Programma's voor het automatisch invullen van formulieren. Cellen automatisch aanvullen en formules kopiëren in Excel

Automatisch aanvullen in Excel is een erg handige functie die het veel eenvoudiger maakt om zowel tabellen met gegevens te vullen als met berekeningen en formules te werken.

Automatisch aanvullen wordt gebruikt in de volgende situaties:

• Gegevens kopiëren naar aangrenzende cellen (bij het vullen van een tabel hebben bijvoorbeeld alle cellen in een kolom dezelfde waarde)
• Een kolom of rij vullen met gegevens die met een bepaald interval veranderen (bijvoorbeeld rijnummering)
• Formules kopiëren (de prijs en hoeveelheid van een artikel worden bijvoorbeeld in twee kolommen aangegeven; om het bestelbedrag voor elk artikel te berekenen, telt u dit gewoon in één cel en kopieert u de formule voor de hele kolom)

Hoe automatisch aanvullen in Excel?

Gegevens kopiëren naar aangrenzende cellen

Ga als volgt te werk om aangrenzende cellen met dezelfde gegevens te vullen:

• Beweeg uw muis over de rechter benedenhoek van de cel tot de “ + »
• Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep in de gewenste richting om de cellen met gegevens te vullen

De tweede manier om automatisch aan te vullen in Excel:

• Voer de vereiste gegevens in de eerste cel in
• Selecteer een cel rechts, links, onder of boven de gegevenscel
• Klik op de knop Vullen op de werkbalk (tabblad Start)
• Richting selecteren (omhoog, omlaag, links of rechts)

Aangrenzende cellen vullen met een reeks gegevens (cijfers, tekst, ingebouwde lijsten)

Om de gegevensinvoer in cellen te automatiseren, kunt u ingebouwde lijsten en reeksen voor automatisch aanvullen gebruiken. Bijvoorbeeld:

Hoe kunt u dergelijke gegevens automatisch in een Excel-tabel invullen?

• Voer de vereiste gegevens in de eerste twee cellen in
• Selecteer twee cellen met gegevens, beweeg de muiscursor over de rechter benedenhoek zodat het “+” teken verschijnt
• Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep in de gewenste richting

Voor het gemak van het werken met tabellen kunt u zelf zo'n lijst maken. Bijvoorbeeld met de namen van medewerkers. Om ze vervolgens in de kolom in te voeren, is één achternaam (die als eerste in de lijst staat) voldoende.

Zo maakt u een lijst:

De lijst wordt opgeslagen in de Excel-instellingen

Formules kopiëren in Excel

Om de formule te kopiëren, moet u het volgende doen:

• Voer de formule in de eerste cel in
• Selecteer cel met formule
• Beweeg de muiscursor over de rechter benedenhoek van de cel zodat het “+” teken verschijnt
• Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep in de gewenste richting

Excel is tegenwoordig een van de beste editors voor het werken met tabellen. Dit programma heeft alle noodzakelijke functies om met elke hoeveelheid gegevens te werken. Bovendien kun je vrijwel elke actie automatiseren en veel sneller werken. In dit artikel bekijken we in welke gevallen en hoe je cel-autofill precies kunt gebruiken in Microsoft Office Excel.

Het is vermeldenswaard dat dergelijke tools niet beschikbaar zijn in Microsoft Word. Sommige mensen nemen hun toevlucht tot bedrog. Vul de tabel met de vereiste waarden in Excel en breng deze vervolgens over naar Word. Jij kunt hetzelfde doen.

Het instellen van automatische nummering is heel eenvoudig. Om dit te doen, hoeft u slechts een paar zeer eenvoudige stappen te volgen.

1. Bel een aantal nummers. Bovendien moeten ze in dezelfde kolom of één rij staan. Daarnaast is het wenselijk dat ze in oplopende volgorde gaan (volgorde speelt een belangrijke rol).

1. Markeer deze cijfers.
2. Beweeg de muis over de rechteronderhoek van het laatste element en sleep naar beneden.

1. Hoe verder je trekt, hoe meer nieuwe cijfers je zult zien.

Hetzelfde principe werkt met andere waarden. U kunt bijvoorbeeld meerdere dagen van de week schrijven. U kunt zowel verkorte als volledige namen gebruiken.

1. Laten we onze lijst onder de aandacht brengen.
2. Verplaats de cursor totdat de markering verandert.
3. Trek vervolgens naar beneden.

1. Als gevolg hiervan ziet u het volgende.

Deze functie kan ook worden gebruikt voor statische tekst. Het werkt precies hetzelfde.

1. Schrijf een woord op je vel papier.
2. Trek de rechter benedenhoek een paar lijnen naar beneden.

1. Uiteindelijk zie je een hele kolom met dezelfde inhoud.

Op deze manier kunt u het invullen van verschillende rapporten en formulieren (vooraf, KUDiR, PKO, TTN, enzovoort) eenvoudiger maken.

Kant-en-klare lijsten in Excel

Zoals u kunt zien, wordt u niet gevraagd om gratis add-ons te downloaden. Dit alles werkt direct na installatie van Microsoft Excel.

Uw eigen lijsten maken

De hierboven beschreven voorbeelden zijn standaard. Dat wil zeggen dat deze opsommingen standaard in Excel worden ingesteld. Maar soms zijn er situaties waarin u uw eigen sjablonen moet gebruiken. Het is heel eenvoudig om ze te maken. Om het in te stellen, moet u een paar zeer eenvoudige manipulaties uitvoeren.

1. Ga naar het menu "Bestand".

1. Open het gedeelte Instellingen.

1. Klik op de categorie "Geavanceerd". Klik op de knop "Lijsten bewerken".

1. Hierna wordt het venster “Lijsten” geopend. Hier kunt u onnodige items toevoegen of verwijderen.

1. Voeg enkele items toe aan de nieuwe lijst. Je kunt schrijven wat je wilt, het is jouw keuze. Als voorbeeld zullen we een lijst met getallen in tekstvorm schrijven. Om een ​​nieuw sjabloon in te voeren, klikt u op de knop “Toevoegen”. Klik hierna op “OK”.

1. Om de wijzigingen op te slaan, klikt u nogmaals op “OK”.

1. Laten we het eerste woord uit onze lijst schrijven. U hoeft niet vanaf het eerste element te beginnen; automatisch aanvullen werkt vanuit elke positie.

1. Vervolgens zullen we deze inhoud enkele regels hieronder dupliceren (hoe u dit moet doen, staat hierboven beschreven).

1. Als gevolg hiervan zullen we het volgende resultaat zien.

Dankzij de mogelijkheden van deze tool kun je alles in de lijst opnemen (zowel woorden als cijfers).

Progressie gebruiken

Als u te lui bent om de inhoud van de cellen handmatig te slepen, kunt u het beste de automatische methode gebruiken. Hiervoor bestaat een speciaal hulpmiddel. Het werkt als volgt.

1. Selecteer een cel met een willekeurige waarde. We zullen de cel met het getal “9” als voorbeeld gebruiken.
2. Ga naar het tabblad Start.
3. Selecteer "Voortgang".

1. Hierna kunt u configureren:
   • vullocatie (per rijen of kolommen);
   • progressietype (kies in dit geval rekenkunde);
   • stap voor het verhogen van nieuwe nummers (u kunt automatische stapdetectie in- of uitschakelen);
   • maximale waarde.

1. In de kolom “Limietwaarde” geven we bijvoorbeeld het getal “15” aan.
2. Om door te gaan, klikt u op de knop "OK".

1. Het resultaat zal als volgt zijn.

Zoals u kunt zien, zouden we, als we een limiet groter dan "15" hadden opgegeven, de inhoud van de cel hebben overschreven met het woord "Negen". Het enige nadeel van deze methode is dat de waarden buiten de grenzen van uw tabel kunnen vallen.

Het plakbereik opgeven

Als uw voortgang de toegestane waarden overschreed en tegelijkertijd andere gegevens overschreef, moet u het invoegresultaat annuleren. En herhaal de procedure totdat u het definitieve progressienummer vindt.

Maar er is een andere manier. Het werkt als volgt.

1. Selecteer het gewenste celbereik. In dit geval moet de eerste cel de initiële waarde voor automatisch aanvullen bevatten.
2. Open het tabblad Start.
3. Klik op het pictogram "Vullen".
4. Selecteer "Voortgang".

1. Houd er rekening mee dat de instelling “Lay-out” automatisch wordt ingesteld op “Op kolommen” omdat we de cellen op die manier hebben geselecteerd.
2. Klik op de knop "OK".

1. Als gevolg hiervan ziet u het volgende resultaat. De progressie is tot het einde gevuld zonder iets buiten de grenzen te laten.

Datum automatisch aanvullen

U kunt op een vergelijkbare manier met datum of tijd werken. Laten we een paar eenvoudige stappen volgen.

1. Laten we een willekeurige datum in een cel invoeren.
2. Selecteer een willekeurig celbereik.
3. Laten we het tabblad 'Start' openen.
4. Klik op het gereedschap "Vullen".
5. Selecteer het item “Voortgang”.

1. In het venster dat verschijnt, ziet u dat het type “Datum” automatisch is geactiveerd. Gebeurt dit niet, dan heeft u het nummer in het verkeerde formaat ingevoerd.

1. Om in te voegen, klikt u op “OK”.

1. Het resultaat zal als volgt zijn.

Formules voor automatisch aanvullen

Bovendien kunt u formules kopiëren in Excel. Het werkingsprincipe is als volgt.

1. Klik op een lege cel.
2. Voer de volgende formule in (u moet het adres aanpassen aan de cel met de oorspronkelijke waarde).

1. Druk op de Enter-toets.

1. Vervolgens moet u deze uitdrukking naar alle andere cellen kopiëren (hoe u dit moet doen, werd iets hoger beschreven).

1. Het resultaat zal als volgt zijn.

Verschillen tussen Excel-versies

Alle hierboven beschreven methoden worden gebruikt in moderne versies van Excel (2007, 2010, 2013 en 2016). In Excel 2003 bevindt het gereedschap Voortgang zich in een ander gedeelte van het menu. In alle andere opzichten is het werkingsprincipe precies hetzelfde.

Om het automatisch aanvullen van cellen met behulp van progressie in te stellen, moet u de volgende zeer eenvoudige bewerkingen uitvoeren.

1. Ga naar een cel met een numerieke waarde.
2. Klik op het menu "Bewerken".
3. Selecteer "Vullen".
4. Dan – “Vooruitgang”.

1. Hierna ziet u precies hetzelfde venster als in moderne versies.

Conclusie

In dit artikel hebben we verschillende methoden bekeken voor het automatisch invullen van gegevens in de Excel-editor. U kunt elke optie gebruiken die voor u geschikt is. Als er plotseling iets niet lukt voor u, gebruikt u misschien het verkeerde gegevensformaat.

Merk op dat de waarden in de cellen niet continu hoeven te stijgen. Je kunt elke progressie gebruiken. Bijvoorbeeld 1,5,9,13,17 enzovoort.

Video-instructie

Als u problemen ondervindt bij het gebruik van deze tool, kunt u ook een video bekijken met gedetailleerd commentaar op de hierboven beschreven methoden om u te helpen.

Automatisch aanvullen u kunt het gebruiken waar u seriële gegevens moet invoeren. Stel dat u een rij of kolom met getallen moet vullen, waarvan elk een bepaald bedrag groter (of kleiner) is dan de vorige. Om te voorkomen dat u dit handmatig doet, moet u het volgende doen.

Het formele algoritme ziet er als volgt uit.

1. Typ de eerste twee getallen in twee aangrenzende cellen, zodat Excel het verschil daartussen kan zien.
2. Selecteer beide cellen. Om dit te doen, klikt u op een ervan en sleept u, terwijl u de muisknop ingedrukt houdt, het selectiekader naar de aangrenzende cel zodat deze deze vastlegt.
3. Beweeg uw muis over de markering in de rechter benedenhoek van het selectiekader (Fig. 2.26, a). Tegelijkertijd zal het de vorm aannemen van een zwart plusteken.
4. Klik en houd de muisknop ingedrukt en sleep het kader totdat het laatste getal dat in de laatste cel moet worden ingevoegd, in de tooltip bij de muisaanwijzer verschijnt. U kunt het frame in elke richting slepen (omhoog-omlaag, links-rechts) (Fig. 2.26, b).
5. Laat de muisknop los zodat het bereik van bedekte cellen wordt gevuld (Fig. 2.26, c).

De cellen die ik selecteerde, werden volgens het patroon gevuld. In de eerste kolom wordt 1 toegevoegd aan het getal in de vorige regel, in de tweede kolom - 2. Automatisch aanvullen kan worden gebruikt bij het invoeren van tijd, datums, dagen van de week, maanden, evenals combinaties van tekst en cijfers. Kijk naar afb. 2.27.

In deze tabel hoefde ik alleen maar de eerste rij in te voeren, deze vervolgens te selecteren en naar beneden te slepen met het plusteken. Excel verhoogde vervolgens elke waarde met één. En als er niet elke dag laboratoriumwerk zou plaatsvinden, maar om de dag of om de drie dagen, dan zou je voor Excel twee regels moeten invoeren om het verschil tussen de waarden in de cellen te bepalen. En dan zal het programma alles automatisch invullen, alleen zal het de waarde in de cellen verhogen, niet met één, maar met het verschil dat je eraan hebt gegeven (Fig. 2.28).

Met Automatisch aanvullen kunt u de inhoud van een cel naar een rij of kolom kopiëren. Neem een ​​willekeurige cel, zoek het plusteken en sleep deze in een willekeurige richting. In alle cellen waarnaar u de selectie sleept, wordt de eerste cel gedupliceerd. Met behulp van het magische plusteken kunt u niet alleen de celwaarde kopiëren, maar ook het celgegevensformaat.

U hebt bijvoorbeeld de tijd in een cel ingevoerd (dat wil zeggen dat deze cel de notatie Tijd heeft) en u wilt dat de hele kolom precies dezelfde notatie heeft. Wat moeten we doen? Om dit te doen, selecteert u de cel en sleept u het plusteken over de hele kolom. Nadat u de muisknop loslaat, verschijnt de knop Opties voor automatisch aanvullen rechtsonder in de rij. Door erop te klikken, opent u een menu waarin u de methode voor het vullen van de cellen kunt selecteren (Fig. 2.29). Selecteer Alleen opvulformaten. Je hebt nu de hele kolom in tijdnotatie.

Als u het tegenovergestelde wilt doen, het formaat niet wilt opslaan, maar eenvoudigweg de inhoud van de cellen wilt invullen, selecteert u Alleen waarden invullen. Als u niets selecteert, kopieert Excel zowel de celinhoud als de opmaak.

En ik wil ook uw aandacht vestigen op het feit dat Excel decimale breuken berekent tot op de vijftiende plaats achter de komma, maar dat er slechts twee decimalen in de cellen worden weergegeven. Het volledige getal kunt u zien in de formulebalk door de cel te selecteren (Fig. 2.30).

U kunt het zichtbare aantal decimalen wijzigen in het venster dat wordt weergegeven in Afb. 2.25. Hier moet u opties voor getalnotaties selecteren. Door een notatie te selecteren uit de lijst op het tabblad Getal in het venster Cellen opmaken, leest u er korte hulp over en kunt u enkele instellingen wijzigen.