Excel защита отдельных ячеек от редактирования. Два способа, как защитить ячейки в Excel от изменений

Данные в Excel можно защищать от постороннего вмешательства. Это важно, потому что иногда вы тратите много времени и сил на создание сводной таблицы или объемного массива, а другой человек случайно или намеренно изменяет либо вовсе удаляет все ваши труды.

Рассмотрим способы защиты документа Excel и его отдельных элементов.

Защита ячейки Excel от изменения

Как поставить защиту на ячейку в Excel? По умолчанию все ячейки в Excel защищаемые. Это легко проверить: кликаем на любую ячейку правой кнопкой, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК – ЗАЩИТА. Видим, что галочка на пункте ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА проставлена. Но это еще не значит, что они уже защищены от изменений.

Зачем нам эта информация? Дело в том, что в Excel нет такой функции, которая позволяет защитить отдельную ячейку. Можно выбрать защиту листа, и тогда все ячейки на нем будут защищены от редактирования и другого вмешательства. С одной стороны это удобно, но что делать, если нам нужно защитить не все ячейки, а лишь некоторые?

Рассмотрим пример. Имеем простую таблицу с данными. Такую таблицу нам нужно разослать в филиалы, чтобы магазины заполнили столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО и отправили обратно. Во избежание внесения каких-то изменений в другие ячейки, защитим их.

Для начала освободим от защиты те ячейки, куда сотрудники филиалов будут вносить изменения. Выделяем D4:D11, правой кнопкой вызываем меню, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК и убираем галочку с пункта ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА.

Теперь выбираем вкладку РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ – ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ. Появляется такое окно, где будут проставлены 2 галочки. Первую из них мы убираем, чтобы исключить любое вмешательство сотрудников филиалов, кроме заполнения столбца ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Придумываем пароль и нажимаем ОК.

Внимание! Не забудьте свой пароль!

Теперь в диапазон D4:D11 посторонние лица смогут только вписать какое-то значение. Т.к. мы ограничили все остальные действия, никто не сможет даже изменить цвет фона. Все средства форматирования на верхней панели инструментов не активные. Т.е. они не работают.

Защита книги Excel от редактирования

Если на одном компьютере работает несколько человек, то целесообразно защищать свои документы от редактирования третьими лицами. Можно ставить защиту не только на отдельные листы, но и на всю книгу.

Когда книга будет защищена, посторонние смогут открывать документ, видеть написанные данные, но переименовать листы, вставить новый, поменять их расположение и т.п. Попробуем.

Прежнее форматирование сохраняем. Т.е. у нас по-прежнему можно вносить изменения только в столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Чтобы защитить книгу полностью, на вкладке РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ выбираем ЗАЩИТИТЬ КНИГУ. Оставляем галочки напротив пункта СТРУКТУРУ и придумываем пароль.

Теперь, если мы попробуем переименовать лист, у нас это не получится. Все команды серого цвета: они не работают.

Снимается защита с листа и книги теми же кнопками. При снятии система будет требовать тот же пароль.

Как защитить ячейки в Excel от редактирования, пошаговая инструкция и способы защиты данных в ячейках таблицы.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

Периодически, при работе с таблицами в Excel, требуется устанавливать защиту от намеренного или случайного редактирования. В особенности, это касается диапазонов, содержащих формулы для произведения каких-либо расчетов.

Ведь если другой пользователь внесёт какие-то изменения в проделанную вами ранее работу, то последствия могут быть весьма неприятными.

Как защитить ячейки в Excel от редактирования

В Excel имеется возможность установки, как полной защиты страницы от корректирования данных, так и частичной. Поэтому, выбор остаётся исключительно за самим пользователем, решившим защитить данные.

Защищаем определённые ячейки

Итак, если вам требуется защитить от внесения корректировок определеннее ячейки, тогда проделываете следующее:

Аналогичен принцип действий и при использовании вкладки «Рецензирование».

Но в этом случае сначала выбираете «Защитить лист», а затем отмечаете «Выделение заблокированных ячеек».

Таким образом, если кто-то захочет внести изменения в определённую область, то без знания, установленного вами ранее пароля, ничего не получиться.

Как снять защиту

Чтобы разблокировать доступ и сделать возможным внесение корректировок, также через «Рецензирование» или раздел «Ячейки» в главном меню, переходите в «Защиту листа» и выбираете «Снять защиту листа». Далее вводите указанный при блокировке пароль.

Пароль лучше всего записать и сохранить в надёжном месте. В случае его утери, восстановить пароль нельзя. При введении пароля важно правильно вводить прописные и заглавные буквы. Так как если вы написали, например имя своей собаки с заглавной буквы, а затем ввели пароль с маленькой, то вам укажут на то, что пароль неверный.

Защищаем страницу

В ситуации, когда нужно защитить всю таблицу от непредвиденных изменений требуется:

Перейти в «Рецензирование» и в подразделе «Изменения» нажать на «Защитить лист».
Далее снимаете галочку с первой строчки и оставляете напротив записи «Выделение незаблокированных ячеек».
Затем в поле «Пароль для…» указываете пароль и повторяете его.
Нажимаете на «ОК».

Универсальный способ защиты

Если вам требуется защитить не конкретную область в таблице, а все данные находящиеся на странице в целом, тогда наведите мышку в левый нижний угол, где находятся листы.

Кстати название заполненного листа может быть не стандартным «Лист 1», а каким-нибудь ещё. Это не очень важно.

Итак, приступим:

В результате, при попытке внесения каких-либо изменений, будет запрашиваться пароль. Когда нужно открыть доступ, для возможности внесения корректировок, тогда также наводите мышку нижнюю часть программного окна с левой стороны.

Затем, нажимаете по ней правой кнопкой мышки. Далее выбираете — «Снять защиту…», или используете для этих целей «Рецензирование».

Резюме

Как можно увидеть, при возникновении вопроса о том, как защитить ячейки в Excel от редактирования, имеется несколько вариантов его решения. Всё зависит от того, нужно ли защищать все данные на одном листе или лишь определённые области.

На лист можно поставить защиту, при которой все могут просматривать содержание листа, но нельзя ничего в нем изменять. Так же можно заблокировать все, кроме диапазона ячеек для ввода данных. А иногда можем просто скрыть формулы или источники данных.

Как поставить защиту в Excel на лист

В таблице данных защитим ячейки листа от изменений, данных в шапке и строке итоговых значений.

Теперь проверим. Попробуйте вводить данные в любую ячейку вне диапазона B2:B6. В результате получаем сообщение: «Ячейка защищена от изменений». Но если мы захотим отформатировать любую ячейку на листе (например, изменить цвет фона) – нам это удастся без ограничений. Так же без ограничений мы можем делать любые изменения в диапазоне B2:B6. Как вводить данные, так и форматировать их.

Как видно на рисунке, в окне «Защита листа» содержится большое количество опций, которыми можно гибко настраивать ограничение доступа к данным листа.

Как скрыть формулу в ячейке Excel

Часто бывает так, что самое ценное на листе это формулы, которые могут быть достаточно сложными. Данный пример сохраняет формулы от случайного удаления, изменения или копирования. Но их можно просматривать. Если перейти в ячейку B7, то в строке формул мы увидим: «СУММ(B2:B6)» .

Теперь попробуем защитить формулу не только от удаления и редактирования, а и от просмотра. Решить данную задачу можно двумя способами:

Запретить выделять ячейки на листе.
Включить скрытие содержимого ячейки.

Рассмотрим, как реализовать второй способ:

Теперь переходим на ячейку B7 и убеждаемся в том, что в строке формул ничего не отображается. Даже результат вычисления формулы.

Примечание. Закладка «Защита» доступна только при незащищенном листе.

Как скрыть лист в Excel

Допустим нам нужно скрыть закупочные цены и наценку в прайс-листе:

Внимание! Защита листа является наименее безопасной защитой в Excel. Получить пароль можно практически мгновенно с помощью программ для взлома. Например, таких как: Advanced Office Password Recovery – эта программа позволяет снять защиту листа Excel, макросов и т.п.

Полезный совет! Чтобы посмотреть скрытые листы Excel и узнать их истинное количество в защищенной книге, нужно открыть режим редактирования макросов (Alt+F11). В левом окне «VBAProject» будут отображаться все листы с их именами.

Но и здесь может быть закрыт доступ паролем. Для этого выбираем инструмент: «Tools»-«VBAProjectProperties»-«Protection» и в соответствующих полях вводим пароль. С другой стороны, если установленные пароли значит, книга скрывает часть данных от пользователя. А при большом желании пользователь рано или поздно найдет способ получить доступ этим к данным. Об этом следует помнить, когда Вы хотите показать только часть данных, а часть желаете скрыть! В данном случае следует правильно оценивать уровень секретности информации, которая предоставляется другим лицам. Ответственность за безопасность в первую очередь лежит на Вас.

Примечание. Группировка при защите листа Excel – не работает при любых настройках. Сделать доступную в полноценном режиме функцию группировки на защищенном листе можно только с помощью макросов.

В Microsoft Excel реализовано несколько уровней защиты и безопасности, которые позволяют управлять доступом к данным MS Excel: защита ячеек, защита листа, защита книги (защита структуры и окон) и защита всего файла от просмотра и изменения. Рассмотрим эти способы защиты подробнее.

Как защитить ячейки в Excel от изменения?

Файл, созданный в приложении Microsoft Excel, основной составляющей которого является рабочий лист, называется рабочей книгой. Таким образом, все рабочие книги Excel состоят из рабочих листов. Книга не может содержать менее одного листа. Рабочие листы в свою очередь состоят из ячеек, организованных в вертикальные столбцы и горизонтальные строки. Ячейки рабочих листов содержат различного рода информацию о числовых форматах, о выравнивании, отображении и направлении текста, о названии, начертании, размере и цвете шрифта, о типе линий и цвете границ, о цвете фона и наконец о защите. Все эти данные можно увидеть, если в контекстном меню, которое вызывается правой кнопкой мыши, выбрать пункт "Формат ячеек". В появившемся диалоговом окне, на вкладке "Защита" есть две опции: "Защищаемая ячейка" и "Скрыть формулы". По умолчанию во всех ячейках установлен флажок в поле "Защищаемая" и не установлен флажок в поле "Скрыть формулы". Установленный флажок в поле "Защищаемая ячейка" еще не означает, что ячейка уже защищена от изменений , это означает лишь то, что ячейка станет защищенной после того, как будет установлена защита листа.

Можно защищать не все ячейки, а только часть их, оставляя при этом возможность другим пользователям вводить и изменять данные в незащищенные ячейки. Для того, чтобы сделать часть ячеек не защищаемыми, необходимо выделить нужный диапазон ячеек листа и кликнуть правой кнопкой мыши в области выделенных ячеек, после этого выбрать пункт контекстного меню «Формат ячеек…». В появившемся окне с названием «Списки» либо "Формат ячеек" (в зависимости от версии Excel) перейти на закладку «Защита», и снять флажок в поле «Защищаемая ячейка».

В этом же окне можно скрывать формулы и отображать их обратно для просмотра. Под скрытием формул подразумевается не только скрытие непосредственно формул, но и отображения любого содержимого ячеек в строке формул.

При выборочной установке либо снятии свойств "Защищаемая ячейка" и/или "Скрыть формулы", когда например необходимо снять защиту с одной группы или диапазона ячеек и оставить её для другой группы либо диапазона, удобно использовать стандартное средство Excel для выделения группы ячеек, которое находится на вкладке "Главная", в группе кнопок "Редактирование", в меню кнопки "Найти и выделить", пункт "Выделить группу ячеек". Существуют и дополнительные удобные инструменты для установки и снятия защиты ячеек .

Как установить защиту листа (элементов листа) в Excel?

Для того, чтобы восстановить полный доступ к элементам, необходимо снять защиту листа. Перед отображением скрытых строк и столбцов нужно также предварительно снять защиту листа , после этого скрытые столбцы и строки отображаются в обычном порядке.

Защита отдельных элементов книги Excel (структуры и окон)

Все рассмотренные уровни защиты являются взаимодополняющими, но не предназначены для защиты конфиденциальных данных.

Внимание! Если кнопки "Защитить лист" и "Защитить книгу" неактивны , значит на вкладке "Правка" в поле "Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно" установлен флажок. Для того, чтобы снять флажок, необходимо зайти в пункт меню Сервис/Доступ к книге...(если работа ведется в Excel 2003) либо на вкладке "Рецензирование", в группе кнопок "Изменения" нажать кнопку "Доступ к книге" (если работа ведется в Excel 2007/2010/2013).

Защита паролем всего файла книги Excel от просмотра и внесения изменений

Этот способ защиты данных в Excel обеспечивает оптимальную безопасность, ограничивая доступ к файлу и исключая возможность несанкционированного открытия файла. Защищается файл паролем, длина которого не должна превышать 255 символов. Могут использоваться любые символы, пробелы, цифры и буквы, как русские, так и английские, но пароли с русскими буквами неправильно распознаются при использовании Excel на компьютерах Macintosh. Доступ к книгам, защищенным паролем, получают только пользователи, знающие пароль. Можно задавать два отдельных пароля на открытие (просмотр) файла и на внесение изменений в файл. Защита с помощью пароля на открытие и просмотр файла использует шифрование. Пароль на внесение изменений в файл не шифруется.

Установить пароль на открытие файла в Excel 2007 можно двумя способами. В меню Office/Подготовить/Зашифровать документ

после нажатия кнопки "Зашифровать документ" появляется окно "Шифрование документа", в котором вводится пароль

Пароль на открытие и изменение файла можно также установить при сохранении файла. Для этого в окне «Сохранение документа» необходимо нажать кнопку «Сервис» и выбрать пункт "Общие параметры..."

после этого появится окно с названием "Общие параметры", в котором можно по отдельности ввести пароль для открытия файла и пароль для сохранения в нем внесенных изменений.

Установить пароль на открытие файла в Excel 2010 можно на вкладке «Файл» в группе «Сведения» в меню кнопки «Защитить книгу», выбрав пункт «Зашифровать паролем»

Окно для ввода пароля выглядит абсолютно аналогично такому же окну в Excel 2007. Точно также как и в Excel 2007 можно ввести пароли на открытие файла и на внесение изменений в них отдельными паролями при сохранении файла.

При вводе пароля, он не отображается на экране, вместо символов пароля отображаются точки. Рекомендуется использовать сложные пароли, которые состоят из сочетания как строчных так и прописных букв, цифр, а также различных символов. Пароли, которые не содержат комбинации таких элементов, являются ненадежными. Во избежание случайных ошибок при вводе пароля появляется окно подтверждения пароля. В Excel нет стандартных средств для восстановления забытых паролей. Для предотвращения утраты паролей рекомендуется либо составлять их таким образом, чтобы можно было запомнить, либо держать записанные пароли в надежном месте.

Итак, для начала – как отличить защищенную ячейку от незащищенной? Выделите ячейку/ячейки, нажмите на одну из них правой кнопкой и в контекстном меню выберите “Формат ячеек…”.

2 шаг

Перейдите на вкладку “Защита”. Это самая правая вкладка в окне форматирования ячейки.
Посмотрите на две галочки, которые там есть.
Если верхняя (“Защищаемая ячейка”) отмечена – значит, редактирование данных ячеек будет недоступно, если включить защиту листа. Если же её снять – ее можно будет редактировать даже в режиме защиты.
Если отмечена нижняя (“Скрыть формулы”) – при защите листа нельзя будет увидеть формулу ячейки в строке формул.
Нажмите “ОК”, чтобы закрыть данное окно.
По умолчанию у всех ячеек верхняя отмечена

3 шаг

Выберите в меню сверху пункт “Сервис → Защита → Защитить лист…”.

4 шаг

Вы увидите окно, в котором можно настроить, как именно будет защищен лист. Можно ввести в текстовое поле пароль, который необходимо будет ввести для снятия защиты.
Теперь об основных галочках в рамке “Разрешить всем пользователям листа”. “Выделение заблокированных ячеек” – можно ли выделять ячейки, у которых стоит галочка “Защищаемая ячейка” (см. шаг 2), “Выделение незаблокированных ячеек” – у которых не стоит. “Форматирование ячеек/столбцов/строк” – можно ли формать формат ячеек (цвет, шрифт, границы, …), стобцов (ширина), строк (высота). “Вставку стобцов/строк/гиперссылок” – можно ли добавлять на страницу столбы, строки, вставлять гиперссылки, “Удаление столбцов/строк” – можно ли удалять столбцы и строки. Нажмите “ОК”, чтобы защитить лист.

5 шаг

Теперь Вы не сможете изменить содержимое ни одной из ячеек, у которых стояла галочка “Защищаемая ячейка”. Если попробуете, то увидите окно с сообщением, что Вы не можете этого сделать.

6 шаг

Чтобы снять защиту листа, выберите в меню пункт “Сервис → Защита → Снять защиту листа…”. Если Вы указывали пароль, защищая лист – Excel запросит у Вас пароль.

7 шаг

Теперь к практике. Для начала решите – какие ячейки должны быть защищены, а какие нет. На рисунке два примера – темным отмечены ячейки, которые должны быть заблокированы.
В левом проще сначала заблокировать все ячейки, потом разблокировать прямоугольное поле.
В правом проще сначала разблокировать все, потом заблокировать нужные ячейки.

8 шаг

Выделите все ячейки, нажав на прямоугольник на пересечении разметки столбцов и ячеек. Затем зайдите в уже знакомое нам окно “Формат ячеек” (нажмите правой кнопкой и выберите этот пункт в контекстном меню).