Stuur mij in het kort een kopie van het bericht per post. Geheimen van zakelijke e-mailcorrespondentie

Mail.ru back-up via het netwerk wordt uitgevoerd met behulp van de "E-mail" plug-in met behulp van het IMAP-protocol. Handy Backup biedt direct kopiëren van Mail zonder het gebruik van lokale clients en tussenliggende sites.

Back-upprincipes van Mail.ru met Handy Backup

De plug-in "E-mail" biedt toegang via het IMAP-protocol tot elke externe mailserver die dit protocol ondersteunt, inclusief de mail.ru (back-up Mail.ru) mailservice. Er wordt automatisch een reservekopie gemaakt van Mail ru mail die deze plug-in gebruikt.

Hoe maak je een back-up van Mail.ru-mail met behulp van de e-mailplug-in?

Gebruik de volgende instructies om van Mail.ru-mailback-up een geautomatiseerde Handy Backup-taak te maken:

1. Open Handige back-up. Roep een nieuwe taak op met de Ctrl+N-toetsen of de knop.
2. Kies in de wizard voor het maken van taken om een ​​back-up van uw gegevens te maken in stap 1.
3. Ga naar stap 2 en selecteer de plug-in in de lijst met gegevensbronnen E-mail.

1. Dubbelklik op de plug-in of klik op de knop Toevoegen - het plug-invenster wordt geopend.
2. Voer in het dialoogvenster dat wordt geopend uw accountgegevens in voor de back-up van Mail.ru
>

Op een opmerking: een complete set standaardinstellingen voor Mail.ru-mailback-up — imap.mail.ru-server, poort 993, SSL/TLS-verbindingstype, 'Plain'.

1. Klik op OK - het programma zal een verbinding tot stand brengen. Keer terug naar het plug-invenster.
2. Markeer de gegevens voor het kopiëren van e-mail.

Opmerking. U kunt een back-up van Mail maken tot een enkel bericht.

1. Nadat u alle vereiste details hebt gemarkeerd, klikt u nogmaals op OK en keert u terug naar stap 2.
2. Ga door met het maken van uw taak. Voor meer informatie over taakstappen, zie Handleiding.

Downloaden

Kopen!

Versie 8.1.1 van 16 december 2019 . 106MB
Back-up programma Handige back-up. 1200 RUB voor een licentie

De standaardoplossing bevat alle functies voor het maken van back-ups van mail.ru en het opslaan van kopieën van e-mailberichten op populaire opslagmedia.

Voordelen van Mail.ru e-mailback-up met Handy Backup

Ruime keuze aan datastores

U kunt in stap 3 kiezen waar u de Mail.ru-back-up wilt opslaan. Een breed scala aan opslagopties staat tot uw dienst, waaronder lokale en verwisselbare schijven, FTP-servers, netwerkschijven en NAS-apparaten, Yandex.Disk-clouds, Google Drive, Dropbox, OneDrive, speciale HBDrive-opslag, enz.

Gegevensbescherming en compressie

Versleutel uw berichten met een 128-bits sleutel met behulp van een aangepast BlowFish-algoritme. Comprimeer gegevens in een enkel bestand of afzonderlijk in een ZIP-archief. Of laat de gegevens ongewijzigd om e-mailback-ups te bekijken en te wijzigen zonder te herstellen.

Verscheidenheid aan opties voor e-mailback-up

Kies incrementele, differentiële of gemengde e-mailback-up om tijd en netwerkverkeer te besparen. Bewaar meerdere versies van de mail.ru-back-up, voorzien van een tijdstempel indien nodig. Weg met verouderde back-ups.

Andere programma's aanroepen voor of na een taak

Maak van de gelegenheid gebruik om andere taken uit te voeren, zoals een POP3-mailclient of een garbagecollector, voor of na de Mail.ru-mailback-uptaak. Automatiseer het kopiëren van e-mail als onderdeel van uw workflow!

Automatische start en herhaling van taken

Voer een Mail-back-up uit op een specifiek tijdstip en herhaal deze met vaste tussenpozen van maanden tot minuten, inclusief. Bind de taakstart aan een systeemgebeurtenis of een USB-schijfverbinding. Gebruik autorun voor gemiste taken.

Andere besturingsopties

Voer Handy Backup uit als een Windows-service of als een programma op de opdrachtregel om de gebruiker niet af te leiden. Uitsturen E-mail notificaties over het verrichte werk. Gebruik rapporten en logboeken om het werk te controleren. Voer taken handmatig uit vanuit het hoofdpaneel.

Een back-up maken van Mail.ru-e-mail met Handy Backup is een volledig geautomatiseerde, zeer efficiënte manier om uw berichten op te slaan. Probeer het nu door uw gratis proefperiode van 30 dagen te downloaden!

Verrassend genoeg vermelden veel mensen, wanneer ze worden gevraagd om een ​​brief naar meerdere mensen tegelijk te sturen, gewoon de adressen in het veld "Aan", dit is normaal wanneer deze brief aan uw collega's of vrienden is gericht, maar wanneer u brieven naar een klantengroep, u laat dus iedereen adressen en andere ontvangers zien, waardoor u feitelijk uw adresbestand onthult.

Het volstaat dat een van de klanten deze brief doorstuurt naar uw concurrent en uw contacten zullen onmiddellijk gelekt worden.

Het is vreemd, maar veel verre van domme mensen zijn verrast om te horen dat als je een brief naar veel ontvangers moet sturen zodat ze niets van elkaar weten, er een "Bcc"-veld hiervoor is.

Voor mail.ru ziet het er bijvoorbeeld als volgt uit:

En nog een keer kort:adressen aangegeven in "aan" - iedereen kan zien aan wie je brieven hebt gestuurd, aangegeven in "blind kopie" - iedereen denkt dat de brief alleen voor hem is.

En elke ontvanger ontvangt een brief waarin in het veld "aan" staat alleen zijn adres . Voor andere programma's, als je niet kunt vinden waar je de Bcc moet plaatsen, vraag dan iemand om het je te laten zien. Nog een klein punt, zorg ervoor dat u één adres opgeeft in het "aan"-veld, de meeste programma's of mailservers laten u geen brief sturen zonder deze parameter.

En dus, als het gaat om het verzenden van aanbiedingen, nieuws naar een groep van uw klanten - hier is de praktijk van het gebruik van een verborgen kopie ondubbelzinnig, u moet uw adresbasis verbergen. Een interessant punt bij het sturen van een brief naar je collega's, het is hier aan te raden om naar de situatie te handelen, bijvoorbeeld een brief te sturen met het verzoek om suggesties te sturen (bijvoorbeeld om de klantenservice te verbeteren) en als elke collega ziet dat andere mensen dezelfde brief hebben ontvangen, dan zullen ze hoogstwaarschijnlijk niet antwoorden - vertrouw op anderen, dus u moet een verborgen kopie gebruiken. Als deze bestelling wordt uitgevoerd, zal bijvoorbeeld een indicatie van de "wie" van de baas van uw collega wonderen doen en wordt uw bestelling uitgevoerd.

Een apart probleem met leveranciers. Enerzijds moet de aanduiding van alle ontvangers in de kopie de leverancier laten zien dat u een keuze heeft en dat hij u goede prijzen moet bieden. Aan de andere kant zal de manager die uw brief heeft ontvangen, aangezien deze niet alleen naar hem is gestuurd, uw verzoek hoogstwaarschijnlijk als "cool" behandelen. Persoonlijk denk ik dat je bij leveranciers een blinde kopie moet gebruiken, in ieder geval om handelsgeheimen te beschermen, maar eerder voor een goede relatie met de manager van de leverancier.

Je kunt een recent geval lezen van de fout van een specialist, toen alle ontvangers andere ontvangers zagen: Smack iedereen in deze chat, er waren echt respectabele mensen daar - directeuren, maar toch ontvingen velen spam als reactie.

Nou, zoals altijd is discussie in de opmerkingen welkom.

Tegenwoordig heeft bijna iedereen een e-mail (e-mail), en zelfs meerdere. Tegelijkertijd bevat e-mail vaak een grote hoeveelheid belangrijke informatie. En het verliezen ervan kan erger zijn dan het nemen en formatteren van de harde schijf van uw computer. Het maken van back-ups, de zogenaamde back-ups, van uw mail is daarom niet minder belangrijk dan het maken van back-ups van uw documenten. Maar haar oplossing is niet zo triviaal als het kopiëren van bestanden van de ene plaats naar de andere. Zelfs als u de e-mailprogrammabestanden vindt waarin al uw e-mails zijn opgeslagen, zal het moeilijk voor u zijn om er iets mee te doen. Probeer een paar vragen voor jezelf te beantwoorden: "Hoe ga je e-mails herstellen?", "Hoe ga je een van de e-mails bekijken?", "Hoe ga je de e-mail zoeken die je nodig hebt in de back-up?" enz. Op bijna alle vragen is niet één antwoord te geven, of het wordt zo ingewikkeld dat je het snel weigert.

De klasse van hulpprogramma's die in de beoordeling wordt overwogen, stelt u niet alleen in staat om uw kostbare brieven op een veilige plaats te bewaren, maar ook om er eenvoudige bewerkingen mee uit te voeren, zoals bekijken, zoeken, enz.

Beoordeling van gratis back-upprogramma's voor e-mail

MaiStore Home is een krachtige tool voor het maken van back-ups van e-mail

Hiermee kunt u een back-up maken van alle e-mailberichten (e-mail) van verschillende applicaties en online services en deze opslaan in één beveiligd archief. Het hulpprogramma weet echt hoe te werken met enorme formaten. Het is gemakkelijk om het te voelen, probeer gewoon iets te zoeken en je zult zien dat de snelheid gewoon geweldig is. Het behoort tot de categorie "eenmaal geconfigureerd - gebruik". Het hulpprogramma heeft een redelijk flexibele interface voor het instellen van herstel vanaf een back-up. Zo kunt u altijd snel alles herstellen wat u nodig heeft. Onthoud altijd dat het hulpprogramma geen back-up maakt van uw accountinstellingen en contacten, hoewel u deze laatste altijd vanuit e-mails kunt herstellen.

In staat om back-ups te maken:

• Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
• Outlook Express, Windows Mail en Windows Live Mail
• Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
• Mozilla Thunderbird en Sea Monkey
• POP3 en IMAP (inclusief webmaildiensten zoals Gmail en Yahoo)

• Microsoft Office 365 (Exchange Online)

• .eml en andere bestanden

Voor een product van deze aard wordt MailStore vrij vaak bijgewerkt. Dit geeft u het vertrouwen dat u over een jaar niet opnieuw hoeft te zoeken naar een geschikte voorziening en alles opnieuw hoeft in te stellen. Op sommige punten is de gebruikersinterface een beetje hoekig gemaakt. Maar desalniettemin is het hulpprogramma vrij eenvoudig en eenvoudig te gebruiken. U kunt e-mails rechtstreeks vanaf een back-up lezen en het zal net zo eenvoudig zijn alsof u ze van e-mailclients leest. U kunt zelfs rechtstreeks vanuit MailStore op berichten reageren. We kunnen zeggen dat dit programma geschikt is voor gebruikers van elk niveau.

KLS Mail Backup is een eenvoudig en kwalitatief hoogstaand programma voor het maken van e-mailback-up

is een eenvoudig en kwalitatief hoogstaand hulpprogramma dat is ontworpen om reservekopieën te maken van e-mail (e-mail) van veel populaire e-mailclients. U kunt er ook een back-up van maken van profielen van verschillende internetprogramma's. Het hulpprogramma gebruikt het bekende Zip-formaat om e-mailberichten te comprimeren en op te slaan. Zo heb je altijd direct toegang tot je berichten. De processen voor het maken en herstellen van back-ups worden weergegeven door speciale installatiewizards. Zelfs de meest onervaren gebruiker kan snel ontdekken wat wat is en het gaan gebruiken. KLS Mail Backup is alleen gratis voor persoonlijk gebruik.

KLS Mail Backup werkt niet met POP- en IMAP-protocollen. Dit betekent dat u uw e-mail niet rechtstreeks vanaf de server kunt back-uppen.

Diverse back-up producten...

MozBackup is een back-uphulpprogramma voor de volgende programma's: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox en Wyzo. Het slaat e-mail, bladwijzers, adresboeken, wachtwoorden en meer op.

Comodo Backup is een back-uphulpprogramma voor algemene doeleinden waarmee u ook e-mailback-ups kunt maken. Je krijgt ook gratis 5 GB online opslagruimte. Comodo wordt mogelijk gemaakt door klanten die op commerciële basis online opslag gebruiken. Het ondersteunt Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail en OutLook Express. U kunt er ook een back-up van maken van bestanden en mappen.

MailBrowserBackup is een eenvoudig draagbaar programma dat Internet Explorer, Mozilla Firefox (profiel), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (browser en mail), Apple Safari detecteert en aanbiedt om er een back-up van te maken. , Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP-client en Windows Live Messenger Plus.

In Windows 7 moet u het programma uitvoeren als beheerder of het account dat is gekoppeld aan Windows Contacts, anders kan het hulpprogramma er geen back-up voor maken.

Microsoft biedt een gratis back-upprogramma voor Outlook dat een back-up van uw pst-bestanden maakt. Werkt met Outlook 2002 en later.

Gmail Backup (site niet langer beschikbaar) is een open-sourceoplossing waarmee u back-ups van uw e-mails kunt maken met behulp van het IMAP-protocol.

Beknopte handleiding (downloadlinks voor gratis e-mailback-upsoftware)

MailStoreHome

KLS-e-mailback-up

Wat is e-mail? In de zakenwereld van vandaag is dit:

• Je gezicht. Het is met behulp van e-mail dat u een positief beeld kunt creëren in de ogen van de tegenpartij of de eerste indruk kunt bederven.
• Uw werkinstrument. Veel communicatie met de buitenwereld verloopt via e-mail. Daarom, als u deze tool goed beheerst, kunt u uw leven veel gemakkelijker maken.
• Krachtige afleiding. De buitenwereld probeert je te pakken te krijgen, je af te leiden en je op een dwaalspoor te brengen via e-mail.

Kijk vanuit deze functies naar werken met e-mail. Laten we eenvoudig beginnen.

Letterontwerp

Ik gebruik de Mozilla Thunderbird-mailclient, dus ik zal het voorbeeld ervan gebruiken. Laten we een nieuwe letter maken en van boven naar beneden door de lijst met velden gaan.

Aan wie. Kopiëren. Verborgen kopie

Misschien weet iemand het niet, maar "Aan" in Mozilla kan worden gewijzigd in "Cc" of "Bcc".

• Aan wie: we schrijven de hoofdontvanger of meerdere ontvangers gescheiden door een puntkomma.
• Kopiëren: we schrijven iemand die de brief zou moeten lezen, maar van wie we geen reactie verwachten.
• Verborgen kopie: we schrijven iemand die de brief moet lezen, maar onbekend moet blijven voor de rest van de ontvangers van de brief. Het is vooral geschikt om te gebruiken voor massamailings van zakelijke brieven, zoals kennisgevingen.

Niet zoals het hoort in de massamailing specificeert u de ontvangers via de velden "Cc" of "Aan". Meerdere keren per jaar ontvang ik brieven met 50-90 ontvangers in het veld "Cc". Er is sprake van een inbreuk op de privacy. Niet al uw ontvangers hoeven te weten met wie u nog meer aan een soortgelijk onderwerp werkt. Het is goed als het mensen zijn die elkaar kennen. En als er concurrerende bedrijven op de lijst staan ​​die niets van elkaar weten? U dient in ieder geval voorbereid te zijn op onnodige uitleg en in ieder geval de samenwerking met een van hen te beëindigen. Doe het niet op deze manier.

Brief onderwerp

Professionele mailingdiensten schrijven vaak over het belang van de onderwerpregel (soms verstandig) in hun zakelijke blogs. Maar daar hebben we het meestal over verkoopbrieven, waarbij het onderwerp van de brief het probleem "e-mail moet openen" oplost.

We bespreken dagelijkse zakelijke correspondentie. Hier lost het thema het probleem op "de brief en zijn auteur moeten gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd en vervolgens worden gevonden." Bovendien zal uw ijver naar u terugkeren in de vorm van het karma van talrijke antwoordbrieven, alleen met voorvoegsels Met betrekking tot: of fwd, waaronder u moet zoeken naar de gewenste letter over het onderwerp.

Twintig brieven is het volume van een eendaagse correspondentie van een middenmanager. Ik heb het helemaal niet over ondernemers en ondernemers, hun aantal brieven is soms meer dan 200 of meer per dag. Dus nogmaals: stuur geen e-mails met een lege onderwerpregel.

Dus, hoe het onderwerp van de brief correct te formuleren?

Fout #1 : alleen de naam van het bedrijf in het onderwerp. Bijvoorbeeld "Sky" en zo. Ten eerste bent u waarschijnlijk niet een van uw bedrijf dat met deze tegenpartij communiceert. Ten tweede heeft zo'n onderwerp geen enkele zin, omdat de naam van uw bedrijf al zichtbaar is vanaf het adres. Ten derde, raad eens hoe uw eigen mailbox eruit zal zien met deze manier van correspondentie? Ongeveer zo.

Is het handig om op dergelijke onderwerpen te zoeken?

Fout #2 : flitsende, verkooptitel. Het is geweldig als je weet hoe je zulke koppen moet schrijven. Maar is het gepast om deze vaardigheden te gebruiken in zakelijke correspondentie? Onthoud het doel van de onderwerpregel van een zakelijke brief: niet om te verkopen, maar om te identificeren en te zoeken.

Tekst van de brief

Er zijn veel handleidingen voor het schrijven van teksten voor verschillende gelegenheden. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin en andere meesters van het woord hebben bijvoorbeeld veel nuttige informatie. Ik raad je aan om hun artikelen in ieder geval te lezen om de algemene geletterdheid te verbeteren en de algehele stijl van geschreven spraak te verbeteren.

Tijdens het schrijven van een brief moeten we consequent verschillende beslissingen nemen.

Een kwestie van beleefdheid . Aan het begin van de brief kun je beleefdheden of zelfs tederheid vervagen in de geest van "Mijn beste Rodya, al meer dan twee maanden heb ik je niet schriftelijk gesproken, waar ik zelf last van heb gehad en zelfs niet nog een keer heb geslapen nacht, denken.” Zeer beleefd en zeer kostbaar, zowel qua tijd om zo'n inleiding te schrijven, als qua tijd van de gesprekspartner om het te lezen. Correspondentie is zakelijk, weet je nog? Geen briefgenre schrijven voor een wedstrijd en geen brief van zijn moeder aan Raskolnikov, maar zakelijke correspondentie.

We respecteren onze tijd en de ontvanger!

Jezelf voorstellen en herinneren aan de omstandigheden van je kennis heeft alleen zin in de eerste brief die wordt verzonden na een vluchtige ontmoeting op de tentoonstelling. Als dit een voortzetting van de samenwerking of lopende correspondentie is, schrijven we in de eerste brief van de dag: "Hallo, Ivan", in de tweede en volgende: "Ivan, ...".

Hoger beroep . Ik maakte me altijd zorgen over de vraag met wie ik in een brief contact moest opnemen als er meerdere ontvangers zijn. Ik heb onlangs een brief geschreven aan drie meisjes, Anna genaamd. Zonder enige aarzeling schreef ik "Hallo, Anna" en nam geen stoombad. Maar dat is niet altijd het geval.

Wat als er drie of zelfs zeven ontvangers zijn en ze niet dezelfde naam hebben? U kunt op naam vermelden: "Goedemiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya en Pyotr Petrovich." Maar het is lang en kost tijd. U kunt schrijven: "Hallo collega's!".

Voor mezelf gebruik ik de regel om degene die in het veld "Aan" staat bij naam aan te spreken. En voor degenen die in de kopie zitten, neem helemaal geen contact op. Met deze regel kunt u tegelijkertijd nauwkeuriger bepalen (één!) De geadresseerde van de brief en het doel van deze brief.

Citaat . Correspondentie is vaak een aaneenschakeling van brieven met vragen en antwoorden, kortom een ​​dialoog. Het wordt als een goede gewoonte beschouwd om de geschiedenis van de correspondentie niet te verwijderen en uw antwoord bovenaan de geciteerde tekst te schrijven, zodat wanneer u binnen een week naar deze correspondentie terugkeert, u de dialoog gemakkelijk van boven naar beneden kunt lezen door de datums af te dalen.

Om de een of andere reden is de standaardinstelling in Mozilla "Plaats cursor na geciteerde tekst". Ik raad aan dit te wijzigen in het menu "Extra" → "Accountopties" → "Compilatie en adressering". Het moet zo zijn.

Doel van de brief . Zakelijke brieven zijn van twee soorten:

• wanneer we eenvoudigweg de gesprekspartner informeren (bijvoorbeeld een rapport over het verrichte werk van de maand);
• en wanneer we iets willen van de gesprekspartner. Zodat hij bijvoorbeeld akkoord gaat met de bijgevoegde factuur voor betaling.

In de regel zijn er veel meer aanmoedigingsbrieven dan aangiftebrieven. Als we iets willen bereiken van de gesprekspartner, is het heel belangrijk om dit in een brief in platte tekst te zeggen. De oproep tot actie moet worden gevolgd door een voornaam en de laatste zin van de brief.

Niet zoals het hoort : "Porfiry Petrovich, ik weet wie de oude vrouw heeft vermoord."

Correct : "Porfiry Petrovich, ik was het die de oude vrouw vermoordde, onderneem alsjeblieft actie tegen mijn arrestatie, ik ben het lijden beu!"

Waarom moet de correspondent voor u bedenken wat hij met deze brief moet doen? Hij kan immers de verkeerde beslissing nemen.

Handtekening in de tekst . Ze moet zijn. Bovendien kunt u met alle e-mailclients automatische vervanging van een handtekening instellen, bijvoorbeeld de klassieke "Respectvol, ...". In Mozilla gebeurt dit in het menu "Extra's" → "Accountopties".

Het wel of niet schrijven van contacten in de handtekening is voor iedereen een persoonlijke zaak. Maar als je op de een of andere manier verbonden bent met verkoop, schrijf dan zeker. Ook als de transactie niet plaatsvindt op basis van de communicatieresultaten, bent u in de toekomst eenvoudig te vinden met behulp van de contacten uit de handtekening.

Ten slotte nog een kenmerk van de hoofdtekst van de brief voor die gesprekspartners die het niet leuk vinden (kunnen, willen, hebben geen tijd) om uw brieven te beantwoorden. Geef de standaard op in de tekst van de brief. Bijvoorbeeld: "Porfiry Petrovich, als je me niet vóór vrijdag 12.00 uur komt arresteren, beschouw ik mezelf als amnestie." Uiteraard moet de deadline reëel zijn (verstuur de tekst uit het voorbeeld niet op vrijdag om 11:50). De ontvanger moet fysiek in staat zijn om uw brief te lezen en erover te beslissen. Een dergelijke "stilte" ontheft u van de verantwoordelijkheid voor het niet reageren van de gesprekspartner. Zoals altijd moet het gebruik van deze chip verstandig worden aangepakt. Als iemand op tijd en regelmatig op uw brieven reageert, kan zo'n ultimatum hem, zo niet beledigend, hem een ​​beetje belasten of ertoe leiden dat u de brief nu niet beantwoordt, maar u laat wachten tot vrijdag.

Bijlagen

Brieven komen vaak met bijlagen: cv's, commerciële aanbiedingen, schattingen, schema's, scans van documenten - een erg handig hulpmiddel en tegelijkertijd een bron van populaire fouten.

Fout : Enorme investeringsomvang. We ontvangen vaak e-mails met bijlagen tot 20 MB groot. In de regel zijn dit scans van enkele documenten in TIFF-formaat, met een resolutie van 600 dpi. Het mailprogramma van de correspondent zal vrijwel zeker enkele minuten blijven hangen bij vergeefse pogingen om het voorbeeld van deze bijlage te downloaden. En God verhoede dat de ontvanger deze brief op een smartphone probeert te lezen ...

Persoonlijk verwijder ik dergelijke brieven onmiddellijk. Wilt u niet dat uw e-mail in de prullenbak belandt voordat deze wordt gelezen? Bepaal de grootte van de bijlage. Het wordt aanbevolen dat deze niet groter is dan 3 MB.

Wat als het overschrijdt?

• Probeer uw scanner opnieuw te configureren voor een ander formaat en een andere resolutie. In PDF en 300dpi worden bijvoorbeeld goed leesbare scans verkregen.
• Denk aan programma's als de WinRar archiver of 7zip. Sommige bestanden comprimeren perfect.
• Wat als de bijlage enorm is en u deze niet kunt comprimeren? Een bijna lege boekhouddatabase weegt bijvoorbeeld 900 MB. Cloudopslag van informatie komt te hulp: Dropbox, Google Drive en dergelijke. Sommige diensten, zoals Mail.ru, zetten grote bijlagen automatisch om in koppelingen naar cloudopslag. Maar ik geef er de voorkeur aan om mijn informatie die in de cloud is opgeslagen zelf te beheren, dus ik ben niet blij met automatisering van Mail.ru.

En nog een niet helemaal voor de hand liggende aanbeveling over investeringen - hun naam . Het moet begrijpelijk en acceptabel zijn voor de ontvanger. Eens waren we in het bedrijf bezig met het voorbereiden van een commercieel aanbod gericht aan ... laat het Fjodor Mikhailovich Dostoevsky zijn. Ik ontving een brief van de manager met de concept-CP ter goedkeuring, en in de bijlage zat een bestand met de naam "DlyaFedi.docx". Met de manager die mij dit stuurde, vond een dialoog plaats met de volgende inhoud:

Beste manager, bent u persoonlijk bereid om deze gerespecteerde persoon te benaderen en hem Fyodor in zijn gezicht te noemen?

Op de een of andere manier nee, een gerespecteerd persoon, iedereen noemt hem bij zijn voornaam en patroniem.

Waarom heb je de bijlage "Voor Fedi" genoemd? Als ik het hem nu stuur, denk je dan dat hij bijlen van ons zal kopen op deze CP?

Ik zou de naam wijzigen...

Waarom een ​​tijdbom voorbereiden - de afwijzing van een potentiële klant - of extra werk voor jezelf creëren door een bestand te hernoemen? Waarom de bijlage niet meteen de juiste naam geven: "For Fedor Mikhailovich.docx" of nog beter - "KP_Sky_Axes.docx".

Dus met e-mail als "gezicht" min of meer geregeld. Laten we verder gaan met e-mail als productiviteitstool en praten over de afleiding ervan.

Werken met letters

E-mail is een krachtige afleiding. Zoals met elke afleiding, moet post worden behandeld door regels aan te scherpen en werkschema's te implementeren.

U moet minimaal ALLE e-mailmeldingen uitschakelen. Als de e-mailclient standaard is geconfigureerd, ontvangt u een geluidssignaal en knippert het pictogram naast de klok en wordt een voorbeeld van de brief weergegeven. Kortom, ze zullen er alles aan doen om je eerst van het moeizame werk af te rukken en je vervolgens in de afgrond van ongelezen brieven en niet-bekeken mailings te storten - minus een uur of twee van het leven.

Voor sommigen zorgt krachtige wilskracht ervoor dat je niet wordt afgeleid door meldingen, en het is beter voor gewone mensen om het lot niet te tarten en ze uit te schakelen. In Mozilla Thunderbird gebeurt dit via het menu "Extra" → "Instellingen" → "Algemeen" → "Als er nieuwe berichten verschijnen".

Als er geen meldingen zijn, hoe weet u dan dat er een brief is aangekomen?

Erg makkelijk. U besteedt zelf bewust tijd aan het ontleden van mail, opent uw mailclient en ziet alle ongelezen berichten. Dit kan twee keer per dag, bijvoorbeeld tijdens de lunch en 's avonds, of tijdens gedwongen stilstand, bijvoorbeeld in files.

Mensen vragen vaak, hoe zit het met reactietijden en dringende e-mails? Ik antwoord: je hebt geen dringende brieven op de post. Tenzij je op de afdeling klantenservice werkt (een dergelijke afdeling heeft zijn eigen regels voor het werken met post).

Als er dringende brieven zijn, zal de afzender u hierover informeren via andere kanalen - telefoon, sms, Skype. Vervolgens ga je bewust de mailclient in en verwerk je de spoedpost. Alle tijdmanagementgoeroes (bijvoorbeeld Gleb Arkhangelsky met zijn "Time Drive") verklaren de standaard voor het beantwoorden van e-mails tot 24 uur. Dit is een normale regel van goede vorm - verwacht geen onmiddellijke antwoorden van de gesprekspartner per e-mail. Als er een dringende brief is, meld dit dan via snellere communicatiekanalen.

Dus hebben we meldingen uitgeschakeld en nu zetten we de e-mailclient aan volgens ons schema.

Wat te doen als we de post in gingen en bezig waren met een activiteit die 'e-mail ontleden' wordt genoemd? Waar is het begin en het einde van dit werk?

Ik heb veel gehoord over het zero inbox-systeem, maar helaas heb ik geen enkele persoon ontmoet die het gebruikt. Ik moest mijn wiel opnieuw uitvinden. Er zijn artikelen over dit onderwerp op Lifehacker. Bijvoorbeeld, " ". Hieronder zal ik het hebben over het nul-inbox-systeem in mijn interpretatie. Ik zal het op prijs stellen als GTD-goeroes in de opmerkingen worden vermeld, het beschreven systeem aanvullen of verbeteren.

Het is belangrijk om te begrijpen en te accepteren dat e-mail geen taakplanner of archief voor uw activiteiten is. Daarom moet de map Inbox altijd leeg zijn. Als je de analyse van de inbox hebt opgepakt, stop dan niet en laat je door niets afleiden totdat je deze map leegt.

Wat te doen met e-mails in inbox? U moet elke letter opeenvolgend doornemen en verwijderen. Ja, selecteer en druk op Delete op het toetsenbord. Als je jezelf niet kunt dwingen om de e-mail te verwijderen, moet je een beslissing nemen over wat je ermee gaat doen.

1. Kun je het in drie minuten beantwoorden? Moet het beantwoord worden? Ja, dat doe je, en het antwoord duurt niet langer dan drie minuten, antwoord dan meteen.
2. U moet antwoorden, maar het voorbereiden van het antwoord duurt meer dan drie minuten. Als u een taakplanner gebruikt waarmee u een e-mail in een taak kunt omzetten, verander dan uw e-mail in een taak en vergeet het een tijdje. Ik gebruik bijvoorbeeld de absoluut geweldige service Doit.im. Hiermee kunt u een persoonlijk e-mailadres genereren: u stuurt er een brief naar en het wordt een taak. Maar als u geen taakplanner heeft, verplaatst u de letter naar de submap "0_Run".
3. Na een snelle reactie op een brief, het omzetten in een taak of het gewoon lezen, moet u beslissen wat u vervolgens met dit bericht gaat doen: verwijder het of stuur het naar een van de mappen voor langdurige opslag.

Hier zijn de mappen voor langdurige opslag die ik heb.

• 0_Uitvoeren. Ik heb zo'n map niet, maar als je geen planner hebt, ik herhaal, je kunt hier letters toevoegen die gedetailleerde studie vereisen. Ook deze map dient regelmatig schoongemaakt te worden, maar met een doordachte aanpak op het daarvoor bestemde tijdstip.
• 1_Referentie Hier plaats ik brieven met achtergrondinformatie: welkomstbrieven met logins van verschillende webservices, tickets voor aankomende vluchten, enzovoort.
• 2_Projecten. Hier wordt een archief bewaard van correspondentie over partners en projecten waarmee een actuele relatie bestaat. Uiteraard is er voor elk project of elke partner een aparte folder. In de map van de partner heb ik niet alleen brieven van zijn werknemers geplaatst, maar ook brieven van de werknemers van de "Sky" die aan deze partner zijn gekoppeld. Erg handig: indien nodig is alle correspondentie over het project binnen een paar klikken bij de hand.
• 3_Museum. Hier gooi ik die letters die jammer zijn om te verwijderen, en de voordelen ervan zijn niet duidelijk. Mappen met gesloten projecten van "2_Projects" migreren hier ook. Kortom, de eerste kandidaten voor verwijdering worden opgeslagen in het "Museum".
• 4_Documenten. Hier zijn brieven met elektronische voorbeelddocumenten die in de toekomst nuttig kunnen zijn voor de boekhouding, bijvoorbeeld afstemmingsakten van klanten, kaartjes voor reizen. De map heeft veel gemeen met de mappen "2_Projects" en "1_Sprav", alleen slaat het boekhoudinformatie op, en in de map "2_Projects" - managementinformatie. In "4_Documents" - dode informatie, en in "2_Projects" - live.
• 5_Kennis. Hier plaats ik alleen echt bruikbare mailings, waar ik na een tijdje op terug wil komen voor inspiratie of het zoeken naar oplossingen.

Er zijn andere instellingen voor de e-mailclient die belangrijk zijn voor de werking van dit systeem. Ten eerste heeft Thunderbird standaard het selectievakje "Berichten markeren als gelezen". Ik doe het liever bewust, dus de vlag is uit! Ga hiervoor naar het menu "Extra" → "Instellingen" → "Geavanceerd" → "Lezen en weergeven".

Ten tweede gebruiken we filters . Voorheen gebruikte ik actief filters die brieven automatisch doorstuurden naar de juiste mappen op basis van het adres van de afzender. Zo werden brieven van een advocaat verplaatst naar de map "Advocaat". Ik heb deze aanpak om verschillende redenen verlaten. Ten eerste: brieven van een advocaat hebben in 99% van de gevallen betrekking op een project of partner en moeten dus verplaatst worden naar de map van deze partner of dit project. Ten tweede: ik besloot om bewustzijn toe te voegen. U moet zelf beslissen waar een bepaalde brief moet worden opgeslagen, en het is handiger om onverwerkte berichten op slechts één plek te zoeken - in de inbox. Nu gebruik ik filters alleen om automatische reguliere brieven van verschillende systemen in mappen te ordenen, dat wil zeggen brieven waarvoor ik geen beslissingen hoef te nemen. Filters in Mozilla Thunderbird worden geconfigureerd in het menu "Extra's" → "Berichtenfilters".

Met de juiste aanpak zou e-mail dus 10 tot 60 minuten per dag moeten duren, afhankelijk van de hoeveelheid correspondentie.

Ja, en nog iets. Heb je al meldingen voor nieuwe e-mails uitgeschakeld? ;)