date de acces ms. Descrierea bazei de date Microsoft Access

Acest articol conține informații scurte despre bazele de date: ce sunt acestea, cum pot fi utile și care sunt funcțiile elementelor lor individuale. Terminologia folosită aici este specifică Microsoft Access, dar conceptele descrise sunt aplicabile oricărei baze de date.

În acest articol:

Ce este o bază de date?

Bazele de date sunt un instrument de colectare și structurare a informațiilor. Baza de date poate stoca date despre persoane, produse, comenzi și multe altele. Multe baze de date încep ca o listă mică într-un procesor de text sau foaie de calcul. Pe măsură ce volumul de date crește, inconsecvențele și informațiile redundante apar treptat în listă. Informațiile afișate ca o listă devin neclare. În plus, modurile în care subseturile de date pot fi căutate și afișate sunt limitate. Odată ce aceste probleme încep să apară, vă recomandăm să mutați toate informațiile într-o bază de date creată într-un sistem de management al bazelor de date (DBMS) precum Access.

O bază de date computerizată este un depozit de obiecte. Pot exista mai multe tabele într-o bază de date. De exemplu, un sistem de urmărire a inventarului care utilizează trei tabele nu este trei baze de date, ci una. Într-o bază de date Access (cu excepția cazului în care a fost configurată în mod special pentru a funcționa cu date sau cod din altă sursă), toate tabelele sunt stocate într-un singur fișier, împreună cu alte obiecte, cum ar fi formulare, rapoarte, macrocomenzi și module. Fișierele de baze de date create în formatul Access 2007 (care este folosit și în Access 2016, Access 2013 și Access 2010) folosesc extensia .accdb, iar fișierele de bază de date create în versiunile anterioare ale Access folosesc extensia .mdb. Cu Access 2016, Access 2013, Access 2010 și Access 2007, puteți crea fișiere în formatele versiunilor anterioare ale aplicației (de exemplu, Access 2000 și Access 2002-2003).

Utilizarea Access vă permite să:

adăugați informații noi în baza de date, cum ar fi un nou articol de stoc;

modificați informațiile aflate deja în baza de date, de exemplu, mutați un articol;

ștergeți informații, de exemplu, dacă articolul a fost vândut sau eliminat;

organizați și vizualizați datele într-o varietate de moduri;

Partajați date cu alte persoane folosind rapoarte, e-mail, intranet sau Internet.

Accesați elementele bazei de date

Mai jos sunt descrieri scurte ale elementelor unei baze de date standard Access.

Mesele

Un tabel de bază de date este similar cu o foaie de calcul - ambele conțin informații în rânduri și coloane. Prin urmare, importarea unei foi de calcul într-un tabel al bazei de date este de obicei destul de ușoară. Principala diferență este modul în care sunt structurate datele.

Pentru ca baza de date sa fie cat mai flexibila si pentru a evita aparitia unor informatii inutile in ea, datele trebuie structurate sub forma de tabele. De exemplu, dacă vorbim despre un tabel cu informații despre angajații companiei, nu este nevoie să introduceți date despre același angajat de mai multe ori. Datele despre produse ar trebui să fie stocate într-un tabel separat, la fel ca datele despre sucursalele companiei. Acest proces se numește normalizare.

Rândurile dintr-un tabel se numesc înregistrări. O înregistrare conține blocuri de informații. Fiecare înregistrare constă din cel puțin un câmp. Câmpurile corespund coloanelor din tabel. De exemplu, într-un tabel numit „Angajați”, fiecare înregistrare conține informații despre un angajat și fiecare câmp conține o categorie diferită de informații, cum ar fi numele, numele, adresa etc. Câmpurile sunt alocate unor tipuri specifice de date, cum ar fi text, date numerice sau alte date.

Înregistrările și câmpurile pot fi descrise în alte moduri. Imaginați-vă un vechi catalog de carduri de bibliotecă. Fiecare card din dulap corespunde înregistraîn baza de date. Blocurile de informații de pe card (autor, titlul cărții etc.) corespund câmpuriîn baza de date.

Pentru mai multe informații despre tabele, consultați articolul Înțelegerea tabelelor.

Forme

Formularele sunt folosite pentru a crea o interfață cu utilizatorul pentru introducerea și editarea datelor. Formularele conțin adesea butoane de comandă și alte comenzi concepute pentru a îndeplini diverse funcții. Puteți crea o bază de date fără a utiliza formulare dacă pur și simplu editați informațiile existente în tabelele Access. Cu toate acestea, majoritatea utilizatorilor preferă să folosească formulare pentru a vizualiza, introduce și edita informațiile din tabele.

Utilizați butoanele de comandă pentru a specifica datele care apar într-un formular, pentru a deschide alte formulare și rapoarte și pentru a efectua o varietate de alte sarcini. De exemplu, există un „Formular client” în care lucrați cu datele clienților. Și poate avea un buton care, atunci când este apăsat, deschide un formular de comandă cu care introduceți informații despre o comandă făcută de un anumit client.

Formularele oferă, de asemenea, capacitatea de a controla modul în care utilizatorii interacționează cu informațiile bazei de date. De exemplu, puteți crea un formular care afișează doar anumite câmpuri și vă permite să efectuați doar un număr limitat de operații. Acest lucru asigură securitatea și introducerea corectă a datelor.

Pentru mai multe informații despre formulare, consultați articolul Formulare.

Rapoarte

Rapoartele sunt folosite pentru a formata, a rezuma și a afișa date. De obicei, un raport va răspunde la o întrebare specifică, cum ar fi „Cât profit ne-au adus clienții noștri în acest an?” sau „În ce orașe locuiesc clienții noștri?” Rapoartele pot fi formatate astfel încât informațiile să fie afișate în cea mai lizibilă formă.

Raportul poate fi generat în orice moment și va afișa întotdeauna informațiile curente ale bazei de date. Rapoartele sunt de obicei formatate astfel încât să poată fi tipărite, dar pot fi și vizualizate pe ecran, exportate în alte programe sau atașate mesajelor de e-mail.

Cereri

Interogările pot îndeplini multe funcții într-o bază de date. Una dintre funcțiile lor principale este de a găsi informații în tabele. Informațiile de care aveți nevoie sunt de obicei conținute în mai multe tabele, dar dacă utilizați interogări, acestea pot fi vizualizate într-unul singur. În plus, interogările oferă posibilitatea de a filtra datele (pentru aceasta setați criterii de căutare), astfel încât să fie afișate doar înregistrările de care aveți nevoie.

Sunt folosite și așa-numitele interogări „actualizabile”, care fac posibilă editarea datelor găsite în tabelele principale. Când lucrați cu o interogare actualizabilă, amintiți-vă că se fac modificări în tabelele principale, nu doar în tabelul de interogări.

Există două tipuri principale de interogări: selectarea și modificarea interogărilor. O interogare selectată găsește doar date și oferă acces la acestea. Rezultatele unei astfel de interogări pot fi vizualizate pe ecran, tipărite sau copiate în clipboard și utilizate ca sursă de înregistrări pentru un formular sau raport.

Folosind o cerere de modificare, după cum sugerează și numele, puteți efectua anumite operațiuni asupra datelor găsite: creați tabele, adăugați informații la tabelele existente și actualizați sau ștergeți datele.

Pentru mai multe informații despre interogări, consultați articolul Introducere în interogări.

Macro-uri

Macro-urile din Access sunt un fel de limbaj de programare simplificat pe care îl puteți folosi pentru a face baza de date mai funcțională. De exemplu, dacă adăugați o macrocomandă la un buton de comandă dintr-un formular, aceasta va rula de fiecare dată când se face clic pe butonul. Macro-urile constau din comenzi care efectuează sarcini specifice: deschiderea rapoartelor, executarea de interogări, închiderea bazei de date etc. Folosind macrocomenzi, puteți automatiza majoritatea operațiunilor pe care le faceți manual în baza de date și, astfel, economisiți timp semnificativ.

Pentru mai multe informații despre macrocomenzi, consultați Înțelegerea programării în Access.

Module

La fel ca macrocomenzi, modulele sunt obiecte care pot fi folosite pentru a face o bază de date mai funcțională. Dar, în timp ce macrocomenzile din Access sunt create prin selectarea dintr-o listă de comenzi macro, modulele sunt create în Visual Basic pentru aplicații (VBA). Modulele sunt seturi de descrieri, instrucțiuni și proceduri. Există module de clasă și module standard. Modulele de clasă sunt asociate cu anumite formulare sau rapoarte și includ de obicei proceduri care funcționează numai pe acele formulare sau rapoarte. Modulele standard conțin proceduri generale care nu sunt asociate cu niciun obiect. Modulele standard, spre deosebire de modulele de clasă, sunt listate într-o listă Module in zona de navigatie.

Microsoft Office este un editor care vă permite să creați și să editați documente de birou. De asemenea, are o aplicație încorporată care permite utilizatorilor să lucreze cu baze de date. Bazele de date sunt, în primul rând, un instrument convenabil pentru stocarea, organizarea și preluarea informațiilor necesare. Acest material va examina în detaliu editorul Microsoft Access și va publica instrucțiuni pas cu pas pentru lucrul cu aplicația.

Ce este Microsoft Access

Microsoft Office Access este un editor puternic care este un sistem de gestionare a bazelor de date bazat pe un model relațional. De asemenea, trebuie remarcat faptul că folosește un model de schimb dinamic între resursele de rețea și aplicații. În același timp folosește editorul instrumente avansate pentru prelucrarea oricărui tip de informație și prezentarea lor într-o structură clară, consecventă.

Accesul include și suport pentru dinamică biblioteci ActiveX. Această tehnologie, care ajută nu numai la prezentarea informațiilor sub formă de text, ci și sub formă de obiecte multimedia. Modelul relațional vă permite să stabiliți conexiuni între bazele de date și să controlați orice modificare, făcând ajustări în timp util.

Unii utilizatori cred că unul dintre editorii Microsoft Office Excel este similar cu programul Access, dar aceasta este o concepție greșită. Excel este un instrument de lucru cu foi de calcul, iar acesta din urmă, la rândul său, este folosit pentru a crea baze de date sub formă de tabele.

Principiul Excel se bazează pe organizarea datelor într-un tabel separat. Access vă permite să efectuați sarcini mai complexe, lucrând cu o cantitate mare de informații. Și în concluzie, este necesar să remarcăm o caracteristică importantă: Excel este conceput pentru un singur utilizator, deoarece modificarea informațiilor este de natură locală, iar Access implică lucrul cu mai mulți utilizatori cu baze de date.

De ce este folosit?

Editorul este folosit pentru a automatiza complet lucrul cu baze de date din diverse domenii de activitate, afaceri, management de personal etc. Este de remarcat faptul că, datorită faptului că software-ul are o structură universală, ajută să scapi de un exces de date atunci când trebuie să modificați parametrul dorit, nu prin introducerea unuia nou, ci prin ajustarea celui vechi. Mai mult, modificările se vor reflecta nu numai în baza de date principală, ci și în cele asociate acesteia.

Structura aplicației

Comoditatea lucrului cu programul se realizează datorită prezenței elementelor care permit automatiza procesul crearea unei baze. Mai jos este o listă a principalelor componente ale software-ului.

Componente:

masă. Componenta aplicației este concepută pentru a înregistra și stoca date;
cerere. Elementul este conceput pentru a obține informații din unul sau mai multe tabele. Este un mijloc de accesare a bazelor de date aferente și a software-ului terților;
formă. Obiectul este folosit pentru a reprezenta informațiile introduse într-un mod mai ușor de utilizat;
raport. Vă permite să obțineți rezultatul final sub forma unui document finit;
macro. Este un element care conține o descriere secvențială pentru efectuarea unei anumite acțiuni. Folosind-o, puteți specifica o comandă care va efectua o anumită sarcină, de exemplu, verificarea modificărilor datelor într-unul dintre tabele;
modul. O componentă care conține software scris în limbajul de programare Visual Basic. Cu ajutorul său, editorul își extinde semnificativ funcționalitatea. Acest lucru se realizează prin utilizarea funcțiilor și procedurilor menite să răspundă la anumite schimbări;
pagina de acces. Cu ajutorul acestuia, puteți accesa bazele de date de la distanță stocate pe alte computere personale.

Relația cu alte SGBD

Accesul vă permite nu numai să utilizați propriile informații introduse, ci și să stabiliți o relație cu un alt SGBD. Există și posibilitatea de a importa din alte aplicații, de exemplu, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Pentru confortul utilizatorului, este posibil nu numai să utilizați import, ci și date link cu alte programe și resurse de rețea.

Prezentare generală a interfeței cu utilizatorul

Important! Interfața va fi revizuită folosind Microsoft Access 2013 ca exemplu. Cu toate acestea, Microsoft Access 2007 și 2010 sunt aproape identice

Interfața din această versiune a software-ului este concepută pentru a îmbunătăți confortul de a lucra cu numeroase elemente, se bazează pe o panglică care oferă acces rapid la funcțiile și comenzile principale;

Interfata utilizator:

« De culise" (creează). Un element de interfață apare după pornirea programului și permite utilizatorului să selecteze un șablon pentru crearea unei baze de date. În timpul lucrului, pentru a accesa această filă, trebuie să urmați calea „Fișier” și „Creare”.
« Fişier" Vă permite să salvați, să deschideți, să imprimați documentul terminat, precum și să setați parametrii de acces și să setați o temă potrivită.
« Panglică" Este elementul principal atunci când lucrați cu editorul. Conține module cu instrumente pentru crearea și editarea unei baze de date. Include, de asemenea, o bară de instrumente cu acces rapid care conține cele mai frecvent utilizate componente.
« Zona de navigație" Vă permite să vedeți rezultatul acțiunilor efectuate și reflectă structura bazei de date.
« Caseta de dialog" Un element de interfață cu ajutorul căruia utilizatorul poate clarifica parametrii unui obiect.
" Pentru a afișa componenta, va trebui să faceți clic dreapta pe elementul obiect. Include comenzi care depind de sarcina efectuată.
" Folosit pentru a comuta modul de prezentare a documentului și pentru a afișa starea operațiunii curente.

Interfața a fost revizuită folosind Microsoft Access 2013 ca exemplu. Poate diferi în edițiile inferioare.

Lucrul cu baze de date în Access

Crearea unei baze de date

Puteți crea o bază de date în mai multe moduri: de la zero sau folosind un șablon gata făcut. În primul caz, utilizatorul trebuie să creeze în mod independent elemente și obiecte de bază de date în a doua opțiune, totul este mult mai simplu. Lansăm șablonul gata făcut și introducem informațiile noastre. În continuare, vom lua în considerare în detaliu ambele opțiuni de lucru cu baze de date.

Baza curata

Să începem să creăm o nouă bază de date și apoi să o completăm cu informații:

Creați dintr-un șablon

Lucrul cu șablonul arată astfel:

Completarea bazei de date

Completarea bazei de date presupune crearea unui tabel și introducerea informațiilor necesare în acesta.

Pentru început, trebuie remarcat faptul că folosind MS Access puteți import. Pentru a face acest lucru, selectați fila „Extern” și faceți clic pe pictograma „Import”. Apoi, se va deschide o nouă fereastră în care trebuie să specificați calea către fișier și să faceți clic pe „Ok”. Apoi va apărea din nou fereastra de import, faceți clic pe „ Următorul» și setați informații despre fiecare obiect. Am setat o cheie care va ajuta la procesarea rapidă a informațiilor și faceți clic pe „ Următorul" După aceasta, obiectul va apărea în fereastra principală și puteți începe să-l creați.

Procesul de creare:

Trebuie remarcat faptul că câmpul „Preț” are un parametru numeric. Acest lucru se datorează faptului că informațiile în termeni monetari au o dimensiune exprimată în ruble (dacă se folosește versiunea oficială localizată a suitei de birou). Dacă vorbim despre prețul perifericelor de computer, atunci, de regulă, unitățile convenționale sunt folosite pentru a exprima costul său comparativ. Pentru un astfel de caz, se folosește un parametru numeric, aceasta va evita reconfigurarea întregii baze de date.

Proiectul nr. 1 „Produse”:

Proiectul nr. 2 „Aprovizionare”:

Scheme de date

Relația dintre tabele se stabilește folosind structura utilizată în proiect. În acest caz, structura este afișată grafic, ceea ce face procesarea datelor mult mai ușoară.

Stabilim relatii intre proiecte:

Acum avem nevoie stabiliți o conexiuneîntre două obiecte, procedăm astfel:

Crearea cererilor

Eșantionare clasică

Un exemplu de interogare vă permite să selectați date din baza de date în funcție de condițiile pre-create. În proiectul nostru, va fi creată o selecție care vă va permite să găsiți produse după numele lor. Vom efectua lucrările în baza de date „Produse”.

Crearea unei entitati

O interogare pentru a crea o entitate în Microsoft Access selectează din tabelele interconectate și alte interogări create anterior. Spre deosebire de prima opțiune, rezultatul va fi salvat într-un nou tabel permanent.

Procesul arată astfel:

Pentru a adăuga, șterge, edita

Acest tip de interogare presupune crearea și executarea unei acțiuni, în urma căreia parametrii din tabel se vor modifica.

Creăm o cerere după cum urmează:

Cerere a adauga:

Pentru editare:

Crearea si proiectarea formularelor

Formularele sunt unul dintre elementele care sunt concepute pentru a organiza corect stocarea datelor.

Ce formulare sunt necesare pentru:

scopul formularelor este de a date de ieșire pe ecran într-o formă ușor de utilizat;
controlul lansării. În acest caz, scopul principal al formularelor este de a rula macrocomenzi;
spectacol casete de dialog. Folosind formulare, puteți afișa un avertisment despre posibile erori.

Folosiți „” pentru a crea un obiect:

După aceasta, în fața utilizatorului va apărea o nouă filă, unde tabelul va fi prezentat sub forma unui formular. După cum puteți vedea, percepția informațiilor a devenit mult mai convenabilă.

Să luăm în considerare opțiunea de a crea formulare folosind Designer:

Creăm un formular de la zero folosind „”. Folosind această opțiune, puteți personaliza designul, puteți modifica umplerea câmpului, puteți adăuga fișiere multimedia etc.

De asemenea, puteți configura parametrii necesari pentru imagine: „Culoare de fundal”, „Tip de fundal”, „Chenaruri”, etc.

Noi generăm rapoarte

Pentru a lucra cu rapoarte vom folosi „”:

Raportați folosind Constructorul:

Access 2010, în ciuda popularității și ușurinței sale de utilizare, rămâne un secret bine păzit pentru majoritatea utilizatorilor. Acest program, publicat pentru prima dată în 1992 pentru Windows 3.0, a fost inclus în suita Microsoft Office și a devenit larg răspândit datorită utilizării convenabile și a capacității de a scrie aplicații bazate pe Access în sine pentru a lucra cu baze de date complexe.

Deși atunci când întâlniți pentru prima dată Microsoft Access 2010 se pare că doar utilizatorii avansați, informaticienii și programatorii folosesc un astfel de program, în practică acesta poate simplifica foarte mult viața oricărei persoane care lucrează.

Acces 2010 în limba rusă descărcare gratuită:

Pentru a înțelege semnificația utilizării Access, este suficient să ne imaginăm un simplu bloc de note în care este ținut un tabel cu o listă a lucrărilor efectuate, datarea acestora, costul și rezultatele. Un astfel de caiet poate fi păstrat manual, chiar dacă există mai multe tipuri de lucru la prețuri diferite. În acest caz, rezultatele sunt calculate folosind un calculator simplu.

Cum se instalează Access 2010

Rulați programul de instalare, clic „Setări”

Marcați în listă nu instalați totul, cu excepția Acces si mijloace Birou

Faceți clic pe instalare și așteptați finalizarea instalării.

Dacă există o problemă cu descărcarea:

Organizați și eficientizați

Dar ce să faci dacă trebuie făcute calcule pentru o duzină de muncitori care efectuează 2-3 tipuri de muncă simultan? Pe parcursul unei luni întregi, se pot acumula aproximativ o sută de tabele diferite, ale căror rezultate vor trebui recalculate în mod regulat. Un singur tabel cu date legate de lucrători, tipuri de muncă, costul acestora și orice alte informații necesare în Access poate înlocui mii de plăci unice. O altă comoditate este că editarea datelor din orice bază de date conectată se va face automat în tabelul principal și oriunde sunt menționate informațiile modificate.

Toată lumea are nevoie de asta

Chiar dacă nu dețineți o afacere, nu numărați bani și nu organizați munca cuiva, acest program vă va ajuta să vă gestionați bugetul familiei, să plătiți facturile la utilități, să înregistrați adrese și numere de telefon etc.

Caracteristici de lucru cu programul

Access este un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale, adică un set de instrumente pentru gestionarea unui complex de tabele bidimensionale. Pentru a începe, puteți utiliza un șablon standard: facultate, proiecte de marketing, sarcini, contacte și altele.

Cel mai convenabil lucru este capacitatea de a obține rapid informațiile necesare prin crearea de interogări, iar rapoartele generate din tabele optimizează datele într-o formă convenabilă pentru imprimare. În practică, este foarte util să poți crea pagini web cu date disponibile pe Internet. Acest lucru ajută la coordonarea muncii oamenilor care lucrează de acasă în diferite locuri din oraș sau chiar în diferite orașe.

Microsoft Access 2010 este perfect potrivit nu numai pentru munca acasă, ci și pentru programarea bazelor de date și apoi demonstrarea rezultatului clientului. Aplicațiile derivate din acesta, scrise în Visual Basic for Applications, ajută la coordonarea calculelor contabile chiar și la scară destul de mare, iar capacitatea de a crea macrocomenzi face acest lucru și mai ușor.

Access 2010 este un program de creare și gestionare a bazelor de date. Pentru a înțelege Access, trebuie mai întâi să înțelegeți bazele de date.

În acest articol, veți afla despre bazele de date și cum sunt utilizate. Veți învăța diferențele dintre gestionarea datelor în Access și Microsoft Excel.

Ce este o bază de date?

O bază de date este o colecție de date care este stocată într-un sistem informatic. Bazele de date permit utilizatorilor lor să introducă, să acceseze și să analizeze rapid și ușor datele lor. Sunt un instrument atât de util încât le vezi tot timpul. Ați așteptat vreodată până când recepționerul unui medic a introdus informațiile dvs. personale într-un computer sau ați urmărit un angajat al magazinului folosind un computer pentru a vedea dacă un articol era în stoc? Apoi ați văzut baza de date în acțiune.

Cel mai simplu mod de a înțelege ce este o bază de date este să te gândești la ea ca la o colecție de liste. Gândiți-vă la una dintre bazele de date menționate mai sus: o bază de date de pacienți în cabinetul unui medic. Ce liste sunt conținute într-o astfel de bază de date? Ei bine, pentru început, există o listă cu numele pacienților. Apoi există o listă de întâlniri anterioare, o listă cu istoricul medical pentru fiecare pacient, o listă cu informații de contact etc.

Acest lucru se aplică tuturor bazelor de date - de la cele mai simple la cele mai complexe. De exemplu, dacă doriți să coaceți prăjituri, puteți păstra o bază de date care conține rețete pe care știți să le faceți și prieteni cărora le oferiți acele rețete. Aceasta este una dintre cele mai simple baze de date. Conține două liste: o listă cu prietenii tăi și o listă cu rețete de coacere prăjituri.

Totuși, dacă ai fi brutar profesionist, ai avea mult mai multe liste de care să ții evidența: o listă de clienți, o listă de produse vândute, o listă de prețuri, o listă de comenzi... lista poate continua. Cu cât adăugați mai multe liste, cu atât baza de date va fi mai complexă.

În Access, listele sunt puțin mai complexe decât cele pe care le scrii pe hârtie. Access stochează listele sale de date în tabele, permițându-vă să stocați informații și mai detaliate. În tabelul de mai jos, lista persoanelor din baza de date a brutarilor amatori a fost extinsă pentru a include și alte informații relevante despre prieteni.

Dacă sunteți familiarizat cu alte programe din suita Microsoft Office, acest lucru vă poate aminti de Excel, care vă permite să organizați datele într-un mod similar. De fapt, puteți crea un tabel similar în Excel.

De ce să folosiți o bază de date?

Dacă o bază de date este în esență o colecție de liste stocate în tabele și puteți crea tabele în Excel, de ce aveți nevoie de o bază de date reală? În timp ce Excel este excelent în stocarea și organizarea numerelor, Access este mult mai eficient în gestionarea datelor non-numerice, cum ar fi numele și descrierile. Datele non-numerice joacă un rol semnificativ în aproape orice bază de date și este important să le poți sorta și analiza.

Cu toate acestea, ceea ce fac cu adevărat bazele de date, peste orice alt mod de stocare a datelor, este conectivitatea. Numim o bază de date precum cele cu care veți lucra în Access o bază de date relațională. O bază de date relațională poate înțelege modul în care listele și obiectele din ele sunt legate între ele. Pentru a explora această idee, să ne întoarcem la o bază de date simplă cu două liste: numele prietenilor tăi și rețetele de prăjituri pe care știi să le faci. Decizi să creezi o a treia listă pentru a urmări loturile de cookie-uri pe care le faci și pentru cine sunt acestea. Deoarece tocmai le faci, știi rețeta și doar le dai prietenilor tăi, această nouă listă va obține toate informațiile din listele pe care le-ai făcut anterior.

Vedeți cum a treia listă folosește cuvinte care au apărut în primele două liste? Baza de date poate înțelege că Ivan Ivanovich și Sour Cream Cookies din listă sunt aceleași lucruri ca Ivan Ivanovich și Sour Cream Cookies din primele două liste. Această relație pare evidentă, iar persoana o va înțelege imediat. Cu toate acestea, un registru de lucru Excel nu poate.

Diferența dintre Access și Excel

Excel ar trata toate aceste lucruri ca informații separate și fără legătură. În Excel, va trebui să introduceți fiecare informație despre o persoană sau un tip de cookie de fiecare dată când le menționați, deoarece această bază de date nu va fi relativă ca o bază de date Access. Mai simplu spus, bazele de date relaționale pot recunoaște ce poate face o persoană: dacă aceleași cuvinte apar în mai multe liste, se referă la același lucru.

Faptul că bazele de date relaționale pot procesa informații în acest fel vă permite să introduceți, să căutați și să analizați date în mai mult de un tabel simultan. Toate aceste lucruri ar fi dificil de făcut în Excel, dar în Access, chiar și sarcinile complexe pot fi simplificate și ușor de utilizat.

Access este un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS). Un sistem de control este înțeles ca un set de programe care permite nu numai stocarea unor cantități mari de date într-un format specific, ci și procesarea acestora, prezentându-le într-o formă convenabilă pentru utilizatori. Accesul face posibilă, de asemenea, automatizarea operațiunilor efectuate frecvent. Folosind Access, puteți nu numai să dezvoltați formulare convenabile pentru introducerea și vizualizarea datelor, ci și să creați rapoarte complexe.

Access este o aplicație Windows, așa că funcționează foarte bine împreună. Toate beneficiile Windows sunt disponibile în Access, de exemplu, puteți tăia, copia și lipi date din orice aplicație Windows într-o aplicație Access și invers.

Accesul este un SGBD relațional. Aceasta înseamnă că poate fi folosit pentru a lucra cu mai multe tabele de baze de date simultan. Utilizarea unui SGBD relațional ajută la simplificarea structurii datelor și astfel ușurează munca. Puteți lega un tabel Access la datele stocate pe alt computer sau server sau puteți utiliza un tabel creat în Paradox sau Dbase. Este foarte ușor să combinați datele Access cu datele Excel.

Microsoft Access a adăugat multe instrumente noi concepute pentru a facilita navigarea pe Internet și crearea de aplicații pentru Web. Pentru a accesa Internetul și a profita de noile funcții, aveți nevoie de un browser Web, cum ar fi Microsoft Internet Explorer, și de un modem. Utilizatorul are capacitatea de a se conecta direct la site-urile Web Microsoft din programele Office (inclusiv Access) folosind comanda Microsoft pe Web din elementul de meniu?. Acest lucru vă permite, de exemplu, să accesați resurse tehnice și să descărcați programe disponibile public fără a vă întrerupe activitatea în Access.

Access conține un set de instrumente pentru gestionarea bazelor de date, inclusiv designeri pentru tabele, formulare, interogări și rapoarte. În plus, Access poate fi considerat și ca un mediu de dezvoltare a aplicațiilor. Folosind macrocomenzi pentru a automatiza sarcinile, puteți crea aplicații care sunt la fel de puternice, centrate pe utilizator precum cele construite cu limbaje de programare „complete”, complete cu butoane, meniuri și casete de dialog. Prin programarea în VBA, puteți crea programe care sunt la fel de puternice precum Access însuși. Mai mult, multe instrumente Access, cum ar fi vrăjitorii și designerii, sunt scrise în VBA. Puterea și flexibilitatea Access îl fac unul dintre cele mai bune programe de gestionare a bazelor de date disponibile astăzi.

Wizard este un program special care ajută la rezolvarea unei anumite sarcini sau la crearea unui obiect de un anumit tip. Expertul pune întrebări despre conținutul, stilul și formatul unui obiect, apoi creează acel obiect fără nicio intervenție din partea dvs. Access are aproape o sută de vrăjitori pentru proiectarea bazelor de date, aplicații, tabele, formulare, rapoarte, grafice, etichete, controale și proprietăți.

Sistemul de ajutor Microsoft este probabil cel mai bun dintre programele similare. Accesul vă oferă posibilitatea de a utiliza ajutorul sensibil la context doar cu un clic dreapta. În plus, sistemul de ajutor Access are un cuprins ușor de utilizat și ușor de utilizat, un index, un motor de căutare, un jurnal de istorie și marcaje. În versiunea localizată a Access (ca în toate Microsoft Office), Microsoft a adăugat un nou instrument - Asistent. Asistentul răspunde la întrebări, oferă sfaturi și informații despre caracteristicile programului utilizat.