De tweede is om een ​​vraagkopie van het bericht te stellen. Werken met de velden "Aan" ("Aan"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc")

Goede tijd! Vandaag zullen we het hebben over sms-back-up door alle berichten van een smartphone naar e-mail te sturen. Dit kan zowel nodig zijn om de correspondentie op te slaan, als voor de verdere verwerking van berichten, bijvoorbeeld het zoeken in berichten naar de nodige informatie (contacten, namen, prijzen, enz.) door applicaties van derden, die op hun beurt werken met E-mail. Laten we de mogelijkheid van dergelijk kopiëren analyseren met een smartphone die op Android draait.

Maak een mailbox aan

Om alle berichten naar E-Mail te verzenden en op te slaan, moet je eerst een mailbox registreren, want deze mail van yandex.ru is perfect. U kunt ook uw bestaande mailbox gebruiken, maar ik raad u aan een nieuwe te registreren. Ten eerste zal zich na verloop van tijd een groot aantal sms-berichten ophopen, wat het werken met gewone brieven kan verstoren, en ten tweede, als u uw mailbox verbindt met een analyseservice van derden, geef dan niet de gebruikersnaam en het wachtwoord op van de belangrijkste e-mail erin ...

Installeer de SMS Backup + applicatie op een smartphone met Android

Om alle sms-berichten naar je mailbox te sturen, moet je een speciale SMS Backup + applicatie installeren en configureren, die kan worden gedownload van play.goole.com of apk-dl.com (een alternatief voor smartphones die geen gebruik maken van Google Play) of.

De applicatie is getest op Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Ondersteuning voor versie 2.xx is verklaard.

SMS-back-up configureren +

1. We lanceren de applicatie;
2. Selecteer na het starten van de applicatie in het menu dat wordt geopend het item: Geavanceerde instellingen;
   
3. Ga vervolgens naar Back-upinstellingen;
   
4. Vink de vakjes voor Back-up SMS en E-mail onderwerpvoorvoegsel aan, schakel de vakjes voor Back-up MMS, Back-upoproeplog uit (we hebben geen MMS en belgeschiedenis nodig, hoewel je er ook een back-up van kunt maken);
   
5. We keren terug naar het vorige menu en gaan naar het gedeelte IMAP Server-instellingen;
   
6. Selecteer het menu-item Authenticatie,
   
   stel de parameterwaarde in op Platte tekst;
   
   
7. Selecteer het menu-item Serveradres, schrijf de waarde: imap.yandex.ru:993
   
   
8. Selecteer het menu-item Beveiliging en schrijf de waarde: SSL
   
   
9. Selecteer het Login (You IMAP account) menu item, specificeer de login, selecteer dan het Password (You IMAP account password) menu item, specificeer het wachtwoord van de yandex.ru mail;
10. Vink in het hoofdmenu het vakje Automatische back-up aan;
    
11. Ga vervolgens naar Instellingen voor automatische back-up, selecteer het menu-item Regelmatig schema en stel het tijdsinterval in waarmee de sms naar het door ons opgegeven mailboxaccount wordt verzonden (bijvoorbeeld elke 2 uur).
    

Met de applicatie SMS Backup + kunt u niet alleen back-ups maken naar e-mail, maar ook berichten daaruit herstellen. De bijbehorende herstelinstellingen vindt u onder Geavanceerde instellingen -> Instellingen herstellen.

Na het verzenden van berichten naar e-mail, worden ze allemaal in een map geplaatst met de naam: SMS.

We analyseren SMS verzonden naar e-mail

Nadat u een lijst met sms-berichten naar een e-mailadres hebt ontvangen, kunt u speciale software gebruiken om de gegevens die ze bevatten te analyseren. U kunt bijvoorbeeld SMS van een bank volgen met berichten over kasontvangsten en afschrijvingen, op basis waarvan u in automatische modus financiële administratie kunt bijhouden. Een soortgelijke oplossing werd door mij geïmplementeerd voor een "gezamenlijke aankoopsite", waarbij alle sms-berichten van de bank die door de JV-organisatoren worden ontvangen op één plek worden verzameld, geanalyseerd en op basis daarvan geeft het systeem in het bedieningspaneel gegevens weer over welke van de de gebruikers die de bestelling hebben gedaan, hebben de betaling uitgevoerd.

Een back-up maken van sms-berichten op Android en deze vervolgens opslaan in uw Gmail-account is een heel eenvoudig proces dat zelfs een beginnende gebruiker aankan. Lees verder en je leert hoe je een back-up van sms kunt maken op Android.

Wat heb je nodig

Het is heel gemakkelijk om sms-berichten te verliezen. Er zijn momenten waarop u slechts één bericht wilt verwijderen, maar in plaats daarvan verwijdert u het hele gesprek.

• Android-smartphone
• SMS Back-up + app uit Google Play Store

Alles klaar? Dan kun je beginnen.

Opmerking: Technisch gezien kunt u SMS Backup + configureren om te werken met elke e-mailserver waarop IMAP is ingeschakeld. Omdat de app echter is ontworpen om met Gmail te werken en het zoeken naar berichten in Gmail geweldig werkt, en er zijn ook verschillende andere functies, zullen we de zaken niet verknoeien.

Stap 1: Gmail-account configureren voor IMAP-toegang

SMS Backup + vereist IMAP-toegang tot uw Gmail-account. Laten we even de tijd nemen en naar Gmail gaan om te controleren of deze functie is ingeschakeld of niet.

Log in op je Gmail-account en ga naar het tabblad Instellingen "Doorsturen en POP / IMAP". Zorg ervoor dat de IMAP-functie is ingeschakeld en sla de instellingen op. Dit is het enige dat u hoeft in te stellen in uw Gmail-account.

Stap 2: Installeer en configureer SMS Backup +

Nadat je IMAP-ondersteuning in je Gmail-account hebt ingeschakeld, moet je SMS Backup + installeren. Ga naar de Google Play Store en download de app. Nadat de applicatie is geïnstalleerd, moet u deze configureren. Voer de applicatie uit. Het eerste dat u ziet, ziet er als volgt uit:

De eerste stap is om de verbinding van de app met je Gmail-account in te stellen. Klik op Verbinden. U wordt gevraagd om een ​​account te selecteren dat zal worden gebruikt om de sms-back-up op te slaan.

Selecteer een account en verleen de vereiste machtigingen. Je kunt nu een sms-back-up maken op Android of deze actie overslaan.

Het proces voor het maken van een reservekopie begint, wat, afhankelijk van het aantal berichten, enkele minuten of enkele uren kan duren.

U hoeft niet eens te wachten tot het proces is voltooid om naar uw Gmail-account te gaan en uw opgeslagen berichten te controleren. Log in op je Gmail-account en aan de linkerkant heb je een nieuw tabblad "SMS", open het.

Gefeliciteerd! Je hebt geleerd hoe je een back-up van sms kunt maken op Android met behulp van de app SMS Backup +. Gmail slaat niet alleen sms op, maar ook mms-berichten die je hebt ontvangen of verzonden. Laten we nu eens kijken naar extra functies.

Stap 3 (optioneel): Hoe maak je automatisch een SMS-back-up op Android

Nadat je automatische back-ups hebt ingesteld, ga je terug naar het startscherm en ga je naar Geavanceerde instellingen. Hier kunt u de instellingen wijzigen voor het maken van een back-up, voor het terugzetten en voor meldingen. In de "Reservering"-instellingen kunt u de gegevens voor de back-up (sms, mms, oproeplog) selecteren en een witte lijst maken met contacten, berichten en oproepen waarvan u wilt opslaan.

Er zijn niet zo veel opties voor herstel, maar ze zijn nog steeds het bekijken waard. Wanneer SMS Backup + uw berichten opslaat in Gmail, wordt voor elk contact een gesprek gemaakt. U kunt SMS Backup + vertellen om alleen die dialoogvensters te herstellen die als belangrijk zijn gemarkeerd in uw Gmail-account.

Dat is alles. Nu weet je hoe je een back-up kunt maken van sms op Android in handmatige en automatische modus.

Wat is e-mail? In de moderne zakenwereld zijn dit:

• Je gezicht. Het is met behulp van e-mail dat u een positief beeld kunt creëren in de ogen van de tegenpartij of de eerste indruk kunt verpesten.
• Uw werkinstrument. Veel communicatie met de buitenwereld verloopt via e-mail. Daarom, als u deze tool goed beheerst, kunt u uw leven aanzienlijk gemakkelijker maken.
• Een krachtige afleiding. De buitenwereld probeert je via e-mail te pakken, af te leiden en op een dwaalspoor te brengen.

Laten we vanuit dit oogpunt eens kijken naar het werken met e-mail. Laten we eenvoudig beginnen.

Letterontwerp

Ik gebruik de Mozilla Thunderbird-mailclient, dus ik zal het als voorbeeld gebruiken. Laten we een nieuwe letter maken en van boven naar beneden gaan in de lijst met velden.

Aan wie. Kopiëren. Verborgen kopie

Iemand weet het misschien niet, maar Mozilla's "Aan" kan worden gewijzigd in "Cc" of "Bcc".

• Aan wie: we schrijven de hoofdgeadresseerde of meerdere geadresseerden gescheiden door puntkomma's.
• Kopiëren: we schrijven iemand die de brief zou moeten lezen, maar van wie we geen reactie verwachten.
• Verborgen kopie: we schrijven aan degene die de brief moet leren kennen, maar onbekend moet blijven voor de rest van de ontvangers van de brief. Het is met name geschikt voor het massaal verzenden van zakelijke brieven, bijvoorbeeld notificaties.

Niet correct in massamailing, specificeer ontvangers via de "Cc" of "Aan" velden. Meerdere keren per jaar ontvang ik brieven waarin 50-90 geadresseerden in het veld “Cc” staan. Er is sprake van een inbreuk op de privacy. Niet al uw ontvangers hoeven te weten met wie u nog meer aan een soortgelijk onderwerp werkt. Het is goed als dit mensen zijn die je kent. Wat als de lijst concurrerende bedrijven bevat die elkaar niet kennen? Je moet in ieder geval klaar zijn voor onnodige uitleg, hoogstens voor het beëindigen van de samenwerking met een van hen. Doe dit niet zo.

Brief onderwerp

Het belang van de onderwerpregel wordt vaak (soms verstandig) in hun zakelijke blogs geschreven door professionele mailingdiensten. Maar meestal hebben we het over verkoopbrieven, waarbij de onderwerpregel het probleem "e-mail moet openen" oplost.

We hebben het over dagelijkse zakelijke correspondentie. Hier lost het thema het probleem op "de brief en zijn auteur moeten gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd en vervolgens worden gevonden." Bovendien zal uw ijver naar u terugkeren in de vorm van karma van talrijke antwoordbrieven, alleen met voorvoegsels Met betrekking tot: of Fwd, waaronder je moet zoeken naar de gewenste letter over het onderwerp.

Twintig brieven is het volume van een eendaagse correspondentie van een middenmanager. Ik heb het helemaal niet over ondernemers en bedrijfseigenaren, hun aantal letters gaat soms van de schaal af voor 200 of meer per dag. Daarom nogmaals: stuur geen e-mails met een leeg onderwerp.

Dus hoe formuleer je je onderwerpregel correct?

Fout # 1 : alleen de naam van het bedrijf in het onderwerp. Bijvoorbeeld "Sky" en dat is alles. Ten eerste bent u zeker niet een van uw bedrijf dat met deze tegenpartij communiceert. Ten tweede heeft een dergelijk onderwerp geen enkele betekenis, omdat de naam van uw bedrijf al aan het adres te zien is. Ten derde, raad eens hoe uw eigen mailbox eruit zal zien met deze benadering van correspondentie? Iets zoals dit.

Is het handig om op dit soort onderwerpen te zoeken?

Fout # 2 : een flitsende, verkopende kop. Het is geweldig als je weet hoe je zulke koppen moet schrijven. Maar is het gepast om deze vaardigheden te gebruiken in zakelijke correspondentie? Onthoud het doel van de onderwerpregel van een zakelijke brief: niet om te verkopen, maar om te identificeren en te zoeken.

Tekst van de brief

Er zijn veel schrijfgidsen voor verschillende gelegenheden. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin en andere meesters van het woord hebben bijvoorbeeld veel nuttige dingen. Ik raad je aan om hun artikelen in ieder geval te lezen om de algemene geletterdheid te verbeteren en de algemene schrijfstijl te verbeteren.

Tijdens het schrijven van een brief moeten we consequent verschillende beslissingen nemen.

Een kwestie van beleefdheid ... Aan het begin van de brief kun je beleefdheden of zelfs tederheid vervagen in de geest van "Mijn beste Rodya, al meer dan twee maanden heb ik je niet schriftelijk gesproken, waar ik zelf last van heb gehad en niet eens slaap nog een nacht, denkend." Het is zeer beleefd en zeer kostbaar, zowel wat betreft de tijd om zo'n inleiding te schrijven als de tijd van de gesprekspartner om het voor te lezen. Dit is een zakelijke correspondentie, weet je nog? Geen essay van het epistolaire genre voor de wedstrijd en geen brief aan de moeder van Raskolnikov, maar zakelijke correspondentie.

We respecteren onze tijd en die van de ontvanger!

Het is zinvol om jezelf voor te stellen en de omstandigheden van kennis alleen in de eerste brief na een vluchtige ontmoeting op de tentoonstelling te herinneren. Als dit een voortzetting van de samenwerking of lopende correspondentie is, schrijven we in de eerste brief van de dag: "Hallo, Ivan", in de tweede en volgende: "Ivan, ...".

Hoger beroep ... Ik maakte me altijd zorgen over met wie ik contact moest opnemen in een brief als er meerdere ontvangers zijn. Ik heb onlangs een brief geschreven aan drie meisjes genaamd Anna. Zonder enige twijfel schreef ik "Hallo, Anna" en baadde niet. Maar dit is niet altijd het geval.

Wat als er drie of zelfs zeven ontvangers zijn en ze niet dezelfde naam delen? Je kunt ze bij naam noemen: "Goedemiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya en Pyotr Petrovich." Maar het is lang en kost tijd. U kunt schrijven: "Hallo collega's!"

Voor mezelf gebruik ik de regel om bij naam te verwijzen naar degene die in het veld "Aan" staat. En voor degenen die in de kopie zijn, helemaal niet van toepassing. Met deze regel kunt u tegelijkertijd nauwkeuriger bepalen (één!) De geadresseerde van de brief en het doel van deze brief.

Citaat ... Correspondentie is vaak een aaneenschakeling van brieven met vragen en antwoorden, kortom een ​​dialoog. Het wordt als een goede vorm beschouwd om de geschiedenis van de correspondentie niet te wissen en uw antwoord bovenaan de geciteerde tekst te schrijven, zodat u, wanneer u een week later op deze correspondentie terugkeert, de dialoog gemakkelijk van boven naar beneden in aflopende data kunt lezen.

Om de een of andere reden is de standaardinstelling in Mozilla "Plaats cursor na geciteerde tekst". Ik raad aan om dit te wijzigen in het menu "Extra's" → "Accountinstellingen" → "Opstellen en adresseren". Het zou zo moeten zijn.

Doel van de brief ... Zakelijke brieven zijn van twee soorten:

• wanneer we eenvoudigweg de gesprekspartner informeren (bijvoorbeeld een rapport over de verrichte werkzaamheden gedurende een maand);
• en wanneer we iets willen van de gesprekspartner. Zodat hij bijvoorbeeld de bijgevoegde factuur goedkeurt voor betaling.

In de regel zijn er veel meer bemoedigende brieven dan rapporterende. Als we iets willen bereiken van de gesprekspartner, is het heel belangrijk om dit in een brief in platte tekst te zeggen. De oproep tot actie moet vergezeld gaan van een oproep tot actie met de naam en gevolgd door de laatste zin in de brief.

Niet correct : "Porfiry Petrovich, ik weet wie de oude vrouw heeft doodgehakt."

Rechts : "Porfiry Petrovich, ik was het die de oude vrouw hackte, neem alsjeblieft maatregelen om me te arresteren, ik ben het lijden beu!"

Waarom moet de correspondent voor u bedenken wat hij met deze brief moet doen? Hij kan immers de verkeerde beslissing nemen.

Handtekening in de tekst ... Ze moet zijn. Bovendien kunt u met alle e-mailclients automatische vervanging van een handtekening instellen, bijvoorbeeld de klassieke "Met vriendelijke groet, ...". In Mozilla gebeurt dit onder Extra → Accountopties.

Het wel of niet schrijven van contacten in de handtekening is ieders persoonlijke zaak. Maar als u op de een of andere manier verbonden bent met verkoop, schrijf dan zeker. Ook als de transactie niet plaatsvindt op basis van de resultaten van de communicatie, bent u in de toekomst goed te vinden door de contacten uit de handtekening.

Ten slotte nog een kenmerk van de hoofdtekst van de brief voor die gesprekspartners die het niet leuk vinden (kunnen, willen, hebben geen tijd) om uw brieven te beantwoorden. Geef de standaard op in de tekst van de brief. Bijvoorbeeld: "Porfiry Petrovitsj, als je me vrijdag niet vóór 12.00 uur komt arresteren, beschouw ik mezelf als amnestie." Natuurlijk moet de deadline echt zijn (je moet de tekst uit het voorbeeld niet op vrijdag om 11:50 uur verzenden). De ontvanger moet fysiek in staat zijn om uw brief te lezen en erover te beslissen. Deze "stilte" ontheft u van de verantwoordelijkheid voor het niet reageren van de gesprekspartner. Zoals altijd moet het gebruik van deze functie verstandig worden benaderd. Als iemand op tijd en regelmatig op uw brieven reageert, kan zo'n ultimatum hem, zo niet beledigend, dan een beetje belasten of leiden tot de beslissing om de brief nu niet te beantwoorden, maar u te laten wachten tot vrijdag.

Bijlagen

Brieven komen vaak met bijlagen: cv's, commerciële aanbiedingen, schattingen, schema's, scans van documenten - een erg handig hulpmiddel en tegelijkertijd een bron van populaire fouten.

Fout : enorme bijlagegrootte. E-mails met bijlagen tot 20 MB worden vaak ontvangen. In de regel zijn dit scans van enkele documenten in TIFF-formaat, met een resolutie van 600 dpi. Het mailprogramma van de correspondent zal vrijwel zeker enkele minuten vastlopen bij vergeefse pogingen om een ​​voorbeeld van deze bijlage te downloaden. En God verhoede de ontvanger om te proberen deze brief op een smartphone te lezen ...

Persoonlijk verwijder ik dergelijke brieven meteen. Wil je niet dat je brief in de prullenbak belandt voordat hij wordt gelezen? Controleer de grootte van de bijlage. Het wordt aanbevolen om niet meer dan 3 MB te zijn.

Wat als het overschrijdt?

• Probeer uw scanner opnieuw te configureren naar een ander formaat en een andere resolutie. In PDF en 300dpi worden bijvoorbeeld goed leesbare scans verkregen.
• Denk aan programma's als WinRar of 7zip. Sommige bestanden zijn perfect gecomprimeerd.
• Wat als de bijlage enorm is en u deze niet kunt comprimeren? Een bijna lege boekhouddatabase weegt bijvoorbeeld 900 MB. Cloudopslag van informatie komt te hulp: Dropbox, Google Drive en dergelijke. Sommige diensten, zoals Mail.ru, zetten grote bijlagen automatisch om in koppelingen naar cloudopslag. Maar ik geef er de voorkeur aan om mijn informatie die in de cloud is opgeslagen zelf te beheren, dus ik ben niet blij met automatisering van Mail.ru.

En nog een niet helemaal voor de hand liggende aanbeveling over investeringen - hun naam ... Het moet begrijpelijk en acceptabel zijn voor de ontvanger. Toen we in het bedrijf een commercieel aanbod aan het voorbereiden waren aan ... laat het Fjodor Mikhailovich Dostoevsky zijn. Ik ontving een brief van de manager met een projectvoorstel ter goedkeuring, en de bijlage bevatte een bestand met de naam "DlyaFedi.docx". Met de manager die me dit stuurde, vond een dialoog plaats ongeveer als volgt:

Beste manager, bent u er persoonlijk klaar voor om deze gerespecteerde persoon te benaderen en hem een ​​naam te geven in het gezicht van Fedya?

Op de een of andere manier geen gerespecteerd persoon, iedereen noemt hem bij zijn voornaam en patroniem.

Waarom heb je de bijlage "ForFedi" genoemd? Als ik hem nu stuur, denk je dan dat hij bijlen van ons koopt voor deze CP?

Ik wilde later hernoemen...

Waarom zou u een tijdbom voorbereiden - de afwijzing van een prospect - of uzelf het extra werk maken van het hernoemen van een bestand? Waarom de bijlage niet meteen de juiste naam geven: "For Fedor Mikhailovich.docx" of nog beter - "KP_Nebo_Topory.docx".

We hebben het dus min of meer geregeld met e-mail als "gezicht". Laten we e-mail beschouwen als een hulpmiddel voor effectief werk en praten over de afleiding ervan.

Werken met letters

E-mail is een krachtige afleiding. Zoals met elke afleiding, moet post worden behandeld door de regels aan te scherpen en een werkschema in te voeren.

U moet op zijn minst ALLE meldingen over de aankomst van e-mail uitschakelen. Als de e-mailclient standaard is geconfigureerd, ontvangt u een geluidssignaal en knippert het pictogram naast de klok en wordt een voorbeeld van de brief weergegeven. Kortom, ze zullen er alles aan doen om u eerst van uw moeizame werk af te rukken en u vervolgens in de afgrond van ongelezen brieven en ongeziene mailings te storten - minus een uur of twee van het leven.

Iemands krachtige wilskracht zorgt ervoor dat ze niet worden afgeleid door meldingen, en voor gewone mensen is het beter om het lot niet te tarten en ze uit te schakelen. In Mozilla Thunderbird gebeurt dit via het menu "Extra" → "Opties" → "Algemeen" → "Als er nieuwe berichten verschijnen."

Als er geen meldingen zijn, hoe weet u dan dat er een brief is aangekomen?

Erg makkelijk. Je maakt zelf bewust tijd voor het ontleden van mail, opent de mailclient en ziet alle ongelezen berichten. Dit kan twee keer per dag, bijvoorbeeld tijdens de lunch en 's avonds, of tijdens gedwongen stilstand, bijvoorbeeld in files.

Vaak gevraagd, hoe zit het met reactietijden en dringende e-mails? Het antwoord is: u heeft geen dringende brieven op de post. Tenzij je op de afdeling klantenservice werkt (een dergelijke afdeling heeft zijn eigen regels voor het werken met post).

Als er dringende brieven zijn, zal de afzender u hierover informeren via andere kanalen - telefoon, sms, Skype. Dan ga je bewust naar de mailclient en ga je de spoedpost verwerken. Alle tijdmanagementgoeroes (bijvoorbeeld Gleb Arkhangelsky met zijn "Time Drive") verklaren de standaard voor het beantwoorden van e-mail tot 24 uur. Dit is een normale regel van goede vorm - verwacht geen onmiddellijke antwoorden van de gesprekspartner per e-mail. Als er een dringende brief is, meld dit dan via snellere communicatiekanalen.

Dus hebben we meldingen uitgeschakeld en nu zetten we de e-mailclient aan volgens ons schema.

Wat moeten we doen toen we naar de post gingen en de activiteit "ontleden e-mail" startten? Waar is het begin en het einde van dit werk?

Ik heb veel gehoord over het zero inbox-systeem, maar helaas heb ik geen enkele persoon ontmoet die het gebruikt. Ik moest mijn wiel opnieuw uitvinden. Er zijn artikelen over dit onderwerp op Lifehacker. Bijvoorbeeld, " ". Hieronder zal ik het hebben over het nul-inbox-systeem in mijn interpretatie. Ik zou het op prijs stellen als GTD-goeroes in de opmerkingen zouden kijken, het beschreven systeem zouden toevoegen of verbeteren.

Het is belangrijk om te begrijpen en te accepteren dat e-mail geen taakplanner of archief is voor uw activiteiten. Daarom moet de map "Inbox" altijd leeg zijn. Als je het ontleden van je inbox hebt opgepakt, stop dan niet en laat je door niets afleiden totdat je deze map leegt.

Wat te doen met e-mails in je inbox? U moet elke letter opeenvolgend doornemen en verwijderen. Ja, selecteer en druk op Delete op je toetsenbord. Als je jezelf er niet toe kunt brengen de brief te verwijderen, moet je beslissen wat je ermee doet.

1. Kun je het in drie minuten beantwoorden? Moet ik die beantwoorden? Ja, het is noodzakelijk, en het antwoord duurt niet langer dan drie minuten, antwoord dan onmiddellijk.
2. U moet antwoorden, maar het voorbereiden van het antwoord duurt meer dan drie minuten. Als je een taakplanner gebruikt waarmee je van een e-mail een taak kunt maken, maak dan van je e-mail een taak en vergeet het een tijdje. Ik gebruik bijvoorbeeld de absoluut geweldige Doit.im-service. Hiermee kunt u een persoonlijk e-mailadres genereren: u stuurt er een brief naar en het wordt een taak. Maar als u geen taakplanner heeft, verplaatst u de letter naar de submap "0_Run".
3. Na een snelle reactie op een brief, die er een taak van maakt of een eenvoudige kennismaking, moet je beslissen wat je vervolgens met dit bericht gaat doen: verwijder het of stuur het naar een van de mappen voor langdurige opslag.

Hier zijn de mappen voor langdurige opslag die ik heb.

• 0_Uitvoeren. Ik heb niet zo'n map, maar als je geen planner hebt, ik herhaal, je kunt hier brieven plaatsen die gedetailleerde studie vereisen. Ook deze map moet regelmatig, maar met een doordachte aanpak, op een speciaal daarvoor aangewezen tijdstip worden schoongemaakt.
• 1_Ref. Hier plaatste ik brieven met achtergrondinformatie: welkomstbrieven met logins van verschillende webservices, tickets voor aankomende vluchten, enzovoort.
• 2_Projecten. Hier wordt het archief bewaard van correspondentie over partners en projecten waarmee een actuele relatie bestaat. Uiteraard is er voor elk project of elke partner een aparte folder. In de map van een partner heb ik niet alleen brieven van zijn medewerkers gestopt, maar ook brieven van medewerkers van "Heaven" gerelateerd aan deze partner. Erg handig: indien nodig is alle correspondentie over het project binnen een paar klikken bij de hand.
• 3_Museum. Hier gooi ik die letters die jammer zijn om te verwijderen, en de voordelen ervan zijn niet duidelijk. Ook mappen met gesloten projecten van "2_Projects" migreren hierheen. Kortom, de eerste kandidaten voor verwijdering worden bewaard in het "Museum".
• 4_Documenten. Hier zijn brieven met elektronische voorbeelden van documenten die in de toekomst nuttig kunnen zijn voor de boekhouding, bijvoorbeeld afstemmingsverklaringen van klanten, kaartjes voor reizen. De map heeft in veel opzichten iets gemeen met de mappen "2_Projects" en "1_Sprav", er wordt alleen boekhoudkundige informatie in opgeslagen en in de map "2_Projects" is managementinformatie opgeslagen. In "4_Documents" - dode informatie, en in "2_Projects" - live informatie.
• 5_Kennis. Hier voeg ik alleen echt bruikbare mailings toe waar ik na verloop van tijd op terug wil komen voor inspiratie of het zoeken naar oplossingen.

Er zijn andere instellingen van de mailclient die belangrijk zijn voor de werking van dit systeem. Ten eerste heeft Thunderbird standaard het selectievakje Berichten markeren als gelezen geselecteerd. Ik doe dit liever bewust, dus de checkbox is weg! Ga hiervoor naar het menu "Extra" → "Opties" → "Geavanceerd" → "Lezen en weergeven".

Ten tweede gebruiken we filters ... Voorheen paste ik actief filters toe die brieven automatisch doorstuurden naar de juiste mappen op basis van het adres van de afzender. Zo zijn brieven van een advocaat verplaatst naar de map 'Advocaat'. Ik heb deze benadering om verschillende redenen afgewezen. Ten eerste: brieven van een advocaat hebben in 99% van de gevallen betrekking op een project of partner, wat betekent dat ze verplaatst moeten worden naar de map van deze partner of dit project. Ten tweede besloot ik bewustzijn toe te voegen. U moet zelf beslissen waar een specifieke brief moet worden opgeslagen, en het is handiger om op slechts één plaats naar onverwerkte berichten te zoeken - in de inbox. Nu gebruik ik filters alleen om automatische reguliere brieven van verschillende systemen in mappen te categoriseren, dat wil zeggen brieven waarvoor ik geen beslissingen hoef te nemen. Filters in Mozilla Thunderbird worden geconfigureerd in het menu Extra → Berichtfilters.

Met de juiste aanpak zou e-mail dus 10 tot 60 minuten per dag moeten duren, afhankelijk van de hoeveelheid correspondentie.

Ja, en nog iets. Heb je al meldingen over de komst van nieuwe brieven uitgezet? ;)

Zakelijke communicatie is zijn eigen wereld met zijn eigen wetten. Veel hangt af van hoe we deze wetten naleven: de indruk die we maken op collega's en partners, de arbeidsproductiviteit en zelfs loopbaanontwikkeling.

Een speciale plaats in zakelijke communicatie wordt ingenomen door zakelijke correspondentie, wat de dagelijkse taak is van de meeste kantoormedewerkers en niet alleen. Het goed kunnen voeren van zakelijke correspondentie kan een goede hulp zijn bij het sluiten van winstgevende deals en het vormgeven van uw bedrijfsimago.

Laten we eens kijken naar enkele kenmerken van een zakelijke brief. Zakelijke correspondentie is dus:

• gebruik van sjabloonzinnen en clichés
• emotionele neutraliteit,
• semantische nauwkeurigheid en beknoptheid van presentatie,
• goed gestructureerde argumentatie.

Zakelijke correspondentie in het Engels is dezelfde set regels en clichés, waarvan we sommige aanbevelen om te gebruiken voor iedereen die met buitenlandse partners of in internationale bedrijven werkt. We brengen enkele nuttige zinnen onder uw aandacht die uw zakelijke correspondentie zullen opfleuren. Deze zinnen benadrukken uw professionaliteit en helpen het imago van een zakenman vorm te geven. Laten we beginnen!

1. Gelieve bijgevoegd te vinden

Laten we beginnen met de klassiekers. Vaak is het nodig om verschillende documenten of andere bestanden bij een brief te voegen. Om de ontvanger op de hoogte te stellen van de aanwezigheid van een bijlage, is deze zin perfect. Het woord "gehechtheid" in vertaling betekent immers "gehechtheid". De zin moet aan het einde van de brief worden gebruikt.

Hier zijn een paar voorbeelden van gebruik:

• In bijlage vindt u mijn portfolio.
• Bijgaand exemplaar van de overeenkomst/contract.

2. Ik heb doorgestuurd

Deze zin kan worden gebruikt als u de brief naar andere ontvangers moet doorsturen. Om de geadresseerde hiervan op de hoogte te stellen, is de zin "ik heb doorgestuurd" perfect. Bijvoorbeeld:

• Ik heb Anna's CV naar je doorgestuurd.
• Ik heb de e-mail van John naar je doorgestuurd.

3. Ik heb gecc'ed

Iemand die niet op de hoogte is van alle geheimen van de eigenaardigheden van zakelijke correspondentie, begrijpt misschien niet wat deze vreemde afkorting betekent. Maar we zijn professionals. "I've cc'ed" is een afkorting die staat voor ik heb carbon gekopieerd. De uitdrukking betekent "zet iemand in een kopie om brieven te ontvangen."

Dus als je iemand moet laten weten dat je andere ontvangers in de kopie hebt gezet, gebruik dan gerust deze zin. Bijvoorbeeld:

• Ik heb Sara in deze e-mail in een cc gezet.
• Ik heb Jack en Jimmy op deze e-mails in een cc gezet.

Voor afkortingen die niet in zakelijke correspondentie kunnen worden gebruikt, wordt in dit geval meestal een uitzondering gemaakt.

4. Voor meer details

Deze zin is een bewezen manier om uw brief in het Engels beleefd te beëindigen. "Voor meer details" betekent "voor meer details", "voor meer details". Voorbeelden van gebruik:

• Neem voor meer informatie altijd contact met mij op.
• Schrijf voor meer informatie naar onze Sales-manager.

Een andere zin om u te helpen beleefd af te ronden is "Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen." Vertaald betekent dit "Als je vragen hebt, voel je vrij om me te schrijven."

5. Ik kijk er naar uit

De uitdrukking "vooruitkijken" betekent "vooruitkijken". Dus als je ongeduldig wacht op een reactie of een andere actie van de geadresseerde, dan is het heel gepast om deze zin te gebruiken. Bijvoorbeeld:

• Ik kijk uit naar je antwoord.
• Ik kijk uit naar uw antwoord.

De zin kan het beste aan het einde van de brief worden gebruikt.

Bij het schrijven van een brief moet je beleefd zijn, zelfs als je er niet echt zin in hebt. Het vermogen om in elke situatie competente brieven te schrijven, weerspiegelt uw professionaliteit, goede manieren en kennis van bedrijfsethiek. Tot slot herinneren we u eraan dat u in zakelijke correspondentie de juistheid van de bewoordingen en onberispelijke geletterdheid moet aantonen. Het is ook onaanvaardbaar om afkortingen te gebruiken (met zeldzame uitzonderingen).

Schrijf e-mails correct in het Engels, beste vrienden! Veel geluk!

Vergeet niet om de ontvangers van de brief in een blind carbon copy te zetten, anders zouden alle ontvangers elkaar moeten zien.

BCC, of ​​Blind Carbon Copy- dit is wat in het Russisch een blinde kopie wordt genoemd. Hierdoor ziet de ontvanger niet alle andere adressen waar de brief aankomt. Deze functie is te vinden in alle e-mailservices, van Outlook tot Gmail, en als u nog steeds niet op de hoogte bent van het bestaan ​​ervan, is het mogelijk dat uw collega's en klanten u niet mogen.

Allereerst is een blinde kopie een onuitgesproken etiquette van elektronische correspondentie. Net zoals het het niet waard is, is het ook niet de moeite waard om de e-mailadressen van iemand anders aan iemand te laten zien. En zelfs als je nog steeds op je favoriete "Reply All"-knop hebt geklikt, zal je bericht de ontvangers in BCC niet bereiken.

Niet iedereen weet dit, maar BCC beschermt niet alleen e-mailadressen tegen nieuwsgierige blikken, maar werkt ook als een soort antivirusprogramma dat voorkomt dat spam uw computer binnenkomt. Dit is te wijten aan het feit dat verborgen e-mailadressen niet toegankelijk zijn voor virussen die per e-mail reizen. En hoewel het postadres op internet niet zo persoonlijk en belangrijk is als uw thuisadres, moet u het niet in het publieke domein achterlaten - anders zal spam hoogstwaarschijnlijk niet worden vermeden.

Craig Kind

journalist

“Bcc is waar je contacten plaatst die niet zichtbaar mogen zijn voor andere mensen. Meestal wordt het gebruikt voor mailings en spam, maar dit veld is ook handig om de fatsoen te bewaren en geen mailadressen te tonen aan mensen van buitenaf. Ik denk dat het een vergissing is om te denken dat mensen zich op hun gemak voelen als andere mensen hun adres zien. Als dit bijvoorbeeld een uitnodiging is voor een feestje: niet iedereen kent elkaar, dus het is vaak ongepast dat mensen elkaars contacten zien."