Как заархивировать файлы для отправки по почте. Отправка больших файлов по почте

Как известно, пропускная способность почтовых серверов и возможности специализированных программ, в плане размера отправляемых данных и скорости передачи информации, крайне ограничены. Поэтому большие файлы и папки приходится уменьшать в объеме. О том, как сжать файл для отправки по email, и пойдет речь в статье. Но нужно понимать, что сделать это без специальных программ не получится.

Как заархивировать файлы для отправки по почте: способы

О том, как создаются архивы, сказано уже немало. Однако мало кто знает, что в вопросе того, как заархивировать файлы для отправки по почте, можно использовать несколько методик, которые предлагаются современными приложениями-упаковщиками.

Как правило, любая программа этого типа при установке интегрирует собственные команды в контекстные меню Windows, в частности, в «Проводник». Поэтому создать архив и тут же отправить его по электронной почте в самом простом случае можно именно таким способом. Но тут есть свои тонкости, о которых будет сказано отдельно.

Можно пойти и окольным путем, создав сначала архивный каталог при помощи соответствующей программы в автоматическом режиме или добавив файлы и папки вручную с непосредственным вызовом приложения, а только потом отправить по почте, используя для это почтовый клиент или веб-сервис.

Что же касается программ, которые помогут решить проблему, как заархивировать файлы для отправки по почте, сегодня наиболее популярными являются утилиты вроде встроенного в Windows клиента WinZIP, а также приложения WinRAR и 7-Zip. Они в общих чертах обладают практически одинаковыми возможностями, однако есть и некоторые отличия, позволяющие производить весьма интересные действия.

Инструкция: как заархивировать папку или файл простейшим методом на примере WinRAR

К сожалению, встроенный в Windows инструмент WinZIP не в полной мере годится для выполнения автоматизированных действий, хотя и может использоваться для создания сжатых папок. Поэтому вопрос о том, как заархивировать файлы для отправки по почте, лучше всего рассматривать на примере архиватора WinRAR.

Для полной автоматизации процесса выбирается папка, файл или несколько файлов, после чего используется меню ПКМ, в котором имеется две строки: Compress and email и Compress to «название исходного файла» and email. При выборе первого варианта название архива пользователь задает сам, во втором случае имя присваивается автоматически по названию исходного объекта.

Но самая главная проблема здесь состоит в том, что отправка по умолчанию будет производиться исключительно при помощи собственного почтового клиента системы Outlook или другого приложения, используемого по умолчанию, поэтому для полной автоматизации в программе нужно изначально настроить пользовательский профиль (через веб-сервисы отправка не предусмотрена).

Дополнительные параметры и настройки

Более надежным решением проблемы того, как заархивировать файлы для отправки по почте, является самостоятельное создание архива с дальнейшим его вложением и при отправке через почтовые интернет-сервисы (у них и объем отправляемых данных выше).

Однако, если при использовании таких сервисов или средств Windows имеются ограничения, архив можно разбить на несколько частей, указав размер по своему усмотрению или выбрав из предлагаемого шаблона.

Кроме того, можно создать самораспаковывающий каталог формата SFX, чтобы получатель не мучился с его распаковкой. Для защиты информации можно установить пароль или использовать специальные алгоритмы шифрования данных.

И это уже не говоря об использовании смены выходного формата, установки степени компрессии и остальных дополнительных инструментах, которые в избытке имеются в любом приложении-упаковщике.

Краткие выводы

Наконец, если задаваться вопросами предпочтений, при использовании собственного почтового клиента Windows (или стороннего, установленного в системе по умолчанию), проще всего применять команды контекстного меню. В случае когда отправка производится с почтовых серверов в Интернете, сначала потребуется создать архив собственноручно, а только потом вставлять его в письмо как вложение. В любом случае архивация и отправка упакованных каталогов проблем даже у рядового пользователя вызывать не должны.

Не знаете, как сжать папку с файлами в ZIP ? Вы обратились по адресу! Прочитайте эту статью – и вы научитесь делать это быстро, просто, эффективно.

—mail не всегда есть вероятность того, что они дойдут до получателя. Во-первых, на многих почтовых сервисах стоят ограничения, и не всегда есть возможность выслать даже файлы весом в 100 Мб. Во-вторых, если трафик пользователя тарифицируется (а такое не редкость даже в наше дни – например, на мобильном интернете), каждый мегабайт на счету. И когда данные хорошенько упакованы, можно немного сэкономить на отправке.

Давайте разбираться, как заархивировать контент в папку с расширением ZIP . Почему именно зип? Потому что это самый популярный вид архивов. К тому же, его поддерживают даже штатные средства Виндовс.

Заархивируем в ZIP средствами OS WINDOWS

Вы можете применить такое сжатие на персональных компьютерах с различными версиями Windows . Штатные возможности ОС от Microsoft предполагают создание зип-архивов.

Выберите файл/папку, которые необходимо заархивировать, и кликните правой клавишей мыши. Появится системное окошко

Видите пункт Отправить? Наведите курсор, а затем кликните «Сжатая Zip -папка»:

Как только вы нажмёте на него, запустится сжатие:

Заархивированный файл/папка появятся рядом с оригиналом в ZIP — формате:

Думаете, будут ещё объяснения, как сделать ZIP -архив традиционным способом? Ничего подобного – на этом процедуру можно считать законченной. Позволяет ли она добиться существенно сжатия информации? Судите сами. Размер исходной папки с файлами – 6,26 Мб, после сжатия – 5,15 Мб.

Архивация в ZIP силами программы WinRAR

Если вы сжимаете объёмные материалы, и хотите сделать это максимально эффективно, стоит воспользоваться помощью специальных утилит. Например, WinRAR – она очень популярна в нашей стране.

Кстати, она не только быстро, качественно сжимает материалы, но ещё и может использоваться совершенно бесплатно. Итак, приступим!

После того, как была выполнена установка WinRAR на компьютере, кликните по выбранным файлам правой кнопкой мыши. Вы сразу видите 4 новых пункта с изображением упакованных книжек. Нас интересует первый пункт «Добавить в архив»:

В появившемся окошке есть замечательная возможность настроить такие параметры:

Формат. Какому формату отдать предпочтение? Выбирать вам, но когда нужен ZIP , в списке расширений он тоже есть.
Метод обновления. Например, можно выбрать «С заменой».
Тип сжатия. Чем выше качество, тем больше времени уйдёт на работу. Но и результат будет максимальным.
Доступ к файлу (установка пароля, если в этом есть необходимость).

Также программа ВинРАР предлагает несколько дополнительных параметров. Например, архивацию в фоновом режиме, выключение ПК после завершения архивирования, создание резервной копии, добавление комментария и так далее.

И не забудьте кликнуть «ОК», чтобы запустить процесс:

Вполне ожидаемо, что наш сжатый файлик появится в папке рядом с оригиналом:

Как видите, и здесь с архивацией файлов не возникло никаких вопросов.

Архивация с помощью 7ZIP

А вот и третий способ обработки файлов, который сводится к архивации материалов посредством 7zip . Многие пользователи согласятся с утверждением, что он является одним из самых продвинутых архиваторов на сегодняшний день. Недостаток всего один – архивы RAR эта программка не создаёт. Но поскольку нас с вами интересует именно формат ZIP , приложение как раз нам подходит.

Загрузите 7ZIP на нашем сайте. После установки программного обеспечения в контекстном меню появится пункт 7-Zip . Он и поможет нам заархивировать нужные файлы.

Выбираем «Добавить к архиву». Он поможет нам запустить окно с настройками. Как и в случае с WinRAR , есть возможность указать уровень сжатия, пароль, произвести другие настройки. Для запуска архивации просто жмём «ОК».

Мы рассмотрели 3 способа архивации файлов в формате ZIP . Теперь вы сможете не только сделать это без посторонней помощи, но и научите этому нехитрому ремеслу своих знакомых. Желаем приятного пользования!

Для начинающих пользователей ПК, и даже для более опытных в обращении с Windows юзеров, всегда актуален вопрос: как отправить по почте файлы большого размера? Или: как отправить одним кликом мыши множество фотографии? Эти вопросы действительно заслуживают отдельного рассмотрения, особенно для пользователей офисных версии почтовых программ.

Для пользователей почтовых сервисов от таких интернет-гигантов как: Google, Mail.ru, Yandex, отправка файлов большого размера упрощается облачными функциями предоставляемых для почты. При отправке больших файлов, сервис сам предложит закачать весомый файл сперва в облако, а затем сгенерировать ссылку на файл, которую в итоге можно отправить получателю по почте, в таком случае в архивации нет необходимости.

Для пользователей почтовых клиентов в среде Windows, дело обстоит по-другому. Для того чтобы отправить тяжелые файлы по почте необходимо предварительно их заархивировать. Для этого есть несколько причин:

Во-первых, следует знать что электронная почта не поддерживает посылку большеразмерных файлов, так как большинство почтовых серверов имеют встроенное ограничение для размеров отправляемых объектов, чаще всего по-умолчанию 10 мегабайтов.
Во-вторых, в случае отправки большого количества файлов, например фотографии, отправителю будет сложно единовременно вкладывать огромное количество файлов в тело письма.
В-третьих, почтовые службы запрещают отправку исполняемых файлов с расширением EXE, даже если пересылаемая вами программа, не содержит вирусов или прочих вредоносных скриптов.

Для каждого случая алгоритм решения различен.

Разделение файлов

В случае если сервер не позволяет отправить большое вложение (свыше 100 мегабайтов), выход только один - расщепление файлов на несколько частей. Для этого, следует установить на компьютер одну из популярных программ-архиваторов: 7 Zip File Manager или WinRAR, причем первый их них распространяется бесплатно.

Данный метод актуален при отправке видеофайлов с большим весом. Сразу взять и сжать видеофайл не получится, архиватор сожмёт видео в лучшем случае на 10%, причина - видеосъемка содержит пиксельную информацию которая не может быть потеряна, следовательно выход один - разделять файл.

Для разделения файла, следует запустить программу-архиватор (WinRAR), и в верхней панели выбрать пункт: “Добавить в архив”, указать на исходный файл. Затем следует настроить в диалоговом окне размер выходного файла, в нашем случае это строка “Разделить на тома размером:”, где следует указать 10 Мб, далее, в пункте “Метод сжатия” следует указать “Максимальный”, чтобы закончить архивацию файла нажмем кнопку “Ок”. В результате мы получим 10 файлов с размерами по 10 Мб, которые можно прикрепить как вложение в тело письма.

Сжатие множеств файлов в одном архиве

После успешной фотосессии, пользователь имеет сотни качественных фотографии которых часто бывает необходимо срочно куда-то отправить. По идее, вполне можно прикреплять их по-одному, но, теряя при этом время и сбиваясь со счета. Оптимальным решением будет сжать всю эту сотню-другую файлов в один
единственный архив, затратив на это всего минуту времени. Воспользуемся для этого бесплатным архиватором - 7 Zip File Manager.

Для начала, в проводнике файлов, выделяем одним секущим движением мыши все фотографии. Следующий шаг - кликом правой мыши вызываем контекстное меню и заходим в пункт 7-Zip, далее, в подменю выбираем “Отправить в архив”, затем в соответствующем поле вводим название выходного файла. Можно также указать уровень сжатия в выпадающей строке, интерфейс 7-Zip интуитивно понятен и не представляет затруднении при выборе настроек, заканчиваем архивацию нажатием кнопки “Ок”. Результатом будет появление одного файла-архива где собрана вся куча фотографии. Остается только отправить архив в виде вложения по почте.

Превращение программного файла EXE в архив

Часто возникает необходимость отправить по почте исполняемый файл EXE, называемый на жаргоне программистов как “Экзешник”. Почти все почтовые сервера имеют по-умолчанию политику безопасности, которая запрещает отправку таких файлов, так как часто под видом таких вложении происходит заражение компьютеров вирусами. Если отправитель уверен, что Экзешник не содержит в себе вредоносного кода, то можно воспользоваться единственно возможным способом обхода запрещающей политики почтовиков - совершить архивацию файла с расширением EXE.

Способ архивации в таком случае не отличается от вышеописанных, открыв программу-архиватор, кликайте кнопку “Добавить в архив”, далее в открывшемся диалоговом окне укажите степень сжатия, укажите имя выходного файла, и самое главное - установите уникальный пароль на открытие файла, кликнув для этого кнопку “Установить пароль” (архиватор WinRAR). Это необходимо для того, чтобы вложение с Экзешником не могли открыть посторонние люди. Всегда помните, что вы несете ответственность за распространение по сети файлов с расширением EXE! Пароль должен знать только целевой получатель которому вы сообщите его лично.

Видео урок

Электронная почта - удобный способ обмениваться файлами, в том числе и видео

Способы передачи больших данных

Наиболее популярные площадки для обмена сообщениями среди российских пользователей Gmail, Yandex и Mail.ru. Они позволяют прикреплять к сообщениям медиа и делиться новостями даже визуально. Тем не менее, есть ряд ограничений, в частности у каждого ящика есть лимит на размер вложений, поскольку e-mail - это все-таки способ передавать небольшие данные: отсканированные страницы, текстовые документы, таблицы, изображения и снимки. Поэтому перед отправкой часто требуется предварительно уменьшить размер видео .

☛ Использование штатных средств веб-версии

Несмотря на то, что в Gmail можно получить сообщение до 50 Мб, на отправку писем сохраняется лимит, составляющий 25 Мб. Если вложение превышает «критичный» объем, оно будет автоматически загружено на Google Диск , а ссылка на него прикреплена к сообщению.

Сервис gmail автоматически загружает объёмные файлы на гугл-диск

Чтобы не ожидать загрузки файла, можно предварительно поместить его в любое «облачное» хранилище, например, Dropbox, открыть к нему доступ, и добавить ссылку на скачивание самостоятельно. Для этого можно воспользоваться расширением Dropbox for Gmail , которое устанавливается из G Suite Marketplace при вызове пунктов: «Настройки» > «Установить расширения».

Используя расширение от Dropbox, вы сможете быстрее загружать ролики в облако

Ограничения на его использование стандартные, как и для десктопной версии: максимальный разовый объем - 350 Гб, а доступное пользователю дисковое пространство - 2Гб (для бесплатного аккаунта). Аналогично можно вставить ссылки и при отправлении сообщений из других сервисов - отличия лишь в интерфейсе управления.

☛ Как отправить видео, используя почтовые программы

Thunderbird - популярная программа для работы с электронными сообщениями, разработанная и распространяемая Mozilla. Имеет множество расширений. Среди них есть и те, что дают возможность вставлять в тело электронного письма ролики, превышающие допустимый лимит передачи.

Добавьте учётную запись и создайте сообщение

Загрузить их можно со страницы дополнений или запустив поиск в самом приложении («Настройки» > «Расширения»). Один из таких плагинов - Auto Compress File, позволяющий:

уменьшить величину вложения;
задействовать различные настройки сжатия;
применять черные и белые списки при отсылке.

Thunderbird и его дополнения позволяют существенно сокращать объём вложений

В свою очередь плагин AttachExtraTools дает возможность добавлять фильмы из 5 различных каталогов, архивировать их в формате ZIP, показывает объём после распаковки.

☛ При помощи стороннего ПО

Способы, рассмотренные ниже, позволят узнать, как сжать видео для отправки по почте с применением дополнительного ПО. Выберите подходящий вариант и следуйте представленным подсказкам. Вы можете:

Инструкция по созданию многотомного архива:

установите программу 7-Zip и запустите ее;
нажмите на кнопку «Создать новый архив»;
в пункте «Другие параметры» активируйте «Разделить на тома» и выберите необходимое количество Мб (с учетом того, что будет прикреплена еще служебная информация, которая может занимать до 5-10% объема);
добавьте файлы, которые необходимо подготовить к передаче;
загрузите результат и добавьте к e-mail.

С помощью 7-Zip вы сможете сжать видеофайл до оптимального размера и сразу отправить по почте

Как отправить видео по почте, подготовив его в редакторе

«ВидеоМОНТАЖ» или аналогичный софт для редактирования видео позволяет «нарезать» фильм в соответствии с требованиями провайдера, а также сжать их, сохранив в другом формате и разрешении.

Инструкция по «нарезке» в «ВидеоМОНТАЖЕ»:

запустите редактор;
в стартовом окне нажмите пункт «Нарезка»;
загрузите клип;
обозначьте отрезок, установив маркеры на шкале времени плеера;
если требуется создать несколько фрагментов, отмечайте их на таймлайне и нажимайте кнопку «Новый»;
прикрепите к письму и направьте адресату.

Вырежьте самые важные фрагменты из видео

В файловом менеджере

Большинство файловых менеджеров (Total Commander, Double Commander) позволяют разрезать любые файлы и сохранить их как в исходном, так и в сжатом виде.

Инструкция по нарезке для Double Commander :

выделите фильм, который требуется разделить;
пройдите по пути: «Файлы» > «Разрезать»;
установите каталог назначения;
в выпадающем списке определите количество частей и их размер (по имеющемуся шаблону или вручную);
отметьте создание контрольной суммы, чтобы получателю можно было проверить правильность «сборки»;
сохраните результат и вставьте его в сообщение.

Файловый менеджер поможет быстро разделить видео на части

Сжатие в RAR

Zip - привычный способ создать сжатую папку, но его эффективность может оказаться недостаточной, особенно, если ролик превышает ограничение всего на 10-15%. В этом случае воспользуйтесь RAR.

Инструкция по созданию архива при помощи WinRAR :

в контекстном меню выберите пункт «Добавить в архив»;
в открывшемся окне, укажите имя, установите формат (RAR или RAR5);
укажите метод сжатия. Лучше задействовать максимальный параметр, но стоит учитывать, что в этом случае обработка займет больше времени;
параметры словаря можно оставить без изменений;
отметьте пункт «Разделить на тома». Указать размер 23 Мб для каждой части - этого гарантированно хватит, чтобы почтовый сервер пропустил письмо.

Настройте параметры сжатия видео в архив

Смена кодека

Если ролик на пару Мб больше допустимой нормы вложения, его можно «пережать» более эффективными кодеками. Для этого, идеально подойдет «ВидеоМОНТАЖ», где вся настройка проста и интуитивно понятна. Так, если при съемке был применен MPEG2 (основной для DVD, HDR), его можно сменить на более эффективный x.264/MPEG-4. Для этого:

перетащите на монтажный стол клип, который необходимо обработать;

Добавьте видеофайл на шкалу времени

откорректируйте, при необходимости;
перейдите на вкладку «Создать»;
тип контейнера - AVI;

Выберите среди предложенных вариантов AVI

установите маркер для включения H.264 кодека;
введите размер - остальные параметры будут применены автоматически.

Настройте качество видеофайла

Помимо нарезки и кодирования, с помощью «ВидеоМОНТАЖа» можно:

менять или полностью удалять звуковые дорожки;
применять фильтры, корректировать яркость, контрастность и насыщенность изображения;
создавать текстовые надписи поверх картинки, титры;
осуществлять монтаж видео ;
использовать хромакей для смены фона;
готовить ролики для публикации на хостинге.

Эффекты из каталога программы за секунду преобразят любой видеоряд

А чтобы узнать о всех возможностях программы для редактирования видео , помимо того, как отправить видео по электронной почте - скачайте и попробуйте ее совершенно бесплатно. Задействуйте функции нарезки и конвертации для посылки фильмов и длинных роликов по e-mail - это очень просто!

Электронная почта – это не единственный способ общения через интернет. Существуют и более удобные сервисы обмена мгновенными сообщениями, однако email считается наиболее распространенным, так как у каждого активного пользователя есть почта на одном или сразу нескольких почтовых серверах.

Для email’а можно как архивировать файлы для отправки по почте, так и обходиться без этой функции. Сообщение может включать не только текстовую информацию в соответствующем поле, но и содержать прикрепленные файлы.
Зачем создавать архив?

В некоторых случаях даже удобней использовать второй способ, поскольку получателю для просмотра картинок даже не придется их скачивать. Некоторые почтовые сервисы предлагают функцию предпросмотра. Однако не всегда такой подход работает. Необходимость архивации появляется в следующих случаях:

Для пересылки используется программа или библиотека. Почтовые сервисы не пропускают прикрепленные документы формата.EXE, .BAT, .DLL, .CMD и некоторые другие. Кроме сжатия потребуется также установить пароль.
Отправить необходимо сразу несколько изображений или документов, к примеру, целую папку.
Материал слишком тяжелый и необходимо уменьшить его вес. Делается это для более быстрого скачивания, а также в случаях, когда почтовый сервис устанавливает ограничения на объем.

Архивирование для сжатия не всегда срабатывает, так как изображения, аудиозаписи и видео практически не теряют в объеме после процедуры, поэтому для обмена медиа-материалами лучше конвертировать их в другой формат.

Как архивировать файлы для отправки по почте

Возможность архивации файлов, а также просмотра их при получении появляется только при наличии программы-архиватора на компьютере. Существует 2 популярные программы:

7-Zip.

Их можно найти в интернете в свободном доступе. Для выполнения задач они не требуют регистрации или оплаты абонемента. Совместимы практически со всеми существующими ОС, так что в большинстве случаев архиваторы уже установлены у пользователя.

Для архивации пользователю необходимо подготовить документы. К примеру, изначально поместить их в папку с несколькими разделами, если это большое количество документов. Так отсылать чаще всего нужно в большом количестве, то удобнее собрать их в одном месте. Все выбранные для архивации файлы выделяются, после чего необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется выпадающее меню.

Возле некоторых пунктов нарисован значок архиватора – 3 цветных тома. Выбрать можно любой из этих вариантов, но предпочтительнее выбрать «Добавить в архив» или «Добавить в архив и отправить по e-mail». В этих случаях дополнительно откроется меню для настроек.

Варианты «Добавить в архив *название*», «Добавить в архив *название* и отправить по e-mail» будут учитывать стандартные настройки, поэтому сразу после выбора этих пунктов начнется процесс сжатия. Также можно воспользоваться пунктом «Отправить»-> «Сжатая Zip-папка», что также создаст архив с названием текущей папки.

Также создать архив можно прямо на рабочем столе, щелкнув правой кнопкой мыши по пустому месту. В выпадающем окне необходимо выбрать «Создать»-> «Архив Zip –WinRAR», после чего на рабочем столе появится пустая папка с архивом, требующая заполнить поле имя. Так как папка пустая, необходимо открыть этот файл и с помощью кнопки «Добавить» в верхней панели, выбрать определенные документы.

Настройки программы

Для архивации не требуется вносить специфических изменений в уже существующую систему, хотя вкладок для настроек в архиваторе достаточно много, обычному пользователю потребуется только раздел «Общие», но в некоторых старых версиях программы потребуется также вкладка «Дополнительно» для установки пароля. При работе непосредственно через программу необходимое меню с настройками появится сразу после попытки добавить документ.

Приложения WinRAR и 7-Zip могут иметь различный интерфейс. К примеру, у 7-Zip будет всего одна вкладка, однако ее наполнение практически полностью будет совпадать с разделом «Общие» в WinRar. Так как оба архиватора работают с форматами.rar и.zip юзер не замечает разницы от использования любого из архиваторов.

В разделе «Общие» требуется ввести имя. Изначально там уже прописано какое-то название. Оно может или совпадать с именем архивируемого объекта, или там прописывается Desktop. Задавать имя можно как кириллицей, так и латиницей, однако предпочтение лучше отдавать второму варианту. Латинские названия при отправке по почте легко кодируются, поэтому повреждений у практически не бывает.

Далее можно выбрать формат, как архивировать файлы для отправки по почте, но это не принципиально. Далее есть графа с выпадающим списком «Метод сжатия». По умолчанию там стоит «Обычный», но при передаче больших папок или изображений, которые плохо сжимаются, лучше выбрать «Максимальный».

На заметку: лучше всего поддаются архивированию текстовые документы, которые теряют более половины своего первоначального веса .

Еще ниже есть графа «Разделить на тома». Этой функцией стоит воспользоваться при пересылке крупных объектов, когда почтовый сервер устанавливает ограничения для приложения в одном письме.

В таком случае можно разделить файл на несколько, которые по объему будут проходить для отправки. Получатель должен скачать все части, после чего разархивировать их. Разархивация с недостающей частью невозможна, поэтому обязательно потребуются все тома.

В том же разделе «Общие» будет пункт «Установить пароль». Если он там отсутствует, значит, необходимо перейти во вкладку «Дополнительно». После нажатия «Установить пароль» откроется окно с двумя пустыми графами. В верхнем прописывается пароль, в нижнем он дублируется для проверки точности.

Пароль сохраняется, после чего распаковать архив можно будет только после введения утвержденного кода. Запакованный файл можно отправлять по почте через вкладку «Прикрепить файл».