MS Word'de gözden geçirilerek hataların düzeltilmesi. "Yapı modu" nu seçme

Genel olarak, bir kişi aynı anda birçok farklı görevi yerine getirebiliyorsa, bunun düpedüz değerli bir çalışan olduğu kabul edilir. Günümüzde çoklu görevin üretkenlikle eşit olduğu ortaya çıktı. Aynı anda birden fazla şeye dahil olmanın üretkenliği nasıl etkilediğine bir göz atalım.

Çoklu görev yeteneği, aynı anda birkaç şey yapmak anlamına gelir. Bazen bir fincan kahve eşliğinde televizyon seyretmeye ve haber akışına bakmaya vaktinizin olduğunu hatırlayın.

Bununla birlikte, çok görevli bir ortamda çalışmak ve gerçekten etkili olmak ve olumlu sonuçlar getirmek için konsantre olmayı ve dikkatinizin dağılmamasını öğrenmeniz gerekir. Üst kısımlara tutunabilir ve kendinizi çok üretken olarak değerlendirebilirsiniz, ancak aslında başlattığınız hiçbir işi tamamlayamazsınız. Yani, örneğin, kariyerimin en başında, her şeyi aynı anda yapmaya çalıştığımda benimleydi.

Çoklu görev modunda çalışma yeteneğini geliştiriyoruz

Zamanla, serbest yaşamın birçok şeyi yapma yeteneği gerektirdiğini fark ettim. Bu nedenle, deneme yanılma yoluyla, çoklu görev modunda çalışmayı nasıl öğreneceğim konusunda kendime birkaç kural buldum:

Kural 1 dakika. Beynimiz bir görevden diğerine anında geçemez, bu nedenle yeni bir faaliyet türüne geçmeden önce en az bir dakika ara veriyorum.
Tamamlanmamış şeyleri kaydederseniz çoklu görev daha kolaydır. Bir görevi yarıda kesmeye ve daha sonra geri dönmeye karar verirsem, kesinlikle işaretlerim.
Benzer vakaları gruplar halinde birleştiriyorum. Sonsuz iş akışından kafamın patlamaması için benzer görevleri bloklar halinde gruplandırıyorum ve ilerledikçe bir gruptan diğerine geçiyorum.
Tutarlı çoklu görev.Hiçbir şeyi gözden kaçırmamak için her vakayı sona erdirmeye çalışıyorum. Başa çıkmamaktansa, daha az şeyi ama verimli bir şekilde yapmak daha iyidir.

Çoklu görevin olumsuz ve olumlu sonuçları nelerdir?

Çoklu görev ortamında çalışabilme yeteneği kişiye bazı avantajlar sağlar:

Etkili planlama ile, çoklu görev gerçekten daha fazla iş yapmanıza yardımcı olur;
Çoklu görev modunda çalışma yeteneği, düşünmeyi ve önemli olana konsantre olma becerisini geliştirir;
Çoklu görev, önemli kararların hızla alınmasına yardımcı olur. Bazen bu, konuyu dikkatlice düşünmekten ve tüm kararları tartmaktan çok daha gereklidir.

Aynı zamanda bir de olumsuzluk var:

Genellikle çoklu görev modunda, insanlar kaliteden çok miktara güvenirler, bu nedenle çoğu durumda işler yüzeysel olarak yapılır;
Çoklu görev yaparken, konsantre olmak ve bir görevden diğerine hızlıca geçmek zordur, bu nedenle, genellikle;
Görevlerinizi yanlış planlarsanız, onları tamamlarken yorulursunuz.

Negatif sonuçlar olmadan çoklu görev yapmayı nasıl öğrenebilirim?

Planlama. Görevin bazı ortamlarına sabitlenmiş belleğe güvenmeye gerek yok -;
Bir Tarayıcı Sekmesi Kuralı. Tek bir sekmede önemli bir görevi bitirene kadar - yenisini açmayın;
Sahne değişikliği. Bütün günü masanızda geçirirseniz daha çabuk yorulacaksınız.

Artık üretkenlik ve iş kalitesinden ödün vermeden çoklu görevi nasıl geliştireceğinizi biliyorsunuz. Dikkatinizi fazla dağıtmayın, her şeyi yavaş yavaş yapın ve sonuna kadar görün. Sana başarılar diliyorum!

MS Word, içeriklerini değiştirmeden belgeleri düzenlemenizi ve düzenlemenizi sağlayan özel bir çalışma moduna sahiptir. Kabaca konuşursak, bu hataları düzeltmeden belirtmek için iyi bir fırsattır.

Düzenleme modunda düzeltmeler yapabilir, yorumlar, açıklamalar, notlar vb. Ekleyebilirsiniz. Aşağıda tartışılacak olan bu çalışma modunun nasıl etkinleştirileceği ile ilgilidir.

1. Düzenleme modunu etkinleştirmek istediğiniz belgeyi açın ve sekmeye gidin "Akran değerlendirmesi".

Not: Microsoft Word 2003'te, düzenleme modunu etkinleştirmek için sekmeyi açmalısınız. "Hizmet" ve oradan bir öğe seçin "Düzeltmeler".

2. düğmesini tıklayın "Düzeltmeler"grupta bulunan "Düzeltmeleri kaydetme".

3. Artık belgedeki metni düzenlemeye (düzeltmeye) başlayabilirsiniz. Yapılan tüm değişiklikler kaydedilecek ve sözde açıklamalarla birlikte düzenleme türü çalışma alanının sağında görüntülenecektir.

Kontrol panelindeki düğmelere ek olarak, bir tuş kombinasyonunu kullanarak Word'de düzenleme modunu etkinleştirebilirsiniz. Bunu yapmak için sadece "CTRL + ÜST KRKT + E".

Gerekirse, daha sonra bu belge ile çalışacak kullanıcının nerede hata yaptığını, neyin değiştirilmesi, düzeltilmesi, tamamen kaldırılması gerektiğini anlamasını kolaylaştırmak için her zaman bir not ekleyebilirsiniz.

Düzenleme modunda yapılan değişiklikler silinemez, bunları kabul edebilir veya reddedebilirsiniz. Bununla ilgili daha fazla bilgiyi makalemizde okuyabilirsiniz.

Hepsi bu, artık Word'de düzenleme modunu nasıl etkinleştireceğinizi biliyorsunuz. Çoğu durumda, özellikle belgelerle çalışırken, programın bu işlevi son derece yararlı olabilir.

Böylece yazar metni yarattı, güzel "Nobel Ödüllü Konuşması" adıyla bir dosyaya kaydetti ve düzenleme ve redaksiyon için yayın ajansı GoreOtUma'ya gönderdi. Ardından, orijinal yazar dosyasıyla iki kişi daha çalışacaktır: bir düzenleyici ve bir düzeltici ve sonra yine yazar. Ancak bu üçü (yazar, editör, düzeltmen) birbirinden yüz kilometre uzakta değil. Ne yapalım? Birbirlerini nasıl anlayabilirler, kendilerini nasıl açıklayacaklar ve sorulara nasıl cevap alacaklar? Metni tekrar tekrar okuyan, değişiklikleri aramaktan ve birbirlerinin düzenlemelerini dosyalarına aktarmaktan rahatsız olan herkes mi? Hiçbir durumda.

Akıllı insanlar bulundu ve MS Word'de özel bir işlev buldu - inceleme modu (veya metindeki tüm değişiklikleri düzenleme veya görüntüleme). Genel olarak, bu işlevi istediğiniz gibi adlandırın, ancak bu sayede yazar, editörün ve düzelticinin tüm düzenlemelerini görecek, bu düzeltmeyi kabul edebilecek / reddedebilecek ve bilgisayarının başında otururken soruları cevaplayabilecek ve sadece editör tarafından gönderilen dosyayı açabilecektir. Ve sonra, yazarın aynı gözden geçirme modunda yaptığı her şey, editör ve redaktör tarafından görülebilir. Dosyayla çalışan herkes otomatik olarak farklı bir renkle vurgulanacaktır. Böylece yazar, editör ve redaktör tarafından yapılan tüm düzeltmeler tek bir dosyaya kaydedilir. Kaliteli bir sonuç almak için bu çok önemlidir.

İnceleme modu nasıl etkinleştirilir
bilgisayarınızda

Metninizi düzenlemeye başlamak için, editörümüz yazarın dosyasını MS Word 2007'de açacak ve sekmeyi seçecektir. "Gözden geçirmek" (araç çubuğunun üst alanında) (Şek. 1).

ÖNEMLİ! Tüm çizimler büyütülebilir!

"İncele" sekmesini seçin

Dikkatinizi şu noktaya çekiyoruz: MS Word 2007 .docx biçimindedir. Belgeniz MS Word 2003'te (veya daha düşük) oluşturulduysa, ekranda sınırlı işlevsellik modu hakkında bir uyarı görünecektir. Ne yapalım? Dosyayı .docx uzantısıyla MS Word 2007'de kaydedin ve çalışmaya devam edin.

İnceleme modunda yapılan çalışma sayesinde, kesinlikle editörün metinde yapacağı tüm düzeltmeleri, yazar görebilecektir. Bunu yapmak için, editörümüz düğmeyi tıklayacak Hata düzeltmeleri(incir. 2). Ardından, tüm düzeltmeler dosyada otomatik olarak vurgulanacaktır (örneğin, kırmızı).

"Düzeltmeler" düğmesine basın

Editör gerekli tüm düzenlemeleri yaptığında, sorularını yazara özel notlarda sorduğunda dosyayı kaydedecek ve yazara geri gönderecektir. Dosyanın adı, özel bir editörün notu ile orijinalinden farklı olacaktır: "Yazara soruları kaldırmak için Nobel ödüllü_1'inci revizyonun konuşması."

Yazar, editörden aldığı dosyayı MS Word 2007'de açacak ve editörle aynı şekilde çalışacaktır: sekmeyi seçin Akran değerlendirmesi (araç çubuğunun üst kısmında), düzenleyicinin / düzelticinin düzeltmeleri hakkında bilgi edinin. Ek düzeltmeler yapmak isterseniz, düğmesine basın. Hata düzeltmeleri, gerekli olanı ekleyecektir. Bu durumda, yazarın düzeltmeleri, örneğin mavi gibi farklı bir renkle otomatik olarak vurgulanacaktır. Metin editöre tekrar, 2. (kontrol) düzenlemeye döndüğünde, bu karışıklığı önleyecektir.

Editör yazara nasıl soru soracak
inceleme modunda

Çok basit. İnceleme modunda metinle çalışarak, editör, sorunun ortaya çıktığı metin parçasını, kelimeyi veya tümceyi (Şekil 3) vurgulayacaktır:

Yazara soru sormanız gereken bir metin parçası seçin

Ardından, üst panelde, editör düğmeyi tıklayacaktır Not oluştur (şek. 4). Bu durumda, seçili metin parçası kırmızıyla vurgulanır ve alanlarda yorum girmek için bir alan görünür. Ayrıca düğmenin sağında Not oluştur düğme aktif hale gelir Notları sil.

Metin kenar boşluklarında notlar oluşturun

Editörün kenar boşluklarında oluşturduğu notlarda soruyu cevaplamak için yazarın istediği parçayı aynı şekilde seçmesi gerekir, butonuna basın Not oluştur... Sağdaki alandaki yeni pencereye cevabı yazın. Oluşturulan not da farklı bir renkte olacaktır, örneğin yeşil ve kimin neyi sorduğu ve kimin neyi yanıtladığı her zaman açık olacaktır. (Yazarlardan genellikle yeni bir not kutusu oluşturmadan, yani sorumuzun hemen ardından editörün sorularını yanıtlamalarını isteriz. Bu, yerden tasarruf sağlayabilir ve karışıklığı önleyebilir.)

İnceleme modunda düzenlemeler ve editör notları nasıl görünecek?

Yapılan düzeltmeleri ve notları görüntülemek için birkaç seçenek vardır. Düğmeye tıklayarak en uygun olanı seçebilirsiniz Açıklama metinleri (düğmenin sağındadır Hata düzeltmeleri).

Metinde düzeltmeleri görüntülemek üzere bir seçenek belirlemek için "Liderler" i tıklayın

Düğmeye bastıktan sonra Açıklama metinleri, üç seçenekten oluşan bir açılır liste görünecektir (Şekil 6):

Açıklama metinlerinde düzeltmeleri göster - notlar ve düzeltmeler saha liderleri olarak gösterilecektir.

Metinde şöyle görünecek:

Kenar boşluğu liderlerinde düzenlemeleri görüntüleme seçeneği

Metinde tüm düzenlemeleri göster - tüm düzeltmeler ve notlar doğrudan metinde görüntülenecektir.

Şöyle görünecek:

Düzenlemeleri doğrudan metinde görüntüleme seçeneği

Bilgi metinlerinde yalnızca ek açıklamaları ve biçimlendirmeyi göster - Liderlerde yalnızca notlar ve belge biçimlendirmesi ve diğer tüm düzenlemeler (yazım, noktalama vb.) - doğrudan metinde görüntülenecektir.

Çoklu görev, birçok proje yöneticisi tarafından rekor hızlarda başarıya ulaşmanın sırrı olarak takdir edildi. Ancak yıllar geçtikçe bu iddia reddedildi.

Çoklu görevin iddia edilen faydalarına karşı koymak için yayınlanan araştırmalar, iş dünyasını rejimin müttefik mi yoksa düşman mı olduğunu belirlemek için çoklu görev sürecini gerçekten tersine çevirmeye çağırıyor. Bu kişisel mesleki nitelikleri ne kadar etkileyebilir? Çoklu görev, ister bir aile şirketi ister TOP listesindeki bir şirket olsun, bir ticari varlığa da zarar verebilir.

Bir konferansta e-postalara aynı anda yanıt veriyor ve bir meslektaşınızın aldığınız raporu anlamasına yardımcı oluyorsanız, projenizde hala harika bir iş çıkarabileceğinizi düşünüyor musunuz? Okumaya devam edin ve çoklu görevin 7 potansiyel dezavantajına bir göz atalım.

1. Odaklanma kaybı

Sık sık görev ve proje değiştiren işçiler ve işverenler, en önemli görevleri önemsiz görevlerden ayırmada sorun yaşarlar.

Zamanlarını ve dikkatlerini o kadar çok dağıtırlar ki, üzerinde çalıştıkları her görevden önemli temel bilgileri ve deneyimleri çıkaramazlar. Ve birçok proje görevi tekrar eden ve hatta bir şekilde idari olsa da, çoklu görevin uzun vadeli sonuçları odaklanmış ve derli toplu kalmanın önüne geçebilir.

İster bir müşteriyle telefonda konuşuyor olun, ister e-posta mesajlarınızı kontrol edin, zamanınızı belirli görevler için küçük bloklara bölün ve bunları listenizde tek tek kontrol edin.

2. Hafıza kaybı

Çoklu görev beyninizdeki en aktif aktivitelerden biri olabilir. Bu, nihayetinde hafıza kaybına yol açabilen bilişsel işlevin aşırı uyarılmasına yol açabilir.

Hafıza duyarlılığındaki düşüş hızı, yaş, çevre ve mevcut sağlık koşulları gibi diğer hazırlayıcı faktörlerle tamamlanabilir. Proje odaklı değilseniz, takıntılı meslektaşlarınızla sürekli iletişim halinde değilseniz, projeyle ilgisi olmayan bir konuda telefonda konuşurken veya sosyal ağlarda oturuyorsanız, sözünüzün kesildiği yere geri dönmek zor veya neredeyse imkansız olacaktır. Eşzamanlı olarak meydana gelen çok fazla dış uyaranla, beyin, projeniz için gerçekten neyin önemli olduğunu ve neyin rastgele bir kedi fotoğrafı olduğunu açıkça ayırt edemez.

3. Azalan üretkenlik

İş dünyasında rekabet, temelde en iyi yapan kişinin kazandığı gerçeğine dayanıyor. Bir projenin başarısı aynı zamanda proje yöneticisinin üretkenliğine ve kişiliğine de bağlıdır. Başarılı olmak için, zamanınızdan ve ekip üyelerinizden en iyi şekilde yararlanmak için iş akışlarınızdan olabildiğince çok kusur veya "hata" gidermeniz gerekir.

Ancak, tembel bir ekiple sorunsuz iş süreci operasyonları gerçekleştirilemez. Çalışanlarınız optimum düzeyde performans göstermiyorsa, bu genellikle çok görevli bir sorundur. Birçok projeyi aynı anda yürütmenin, verimliliklerini doğrudan artıracağı fikrinin arkasına saklanabilirler. Bunu bitirme zamanı! Görevler arasında geçiş yapmak, ilerlemeye ters etki edebilir.

4. Düzensizlik

Ekip üyeleri, mevcut görevler hala yapılacaklar listesindeyken yeni bir göreve başlar. Sonuç olarak, hafta boyunca yükleri artar. Tamamlanması gereken bekleyen görevleri daha da kötüleştiren yeni görevler gelir.

Belgesiz bir ofis çoğu insan için gerçekçi değildir (hatta arzu edilir). Görevler yanlarında notlar, kağıt parçaları, çıktılar vb. Bu duruma daha fazla belge eklemek, sonuçta üretkenlik kaybına dönüşen karmaşık bir çalışma alanı yaratır.

5. Tutarsız sonuçlar

Çoklu görev belirli başarılarla işe yarayabilir, ancak aynı zamanda çelişkili sonuçlar riskini de taşır. Tehlike, insanların her bir görevin önemini belirleme ve buna göre önceliklendirme konusunda gerçekten tam kapasiteye sahip olmamasıdır.

Bir noktada, projenin tüm ana yönlerinden yanlış öğeleri veya görevleri hedefleyerek proje ekibi üyelerine rehberlik edeceksiniz. Gelecek projenin başarısının geçici göstergeleri oluşturulur.

6. Artan stres seviyeleri.

Hemen hissetmek zorunda değilsiniz, görevler arasında geçiş yapma alışkanlığı zaten yoğun olan çalışma haftanız için ek stres yaratabilir.

Daha önce de belirtildiği gibi, beyin çoklu görev sırasında çok fazla girdi alır, bu nedenle daha hızlı yorulur ve tükenmişlik riski daha yüksektir. Örneğin, önemli telefon görüşmelerinde bulunmak ve aynı anda yaklaşan bir sunum için bir elektronik tablo oluşturmaya çalışmak, üzerinize iki kez baskı uygulayabilir.

7. Artan maliyetler.

Çoklu görevin finansal sonuçları, işletmenizin genel hayatta kalma şansını zayıflatabilir. Aslında, KRONOS raporuna göre, yenilikçi Birleşik Krallık şirketleri, gereksiz görevleri yapan işçiler için boşa harcanan zaman nedeniyle yılda yaklaşık 60 milyar sterlin zarara uğruyor.

Bunun nedeni, yaratıcılığın olmaması ve işyerinde dikkat dağıtıcı unsurların her yerde bulunabilen doğasıdır. Çalışanlar odaklarını yitirdiklerinde, şirketleri ilgili mali durumlarının gerisinde kalır. Bu, proje hedeflerine ulaşma veya projelerinizi hayata geçirme becerinizi etkileyebilir.

Çoklu görev yapmaktan kaçınmak için, proje ekibinizin işi verimli bir şekilde tamamlaması için herkese her adımda yeterince rehberlik eden bir plana sahip olduğundan emin olun.

Ekibinizi günlük iş yüklerini planlamaya teşvik edin, böylece birçok görevi bir günde veya haftada tamamlamak zorunda kalmasınlar. Bu sadece projenize bir bütün olarak yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda bireysel proje ekibi üyeleri de gelişimlerine ve genel sağlıklarına daha fazla odaklanmadan faydalanacaktır.

Word'ün eski sürümlerinin kullanıcıları için, belgeleri açarken, sınırlı işlevsellik modu hakkında bir yazı görünür. Soru, bu sınırlı işlevsellik modunun Word'de ne anlama geldiğini, nasıl kaldırılacağını ortaya çıkarır. Sonuçta, bu, metinleri düzenleme yeteneğini azaltır, yeni uzantılara erişim sağlamaz, genel olarak işte rahatsızlık yaratır. Bu durumda, formatı değiştirmek gibi bu kadar basit bir çalışma için bir programcı aramanıza gerek kalmayacak, siz, önerilerimizi inceledikten sonra, çok fazla zaman harcamadan görevle tamamen başa çıkacaksınız.

Sınırlayıcı işlevsellik ne anlama geliyor?

Microsoft Office paketinde bulunan metin editörü Word, geliştiriciler tarafından sürekli olarak güncellenir: olanaklar artıyor, arayüz değişiyor. Bu, uzantıda yansıtılmıştır: Word 2003'te doc ve 2007/2010'da docx vardır. Bazen bir programa alışmış olan kullanıcılar, onu yenisiyle değiştirmek konusunda isteksizdirler. Ancak, orada güncellenmiş programların yüklü olduğu başka bir bilgisayara dosya göndermeniz veya aktarmanız gerekirse, sorunlar ortaya çıkar. Böylece Word ile oldu. 2003 formatında çalıştırılan ve kaydedilen dosyalar, veri düzenleme imkanı olmaksızın yalnızca okumak için açılır. Kullanıcılara, sınırlı işlevsellik modunun yürürlükte olduğu tavsiye edilir. 2007'de oluşturulmuş olanlar ilk başta normal Word 2003'e sahip olanlar için hiç açılmadı veya bazı eklentiler çalışmadı. Geliştiriciler, Word 2007'den 2003'e kadar oluşturulan belgeleri açmanıza izin veren bir yardımcı program geliştirdiler. Yine de, sınırlı işlevsellik modu bazen tam olarak çalışmasına izin vermez:

Yeni belge oluşturmak için erişim yok.
Düz metin görüntülenebilir ancak düzenlenemez.
PDF'ye dışa aktarma, yeni şablonlar gibi gelişmiş özellikleri kullanamazsınız.

Azaltılmış işlevsellik modu Word 2010, nasıl kaldırılır - aşağıyı okuyun. Aslında, modu devre dışı bırakmak çok fazla zaman ve herhangi bir özel bilgi gerektirmeyen basit bir prosedürdür. Talimatlarımızı okuyun ve metinlerinizle güvenle çalışabilirsiniz.

Kısıtlamaların Kaldırılması

Metni evde eski ama tanıdık bir Word 2003 kullanarak hazırladınız. Dosyayı çalışmak için bir USB flash sürücü veya başka bir ortamda arkadaşlarınıza getirdiniz ve orada Word 2007/2010 yüklendi. Yazdırmadan önce değişiklikler veya eklemeler yapmanız gerekiyor, ancak bu mevcut değil. Yani, bir seçeneğiniz var: özür dilemek ve daha sonra eve geldiğinizde her şeyi yapmayı teklif etmek veya belgeyi geliştiriciler tarafından sağlanan tüm özellikleri kullanmak için dönüştürmek.

İkinci seçeneği seçtiyseniz, her şeyi nasıl çalıştıracağınızı bilmeniz gerekir. Burada iki olası yol vardır: orijinal dosyayı kaydederek veya kaydetmeden.

2003 belgenizi yeni biçime dönüştürmeye karar verirsiniz, ancak orijinali de saklayın. Sadece farklı bir uzantı ile yeniden kaydetmeniz gerekiyor. Bunu yapmak için "Dosya" - "Farklı Kaydet" seçeneğine gidin. "Dosya Türü" satırında "Word Belgesi" ni seçin, farklı bir ad girin. Yeni sürümün Office'te açılmayacağına dair bir uyarı olacak ek bir pencere açılacaktır Tamam'ı tıklatın, önce "Bu soruyu bir daha sorma" kutusunu işaretleyerek bu iletinin bir dahaki sefere görünmemesini sağlayabilirsiniz. Sistem, her iki seçeneği de farklı uzantılarla korur.
Orijinal sürümü korumanız gerekmiyorsa, bunu yapıyoruz: "Dosya" sekmesinde, "Ayrıntılar" a gidin, orada "Dönüştür" e tıklayın. Docx uzantılı bir dosya alacaksınız, tüm yeni fonksiyonlar sorunsuz çalışacaktır.

Not: Word 2007 arayüzünde "Dosya" yerine sol üst köşede "Ofis" düğmesi vardır.

Word 2013'te sorun benzer şekilde çözüldü, çalışma prensibi değişmedi.

Eski bir Word sürümüne, sınırlı işlevsellik moduna sahipseniz, bunu nasıl devre dışı bırakabilirim? Kaldırmak herhangi bir özel beceri gerektirmez. Uzmanlarla iletişime geçmeniz veya hizmetleri için ödeme yapmanız gerekmez. Her kullanıcı, önerilerimizi izleyerek bununla kolayca başa çıkabilir.