliseen Exploreriin kuin ohjelma tietojen järjestämiseen.

Siksi aloittaaksesi sinun on valittava hakemistot, jotka haluat järjestää. Nämä voivat olla mitä tahansa tietokoneesi kansioita. Hakemiston nimi voidaan asettaa erilaiseksi kuin itse kansion nimi, samoin kuin määrittää sen näytön parametrit (luettelo, taulukko, galleria) ja valita oletushakemisto.

Tiedon järjestäminen

Kansiot voidaan lisätä toisiinsa ja siirtyä nopeasti kansioon, mutta tavallisessa Explorerissa.

Tietojen näyttötilat

Kansion sisällöstä riippuen sen näyttö muuttuu. Jostain syystä kansioiden oletusasetukset palautetaan ja viimeksi valitut asetukset näkyvät kaikille kansioille.

Toisin kuin tavallisessa Explorerissa, tiedostojen käsittelyyn ei ole niin paljon vaihtoehtoja. Voit luoda tekstitiedoston (Markdown-tuella), lisätä kansioita ja siinä kaikki.

Miksi TagSpaces asennetaan?

Koko "temppu" on kyky lisätä tunnisteita tiedostoihin tai kansioihin. Voit helposti lisätä haluamasi tunnisteet talousasiakirjoihin, valokuviin, musiikkiin tai mihin tahansa muuhun tiedostoon. Kun valitset tällaisen tunnisteen, tarvittavat tiedot näytetään, eikä sinun enää tarvitse käydä läpi eri kansioita etsiessäsi.

Tunnisteet itse kirjoitetaan tiedoston ominaisuuksiin, joten voit työskennellä niiden kanssa myös ilman asennettua ohjelmaa.

Kehittäjät itse vakuuttavat, että ohjelmaa voidaan käyttää vaihtoehtona Evernotelle. johon tuskin uskon.

Kun luot muistiinpanon, sen kopio tallennetaan tiedostona valittuun hakemistoon. Teksti-, Markdown- ja HTML-muotoja tuetaan. Chromelle on myös verkkoleikkuri, joka voi tallentaa sivuja suoraan laitteillesi.
Ohjelma tukee myös erilaisia laajennuksia, jotka on pääasiassa tarkoitettu tukemaan eri formaattien avaamista.

TagSpaces on avoimen lähdekoodin, mutta ei ilmainen. Kehittäjien mukaan ilmainen suunnitelma riittää useimmille käyttäjille. Mutta minulla ei edes riittänyt sen rajoitukset arvostelua varten. Pro-versio maksaa 39 €.

Kannattaako ottaa?

Minun mielipiteeni on ei. En ole ohjelman parissa työskennellessäni nähnyt käytännön hyötyä tästä tiedon organisointimenetelmästä. Käyttöliittymän sisällä tagien järjesteleminen näyttää kätevältä, nopealta ja tarvitsemasi tiedon löytämiseltä.

Käytännössä navigointi jopa itse ohjelman sisällä on erittäin hankalaa. Liikkuaksesi hakemistojen välillä sinun on tehtävä muutama ylimääräinen napsautus. Tunnisteet ovat erillisellä välilehdellä eivätkä tiedostoja katsellessa edes näy heti.

Tietojen lisäämiseksi sinun on myös suoritettava kymmeniä tarpeettomia toimintoja. Tämän seurauksena työ on vain ärsyttävää, ei nopeaa ja kätevää tiedostohakua. Ja jos haluat työskennellä tiedostojen kanssa, sinun on silti vaihdettava tavalliseen Exploreriin.