Boekhouding van elektronische sleutels en software. Boekhouding van elektronische handtekeningen

Elektronische documenten ondertekend met elektronische digitale handtekeningen vormen niet alleen de basis voor transacties, maar ook primaire documenten die transacties bevestigen voor inkomstenbelasting en BTW, de belangrijkste belastingen die door belastingbetalersorganisaties worden betaald. Het artikel bespreekt praktische situaties voor het meenemen van door elektronische documenten bevestigde kosten in de uitgaven, het gebruik van elektronische facturen en de procedure voor het gebruik van elektronische digitale handtekeningen op elektronische documenten.

Kenmerken van documenten met digitale handtekening

Volgens deel 1 van art. 2 van de federale wet van de Russische Federatie van 6 april 2011 nr. 63-FZ “Over elektronische handtekeningen” (hierna wet nr. 63-FZ genoemd), een elektronische handtekening is informatie in elektronische vorm die aan andere informatie in elektronische vorm (ondertekende informatie) of anderszins geassocieerd met dergelijke informatie en die wordt gebruikt om de persoon te identificeren die de informatie heeft ondertekend. Dat wil zeggen dat een elektronische digitale handtekening (EDS) gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening op een document op papier.

Momenteel neemt de omzet van documenten gecertificeerd door digitale handtekening voortdurend toe. Elektronische digitale handtekeningen, volgens clausule 2 van Art. 160 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie, worden gebruikt in gevallen en op de wijze voorzien door de wet, andere rechtshandelingen of overeenkomsten van de partijen. Het belangrijkste punt is de wilsuiting van de partijen bij de uitwisseling van “elektronische documenten”, gecertificeerd door een digitale handtekening. Documenten die zijn gecertificeerd met een digitale handtekening kunnen worden gebruikt bij alle soorten civiele transacties.

In sommige gevallen zijn documenten die zijn gecertificeerd door een digitale handtekening verplicht. Zo wordt in de brief van de Federal Antimonopoly Service van 15 juli 2011 nr. ATs/27696 gesteld dat bij het houden van open veilingen in elektronische vorm voor de levering van goederen (werken, diensten) voor staats- en gemeentelijke behoeften, alle documenten stroom mag alleen in elektronische vorm worden uitgevoerd. Een staats(gemeentelijk) contract opgesteld op basis van de resultaten van een open veiling in elektronische vorm moet in elektronische vorm worden vastgelegd. In dit geval verwijst de FAS naar art. 168 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie en waarschuwt dat een overheidscontract op papier als nietig zal worden beschouwd. De wens van het antimonopolieagentschap om de elektronische documentstroom te vergroten en dichter bij de wereldstandaarden te komen, is begrijpelijk. Er moet echter worden opgemerkt dat niet alle leveranciers en aannemers van goederen, werken en diensten voor overheidsdoeleinden over elektronische handtekeningen beschikken. De meerderheid van de kleine bedrijven (individuele ondernemers, ‘vereenvoudigde mensen’) heeft nog nooit van een digitale handtekening gehoord en zal deze ook niet ontvangen. En de klant heeft niet het recht om hem niet toe te staan ​​deel te nemen aan wedstrijden, veilingen of andere vormen van aanbesteding, aangezien dezelfde antimonopoliedienst hem in dit geval een boete zal opleggen voor het creëren van toegangsvoorwaarden waarin de wetgeving inzake overheidsopdrachten niet voorziet. De bovenstaande brief van de FAS Rusland is dus tot op zekere hoogte een document met potentieel voor de toekomst.

Een aantal federale uitvoerende overheden zijn volledig overgestapt op elektronisch documentbeheer. In het bijzonder accepteert de federale belastingdienst alleen belastingaangiften in elektronische vorm. Volgens art. 80 van de Belastingwet van de Russische Federatie is een belastingaangifte een schriftelijke verklaring of aanvraag, opgesteld in elektronische vorm en verzonden via telecommunicatiekanalen met behulp van een elektronische digitale handtekening, van de belastingbetaler over de voorwerpen van belastingheffing, over ontvangen inkomsten of gemaakte kosten , over inkomstenbronnen, over de heffingsgrondslag, belastingvoordelen, over het berekende belastingbedrag en/of over andere gegevens die als basis dienen voor de berekening en afdracht van belasting. De procedure voor het verzenden van verzoeken om de presentatie van documenten en de procedure voor het indienen van documenten op verzoek van de belastingdienst in elektronische vorm via speciale telecommunicatiekanalen worden momenteel geregeld bij besluit van de federale belastingdienst van de Russische Federatie van 17 februari 2011. Nee ММВ-7-2/168@ “Over goedkeuring van de Procedure voor het verzenden van een verzoek om overlegging van documenten (informatie) en de procedure voor het indienen van documenten (informatie) op verzoek van de Belastingdienst in elektronische vorm via telecommunicatiekanalen.” In overeenstemming met art. 93 van de Belastingwet van de Russische Federatie: als de bij de belastingbetalerorganisatie opgevraagde documenten in elektronische vorm in gevestigde formaten zijn samengesteld, kunnen dergelijke documenten via beveiligde communicatiekanalen ook in elektronische vorm naar de belastingdienst worden verzonden.

Volgens de brief van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 7 juli 2011 nr. 03-03-06/1/409 kan een organisatie primaire en geconsolideerde boekhouddocumenten opstellen op zowel papieren als elektronische media. Als een organisatie documenten op elektronische media opstelt, is zij verplicht om op eigen kosten kopieën van dergelijke documenten op papier te maken, zodat deze kunnen worden voorgelegd aan controleautoriteiten, vervolgingsautoriteiten en rechtbanken van verschillende instanties (artikel 7, artikel 9 van de federale wet). Wet van 21 november 1996 nr. 129-FZ, hierna wet nr. 129-FZ genoemd). In overeenstemming met art. 6 van wet nr. 63-FZ wordt informatie in elektronische vorm ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening erkend als een elektronisch document dat gelijkwaardig is aan een papieren document ondertekend met een handgeschreven handtekening, behalve in gevallen waarin federale wetten of voorschriften die in overeenstemming daarmee zijn aangenomen, een vereiste voor de noodzaak om het document alleen op papier op te stellen. Dat wil zeggen dat een elektronisch document ondertekend met een elektronische digitale handtekening dezelfde rechten heeft als een document ondertekend met de handgeschreven handtekening van een functionaris en voorzien van het zegel van de organisatie. Een soortgelijk standpunt staat vermeld in de brief van de Federale Belastingdienst van de Russische Federatie voor Moskou van 22 september 2010 nr. 16-15/0997625@.

Momenteel is wet nr. 63-FZ in werking getreden, maar een aantal artikelen daaruit treden pas op 01.07.2012 in werking, en tot dat moment is de federale wet van de Russische Federatie van 10.01.2002 nr. 1-FZ “ Over elektronische digitale handtekening” (hierna - Wet nr. 1-FZ), en alle bestaande regelgeving werd opgesteld rekening houdend met de bepalingen van deze wet. Wet nr. 1-FZ was uiteraard een serieuze stap in de verdere ontwikkeling van elektronisch documentbeheer, hoewel deze enkele tekortkomingen vertoont. Ja, art. 3 van wet nr. 1-FZ bepaalt dat de eigenaar van het EDS-sleutelcertificaat (d.w.z. degene die het EDS aanbrengt) een individu is en geen organisatie. Dat wil zeggen dat de organisatie een elektronische digitale handtekening afgeeft voor haar specifieke functionaris. In dit geval bestaat het risico dat deze functionaris na ontslag (en bij een economische crisis is deze kans groot) frauduleuze handelingen pleegt namens de organisatie. Een andere situatie houdt verband met het feit dat bij afwezigheid van een individu (vakantie, zakenreis, ziekte, etc.) zijn sleutelcertificaat kan worden gebruikt door een van zijn collega’s of dit kan namens het management van de organisatie worden gedaan om om een ​​contract of andere documenten te ondertekenen. In deze gevallen is de kans groot dat de transactie als nietig wordt beschouwd.

Momenteel vertrouwen arbitragehoven vooral op formele kenmerken met betrekking tot contracten, dat wil zeggen dat ze de uitvoering ervan op papier vereisen, de aanwezigheid van handtekeningen en zegels. Arbitragehoven aanvaarden niet altijd een contract in elektronische vorm als bewijs van de wettigheid van de handelingen van een van de partijen. Om een ​​“elektronisch contract” met een elektronische handtekening als bewijs te presenteren, is het in de praktijk noodzakelijk om in aanwezigheid van een notaris een screenshot ervan vanaf het scherm af te drukken en de certificeringshandtekening van dezelfde notaris op het afgedrukte document te verkrijgen . U moet ook als bewijsdocumenten indienen die bevestigen dat de functionaris een handtekeningsleutelcertificaat heeft, en interne documenten van de organisatie die bevestigen dat deze werknemer het recht had om digitale handtekeningcontracten te ondertekenen.

Het belangrijkste gegeven dat bepalend is voor de mogelijkheid om contracten en andere documenten ondertekend met digitale handtekening aan de rechter voor te leggen, is het bestaan ​​van afspraken tussen partijen over het gebruik van elektronisch documentbeheer.

Rechterlijke praktijk

Toon weergeven

Volgens de definitie van het Hooggerechtshof van de Russische Federatie van 28 mei 2009, nr. VAS-662/09, geldt dat als er tussen de partijen geen overeenstemming is over de mogelijkheid om gebruik te maken van reproductie in faxvorm van de handtekening van de overeenkomst, de overeenkomst op deze wijze ondertekend, wordt als niet gesloten beschouwd. Deze regel is ook van toepassing op elektronische documenten ondertekend met een digitale handtekening.

In deel 4 van art. 2 van wet nr. 63-FZ stelt dat de eigenaar van het EDS-sleutelverificatiecertificaat de persoon is aan wie het EDS-sleutelverificatiecertificaat is afgegeven. Deze wet stelt de volgende soorten elektronische handtekeningen vast: eenvoudig en verbeterd. Deze laatste is onderverdeeld in een gekwalificeerde verbeterde handtekening en een niet-gekwalificeerde elektronische handtekening. Een eenvoudige elektronische handtekening is een handtekening die, door het gebruik van codes, wachtwoorden of andere middelen, het feit bevestigt dat een bepaalde persoon een elektronische digitale handtekening heeft gevormd. Een dergelijke handtekening is de handtekening van een individu (ambtenaar).

Volgens art. 5 van wet nr. 63-FZ is een ongekwalificeerde elektronische handtekening een handtekening die wordt verkregen als resultaat van cryptografische transformatie van informatie met behulp van een elektronische digitale handtekeningsleutel. Met een ongekwalificeerde elektronische handtekening kunt u ook de persoon identificeren die het document heeft ondertekend en kunt u detecteren of er wijzigingen of toevoegingen aan het document zijn aangebracht nadat het met een elektronische handtekening is ondertekend. Een gekwalificeerde elektronische handtekening vervult dezelfde functies, maar is veiliger beschermd. In overeenstemming met art. 9 van wet nr. 63-FZ stellen overeenkomsten tussen deelnemers aan elektronische interactie gevallen vast waarin elektronische documenten die zijn ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening worden erkend als gelijkwaardig aan papieren documenten die zijn ondertekend met een handgeschreven handtekening. Bovendien moeten dergelijke overeenkomsten voorzien in de regels voor het identificeren van de persoon die het elektronische document heeft ondertekend met zijn eenvoudige elektronische handtekening en in de verplichting van deze persoon om de vertrouwelijkheid te bewaren. Dat wil zeggen dat het gebruik van digitale handtekeningen zonder schriftelijke toestemming van personen niet is toegestaan. Een gekwalificeerde digitale handtekening wordt als geldig erkend totdat deze wordt geannuleerd door een rechterlijke beslissing (artikel 11 van wet nr. 63-FZ). Wet nr. 63-FZ vermindert dus de risico's van illegale acties met het illegale gebruik van digitale handtekeningen.

Kwesties van het gebruik van digitale handtekeningen voor winstbelastingdoeleinden

Het belangrijkste punt is de mogelijkheid om voor de berekening van de inkomstenbelasting inkomsten en uitgaven te erkennen die zijn bevestigd door documenten die in elektronische vorm zijn opgesteld en/of zijn gecertificeerd met een elektronische handtekening. Dit probleem is cruciaal. De kwestie van de gelijkwaardigheid van elektronisch uitgevoerde boekhoudkundige en belastingdocumenten en documenten op papier is echter nog niet volledig opgelost. Bij het uitvoeren van controles verwijzen de belastingautoriteiten ter zake naar de norm van lid 1 van art. 9 van wet nr. 129-FZ, volgens welke alle zakelijke transacties die door een organisatie worden uitgevoerd, moeten worden gedocumenteerd met ondersteunende documenten, die de belangrijkste boekhoudkundige documenten zijn op basis waarvan de boekhouding wordt gevoerd. Volgens lid 2 van art. 9 van dezelfde wet worden primaire documenten geaccepteerd voor de boekhouding als ze zijn samengesteld volgens de vorm die is opgenomen in de albums van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie. De Belastingdienst is zeer alert op documenten die op elektronische media worden uitgevoerd als bevestiging van uitgevoerde transacties. Zij benaderen dit vraagstuk vanuit een formele positie.

Voorbeeld 1

Toon weergeven

De organisatie, gevestigd in Moskou, stuurde medewerkers vaak op zakenreizen naar haar vestigingen in Tula, Ryazan en Bryansk. Voor reizen kochten ze elektronische treinkaartjes met een elektronische digitale handtekening en alle noodzakelijke details gespecificeerd in clausule 2 van Art. 9 van wet nr. 129-FZ. Tijdens de controle beschouwde de Belastingdienst de beschikbaarheid van elektronische tickets echter niet als basis voor het aanvaarden van uitgaven in de berekening van de heffingsgrondslag voor de inkomstenbelasting. Ze motiveerden hun standpunt met het feit dat elektronische tickets alleen het feit van hun aankoop bewijzen, en niet het reizen van de werknemer met de trein. De bezwaren van de organisatie dat de medewerkers daadwerkelijk op zakenreis waren, zoals blijkt uit aantekeningen op reisbewijzen, onkostendeclaraties etc., werden niet aanvaard. De organisatie werd gedwongen de inkomstenbelasting opnieuw te berekenen, een bijgewerkte belastingaangifte in te dienen en een boete te betalen. Hierna stopte de organisatie met de aanschaf van elektronische tickets en schakelde alleen over op papieren tickets.

De situatie voor belastingbetalersorganisaties is echter niet potentieel kritiek. Volgens art. 4 van wet nr. 1-FZ wordt een elektronische handtekening in de volgende gevallen beschouwd als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening onder een document dat op papier is uitgevoerd: het handtekeningsleutelcertificaat heeft zijn geldigheid niet verloren op het moment van ondertekening van het elektronische document, als er is een bewijs dat het moment van ondertekening bepaalt; de authenticiteit van de digitale handtekening is bevestigd. De belastingautoriteiten stellen zich op het standpunt dat, tenzij anders bepaald door de wet, de primaire belasting- en boekhouddocumenten elektronisch kunnen worden samengesteld en gecertificeerd met de digitale handtekening van personen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van zakelijke transacties en de juistheid van de uitvoering ervan, met inachtneming van de eisen van Wet nr. 1-FZ (zie in het bijzonder de brief van de federale belastingdienst van de Russische Federatie voor Moskou van 22 september 2011 nr. 16-15/099725@). Het Ministerie van Financiën van Rusland neemt een soortgelijk standpunt in (zie met name de brief van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 27 oktober 2008 nr. 03-03-06/1/605, gedateerd 26 november 2009 nr. 03-03-08/85).

Het grootste probleem wordt veroorzaakt door de eis van art. 4 van wet nr. 1-FZ om het moment van ondertekening van het EDS-document en de bekwaamheid van de ambtenaar die het EDS heeft aangebracht te bewijzen. Een dergelijke bevestiging kan zijn: een bevel waarbij aan een ambtenaar de bevoegdheid wordt verleend om EDS op elektronische documenten aan te brengen, en als het EDS berust bij het hoofd van een organisatie, dan zijn bevel aan de organisatie waarop documenten elektronisch worden opgemaakt en ondertekend met EDS; afspraken met wederpartijen over elektronisch documentbeheer, waarin wordt aangegeven door wie en welke documenten door digitale handtekening worden gecertificeerd. In dit geval is het belangrijkste de correcte uitvoering van alle noodzakelijke documenten. Het moment van ondertekening van een elektronisch document wordt bepaald met behulp van softwareproducten. Als de overdracht van elektronische documenten door de partijen wordt uitgevoerd via een gespecialiseerde organisatie die cryptografische beschermingsmiddelen gebruikt om vertrouwelijke informatie over te dragen, zal het in dit geval voldoende zijn om een ​​officieel verzoek in te dienen - en zal het mogelijk zijn om informatie te verkrijgen over het tijdstip van de digitale handtekening.

Zoals reeds opgemerkt, hebben documenten in elektronische vorm, gecertificeerd met een elektronische handtekening, dezelfde geldigheid als documenten op papier, gecertificeerd door de handtekening van een ambtenaar en het zegel van de organisatie. In de praktijk zijn er situaties waarin de documentstroom tussen organisaties alleen in elektronische vorm plaatsvindt. In het bijzonder worden facturen elektronisch uitgegeven door internetproviders voor communicatiediensten, voor de aankoop van vlieg- en treinkaartjes, enz. Om te voorkomen dat de belastingautoriteiten beweren dat de kosten onredelijk zijn en dat er geen bewijsstukken zijn, moeten belastingbetalersorganisaties aan de volgende verplichte voorwaarden voldoen.

Ten eerste: definieer duidelijk de kring van tegenpartijen en transacties waarvoor een elektronische documentenstroom zal worden uitgevoerd en een elektronische handtekening zal worden geplaatst.

In de tweede plaats moeten er tussen partijen afspraken worden gemaakt over het gebruik van elektronisch documentbeheer, het opmaken van elektronische documenten ondertekend met een elektronische handtekening, en de procedure voor het uitwisselen van elektronische documenten.

Ten derde moet de computer waarop wordt gewerkt met elektronische documenten ondertekend met een elektronische handtekening en de ontvangst en verzending ervan naar de tegenpartij worden uitgevoerd, gecertificeerd zijn en alleen voor de gespecificeerde doeleinden worden gebruikt.

Ten vierde mag alle documentstroom alleen plaatsvinden via beveiligde communicatiekanalen en/of via een gespecialiseerde organisatie.

Ten vijfde moet de opdracht van de organisatie bepalen welke functionarissen het recht hebben om EDS aan te brengen, en de soorten documenten waarop deze elektronische digitale handtekeningen worden aangebracht.

Ten zesde moeten alle elektronisch samengestelde documenten voldoen aan de formulieren die zijn opgenomen in de albums van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie, en moeten de documenten waarvan de formulieren niet zijn opgenomen in de albums van uniforme formulieren de volgende verplichte gegevens bevatten: naam van het document; datum van documentvoorbereiding; naam van de organisatie die het document heeft samengesteld; inhoud van een zakelijke transactie; meting van een zakelijke transactie in monetaire en fysieke termen; namen van functies van personen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van een zakelijke transactie; persoonlijke handtekening van deze ambtenaar (op het elektronische document - zijn digitale handtekening).

In de zevende plaats zullen elektronische documenten alleen als basis dienen voor het opnemen van uitgaven in de berekening van de heffingsgrondslag voor de inkomstenbelasting als de tegenpartij van de belastingbetalerorganisatie deze met een elektronische handtekening ondertekent.

Voorbeeld 2

Toon weergeven

De organisatie heeft een overeenkomst gesloten voor internetdiensten. De overeenkomst is elektronisch tot stand gekomen en de facturen zijn op dezelfde wijze verzonden. Alle documentenstromen tussen de partijen vonden in elektronische vorm plaats. Om de kosten te kunnen maken, werden de volgende documenten opgesteld om de betaling voor aansluiting, gebruik en onderhoud van het internetsysteem te rechtvaardigen: een bevel over het gebruik van het internetsysteem door werknemers, regels voor de werking ervan en de procedure voor de documentenstroom . De uitwisseling van documenten tussen de partijen vond alleen plaats met de certificering van hun digitale handtekening. Alle facturen, aanvullingen, tarieven, enz. die in elektronische vorm werden ontvangen, werden in een aparte elektronische map geplaatst en in kopieën gedupliceerd.

In de praktijk stellen een aantal accountants de vraag of het nodig is om elektronische documenten te dupliceren met papieren documenten. Deze noodzaak is niet dwingend, aangezien de wet documenten op papier gelijkstelt met documenten op elektronische media (mits laatstgenoemde aan een aantal voorwaarden voldoet). Daarom is de beschikbaarheid van extra kopieën van overeenkomsten, contracten, facturen, enz. op papier wordt niet als een overtreding beschouwd. Ook worden in bepaalde gevallen die bij wet zijn vastgelegd, kopieën van elektronische documenten zonder mankeren op papier gemaakt.

Sommige belastinginspecties eisen bij het uitvoeren van audits onrechtmatig papieren kopieën van elektronische documenten van belastingbetalersorganisaties. Een dergelijke eis is in strijd met art. 93 Belastingwetboek van de Russische Federatie. Volgens de brief van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 26 augustus 2011 nr. 03-03-06/1/521, in gevallen waarin het door de belastingdienst opgevraagde document bij de belastingbetalerorganisatie elektronisch is samengesteld en niet in in de vastgestelde vorm wordt het document door de belastingbetalerorganisatie op papier ingediend in de vorm van een door hem gecertificeerde kopie met een teken van ondertekening van het digitale handtekeningdocument. In haar brief heeft de belangrijkste financiële afdeling echter niet aangegeven of de belastingbetalerorganisatie een document op papier moet indienen dat niet in uniforme vorm is opgesteld, maar de volledige noodzakelijke lijst met verplichte details bevat? Volgens de auteur is de aanwezigheid in het elektronische document van alle verplichte details gespecificeerd in paragraaf 2 van Art. 9 van wet nr. 129-FZ stelt het niet gelijk aan een document dat in uniforme vorm is opgesteld. Er kunnen verschillende standpunten over deze kwestie bestaan, maar om sancties van de belastingdienst te voorkomen, zou het het meest optimaal zijn om kopieën van dergelijke documenten op papier in te dienen.

Kwesties van het gebruik van digitale handtekeningen voor belastingdoeleinden

De situatie met de belasting over de toegevoegde waarde is eenvoudiger. Volgens paragraaf 1 van art. 169 van de Belastingwet van de Russische Federatie kan een factuur zowel op papier als in elektronische vorm worden opgesteld en uitgegeven. Paragraaf 9 van dit artikel interpreteert over het algemeen zeer ruim de mogelijkheid om gebruik te maken van elektronisch documentbeheer bij het betalen en berekenen van de BTW: facturen, logboeken van ontvangen en uitgegeven facturen, boeken van aan- en verkopen kunnen in elektronische vorm worden bijgehouden volgens een model dat is goedgekeurd door de federale overheid. bevoegde uitvoerende instantie oefent controle en toezicht uit op het gebied van belastingen en heffingen, dat wil zeggen volgens het model en de vorm die zijn goedgekeurd door de federale belastingdienst.

Facturen uitgevoerd in elektronische vorm, in overeenstemming met artikel 9 van Art. 169 van de Belastingwet van de Russische Federatie, worden ondertekend door de digitale handtekening van het hoofd van de organisatie of de digitale handtekening van andere functionarissen die daartoe bevoegd zijn op grond van een bevel of een ander administratief document van de organisatie. De wet staat het gebruik van volmachten toe, maar brengt volgens de auteur extra risico’s met zich mee.

De procedure voor het opstellen en uitwisselen van facturen is vergelijkbaar met alle zakelijke documentstromen in elektronische vorm. Facturen in elektronische vorm worden opgesteld in onderling overleg tussen de partijen en als de partijen over de juiste technische middelen en mogelijkheden beschikken voor het ontvangen en verwerken van facturen. Het Ministerie van Financiën van Rusland neemt een soortgelijk standpunt in (zie met name de brief van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 1 augustus 2011 nr. 26-03-07-09). Het Agentschap beveelt aan dat men bij het verkrijgen van toestemming uitgaat van de gewoonten van zakelijke praktijken (regels voor zakelijke praktijken). Om de risico's van het niet uitreiken van facturen te voorkomen, is het echter nog steeds beter om een ​​overeenkomst tussen tegenpartijorganisaties te sluiten over de uitwisseling van facturen in elektronische vorm, ondertekend met een elektronische handtekening.

Voorbeeld 3

Toon weergeven

De organisaties tekenden een overeenkomst voor de levering van goederen. Als aanvulling op het contract werd een overeenkomst getekend over de uitwisseling van elektronische facturen. In deze aanvullende overeenkomst werden in een aparte clausule de functionarissen van de partijen die digitale handtekeningen hebben, en hun bevoegdheden gespecificeerd. De aanvullende overeenkomst bepaalde ook de procedure voor de documentuitwisseling en de operator via wie de documentstroom via gesloten communicatiekanalen verloopt.

Momenteel wordt de procedure voor de elektronische uitwisseling van facturen geregeld door de goedgekeurde “Procedure voor het uitgeven en ontvangen van facturen in elektronische vorm via telecommunicatiekanalen met behulp van een elektronische digitale handtekening”. bij besluit van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 25 april 2011 nr. 50n (hierna de Procedure genoemd). Volgens artikel 1.5 van de Procedure wordt een factuur beschouwd als een uitgaand document van een deelnemer aan elektronisch documentbeheer als deze is ondertekend met een elektronische digitale handtekening van een bevoegd persoon, op voorwaarde dat deze is verzonden via een exploitant van elektronisch documentbeheer. Door certificeringscentra worden handtekeningsleutelcertificaten afgegeven aan deelnemers aan de elektronische documentenstroom, waardoor de risico's van ongeoorloofd gebruik van digitale handtekeningen en fraude aanzienlijk zullen worden verminderd. Volgens artikel 1.9 van de Procedure wordt voor elke factuur afzonderlijk een elektronische documentstroom uitgevoerd; het verzenden van facturen in één bestand is niet toegestaan. Kenmerkend voor de Procedure is dat alle relaties tussen partijen met betrekking tot het uitwisselen van facturen, het aanbrengen van wijzigingen en aanvullingen daarop, etc. uitsluitend via een speciale operator zullen verlopen. Uiteraard is de Procedure een “stap voorwaarts” op het gebied van elektronisch documentbeheer. Het nadeel is echter dat het is opgesteld op basis van wet nr. 1-FZ en geen verband houdt met de bepalingen van wet nr. 63-FZ. Ondertussen wordt vanaf 1 juli 2012 wet nr. 63-FZ van kracht, dus het zal erg moeilijk zijn om op de normen van de ingetrokken wetgeving te vertrouwen bij het uitreiken en ontvangen van facturen en opkomende controversiële kwesties.

Bij het gebruik van elektronische facturen rijst de vraag over de data van uitgifte en ontvangst ervan. Volgens clausule 1.10 van de procedure wordt de datum van uitgifte van een factuur aan de koper in elektronische vorm via speciale communicatiekanalen beschouwd als de datum van ontvangst door de exploitant van de verkoper, aangegeven in de bevestiging van deze exploitant. Een elektronische factuur wordt als afgegeven beschouwd als de verkoper een bevestiging ontvangt van de exploitant. Als datum van ontvangst door de koper van de factuur geldt de datum waarop de elektronische factuur door de ondernemer naar de koper wordt verzonden.

Voorbeeld 4

Toon weergeven

De verkoper heeft op 3 oktober een elektronische factuur uitgegeven, ondertekend door een bevoegde functionaris. Het bestand met de elektronische factuur is door de exploitant ontvangen en heeft de verkoper hiervan op de hoogte gesteld. Dezelfde dag stuurde de exploitant een factuur naar de koper, waarvan deze de exploitant op de hoogte bracht. De datum van uitgifte en ontvangst is dus 3 oktober. Partijen wisselen berichten met elkaar uit, gecertificeerd door middel van een digitale handtekening.

Het is echter ook mogelijk dat de exploitant de ene dag een factuur ontvangt van de verkoper en de andere dag naar de koper stuurt. Of er zijn storingen in het elektronische systeem en het verzonden factuurbestand wordt niet ontvangen. Indien de vereiste informatie niet wordt ontvangen, stellen partijen de exploitant daarvan in kennis. Communicatie tussen partijen vindt alleen plaats in geval van niet-ontvangst van facturen en bij kwesties van het aanbrengen van wijzigingen in facturen. Bovendien worden alle berichten ondertekend met de digitale handtekening van bevoegde personen.

De kwestie van het bijhouden van elektronische logboeken van ontvangen en uitgegeven facturen, boeken van aan- en verkopen, hun certificering met digitale handtekening en indiening bij de belastingdienst wordt momenteel nog niet geregeld door de regelgeving van het Ministerie van Financiën van Rusland. Er zijn echter al een aantal speciale boekhoudprogramma's waarmee u boekhoudkundige dagboeken en boeken van aan- en verkopen in elektronische vorm kunt bijhouden. Maar deze programma's zijn van toegepaste aard, hun gegevens hebben geen goedgekeurd elektronisch formaat, zijn niet ondertekend met een elektronische handtekening en kunnen niet als bewijs worden ingediend bij de belasting- of andere controleautoriteiten en komen niet in aanmerking voor btw-teruggave. Daarom kunnen organisaties tijdschriften en boeken in elektronische vorm onderhouden, maar alleen voor hun eigen behoeften. Zij moeten deze uitsluitend op papier indienen bij de Belastingdienst.

De bewaartermijn voor elektronische facturen ondertekend met digitale handtekening bedraagt ​​vier jaar. Tegelijkertijd heeft het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie in een brief van 18 oktober 2005 nr. 03-03-04/2/83 aangegeven dat deze periode begint na de rapportage(belasting)periode waarin het document werd voor het laatst gebruikt voor het opstellen van belastingaangiften, het berekenen en betalen van belastingen, het bevestigen van inkomsten en uitgaven. De vastgestelde bewaartermijn van vier jaar wordt bevestigd door rechterlijke uitspraken.

Rechterlijke praktijk

Toon weergeven

Volgens de definitie van het Hooggerechtshof van de Russische Federatie van 4 maart 2010 nr. VAS-1745/10, gebaseerd op de norm sub. 8 lid 1 kunst. 23 van de Belastingwet van de Russische Federatie is de belastingbetaler verplicht om de veiligheid van boekhoudkundige en fiscale boekhoudgegevens en andere documenten die nodig zijn voor de berekening en betaling van belastingen gedurende vier jaar te waarborgen.

Maar als het om elektronische documenten gaat, is het volgens de auteur noodzakelijk om er back-ups van te maken.

Het bestaande systeem voor de uitwisseling van elektronische documenten gecertificeerd door een elektronische handtekening heeft dus in het algemeen het grootste probleem van elektronisch documentbeheer opgelost: het heeft elektronische documenten met een elektronische handtekening gelijkgesteld aan documenten op papier, die dienovereenkomstig zijn opgemaakt.

Op het glavbukh.ru-forum bespraken collega's een controversiële situatie. Bij aankoop bevat de kit een token of flashdrive waarop de code is geschreven, het CryptoPro-programma en een elektronische handtekening. Een licentie voor het niet-exclusieve gebruiksrecht van een programma wordt doorgaans aan een bedrijf verleend voor een jaar of voor onbepaalde tijd. En het elektronische handtekeningcertificaat is een jaar geldig. Collega's debatteerden over de vraag hoe de kosten van de hele reeks elektronische handtekeningen in de boekhouding weerspiegeld zouden kunnen worden: schrijf deze onmiddellijk af naar de kostenboekhoudrekeningen of eerst wordt de elektronische handtekening op rekening 97 weerspiegeld en geleidelijk in aanmerking genomen.

Versie 1
De kosten van de sleutel moeten op rekening 97 worden weergegeven

Sommige collega's zijn van mening dat de elektronische handtekeningsleutel op dezelfde manier moet worden afgeschreven als het recht om de resultaten van intellectueel eigendom te gebruiken. Dat wil zeggen, geef de kosten van de gekochte kit op rekening 97 weer als het recht om een ​​regulier computerprogramma te gebruiken (clausule 39 van PBU 14/2007, goedgekeurd bij besluit nr. 153n van 27 december 2007). En schrijf daarna geleidelijk af naar de onkostenrekeningen. In handelsbedrijven is rekening 44 "Commerciële kosten" hiervoor geschikt, en in productieorganisaties - rekening 26 "Algemene productiekosten" (Beschikking van het Ministerie van Financiën van Rusland van 31 oktober 2000 nr. 94n).

Versie 2
De elektronische sleutel kan direct worden afgeschreven op rekening 26

Andere forumdeelnemers kwamen tot de conclusie dat sleutelproductie een dienst is waar het bedrijf van afneemt. Dit betekent dat de kosten van het token, certificaat en CryptoPro kunnen worden afgeschreven op de kostenrekening op het moment van ontvangst van de documenten - rekening 26 of. 44. Daarna kunnen deze kosten worden opgenomen in de productiekosten (clausule 9 van PBU 10/99, goedgekeurd bij besluit van het Ministerie van Financiën van 05/06/99 nr. 33n).

Onze mening
Het bedrijf heeft het recht om de afschrijvingsmethode te kiezen

Als de kosten voor het certificaat en het programma aanzienlijk zijn voor het bedrijf, wordt de elektronische handtekening weergegeven op rekening 97 en vervolgens in gelijke delen afgeschreven als kosten gedurende de gebruiksperiode. Dan zal het saldo van de betaalde maar nog niet afgeschreven vergoeding voor de sleutel vallen op regel 1210 “Inventarissen” van de balans (clausule 20 van PBU 4/99, goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland d.d. 07/06 /99 nr. 43n). Als dergelijke kosten voor het bedrijf niet significant zijn, kunt u de volledige vergoeding voor de elektronische sleutel in één keer afschrijven. Bovendien is de materialiteit van de kosten een geschatte waarde, en heeft het bedrijf het recht deze zelf te bepalen.

Wat betreft de token of flashdrive waarop de beveiligingscode is geschreven, hiermee moet rekening worden gehouden in 10 “Materialen”. Deze kosten kunnen ook als kosten worden afgeschreven (op rekening 26 of 44) op de datum van overdracht van het elektronische apparaat aan de boekhoudafdeling.

Bij ons is de gehele hieronder beschreven installatieprocedure inbegrepen in de prijs van 1C Reporting. Een gecertificeerde specialist configureert en installeert de digitale handtekening en CryptoPro.

Om de boekhouding in 1C Accounting efficiënter te maken, wordt aanbevolen om met een digitale handtekening te kunnen werken en documenten in digitale vorm uit te wisselen met tegenpartijen en toezichthouders. Om dit te doen, moet u een speciaal programma voor het coderen en verzenden van gegevens op een server of werkstation aanschaffen en installeren. Het moet worden gecertificeerd omdat het wordt gebruikt om gegevens aan regelgevende instanties te verstrekken. U moet de procedure voor het gebruik van digitale handtekeningen en coderingsprogramma's configureren in het 1C Boekhoudinformatiesysteem in de menusectie gewijd aan het beheer van applicatieservices en -programma's (het bevat een speciaal formulier voor het instellen van parameters voor het werken met digitale handtekeningen en coderingsprogramma's).

Het wordt aanbevolen om het 1C Accounting 8.3-informatiesysteem als volgt te configureren om met de digitale documentenstroom te werken:

• Ga naar het menugedeelte dat wordt gebruikt om parameters te configureren voor het uitwisselen van correspondentie in digitale vorm (bevindt zich in het administratiegedeelte van het geautomatiseerde systeem 1C Accounting).
• Creëer de mogelijkheid om digitale handtekeningen te gebruiken bij het uitwisselen van documenten. Zonder deze actie uit te voeren, is het onmogelijk om de handtekeningparameters en het coderingsprogramma te configureren - de sectie blijft ontoegankelijk.
• Op het tabblad waar de lijst met geïnstalleerde programma's waarmee 1C Accounting kan communiceren zich bevindt, moet u een coderingsoplossing selecteren. Als het niet op de lijst staat, moet u het toevoegen.
• De lijst bevat korte namen van programma's. U moet degene kiezen die op uw computer is geïnstalleerd. Als er geen programma op het werkstation of de server staat, geeft 1C Accounting 8.3 een foutmelding.
• Vervolgens moet u controleren of de naam van het programma correct is, zodat u vervolgens kunt controleren of het op de lijst met gecertificeerde programma's staat.
• Hierna dient u het nummer dat het type aanbieder voor de digitale handtekening aangeeft te controleren met het type programma dat is ingesteld in de parameters van het 1C Boekhoudinformatiesysteem.
• Vervolgens moet u uit de door de provider verstrekte lijst het juiste algoritme selecteren waarmee de documenten zullen worden ondertekend.
• Bovendien moet u uit de lijst met algoritmen die door het providerbedrijf worden verstrekt, het vereiste hash-algoritme selecteren.
• Om documenten in 1C Accounting 8.3 te ondertekenen met een digitale handtekening, om ze te kunnen versleutelen en over te dragen aan tegenpartijen en regelgevende instanties, moet u certificaten installeren. Deze documenten worden toegevoegd en geconfigureerd op het gelijknamige tabblad, en de gebruiker ontvangt het certificaat zelf van een speciaal certificeringscentrum. Bij ontvangst moet u erop letten dat het certificaat gekwalificeerd is, dat wil zeggen dat ondertekening ervan de documenten een officiële juridische status geeft.
• Als u een certificaat op uw computer heeft, kunt u dit eenvoudig toevoegen door een certificaat te selecteren dat beschikbaar is op uw computer. Nadat het certificaat in het 1C Boekhoudinformatiesysteem is geïnstalleerd, kan de gebruiker de lijst met documenten bepalen die met het bestaande certificaat kunnen worden ondertekend.
• 1C Boekhouden 8.3 heeft een ingebouwde assistent waarmee u een aanvraag voor een certificaat kunt invullen en deze digitaal kunt ontvangen van een gespecialiseerd centrum.

Door het gebruik van digitale handtekeningen en gegevensversleuteling kan 1C Accounting in alle veiligheid correspondentie uitwisselen tussen tegenpartijen en regelgevende instanties.

De waarde van een flashdrive of token met een digitale handtekening wordt onmiddellijk herkend. En de kosten voor het programma en certificaat zijn geleidelijk. Welke bedrading moet hiervoor worden gemaakt? Hoe kosten in verschillende modi afschrijven?

Bij aankoop van een elektronische handtekening bevat de kit:

• token of flashdrive met beveiligingscodes;
• CryptoPro-programma;
• handtekeningverificatiesleutelcertificaat, dat wordt afgegeven voor een jaar.

Laten we eens kijken hoe we met elk van deze activa rekening kunnen houden, terwijl we onthouden dat als u de geldigheidsduur van de verificatiesleutel niet op tijd verlengt, deze niet meer werkt. En overdag, wanneer deze periode eindigt.

Token en flashdrive

In de boekhouding wordt een flashdrive of token weergegeven als onderdeel van de inventaris tegen de aankoopprijs. De accountant ontvangt ze op rekening 10. Vervolgens schrijft hij ze af als onkosten. En houdt dan nog steeds rekening met het saldo op rekening 013 ‘Voorraad en apparatuur gebruikt door het bedrijf.’

Ook voor de inkomstenbelasting worden uitgaven als materieel aangemerkt. De basis is subparagraaf 3 van paragraaf 1 van artikel 254 van de Belastingwet van de Russische Federatie. Deze kosten zijn indirect. Daarom worden ze onmiddellijk in de lopende periode opgenomen. Dit staat in paragraaf 2 van artikel 318 van de Belastingwet van de Russische Federatie.

Opmerking

Het landbouwbedrijf bepaalt zelfstandig de lijst met directe kosten die verband houden met de productie. Dit is vastgelegd in het fiscale boekhoudbeleid. De overige kosten worden geclassificeerd als indirect. Ze kunnen volledig worden afgeschreven als kosten van de lopende periode.

Programma

Uitgaven voor de aanschaf van het programma worden in aanmerking genomen in 97 “Uitgestelde kosten”, maar op voorwaarde dat er een niet-exclusief recht wordt verworven en het volledige bedrag in één keer wordt betaald.

Laat me uitleggen waarom precies rekening 97. Kosten van de rapportageperiode, als ze betrekking hebben op de toekomst, worden weerspiegeld volgens de regels van specifieke boekhoudregels. Dit staat in paragraaf 65 van de Regeling inzake boekhouding en financiële rapportage in de Russische Federatie (goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland van 29 juli 1998 nr. 34n). IN in dit geval Clausule 39 van PBU 14/2007 moet worden toegepast. Hiermee kunnen programmakosten worden meegerekend in de uitgestelde uitgaven.

Let op: als het bedrijf aan de gestelde eisen heeft voldaan - niet-exclusieve rechten en volledige betaling - worden de kosten afgeschreven zolang het certificaat geldig is.

Hoe zit het met de inkomstenbelasting? Programmakosten zijn inbegrepen onder de overige uitgaven. Dit volgt uit subparagraaf 26 van paragraaf 1 van artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie. De kosten worden gelijkmatig afgeschreven over de periode zolang de sleutel geldig is - paragraaf 1 van artikel 272 van de Belastingwet van de Russische Federatie. Als gevolg hiervan zal het bedrijf geen discrepanties hebben tussen belastingen en boekhouding.

Certificaat

Net als bij het programma worden bij de aankoop van een certificaat de kosten ervan weerspiegeld in de uitgestelde uitgaven op rekening 97 en wordt het bedrag gelijkmatig van deze rekening afgeschreven gedurende de geldigheidsperiode van de sleutel.

Voorbeeld De boerderij heeft een digitale handtekening gekocht, waarvan het certificaat een jaar geldig is.

Volgens de factuur ontving de boerderij een flashdrive. De kosten bedragen 3540 roebel, inclusief BTW – 540 roebel. Volgens de akte die we hebben ontvangen:

• “CryptoPro” -programma voor 11.800 roebel, inclusief btw – 1.800 roebel;
• sleutelcertificaat voor RUB 5.900, inclusief BTW RUB 900.

Het programma en het certificaat worden beschouwd als uitgestelde kosten. Dan worden de kosten gelijkmatig over het jaar afgeschreven.

De accountant maakte aantekeningen:

Debet 10 Credit 60

- 3000 wrijven. (3540 – 540) - de flashdrive is met een hoofdletter geschreven;

Debet 19 Credit 60

- 540 wrijven. - Inclusief BTW;

Debet 26 Credit 10

- 10.000 wrijven. - de kosten van het opslagmedium worden als kosten afgeschreven;

Debet 97 Credit 60

- 10.000 wrijven. (11.800 – 1800) - er wordt rekening gehouden met de kosten van het programma;

Debet 19 Credit 60

- 1800 wrijven. - BTW toegewezen;

Debet 97 Credit 60

- 5000 wrijven. (5900 – 900) - er wordt rekening gehouden met de kosten van het certificaat;

Debet 19 Credit 60

- 900 wrijven. - BTW weerspiegeld.

En nu over de belastingadministratie. Voor inkomstenbelastingdoeleinden worden certificaatkosten verantwoord als overige kosten. De basis is subparagraaf 49 van paragraaf 1 van artikel 264 van de Belastingwet van de Russische Federatie. De relatie tussen deze kosten en inkomsten is niet eenduidig ​​vast te stellen. Daarom worden ze, net als bij de boekhouding, gelijkmatig afgeschreven.

Functies voor vereenvoudigde boerderijen en uniforme landbouwbelasting

Het is moeilijker om de kosten van een elektronische handtekening af te schrijven met behulp van het vereenvoudigde belastingstelsel en de Unified Agricultural Tax. Hier moet rekening worden gehouden met verschillende subtiliteiten.

De uitgavenlijsten voor deze bijzondere regimes zijn gesloten. Het is waar dat ze de kosten omvatten voor de aanschaf van een computerprogramma van de houder van het auteursrecht. Maar dit betekent niet dat de kosten van een digitale handtekening automatisch kunnen worden afgeschreven. Als een bedrijf bijvoorbeeld een handtekening heeft gekocht voor elektronische handel, kan de waarde ervan niet worden herkend. Deze mening werd door functionarissen tot uitdrukking gebracht in een brief van het Ministerie van Financiën van Rusland van 8 augustus 2014 nr. 03-11-11/39673.

Een gunstiger situatie is wanneer de boerderij een digitale handtekening koopt om aangiften in te dienen bij de belastingdienst. Vervolgens kunnen de kosten worden afgeschreven onder de rubriek "post-, telefoon-, telegraaf- en andere soortgelijke diensten" - paragraaf 18 van artikel 346.5 en paragraaf 18 van artikel 346.16 van de Belastingwet van de Russische Federatie. Tot deze conclusie kwamen de financiers in een brief van 10/09/07 nr. 03-11-04/2/250.

Tengiz BURSULAYA, hoofdauditor van RIGHT WAYS LLC

Hoe moet ik rekening houden met de kosten van het produceren van een sleutelcertificaat voor een digitale handtekening in de boekhouding en de belastingadministratie?

In de boekhouding heeft een organisatie het recht om te kiezen hoe zij rekening houdt met een elektronische handtekening. Als de vergoeding voor een EDS-certificaat aanzienlijk is voor een organisatie, moeten de kosten ervan op rekening 97 worden weergegeven. En vervolgens in gelijke delen als kosten worden afgeschreven tijdens de gebruiksperiode. Indien dergelijke kosten voor de organisatie niet significant zijn, kunt u het volledige honorarium voor de elektronische sleutel in één keer afschrijven op rekening 26. Leg de gekozen methode boekhoudkundig vast in uw boekhoudbeleid. Normaal gesproken is een sleutelcertificaat voor een elektronische handtekening een jaar geldig. Daarom is het juister dat een inkomstenbelastingbetaler die de opbouwmethode gebruikt, deze in gelijke delen in de maandelijkse uitgaven in aanmerking neemt.

De grondgedachte voor dit standpunt wordt hieronder gegeven in de materialen van het Glavbukh-systeem

1.Artikel:Waar collega’s over discussiëren. Op welke rekening moet de elektronische handtekening worden weergegeven: 97 of 26?

Versie 1

De kosten van de sleutel moeten op rekening 97 worden weergegeven

Sommige collega's zijn van mening dat de elektronische handtekeningsleutel op dezelfde manier moet worden afgeschreven als het recht om de resultaten van intellectueel eigendom te gebruiken. Dat wil zeggen, geef de kosten van de gekochte kit op rekening 97 weer als het recht om een ​​regulier computerprogramma te gebruiken (clausule 39 van PBU 14/2007, goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland van 27 december 2007 nr. 153n) . En schrijf daarna geleidelijk af naar de onkostenrekeningen. In handelsbedrijven is rekening 44 "Commerciële kosten" hiervoor geschikt, en in productieorganisaties - rekening 26 "Algemene productiekosten" * (Beschikking van het Ministerie van Financiën van Rusland van 31 oktober 2000 nr. 94n).

Versie 2

De elektronische sleutel kan direct worden afgeschreven op rekening 26

Andere forumdeelnemers kwamen tot de conclusie dat sleutelproductie een dienst is die een bedrijf afneemt bij een certificeringsinstantie. Dit betekent dat de kosten van het token, certificaat en “CryptoPro” kunnen worden afgeschreven op de kostenrekening op het moment van ontvangst van documenten - rekening 26 of 44. Daarna kunnen deze kosten worden opgenomen in de productiekosten* (artikel 9 van PBU 10/99, goedgekeurd bij besluit van het Ministerie van Financiën van 05/06/99 nr. 33n).

Onze mening

Het bedrijf heeft het recht om de afschrijvingsmethode te kiezen

Als de vergoeding voor het certificaat en het programma aanzienlijk is voor het bedrijf, moeten de kosten ervan worden weergegeven op rekening 97. En vervolgens in gelijke delen afschrijven als kosten over de gebruiksperiode*. Dan zal het saldo van de betaalde maar nog niet afgeschreven vergoeding voor de sleutel vallen op regel 1210 “Inventarissen” van de balans (clausule 20 van PBU 4/99, goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland d.d. 07/06 /99 nr. 43n). Als dergelijke kosten voor het bedrijf niet significant zijn, kunt u de volledige vergoeding voor de elektronische sleutel in één keer afschrijven. Bovendien is de materialiteit van de kosten een geschatte waarde, en heeft het bedrijf het recht deze zelf te bepalen*.

Wat betreft de token of flashdrive waarop de beveiligingscode is geschreven, hiermee moet rekening worden gehouden in 10 “Materialen”. Deze kosten kunnen ook als kosten worden afgeschreven (op rekening 26 of 44) op de datum van overdracht van het elektronische apparaat aan de boekhoudafdeling.

2. Artikel:Kant-en-klare oplossingen voor uw taken op het gebied van BTW, verzekeringspremies, inkomstenbelasting, uitkeringen, digitale handtekening, boekhouding, kassa, primair en BUT

De kosten van een elektronische handtekening kunnen in de boekhouding worden geclassificeerd als een eenmalige uitgave

Svetlana Iljoesjina vraagt:

Ch. accountant LLC "Verba" (Tsjeboksary)

Onze organisatie heeft een sleutelcertificaat voor elektronische handtekeningverificatie verkregen. Bij het overbrengen van de USB-stick heeft het certificeringscentrum een ​​factuur uitgegeven. Het certificaat is één jaar geldig. Moet een dergelijke eenmalige betaling in de boekhouding worden weerspiegeld als uitgestelde kosten?

Ekaterina Savina antwoordt:

expert van het tijdschrift "Glavbukh"

Nee, reken de kosten van het certificaat niet mee onder de latente kosten. Laat het me uitleggen.

Tegenwoordig moeten uitgaven die betrekking hebben op toekomstige perioden in aanmerking worden genomen volgens de regels voor de opname van activa. Dit staat in paragraaf 65 van de verordeningen, goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Financiën van Rusland van 29 juli 1998 nr. 34n. Dat wil zeggen, om te begrijpen of het nodig is om het bedrag op rekening 97 weer te geven, moet u de PBU raadplegen.*

En de boekhoudregels voorzien slechts in twee situaties waarin een bedrijf uitgestelde kosten moet maken. Ten eerste: het bouwbedrijf heeft kosten gemaakt in verband met de komende werkzaamheden (clausule 16 van PBU 2/2008). En ten tweede: de organisatie betaalde een eenmalige betaling voor het gebruik van intellectuele-activiteitsrechten (clausule 39 van PBU 14/2007).

Zoals u kunt zien, wordt uw zaak niet rechtstreeks in de PBU vermeld. Houd daarom in de regel rekening met de kosten van de aanschaf van een certificaat voor de verificatie van een digitale handtekening - in de periode waarin deze zich voordeden (clausule 2 van PBU 10/99). En volledig. Het is niet nodig om ze op rekening 97 te zetten.*

Bij de berekening van de inkomstenbelasting moet met sommige soorten uitgaven niet in één keer rekening worden gehouden, maar over een bepaalde periode. Dit geldt voor uitgaven die betrekking hebben op meerdere rapportageperioden* (clausule, artikel 272, clausule 9, artikel 262, clausule 3, artikel 268 van de Belastingwet van de Russische Federatie).

Kosten worden toegerekend aan verschillende rapportageperioden op basis van de voorwaarden van de overeenkomst op grond waarvan deze kosten worden gemaakt.

Indien kosten worden gemaakt in het kader van een overeenkomst waarbij:*
– de ontvangst van inkomsten wordt over meerdere verslagperioden verstrekt;
– er is geen sprake van een gefaseerde levering van goederen (werken, diensten),
Dergelijke kosten worden lineair opgenomen. Tegelijkertijd bepaalt de organisatie zelfstandig de methodiek voor het verantwoorden (verdelen) van kosten en verankert deze in haar fiscale grondslagen.

Elena Popova, Staatsadviseur bij de Belastingdienst van de Russische Federatie, 1e rang