trang chủ-Thật tốt khi biết-Các thư mục Outlook được lưu trữ ở đâu? Outlook lưu trữ tệp PST ở đâu và làm cách nào để di chuyển nó sang ổ đĩa khác? Các tệp dữ liệu Outlook được lưu trữ ở đâu?

Các thư mục Outlook được lưu trữ ở đâu? Outlook lưu trữ tệp PST ở đâu và làm cách nào để di chuyển nó sang ổ đĩa khác? Các tệp dữ liệu Outlook được lưu trữ ở đâu?

Hầu hết người dùng đều biết rằng chương trình email Outlook lưu trữ các email nhận được có phần mở rộng eml trong tệp PST, nhưng không phải ai cũng biết ở đâu. Hôm nay chúng tôi sẽ cho bạn biết Outlook lưu trữ tệp PST ở đâu và cách di chuyển tất cả các tệp thư sang ổ đĩa khác.

Tệp PST là gì?

Định dạng PST hay "bảng lưu trữ cá nhân" là định dạng tệp mà Outlook sử dụng để lưu trữ tất cả dữ liệu, bao gồm thư, danh bạ, lịch và các dữ liệu khác. Dữ liệu này có thể được nén hoặc mã hóa, tùy thuộc vào cài đặt của bạn. Bạn nên hiểu rằng Outlook chạy chậm đi rất nhiều khi lượng dữ liệu được lưu trữ trong tệp PST tăng lên. Để giải quyết vấn đề này, Outlook sẽ liên tục nhắc bạn lưu trữ các thư cũ.

Bạn cũng có thể gặp các tệp khác có phần mở rộng .ost và nằm trong thư mục làm việc của chương trình. Các tệp OST có định dạng rất giống với các tệp PST, nhưng thường chỉ được sử dụng để lưu trữ ngoại tuyến các kho lưu trữ thư.

Đang tìm kiếm tệp PST

Bạn có thể tìm thấy vị trí PST hiện tại rất nhanh thông qua cài đặt Outlook. Ví dụ: trong Outlook 2010, để làm được điều này, bạn cần mở phần “Tệp” của menu chính và trong đó chọn “Cài đặt tài khoản…”. Trong Outlook 2007, mục “Cài đặt tài khoản…” có sẵn thông qua một phần khác của menu “Công cụ”.

Sau khi chọn mục này, hộp thoại Cài đặt Tài khoản sẽ mở ra. Bằng cách mở tab “Tệp dữ liệu”, bạn sẽ thấy danh sách vị trí (theo mặc định) của các tệp định dạng PST và OST. Tại đây, bạn có thể chọn vị trí của từng tệp một cách độc lập mà bạn cần nhấp vào nút “Mở thư mục…”, thao tác này sẽ mở thư mục Outlook trong Explorer.

Xin lưu ý rằng một số tài khoản, chẳng hạn như Hotmail, sẽ cho bạn biết rằng tệp dữ liệu không có sẵn. Tuy nhiên, nếu bạn mở thư mục lưu trữ, bạn sẽ tìm thấy chúng ở đó.

Vậy các tập tin PST được lưu trữ ở đâu?

Theo mặc định, tệp PST được lưu vào thư mục của người dùng hiện tại trong thư mục cài đặt và tài liệu hệ thống. Để truy cập thư mục này trong Windows 7 hoặc Vista, hãy nhập đường dẫn sau vào thanh địa chỉ của Explorer:

%localappdata%\Microsoft\Outlook\

Trong Windows XP đường dẫn hơi khác một chút:

%appdata%\Microsoft\Outlook\

Làm cách nào để di chuyển tệp PST?

Nếu bạn đã hết dung lượng trống trên ổ đĩa cục bộ của máy tính và muốn di chuyển các tệp Outlook của mình sang một vị trí khác thì bộ nhớ ngoài là giải pháp hoàn hảo cho việc này. Theo mặc định, nếu bạn chuyển tệp dữ liệu Outlook sang vị trí mới mà không có bất kỳ cài đặt nào, chương trình email sẽ tự động tạo tệp PST mới theo đường dẫn cũ, điều này sẽ lãng phí rất nhiều thời gian (thư sẽ được tải xuống lại). Ngoài ra, bạn sẽ mất quyền truy cập vào các tin nhắn cũ đã được nén trước đó. Ở đây bạn nên nhớ lại tình huống khi một đối tượng tương tự được người dùng hoặc chương trình khác sử dụng.

Để ngăn điều này xảy ra, điều đầu tiên bạn cần làm là thay đổi đường dẫn nơi Outlook lưu trữ tệp thông qua sổ đăng ký. Đóng chương trình email và chạy tệp thực thi của trình soạn thảo sổ đăng ký “regedit” thông qua thanh tìm kiếm của menu bắt đầu (hoặc lệnh “Chạy”). Tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng, bạn sẽ cần mở các khóa đăng ký sau:

Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\

Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\

Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\

Sau đó nhấp chuột phải vào thư mục “Outlook” trong khung bên trái của trình chỉnh sửa sổ đăng ký và sử dụng menu ngữ cảnh để chọn tạo tham số mới “Tham số chuỗi mở rộng”.

Đặt tên cho tham số mới là “ForcePSTPath”, và sau khi nó được tạo, hãy chọn chỉnh sửa nó, bạn chỉ cần nhấp đúp vào nó bằng nút chuột trái.

Trong cửa sổ "Thay đổi tham số chuỗi" mở ra, bạn nên chỉ định đường dẫn mới nơi tệp dữ liệu Outlook sẽ được lưu trữ, sau đó nhấp vào "OK".

Giờ đây, bạn có thể chuyển tất cả dữ liệu Outlook của mình sang thư mục mới trên bộ nhớ ngoài một cách an toàn. Khởi chạy chương trình email của bạn - bây giờ mọi thứ trong đó sẽ trông như thể bạn chưa làm gì cả.

Phần kết luận

Cho dù bạn là một chuyên gia đã nhận email doanh nghiệp thông qua Outlook trong nhiều năm hay một cá nhân muốn có bản sao email từ tài khoản Gmail thì Outlook vẫn là ứng dụng phổ biến và tiện lợi nhất. Bây giờ bạn đã biết nhiều hơn về cách làm việc với các tệp dữ liệu của chương trình này.

Có vẻ như một câu hỏi rất đơn giản: Email được lưu trữ ở đâu?

Thư có thể được lưu trữ trên máy chủ hoặc trong thư mục cá nhân trên máy tính của bạn (tệp thư mục cá nhân, tệp PST). Hôm nay chúng ta sẽ nói về cách tin nhắn được lưu trữ trên máy tính của bạn.

Lưu trữ tin nhắn cục bộ trên máy tính của bạn

Giả sử bạn quyết định giảm kích thước hộp thư của mình bằng cách lưu trữ thư email trên máy tính của mình (ví dụ: thay vì lưu trữ chúng trên máy chủ thư). Có lẽ bạn chỉ cần di chuyển một số tin nhắn liên quan đến một dự án quan trọng từ máy tính này sang máy tính khác. Làm thế nào để làm nó? Email sẽ được lưu trữ ở đâu sau khi hoàn thành các bước này?
Trả lời: Thư sẽ được lưu trữ trong thư mục cá nhân Outlook (tệp Thư mục Cá nhân, tệp PST). Có hai cách để lưu trữ thư trong tệp PST.

Việc tạo và sử dụng các thư mục cá nhân (tệp .pst) khá đơn giản trong Outlook. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên sử dụng thư mục cá nhân.

  • Giải phóng không gian trên máy chủ Bạn nên sử dụng Thư mục Cá nhân khi nhận được thông báo từ quản trị viên hệ thống rằng hộp thư của bạn sắp đạt đến giới hạn kích thước.
  • Tài liệu hiệu quả hơn Sử dụng các thư mục cá nhân để lưu trữ tin nhắn bạn cần cho mục đích công việc hoặc cá nhân. Bộ lưu trữ PST cho phép bạn duy trì dấu vết giấy tờ.
  • Tính di động Bạn có thể sử dụng Thư mục Cá nhân để di chuyển hoặc sao chép tin nhắn từ máy tính này sang máy tính khác hoặc sao lưu chúng vào đĩa CD hoặc phương tiện di động khác.

Hãy suy nghĩ trước khi lưu tin nhắn cục bộ

Mỗi lần, một người dùng chỉ có thể truy cập thư được lưu trữ trong tệp .pst, do đó, chính sách của một số tổ chức không cho phép hoặc nghiêm cấm việc lưu trữ thư cục bộ một cách rõ ràng.

Chúng ta vừa xem xét lợi ích của phương pháp này nhưng điều quan trọng cần biết là bộ nhớ cục bộ không dành cho tất cả mọi người. Để tìm hiểu xem nó có phù hợp với bạn hay không, bạn cần xem xét các sự kiện dưới đây.

  • Khi sử dụng tệp PST, mỗi lần chỉ có thể truy cập tin nhắn từ một máy tính. Thư được lưu trữ trong tệp PST khó truy cập hơn thư trên máy chủ thư. Tin nhắn được lưu trữ trên máy tính của bạn, vì vậy chúng sẽ không thể truy cập được từ máy tính khác. (Để biết cách khắc phục hạn chế này, hãy xem khóa học cuối cùng trong loạt bài này.)
  • Mỗi lần chỉ một người dùng có thể làm việc trên tệp PST. Ngay cả khi bạn chia sẻ máy tính và chia sẻ tệp .pst, người dùng sẽ chỉ có thể mở tệp sau khi người dùng đang làm việc trên tệp đóng tệp.
  • Việc lưu trữ cục bộ có thể bị cấm bởi các chính sách của tổ chức. Một số tổ chức có các quy tắc quản lý những gì có thể và không thể được lưu trữ. Chính sách lưu giữ của tổ chức có thể cấm (hoặc ngăn chặn) việc tạo tệp .pst. Thay vì di chuyển thư vào các thư mục riêng, người dùng được cấp quyền truy cập vào các "thư mục được quản lý" đặc biệt. Thông thường, các thư mục như vậy được quản trị viên hệ thống tạo và quản lý.

Đã đến lúc hành động bằng tính năng lưu trữ

Chúng tôi đã xem xét một số ưu điểm và nhược điểm của việc lưu trữ thư cục bộ. Đã đến lúc xem xét các cách. Hãy bắt đầu với việc lưu trữ. Lợi ích chính của tính năng Lưu trữ (còn được gọi là Tự động lưu trữ) là bạn chỉ cần nhấp vào nút để sử dụng tính năng này. Đúng.

Trong cài đặt Outlook thông thường, tính năng Tự lưu trữ được bật theo mặc định. (Khóa học thứ tư trong loạt bài này sẽ chỉ cho bạn cách thay đổi cài đặt mặc định.) Điều này có nghĩa là khi bạn nhấp vào nút Đúng trong hộp thông báo "Tự động lưu trữ các mục cũ ngay bây giờ?" của Outlook, tính năng Tự động lưu trữ sẽ bắt đầu thực hiện công việc của nó.

Tính năng Tự lưu trữ di chuyển thư dựa trên thời gian lưu giữ của chúng. Việc này được thực hiện thường xuyên (ví dụ 14 ngày một lần) miễn là người dùng trả lời "Có".

Dưới đây là tổng quan về cách hoạt động của tính năng này.

Để bắt đầu quy trình, nhấp vào nút Đúng.

Tin nhắn đang được chuyển từ hộp thư...

... vào thư mục lưu trữ.

Outlook sẽ tự động tạo thư mục này.

Tất cả các thư mục con của hộp thư sẽ tự động được sao chép vào thư mục lưu trữ và thư sẽ được chuyển đến các thư mục con đó theo vị trí của chúng trong hộp thư. Do đó, chức năng lưu trữ sao chép cấu trúc hộp thư vào thư mục lưu trữ. Như bạn có thể thấy trong hình, các thư mục Alpine Ski House và Contoso trong thư mục lưu trữ trông giống hệt như trong hộp thư.

Một lần nữa, Outlook thực hiện tất cả công việc một cách tự động.

Như bạn có thể nhận thấy, Outlook thực hiện hầu hết công việc một cách tự động. Nếu bạn là loại người cần mọi thứ phải gọn gàng nhưng không quan tâm đến việc thực hiện chính xác như thế nào thì tính năng lưu trữ là sự lựa chọn của bạn. Tính năng này liên quan đến các thư mục cá nhân như thế nào? Chúng tôi sẽ xem xét vấn đề này hơn nữa.

Thư mục cá nhân cung cấp khả năng kiểm soát tối đa

Không giống như tính năng lưu trữ, khi sử dụng thư mục cá nhân, bạn phải tự mình thực hiện một số công việc. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải tạo các thư mục và thư mục con rồi đặt tin nhắn vào đó. Tin nhắn có thể được di chuyển bằng cách kéo và thả, sử dụng lệnh menu hoặc bằng cách tạo quy tắc của riêng bạn. Lợi ích của việc này là gì? Vì bạn tự di chuyển các tin nhắn nên bạn có thể sắp xếp chúng theo bất kỳ cách nào bạn muốn.

Phương pháp này có phù hợp với bạn không?

  • Bạn định kỳ làm trống hộp thư đến của mình.
  • Bạn lưu tin nhắn mỗi khi bạn đọc chúng.
  • Bạn nhóm các tin nhắn theo dự án, chủ đề và các danh mục quan trọng khác.
  • Bạn thích phát triển hệ thống lưu trữ và mong muốn cập nhật các hệ thống đó, chẳng hạn như sau khi hoàn thành các dự án cũ và bắt đầu các dự án mới.
  • Bạn tạo quy tắc để di chuyển thư đến các thư mục được chỉ định.

Nếu vậy, bạn sẽ thích mức độ kiểm soát mà các thư mục cá nhân mang lại.

Trong cả hai trường hợp, tệp PST đều được sử dụng

Như bạn đã biết, cả Thư mục Lưu trữ và Thư mục Cá nhân đều di chuyển thư (thay vì sao chép chúng) vào thư mục Outlook. Trong cả hai trường hợp, thư đã di chuyển sẽ luôn có sẵn trong thư mục trong Ngăn Dẫn hướng Outlook.

Điểm tương đồng khác là trong cả hai trường hợp, các thư mục, thư mục con và thư bên trong chúng đều được lưu trữ trong một tệp có tên là tệp dữ liệu Outlook. Tệp này còn được gọi là tệp Thư mục cá nhân Outlook, tệp PST và Vault cá nhân (tệp PST được lưu trữ trên máy tính cá nhân của bạn).

Loại thư mục cá nhân bổ sung

Đối với một số loại tài khoản, email sẽ được gửi trực tiếp đến thư mục cá nhân. Nếu email được gửi trực tiếp tới máy tính của bạn, như trường hợp với tài khoản POP3 hoặc tài khoản Exchange Server được cấu hình đúng cách, hộp thư của bạn sẽ trông giống như hộp thư được viền màu đỏ trong hình. Điều này có nghĩa là trong ngăn dẫn hướng bên cạnh biểu tượng hộp thư sẽ có dòng chữ Thư mục cá nhân.

Điều đó có nghĩa là gì? Thông thường, điều này có nghĩa là email được gửi trực tiếp đến tệp PST trên máy tính của bạn. (Theo mặc định, tệp này được đặt tên là Outlook.pst.) Ngay cả khi thư được gửi đến loại thư mục cá nhân này, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng Lưu trữ hoặc thư mục cá nhân do chính bạn tạo. Dung lượng ổ đĩa bị giới hạn và các thư mục sẽ đầy, vì vậy, khi bạn sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, việc tìm kiếm dữ liệu bạn cần sẽ nhanh hơn nhiều.

Vâng, tất nhiên, bạn nói - trên máy tính cục bộ của bạn trong tệp thư mục cá nhân (PST). Có lẽ, tôi sẽ trả lời. Nhưng nó không cần thiết chút nào. Và nó không đơn giản chút nào. Thư cũng có thể được lưu trữ trên máy chủ. Nhưng trên máy tính cục bộ, có hai loại thư mục để lưu trữ thư - cá nhân và lưu trữ?

Hãy thử tìm hiểu điều này.

Dung lượng trống trên máy tính nhận email bị giới hạn. Sớm hay muộn, bạn sẽ muốn biết cách tạo các tệp riêng tư cho email của mình. Bạn có thể lưu trữ cục bộ các tệp này trên máy tính của mình, nơi bạn sẽ không bị người khác đặt giới hạn kích thước.

Người dùng có thể nghĩ rằng email được lưu trữ trên máy tính của họ vì đó là nơi họ xem email. Trên thực tế, khi làm việc với máy chủ Exchange hoặc dịch vụ email dựa trên web, hầu hết các thư vẫn ở trên máy chủ cho đến khi người dùng di chuyển chúng đến một vị trí khác.

Vậy thì email nên được chuyển đi đâu? Microsoft cho phép bạn tạo các tệp dữ liệu cục bộ, được gọi là tệp thư mục cá nhân (PST), tệp này sẽ thực sự nằm trên máy tính cục bộ của bạn. Có một số lợi ích khi sử dụng các tập tin thư mục cá nhân.

Không có lời nhắc nhở. Nếu bạn lưu trữ tất cả email của mình trong hộp thư đến đặt trên máy chủ, sớm hay muộn bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu bạn làm trống hộp thư đến của mình. Trong một số trường hợp, những tin nhắn như vậy có thể chứa đựng mối đe dọa chặn hộp thư cho đến khi người dùng đáp ứng các yêu cầu này. Việc lưu trữ email trong tệp thư mục Microsoft Outlook cục bộ sẽ ngăn bạn nhận được những loại thư này.

Không tắc nghẽn. Bằng cách lưu trữ những tin nhắn ít quan trọng hơn trong một thư mục riêng, bạn có thể tập trung vào những tin nhắn quan trọng nhất.

Giảm dung lượng đĩa đã sử dụng. Khả năng nén các tệp thư mục cá nhân (PST) khiến chúng trở thành cách lưu trữ tin nhắn hiệu quả nhất. Các tệp chiếm càng ít dung lượng ổ đĩa thì càng có nhiều dung lượng trống cho người dùng.

Tự do đi lại. Các tệp PST có thể được di chuyển từ máy tính này sang máy tính khác và cũng có thể được lưu trữ trên đĩa CD. Bạn cũng có thể lưu trữ các tệp này trên máy tính mà bạn chia sẻ với những người dùng khác và gán mật khẩu để kiểm soát quyền truy cập vào thư.

Các thư mục lưu trữ và cá nhân không phải là một phần của hộp thư.

  1. Hộp thư
  2. Lưu trữ thư mục và thư mục cá nhân

Tin nhắn đã nhận được đặt trong thư mục Hộp thư đến. Thông thường, thư mục Hộp thư đến nằm bên trong hộp thư cùng với các thư mục “Lịch”, “Danh bạ” và các thư mục khác. Nếu thư được lưu trữ cục bộ, chúng sẽ được chuyển đến thư mục lưu trữ hoặc thư mục cá nhân, là các tệp dữ liệu riêng biệt ngoài hộp thư. Microsoft Outlook có thông tin về vị trí của các thư mục này nhưng máy chủ không thể truy cập được.

Bạn có thể sử dụng thư mục cá nhân hoặc thư mục lưu trữ hoặc cả hai để lưu trữ tin nhắn trong tệp thư mục cá nhân!

Sự khác biệt giữa thư mục lưu trữ và thư mục cá nhân là gì?

Điều quan trọng là phải xem xét hai điểm ngay từ đầu.

  1. Không thể truy cập được thư được lưu trữ trong tệp thư mục cá nhân (.pst) từ máy chủ email. Chúng nằm trên máy tính cục bộ và người dùng chuyển sang máy tính khác sẽ không thể đọc được những tin nhắn này cho đến khi chuyển chúng sang máy mới.
  2. Mỗi lần chỉ một người dùng có thể làm việc trên tệp PST. Ngay cả khi máy tính được chia sẻ và nhiều người dùng có quyền truy cập tệp Thư mục cá nhân, mỗi người dùng phải đóng tệp PST trước khi người dùng khác có thể mở tệp đó.

Blog của tôi được tìm thấy bằng cách sử dụng các cụm từ sau
.
.
.
.
.
.

Bạn cũng có thể quan tâm đến thông tin về các từ khóa thường được tìm kiếm trên trang web của tôi sau đây

"Chuột" hoạt động với dữ liệu thư trên máy tính giống như hầu hết các ứng dụng gửi thư khác. Chương trình tạo một thư mục cho hồ sơ người dùng, nơi lưu trữ các tệp cấu hình, nội dung của tài khoản email và chứng chỉ.

Vẫn đang trong quá trình cài đặt The Bat! bạn có thể chọn nơi đặt danh mục thư. Và nếu bạn không chỉ định đường dẫn thích hợp thì chương trình sẽ sử dụng tùy chọn mặc định:

C:\Users\Tên người dùng\AppData\Roaming\The Bat!

Hãy cùng vào danh mục thư của The Bat! và ngay lập tức đánh dấu một hoặc nhiều thư mục bằng tên các hộp của chúng tôi. Tất cả dữ liệu hồ sơ email được lưu trữ trong đó. Và cả những lá thư nữa.

Nhưng không phải mọi thứ đều đơn giản như vậy ở đây. Người gửi thư không lưu trữ từng lá thư trong một tập tin riêng biệt. Thư đến và thư đi có cơ sở dữ liệu riêng - giống như kho lưu trữ. Do đó, bạn sẽ không thể khôi phục một tin nhắn cụ thể - bạn sẽ phải “khôi phục” toàn bộ bộ nhớ.


Sau đó, tất cả những gì còn lại là chờ hoàn tất quá trình chuyển đổi cơ sở dữ liệu thư của khách hàng về trạng thái ban đầu.

Cách sao lưu và khôi phục email trong The Bat!

Giả sử bạn đã cài đặt lại trình gửi thư từ Ritlabs và xác định một thư mục mới cho danh mục thư. Những chữ cái bị mất trong trường hợp này có thể được khôi phục dễ dàng. Để thực hiện việc này, chỉ cần di chuyển thư mục chứa dữ liệu của hộp thư mong muốn sang đường dẫn mới.

Mặc dù phương pháp này hoạt động nhưng để ngăn chặn những tình huống như vậy, tốt hơn hết bạn nên sử dụng tính năng sao lưu dữ liệu tích hợp sẵn.

Giả sử chúng ta muốn chuyển tất cả thư đã nhận sang một máy tính khác và làm việc với nó ở đó bằng The Bat! Chà, hoặc đơn giản là chúng tôi muốn đảm bảo rằng nội dung của các bức thư được giữ nguyên khi hệ thống được cài đặt lại. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể sử dụng chức năng này để xuất tin nhắn thành một tệp.


Sau đó, bản sao lưu của các chữ cái có thể được nhập, chẳng hạn như vào The Bat! được cài đặt trên một PC khác.


Kết quả là các bức thư từ bản sao lưu sẽ được khôi phục hoàn toàn và được đặt vào thư mục trước đó của tài khoản thư.

Outlook là một chương trình đi kèm với Microsoft Office được thiết kế để làm việc với email và thư. Để không bị mất hoặc chuyển các chữ cái từ chương trình sang máy tính khác hoặc phương tiện của bên thứ ba, chúng có thể được lưu trong một tệp riêng, xuất hoặc lưu trữ.

Lưu email trong Outlook 2010 và 2013

Outlook lưu trữ email ở đâu?

Theo mặc định, chương trình sẽ tự động lưu tất cả các chữ cái sau mỗi khoảng thời gian nhất định vào một tệp Outlook.pst riêng. Tệp này nằm trong thư mục Primary_disk:\Documents and Setting\account_name\Local Setting\Application Data\Microsoft\Outlook. Bạn có thể sao chép và sử dụng kho lưu trữ này cho mục đích riêng của mình, nhưng hãy nhớ rằng những bức thư mới nhất nhận được qua thư có thể không có thời gian để truy cập vào đó. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên sử dụng tính năng xuất hoặc lưu trữ thủ công để đảm bảo rằng tất cả các chữ cái sẽ có trong tệp.


Tệp Outlook.pst chứa tất cả email

Cách lưu trữ thư

Lưu trữ trong Outlook là tính năng di chuyển một số email vào một kho lưu trữ nén riêng biệt để giảm dung lượng bộ nhớ mà chúng chiếm trên ổ cứng của bạn. Không giống như bản sao lưu truyền thống tạo bản sao của các mục Outlook, các mục đã lưu trữ sẽ được chuyển sang một tệp dữ liệu Outlook riêng biệt (tệp .pst). Các mục đã lưu trữ có thể được truy cập bất kỳ lúc nào bằng cách mở tệp này.

Lưu trữ tự động

Theo mặc định, chức năng này được kích hoạt và thực hiện nhiệm vụ sau 2, 3 hoặc 6 tháng, tùy thuộc vào loại chữ cái. Xem bảng dưới đây để biết thêm chi tiết.

Bảng: Thời gian lưu giữ các dữ liệu khác nhau trong Outlook

Sau phiên lưu trữ tự động đầu tiên, chương trình sẽ tạo một tệp và một thư mục riêng cho nó. Trong tương lai, bạn sẽ có thể thêm các chữ cái vào kho lưu trữ một cách độc lập hoặc xóa chúng khỏi kho lưu trữ. Theo mặc định, một kho lưu trữ được tạo bằng Outlook được đặt trong phần Primary_drive:\User\Account_Name\Documents\Outlook Files\archive.pst.

Để tùy chỉnh cài đặt lưu trữ tự động cho chính bạn, hãy làm theo các bước sau:


Lưu trữ thủ công

Trong quá trình lưu trữ thủ công, thư mục “Lưu trữ” sẽ được tạo tự động nếu trước đó nó chưa được tạo trong quá trình lưu trữ tự động.


Video: Lưu trữ trong Outlook

Tải xuống và khôi phục email từ kho lưu trữ và tệp pst

Nếu bạn có một kho lưu trữ hoặc tệp khác có các chữ cái ở định dạng pst, thì bạn có thể nhanh chóng tải tất cả dữ liệu từ đó vào chương trình. Nghĩa là, bằng cách sử dụng tệp PST, bạn có thể khôi phục dữ liệu bị mất hoặc thêm dữ liệu mới được lấy từ máy tính khác:

Video: Di chuyển cơ sở dữ liệu Microsoft Outlook 2010

Xuất chữ cái

Xuất cho phép bạn lưu cả chữ cái và các thành phần khác có trong Outlook vào một tệp không nén riêng biệt ở định dạng pst. Tệp kết quả có thể được sử dụng giống như tệp lưu trữ nhưng không cần phải giải nén.

  1. Khi đang ở tab “Tệp”, hãy chuyển đến phần phụ “Mở”.
    Mở phần “Mở”
  2. Chọn chức năng "Nhập" hoặc "Nhập và Xuất", tùy thuộc vào phiên bản chương trình.
    Nhấp vào nút “Nhập”
  3. Kiểm tra tùy chọn "Xuất tập tin".
    Chọn hành động “Xuất tập tin”
  4. Chỉ định rằng bạn muốn tạo một tệp ở định dạng pst.
    Chỉ định định dạng pst
  5. Chọn các thư mục riêng lẻ để xuất hoặc chọn phần trên cùng và chọn hộp bên cạnh dòng chữ “Bao gồm các thư mục con”.
    Chỉ định thư mục nào cần được xuất
  6. Chỉ định đường dẫn nơi sẽ xác định vị trí lưu trữ tệp có các chữ cái được xuất.
    Chúng tôi chỉ ra nơi lưu tệp với các tệp đã xuất
  7. Nếu muốn, bạn có thể đặt mật khẩu cho file nhưng điều này không cần thiết. Đặt mật khẩu cho tập tin
  8. Kết quả là bạn sẽ nhận được một tệp mà bạn có thể chuyển thư đến bất kỳ máy tính nào có Outlook.
    Đã nhận được tệp đã xuất

Cách làm nổi bật chữ cái

Để đánh dấu nhiều chữ cái cùng một lúc để xóa tiếp hoặc chuyển chúng sang phần “Đọc”, hãy giữ phím Ctrl trên bàn phím và bắt đầu đánh dấu các chữ cái bằng chuột mà không nhả phím.

Nếu bạn cần chọn một số lượng lớn các chữ cái cùng một lúc, hãy chọn chữ cái đầu tiên, sau đó giữ phím Shift trên bàn phím và chọn chữ cái cuối cùng mà không nhả phím. Tất cả các chữ cái giữa chữ cái đầu tiên và chữ cái cuối cùng sẽ được đánh dấu.


Chọn nhiều chữ cái cùng một lúc

Để chọn tất cả các chữ cái cùng một lúc, đánh dấu một chữ cái và giữ tổ hợp phím Ctrl+A, sau đó tất cả các chữ cái nằm trong cùng thư mục với chữ cái đã chọn sẽ được chọn.

Lưu tệp đính kèm từ nhiều email

Một số thư nhận được có thể chứa tệp đính kèm: tệp, hình ảnh, video, v.v. Bạn có thể lưu lần lượt tệp đính kèm của từng chữ cái, nhưng có một tùy chọn khác:


Một số vấn đề với email Outlook và giải pháp

Trong khi làm việc với các chữ cái, một số lỗi hoặc vấn đề nhất định có thể phát sinh. Để loại bỏ chúng, bạn cần thực hiện một số hành động nhất định.

Tin nhắn chưa đọc được đọc độc lập

Nếu các email gửi đến email của bạn được tự động đánh dấu là “Đã đọc” ngay cả khi bạn không mở chúng thì thực tế là bạn đã bật tính năng cho thấy rằng bạn đã đọc email nếu bạn mở một tab bằng tính năng đó trong một khoảng thời gian. vài giây. Để tắt tính năng này, bạn phải làm theo các bước sau:


Email cũ không được hiển thị

Các tin nhắn đã đọc cách đây một thời gian có thể không còn xuất hiện trong chương trình nữa. Để khắc phục điều này, hãy làm theo các bước sau:


Email từ Outlook có thể được xuất hoặc lưu trữ để tạo một tệp mà bạn có thể chuyển sang máy tính khác hoặc đưa cho người khác. Có thể truy xuất tệp đã tạo bằng bất kỳ phiên bản Outlook nào bằng cách nhập hoặc tạo mục.

Các ấn phẩm liên quan: