Notariseer een document via e-mail. Hoe u e-mailcorrespondentie legaal kunt maken

Materiaal voorbereid door:

E-mail is lange tijd een integraal onderdeel van zakelijke communicatie geweest. Het is niet verrassend dat e-mailcorrespondentie vaak bewijsmateriaal wordt om iemands standpunt in de rechtbank te bevestigen.

In welke gevallen kan dergelijke correspondentie in het proces worden gebruikt? Wat is hiervoor nodig en met welke kenmerken moet rekening worden gehouden?

Allereerst merken wij op dat op elektronische correspondentie algemene bewijsregels van toepassing zijn. Tegelijkertijd is het voor het vaststellen van de betrouwbaarheid van elektronische correspondentie noodzakelijk:

A. Identificatie van afzender en ontvanger

De registratie van een elektronische mailbox is in de regel anoniem van aard (er zijn geen identificatiedocumenten van een individu of samenstellende documenten van een rechtspersoon vereist), wat ook in de rechtspraktijk verplicht wordt vermeld. Dit bemoeilijkt het proces van het identificeren van de afzender en (of) ontvanger van een elektronisch bericht aanzienlijk, wat betekent dat de eigendom van een elektronische mailbox aan een bepaalde persoon (afzender, ontvanger) moet worden vastgesteld.

Bij de rechtbank is het echter mogelijk om te bewijzen dat een elektronische brievenbus aan een specifieke persoon toebehoort. Als een partij bij een geschil bijvoorbeeld beweert dat de brievenbus niet van hem is, maar de rekeningen die door de andere partij naar dit adres zijn gestuurd wel zijn betaald, is er sprake van een resultaat van werkzaamheden waarvoor betaald is en is er sprake van geen bewijs is dat de voltooiing van dergelijke werkzaamheden door een andere persoon bevestigt, dan zal aan deze partij een claim wegens ongerechtvaardigde verrijking worden ontzegd, aangezien de ontkenning door de partij van eigendom van de brievenbus in tegenspraak is met ander bewijsmateriaal in de zaak (Resolutie van het Negende Arbitragehof van Beroep gedateerd 9 april 2013 nr. 09ap-9501/2013-gk in de zaak N A40-134500/12).

B. Het vaststellen van de bevoegdheid van de afzender en de ontvanger om relevante beslissingen te nemen die het onderwerp van correspondentie vormen.

Uit een analyse van de rechtspraktijk blijkt dat iemand die namens een ander (of in zijn belang) per e-mail correspondeert, daartoe bevoegd moet zijn. Als een persoon ontkent dat hij een bericht naar een bepaald adres heeft gestuurd en de brief die op dit adres wordt ontvangen onpersoonlijk is, kan zo'n brief door iedereen worden verzonden, ook zonder de wil van deze persoon.

Indien echter in de elektronische correspondentie de specifieke achternaam, voornaam en patroniem vermeld staan ​​van de afzender van de brief, die namens de ondernemer rechtstreeks heeft deelgenomen aan de correspondentie met wederpartijen (toegestuurde conceptovereenkomsten, facturen, deskundigenadviezen), en ook als deze persoon in rechte optreedt als vertegenwoordiger van de ondernemer (eiser) in een geval van ongerechtvaardigde verrijking, dan kan een dergelijke vertegenwoordiger niet worden erkend als onbevoegde tot het nemen van beslissingen die onderwerp van correspondentie vormen (Resolutie van het Zeventiende Arbitragehof d.d. 20 juni 2013 nr. 17ap-5881/2013-gk in zaak nr. a60-50181/2012).

B. Vaststellen van de authenticiteit (authenticiteit) van een direct elektronisch bericht.

Elektronische berichten zijn zeer kwetsbaar voor vervalsing, omdat ze een immateriële vorm hebben. Dienovereenkomstig is het moeilijk om het feit van hun vervalsing vast te stellen zonder speciale kennis en technische middelen, aangezien een elektronisch bericht in de regel aan de rechtbank wordt gepresenteerd in de vorm van een afdruk van pagina's op internet (de afdruk zelf is mogelijk niet vervalst kunnen worden, terwijl het elektronische bericht zelf op internet gewijzigd kan worden).

Bewijs van de authenticiteit van het bericht kan zijn: een notarieel protocol van inspectie van een elektronische brievenbus, een conclusie van een computertechnisch onderzoek, de aanwezigheid van een elektronische handtekening.

Het notarisprotocol voor onderzoek van een elektronische brievenbus vermeldt alleen de aanwezigheid van een elektronisch bericht met een bepaalde inhoud op een bepaalde datum, er wordt dus geen bevestiging van de eigendom van dit bericht aan wie dan ook gedaan; Daarom is de doeltreffendheid van deze methode om de betrouwbaarheid van elektronische correspondentie vast te stellen hoofdzakelijk beperkt tot gevallen waarin de partijen bij het geschil de eigendom van hun e-mailboxen niet ontkennen en de inhoud van de elektronische correspondentie of het feit zelf van het verzenden van bepaalde e-mailboxen rechtstreeks in twijfel trekken. elektronische berichten.

De betrouwbaarheid van de informatie waaruit de elektronische correspondentie bestaat, kan worden vastgesteld door middel van een computertechnisch onderzoek. Het zal ofwel het feit van vervalsing van het elektronische bericht bevestigen, ofwel, integendeel, het feit van de authenticiteit ervan (Resolutie van het Dertiende Arbitragehof van 27 oktober 2008 in zaak nr. A56-743/2008, Resolutie van de Federale Antimonopoliedienst van 5 mei 2011 in zaak nr. A68-4041/10). Aan de deskundige kunnen de volgende vragen worden gesteld: is vanaf een bepaald adres op bepaalde data en tijdstippen schriftelijke informatie verzonden die identiek is aan de informatie in het dossier? Als de inhoud van de informatie die van het ene e-mailadres naar het andere wordt ontvangen, afwijkt van de inhoud van de informatie die in het dossier wordt gepresenteerd, hoe komt dit verschil dan tot uiting? Is het mogelijk om de inhoud van een e-mail die is opgeslagen in de mailbox van de ontvanger te wijzigen, en zo ja, zijn er aanwijzingen dat de inhoud van schriftelijke informatie die van het ene e-mailadres naar het andere wordt verzonden, is veranderd?

Het ondertekenen van dergelijke documenten met een elektronische handtekening zal problemen helpen voorkomen bij het bewijzen van de toelaatbaarheid van elektronische documenten als bewijsmateriaal in het arbitrageproces. In overeenstemming met de wet van 6 april 2011 N 63-FZ “Betreffende elektronische handtekeningen” wordt een elektronische handtekening erkend als juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening in een document op papier, onder voorbehoud van bepaalde wettelijke voorwaarden voor het gebruik van een elektronische handtekening in de processen van het uitwisselen van elektronische documenten. Tegenwoordig is het gebruik van een elektronische handtekening de meest betrouwbare manier om een ​​e-mail te identificeren.

Formulier voor het indienen van een elektronisch bericht bij de rechtbank.

Er moet onderscheid worden gemaakt tussen de toelaatbaarheid van bewijsmateriaal en de juiste vorm van presentatie ervan (bewijsmateriaal kan in principe toelaatbaar zijn, maar in een ongepaste vorm worden gepresenteerd). De vraag rijst: wat is de juiste vorm voor het indienen van een elektronische mededeling bij de rechtbank?

De vorm van het indienen van een bericht bij de rechtbank is naast het deskundigenoordeel en het notariële protocol voor onderzoek van de brievenbus ook een uitdraai, dat wil zeggen een kopie van het bericht dat door de e-mailgebruiker zelf op een printer is afgedrukt. Soms worden dergelijke afdrukken door de rechtbanken feitelijk aanvaard als toelaatbaar bewijs, ondanks de fundamentele afwezigheid van de noodzakelijke tekenen van authenticiteit (Resolutie van de Negende AAC van 17 januari 2012 N 09AP-34143/2011-GK in zaak N A40-65915/11 -32-525).

Een andere mogelijkheid is om de rechtbank uit te nodigen de elektronische brievenbus zelf te inspecteren en deze te voorzien van wachtwoorden, evenals het technische hulpmiddel. Er wordt een protocol opgesteld. Indien nodig kan een specialist worden ingeschakeld (Resolutie van de Federale Antimonopoliedienst van het District Moskou van 20 oktober 2010 N KG-A40/12616-10 in zaak nr. A40-17579/10-19-77). De partij heeft ook het recht om onderzoek en inspectie van bewijsmateriaal op haar locatie te verzoeken (artikel 78 van het Wetboek van Arbitrageprocedure van de Russische Federatie).

Indien een partij reden heeft te vrezen dat het indienen van een elektronisch bericht bij de rechter in de toekomst om welke reden dan ook onmogelijk of moeilijk zal worden, kan zij bovendien een verzoek indienen tot inzage in de elektronische brievenbus om bewijsmateriaal veilig te stellen (artikel 72 van het Wetboek van Arbitrageprocedure van de Russische Federatie).

Om niet in een situatie terecht te komen waarin de rechtbank de elektronische correspondentie van partijen niet als bewijs erkent, moeten de volgende regels in acht worden genomen: het contract zelf moet voorzien in

• het kiezen van een communicatiemiddel tussen partijen in de vorm van e-mail;
• geautoriseerde e-mailadressen van waaruit correspondentie zal plaatsvinden, evenals de procedure voor het wijzigen van dergelijke adressen;
• de verplichting van partijen om de vertrouwelijkheid van e-mailwachtwoorden te bewaren en ervoor te zorgen dat berichten niet door derden kunnen worden verzonden;
• de verplichting om onverwijld te informeren over een wijziging van het postadres en schending van het vertrouwelijkheidsregime.

Tevens verdient het aanbeveling om in reguliere papieren brieven aan de wederpartij te verwijzen naar elektronische berichten om de juistheid van de informatie in de elektronische correspondentie te onderkennen. Als het contract geen aanwijzingen per e-mail bevatte, of het contract zelf werd gesloten door het verzenden van een conceptcontract en facturen die vervolgens werden betaald (aanvaarding van het aanbod), is het noodzakelijk om ander bewijsmateriaal te vinden dat de informatie in de correspondentie bevestigt of bevestigen dat de elektronische correspondentie de gevestigde praktijk is van de relatie tussen de partijen.

Het is geen geheim dat e-mailcorrespondentie in de moderne realiteit op grote schaal wordt gebruikt voor zowel zakelijke als persoonlijke doeleinden. Vaak zijn bedrijven gevestigd in verschillende regio’s van de Russische Federatie en gaan ze een overeenkomst aan door ondertekende scans van de overeenkomst uit te wisselen.

Door e-mails uit te wisselen sluiten ze contracten af, wisselen ze diverse documenten uit (calculaties, aanvullende afspraken, wijzigingenafspraken), versturen ze certificaten van opgeleverd werk en onderhandelen ze eenvoudigweg. Heel vaak is het nodig om deze dialoog juridische kracht te geven, zodat deze later als bewijsmateriaal in de rechtbank kan worden gebruikt bij oneerlijk gedrag van een partner.

Vaak moeten notarissen zelfs bedreigingen die via e-mail binnenkomen, certificeren!

Paragraaf 3 van artikel 75 van het Wetboek van Arbitrageprocedure van de Russische Federatie bepaalt duidelijk dat “Documenten ontvangen via fax, elektronische of andere communicatie, inclusief het gebruik van het internetinformatie- en telecommunicatienetwerk, evenals documenten ondertekend met een elektronische handtekening op de manier die is vastgelegd door de wetgeving van de Russische Federatie worden toegelaten als schriftelijk bewijs”, en de hogere rechtbanken van de stad Moskou hebben al lang geleden criteria ontwikkeld voor de toelaatbaarheid en betrouwbaarheid van overeenkomsten die zijn gesloten door middel van het uitwisselen van brieven via e-mail. Maar wat als de verdachte de feiten ontkent die zwart op wit in de brieven staan?

Afdrukken van brieven worden in dit geval niet door de rechtbanken geaccepteerd, omdat ze gemakkelijk te vervalsen zijn. Deze conclusie wordt bevestigd door de bestaande rechtspraktijk.

Procedure voor certificering van elektronische correspondentie

Om ervoor te zorgen dat dit protocol doorslaggevend bewijs in de rechtbank kan zijn, moeten een aantal formaliteiten in acht worden genomen. In het kort bestaat de procedure voor inzage van een e-mail door een notaris uit de volgende stappen:

• De notaris controleert de veiligheid van de internetverbinding op interferentie, het resultaat van de controle is terug te vinden in het protocol
• Logt in op de e-mail met de login en het wachtwoord die door de aanvrager zijn verstrekt, en weerspiegelt deze in het protocol
• Opent de brieven die de aanvrager nodig heeft
• Maakt een afdruk en registreert voor elke brief de datum, tijd en het adres van de afzender en ontvanger
• Indien nodig drukt u bestanden af ​​die bij brieven zijn gevoegd of schrijft u ze naar een cd/dvd-schijf of flashstation
• Geeft in het protocol aan welke software en hardware wordt gebruikt

Het is veilig om te zeggen dat een notarieel protocol voor het onderzoeken van e-mails onweerlegbaar bewijs is in de rechtbank. Volgens deel 5 van artikel 69 van het Wetboek van Arbitrageprocedure van de Russische Federatie “vereisen omstandigheden die door een notaris worden bevestigd bij het uitvoeren van een notariële handeling geen bewijs als de authenticiteit van een notarieel document niet wordt weerlegd op de manier vastgelegd in artikel 161 van dit Wetboek, of als de notariële akte niet is vernietigd op de manier die is vastgelegd in het burgerlijk procesrecht om aanvragen voor het verrichten van notariële akten of de weigering om deze te verrichten in behandeling te nemen”, en dit geeft ons een kans op een 100% overwinning in de rechtbank! De notaris heeft het gecertificeerd, wat betekent dat dit feit de basis van de rechterlijke handeling zou moeten zijn, punt uit.

Het is bijna onmogelijk om een ​​notarieel protocol aan te vechten; met zulke sterke bewijzen zal uw tegenstander de informatie uit de correspondentie op geen enkele manier betwisten!

Er is geen reden om het notariële protocol aan te vechten als de gehele postinspectieprocedure wordt gevolgd. Zelfs AFK Sistema was, in een geschil met Bashneft over 170,6 miljard roebel, met behulp van eersteklas advocaten, niet in staat het notariële protocol voor de inspectie van elektronische correspondentie aan te vechten met deelname van topmanagers van AFK en Bashneft. Deze correspondentie werd vervolgens een van de meest overtuigende bewijzen in deze zaak!

Uit onze ervaring kunnen wij stellen dat bij het vastleggen van e-mailcorrespondentie in een notarieel keuringsprotocol dit bewijsmateriaal altijd de basis vormt van de beslissing en niet wordt betwist door de wederpartij!

Veel advocaten en cliënten geven er de voorkeur aan geen tijd te verspillen aan het zoeken naar een notaris in Moskou en tijd door te brengen in de file. Daarom biedt de dienst WebNotary u de levering van een notarieel postinspectieprotocol.

Certificering van elektronische correspondentie door een notaris in Moskou

Om uw e-mail te certificeren, hoeft u niet urenlang in de file te staan, in de rij te gaan zitten en op zoek te gaan naar een notaris die de correspondentie certificeert!
Wanneer de zaak spoedeisend is, bieden wij opdrachtgevers termijnen van enkele uren.
De bezorging vindt zowel per gewone post als per koeriersdienst plaats.
Wij werken samen met de beste notarissen en hebben geen enkele betwiste notariële akte!
Om een ​​protocol te bestellen kunt u op elke gewenste manier contact met ons opnemen.

Certificering van elektronische correspondentie (e-mailcorrespondentie, correspondentie in WhatsAp, Viber, Telegram-boodschappers of sms-correspondentie) is tegenwoordig een relevante en veelgevraagde dienst. Momenteel is correspondentie bewijsmateriaal voor de rechtbank als deze correct is gecertificeerd - in overeenstemming met alle regels en voorschriften voor het werken met elektronische documenten.

Als u een zaak heeft waarin u bent misleid, in de steek bent gelaten of uw verplichtingen niet bent nagekomen, kunt u uw elektronische correspondentie veilig certificeren en naar de rechter stappen. U bent verzekerd van 100% succes van de zaak, maar eerst moet u de juiste zekerheid bieden, namelijk dat de zaak wordt uitgevoerd door een gecertificeerde deskundige die het recht heeft om deze activiteit uit te voeren, en als zijn steun nodig is, zal hij dat ook doen. aanwezig in de rechtbank.

Ons team heeft uitsluitend gecertificeerde deskundigen in dienst die een gespecialiseerde hogere opleiding hebben gevolgd en het recht hebben om elektronische correspondentie te certificeren en uw belangen in de rechtbank te behartigen. Al onze garanties worden aanvaard door rechtbanken met algemene jurisdictie en arbitragehoven van de Russische Federatie. Als u notariële bekrachtiging van elektronische correspondentie nodig heeft, hebben wij een notaris in ons team en staan ​​wij klaar om u de notariële bekrachtiging van elektronische correspondentie te verzorgen.

Ontvang nu gratis advies van een onafhankelijke expert!

Stuur een verzoek voor een individuele analyse van uw geval - wij helpen u het geld terug te geven of het product te vervangen door een ander product.

Correspondentie via e-mail is zeer populair op veel gebieden van menselijke activiteit en wordt soms gebruikt om zeer belangrijke en controversiële kwesties op te lossen.

In dit geval zou een dergelijke methode van elektronische communicatie een uitstekende bewijsbasis kunnen worden in de rechtbank tijdens procedures, maar hoe e-mailcorrespondentie op de juiste manier te notariëren yandex/gmail/google/mail.ru/Microsoft Outlook, zodat deze daadwerkelijk kan worden gebruikt in het proces en juridische kracht hebben?

Notarisatie van e-mailcorrespondentie

Ons bedrijf biedt de diensten aan van professionele experts op het gebied van notariële bekrachtiging van e-mailcorrespondentie, terwijl de prijs van de diensten relatief laag is en voor alle klanten betaalbaar zal zijn. Wij garanderen diensten van hoge kwaliteit en bieden u daardoor betrouwbaar bewijsmateriaal dat u zal helpen de zaak in uw voordeel te winnen.

Om elektronische correspondentie correct te notariseren, moet u de volgende procedures uitvoeren:

• Vervolgens voert de deskundige de postdienst in op het persoonlijke account van de aanvrager met zijn persoonlijke gegevens, waarbij vertrouwelijke informatie in het protocoldocument wordt weergegeven.
• De deskundige downloadt de door de aanvrager ingediende brieven en analyseert de inhoud ervan.
• Elektronische correspondentie wordt afgedrukt op A4-vellen waarop het exacte tijdstip van verzending is aangegeven.
• Hetzelfde wordt gedaan met bijgevoegde bestanden bij brieven; als deze niet kunnen worden afgedrukt, worden ze op elektronische media vastgelegd.
• De laatste fase is het aangeven in het protocol van informatie over de gebruikte software.

Het lijkt erop, waarom brieven notariëren? Wantrouwen we onze dierbaren werkelijk zo erg dat we al hun woorden niet alleen in ons eigen hoofd, maar ook bij een notaris moeten vastleggen? Helaas is de realiteit hard. Zakenpartners, vrienden en zelfs familieleden kunnen soms onvoorspelbare dingen doen, ook in persoonlijke correspondentie. Wilt u uw rechten beschermen en een eenvoudige brief rechtskracht geven, neem dan contact op met een notaris. Hij zal de authenticiteit van de handtekening van de afzender kunnen certificeren, zodat dit item in de toekomst niet alleen als een gedenkwaardig souvenir kan worden beschouwd, maar ook als bewijsmateriaal in een rechtszaak.

Veelgestelde vragen

Getuigt de notaris van de authenticiteit van de feiten vermeld in de tekst van de brief?

Nee, de notaris bevestigt alleen de echtheid van de handtekening onder deze brief. Hij kan niet getuigen van de authenticiteit van de feiten die in de tekst worden vermeld, aangezien de wet hem een ​​dergelijk recht niet geeft.

Kan e-mailcorrespondentie notarieel worden vastgelegd?

Ja, dat kan. Moderne technologieën gaan tegenwoordig hand in hand met de wet en helpen de orde te handhaven. Indien nodig kan informatie uit e-mails worden gebruikt om uw eigen belangen in de rechtszaal te beschermen. Om zo'n brief te certificeren, voert de notaris een inspectie uit, waarbij hij een protocol invult - informatie invoert over de datum, plaats en tijd van de inspectie, de personen die eraan deelnemen en de omstandigheden die tijdens de inspectie zijn ontdekt. Vervolgens wordt de correspondentie afgedrukt en bij het protocol bewaard, waarna deze wordt onderworpen aan notariële bekrachtiging.

Als u een afspraak wilt maken met notaris Yuldasheva T.V., de kosten van bepaalde notariële acties wilt weten, of advies wilt vragen over de kwestie van het openen van een erfenis, kunt u een van de contactnummers bellen.