Excel cách kết hợp các ô với dữ liệu. Kết quả sẽ là một trường được nối kiểu

Khi thiết kế bảng để hiển thị thông tin trực quan hơn, cần phải kết hợp nhiều ô thành một. Ví dụ, điều này thường được sử dụng khi chỉ định một tiêu đề dữ liệu chung có các ý nghĩa khác nhau. Bạn có thể xem một ví dụ về hiển thị thông tin như vậy trong hình ảnh bên dưới. Đọc cách hợp nhất các ô trong excel từng bước dưới đây. Bạn có thể kết hợp không chỉ theo chiều ngang mà còn có thể kết hợp theo chiều dọc, cũng như các nhóm ô ngang và dọc.

Ví dụ về việc kết hợp một lần xả với một tiêu đề "Xả" và các dữ liệu khác nhau

Cách kết hợp các ô trong excel

Có hai cách để kết hợp các ô. Đầu tiên là sử dụng menu ngữ cảnh thông qua định dạng. Chọn tất cả các ô bạn muốn hợp nhất và nhấp chuột phải vào vùng đã chọn. Trong trình đơn ngữ cảnh thả xuống, hãy chọn mục "Định dạng ô ...".

Trong cửa sổ định dạng, hãy chuyển đến tab "Căn chỉnh" và trong khối hiển thị, hãy chọn hộp kiểm "hợp nhất ô".

Chọn hộp "hợp nhất các ô" trong tab "Căn chỉnh"

Nếu có bất kỳ dữ liệu nào trong các ô, Excel sẽ đưa ra cảnh báo mọi lúc về việc mất tất cả dữ liệu ngoại trừ phần trên bên trái. Do đó, hãy cẩn thận khi hợp nhất và không làm mất dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn cần kết hợp các ô với dữ liệu, hãy đồng ý bằng cách nhấp vào "OK".

Trong trường hợp của tôi, trong số 10 số trong các ô trong vùng hợp nhất, chỉ còn lại số "1" từ ô trên cùng bên trái.

Theo mặc định, Excel căn phải dữ liệu sau khi hợp nhất. Nếu bạn cần nhanh chóng kết hợp và ngay lập tức căn giữa dữ liệu, bạn có thể sử dụng phương pháp thứ hai.

Cũng giống như trong phương pháp trước, chọn các ô cần được hợp nhất. Ở đầu chương trình, trong tab HOME, tìm một khối được gọi là căn chỉnh. Khối này có một danh sách thả xuống cho phép bạn hợp nhất các ô. Có ba loại cho liên minh:

Hợp nhất và Căn giữa - Nhấp vào mục này sẽ dẫn đến kết quả chính xác giống như trong ví dụ trước, nhưng Excel sẽ định dạng căn chỉnh của dữ liệu kết quả vào trung tâm.
Hợp nhất theo dòng - nếu một vùng ô có nhiều dòng được chọn, chương trình sẽ hợp nhất từng dòng và nếu có dữ liệu, sẽ chỉ để lại những ô ở bên trái.
Hợp nhất các ô - mục này hoạt động theo cách giống như trong tùy chọn đầu tiên thông qua định dạng.
Hoàn tác việc hợp nhất - bạn cần chọn ô đã được hợp nhất trước đó và nhấp vào mục menu - chương trình sẽ khôi phục cấu trúc của các ô như trước khi hợp nhất. Đương nhiên, nó sẽ không khôi phục dữ liệu trước khi hợp nhất.

Sau khi thử bất kỳ phương pháp nào, bạn sẽ biết cách kết hợp các ô trong Excel.

Cách thứ hai để nhanh chóng hợp nhất các ô

Cấu trúc của tài liệu Excel được xác định chặt chẽ và để tránh các vấn đề và sai sót trong tương lai với các phép tính và công thức, trong chương trình mỗi khối dữ liệu (ô) phải tương ứng với một "địa chỉ" duy nhất. Địa chỉ là một ký hiệu chữ và số của giao điểm của một cột và một hàng. Theo đó, chỉ một ô của hàng nên tương ứng với một cột. Theo đó, nó sẽ không có tác dụng chia ô đã tạo trước đó thành hai. Để có một ô được chia thành hai, cần phải suy nghĩ trước về cấu trúc của bảng. Trong cột cần tách, hãy lập kế hoạch hai cột và hợp nhất tất cả các ô có dữ liệu mà không cần tách. Trong bảng, nó trông như thế này.

Không thể chia một ô trong Excel thành hai. Bạn chỉ có thể lập kế hoạch cấu trúc của bảng khi bạn tạo nó.

Trên dòng 4, tôi có một ô được chia thành hai. Để làm được điều này, tôi đã lên kế hoạch trước hai cột “B” và “C” cho cột “Xả”. Sau đó, trong các dòng mà tôi không cần phân chia, tôi đã hợp nhất các ô theo từng dòng và ở dòng 4, tôi để chúng mà không hợp nhất. Kết quả là, bảng chứa một cột Phần với một ô được phân tách ở hàng thứ 4. Với cách tạo phân tách này, mỗi ô có "Địa chỉ" duy nhất và có thể được truy cập trong công thức và khi định địa chỉ.

Bây giờ bạn đã biết cách tách một ô trong excel thành hai và bạn có thể lập kế hoạch trước cấu trúc của bảng để không làm hỏng bảng đã tạo sau này.

Excel được sử dụng chủ yếu để tính toán phức tạp và biên dịch các bảng với kết quả, trong đó dữ liệu sẽ tự động thay đổi khi dữ liệu chính thay đổi. Để làm rõ những gì được trình bày trong bảng cuối cùng, cần thiết kế đúng tiêu đề bảng. Thông thường, một số dữ liệu có thể được kết hợp thành một nhóm và trong một bảng có nhiều cột hoặc hàng, một tiêu đề được chỉ ra trong tiêu đề. Trong Excel, trang tính được chia thành các ô và để hình thành ý tưởng của chúng tôi với việc nhóm dữ liệu, chúng tôi cần kết hợp một số ô, đặt văn bản chung vào chúng. Hơn nữa trong bài viết, câu hỏi về cách kết hợp các ô trong Excel theo nhiều cách khác nhau sẽ được xem xét.

Menu cũng thay đổi theo từng phiên bản của chương trình, nhưng luôn có một phương pháp chung cho phép bạn kết hợp các ô trong Excel và hoạt động trong tất cả các phiên bản Excel. Đầu tiên, chúng ta sẽ xem xét cách hợp nhất các ô trong Excel 2010 thông qua menu. Và vì vậy, hãy chọn các ô cần thiết, chuyển đến tab "Trang chủ" và tìm trong phần "Căn chỉnh" mục "Hợp nhất và Đặt ở Trung tâm". Trong trường hợp của chúng tôi, các ô được điền đầy văn bản và khi chúng tôi nhấp vào mục "Hợp nhất và Đặt ở giữa", chúng tôi nhận được cảnh báo rằng dữ liệu của tất cả các ô sẽ bị mất khi tiếp tục hợp nhất các ô trong Excel theo cách này, ngoại trừ đối với ô phía trên bên trái, dữ liệu sẽ được đặt ở giữa. Nếu bạn nhấp vào mũi tên ở bên phải của Hợp nhất và Giữa, bạn sẽ thấy các tùy chọn khác để hợp nhất các ô trong Excel có thể hoạt động tốt hơn cho bạn.

Bây giờ chúng ta hãy xem cách kết hợp các ô trong Excel theo cách hoạt động trong tất cả các phiên bản của chương trình. Để làm điều này, chúng ta cũng chọn các ô cần thiết và nhấp chuột phải vào vùng của các ô đã chọn, sau đó chọn mục "Định dạng ô ..." trong menu hiện ra. Cửa sổ "Định dạng ô" xuất hiện, trong đó chúng ta chuyển đến tab "Căn chỉnh" và đánh dấu vào trước mục "hợp nhất ô". Kết quả là, chúng tôi nhận được cảnh báo tương tự về việc mất dữ liệu và hợp nhất các ô mà không đặt thông tin vào trung tâm.

Để kết hợp các ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu, bạn cần áp dụng nhiều thủ thuật khác nhau. Ví dụ: trên nhiều diễn đàn, bạn có thể tìm thấy các macro do người dùng viết được gọi bằng phím tắt. Quy trình giống nhau, chọn các ô và áp dụng macro thích hợp. Các phương pháp khác liên quan đến việc kết hợp trước văn bản trong một ô liền kề theo cách thủ công bằng cách chỉ cần sao chép hoặc soạn một công thức thích hợp.

Khi làm việc với các bảng, đôi khi bạn phải thay đổi cấu trúc của chúng. Một trong những tùy chọn cho thủ tục này là nối chuỗi. Trong trường hợp này, các đối tượng kết hợp lại thành một dòng. Ngoài ra, có thể nhóm các phần tử nội tuyến gần đó. Hãy cùng tìm hiểu những cách bạn có thể thực hiện các kiểu hợp nhất này trong Microsoft Excel.

Như đã đề cập ở trên, có hai kiểu nối chuỗi chính - khi một số dòng được chuyển đổi thành một và khi chúng được nhóm lại. Trong trường hợp đầu tiên, nếu các phần tử nội tuyến được lấp đầy bằng dữ liệu, thì tất cả chúng sẽ bị mất, ngoại trừ những phần tử nằm ở phần tử trên cùng. Trong trường hợp thứ hai, về mặt vật lý, các đường vẫn được giữ nguyên, chúng đơn giản được kết hợp thành các nhóm, các đối tượng trong đó có thể được ẩn bằng cách nhấp vào biểu tượng dưới dạng ký hiệu "dấu trừ"... Có một tùy chọn khác để kết nối mà không làm mất dữ liệu bằng công thức mà chúng ta sẽ thảo luận riêng. Cụ thể, dựa trên các kiểu biến đổi được chỉ định, nhiều cách kết hợp các đường khác nhau được hình thành. Hãy xem xét chi tiết hơn về chúng.

Phương pháp 1: nối thông qua cửa sổ định dạng

Trước hết, chúng ta hãy xem xét khả năng kết hợp các dòng trên trang tính thông qua cửa sổ định dạng. Nhưng trước khi tiến hành thủ tục hợp nhất trực tiếp, bạn cần chọn các dòng lân cận dự kiến hợp nhất.

Ngoài ra còn có các lựa chọn thay thế để điều hướng đến cửa sổ định dạng. Ví dụ: sau khi chọn các dòng, khi ở trong tab "Nhà", bạn có thể nhấp vào biểu tượng "Sự sắp xếp" nằm trên băng trong hộp công cụ "Tế bào"... Từ danh sách các hành động mở ra, hãy chọn mục "Định dạng ô ...".

Ngoài ra, trong cùng một tab "Nhà" bạn có thể nhấp vào mũi tên xiên, nằm trên dải băng ở góc dưới bên phải của hộp công cụ "Căn chỉnh"... Hơn nữa, trong trường hợp này, quá trình chuyển đổi sẽ được thực hiện trực tiếp đến tab "Căn chỉnh" cửa sổ định dạng, nghĩa là, người dùng không phải thực hiện chuyển đổi bổ sung giữa các tab.

Bạn cũng có thể chuyển đến cửa sổ định dạng bằng cách nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + 1, sau khi làm nổi bật các yếu tố cần thiết. Nhưng trong trường hợp này, quá trình chuyển đổi sẽ được thực hiện đối với tab cửa sổ đó "Định dạng ô" lần cuối ghé thăm.

Với bất kỳ tùy chọn nào để chuyển đến cửa sổ định dạng, tất cả các hành động tiếp theo để kết hợp các dòng phải được thực hiện theo thuật toán được mô tả ở trên.

Phương pháp 2: Sử dụng các công cụ trên dải băng

Bạn cũng có thể nối các chuỗi bằng cách sử dụng nút trên dải băng.

Nhưng không phải tất cả các trường hợp đều yêu cầu văn bản phải được căn giữa. Nếu bạn muốn đặt nó ở dạng chuẩn thì sao?

Phương pháp 3: Nối các hàng bên trong bảng

Nhưng việc kết hợp các dòng đến cuối trang tính còn lâu mới là điều cần thiết. Thường xuyên hơn không, một phép nối được tạo trong một mảng bảng cụ thể. Chúng ta hãy xem làm thế nào để làm điều này.

Bạn cũng có thể thực hiện các phép nối trong ranh giới của một bảng bằng cách sử dụng các công cụ trên ruy-băng.

Phương pháp 4: Kết hợp thông tin trong chuỗi mà không làm mất dữ liệu

Tất cả các phương pháp hợp nhất ở trên ngụ ý rằng sau khi thủ tục hoàn tất, tất cả dữ liệu trong các phần tử được hợp nhất sẽ bị hủy, ngoại trừ những dữ liệu nằm ở ô phía trên bên trái của khu vực. Nhưng đôi khi yêu cầu kết hợp các giá trị nhất định nằm trong các hàng khác nhau của bảng mà không bị mất. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng chức năng được thiết kế đặc biệt cho các mục đích như vậy NỐI.

Hàm số NỐI thuộc loại toán tử văn bản. Nhiệm vụ của nó là kết hợp một số dòng văn bản thành một phần tử. Cú pháp của hàm này như sau:

CONCATENATE (text1; text2; ...)

Đối số nhóm "Chữ" có thể là văn bản riêng biệt hoặc liên kết đến các phần tử trang tính mà nó nằm trong đó. Nó là thuộc tính cuối cùng mà chúng tôi sẽ sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ. Tổng cộng, có thể sử dụng tối đa 255 đối số như vậy.

Vì vậy, chúng tôi có một bảng chứa danh sách các thiết bị máy tính với giá của nó. Chúng tôi phải đối mặt với nhiệm vụ kết hợp tất cả dữ liệu nằm trong cột "Thiết bị", trong một dòng mà không mất mát.

Ngoài ra còn có một tùy chọn thay thế để thực hiện quy trình được chỉ định để kết hợp dữ liệu từ nhiều dòng thành một dòng mà không bị mất. Trong trường hợp này, bạn thậm chí sẽ không cần sử dụng hàm, nhưng bạn có thể thực hiện bằng công thức thông thường.

Phương pháp 5: phân nhóm

Ngoài ra, bạn có thể nhóm các chuỗi mà không làm mất tính toàn vẹn cấu trúc của chúng. Hãy xem làm thế nào để làm điều đó.

Như bạn có thể thấy, cách kết hợp các dòng thành một tùy thuộc vào loại liên kết mà người dùng cần và cuối cùng anh ta muốn nhận được gì. Bạn có thể kết hợp các hàng ở cuối trang tính, trong bảng, thực hiện quy trình mà không làm mất dữ liệu bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức và nhóm các hàng. Ngoài ra, có các tùy chọn riêng biệt để thực hiện các tác vụ này, nhưng lựa chọn của chúng chỉ bị ảnh hưởng bởi sở thích của người dùng theo quan điểm thuận tiện.

Người dùng thường cần kết hợp các ô trong Excel. Có vẻ như có một điều như vậy, bởi vì có rất nhiều cách để làm điều này. Tuy nhiên, đối với người dùng, đặc biệt là những người đã quen làm việc với Word, cần nhớ một điểm rất quan trọng: khi kết hợp các ô, chỉ còn lại giá trị ở ô trên cùng và ô ngoài cùng bên trái. Đối với phần còn lại của dữ liệu, chúng sẽ bị xóa đơn giản.

Nếu ở giai đoạn này bạn đang bực bội, tôi muốn làm hài lòng bạn: vẫn còn một lối thoát, và nhiều hơn một! Trên thực tế, tôi muốn dành tài liệu này cho câu hỏi làm thế nào để các ô được hợp nhất trong excel mà không bị mất dữ liệu.

Cách hợp nhất các ô

Tuy nhiên, trước khi nói với bạn về điều này, tôi cũng xin đề cập đến các cách gộp các ô khi dữ liệu chưa được nhập hoặc nếu không bạn sẽ rất khó chịu về sự biến mất của chúng. Tuy nhiên, có rất nhiều người dùng cũng muốn được khai sáng trong vấn đề này.

Cách hợp nhất các ô mà không làm mất dữ liệu

Ở đây, có lẽ, tôi cũng nêu bật hai cách để làm điều này:

Đầu tiên là sử dụng một bổ trợ, hãy để nó là VBA-Excel. Sau khi bạn tải xuống sản phẩm này và cài đặt nó, một mục bổ sung "Hợp nhất các ô" sẽ xuất hiện trong ruy-băng chính của chương trình. Theo đó, đối với điều này, bạn chỉ cần chọn chúng, và sau đó chỉ định dấu phân tách từ mong muốn: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc ngắt dòng.
Cách thứ hai đơn giản hơn và nó bao gồm sử dụng Excel tích hợp sẵn. Một khi tôi đã cho bạn biết cách sử dụng nó, nhưng tôi sẽ lặp lại ngắn gọn một lần nữa: gọi "Trình hướng dẫn chức năng", sau đó bắt đầu nhập tên vào tìm kiếm. Trong cửa sổ "Đối số hàm" cho trường "Văn bản 1", chọn ô đầu tiên trong số các ô sẽ được hợp nhất bằng nút chuột trái. Trong trường "Văn bản 2", chọn ô tiếp theo bằng con trỏ, v.v. cho đến khi hết ô. Xin lưu ý rằng bạn không thể kết hợp toàn bộ phạm vi ô cùng một lúc, chúng phải được phân tách bằng dấu chấm phẩy. Ví dụ: công thức của bạn có thể trông giống như sau: = CONCATENATE (A1; B1; C1).

Chà, dường như không có gì phức tạp. Bây giờ bạn cũng biết cách kết hợp các ô trống với nhau và cách làm tương tự với các ô có dữ liệu mà bạn tuyệt đối không được mất!

Video để giúp đỡ

Khá thường xuyên, khi làm việc với các bảng trong Microsoft Excel, một tình huống xảy ra khi bạn cần kết hợp nhiều ô. Nhiệm vụ không quá khó nếu các ô này không chứa thông tin. Nhưng, nếu dữ liệu đã được nhập vào chúng thì sao? Họ có thực sự sẽ bị tiêu diệt? Hãy xem cách hợp nhất các ô, bao gồm mà không làm mất dữ liệu, trong Microsoft Excel.

Mặc dù, chúng tôi sẽ hiển thị việc hợp nhất các ô bằng ví dụ của Excel 2010, nhưng phương pháp này phù hợp với các phiên bản khác của ứng dụng này.

Để kết hợp một số ô, trong đó chỉ một ô chứa đầy dữ liệu hoặc hoàn toàn trống, hãy chọn các ô bắt buộc bằng con trỏ. Sau đó, trong tab "Trang chủ" của Excel, hãy nhấp vào biểu tượng trên dải băng "Hợp nhất và Căn giữa".

Trong trường hợp này, các ô sẽ được hợp nhất và tất cả dữ liệu phù hợp với ô đã hợp nhất sẽ được đặt ở trung tâm.

Nếu bạn muốn dữ liệu được đặt theo định dạng ô, thì bạn cần chọn mục "Hợp nhất ô" từ danh sách thả xuống.

Trong trường hợp này, bản ghi mặc định sẽ bắt đầu từ cạnh bên phải của ô đã hợp nhất.

Ngoài ra, có thể kết hợp nhiều ô theo dòng. Để thực hiện việc này, hãy chọn phạm vi cần thiết và từ danh sách thả xuống, hãy nhấp vào giá trị "Kết hợp theo hàng".

Như bạn có thể thấy, sau đó, các ô không được hợp nhất thành một ô chung mà thông qua sự liên kết theo hàng.

Kết hợp thông qua menu ngữ cảnh

Có thể hợp nhất các ô thông qua menu ngữ cảnh. Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô sẽ được hợp nhất bằng con trỏ, nhấp chuột phải vào chúng và trong menu ngữ cảnh xuất hiện, hãy chọn mục "Định dạng ô".

Trong cửa sổ định dạng ô đã mở, hãy chuyển đến tab "Căn chỉnh". Chọn hộp "Hợp nhất các ô". Tại đây bạn cũng có thể thiết lập các thông số khác: hướng và hướng của văn bản, căn chỉnh theo chiều ngang và dọc, tự động điều chỉnh, gói từ. Khi tất cả các cài đặt đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút "OK".

Như bạn có thể thấy, các ô được hợp nhất.

Hợp nhất không tổn thất

Nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu có dữ liệu trong một số ô được hợp nhất, bởi vì khi hợp nhất, tất cả các giá trị ngoại trừ phía trên bên trái sẽ bị mất?

Cũng có một lối thoát trong tình huống này. Chúng tôi sẽ sử dụng hàm CONCATENATE. Trước hết, bạn cần thêm một ô nữa giữa các ô sẽ được kết nối. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào phía ngoài cùng bên phải của các ô đã hợp nhất. Trong menu ngữ cảnh xuất hiện, hãy chọn mục "Chèn ...".

Một cửa sổ mở ra, trong đó bạn cần chuyển nút sang vị trí "Thêm cột". Chúng tôi thực hiện việc này và nhấp vào nút "OK".

Trong ô được tạo giữa các ô mà chúng ta sẽ hợp nhất, hãy đặt giá trị không có dấu ngoặc kép "= CONCATENATE (X; Y)", trong đó X và Y là tọa độ của các ô sẽ được nối, sau khi thêm một cột. Ví dụ: để kết hợp các ô A2 và C2 theo cách này, hãy chèn biểu thức "= CONCATENATE (A2; C2)" vào ô B2.

Như bạn có thể thấy, sau đó, các ký hiệu trong ô chung "dính chặt vào nhau".

Tuy nhiên, bây giờ thay vì một ô được hợp nhất, chúng ta có ba: hai ô với dữ liệu ban đầu và một ô được hợp nhất. Để tạo một ô, hãy nhấp chuột phải vào ô đã hợp nhất và chọn mục "Sao chép" trong menu ngữ cảnh.

Sau đó, chúng tôi di chuyển đến ô bên phải với dữ liệu ban đầu và bằng cách nhấp vào ô đó, chọn mục "Giá trị" trong các tham số chèn.

Như bạn có thể thấy, ô này chứa dữ liệu đã có trước đó trong ô có công thức.

Bây giờ, chúng ta xóa cột ngoài cùng bên trái chứa ô có dữ liệu chính và cột chứa ô có công thức nối.

Do đó, chúng ta nhận được một ô mới chứa dữ liệu lẽ ra đã được hợp nhất và tất cả các ô trung gian sẽ bị xóa.

Như bạn có thể thấy, nếu việc hợp nhất các ô thông thường trong Microsoft Excel là khá đơn giản, thì bạn sẽ phải mày mò để hợp nhất các ô mà không ăn thua. Tuy nhiên, đây cũng là một nhiệm vụ có thể làm được đối với chương trình này.