Het verplaatsen van goederen in excel. Goederenboekhouding in MS Excel: voor- en nadelen

Het programma is ontworpen voor materiaalboekhouding van verschillende soorten bronnen. Het is mogelijk om boekhouding in waardetermen te implementeren. Meerdere opslaglocaties, productieverbruik en sloop worden ondersteund. Met rapportageformulieren kunt u de verplaatsing van middelen volgen en operationele informatie voor elk boekhoudpunt verkrijgen.

Invoering

Het programma kan worden gebruikt als een eenvoudig magazijnboekhoudsysteem voor opslaglocaties van hulpbronnen in bedrijven die een klein aantal goederen, grondstoffen en materialen gebruiken. De boekhouding wordt uitgevoerd in natuurlijke meeteenheden. Kostenberekening wordt niet automatisch geïmplementeerd, maar het is mogelijk om indicatoren handmatig in monetaire eenheden in te voeren.

De initiële gegevens voor het genereren van rapporten zijn drie soorten tabellen:

• Opties
• Telefoonboeken
• Tijdschriften

Bovendien zijn de rapporten zelf ook Excel-tabellen.

De openheid van de spreadsheetinterface biedt maximale berekeningsflexibiliteit. De gebruiker heeft toegang tot alle functies van een krachtig computerapparaat en de Excel-interface. Kenmerken van de programma-implementatie vereisen een onafhankelijke configuratie van logs en rapporten voor specifieke gebruikerstaken.

Wijzigingen in versie 2.6

• Vanaf versie 2.6 wordt het oude XLS-werkmapformaat niet langer ondersteund. Het programmabestand wordt opgeslagen in het formaat XLSX/XLSM en werkt in Excel vanaf versie 2007 ( 2007-2016 ). Programma in formaat XLS Alleen beschikbaar in versie 2.0 en alleen op speciaal verzoek verkrijgbaar.
• Het uiterlijk van werkmappen is bijgewerkt in overeenstemming met het ontwerp van de nieuwste versies van Microsoft Office.
• Tweede samenvattend rapport over opslaglocaties.
• De standaardweergave van het eerste rapport is geconverteerd, zodat u saldi aan het begin van een nieuwe periode kunt kopiëren en plakken.
• Vervolgkeuzelijst voor het zoeken naar directory-items op basis van de eerste letters van een woord. Geactiveerd door dubbelklikken op een cel.
• Het rood markeren van de journaalelementen die niet in de mappen voorkomen.

Wijzigingen in versie 2.0

• Boekhoudpunten en tegenpartijen zijn onderverdeeld in verschillende mappen.
• De beperking op het aantal leveranciers en afnemers is opgeheven.
• Resourcegroepen toegevoegd voor filteren in rapporten.
• Beginsaldi worden in een apart dagboek ingevuld.
• Kostenindicatoren in tijdschriften zijn verwijderd en in telefoonboeken is een gemiddelde prijsindicator toegevoegd.
• Nieuw rapport over opslaglocaties in de vorm van een Excel-draaitabel.

Functies en beperkingen

Excel-spreadsheets hebben inherente beperkingen op de hoeveelheid informatie die ze kunnen verwerken. Het programma is niet bedoeld om grote boekhoudsystemen voor honderdduizenden artikelartikelen te vervangen. Maar in de meeste MKB-bedrijven kunnen het volume en de complexiteit van gegevens in Excel worden verwerkt.

Het hoofdbestand bevat niet een groot aantal berekeningen; voor rapporten worden speciale algoritmen gebruikt, die ook geen formele verbindingen met de brongegevens hebben. Daarom zorgen grote hoeveelheden gegevens voor normale prestaties, zelfs in de automatische berekeningsmodus van Excel. Het overschakelen naar de handmatige berekeningsmodus wordt alleen aanbevolen op verouderde computers.

IN automatische Excel-berekeningsmodus Bij werkzaamheden adviseren wij de volgende parameters hoge performantie computer:

• Aantal bronnen (nomenclatuur) - tot 2000
• Aantal meetpunten - tot 200
• Aantal bewerkingen (regels) in elk logboek - maximaal 10.000
• Bestandsgrootte (xlsx) - maximaal 10 MB

IN handmatige Excel-berekeningsmodus de beperkingen hebben voornamelijk alleen betrekking op de mogelijkheden van de computer. Voor de normale werking van rapporten raden wij de volgende beperkingen aan:

• Aantal bronnen (nomenclatuur) - maximaal 5000
• Aantal meetpunten - tot 500
• Aantal bewerkingen (regels) in elk dagboek - maximaal 30.000
• Bestandsgrootte (xlsx) - maximaal 25 MB

Als er aanvullende berekeningen worden gebruikt (door de volledige openheid van het programma kunt u eventuele aanvullende berekeningen configureren), kunnen de prestatiebeperkingen strenger zijn.

Om het dataverbruik te beperken, kunt u op elk gewenst moment een nieuw bestand aanmaken en daar mappen en beginsaldi voor alle boekhoudpunten overbrengen.

Installatie en lancering

De samenstelling van het bestand wordt beschreven op de eerste pagina van het programma - "Main".

Zoals reeds opgemerkt bestaat het programma uit parametertabellen, mappen, logs en rapporten. U kunt naar deze objecten navigeren via hyperlinks op de startpagina. U kunt ook standaardmethoden gebruiken voor het navigeren door Excel-bladen en -cellen.

De eenvoudigste manier om terug te keren naar de inhoudspagina is door op een speciale knop in de koptekst van een werkblad in het programma te klikken

De mogelijkheden om door pagina's te navigeren worden beschreven op het serviceblad Vooraf ingesteld en in de verborgen derde kolom van het blad “Home”.

Opties

Het programma bevat verschillende algemene parameters die de prestatiekenmerken regelen:

Alle parameters kunnen naar goeddunken van de gebruiker worden gewijzigd.

Telefoonboeken

Directory's worden gebruikt voor berekeningen en vergemakkelijken de gegevensinvoer in tijdschriften (door selectie uit lijsten). Gegevens worden in mappen ingevoerd zodra er informatie beschikbaar komt.

Kopers en leveranciers

Lijsten van boekhoudkundige tegenpartijen. Het is toegestaan ​​om zonder beperkingen regels toe te voegen.

Lijst met opslaglocaties voor bronnen die deelnemen aan het boekhoudsysteem. Dit kunnen afzonderlijke magazijncellen, opslagruimtes, productieruimtes of bedrijfsruimten zijn. Het is toegestaan ​​om zonder beperkingen regels toe te voegen.

Groepen en bronnen

Twee onderling verbonden mappen voor het beschrijven van alle soorten bronnen die op boekhoudpunten zijn opgeslagen. Hulpbronnen zijn onder meer: ​​eindproducten, halffabrikaten, grondstoffen en materialen. Groepering wordt gebruikt voor het gemak van het filteren van rapporten. Het is toegestaan ​​om zonder beperkingen regels toe te voegen.

Tabelvelden (allemaal kunnen worden gewijzigd):

Transactielogboeken

Alle magazijntransacties die nodig zijn voor het genereren van rapporten worden in speciale tabellen ingevoerd, onderverdeeld naar type transactie.

Gegevens over voorraden aan het begin van de boekhouding. De datum wordt bepaald in de Opties.

Inkomsten van leveranciers

Resourceontvangsten van leveranciers worden in de tabel ingevoerd. De volgorde op datum of bestelnummer is niet belangrijk.

Tabelvelden:

datum

De tabel bevat informatie over het verbruik van grondstoffen en materialen in het productieproces. De volgorde op datum of ordernummer is niet belangrijk. Voor een verkooporganisatie hoeft deze tabel niet ingevuld te worden.

Tabelvelden:

Naast de beschreven velden bevat de tabel enkele speciale servicekolommen.

Om een ​​record te verwijderen, hoeft u alleen maar het veld leeg te maken datum met behulp van standaard Excel-tools. Het is ook mogelijk om hele rijen te verwijderen.

De tabel bevat informatie over de productie van eindproducten en halffabrikaten. De volgorde op datum of bestelnummer is niet belangrijk. Voor een verkooporganisatie hoeft deze tabel niet ingevuld te worden.

Tabelvelden:

Naast de beschreven velden bevat de tabel enkele speciale servicekolommen.

Om een ​​record te verwijderen, hoeft u alleen maar het veld leeg te maken datum met behulp van standaard Excel-tools. Het is ook mogelijk om hele rijen te verwijderen.

Transacties voor het verplaatsen van resources tussen interne magazijnen worden in de tabel ingevoerd. De volgorde op datum of ordernummer is niet belangrijk. Hier worden ook de beginsaldi ingevoerd die in de magazijnen zijn opgeslagen vanaf de startdatum van de boekhouding.

Tabelvelden:

Voorraadbeheer- een van de belangrijkste componenten bij het runnen van een bedrijf. De kwaliteit en het succes van de organisatie zijn afhankelijk van de situatie in de opslagplaats. Daarom zijn ondernemers verplicht om voldoende aandacht te besteden aan het goed inrichten en beheersen van een magazijnvoorraadbeheersysteem in de toekomst.

Vanwege het belang van deze kwestie hebben we het onderwerp herhaaldelijk besproken in artikelen en.

Laten we nu eens in meer detail bekijken hoe handig het is om de voorraadbewegingen te volgen met behulp van het eenvoudigste MS Excel-programma.

De meeste organisaties die een bepaald product verkopen, beschikken over een magazijn voor opslag. Dit resulteert in een gerechtvaardigde behoefte aan registratie. Het gebruik van speciale programma's hiervoor helpt organisaties hun werk efficiënter te maken, terwijl ze de kosten verlagen en de winst verhogen. MS Excel is geweldig voor kleine winkels en andere kleine organisaties.

MogelijkhedenMEVRExcel:

• Toont de hoeveelheid voorraad in het magazijn
• Structureert en analyseert gegevens over bestaande assets
• Verkooprapporten voor elke periode

Boekhouding van goederen inMEVRExcel: voordelen

MS Excel is precies het programma dat de magazijnboekhouding kan vereenvoudigen en beschikt over een aantal functies voor het monitoren van de goederenbewegingen.

Goederen boeken in MS Excel: nadelen

Het is belangrijk op te merken dat Excel ook veel nadelen heeft. Bijvoorbeeld een complexe reeks operaties die arbeidsvaardigheden en kwalificaties vereisen, maar ook grote tijdelijke middelen, die we zo vaak missen. Door fouten die soms in het programma voorkomen, is het mogelijk om alle bestaande gegevens kwijt te raken.

Excel-functies voor voorraadbeheer

Het product bestaat uit tabellen die gevuld zijn met gegevens. U kunt afzonderlijke producten of groepen producten selecteren. Met deze softwaretool is het mogelijk om analytische functies en bewerkingen uit te voeren met behulp van formules. Het programma vereist de nodige kennis om ermee te kunnen werken. Probeer alle mogelijkheden van het computerprogramma optimaal te benutten. Hoe groter het scala aan functies dat u kent en weet hoe u ermee om moet gaan, hoe groter uw mogelijkheden bij het bijhouden van inventarisgegevens.

Met behulp van Excel is het mogelijk de ontvangst en het vertrek van producten te volgen. U kunt ook gegevens berekenen over de handelingen die in het magazijn worden uitgevoerd. Zo kunt u bijvoorbeeld het aantal saldi voor een specifiek type schoeisel of een aantal producten achterhalen. Om de hoeveelheid restjes te minimaliseren, moet u uitzoeken welk merk schoenen het gemakkelijkst wordt gekocht. Maak kennis met aanbevelingen op het gebied van de verkoop van kinderschoenen.

Laten we aannemen dat de tabelkop over twee of meer regels moet worden uitgerekt. Om dit te doen, schakelt u vooraf de woordomloopfunctie rechtstreeks in de cel in, en dan ondervindt u geen problemen. Je tafel zal er netjes uitzien.

Met het programma kunt u verschillende lettertypen invoegen, die erg handig zijn om te gebruiken bij het markeren van een aantal producten of individuele categorieën op basis van hun parameters.

Het verdient de voorkeur om belangrijkere productgroepen te markeren door cellen, kolommen of rijen op te maken. Deze technieken zorgen ervoor dat de informatie in de tabel gemakkelijk kan worden waargenomen.

Aanbevelingen voor voorraadbeheer met behulp vanExcel

Het verzorgen van de boekhouding voor producten die zich in het magazijn bevinden, wordt verklaard door de noodzaak om de activa van de winkel te monitoren, te controleren en rapporten op te stellen tijdens de verkoopperiode. Het verdient aanbeveling dat hiervoor een competente specialist verantwoordelijk is die de basisprincipes van MS Excel kent en deze in de praktijk weet toe te passen.

Hier is een duidelijk voorbeeld van hoe u aan de slag kunt gaan met voorraadbeheer in MS Excel (alle waarden zijn bij benadering):

Aan het begin van de tabel vult u het verbruik in:

Productboekhoudtabel MS Excel

Ga een paar honderd cellen verder en maak een ontvangsttabel, bijvoorbeeld in drie cellen: 1 product, 2 aantallen, 3 aankoopprijzen.

Goederenontvangsttabel in MS Excel

Aan elk product dat zojuist in het magazijn is aangekomen, moet een prijs worden toegewezen, wat heel eenvoudig in het programma te doen is. Vul de tabel in, bijvoorbeeld schoenen, sandalen, sneakers, sneakers, laarzen en andere. Dit zijn algemene namen; in de praktijk vult u de productkolom met andere namen. Bestel bijvoorbeeld producten die populair zijn onder uw klantenpubliek voor uw winkel. De lijst is individueel voor elke winkel.

Belangrijk! Zodat de naam van het product in de verbruikstabel overeenkomt met de naam vermeld op de facturen. Daarom is het in de tabel noodzakelijk om de naam volledig te schrijven, zonder deze af te korten. U kunt informatie doorgeven tot aan de maat en kleur van de schoenen. Hoe specifieker de informatie is, hoe handiger het is.

Hoeveelheid en aankoopprijs. Deze kolommen worden indien nodig ingevuld.

Een nieuwkomer aan uw lijst toevoegen is eenvoudig met slechts twee klikken. Stel ook onmiddellijk de prijs, hoeveelheid en andere parameters in.

Veel bedrijven gebruiken Microsoft Excel om de uitgaven voor een afdeling of het hele bedrijf bij te houden. Momenteel kan Excel worden gebruikt op alle pc's met het Windows-besturingssysteem. Om deze reden kunt u uw eigen uitgaven bijhouden als dit programma op uw thuis-pc is geïnstalleerd. Er is een groot aantal sjablonen voor het bijhouden van onkosten van Microsoft en andere sites, en recente versies van Excel bevatten een ingebouwde sjabloon als voorinstelling. U kunt ook uw eigen dynamische tabel in Excel maken om de uitgaven bij te houden. Volg in beide gevallen de onderstaande instructies.

Stappen

Werken met een Excel-sjabloon

Selecteer een vooraf ingesteld sjabloon. De nieuwste versies van het programma bevatten een sjabloon voor het bijhouden van persoonlijke uitgaven, evenals sjablonen voor het bijhouden van zakelijke uitgaven. U hebt toegang tot deze sjablonen en kunt uw uitgaven ermee bijhouden.

• In Excel 2003 kiest u Nieuw in het menu Bestand. Selecteer in de taakbalk Op deze computer Nieuwe werkmap om de sjablonen in een nieuw dialoogvenster te zien.
• In Excel 2007 selecteert u Nieuw in het menu Bestand. Het dialoogvenster Nieuw boek verschijnt dan. Selecteer "Geïnstalleerde sjablonen" in het menu "Sjablonen" in het linkermenu. Selecteer “Persoonlijk maandbudget” onder “Geïnstalleerde sjablonen” in het centrale menu en klik op “Aanmaken”.
• In Excel 2010 selecteert u Nieuw in het menu Bestand. Selecteer Voorbeeldsjablonen bovenaan het venster Beschikbare sjablonen, selecteer vervolgens Persoonlijk maandbudget uit alle voorbeeldsjablonen en klik op Maken.

1. Selecteer online een sjabloon. Als de vooraf ingestelde sjablonen niet geschikt zijn om uw uitgaven bij te houden, kunt u online een sjabloon kiezen. U kunt het downloaden vanaf elke website of door via Excel verbinding te maken met Microsoft Office Online.

   • Voor Excel 2003 kunt u een geschikt sjabloon selecteren in de onlinebibliotheek van Microsoft Office op https://templates.office.com/ru-ru. (Je kunt daar ook sjablonen vinden die zijn ontworpen voor latere versies van Excel.)
   • Selecteer in Excel 2007 het tabblad Budgetten onder het internetgedeelte van het dialoogvenster Nieuwe werkmap. Als u verbinding wilt maken met de onlinesjabloonbibliotheek voor Office, moet internet zijn ingeschakeld.
   • Selecteer in Excel 2010 Budgetten in de sectie Office.com in het deelvenster Beschikbare sjablonen. Om verbinding te maken, moet internet zijn ingeschakeld.

2. Voer de vereiste informatie in de juiste velden in. De informatie is afhankelijk van de specifieke dynamische tabelsjabloon die u hebt gebruikt.

   U kunt de voorgestelde naam voor de dynamische tabel gebruiken of de naam wijzigen. Het is voldoende om uw naam en het huidige jaar in de bestandsnaam aan te geven.

   Creëer uw eigen dynamische onkostentabel

   1. Excel openen.

      Voer kolomkoppen in. Voorgestelde namen en volgorde: Datum, Uitgavencategorie, Notitie, Uitgaven, Inkomsten en Saldo. Vul de cellen A2 tot en met G2 met deze kopjes. Mogelijk moet u de kolommen breder maken om plaats te bieden aan de titel of waarde.

      • Zodra u uw dynamische tabel- en kolomkoppen gereed heeft, kunt u de functie Paneel bevriezen gebruiken om de kopteksten permanent weer te geven terwijl u door de waarden scrollt. De functie Paneel bevriezen is te vinden in het menu Beeld in Excel 2003 en eerdere versies en in het menu Beeld, op het tabblad Venster in Excel 2007 en 2010.

   2. Voer informatie in over het eerste type onkosten in de derde rijcel.

      Voer de saldoformule in cel G3 in. Omdat dit de eerste keer is dat u een saldo invoert, wordt dit gedefinieerd als het verschil tussen uitgaven en inkomsten. Hoe u dit schrijft, hangt af van of u uitgaven of beschikbare middelen wilt weergeven.

      • Als u wilt dat het spreadsheet eerst de uitgaven weergeeft, moet de balansformule =E3-F3 zijn, waarbij E3 de uitgaven toont en F3 de inkomsten. Met deze instelling toont de formule de uitgaven als een positief getal, waardoor het bedrag van de uitgaven gemakkelijker te begrijpen is.
      • Als u wilt dat de tabel voornamelijk de voor u beschikbare middelen weergeeft, moet de saldoformule =F3-E3 zijn. Met deze opstelling zal de tabel een positief saldo weergeven als uw inkomsten hoger zijn dan uw uitgaven, en een negatief saldo als het tegenovergestelde het geval is.

   3. Voer informatie in over het tweede type onkosten in de vierde rijcel.

      Voer de saldoformule in cel G4 in. De tweede en volgende waarden blijven een saldo weergeven, dus u moet het verschil tussen uitgaven en inkomsten optellen bij de saldowaarde van de vorige invoer.

      • Als u eerst naar de uitgaven kijkt, is de balansformule =G3+(E4-F4), waarbij G3 de cel is die het vorige saldo weergeeft, E4 de uitgaven toont en F4 de inkomsten toont.
      • Als u een spreadsheet bijhoudt om contant geld weer te geven, is de saldoformule =G3+(F4-E4).
      • Haakjes rond cellen die het verschil tussen uitgaven en inkomsten weergeven, zijn optioneel. Ze worden alleen gebruikt om de formule duidelijker te maken.
      • Als u wilt dat het saldo leeg blijft totdat er iets wordt ingevoerd, kunt u een IF-waarde in de formule gebruiken, zodat de cel geen waarde weergeeft als er geen datum is ingevoerd. De formule voor een dergelijke invoer is =IF(A4="","",G3+(E4-F4)), als de tabel nodig is om de uitgaven bij te houden, en =IF(A4="","", G3+( F4-E4) ), als de tabel nodig is om contant geld weer te geven (u hoeft geen haakjes te gebruiken rond de cel die de uitgaven en inkomsten weergeeft, maar u moet wel de buitenste haakjes gebruiken).

   4. Kopieer het formulesaldo naar andere cellen in kolom G (saldokolom). Klik met de rechtermuisknop in cel G3 en selecteer Kopiëren. Selecteer vervolgens de onderstaande cellen in de kolom. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen en selecteer Plakken om de formule in de geselecteerde cellen in te voegen (in Excel 2010 selecteert u Plakken of Formule plakken in het menu). De formule werkt de cellen automatisch bij om de uitgaven, inkomsten en datum (indien gebruikt) uit de huidige reeks en het saldo uit de reeks boven de huidige reeks weer te geven.

   5. Sla de dynamische tabel op. Geef het een betekenisvolle naam, bijvoorbeeld 'Onkostenboekhouding.xls' of 'Persoonlijk budget.xls'. Net als bij de naam van de sjablonen kun je in de bestandsnaam je naam en jaartal opnemen (let op, aanhalingstekens worden alleen gebruikt om een ​​voorbeeld te geven, deze kun je beter niet gebruiken in de naam. Ook de bestandsextensie hoeft niet opgegeven te worden , Excel doet dit zelf).

      • Excel 2003 en oudere versies slaan dynamische tabellen op in het oudere ".xls"-formaat, terwijl Excel 2007 en 2010 tabellen opslaan in het nieuwere op XML gebaseerde ".xlsx"-formaat, maar u kunt dynamische tabellen lezen en opslaan in het oude ".xlsx"-formaat. xls" ook. Als u meerdere pc's heeft en de spreadsheet op elk van deze pc's wilt opslaan, gebruikt u het oudere formaat als op een van uw pc's Excel 2003 of ouder is geïnstalleerd, of het nieuwe formaat als op alle computers minimaal Excel 2007 is geïnstalleerd.
   • Gebruik Automatisch aanvullen in de uitgaven- en inkomstencategorieën om ervoor te zorgen dat de informatie die u invoert overeenkomt.
   • Om betaalde rekeningen te onderscheiden van de uitgaven die zojuist zijn gepland, maakt u het lettertype vetgedrukt en markeert u tekst of cellen.
   • Om onbedoelde wijzigingen aan een formule of kolomkop te voorkomen, kunnen cellen tegen wijzigingen worden beschermd. Selecteer cellen die u mogelijk later moet wijzigen (datum, categorie, uitgave, inkomen, notitie) en ontgrendel ze. Vervolgens kunt u de rest van de tabel vergrendelen tegen wijzigingen.

Momenteel groeit het aantal verschillende rapporten dat door alle afdelingen van organisaties wordt opgesteld gestaag. Heel vaak automatiseren ondernemingen de rapportage op basis van verschillende softwareproducten (SAP, 1C, Intalev, enz.). Maar zelfs in die organisaties waar het systeem ‘geautomatiseerd’ is, kunnen ze niet zonder Excel. Omdat de softwareproducten die worden gebruikt voor automatisering algemene principes bevatten voor het samenstellen van rapporten en elke onderneming uniek is, is het moeilijk om alle rapportages in gespecialiseerde softwareproducten te verenigen, en soms is het zelfs onmogelijk om dit te doen. En dit is waar Excel-spreadsheets te hulp komen. Ze stellen u in staat rapporten af ​​te ronden, informatie verkregen bij het downloaden van dezelfde 1C in de vereiste vorm te presenteren en soms zelfs te dienen als hoofdprogramma voor het onderhouden van management- en andere rapportages.

Excel is een van de populairste programma's in het basispakket van Microsoft Office. De verkoopmanager werkt met behulp van tabellen systematisch met klanten. De secretaris houdt alle lokale regelgeving en correspondentie bij of maakt schema's voor een productievergadering. Een econoom verwerkt primaire informatie en berekent bedrijfsprestatie-indicatoren. Spreadsheets zijn het populairste programma dat wordt gebruikt door medewerkers van verschillende diensten en verschillende activiteitengebieden.

Het programma is vooral nuttig voor medewerkers van financiële en economische afdelingen en boekhoudafdelingen als zij de taken krijgen toegewezen van het plannen en bijhouden van managementboekhouding. Excel voor een accountant biedt de mogelijkheid om gegevens te consolideren, waardoor u informatie uit verschillende bestanden in één kunt combineren. Hiermee kunt u de informatie selecteren die u nodig heeft door afzonderlijke tabellen te maken of gegevens in de oorspronkelijke tabel te verbergen. Hiermee kunt u de beschikbare informatie systematiseren op basis van de vereiste kenmerken en de resultaten samenvatten.

Op de een of andere manier zal boekhouden in Excel veel eenvoudiger worden als u een paar nuttige technieken onder de knie krijgt die uw werk met gegevens kunnen versnellen. Ontdek hoe Excel nuttig kan zijn voor een accountant in de voorbeelden die we hebben opgesteld. De volgende oefeningen in Excel voor het werk van accountants zijn niet alleen nuttig, maar ook gewoon noodzakelijk.

Een fundamenteel Excel-hulpmiddel

Naast zijn directe verantwoordelijkheden kan een accountant de taken krijgen van het voorbereiden van commerciële voorstellen, het berekenen van contractprijzen, enz. Om berekeningen uit te voeren, is het noodzakelijk om verschillende coëfficiënten en aanpassingen toe te passen, en om prijzen om te rekenen. En het allerbelangrijkste: voer alle acties snel uit en zonder uw belangrijkste verantwoordelijkheden in gevaar te brengen.

Excel voor een accountant helpt bij het voorbereiden van het hoofddocument, dat op het hoofdblad kan worden uitgevoerd, en bij aanvullende berekeningen op afzonderlijke documenten.

Dus bij het herberekenen van de koers kunt u de prijs in één cel opgeven, de wisselkoers in de tweede en in de derde de conversieformule instellen (= eerste cel * tweede cel), vervolgens op Enter drukken en de prijs in roebels krijgen. In het eerste blad kunt u “=” in de gewenste cel plaatsen, naar het tweede blad gaan en de derde cel met het totaal aangeven. Druk nogmaals op Enter en krijg het resultaat.

Als het nodig is om dergelijke berekeningen uit te voeren voor een groot aantal punten waarbij alleen de prijs verandert, dan kunt u een fundamentele Excel-techniek gebruiken: formules automatisch invullen of slepen.

De mogelijkheid om formules te tekenen is een van de basisfuncties van het programma. Het automatiseert het proces van het berekenen van gegevens in een tabel, zonder herhaaldelijk dezelfde formule te schrijven. U kunt formules als volgt uitrekken.

Stel in de formulebalk gelijk in en de link naar de cel uit de tabel met de brongegevens (=A3). Hierna krijgen we eenvoudigweg een duplicaat van de waarde uit de tabel. Wanneer u deze cel sleept, krijgt u een kopie van de tabel met gegevens die overeenkomstig zullen veranderen als de informatie in de oorspronkelijke tabel verandert. Dit is een voorbeeld van het uitrekken van cellen zonder bereik vast te leggen.

U kunt een link vastzetten om deze hetzelfde te houden, ongeacht of u deze volledig, per rij of per kolom sleept. Het repareren gebeurt in de formulebalk met behulp van het $-teken. Dit bord wordt vóór dat deel van de coördinaten in de link geplaatst dat moet worden hersteld:
$ vóór een letter – fixatie per kolom - $С1
$ vóór een getal – fixatie langs de lijn - С$1
$ vóór de letter en het cijfer – volledige fixatie van de cel - $C$1.

Kalenderdagen tellen

Excel kan een onmisbare assistent zijn voor zelfs eenvoudige taken zoals het tellen van kalenderdagen. Een accountant moet precies weten hoeveel dagen er in een bepaalde periode waren om de rente, het bedrag aan boetes, boetes, leningen en dergelijke te kunnen berekenen.

Als dit een korte periode is, dan is het eenvoudig om dit te berekenen met behulp van een kalender, maar voor het uitvoeren van reguliere berekeningen is dit formaat behoorlijk lastig. In dergelijke situaties komt Excel de accountant te hulp.

Om de berekeningen uit te voeren, moet u drie lege cellen in de tabel selecteren. U moet de startdatum in één noteren, de einddatum in de tweede en de derde blanco laten om de resultaten te krijgen.

Selecteer vervolgens de derde cel en klik op “Functie invoegen”. U kunt deze vinden via het ¶x-pictogram. Na het klikken verschijnt het venster “Functiewizard”. Selecteer in de lijst “Categorie” “Datum en tijd” en selecteer in de lijst “Functie” “DAYS360” en druk op de knop OK. In het venster dat verschijnt, moet u de begin- en einddatumwaarden invoegen. Om dit te doen, hoeft u alleen maar op de tabelcellen met deze datums te klikken, er één in de regel "Methode" te plaatsen en op OK te klikken. Als de totale waarde niet in een numeriek formaat wordt weergegeven, moet u het celformaat controleren: klik met de rechtermuisknop en selecteer "Celformaat" in het menu, stel "Getalformaat" in en klik op OK.

U kunt de dagen ook op deze manier tellen: typ in de derde cel = DAGEN 360 (B1; B2; 1). Tussen haakjes moet u de coördinaten van de eerste twee cellen met datums aangeven en voor de methode de waarde instellen op één. Bij het berekenen van de rente voor weken kunt u het resulterende aantal dagen delen door 7.

U kunt ook een willekeurig aantal dagen bij de datum optellen of aftrekken. Om dit te doen, moet u de datum in één cel schrijven, een gelijkteken in de tweede plaatsen, vervolgens op de cel met de datum klikken en "+" of "-" en het vereiste aantal dagen typen.

Gegevens sorteren

Een zeer handige functie waarmee u gegevens in oplopende/aflopende volgorde kunt plaatsen. U kunt gegevens ook sorteren om records op datum te ordenen.

Om deze actie uit te voeren, moet u het gebied selecteren dat moet worden gesorteerd. Vervolgens kunt u op de knop “Oplopend sorteren” klikken in de bovenste rij van het menu “Gegevens”, u vindt deze bij het “AY”-teken. Uw gegevens worden gerangschikt van klein naar groot in de eerste geselecteerde kolom.

Met Excel-tabellen voor accountants kunt u gegevens sorteren vanaf de eerste geselecteerde kolom. Als u cellen van links naar rechts hebt geselecteerd, wordt de reeks in de meest linkse kolom uitgevoerd. Als het van rechts naar links is, dan van rechts.

Als u de gegevens op de middelste kolom moet sorteren, kunt u het menu "Gegevens" - "Sorteren" - "Bereik sorteren" gebruiken. In het gedeelte 'Sorteren op' moet u een kolom en sorteertype selecteren.

Werken met lange tafels

Excel-spreadsheets voor een accountant zijn een multifunctioneel werkinstrument dat veel informatie bevat voor rapportage en het uitvoeren van actuele berekeningen. Wanneer u een tabel afdrukt die niet op één vel past, kunt u de “koptekst” op elke afzonderlijke pagina plaatsen, waardoor u de benodigde gegevens gemakkelijker kunt vinden. Om dit te doen, selecteert u "Bestand" - "Pagina-instellingen" in het menu en het tabblad "Blad". Plaats de cursor op “End-to-end rijen” of “End-to-end kolommen” en klik in de tabel op de rijen die op elk blad moeten worden geplaatst.

U kunt ook kop- en voetteksten gebruiken om met dergelijke documenten te werken. Ze noteren de nodige gegevens, zoals datum, bladnummers, naam van de samensteller, etc. Het instellen van kop- en voetteksten is beschikbaar in “Pagina-instellingen” - “Kop- en voetteksten”. Er zijn kant-en-klare opmaakopties beschikbaar of de mogelijkheid om uw eigen opties toe te voegen.

Naast handige technieken om in Excel te werken, moet een accountant de sneltoetsen beheersen.

Een set Excel-sneltoetsen waar u niet zonder kunt

Het gebruik van deze sneltoetsen in Excel versnelt uw werk en helpt u bij het uitvoeren van gegevensanalyses, het maken van grafieken en het opmaken van tabellen.

• F4 - past bij het invoeren van een formule het type koppelingen aan (relatief, vast). Kan worden gebruikt om de laatste actie te herhalen.
• Shift+F2 - notities bewerken
• Ctrl+; - voer de huidige datum in (voor sommige computers Ctrl+Shift+4)
• Ctrl+’ - kopiëren van de waarden van de cel die zich boven de huidige bevindt (voor sommige computers werkt de combinatie Ctrl+Shift+2)
• Alt+F8 - open de macro-editor
• Alt+= - som het bereik van cellen op die zich boven of links van de huidige cel bevinden
• Ctrl+Shift+4 - bepaalt de valutanotatie van de cel
• Ctrl+Shift+7 - instellen van de buitenrand van het geselecteerde celbereik
• Ctrl+Shift+0 - definieer de algemene celopmaak
• Ctrl+Shift+F - de combinatie opent een dialoogvenster voor celopmaak
• Ctrl+Shift+L - schakel het filter in/uit
• Ctrl+S - sla het bestand op (zo vaak mogelijk opslaan om geen waardevolle gegevens te verliezen).

Het gebruik van sneltoetsen en handige technieken in Excel zal uw werk alleen vereenvoudigen en versnellen als u al voldoende kennis van dit programma heeft. Als u uw niveau wilt verbeteren en spreadsheets effectiever wilt gebruiken bij het voeren van boekhoudingen in Excel, kunt u het boek gratis downloaden

Goederenboekhouding vereist het gebruik van betrouwbare en moderne software die in staat is om alle noodzakelijke handelingen volledig uit te voeren voor het bijhouden van statistieken over de aankomst en het vertrek van goederen naar het magazijn.

Een handig cloudgebaseerd systeem voor het automatiseren van handels- en magazijnboekhouding dat Excel heeft vervangen!
Verbeter uw werkefficiëntie en verhoog uw winst!

In het bijzonder heeft MS Excel een reeks functies om de productboekhouding completer te maken. Leer hoe u winkelitems kunt bijhouden in Excel. Laten we eens kijken naar de belangrijkste voor- en nadelen van dit programma als hulpmiddel voor de boekhouding van goederen.

Kenmerken van de boekhouding van goederen in Excel

De boekhouding van goederen in Excel gebeurt in speciale tabellen waarmee u een aantal afzonderlijke groepen goederen kunt identificeren, afhankelijk van hun doel, verbruik en enkele andere kenmerken. Dankzij dit softwareproduct kunt u met name een aantal analytische functies en sequentiële bewerkingen uitvoeren, waaronder het gebruik van formules.

Tegelijkertijd is het belangrijk om in Excel te kunnen werken om alle functies die nodig zijn voor de boekhouding van de verkoop van goederen en diensten volledig te kunnen gebruiken, om gegevens te structureren en te analyseren om verschillende zakelijke problemen op te lossen.

Controle van de beweging van goederen in het magazijn

Met het Excel-programma kunt u de beweging van goederen in het magazijn, hun ontvangst en vertrek, controleren door middel van speciale tabellen.

In het bijzonder kunt u in het programma een tabel met verschillende kolommen maken, afhankelijk van de behoefte van de gebruiker aan de benodigde bronnen en opties die het programma biedt. In de tabel is het mogelijk om gegevens over uitgevoerde handelingen weer te geven, inclusief het aangeven van het saldo in het magazijn, zowel voor een specifieke groep goederen als voor het gehele magazijn als geheel.

Bij elke goederengroep wordt de leverancier aangegeven, zodat u indien nodig snel kunt achterhalen waar dit of dat product of apparaat in het magazijn vandaan komt. Tegelijkertijd worden alle werkzaamheden opeenvolgend uitgevoerd, waarbij rekening wordt gehouden met eventuele aanpassingen. Parallel aan de tabelopmaak moet ook rekening worden gehouden met het opnemen en maken van aanvullende documenten, voetnoten en bijlagen, waarvoor vrije ruimte moet worden toegewezen.

In de regel is een gedetailleerde boekhouding van de producten die in een magazijn beschikbaar zijn, te wijten aan de noodzaak om de beweging van de voorraad tijdens de handel te monitoren en, in het bijzonder, aan de eis van strikte rapportage. Daarom moet de boekhouding worden uitgevoerd door een gekwalificeerde specialist die vloeiend is in de MS-Excel.

Handige trucs bij het bijhouden van voorraadrecords in Excel

Het eerste dat we kunnen aanbevelen voor het werken in het programma is om alle celopmaakelementen in tabellen te gebruiken. Als het bijvoorbeeld nodig is om de tabelkop in twee regels te plaatsen, is het belangrijk om eerst te zorgen voor woordomloop in de cel zelf. Deze techniek zorgt voor duidelijkheid en een uitstekend uiterlijk van de tafel.

Met het programma kunt u ook speciale lettertypen invoegen. Het gebruik ervan is geschikt wanneer het nodig is om een ​​aantal producten of categorieën onder de aandacht te brengen, afhankelijk van bepaalde parameters en waarden.

Over het algemeen moeten de belangrijkste goederengroepen worden gemarkeerd door middel van passende bewerkingen in een cel of rij. U kunt ook kolommen opmaken waarin verschillende groepen goederen kunnen worden geplaatst, die met behulp van tabellen moeten worden verwerkt.

Een moderne oplossing voor eenvoudige boekhouding - online programma Class365

Helaas kent Excel ook een aantal tekortkomingen, die soms radicaal van invloed zijn op het werken met goederen in het magazijn. Deze kunnen met vertrouwen worden opgenomen: een te complex geheel van operaties waarvoor bepaalde werkvaardigheden en kwalificaties nodig zijn, evenals te veel tijdsbesteding, die soms eenvoudigweg ondraaglijk is onder tijdsdruk.

Stel je bovendien voor hoe catastrofaal het verlies van gegevens zou zijn als gevolg van een toevallige fout, die vrij vaak voorkomt bij het werken met Excel. In dit opzicht is het noodzakelijk om een ​​fatsoenlijk en vooral gratis gespecialiseerd programma te selecteren voor het bijhouden van alle noodzakelijke boekhoudingen.

Met het online programma voor de boekhouding van goederen in een magazijn, Class365, kunt u de magazijn- en handelsboekhouding automatiseren, samenwerken met online winkels en het klantenbestand, zonder tijd te verspillen aan de implementatie en training van personeel. Dankzij de eenvoudige en goed doordachte interface van het programma heeft u het in niet meer dan 15 minuten onder de knie.

• Magazijnboekhouding: acceptatie, afschrijvingen, herwaardering, enz.
• Automatische uitgifte van boekhouding en bijbehorende documentatie
• Werk met een onbeperkt aantal magazijnen
• Controle van de bewaartermijn
• Voorraadplanning waarbij rekening wordt gehouden met verkooptarieven
• Rapportages voor iedere periode en werkgebied in 1 klik

Het is niet moeilijk te raden dat boekhouding in Excel-tabellen tot het verleden behoort en wordt vervangen door een handiger en functioneler programma: het geautomatiseerde bedrijfsbeheersysteem Class365. Met een gratis online oplossing kunt u op elke geschikte plek werken, zonder gebonden te zijn aan een werkcomputer. Gebruik moderne oplossingen voor uw bedrijf en behaal verbluffende resultaten!