Het is belangrijk om te begrijpen dat het programma geen volledig complete oplossing is. Dit is slechts een voorbeeld van een mogelijke configuratie. Alle organisaties hebben hun eigen specifieke kenmerken van zakendoen en het programma kan worden aangepast aan de behoeften van een bepaalde organisatie door onnodige functionaliteit te verwijderen en ontbrekende functionaliteit toe te voegen. U kunt de typen tabellen en kaartformulieren wijzigen, nieuwe mappen en tabellen toevoegen, afgedrukte formulieren maken op basis van voorbeelden, enz.

Screenshots van het programma

Voor de eerste 60 lanceringen werkt het programma zonder enige beperking in de demomodus. Na 60 lanceringen schakelt het programma over naar de gratis versiemodus. De gratis versie kan zonder tijdsbeperkingen worden gebruikt.

Om het programma te kopen, moet u een licentietype selecteren. Licenties zijn onderverdeeld in verschillende typen, afhankelijk van de limiet op het maximale aantal gelijktijdige gebruikerssessies - d.w.z. het aantal medewerkers dat gelijktijdig met de database werkt.

Het werken met documenten kost veel tijd van gebruikers, vooral kantoorpersoneel. Maar er zijn veel programma's die de handmatige arbeid bij het werken met documenten aanzienlijk kunnen optimaliseren door bepaalde processen te automatiseren. Veel van deze oplossingen zijn gemakkelijk te gebruiken, erg handig en goedkoop, en daarom beschikbaar voor een breed scala aan gebruikers. Dergelijke programma's zullen in dit artikel worden besproken.

Documentorganisatie

Gebruikers die te maken hebben met een groot aantal elektronische documenten zijn zich terdege bewust van de situatie waarin het, ondanks een strikt systeem van catalogi en subdirectories, veel tijd kost om het juiste document te vinden. Een van de opties om dit probleem op te lossen is het gebruik van een speciaal catalogiseringsprogramma, waarvan de hoofdtaak het organiseren en sorteren van gegevens is, wat uiteindelijk zorgt voor een snelle zoektocht naar de benodigde informatie. Er is een grote verscheidenheid aan dergelijke catalogiseerders op de markt, en ze zijn allemaal gericht op het catalogiseren van schijven, mappen en bestanden, of zeer gespecialiseerde informatie (films, munten, postzegels, enz.). Elke universele cataloger waarmee u mappen en bestanden van verschillende typen kunt catalogiseren, is geschikt voor het catalogiseren van documenten. De beste van dergelijke oplossingen is het WhereIsIt-pakket (http://www.whereisit-soft.com/), maar het is vrij duur en de mogelijkheden ervan zijn voor veel gebruikers duidelijk overbodig. Voor de meeste mensen zal het gebruik van het WinCatalog Standard-pakket voldoende zijn.

Een andere manier is om gerelateerde documenten te combineren tot complexe hiërarchisch gestructureerde documenten die zijn opgeslagen in gegevensbestanden die overeenkomen met deze structuren. In dergelijke gestructureerde documenten is het veel handiger om te navigeren en de informatie te vinden die u nodig heeft, dankzij zowel de structurerende als de geavanceerde zoekmogelijkheden binnen het document. Bovendien kunt u met een dergelijke structurering externe zoekopdrachten uitvoeren en naar documenten zoeken op basis van fragmenten van de tekst die erin zijn opgenomen. Het Maple-pakket is bijvoorbeeld ontworpen voor het maken van hiërarchisch gestructureerde documenten.

WinCatalog-standaard

Ontwikkelaar: WinCatalog.com

Verspreidingsgrootte: 1,62 MB

Werk onder controle: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Distributiemethode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Prijs: 200 wrijven.

WinCatalog Standard is een eenvoudig te gebruiken multifunctionele cataloger met een duidelijke Russischtalige interface (Fig. 1). Met dit pakket kunt u gegevens catalogiseren vanaf elk opslagmedium dat op een computer kan worden aangesloten: diskettes, harde schijven en netwerkschijven, gewone cd's en audioschijven, zip-schijven, enz. Met zijn hulp kunt u alle mappen en bestanden sorteren en ordenen, ongeacht hun locatie. U kunt gegevens handmatig in de catalogus invoeren (rechtstreeks in virtuele mappen) of door schijven te scannen (inclusief Zip-archieven die zich daar bevinden) - in dit geval kunnen mappen en bestanden die van schijven zijn geëxtraheerd, om de oriëntatie te vergemakkelijken, beter worden gesorteerd dan in virtuele mappen. wat, dankzij de ondersteuning van drag & drop-operaties, niet veel tijd zal kosten.

Rijst. 1. WinCatalog Standaardinterface

Algemeen catalogusbeheer is eenvoudig en handig. Het verdelen van de gegevens in thematische mappen vereenvoudigt de oriëntatie aanzienlijk, en de plaatsing van mappen en hun geneste elementen kan eenvoudig worden gewijzigd door eenvoudigweg te slepen en neer te zetten. Geavanceerd zoeken (op naam, commentaar, grootte en wijzigingsdatum; figuur 2), ondersteuning van Booleaanse bewerkingen en de mogelijkheid om een ​​specifieke map te selecteren om te zoeken, en ook rekening houdend met trefwoorden (deze kunnen voorzichtig worden toegevoegd aan individuele mapelementen), Hiermee kunt u snel het gewenste document vinden en duplicaten vinden - verwijder dubbele elementen uit de verzameling. Het exporteren van de gehele of een deel van de documentatiecatalogus naar een CVS-bestand maakt het mogelijk de gegevens in een andere toepassing (bijvoorbeeld MS Excel) te verwerken, en het exporteren naar een HTML-bestand is handig voor het afdrukken van de catalogus.

Rijst. 2. Documenten zoeken in WinCatalog Standard

Esdoorn 6.25

Ontwikkelaar: Kristallen kantoorsystemen

Verspreidingsgrootte: Esdoorn - 5,3 MB, Esdoorn Professional - 5,89 MB

Werk onder controle: Windows (alle versies)

Distributiemethode: shareware (demoversie van 30 dagen: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Prijs: Esdoorn – $ 21,95, Esdoorn Professional – $ 30,95

Maple is een gebruiksvriendelijke documentbeheerder waarmee u diverse materialen in hiërarchische structuren kunt combineren en uiteindelijk gestructureerde documenten kunt verkrijgen: bedrijfsplannen, rapporten, analytische notities, brochures, enz. In dergelijke hiërarchische documentbomen wordt diverse informatie duidelijker gepresenteerd en is het vinden van elk document veel gemakkelijker dan met standaard catalogiseren. Om documenten te bekijken die in Maple zijn gemaakt, heeft u een speciale viewer nodig, Maple Reader, die gratis te downloaden is op: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Het pakket heeft een gebruiksvriendelijke interface (Fig. 3) en is zo gemakkelijk te leren dat zelfs het ontbreken van Russische lokalisatie van het programma voor de meeste gebruikers geen obstakel zal zijn, en daarom kan deze oplossing aan een zo breed mogelijk publiek worden aanbevolen.

Rijst. 3. Maple-programma-interface

De manager is verkrijgbaar in twee versies: basis Maple en uitgebreide Maple Professional. Een van de fundamentele verschillen van de uitgebreide versie is de aanwezigheid van extra functies zoals het zoeken naar documenten, grammaticacontrole, bestandscodering en back-up van hiërarchische structuren.

De basis van elk document in Maple is een hiërarchische boom van knooppunten, waarbij het niveau van nesting van subknooppunten, evenals hun aantal, onbeperkt is. Elk knooppunt is een afzonderlijk document dat niet alleen tekst bevat (rechtstreeks getypt, geplakt vanaf het klembord of geïmporteerd uit documenten in RTF-, DOC-, WRI- en HTML-formaten), maar ook tabelmateriaal, grafieken, links naar basisfragmenten van het uiteindelijke document of bestanden , en enz. Bij het voorbereiden van documenten is het mogelijk om een ​​standaardset functies te gebruiken voor het werken met tekst: het lettertype en de lettergrootte wijzigen, lijsten maken, alinea's opmaken, stijlen gebruiken, enz. Dankzij de integratie met MS Word kunt u de ingebouwde spellingcontrole gebruiken MS Word om grammatica te controleren en naar synoniemen te zoeken, niet alleen in het Engels, maar ook in het Russisch. Het ingebouwde back-upsysteem biedt de mogelijkheid om gecomprimeerde back-upkopieën van hiërarchische documenten te maken (in ZIP- en CAB-formaten). De ingebouwde coderingswizard helpt u gevoelige documenten te coderen met behulp van het cryptografische algoritme Blowfish. En met de Finder-zoekmodule kunt u snel de benodigde documenten vinden op naam, fragment, auteur, commentaar, inhoud (Fig. 4), enz.

Rijst. 4. Zoek documenten op inhoud
daarin de tekst in Maple

Snelle toegang tot documenten

De technologie van computervoorbereiding van documenten gaat ervan uit dat de gecreëerde documenten vervolgens herhaaldelijk worden gebruikt. Wanneer u bijvoorbeeld een nieuw document ontwikkelt, heeft u mogelijk een of twee alinea's nodig uit het document van gisteren, of is het nieuwe document doorgaans een kopie van het oude, maar met gewijzigde variabele informatie, enz.

Helaas kan de gebruiker de naam van een belangrijk document dat eergisteren is gemaakt niet altijd onthouden en heeft hij soms geen flauw idee waar hij het moet zoeken. Natuurlijk moet je documenten betekenisvolle namen geven en ze opslaan, met inachtneming van een duidelijke catalogisering, maar helaas gebeurt dit anders, vanwege haast, afleidende oproepen, enz. Als gevolg hiervan kan het zoeken naar het vereiste document veel kostbare tijd in beslag nemen - het is tenslotte helemaal geen feit dat u het kunt openen via de Windows-lijst met links naar de nieuwste documenten die toegankelijk zijn via het Start-menu . Feit is dat deze lijst:

• beperkt tot 15 documenten - dit betekent dat de kans om bijvoorbeeld documenten een week geleden op te nemen vrijwel nul is;
• staat u niet toe een document te lokaliseren als u zich een deel van de tekst herinnert, maar de bestandsnaam bent vergeten;
• omvat niet documenten met dezelfde naam (maar tegelijkertijd verschillend) die zijn opgeslagen onder dezelfde naam, maar in verschillende mappen, wat bijvoorbeeld belangrijk is bij het samenwerken aan een document met de vorming van verschillende versies ervan.

Er is nog een probleem: de lijst met recente documenten in Windows is een van de kanalen voor het lekken van vertrouwelijke gegevens, aangezien elke gebruiker (inclusief een aanvaller) deze kan gebruiken om meer te weten te komen over de aard van de computeractiviteit van de eigenaar. Daarom wordt aanbevolen om deze lijst regelmatig op te schonen, bijvoorbeeld met behulp van hulpprogramma's voor het verwijderen van "ongewenste" gegevens van de schijf. Als gevolg hiervan ontstaat een schijnbaar paradoxale situatie: als een gebruiker regelmatig informatie over recent gebruikte documenten vernietigt om veiligheidsredenen, wordt hem de snelle toegang daartoe ontzegd en loopt hij anders het risico slachtoffer te worden van aanvallers. Er is echter een uitweg: u kunt het gespecialiseerde hulpprogramma ActualDoc gebruiken, dat de mogelijkheden van Windows uitbreidt wat betreft het werken met de nieuwste documenten.

Als het gewenste document lang geleden is gemaakt en daarom niet kan verschijnen in de lijst met recent geopende documenten (zowel ingebouwd in Windows als in de ActualDoc-lijst), dan zult u ernaar moeten zoeken. Hier doet zich een ander probleem voor: in de regel onthoudt de gebruiker de naam van het document (evenals de datum van creatie) niet, maar hij weet welke trefwoorden in de tekst voorkomen. Dit betekent dat je naar een document moet zoeken op basis van fragmenten van de tekst die erin is opgenomen - helaas, hoewel deze taak kan worden opgelost met de ingebouwde tools van Windows of bijvoorbeeld Word, is het erg middelmatig. En het punt is niet alleen dat zo'n zoektocht niet helemaal voor de hand ligt en langzaam wordt uitgevoerd - soms kun je hiermee leven. Wat belangrijker is, is dat niet alle bestanden worden gevonden - er wordt tijdens het zoeken geen rekening gehouden met de morfologische kenmerken van de Russische taal, dus bestanden waarin de gezochte woorden een andere hoofdletteruitgang hebben, zullen ongevonden blijven. Tegelijkertijd zijn gespecialiseerde zoekhulpmiddelen zoals “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” en Phoenix Search (http://www.isleuthhound.com/ru/), ://indexlab.net/), kunnen snel de benodigde documenten vinden, ongeacht hun locatie. De meest aantrekkelijke van de genoemde oplossingen qua prijs/kwaliteit verhouding lijkt ons het Archivarius 3000 pakket.

ActualDoc 3.5

Ontwikkelaar: Flexigen-software

Verspreidingsgrootte: Standaard - 4,1 MB, Professioneel - 3,6 MB

Werk onder controle: Windows 2000/XP/2003/Vista

Distributiemethode: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (demoversie van 14 dagen - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Prijs: Standaard - gratis, professioneel - $ 19,95

ActualDoc is een recente documentbeheerder die gebruikte documenten onthoudt en deze snel en veilig toegankelijk maakt. Het programma is eenvoudig en intuïtief, heeft een gebruiksvriendelijke interface met ondersteuning voor de Russische taal (Fig. 5) en vereist vrijwel geen tijd om het onder de knie te krijgen, vooral omdat het vergezeld gaat van een uitgebreid helpsysteem, en daarom een ​​onmisbaar hulpmiddel kan worden voor zowel professionals als thuisgebruikers.

Rijst. 5. ActualDoc-programma-interface

ActualDoc houdt het downloaden bij van een onbeperkt aantal documenten binnen een door de gebruiker opgegeven periode (standaard 60 dagen), ondersteunt meer dan 40 bestandsformaten (tekst- en grafische bestanden, MS Office-documenten en HTML-documenten, PDF-bestanden, enz.) en kunt u ze snel downloaden. Het vinden van het benodigde document in de programmaomgeving is geen probleem. Als de rol met documenten die ze heeft onthouden relatief klein is, kunt u het document rechtstreeks uit de lijst selecteren. Anders is het verstandiger om eerst de lijst met mogelijke kandidaten te beperken door deze te filteren (filteren op tijd is mogelijk). O interval, op extensie en categorie) of zoek op documentnaam (in het algemeen) of op een fragment van de tekst die erin is opgenomen (zoeken in Russische tekst is echter niet altijd succesvol). Er is een andere manier om het gewenste document snel te openen - via ingebouwde bladwijzers (dezelfde als in Internet Explorer; Fig. 6), die kunnen worden toegewezen aan individuele veelgebruikte documenten en de toegang daartoe aanzienlijk kunnen versnellen, aangezien de noodzaak voor zoeken is geëlimineerd. Het geselecteerde document is in de ingebouwde viewer - voor bekijken, zoeken en kopiëren, maar ook in een externe applicatie - beschikbaar voor bewerking en kan worden gebruikt voor volledige verwerking, selectief kopiëren van informatie daaruit, of voor het verzenden van het document per e-mail. Tegelijkertijd kan de lijst met documenten zelf worden verborgen voor nieuwsgierige blikken en worden beschermd door een wachtwoord - in dit geval worden recent gebruikte bestanden niet in het menu weergegeven Start -> Documenten.

Rijst. 6. Een document openen via een bladwijzer
in ActualDoc

Het pakket bestaat in twee versies: de gratis basis Standaard en de betaalde Professional. Met de gratis versie kunt u geen documenten in ingebouwde viewers bekijken, de zoekfunctie gebruiken (als gevolg hiervan kunt u alleen visueel naar documenten zoeken en de volledige of gefilterde lijst bekijken), aangepaste categorieën maken en bladwijzers bewerken.

Archivaris 3000 (3,82)

Ontwikkelaar: Likasoft

Verspreidingsgrootte: 3MB

Werk onder controle: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Distributiemethode: shareware (demoversie van 30 dagen - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Prijs: studentenlicentie - 195 roebel, persoonlijke licentie - 295 roebel, commerciële licentie - 900 roebel.

« Archivist 3000 is de optimale oplossing voor het snel zoeken naar documenten in 18 verschillende talen (waaronder Russisch, Engels, Duits en Frans), gericht op een breed scala aan gebruikers. Het programma biedt directe toegang tot documenten op uw harde schijf, netwerk en verwisselbare schijven (cd, dvd, ZIP, enz.), en kan werken met alle populaire documenttypen (PDF-bestanden, MS Office-documenten, tekstbestanden, enz.). ). Het kan zoeken in archieven (ZIP, RAR, enz.), in e-mailberichten (Outlook, Outlook Express, The Bat!, enz.) en in de daaraan gekoppelde bestanden. Bovendien wordt zoeken in de Lotus Notes- en Lotus Domino-databases en in de ICQ-, Odigo IM- en Miranda IM-berichtendatabases ondersteund.

Naast het regelmatig zoeken op trefwoord of een reeks trefwoorden, ondersteunt het programma een geavanceerde zoekmodus met behulp van logische functies en kan het niet alleen naar documenten zoeken op inhoud, maar ook op bestandsnaam, wijzigingsdatum, grootte, documenttype, codering, enz. ( Afb. 7). Dankzij de volledige Unicode-ondersteuning worden zoekopdrachten niet alleen correct uitgevoerd in documenten in één taal, maar ook in meertalige documenten (bijvoorbeeld met tekst tegelijkertijd in het Russisch en Duits). Het is mogelijk om op afstand naar documenten te zoeken via internet en vervolgens toegang te krijgen tot de gevonden documenten via elke internetbrowser, bijvoorbeeld Internet Explorer. Zoekresultaten kunnen worden gepresenteerd in uittrekselmodus, wanneer de belangrijkste (relevante) fragmenten van geselecteerde documenten worden weergegeven met markering van de gevonden woorden, en in tabelmodus, wanneer korte informatie over de documenten wordt weergegeven (Fig. 8), waardoor ze kunnen worden gesorteerd.

Rijst. 7. Zoek naar documenten in de Archivist 3000-omgeving

Rijst. 8. Opties voor het presenteren van zoekresultaten
in "Archivarius 3000"

Standaarddocumenten invullen

Het opstellen van standaarddocumenten neemt een aanzienlijk deel van de tijd in beslag van die gebruikers die, als onderdeel van hun taken, betrokken zijn bij het opstellen van verschillende documentatie bij verzekeringsmaatschappijen, banken, notariskantoren, bedrijven die verschillende soorten diensten verlenen, enz. In de regel worden dergelijke documenten in de Word-teksteditor gemaakt op basis van aanvankelijk ontwikkelde basisdocumenten, waarin bepaalde variabele informatie eenvoudigweg wordt vervangen. Hier is niets ingewikkelds aan, maar bij grote hoeveelheden documentatie zijn fouten onvermijdelijk: u kunt bijvoorbeeld per ongeluk gegevens op de verkeerde plaats invoeren waar ze zouden moeten zijn, of meerdere woorden uit het document wissen, enz. Daarom is het wenselijk dat alleen de velden waarin gegevens moeten worden ingevoerd openstaan ​​voor invoer en dat alle andere tekst wordt geblokkeerd. De ontwikkelaars hebben de mogelijkheid geboden om dergelijke documenten in Word te maken. Het is voldoende om een ​​reeks sjablonen te ontwikkelen voor alle standaarddocumenten die in de organisatie worden gebruikt, waarbij elke sjabloon het wijzigen van permanente gegevens verbiedt (opdracht Extra -> Beveiliging instellen -> Alle wijzigingen verbieden, behalve het invoeren van gegevens in formuliervelden) en train gebruikers om documenten te maken met behulp van sjablonen. Voor standaarddocumenten, waar er relatief weinig variabele informatie is, zullen dergelijke sjablonen ruim voldoende zijn om het proces van documentvoorbereiding aanzienlijk te versnellen en het risico op fouten te verminderen.

In de praktijk worden echter veel standaarddocumenten gebruikt waarin variabele informatie tot de helft van het volume in beslag neemt, en sommige variabele gegevens meerdere keren in een of andere vorm worden herhaald (Fig. 9) - bijvoorbeeld de volledige naam. in verschillende gevallen woorden voor ingevoerde data of bedragen, etc. In dit geval helpt het gebruik van Word-sjablonen niet veel, omdat het invullen van documenten, zelfs met behulp van sjablonen, veel tijd zal kosten, omdat alle variabele gegevens handmatig moeten worden ingevoerd.

Rijst. 9. Voorbeeld van een document met een groot volume
variabele informatie

Er is nog een kenmerk van de voorbereiding van standaarddocumenten: vaak is het nodig om niet één document, maar meerdere tegelijk op te stellen (voor het opstellen van een bankovereenkomst over het openen van een bewaarder zijn bijvoorbeeld drie of vier soorten overeenkomsten nodig handtekening). Dezelfde informatie moet dus in verschillende documenten worden ingevoerd, wat ook veel tijd kost, en de kans op fouten neemt dienovereenkomstig toe. U kunt dergelijke documenten veel sneller voorbereiden met behulp van gespecialiseerde toepassingen die zijn ontworpen om het proces van het voorbereiden van standaarddocumenten te automatiseren, zoals AutoDoc of Blitz Document. Deze toepassingen zijn ook gebaseerd op het gebruik van sjablonen, waarmee u, in tegenstelling tot gewone Word-sjablonen, niet alleen gegevens kunt invoeren in de daarvoor bestemde velden (waarvoor de gebruiker een reeks formulieren met gegevens moet invullen), maar ook kan ook de ingevoerde gegevens op een geprogrammeerde manier transformeren, kan bijvoorbeeld getallen in woorden vervangen, woorden en zinnen verbuigen op basis van grammaticale naamvallen, enz. Hierdoor zijn de benodigde documenten snel ingevuld en is het aantal fouten dat gemaakt kan worden een orde van grootte kleiner dan bij het traditioneel opstellen ervan in Word. Bovendien is het maken van standaarddocumenten via gespecialiseerde oplossingen ook aantrekkelijk omdat alle gemaakte documenten automatisch worden gecatalogiseerd en het vinden van deze in de toekomst geen probleem is, en de gebruiker niet verplicht is de fijne kneepjes van documentvoorbereiding te kennen, omdat alle juridische nuances In de sjablonen wordt al rekening mee gehouden.

AutoDoc 1.2

Ontwikkelaar: EleWise

Verspreidingsgrootte: 6MB

Werk onder controle: Windows 2000/XP/2003

Distributiemethode: shareware (functioneel beperkte demoversie - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Prijs:"AvtoDoc-Personal" - 1980 roebel, "AvtoDoc-Server" - 2980 roebel, "AvtoDoc-Client" - 1490 roebel.

"AutoDoc" is een programma waarmee u het proces van het invullen van standaarddocumenten kunt automatiseren en versnellen met behulp van sjablonen die zijn gemaakt met MS Word, en waarmee u een archief kunt bijhouden van documenten en records die met behulp van deze sjablonen zijn gemaakt. Het proces voor het genereren van nieuwe documenten daarin is uiterst geautomatiseerd: selecteer gewoon het gewenste bedrijfsscenario uit de algemene lijst met scenario's (een bedrijfsscenario is een aangepaste sjabloon) en vul het invoerformulier in met de vereiste gegevens (Fig. 10). Het gemaakte document kan worden bekeken, opgeslagen, afgedrukt of geopend in Word voor verdere bewerking.

Rijst. 10. Een document maken met behulp van het “AutoDoc”-script

Het aantal ingebouwde scripts is klein (Fig. 11), maar kan worden uitgebreid met aangepaste scripts, waarvan het creatieproces gedetailleerd en duidelijk wordt gepresenteerd in de help en volledig wordt beheerd door de wizard, en daarom toegankelijk is voor de meeste gebruikers. Het ontwikkelen van een nieuw script omvat het uitvoeren van vijf stappen: het invoeren van de naam van het script, het maken van een sjabloon, het definiëren van variabelen, het instellen en testen van het script en het opslaan voor verdere bewerking (Fig. 12). Op het eerste gezicht kan het voorbereiden van een sjabloon enige problemen veroorzaken, omdat deze handmatig in Word moet worden gemaakt en dit vereist kennis van een scripttaal. Maar in de praktijk is alles veel eenvoudiger: het volstaat om te begrijpen dat variabelen tussen accolades worden ingevoerd en dat het $-teken ervoor wordt geplaatst; alle andere tekst wordt op de gebruikelijke manier afgedrukt (Fig. 13). Nieuwe sjablonen kunnen niet alleen helemaal opnieuw worden gemaakt, maar ook op basis van bestaande sjablonen of kant-en-klare documenten - in het eerste geval hoeft u alleen maar de scriptinstellingen te wijzigen en te testen met de gewijzigde instellingen, en in het tweede geval opent u een kant-en-klaar document, vervang veranderende informatie door variabelen en specificeer het programma als sjabloon. Variabelen kunnen van verschillende typen zijn, waaronder variabelen die het volgende mogelijk maken:

• gegevens in meerdere velden tegelijk invoeren: volledige naam, paspoortgegevens, organisatiegegevens, enz.;
• selecteer een variabele waarde uit een reeks waarden;
• verschillende bewerkingen en transformaties uitvoeren: bereken het percentage van een getal of BTW van een bedrag, converteer een getal naar een string, voer de huidige datum in, enz.;
• geef een woord of zin aan in een bepaald geval, enz.

Documenten die zijn gemaakt volgens de bedrijfsscenario's van AutoDoc worden opgeslagen in de vorm van duidelijk gestructureerde records, en daarom kunt u op elk moment het gewenste document vinden door te filteren of te zoeken, het bekijken, afdrukken, opnieuw genereren of verwijderen.

Rijst. 11. “AutoDoc”-venster met een lijst met ingebouwde groepen
zakelijke scenario's

Rijst. 12. Ontwikkeling van een nieuw script in AutoDoc

Rijst. 13. Voorbeeld van sjabloontekst in “AutoDoc”,
waarin vier variabelen voorkomen: “aantal”,
“maand”, “organisatie” en “volledige naam”

Het programma wordt geleverd in twee versies: single-user - "AvtoDoc-Personal" en multi-user (netwerk), vertegenwoordigd door twee modules - "AvtoDoc-Server" en "AvtoDoc-Client". In de versie voor één gebruiker bevinden alle componenten van het systeem zich op de lokale computer, en in de versie voor meerdere gebruikers wordt de database met scripts, sjablonen en records op de server geïnstalleerd en op gebruikerscomputers wordt alleen het clientgedeelte geïnstalleerd. geïnstalleerd, waarmee u alle AutoDoc-materialen kunt gebruiken die op de server zijn opgeslagen.

Blitz-document 3.4.1

Ontwikkelaar: BlitzSoft

Verspreidingsgrootte: 991 KB

Werk onder controle: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Distributiemethode: shareware (functioneel beperkte demoversie - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Prijs: 500 wrijven.

Blitz Document is een compact programma voor het automatisch maken van standaarddocumenten met behulp van scriptsjablonen. Hiermee kunt u snel documenten genereren op basis van ingebouwde sjablonen, waarvan het aantal meer dan 30 is (Fig. 14), of aangepaste scripts die kunnen worden ontwikkeld op basis van ingebouwde sjablonen of lege lay-outs. Het maken van een document met behulp van een kant-en-klaar script is uiterst eenvoudig: selecteer gewoon het type script en volg de instructies van de wizard, die de gebruiker gewetensvol door alle stadia van documentvoorbereiding zal leiden (Fig. 15). Het voltooide document kan worden bekeken, afgedrukt, bewerkt in de ingebouwde teksteditor (zowel variabele als constante gegevens kunnen worden gecorrigeerd) of worden geopend voor bewerking in Word.

Rijst. 14. Lijst met ingebouwde Blitz Document-scripts

Rijst. 15. Een scriptdocument maken
Blitz-document

De ontwikkeling van gemaakte sjablonen is iets ingewikkelder, maar zal ook binnen de mogelijkheden van de meeste gebruikers vallen. Het is waar dat het enige tijd zal duren om deze functie onder de knie te krijgen, omdat de referentie-informatie die bij het programma wordt geleverd, helaas is ontworpen voor voldoende opgeleide gebruikers (deze is zeer schaars en bevat geen illustraties of voorbeelden). Technisch gezien bestaat het maken van een nieuwe sjabloon uit twee fasen: het selecteren van een ingebouwde sjabloon of lay-out op basis waarvan een nieuwe sjabloon zal worden ontwikkeld, en de opeenvolgende aanpassing van de constante en variabele gegevens die daarin zijn opgenomen (Fig. 16). Constante gegevens worden in hun werkelijke vorm ingevoerd, maar niet rechtstreeks in de tekst, maar via dialoogvensters. Variabele-informatie wordt ook aangepast tijdens de dialoog en wordt niet langer rechtstreeks ingevoerd, maar vervangen door variabelen met jokertekens, ontworpen rekening houdend met de scriptbeschrijvingstaal die in het programma wordt gebruikt. Scripts kunnen niet alleen de tekst weergeven die is ingevoerd tijdens het genereren van documenten, maar deze ook wijzigen met behulp van een systeem van gegevensvervangings- of transformatieopdrachten. Er wordt bijvoorbeeld voorzien in:

Rijst. 16. Ontwikkeling van een nieuw sjabloon op basis van de lay-out
in Blitzdocument

• Verbuiging van woorden en zinnen volgens grammaticale naamvallen;
• getallen omzetten in tekenreeksen;
• kalenderdata omzetten in strings;
• het uitvoeren van berekeningen die worden gebruikt in juridische en zakelijke documenten;
• het wijzigen van de tekst afhankelijk van de waarde van de ingevoerde gegevens, enz.

Documenten die met Blitz Document zijn gemaakt, worden opgeslagen in gestructureerde dagboeken. Hierdoor kunt u snel door de documentatie navigeren en vrijwel direct toegang krijgen tot de benodigde materialen, bijvoorbeeld om deze af te drukken. Bovendien kunnen documenten worden gegroepeerd in virtuele bestanden, wat handig is voor snelle toegang tot materiaal dat betrekking heeft op een specifiek onderwerp of object dat in de database voorkomt.

OCR-tekst in gescande documenten

Gebruikers die vaak papieren documenten (pagina's van een boek, krant, tijdschrift of fax) moeten omzetten naar een elektronisch bewerkbaar formaat kunnen niet zonder een tekenherkenningssysteem of een OCR-systeem (Optical Character Recognition), ontworpen om automatisch tekst uit papieren documenten in te voeren in een computer. Theoretisch kunt u het FineReader-programma van ABBYY of CuneiForm van Cognitive Technologies gebruiken - beide zijn betrouwbaar in gebruik en hebben een hoge herkenningsnauwkeurigheid. Maar het FineReader-pakket heeft een vereenvoudigde en betaalbare versie voor thuisgebruikers, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, waardoor het aantrekkelijker wordt voor een breder publiek.

ABBYY FineReader 8.0

Ontwikkelaar: ABBYY-software

Verspreidingsgrootte: 40,5 MB

Werk onder controle: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Distributiemethode: shareware (er is geen demoversie van FineReader Home Edition, een functioneel beperkte demoversie van FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Prijs: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader is een ideale oplossing voor het herkennen van documenten waarin niet alleen de tekst, maar ook het ontwerp wordt herkend, wat zorgt voor een nauwkeurige overdracht van tabellen, afbeeldingen en tekstindeling in kolommen (Afb. 17). Het programma is eenvoudig te gebruiken, kan meertalige (179 talen worden ondersteund) en documenten met meerdere pagina's herkennen. Het is mogelijk om het gehele document of de afzonderlijke pagina's ervan te herkennen. Het resultaat kan worden opgeslagen in een van de gebruikelijke formaten: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT of PDF. Het is mogelijk om herkenningsresultaten stap voor stap op te slaan om fouten te elimineren. Export van herkenningsresultaten rechtstreeks naar Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect en Adobe Acrobat is geïmplementeerd. De ingebouwde spellingcontrole (voor 36 talen) helpt het controleren van het resultaat te versnellen, en dankzij de integratie met Microsoft Word kunt u het programma rechtstreeks vanuit Word oproepen, zonder dat u wordt afgeleid van het werken met de tekst.

Rijst. 17. Resultaat van documentherkenning
in ABBYY FineReader Home Edition

Het programma wordt gepresenteerd in twee versies: FineReader Home Edition, ontworpen voor beginners, en FineReader Professional Edition, gericht op professionals. Met de professionele versie kunt u de herkenningsparameters beheren (de modus wijzigen, herkenning uitvoeren met training) en beschikt u over een uitgebreidere reeks herkenningsfuncties (herkenning van PDF-bestanden, teksten vastgelegd met een digitale camera, enz.). Bovendien biedt de Professional Edition meer verschillende opslagformaten en is de mogelijkheid toegevoegd om streepjescodes te herkennen en snel schermafbeeldingen te herkennen met behulp van het hulpprogramma Screenshot Reader.

Documenten converteren vanuit PDF-formaat

Alle technische documentatie wordt tegenwoordig in PDF-formaat geleverd, waarbij het gratis hulpprogramma Adobe Acrobat Reader wordt gebruikt om documenten te bekijken. Maar vaak is het nodig om fragmenten van PDF-bestanden te gebruiken bij het voorbereiden van uw eigen documenten of het bewerken van materiaal in PDF-formaat (bijvoorbeeld een artikel, een contract, een rapport, enz.). In het eerste geval zul je fragmenten van tekst en/of afbeeldingen uit PDF-bestanden moeten extraheren (theoretisch kan dit gedaan worden met de ingebouwde tools van Acrobat Reader, maar met zeer middelmatige resultaten). In het tweede geval zult u PDF-documenten moeten converteren naar een bewerkbaar formaat (bijvoorbeeld naar Word-formaat) met behoud van het ontwerp van het originele document, wat zelfs niet voorzien is in Acrobat Reader. In dergelijke gevallen komen speciale hulpprogramma's te hulp, waarvan de aantrekkelijkste pakketten ABBYY PDF Transformer en PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) zijn. We zullen naar de eerste kijken - hoewel deze duurder is, heeft deze een Russisch-talige interface en kunt u PDF-bestanden naar verschillende bewerkbare formaten converteren, en kunt u niet alleen Engelse, maar ook Russische tekst correct herkennen.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Ontwikkelaar: ABBYY-software

Verspreidingsgrootte: 52 MB

Werk onder controle: Windows 2000 (SP2 of hoger)/XP/Server 2003

Distributiemethode: shareware (demoversie van 15 dagen - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Prijs: 1490 wrijven.

ABBYY PDF Transformer is een hulpprogramma voor het converteren van PDF-documenten naar Microsoft Word-documentformaten (Afb. 18), Excel en HTML- en TXT-bestanden. Het pakket heeft een intuïtieve interface en is zeer eenvoudig te gebruiken, zodat zelfs beginnende gebruikers het onder de knie zullen krijgen.

ABBYY PDF Transformer kan alle PDF-bestanden converteren, inclusief bestanden zonder tekstlaag (dergelijke bestanden worden meestal verkregen uit gescande documenten en vertegenwoordigen een afbeelding van tekst), en verwerkt PDF-bestanden correct die elke combinatie van ondersteunde talen bevatten (inclusief Russisch en Engels). Het hulpprogramma behoudt nauwkeurig het ontwerp van het brondocument (afbeeldingen, tabellen, kolomindeling, links) en stelt u in staat conversie- en opslagopties te beheren. U kunt bijvoorbeeld duidelijk gebieden definiëren die door het programma als tekst of als afbeelding moeten worden waargenomen (wat belangrijk is voor PDF-bestanden met een complex ontwerp), het voltooide document opslaan met hetzelfde ontwerp als in het origineel, of als een kolom van tekst (met of zonder afbeeldingen - optioneel) enz. Indien nodig is het mogelijk om individuele pagina's of zelfs hun fragmenten selectief te converteren. Bovendien kan ABBYY PDF Transformer ook omgekeerde conversie uitvoeren, waardoor u PDF-bestanden kunt maken van Microsoft Word-documenten, Excel-tabellen, PowerPoint-presentaties, Visio-diagrammen en HTML-bestanden, evenals vanuit vrijwel elke toepassing die het afdrukken van een document ondersteunt (dit is geïmplementeerd via virtuele printer PDF-XChange voor ABBYY PDF Transformer 2.0).

Een programma voor het vastleggen van inkomende en uitgaande correspondentie en interne documenten van een organisatie.

Het softwareproduct kan worden aangepast aan de behoeften van uw organisatie.

Informatie over alle correspondentie van uw bedrijf, evenals interne documenten (bestellingen, instructies, enz.) bevindt zich op één plek - Documentlogboeken, en u kunt altijd gemakkelijk degene vinden die u nodig heeft

Alle informatie over elk inkomend, uitgaand of intern document wordt overzichtelijk weergegeven op de Kaart van het betreffende document

U kunt het formaat van het documentnummer aanpassen zoals gebruikelijk bij uw kantoorwerk

In de dagelijkse drukte van het werk vergeet u de deadline voor een onvervuld document niet! En u hoeft ook niet door een stapel papieren te bladeren op zoek naar dergelijke documenten - het programma zal u er zelf aan herinneren

Alleen geautoriseerde functionarissen ontvangen waarschuwingen: waarschuwingen worden voor elke gebruiker geconfigureerd. Er is ook de mogelijkheid om herinneringen in de vorm van een kalender te bekijken!

Om met het programma aan de slag te gaan, hoeft u de documenten van voorgaande jaren niet handmatig in te voeren, maar kunt u deze automatisch downloaden vanuit een Excel-bestand.

Handig teamwerk aan documenten wordt geboden met ondersteuning voor netwerkbeheer en de mogelijkheid om rechten te differentiëren. De toegang tot en het werken met het programma "Registratie van organisatiedocumenten 4.8" is strikt gereguleerd: er worden drie toegangsniveaus geïmplementeerd, afhankelijk van de functies die aan de gebruiker zijn toegestaan: administratief, gebruiker en alleen voor weergave (zonder het recht om wijzigingen aan te brengen). Bovendien is het mogelijk om de toegang tot logboeken voor elk toegangsniveau te verfijnen.

Dankzij ondersteuning voor het werken met een scanner kunt u eenvoudig gescande kopieën van originele documenten in het programma laden; het is mogelijk om scans te streamen wanneer u een scanner gebruikt die automatische bladinvoer ondersteunt.

Ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van documenten worden tijdig op de hoogte gebracht van de ontvangst van nieuwe taken - het programma heeft functies voor het verzenden van meldingen per e-mail met de mogelijkheid om bestanden te koppelen, berichten op te slaan en ernaar te zoeken

Documenten van een willekeurig aantal bedrijven bijhouden in één programma: alle informatie over documenten bevindt zich op één plek, is toegankelijk en overzichtelijk gepresenteerd

Met de functie “Alleen uw eigen documenten bekijken” kunt u documenten verdelen over executeurs-testamentairen, waardoor u de documenten van anderen niet meer kunt bekijken en corrigeren.

Om dagelijks automatisch bestandsversies van programma's te archiveren, kunt u het gratis hulpprogramma Automatic File Archiving gebruiken.

Om de gratis versie van het programma te installeren:

*Productondersteuning wordt online geboden.

Een licentie voor 1 werkplek van de standaard (niet-SQL) versie van het programma wordt gratis en zonder beperkingen verstrekt.

Als u extra netwerkwerkstations wilt aanschaffen, stuurt u ons een verzoek naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

Vermeld daarin de naam van uw bedrijf, de naam van het product (“Registratie van organisatiedocumenten 4.8”) en het aantal extra banen, en wij sturen u een contract en factuur.

Betaal de rekening op een manier die u het beste uitkomt.

Na betaling sturen naar Dit e-mailadres wordt beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

bevestiging van betaling (kopie- of betalingsopdrachtnummer, datum en bedrag van betaling), en wij sturen u een registratiecode en activatiecode. Prijs van het programma “Registratie van organisatiedocumenten 4.8”

Basisversie
- 1 werkplek - Gratis
van de 11e tot en met de 20e - 2000 roebel voor 1 werkplek
vanaf de 21e en meer - 1000 roebel voor 1 werkplek

Prijscalculator

0+1*4000=4000 wrijven.

0+4*4000+1*3000=19000 wrijven.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 wrijven.

*Prijs is inclusief 1 jaar telefonische en online technische ondersteuning.

* De verzendmodus wordt afzonderlijk gelicentieerd, de kosten van een licentie voor 1 jaar bedragen 4.000 roebel. Wanneer u de modus "Dispatcher" inschakelt

Voor organisaties die een grotere betrouwbaarheid van gegevensopslag en toegangsbeveiliging nodig hebben toegang tot informatie, het blokkeren van ongeautoriseerde toegang tot gegevens, mogelijk ingebouwde data-encryptie, de mogelijkheid om een ​​webclient te gebruiken om documenten te bekijken en Android-applicaties voor het informeren van uitvoerders over de ontvangst van documenten en het monitoren van de uitvoering van documenten, er is versies van het programma Registratie van organisatiedocumenten voor Microsoft SQL Server en PostgreSQL.

Om het programma "Registratie van organisatiedocumenten" aan te schaffen" SQL-versie:

1. Download de demoversie van het programma (installatiebestand voor MS SQL Server en voor PostgreSQL) en installeer het programma.

2. Stuur ons een verzoek naar Dit e-mailadres wordt beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. , vermeld daarin de naam van uw bedrijf, de naam van het product (“Registratie van organisatiedocumenten 4.8 versie MS SQL” of“Registratie van organisatiedocumenten 4.8 versie PostgreSQL”

) en het aantal opdrachten, dan sturen wij u een contract en factuur.

3. Betaal de rekening op een manier die u het beste uitkomt.
4. Na betaling sturen naar Dit e-mailadres wordt beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

bevestiging van betaling (kopie- of betalingsopdrachtnummer, datum en bedrag van betaling), en wij sturen u een registratiecode en activatiecode.

bevestiging van betaling (kopie- of betalingsopdrachtnummer, datum en bedrag van betaling), en wij sturen u een registratiecode en activatiecode. Originele documenten (overeenkomst, akte van aanvaarding en overdracht van gebruiksrechten, factuur, factuur, licentieovereenkomst) worden na betaling per post verzonden.

Prijs van het programma “Registratie van organisatiedocumenten 4.8 versie MS SQL”
- 1 werkplek - 9000 roebel
Extra werkstations (voor netwerksamenwerking):
van de 2e tot en met de 5e - 6000 roebel voor 1 werkplek
van de 6e tot en met de 10e - 5000 roebel voor 1 werkplek

van de 11e tot en met de 20e - 4000 roebel voor 1 werkplek Prijscalculator

vanaf de 21e en meer - 3000 roebel voor 1 werkplek
Om de kosten van licenties te berekenen, kunt u gebruiken

Voorbeeld van kostenberekening voor 2 klussen:
9000+4*6000 +1*5000 9000+1*6000=15000 wrijven.

Voorbeeld van kostenberekening voor 25 banen:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 wrijven.

Wanneer u kiest voor de verlengde garantieoptie bedragen de kosten voor een extra jaar ondersteuning 20% ​​van de licentiekosten.

*De licentieperiode is niet beperkt.

"Controlekamer" 1 maand wordt gratis verstrekt, de kosten van een licentie voor onbeperkte tijd bedragen 12.000 roebel.

PostgreSQL is een vrij gedistribueerde SQL-server die een waardig alternatief is voor de commerciële Microsoft SQL Server. De PostgreSQL DBMS is vooral relevant voor overheidsinstanties als onderdeel van de naleving van het beleid van het gebruik van Russische softwareproducten.

Prijs van het programma “Registratie van organisatiedocumenten 4.8 versie PostgreSQL”

bevestiging van betaling (kopie- of betalingsopdrachtnummer, datum en bedrag van betaling), en wij sturen u een registratiecode en activatiecode.- 1 werkplek - 10.000 roebel

Prijs van het programma “Registratie van organisatiedocumenten 4.8 versie MS SQL”
van de 2e tot en met de 5e - 7000 roebel voor 1 werkplek
van de 6e tot en met de 10e - 6000 roebel voor 1 werkplek
van de 11e tot en met de 20e - 5000 roebel voor 1 werkplek
vanaf de 21e en meer - 4000 roebel voor 1 werkplek

van de 11e tot en met de 20e - 4000 roebel voor 1 werkplek Prijscalculator

vanaf de 21e en meer - 3000 roebel voor 1 werkplek
10000+1*7000=17000 wrijven.

Voorbeeld van kostenberekening voor 2 klussen:
10000+4*7000 +1*6000 =44000 wrijven.

Voorbeeld van kostenberekening voor 25 banen:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 wrijven.

*Prijs is inclusief 1 jaar telefonische en online technische ondersteuning. Wanneer u kiest voor de verlengde garantieoptie bedragen de kosten voor een extra jaar ondersteuning 20% ​​van de licentiekosten.

*De licentieperiode is niet beperkt.

* De verzendmodus wordt afzonderlijk gelicentieerd, de kosten van een licentie voor 1 jaar bedragen 4.000 roebel. Wanneer u de modus inschakelt "Controlekamer" 1 maand wordt gratis verstrekt, de kosten van een licentie voor onbeperkte tijd bedragen 12.000 roebel.

Onder programmagebruikers State Unitary Enterprise van de stad Moskou "Bureau voor de wederopbouw en ontwikkeling van unieke objecten", JSCB "Russische Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Commerciële Bank "RBA", LLC "Multi-profile Processing Company", JSC "Tsentromashproekt", JSC "Krasnogorsk Plant" "Electrodvigatel", staatsopenbare instelling van de Republiek Dagestan, "Directoraat van de Unified State Customer-Developer" van de stad Makhachkala en vele anderen.

Het werken met documenten kost veel tijd van gebruikers, vooral kantoorpersoneel. Maar er zijn veel programma's die de handmatige arbeid bij het werken met documenten aanzienlijk kunnen optimaliseren door bepaalde processen te automatiseren. Veel van deze oplossingen zijn gemakkelijk te gebruiken, erg handig en goedkoop, en daarom beschikbaar voor een breed scala aan gebruikers. Dergelijke programma's zullen in dit artikel worden besproken.

Documentorganisatie

Gebruikers die te maken hebben met een groot aantal elektronische documenten zijn zich terdege bewust van de situatie waarin het, ondanks een strikt systeem van catalogi en subdirectories, veel tijd kost om het juiste document te vinden. Een van de opties om dit probleem op te lossen is het gebruik van een speciaal catalogiseringsprogramma, waarvan de hoofdtaak het organiseren en sorteren van gegevens is, wat uiteindelijk zorgt voor een snelle zoektocht naar de benodigde informatie. Er is een grote verscheidenheid aan dergelijke catalogiseerders op de markt, en ze zijn allemaal gericht op het catalogiseren van schijven, mappen en bestanden, of zeer gespecialiseerde informatie (films, munten, postzegels, enz.). Elke universele cataloger waarmee u mappen en bestanden van verschillende typen kunt catalogiseren, is geschikt voor het catalogiseren van documenten. De beste van dergelijke oplossingen is het WhereIsIt-pakket (http://www.whereisit-soft.com/), maar het is vrij duur en de mogelijkheden ervan zijn voor veel gebruikers duidelijk overbodig. Voor de meeste mensen zal het gebruik van het WinCatalog Standard-pakket voldoende zijn.

Een andere manier is om gerelateerde documenten te combineren tot complexe hiërarchisch gestructureerde documenten die zijn opgeslagen in gegevensbestanden die overeenkomen met deze structuren. In dergelijke gestructureerde documenten is het veel handiger om te navigeren en de informatie te vinden die u nodig heeft, dankzij zowel de structurerende als de geavanceerde zoekmogelijkheden binnen het document. Bovendien kunt u met een dergelijke structurering externe zoekopdrachten uitvoeren en naar documenten zoeken op basis van fragmenten van de tekst die erin zijn opgenomen. Het Maple-pakket is bijvoorbeeld ontworpen voor het maken van hiërarchisch gestructureerde documenten.

WinCatalog-standaard

Ontwikkelaar: WinCatalog.com

Verspreidingsgrootte: 1,62 MB

Werk onder controle: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Distributiemethode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Prijs: 200 wrijven.

WinCatalog Standard is een eenvoudig te gebruiken multifunctionele cataloger met een duidelijke Russischtalige interface (Fig. 1). Met dit pakket kunt u gegevens catalogiseren vanaf elk opslagmedium dat op een computer kan worden aangesloten: diskettes, harde schijven en netwerkschijven, gewone cd's en audioschijven, zip-schijven, enz. Met zijn hulp kunt u alle mappen en bestanden sorteren en ordenen, ongeacht hun locatie. U kunt gegevens handmatig in de catalogus invoeren (rechtstreeks in virtuele mappen) of door schijven te scannen (inclusief Zip-archieven die zich daar bevinden) - in dit geval kunnen mappen en bestanden die van schijven zijn geëxtraheerd, om de oriëntatie te vergemakkelijken, beter worden gesorteerd dan in virtuele mappen. wat, dankzij de ondersteuning van drag & drop-operaties, niet veel tijd zal kosten.

Rijst. 1. WinCatalog Standaardinterface

Algemeen catalogusbeheer is eenvoudig en handig. Het verdelen van de gegevens in thematische mappen vereenvoudigt de oriëntatie aanzienlijk, en de plaatsing van mappen en hun geneste elementen kan eenvoudig worden gewijzigd door eenvoudigweg te slepen en neer te zetten. Geavanceerd zoeken (op naam, commentaar, grootte en wijzigingsdatum; figuur 2), ondersteuning van Booleaanse bewerkingen en de mogelijkheid om een ​​specifieke map te selecteren om te zoeken, en ook rekening houdend met trefwoorden (deze kunnen voorzichtig worden toegevoegd aan individuele mapelementen), Hiermee kunt u snel het gewenste document vinden en duplicaten vinden - verwijder dubbele elementen uit de verzameling. Het exporteren van de gehele of een deel van de documentatiecatalogus naar een CVS-bestand maakt het mogelijk de gegevens in een andere toepassing (bijvoorbeeld MS Excel) te verwerken, en het exporteren naar een HTML-bestand is handig voor het afdrukken van de catalogus.

Rijst. 2. Documenten zoeken in WinCatalog Standard

Esdoorn 6.25

Ontwikkelaar: Kristallen kantoorsystemen

Verspreidingsgrootte: Esdoorn - 5,3 MB, Esdoorn Professional - 5,89 MB

Werk onder controle: Windows (alle versies)

Distributiemethode: shareware (demoversie van 30 dagen: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Prijs: Esdoorn – $ 21,95, Esdoorn Professional – $ 30,95

Maple is een gebruiksvriendelijke documentbeheerder waarmee u diverse materialen in hiërarchische structuren kunt combineren en uiteindelijk gestructureerde documenten kunt verkrijgen: bedrijfsplannen, rapporten, analytische notities, brochures, enz. In dergelijke hiërarchische documentbomen wordt diverse informatie duidelijker gepresenteerd en is het vinden van elk document veel gemakkelijker dan met standaard catalogiseren. Om documenten te bekijken die in Maple zijn gemaakt, heeft u een speciale viewer nodig, Maple Reader, die gratis te downloaden is op: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Het pakket heeft een gebruiksvriendelijke interface (Fig. 3) en is zo gemakkelijk te leren dat zelfs het ontbreken van Russische lokalisatie van het programma voor de meeste gebruikers geen obstakel zal zijn, en daarom kan deze oplossing aan een zo breed mogelijk publiek worden aanbevolen.

Rijst. 3. Maple-programma-interface

De manager is verkrijgbaar in twee versies: basis Maple en uitgebreide Maple Professional. Een van de fundamentele verschillen van de uitgebreide versie is de aanwezigheid van extra functies zoals het zoeken naar documenten, grammaticacontrole, bestandscodering en back-up van hiërarchische structuren.

De basis van elk document in Maple is een hiërarchische boom van knooppunten, waarbij het niveau van nesting van subknooppunten, evenals hun aantal, onbeperkt is. Elk knooppunt is een afzonderlijk document dat niet alleen tekst bevat (rechtstreeks getypt, geplakt vanaf het klembord of geïmporteerd uit documenten in RTF-, DOC-, WRI- en HTML-formaten), maar ook tabelmateriaal, grafieken, links naar basisfragmenten van het uiteindelijke document of bestanden , en enz. Bij het voorbereiden van documenten is het mogelijk om een ​​standaardset functies te gebruiken voor het werken met tekst: het lettertype en de lettergrootte wijzigen, lijsten maken, alinea's opmaken, stijlen gebruiken, enz. Dankzij de integratie met MS Word kunt u de ingebouwde spellingcontrole gebruiken MS Word om grammatica te controleren en naar synoniemen te zoeken, niet alleen in het Engels, maar ook in het Russisch. Het ingebouwde back-upsysteem biedt de mogelijkheid om gecomprimeerde back-upkopieën van hiërarchische documenten te maken (in ZIP- en CAB-formaten). De ingebouwde coderingswizard helpt u gevoelige documenten te coderen met behulp van het cryptografische algoritme Blowfish. En met de Finder-zoekmodule kunt u snel de benodigde documenten vinden op naam, fragment, auteur, commentaar, inhoud (Fig. 4), enz.

Rijst. 4. Zoek documenten op inhoud
daarin de tekst in Maple

Snelle toegang tot documenten

De technologie van computervoorbereiding van documenten gaat ervan uit dat de gecreëerde documenten vervolgens herhaaldelijk worden gebruikt. Wanneer u bijvoorbeeld een nieuw document ontwikkelt, heeft u mogelijk een of twee alinea's nodig uit het document van gisteren, of is het nieuwe document doorgaans een kopie van het oude, maar met gewijzigde variabele informatie, enz.

Helaas kan de gebruiker de naam van een belangrijk document dat eergisteren is gemaakt niet altijd onthouden en heeft hij soms geen flauw idee waar hij het moet zoeken. Natuurlijk moet je documenten betekenisvolle namen geven en ze opslaan, met inachtneming van een duidelijke catalogisering, maar helaas gebeurt dit anders, vanwege haast, afleidende oproepen, enz. Als gevolg hiervan kan het zoeken naar het vereiste document veel kostbare tijd in beslag nemen - het is tenslotte helemaal geen feit dat u het kunt openen via de Windows-lijst met links naar de nieuwste documenten die toegankelijk zijn via het Start-menu . Feit is dat deze lijst:

• beperkt tot 15 documenten - dit betekent dat de kans om bijvoorbeeld documenten een week geleden op te nemen vrijwel nul is;
• staat u niet toe een document te lokaliseren als u zich een deel van de tekst herinnert, maar de bestandsnaam bent vergeten;
• omvat niet documenten met dezelfde naam (maar tegelijkertijd verschillend) die zijn opgeslagen onder dezelfde naam, maar in verschillende mappen, wat bijvoorbeeld belangrijk is bij het samenwerken aan een document met de vorming van verschillende versies ervan.

Er is nog een probleem: de lijst met recente documenten in Windows is een van de kanalen voor het lekken van vertrouwelijke gegevens, aangezien elke gebruiker (inclusief een aanvaller) deze kan gebruiken om meer te weten te komen over de aard van de computeractiviteit van de eigenaar. Daarom wordt aanbevolen om deze lijst regelmatig op te schonen, bijvoorbeeld met behulp van hulpprogramma's voor het verwijderen van "ongewenste" gegevens van de schijf. Als gevolg hiervan ontstaat een schijnbaar paradoxale situatie: als een gebruiker regelmatig informatie over recent gebruikte documenten vernietigt om veiligheidsredenen, wordt hem de snelle toegang daartoe ontzegd en loopt hij anders het risico slachtoffer te worden van aanvallers. Er is echter een uitweg: u kunt het gespecialiseerde hulpprogramma ActualDoc gebruiken, dat de mogelijkheden van Windows uitbreidt wat betreft het werken met de nieuwste documenten.

Als het gewenste document lang geleden is gemaakt en daarom niet kan verschijnen in de lijst met recent geopende documenten (zowel ingebouwd in Windows als in de ActualDoc-lijst), dan zult u ernaar moeten zoeken. Hier doet zich een ander probleem voor: in de regel onthoudt de gebruiker de naam van het document (evenals de datum van creatie) niet, maar hij weet welke trefwoorden in de tekst voorkomen. Dit betekent dat je naar een document moet zoeken op basis van fragmenten van de tekst die erin is opgenomen - helaas, hoewel deze taak kan worden opgelost met de ingebouwde tools van Windows of bijvoorbeeld Word, is het erg middelmatig. En het punt is niet alleen dat zo'n zoektocht niet helemaal voor de hand ligt en langzaam wordt uitgevoerd - soms kun je hiermee leven. Wat belangrijker is, is dat niet alle bestanden worden gevonden - er wordt tijdens het zoeken geen rekening gehouden met de morfologische kenmerken van de Russische taal, dus bestanden waarin de gezochte woorden een andere hoofdletteruitgang hebben, zullen ongevonden blijven. Tegelijkertijd zijn gespecialiseerde zoekhulpmiddelen zoals “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” en Phoenix Search (http://www.isleuthhound.com/ru/), ://indexlab.net/), kunnen snel de benodigde documenten vinden, ongeacht hun locatie. De meest aantrekkelijke van de genoemde oplossingen qua prijs/kwaliteit verhouding lijkt ons het Archivarius 3000 pakket.

ActualDoc 3.5

Ontwikkelaar: Flexigen-software

Verspreidingsgrootte: Standaard - 4,1 MB, Professioneel - 3,6 MB

Werk onder controle: Windows 2000/XP/2003/Vista

Distributiemethode: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (demoversie van 14 dagen - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Prijs: Standaard - gratis, professioneel - $ 19,95

ActualDoc is een recente documentbeheerder die gebruikte documenten onthoudt en deze snel en veilig toegankelijk maakt. Het programma is eenvoudig en intuïtief, heeft een gebruiksvriendelijke interface met ondersteuning voor de Russische taal (Fig. 5) en vereist vrijwel geen tijd om het onder de knie te krijgen, vooral omdat het vergezeld gaat van een uitgebreid helpsysteem, en daarom een ​​onmisbaar hulpmiddel kan worden voor zowel professionals als thuisgebruikers.

Rijst. 5. ActualDoc-programma-interface

ActualDoc houdt het downloaden bij van een onbeperkt aantal documenten binnen een door de gebruiker opgegeven periode (standaard 60 dagen), ondersteunt meer dan 40 bestandsformaten (tekst- en grafische bestanden, MS Office-documenten en HTML-documenten, PDF-bestanden, enz.) en kunt u ze snel downloaden. Het vinden van het benodigde document in de programmaomgeving is geen probleem. Als de rol met documenten die ze heeft onthouden relatief klein is, kunt u het document rechtstreeks uit de lijst selecteren. Anders is het verstandiger om eerst de lijst met mogelijke kandidaten te beperken door deze te filteren (filteren op tijd is mogelijk). O interval, op extensie en categorie) of zoek op documentnaam (in het algemeen) of op een fragment van de tekst die erin is opgenomen (zoeken in Russische tekst is echter niet altijd succesvol). Er is een andere manier om het gewenste document snel te openen - via ingebouwde bladwijzers (dezelfde als in Internet Explorer; Fig. 6), die kunnen worden toegewezen aan individuele veelgebruikte documenten en de toegang daartoe aanzienlijk kunnen versnellen, aangezien de noodzaak voor zoeken is geëlimineerd. Het geselecteerde document is in de ingebouwde viewer - voor bekijken, zoeken en kopiëren, maar ook in een externe applicatie - beschikbaar voor bewerking en kan worden gebruikt voor volledige verwerking, selectief kopiëren van informatie daaruit, of voor het verzenden van het document per e-mail. Tegelijkertijd kan de lijst met documenten zelf worden verborgen voor nieuwsgierige blikken en worden beschermd door een wachtwoord - in dit geval worden recent gebruikte bestanden niet in het menu weergegeven Start -> Documenten.

Rijst. 6. Een document openen via een bladwijzer
in ActualDoc

Het pakket bestaat in twee versies: de gratis basis Standaard en de betaalde Professional. Met de gratis versie kunt u geen documenten in ingebouwde viewers bekijken, de zoekfunctie gebruiken (als gevolg hiervan kunt u alleen visueel naar documenten zoeken en de volledige of gefilterde lijst bekijken), aangepaste categorieën maken en bladwijzers bewerken.

Archivaris 3000 (3,82)

Ontwikkelaar: Likasoft

Verspreidingsgrootte: 3MB

Werk onder controle: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Distributiemethode: shareware (demoversie van 30 dagen - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Prijs: studentenlicentie - 195 roebel, persoonlijke licentie - 295 roebel, commerciële licentie - 900 roebel.

« Archivist 3000 is de optimale oplossing voor het snel zoeken naar documenten in 18 verschillende talen (waaronder Russisch, Engels, Duits en Frans), gericht op een breed scala aan gebruikers. Het programma biedt directe toegang tot documenten op uw harde schijf, netwerk en verwisselbare schijven (cd, dvd, ZIP, enz.), en kan werken met alle populaire documenttypen (PDF-bestanden, MS Office-documenten, tekstbestanden, enz.). ). Het kan zoeken in archieven (ZIP, RAR, enz.), in e-mailberichten (Outlook, Outlook Express, The Bat!, enz.) en in de daaraan gekoppelde bestanden. Bovendien wordt zoeken in de Lotus Notes- en Lotus Domino-databases en in de ICQ-, Odigo IM- en Miranda IM-berichtendatabases ondersteund.

Naast het regelmatig zoeken op trefwoord of een reeks trefwoorden, ondersteunt het programma een geavanceerde zoekmodus met behulp van logische functies en kan het niet alleen naar documenten zoeken op inhoud, maar ook op bestandsnaam, wijzigingsdatum, grootte, documenttype, codering, enz. ( Afb. 7). Dankzij de volledige Unicode-ondersteuning worden zoekopdrachten niet alleen correct uitgevoerd in documenten in één taal, maar ook in meertalige documenten (bijvoorbeeld met tekst tegelijkertijd in het Russisch en Duits). Het is mogelijk om op afstand naar documenten te zoeken via internet en vervolgens toegang te krijgen tot de gevonden documenten via elke internetbrowser, bijvoorbeeld Internet Explorer. Zoekresultaten kunnen worden gepresenteerd in uittrekselmodus, wanneer de belangrijkste (relevante) fragmenten van geselecteerde documenten worden weergegeven met markering van de gevonden woorden, en in tabelmodus, wanneer korte informatie over de documenten wordt weergegeven (Fig. 8), waardoor ze kunnen worden gesorteerd.

Rijst. 7. Zoek naar documenten in de Archivist 3000-omgeving

Rijst. 8. Opties voor het presenteren van zoekresultaten
in "Archivarius 3000"

Standaarddocumenten invullen

Het opstellen van standaarddocumenten neemt een aanzienlijk deel van de tijd in beslag van die gebruikers die, als onderdeel van hun taken, betrokken zijn bij het opstellen van verschillende documentatie bij verzekeringsmaatschappijen, banken, notariskantoren, bedrijven die verschillende soorten diensten verlenen, enz. In de regel worden dergelijke documenten in de Word-teksteditor gemaakt op basis van aanvankelijk ontwikkelde basisdocumenten, waarin bepaalde variabele informatie eenvoudigweg wordt vervangen. Hier is niets ingewikkelds aan, maar bij grote hoeveelheden documentatie zijn fouten onvermijdelijk: u kunt bijvoorbeeld per ongeluk gegevens op de verkeerde plaats invoeren waar ze zouden moeten zijn, of meerdere woorden uit het document wissen, enz. Daarom is het wenselijk dat alleen de velden waarin gegevens moeten worden ingevoerd openstaan ​​voor invoer en dat alle andere tekst wordt geblokkeerd. De ontwikkelaars hebben de mogelijkheid geboden om dergelijke documenten in Word te maken. Het is voldoende om een ​​reeks sjablonen te ontwikkelen voor alle standaarddocumenten die in de organisatie worden gebruikt, waarbij elke sjabloon het wijzigen van permanente gegevens verbiedt (opdracht Extra -> Beveiliging instellen -> Alle wijzigingen verbieden, behalve het invoeren van gegevens in formuliervelden) en train gebruikers om documenten te maken met behulp van sjablonen. Voor standaarddocumenten, waar er relatief weinig variabele informatie is, zullen dergelijke sjablonen ruim voldoende zijn om het proces van documentvoorbereiding aanzienlijk te versnellen en het risico op fouten te verminderen.

In de praktijk worden echter veel standaarddocumenten gebruikt waarin variabele informatie tot de helft van het volume in beslag neemt, en sommige variabele gegevens meerdere keren in een of andere vorm worden herhaald (Fig. 9) - bijvoorbeeld de volledige naam. in verschillende gevallen woorden voor ingevoerde data of bedragen, etc. In dit geval helpt het gebruik van Word-sjablonen niet veel, omdat het invullen van documenten, zelfs met behulp van sjablonen, veel tijd zal kosten, omdat alle variabele gegevens handmatig moeten worden ingevoerd.

Rijst. 9. Voorbeeld van een document met een groot volume
variabele informatie

Er is nog een kenmerk van de voorbereiding van standaarddocumenten: vaak is het nodig om niet één document, maar meerdere tegelijk op te stellen (voor het opstellen van een bankovereenkomst over het openen van een bewaarder zijn bijvoorbeeld drie of vier soorten overeenkomsten nodig handtekening). Dezelfde informatie moet dus in verschillende documenten worden ingevoerd, wat ook veel tijd kost, en de kans op fouten neemt dienovereenkomstig toe. U kunt dergelijke documenten veel sneller voorbereiden met behulp van gespecialiseerde toepassingen die zijn ontworpen om het proces van het voorbereiden van standaarddocumenten te automatiseren, zoals AutoDoc of Blitz Document. Deze toepassingen zijn ook gebaseerd op het gebruik van sjablonen, waarmee u, in tegenstelling tot gewone Word-sjablonen, niet alleen gegevens kunt invoeren in de daarvoor bestemde velden (waarvoor de gebruiker een reeks formulieren met gegevens moet invullen), maar ook kan ook de ingevoerde gegevens op een geprogrammeerde manier transformeren, kan bijvoorbeeld getallen in woorden vervangen, woorden en zinnen verbuigen op basis van grammaticale naamvallen, enz. Hierdoor zijn de benodigde documenten snel ingevuld en is het aantal fouten dat gemaakt kan worden een orde van grootte kleiner dan bij het traditioneel opstellen ervan in Word. Bovendien is het maken van standaarddocumenten via gespecialiseerde oplossingen ook aantrekkelijk omdat alle gemaakte documenten automatisch worden gecatalogiseerd en het vinden van deze in de toekomst geen probleem is, en de gebruiker niet verplicht is de fijne kneepjes van documentvoorbereiding te kennen, omdat alle juridische nuances In de sjablonen wordt al rekening mee gehouden.

AutoDoc 1.2

Ontwikkelaar: EleWise

Verspreidingsgrootte: 6MB

Werk onder controle: Windows 2000/XP/2003

Distributiemethode: shareware (functioneel beperkte demoversie - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Prijs:"AvtoDoc-Personal" - 1980 roebel, "AvtoDoc-Server" - 2980 roebel, "AvtoDoc-Client" - 1490 roebel.

"AutoDoc" is een programma waarmee u het proces van het invullen van standaarddocumenten kunt automatiseren en versnellen met behulp van sjablonen die zijn gemaakt met MS Word, en waarmee u een archief kunt bijhouden van documenten en records die met behulp van deze sjablonen zijn gemaakt. Het proces voor het genereren van nieuwe documenten daarin is uiterst geautomatiseerd: selecteer gewoon het gewenste bedrijfsscenario uit de algemene lijst met scenario's (een bedrijfsscenario is een aangepaste sjabloon) en vul het invoerformulier in met de vereiste gegevens (Fig. 10). Het gemaakte document kan worden bekeken, opgeslagen, afgedrukt of geopend in Word voor verdere bewerking.

Rijst. 10. Een document maken met behulp van het “AutoDoc”-script

Het aantal ingebouwde scripts is klein (Fig. 11), maar kan worden uitgebreid met aangepaste scripts, waarvan het creatieproces gedetailleerd en duidelijk wordt gepresenteerd in de help en volledig wordt beheerd door de wizard, en daarom toegankelijk is voor de meeste gebruikers. Het ontwikkelen van een nieuw script omvat het uitvoeren van vijf stappen: het invoeren van de naam van het script, het maken van een sjabloon, het definiëren van variabelen, het instellen en testen van het script en het opslaan voor verdere bewerking (Fig. 12). Op het eerste gezicht kan het voorbereiden van een sjabloon enige problemen veroorzaken, omdat deze handmatig in Word moet worden gemaakt en dit vereist kennis van een scripttaal. Maar in de praktijk is alles veel eenvoudiger: het volstaat om te begrijpen dat variabelen tussen accolades worden ingevoerd en dat het $-teken ervoor wordt geplaatst; alle andere tekst wordt op de gebruikelijke manier afgedrukt (Fig. 13). Nieuwe sjablonen kunnen niet alleen helemaal opnieuw worden gemaakt, maar ook op basis van bestaande sjablonen of kant-en-klare documenten - in het eerste geval hoeft u alleen maar de scriptinstellingen te wijzigen en te testen met de gewijzigde instellingen, en in het tweede geval opent u een kant-en-klaar document, vervang veranderende informatie door variabelen en specificeer het programma als sjabloon. Variabelen kunnen van verschillende typen zijn, waaronder variabelen die het volgende mogelijk maken:

• gegevens in meerdere velden tegelijk invoeren: volledige naam, paspoortgegevens, organisatiegegevens, enz.;
• selecteer een variabele waarde uit een reeks waarden;
• verschillende bewerkingen en transformaties uitvoeren: bereken het percentage van een getal of BTW van een bedrag, converteer een getal naar een string, voer de huidige datum in, enz.;
• geef een woord of zin aan in een bepaald geval, enz.

Documenten die zijn gemaakt volgens de bedrijfsscenario's van AutoDoc worden opgeslagen in de vorm van duidelijk gestructureerde records, en daarom kunt u op elk moment het gewenste document vinden door te filteren of te zoeken, het bekijken, afdrukken, opnieuw genereren of verwijderen.

Rijst. 11. “AutoDoc”-venster met een lijst met ingebouwde groepen
zakelijke scenario's

Rijst. 12. Ontwikkeling van een nieuw script in AutoDoc

Rijst. 13. Voorbeeld van sjabloontekst in “AutoDoc”,
waarin vier variabelen voorkomen: “aantal”,
“maand”, “organisatie” en “volledige naam”

Het programma wordt geleverd in twee versies: single-user - "AvtoDoc-Personal" en multi-user (netwerk), vertegenwoordigd door twee modules - "AvtoDoc-Server" en "AvtoDoc-Client". In de versie voor één gebruiker bevinden alle componenten van het systeem zich op de lokale computer, en in de versie voor meerdere gebruikers wordt de database met scripts, sjablonen en records op de server geïnstalleerd en op gebruikerscomputers wordt alleen het clientgedeelte geïnstalleerd. geïnstalleerd, waarmee u alle AutoDoc-materialen kunt gebruiken die op de server zijn opgeslagen.

Blitz-document 3.4.1

Ontwikkelaar: BlitzSoft

Verspreidingsgrootte: 991 KB

Werk onder controle: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Distributiemethode: shareware (functioneel beperkte demoversie - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Prijs: 500 wrijven.

Blitz Document is een compact programma voor het automatisch maken van standaarddocumenten met behulp van scriptsjablonen. Hiermee kunt u snel documenten genereren op basis van ingebouwde sjablonen, waarvan het aantal meer dan 30 is (Fig. 14), of aangepaste scripts die kunnen worden ontwikkeld op basis van ingebouwde sjablonen of lege lay-outs. Het maken van een document met behulp van een kant-en-klaar script is uiterst eenvoudig: selecteer gewoon het type script en volg de instructies van de wizard, die de gebruiker gewetensvol door alle stadia van documentvoorbereiding zal leiden (Fig. 15). Het voltooide document kan worden bekeken, afgedrukt, bewerkt in de ingebouwde teksteditor (zowel variabele als constante gegevens kunnen worden gecorrigeerd) of worden geopend voor bewerking in Word.

Rijst. 14. Lijst met ingebouwde Blitz Document-scripts

Rijst. 15. Een scriptdocument maken
Blitz-document

De ontwikkeling van gemaakte sjablonen is iets ingewikkelder, maar zal ook binnen de mogelijkheden van de meeste gebruikers vallen. Het is waar dat het enige tijd zal duren om deze functie onder de knie te krijgen, omdat de referentie-informatie die bij het programma wordt geleverd, helaas is ontworpen voor voldoende opgeleide gebruikers (deze is zeer schaars en bevat geen illustraties of voorbeelden). Technisch gezien bestaat het maken van een nieuwe sjabloon uit twee fasen: het selecteren van een ingebouwde sjabloon of lay-out op basis waarvan een nieuwe sjabloon zal worden ontwikkeld, en de opeenvolgende aanpassing van de constante en variabele gegevens die daarin zijn opgenomen (Fig. 16). Constante gegevens worden in hun werkelijke vorm ingevoerd, maar niet rechtstreeks in de tekst, maar via dialoogvensters. Variabele-informatie wordt ook aangepast tijdens de dialoog en wordt niet langer rechtstreeks ingevoerd, maar vervangen door variabelen met jokertekens, ontworpen rekening houdend met de scriptbeschrijvingstaal die in het programma wordt gebruikt. Scripts kunnen niet alleen de tekst weergeven die is ingevoerd tijdens het genereren van documenten, maar deze ook wijzigen met behulp van een systeem van gegevensvervangings- of transformatieopdrachten. Er wordt bijvoorbeeld voorzien in:

Rijst. 16. Ontwikkeling van een nieuw sjabloon op basis van de lay-out
in Blitzdocument

• Verbuiging van woorden en zinnen volgens grammaticale naamvallen;
• getallen omzetten in tekenreeksen;
• kalenderdata omzetten in strings;
• het uitvoeren van berekeningen die worden gebruikt in juridische en zakelijke documenten;
• het wijzigen van de tekst afhankelijk van de waarde van de ingevoerde gegevens, enz.

Documenten die met Blitz Document zijn gemaakt, worden opgeslagen in gestructureerde dagboeken. Hierdoor kunt u snel door de documentatie navigeren en vrijwel direct toegang krijgen tot de benodigde materialen, bijvoorbeeld om deze af te drukken. Bovendien kunnen documenten worden gegroepeerd in virtuele bestanden, wat handig is voor snelle toegang tot materiaal dat betrekking heeft op een specifiek onderwerp of object dat in de database voorkomt.

OCR-tekst in gescande documenten

Gebruikers die vaak papieren documenten (pagina's van een boek, krant, tijdschrift of fax) moeten omzetten naar een elektronisch bewerkbaar formaat kunnen niet zonder een tekenherkenningssysteem of een OCR-systeem (Optical Character Recognition), ontworpen om automatisch tekst uit papieren documenten in te voeren in een computer. Theoretisch kunt u het FineReader-programma van ABBYY of CuneiForm van Cognitive Technologies gebruiken - beide zijn betrouwbaar in gebruik en hebben een hoge herkenningsnauwkeurigheid. Maar het FineReader-pakket heeft een vereenvoudigde en betaalbare versie voor thuisgebruikers, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, waardoor het aantrekkelijker wordt voor een breder publiek.

ABBYY FineReader 8.0

Ontwikkelaar: ABBYY-software

Verspreidingsgrootte: 40,5 MB

Werk onder controle: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Distributiemethode: shareware (er is geen demoversie van FineReader Home Edition, een functioneel beperkte demoversie van FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Prijs: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader is een ideale oplossing voor het herkennen van documenten waarin niet alleen de tekst, maar ook het ontwerp wordt herkend, wat zorgt voor een nauwkeurige overdracht van tabellen, afbeeldingen en tekstindeling in kolommen (Afb. 17). Het programma is eenvoudig te gebruiken, kan meertalige (179 talen worden ondersteund) en documenten met meerdere pagina's herkennen. Het is mogelijk om het gehele document of de afzonderlijke pagina's ervan te herkennen. Het resultaat kan worden opgeslagen in een van de gebruikelijke formaten: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT of PDF. Het is mogelijk om herkenningsresultaten stap voor stap op te slaan om fouten te elimineren. Export van herkenningsresultaten rechtstreeks naar Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect en Adobe Acrobat is geïmplementeerd. De ingebouwde spellingcontrole (voor 36 talen) helpt het controleren van het resultaat te versnellen, en dankzij de integratie met Microsoft Word kunt u het programma rechtstreeks vanuit Word oproepen, zonder dat u wordt afgeleid van het werken met de tekst.

Rijst. 17. Resultaat van documentherkenning
in ABBYY FineReader Home Edition

Het programma wordt gepresenteerd in twee versies: FineReader Home Edition, ontworpen voor beginners, en FineReader Professional Edition, gericht op professionals. Met de professionele versie kunt u de herkenningsparameters beheren (de modus wijzigen, herkenning uitvoeren met training) en beschikt u over een uitgebreidere reeks herkenningsfuncties (herkenning van PDF-bestanden, teksten vastgelegd met een digitale camera, enz.). Bovendien biedt de Professional Edition meer verschillende opslagformaten en is de mogelijkheid toegevoegd om streepjescodes te herkennen en snel schermafbeeldingen te herkennen met behulp van het hulpprogramma Screenshot Reader.

Documenten converteren vanuit PDF-formaat

Alle technische documentatie wordt tegenwoordig in PDF-formaat geleverd, waarbij het gratis hulpprogramma Adobe Acrobat Reader wordt gebruikt om documenten te bekijken. Maar vaak is het nodig om fragmenten van PDF-bestanden te gebruiken bij het voorbereiden van uw eigen documenten of het bewerken van materiaal in PDF-formaat (bijvoorbeeld een artikel, een contract, een rapport, enz.). In het eerste geval zul je fragmenten van tekst en/of afbeeldingen uit PDF-bestanden moeten extraheren (theoretisch kan dit gedaan worden met de ingebouwde tools van Acrobat Reader, maar met zeer middelmatige resultaten). In het tweede geval zult u PDF-documenten moeten converteren naar een bewerkbaar formaat (bijvoorbeeld naar Word-formaat) met behoud van het ontwerp van het originele document, wat zelfs niet voorzien is in Acrobat Reader. In dergelijke gevallen komen speciale hulpprogramma's te hulp, waarvan de aantrekkelijkste pakketten ABBYY PDF Transformer en PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) zijn. We zullen naar de eerste kijken - hoewel deze duurder is, heeft deze een Russisch-talige interface en kunt u PDF-bestanden naar verschillende bewerkbare formaten converteren, en kunt u niet alleen Engelse, maar ook Russische tekst correct herkennen.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Ontwikkelaar: ABBYY-software

Verspreidingsgrootte: 52 MB

Werk onder controle: Windows 2000 (SP2 of hoger)/XP/Server 2003

Distributiemethode: shareware (demoversie van 15 dagen - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Prijs: 1490 wrijven.

ABBYY PDF Transformer is een hulpprogramma voor het converteren van PDF-documenten naar Microsoft Word-documentformaten (Afb. 18), Excel en HTML- en TXT-bestanden. Het pakket heeft een intuïtieve interface en is zeer eenvoudig te gebruiken, zodat zelfs beginnende gebruikers het onder de knie zullen krijgen.

ABBYY PDF Transformer kan alle PDF-bestanden converteren, inclusief bestanden zonder tekstlaag (dergelijke bestanden worden meestal verkregen uit gescande documenten en vertegenwoordigen een afbeelding van tekst), en verwerkt PDF-bestanden correct die elke combinatie van ondersteunde talen bevatten (inclusief Russisch en Engels). Het hulpprogramma behoudt nauwkeurig het ontwerp van het brondocument (afbeeldingen, tabellen, kolomindeling, links) en stelt u in staat conversie- en opslagopties te beheren. U kunt bijvoorbeeld duidelijk gebieden definiëren die door het programma als tekst of als afbeelding moeten worden waargenomen (wat belangrijk is voor PDF-bestanden met een complex ontwerp), het voltooide document opslaan met hetzelfde ontwerp als in het origineel, of als een kolom van tekst (met of zonder afbeeldingen - optioneel) enz. Indien nodig is het mogelijk om individuele pagina's of zelfs hun fragmenten selectief te converteren. Bovendien kan ABBYY PDF Transformer ook omgekeerde conversie uitvoeren, waardoor u PDF-bestanden kunt maken van Microsoft Word-documenten, Excel-tabellen, PowerPoint-presentaties, Visio-diagrammen en HTML-bestanden, evenals vanuit vrijwel elke toepassing die het afdrukken van een document ondersteunt (dit is geïmplementeerd via virtuele printer PDF-XChange voor ABBYY PDF Transformer 2.0).