Trang chủ-Từ-Có một tổng đài mini trong văn phòng. Làm thế nào để chọn một tổng đài mini cho văn phòng và cách cài đặt nó? Xử lý cuộc gọi tự động

Có một tổng đài mini trong văn phòng. Làm thế nào để chọn một tổng đài mini cho văn phòng và cách cài đặt nó? Xử lý cuộc gọi tự động

Bây giờ thật khó để tưởng tượng văn phòng của một công ty hiện đại không có tổng đài mini. Họ đã vững vàng bước vào đời sống kinh doanh và có một số lợi thế không thể phủ nhận.

Mục đích chính của các thiết bị như vậy là tiết kiệm các cuộc gọi điện thoại tiêu chuẩn, cũng như nhiều chức năng bổ sung khác. Bằng cách cài đặt PBX tại văn phòng hoặc nhà riêng, bạn có thể đơn giản hóa rất nhiều việc nhận cuộc gọi từ các đường dây trong thành phố và chuyển hướng chúng đến các thiết bị khác trong vùng phủ sóng của mạng.

Nó là gì và nó dùng để làm gì?

Tổng đài mini là một máy tính đặc biệt thu thập tất cả các đường dây điện thoại của doanh nghiệp. Với sự trợ giúp của nó, bạn tiết kiệm được rất nhiều tiền và thời gian vì nó cho phép nhiều số nội bộ liên lạc với nhau mà không chiếm tài nguyên bên ngoài.

Bất kỳ trạm văn phòng nào cũng phải đối phó với hai nhiệm vụ chính:


Quan trọng! Nội bộ là các hướng kết nối với các thiết bị cụ thể tại nơi làm việc. Ngoại thành – thành phố, kết nối với tổng đài.

Khả năng của trạm

Tổng đài mini là thiết bị đa chức năng thực hiện được nhiều tác vụ.

Khả năng chính của nó là:

  • thực hiện cuộc gọi;
  • chuyển hướng cuộc gọi;
  • trò chuyện với nhiều số cùng một lúc;
  • Khả năng lập trình theo yêu cầu của một ngôi nhà hoặc văn phòng cụ thể.

Quan trọng! Tất cả các cuộc hội thoại do nhân viên thực hiện trên mạng đều không sử dụng đường dây bên ngoài, điều này cho phép tải chúng xuống.

Video: Tổng đài Panasonic

Chức năng

  1. chuyển hướng cuộc gọi. Các chức năng chính và được sử dụng thường xuyên nhất của thiết bị. Nó cho phép bạn nhanh chóng chuyển hướng cuộc gọi. Để làm điều này, bạn chỉ cần quay số ngắn của công ty và gác máy. Cuộc gọi sẽ được tự động chuyển tiếp. Trong trường hợp này, thuê bao bên ngoài đang chờ phản hồi sẽ chỉ nghe thấy những bản nhạc dễ chịu. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian và loại bỏ sự cần thiết phải quay số lại.
  2. chuyển cuộc gọi.Đây là chức năng phổ biến thứ hai, thường được thư ký sử dụng nhất. Bản chất hành động của nó hoàn toàn giống như trong quá trình chuyển hướng, với điểm khác biệt duy nhất - trước khi kết nối người gọi với người anh ta cần, thư ký sẽ chuyển dữ liệu của anh ta và xin phép chuyển cuộc gọi. Trong trường hợp này, trong khi chờ đợi, thuê bao chỉ nghe thấy tiếng nhạc hoặc tiếng bíp.
  3. hội nghị. Kiểu giao tiếp này cho phép bạn kết nối nhiều người vào một cuộc trò chuyện cùng một lúc. Điều này rất quan trọng đối với các công ty lớn, nơi có thể cần tổ chức một cuộc họp khẩn cấp đòi hỏi sự có mặt của nhiều nhân viên. Một cuộc trò chuyện qua điện thoại có thể có nhiều người tham gia cùng một lúc và có thể sử dụng cả đường dây điện thoại nội bộ và bên ngoài.
  4. kết nối lại. Nếu số bạn cần liên hệ liên tục bận thì chức năng này sẽ giúp bạn tự động liên lạc với người ấy. Trong trường hợp này, không cần phải quay đi quay lại - chương trình sẽ tự quay số lại cho đến khi rảnh và thông báo về việc đó;
  5. “Sổ tay” của doanh nghiệp. Có thể nhập tất cả các số điện thoại cần thiết thường dùng trong công việc vào đó. Sau đó, bạn có thể quay số bằng một số ngắn chỉ có ba chữ số;
  6. chấp nhận cuộc gọi trong khi trò chuyện. Nếu đường dây hiện đang bận nhưng ai đó đang cố gọi cho bạn, một tín hiệu âm thanh đặc biệt sẽ cho biết điều này. Sau đó, bạn có thể chuyển sang cuộc gọi mới, trả lời nhanh hoặc yêu cầu thuê bao chờ;
  7. chuyển tiếp cuộc gọi. Chức năng này được thiết kế dành cho những nhân viên khó tìm thấy họ tại nơi làm việc do hoạt động của họ. Ví dụ, chuyển phát nhanh. Nếu đồng nghiệp vắng mặt nhưng có việc cần liên hệ khẩn cấp, bạn chỉ cần quay số công ty của anh ấy và nếu tính năng này được kích hoạt, thiết bị sẽ tự chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cố định hoặc di động khác;
  8. kết nối với kết nối. Nhân viên có quyền truy cập cao hơn có thể kết nối với cuộc trò chuyện của cấp dưới bất cứ lúc nào. Trong trường hợp này, tín hiệu cảnh báo sẽ được phát ra trong điện thoại. Chức năng này được thiết lập theo mức độ ưu tiên được chỉ định trong quá trình lập trình trạm;
  9. Chế độ "Đêm". Vào cuối ngày làm việc, các cuộc gọi đến có thể được chuyển tiếp, chẳng hạn như đến bộ phận bảo mật, điện thoại di động của người chịu trách nhiệm, máy fax hoặc máy trả lời tự động;
  10. PBX kỹ thuật số cũng có thể được kết nối với hệ thống liên lạc nội bộ, cho phép bạn điều khiển nó trực tiếp từ thiết bị.

Ngoài những tính năng trên còn rất nhiều tính năng khác không kém phần hữu ích bao gồm:


Các trạm như vậy có khả năng tùy biến hệ thống rất rộng. Sau khi cài đặt, chuyên gia, có tính đến mong muốn cụ thể của chủ sở hữu, có thể kích hoạt một số chức năng nhất định, thiết lập hệ thống phân cấp người dùng và hơn thế nữa.

Thuận lợi

Tại sao mạng lưới như vậy lại tốt hơn so với liên lạc qua điện thoại thông thường? Như đã lưu ý, nó tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc.

Tổng đài mini là:

  • khả năng liên hệ nhanh chóng với thuê bao mong muốn mà không cần rời khỏi nơi làm việc của bạn;
  • sử dụng thuận tiện và hợp lý các nguồn thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài;
  • tiết kiệm đáng kể các cuộc gọi thuê bao nội bộ;
  • tạo cuộc gọi ưu tiên trong mạng;
  • chuyển tiếp cuộc gọi;
  • duy trì số liệu thống kê cuộc gọi và lịch sử của chúng;
  • hoàn vốn lớn hơn của thiết bị.

Nguyên lý hoạt động

Chúng ta hãy xem cách một tổng đài mini hoạt động. Để bắt đầu sử dụng nó, chỉ cần có phần mềm đặc biệt trên máy tính của bạn cũng như bất kỳ tai nghe phù hợp nào để đàm thoại là đủ. Giao diện của các chương trình như vậy rất dễ sử dụng và sẽ không gây ra vấn đề gì ngay cả đối với người sở hữu máy tính cá nhân ở cấp độ người dùng bình thường.

Ảnh: sơ đồ tổng đài điện thoại mini tự động phân chia theo thời gian

Cách thức hoạt động rất đơn giản: theo cài đặt được thiết lập trong chương trình, nó nhận các cuộc gọi trong thành phố và nội bộ và phân phối chúng giữa các thuê bao.

Thông thường, người gọi ban đầu sẽ gặp thư ký, người này sau đó sẽ chuyển hướng cuộc gọi đến bộ phận mong muốn hoặc quan chức cụ thể. Khi thực hiện cuộc gọi trong mạng, sau khi bấm số, chương trình sẽ kết nối trực tiếp với thuê bao còn lại.

Quan trọng! Nếu có nhu cầu kết nối fax với mạng thì điều đáng cân nhắc là nó được kết nối với bất kỳ đường dây liên lạc nội bộ nào. Điều này cho phép bạn sử dụng nó ở chế độ thủ công, cũng như chuyển sang chế độ tự động.

Trạm cho gia đình và văn phòng

Các trạm cho gia đình đã trở nên đặc biệt phổ biến. Công việc của họ tuân theo các nguyên tắc giống như các đối tác văn phòng của họ. Tất nhiên, nhiều người sẽ quan tâm đến giá của một tổng đài mini.

  • Nó phần lớn phụ thuộc vào các yếu tố sau:
  • loại trạm (analog, kỹ thuật số, hybrid);
  • công ty sản xuất;
  • số lượng đường bên ngoài (thường từ 3 đến 96);

số lượng nội bộ (từ 8 đến 96).

Nếu tính đến những yếu tố này, mức giá trung bình của một trạm như vậy dao động từ 14 đến 200 nghìn rúp. Khi chọn một tổng đài mini cho văn phòng, giá cả và loại trạm cần được nghiên cứu đặc biệt cẩn thận, vì mỗi trạm đều nhằm mục đích phục vụ các doanh nghiệp có quy mô khác nhau và có thể khác nhau về một số chức năng bổ sung. Đoạn tiếp theo của bài viết sẽ giúp bạn hiểu điều này.

Có những loại tổng đài mini nào?

  • Tổng đài mini được phân loại theo 2 tiêu chí chính:
  • kiểu kết nối;

Theo loại kết nối, chúng được chia thành:

  • tương tự;
  • điện tử;
  • lai.

Hình ảnh: Tổng đài văn phòng đa chức năng analog

Analog có chức năng và độ tin cậy cao. Chúng được phân biệt bởi giá thấp và tốc độ cài đặt cao. Một tổng đài mini như vậy có khả năng phục vụ không quá 8 đường dây bên ngoài và 24 đường dây bên trong. Thông thường loại này được sử dụng trong các ngôi nhà, ngôi nhà nhỏ và cửa hàng.

Một tổng đài kỹ thuật số chuyển đổi tín hiệu đến thành mã kỹ thuật số, sau đó được truyền đến thuê bao và được thiết bị của anh ta giải mã.

Kiểu truyền tín hiệu này cho phép bạn giảm tiếng ồn không liên quan và tăng chất lượng liên lạc. Nó được phân biệt bởi tính hiện đại và theo đó, giá cao hơn. Trạm không dây này sẽ hoàn toàn phù hợp với bất kỳ văn phòng nào.

Ảnh: Tổng đài Panasonic KX-TA - trạm hybrid

Một loại riêng biệt là lai. Trong đó, tín hiệu analog không thể chuyển đổi được. Đồng thời, nó được điều khiển bởi phần mềm tương tự như phần mềm kỹ thuật số, cho phép bạn kết nối điện thoại analog với nó.


Nhìn chung, mỗi loại PBX đều phục vụ một mục đích - liên lạc nhanh chóng và có lợi, nhưng khi lựa chọn, bạn nên chú ý những điểm sau:
  • quy mô của doanh nghiệp nơi thiết bị sẽ được lắp đặt;
  • số lượng đường dây liên lạc bên ngoài và nội bộ cần thiết để có thể phục vụ tất cả nhân viên;
  • các chức năng bổ sung được cung cấp bởi một mô hình cụ thể.

Điều này sẽ cho phép bạn chọn thiết bị phù hợp nhất với cuộc sống ở nhà hoặc văn phòng của bạn.

Mini-ATS là gì và nó được dùng để làm gì?

Nếu bạn đã đến trang này, điều đó có nghĩa là bạn chưa nghe nói về Mini-PBX và muốn hiểu nó là gì, tại sao thứ này lại cần thiết và nó có tác dụng gì. Vâng, chúng ta hãy cố gắng tìm ra nó.

Một tổng đài mini, đúng như tên gọi, là một tổng đài điện thoại nhỏ. Nó thường được lắp đặt trong văn phòng, mặc dù nó có thể được lắp đặt ở bất cứ đâu - trong căn hộ, trong nhà máy, trong nhà kho, tùy theo nhu cầu. Vì vậy, đôi khi loại thiết bị này còn được gọi là tổng đài văn phòng.

Hãy tưởng tượng một tình huống - bạn đã bắt đầu công việc kinh doanh của riêng mình, bạn có một số văn phòng trong văn phòng, vài chục nhân viên. Điều hoàn toàn rõ ràng là bạn cần nhân viên của mình luôn sẵn sàng phục vụ bạn qua điện thoại và bản thân các nhân viên cũng có liên lạc kinh doanh với nhau. Giải quyết vấn đề này thông qua liên lạc di động có vẻ hơi tốn kém, đặc biệt nếu nhân viên ở văn phòng. Điều hợp lý là cung cấp số điện thoại cho những người mà bạn cho là cần thiết, tạo số nội bộ và gọi cho họ. Chuyện sẽ xảy ra như thế này - bạn nhấc điện thoại, quay số 156 và nói - "Vasya! Khẩn cấp đến văn phòng của tôi để họp!" Bản chất của tổng đài điện thoại mini chính xác là thế này - các cuộc gọi nội bộ. Số lượng đường thành phố của Mini-PBX KHÔNG tăng. Tức là nếu văn phòng có 10 người mà chỉ có một đường dây cố định thì việc lắp đặt tổng đài không làm tăng số lượng số cố định và không làm cho số cố định có nhiều kênh.

Tôi nghĩ bạn đã hiểu tại sao cần có một tổng đài mini. Nhưng câu hỏi hợp lý là - cái gì và đây có phải là tất cả những gì một chiếc atska mini có thể làm được không? Thành thật mà nói, ATS không có nhiều cơ hội, nhưng như trong trò đùa về đường ray, có rất nhiều cơ hội. Chỉ có một nhiệm vụ - hiểu cấu trúc giao tiếp nào trong công ty hoặc tổ chức của bạn sẽ phù hợp nhất với bạn trong trường hợp cụ thể của bạn. Hãy để tôi giải thích bằng một ví dụ. Có một công ty. Công ty có người quản lý. Giám đốc có thư ký. Có bộ phận quản lý. Có một nhà kho. Không ai làm việc vào ban đêm. Trong tình huống khá chuẩn mực như vậy, điều gì sẽ hợp lý hơn khi đề xuất về mặt tổ chức giao tiếp? Nếu họ gọi cho người quản lý, cuộc gọi sẽ chuyển đến thư ký, người quyết định có chuyển sang làm việc với sếp hay không. Nếu họ gọi cho bộ phận quản lý thì điện thoại của người quản lý nào đó đang đổ chuông. Điều gì sẽ xảy ra nếu người quản lý này đi đến nhà kho? Sau đó, nếu điện thoại của anh ấy không trả lời trong vòng 30 giây, cuộc gọi sẽ chuyển sang điện thoại tiếp theo cho người quản lý khác, v.v. Hoặc nếu người quản lý cần đi đâu đó và các cuộc gọi đến văn phòng của anh ta rất quan trọng và cần được “bắt”? Anh cài đặt chuyển tiếp cuộc gọi tới điện thoại di động của mình và bình tĩnh đi công tác khắp nơi. Bây giờ về nhà kho - người quản lý có thể sẽ không muốn những nhân viên chăm chỉ của mình gọi về nhà ở Moldova với chi phí của công ty. Và điện thoại trong kho phải chịu những hạn chế đối với các cuộc gọi đường dài và quốc tế.
Khi tất cả nhân viên về nhà, việc lắp đặt bộ phát đáp tự động là một ý tưởng hay. Nếu mọi người về nhà lúc 7 giờ thì bạn cần bật chế độ ngày đêm trên tổng đài mini để máy trả lời tự động bật lúc 7 giờ tối và tắt lúc 9 giờ sáng.
Các khả năng được mô tả ở trên là 5% khả năng của Mini-PBX. Điều chính là hiểu những gì bạn cần, đặt câu hỏi, như bạn biết, đó là một nửa câu trả lời.

Tôi hy vọng tôi có thể hình thành sự hiểu biết cơ bản về Mini-PBX. Đọc phần thông tin còn lại trong phần bài viết trên trang web của chúng tôi. Nếu bạn muốn đặt mua Tổng đài mini từ công ty chúng tôi, hãy gọi điện, tham khảo ý kiến ​​các chuyên gia của chúng tôi và chúng ta sẽ cùng nhau tìm ra giải pháp tối ưu cho bạn.


Một hoặc nhiều điện thoại nội bộ đổ chuông ngẫu nhiên, mặc dù không có cuộc gọi đến nào trên đường dây thành phố và không nhân viên nào gọi cho tôi. Xuất hiện thường xuyên.

Có thể có rất nhiều lý do.

1. Gần đây bạn đang nói chuyện với ai đó trên điện thoại cố định và sau khi kết thúc cuộc trò chuyện, bạn dùng ngón tay ấn vào cần gạt điện thoại rồi cúp máy. Một thói quen xấu tôi phải nói!!! Do đó, bạn tạm dừng đường dây trong thành phố - và người đối thoại của bạn có thể đã cúp điện thoại từ lâu và quên mất cuộc trò chuyện của bạn - và tổng đài của bạn vẫn nghĩ rằng bạn đang nói chuyện! Và đường dây lúc nào cũng bận! Nếu bạn có thói quen nhấn cần gạt điện thoại bằng ngón tay (hoặc ngón chân :-)) khi kết thúc cuộc gọi thì hãy thực hiện từ từ - sau khi nhấn cần, hãy đợi ít nhất 3 giây rồi thả ra và cúp máy! Vì lý do tương tự, hàng loạt rắc rối khác có thể nảy sinh - xem bên trên hoặc bên dưới. Tốt nhất là nên để điện thoại ở chế độ chờ. Nhưng phải từ từ và cẩn thận.

2. Nhấc máy lên. Quay số 790 (đối với Panasonic).

Một hoặc nhiều đường dây điện thoại cố định liên tục bận, mặc dù hiện tại không có ai trong văn phòng đang nói chuyện trên điện thoại cố định.

Gần đây bạn đang nói chuyện với ai đó trên điện thoại cố định và sau khi kết thúc cuộc trò chuyện, bạn dùng ngón tay ấn vào cần gạt điện thoại rồi cúp máy. Một thói quen xấu tôi phải nói!!! Do đó, bạn tạm dừng đường dây trong thành phố - và người đối thoại của bạn có thể đã cúp điện thoại từ lâu và quên mất cuộc trò chuyện của bạn - và tổng đài của bạn vẫn nghĩ rằng bạn đang nói chuyện! Và đường dây lúc nào cũng bận! Nếu bạn có thói quen nhấn cần gạt điện thoại bằng ngón tay (hoặc ngón chân :-)) khi kết thúc cuộc gọi thì hãy thực hiện từ từ - sau khi nhấn cần, hãy đợi ít nhất 3 giây rồi thả ra và cúp máy! Vì lý do tương tự, hàng loạt rắc rối khác có thể nảy sinh - xem bên trên hoặc bên dưới. Tốt nhất là nên để điện thoại ở chế độ chờ. Nhưng phải từ từ và cẩn thận.

Tôi gọi cho người hàng xóm ở cơ quan, nhưng không phải điện thoại của anh ta đổ chuông mà là một chiếc hoàn toàn khác. Hoặc không có cuộc gọi nào cả, mặc dù tôi nghe thấy tiếng bíp dài.

Xem mô tả tính năng điện thoại một đường dây và mô tả tính năng điện thoại độc quyền cho trạm của bạn. Phần Chuyển tiếp cuộc gọi. Và phần Chức năng “Theo dõi tôi”.


ISDN là gì


Những tính năng được lựa chọn khi mua tổng đài mini

Tổng đài mini trước hết đề cập đến thiết bị “dành cho doanh nghiệp”. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng PBX mini trong cuộc sống riêng tư, trong căn hộ, nhà nhỏ, v.v., nhưng đây chỉ là những lựa chọn thay thế sẽ không được thảo luận trong văn bản này.

Để bắt đầu, cần lưu ý rằng không nên so sánh việc mua một tổng đài mini với việc mua các thiết bị gia dụng, bởi vì Trong hầu hết các trường hợp, việc cài đặt và định cấu hình một PBX mini đòi hỏi những kỹ năng đặc biệt và trong một số trường hợp là cả kiến ​​thức chuyên môn. Nó cũng giống như việc mua một chiếc ô tô nhập khẩu thuộc thế hệ mới nhất và cố gắng tự mình bảo dưỡng nó “bằng mắt”. Do đó, trước khi mua một tổng đài mini, trước tiên bạn cần biết chính xác ai và quan trọng nhất là “với số tiền bao nhiêu” sẽ bảo trì thiết bị đã mua. Nếu công ty của bạn có một chuyên gia về đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn phù hợp thì tuyệt vời, dựa trên ý kiến ​​của anh ấy, hãy cùng nhau lựa chọn một mẫu tổng đài mini cụ thể. Nếu bạn không có chuyên gia riêng, thì việc chọn một mô hình cụ thể có thể đòi hỏi bạn phải nỗ lực nhiều hơn đáng kể. Dựa trên nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ đưa ra một số khuyến nghị đơn giản có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và quan trọng nhất là tiền bạc và thần kinh.

Nếu công ty của bạn có chuyên gia riêng.

Giá cả, người bán, điều kiện:

Thị trường PBX mini đã phát triển theo cách mà giao dịch PBX mini được thực hiện bởi, có thể nói, “hai” loại công ty thương mại. Loại đầu tiên là những người báo hiệu chuyên nghiệp, tức là. các công ty có hoạt động chính là thiết bị truyền thông. Và loại công ty thứ hai là những công ty mà việc bán tổng đài điện thoại tự động mini chỉ là một loại sản phẩm liên quan. Thông thường đây là các cửa hàng máy tính và công ty bán đồ gia dụng. Do bạn sẽ tự cài đặt và cấu hình thiết bị, nên chuyển ngay sang các chỉ báo giá là điều hợp lý. Vì vậy, bạn nên tìm kiếm ai và bằng cách nào:

Sau khi quyết định chọn một mẫu, chúng tôi tìm kiếm một mẫu từ các đại lý chính thức (nhà bán buôn) của nhà sản xuất, nhưng không mua hàng ngay, chúng tôi chỉ cần ấn định giá. Vậy thì bạn nên tiếp thị giá ở các cửa hàng máy tính, bởi vì... trong một số trường hợp, giá của họ có thể thấp hơn 10-15% và cuối cùng chúng tôi xem xét giá từ các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp (mặc dù sẽ là thông minh nếu bắt đầu với họ, nhưng vì chúng tôi đang tiết kiệm...). Sau khi nhận được kết quả, trong mọi trường hợp bạn không nên mua vì lý do “rẻ hơn người khác”. Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, có một số điểm quan trọng cần làm rõ, đó là:

1. Người bán đưa ra loại bảo đảm nào (trong 90% trường hợp, các công ty thương mại đưa ra bảo lãnh của bên thứ ba), bộ phận dịch vụ đặt ở đâu và điều không quan trọng là liệu bộ phận đó có cung cấp dịch vụ sửa chữa/bảo trì cho tổng đài mini tại trang web cài đặt. Và dịch vụ cho thuê tổng đài mini trong quá trình sửa chữa có thể không thừa. Để làm gì? Nó rất đơn giản. Hãy tưởng tượng khả năng vì lý do nào đó mà tổng đài mini của bạn không hoạt động - công việc trong văn phòng của bạn sẽ bị tê liệt. Chi phí một ngày làm việc của công ty bạn có thấp hơn chi phí của một tổng đài mini không? Trong mọi trường hợp, khi mua một tổng đài mini “không cần cài đặt”, hãy tính đến thực tế là nếu có trục trặc gì, bạn sẽ phải tháo nó ra và mang đến trung tâm bảo hành, hoặc phải trả giá cắt cổ cho chuyên gia sửa chữa phần cứng đến. ghé thăm trang web. Không nên nhầm lẫn điều này với chi phí cho một chuyến viếng thăm trị giá 20 đô la để lập trình một PBX mini; dịch vụ của một nhà điều hành cho một PBX mini đắt hơn rất nhiều.

2. Có bao nhiêu bộ phận dịch vụ cho một mẫu PBX mini cụ thể hoạt động ở Moscow.

Nếu mô hình bạn chọn được hỗ trợ bởi ít hơn 5 bộ phận dịch vụ, điều này trước hết cho thấy mô hình đó không phổ biến và có thể sau một thời gian sẽ không còn bộ phận dịch vụ nào như vậy nữa. Đây không chỉ là vấn đề sửa chữa mà còn có khả năng mua các bộ phận mở rộng (hoặc phụ kiện bổ sung) trong tương lai.

3. Model bạn đã chọn có bị ngừng sản xuất trong trường hợp bạn không mua đầy đủ một tổng đài mini hay không, tức là. với triển vọng mở rộng.

Nếu công ty của bạn không có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có khả năng lắp đặt và bảo trì thêm tổng đài mini.

Trong trường hợp này, có hai lựa chọn phổ biến nhất. Tùy chọn đầu tiên là thiết bị được mua từ một tổ chức và việc lắp đặt được đặt hàng riêng, từ bộ phận dịch vụ, hoặc đại khái là từ Bác Vasya. Tùy chọn thứ hai - Thiết bị được mua cùng với dịch vụ cài đặt và cấu hình.

Hãy xem xét ưu và nhược điểm của từng lựa chọn.

Tùy chọn 1.

Thông thường, việc sử dụng tùy chọn này là do theo đuổi "sự rẻ tiền". Những thứ kia. thiết bị được mua trên cơ sở “rẻ hơn người khác”, việc lắp đặt được chú Vasya đặt hàng vì nó không có chi phí chung và giá rẻ hơn bia. Có thể nói, lựa chọn này là rủi ro. Rất có thể bạn sẽ tìm kiếm Chú Vasya trong một thời gian dài nếu sau này có chuyện gì xảy ra với PBX của bạn và chú Vasya có thể đảm bảo điều gì. Có một điểm cộng ở đây - đó là giá rẻ, thậm chí đó chỉ là thời điểm bắt đầu hoạt động. Nhưng bạn sẽ phải đối mặt với những bất lợi sau đó một chút. Các đảm bảo cho việc trao đổi điện thoại tự động và cho việc lắp đặt là khác nhau, và do đó việc họ bắt đầu gửi bạn từ bên này sang bên kia không phải là điều không thể loại trừ, nhưng rất có thể nó sẽ xảy ra. Do đó, khi sử dụng phương pháp này, hãy lấy ít nhất một danh sách các bộ phận dịch vụ mà bạn có thể liên hệ trong trường hợp có sự cố hoặc nếu cần, hãy cấu hình lại thứ gì đó.

Tùy chọn 2.

Chúng tôi mua thiết bị có lắp đặt. Những điều cần chú ý:

1. Bảo đảm.

Nếu những người cài đặt cung cấp cho bạn sự đảm bảo về thiết bị từ nhà sản xuất và của chính họ để cài đặt, thì tùy chọn này, với một số trường hợp ngoại lệ hiếm hoi, hoàn toàn không khác gì Tùy chọn 1 với Bác Vasya.

Sẽ có một vấn đề khác nếu người lắp đặt là một trong những trung tâm dịch vụ cho thiết bị bạn mua hoặc cùng với chế độ bảo hành của nhà sản xuất, họ cũng đưa ra chế độ bảo hành cho bộ phận dịch vụ của riêng họ. Những lợi thế như sau:

* Nếu thiết bị bị hỏng, bạn sẽ không cần phải tháo ra và vận chuyển đến bộ phận bảo hành. Bạn đã mua “thiết bị có cài đặt”, tức là. dịch vụ và hàng hóa là một phần của cùng một hợp đồng và việc sửa chữa (thay thế) sẽ được thực hiện trực tiếp tại địa điểm lắp đặt.

* Khả năng của nhóm dịch vụ chuyên nghiệp không thể so sánh với khả năng của những người cài đặt không có hỗ trợ phần cứng.

* Trong một số trường hợp, bộ phận dịch vụ chuyên nghiệp có một dịch vụ rất hữu ích: “cung cấp thiết bị cho thuê trong khi thiết bị của bạn đang được sửa chữa”. Và quan trọng nhất, nếu chúng ta đang nói về việc sửa chữa có bảo hành, thì họ sẽ không lấy tiền thuê của bạn.

* Và điều cuối cùng, có lẽ không quá quan trọng. Nếu “người cài đặt” có bộ phận dịch vụ riêng thì rất có thể đây không phải là văn phòng “sharashkin”.

2. Bây giờ về những nhược điểm, có một nhược điểm, nhưng đối với một số người, nó có thể mang tính quyết định:

* Chi phí thiết bị và dịch vụ sẽ còn xa mới thấp nhất trên thị trường. Trong hầu hết các trường hợp, mức giá của các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp có thể được mô tả là “thị trường trung bình” và không rõ lý do tại sao.


Thư thoại là một trong những ứng dụng điện thoại máy tính cổ điển. Mục đích chính của việc tạo ra một hệ thống như vậy là cho phép thuê bao gọi để lại tin nhắn thoại cho một thuê bao cụ thể trong trường hợp thuê bao đó vắng mặt hoặc đường dây nhánh của thuê bao đó bận. Trên thực tế, nó đại diện cho một số lượng lớn máy trả lời cá nhân. Tuy nhiên, không giống như một máy trả lời cá nhân đơn giản, thư thoại có một số ưu điểm. Cụ thể, nó cho phép bạn xử lý tin nhắn nhận được giống như đối với tài liệu giấy: sao chép, lưu, chuyển tiếp cho những người đăng ký khác, nếu cần, bổ sung thêm nhận xét của bạn.

Điều đầu tiên mà một người gọi đến văn phòng của bạn gặp phải là thư thoại. Nhiệm vụ của hệ thống thư thoại hiện đại không chỉ là thực hiện các hành động tiêu chuẩn với tin nhắn mà còn xử lý cuộc gọi điện thoại đến theo một kịch bản nhất định dành riêng cho từng tổ chức. Các công việc như chào “lối vào”, tự động thông báo, quay số đến số thuê bao nội bộ cụ thể để đáp lại lời mời từ nhân viên phục vụ tự động, thông báo cho khách hàng về sản phẩm và giá mới, đặt bảng giá qua fax, giám sát việc thực hiện một đơn đặt hàng, v.v., đã trở thành điển hình cho thế hệ hệ thống thư thoại mới. Ngoài ra, người gọi biết chắc chắn bạn sẽ nhận được tin nhắn; hệ thống không thể quên thông báo cho bạn.

Lợi ích của việc sử dụng Thư thoại rất đơn giản và rõ ràng:

* nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ khách hàng,
* giảm số lần liên lạc qua điện thoại bị nhỡ giữa nhân viên và khách hàng,
* cung cấp quyền truy cập 24/7 vào thông tin về công ty cũng như các sản phẩm và dịch vụ của công ty,
* Cải thiện sự tương tác giữa các nhân viên.


Tổng đài IP là gì?

Khu vực ứng dụng của IP-PBX

Sự xuất hiện của IP-PBX gắn liền với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ máy tính và sự xuất hiện của mạng dữ liệu doanh nghiệp và do đó, nhu cầu về thiết bị cho phép sử dụng cùng các kênh liên lạc để truyền lưu lượng thoại, dữ liệu, tin nhắn fax và thông tin video.

Trong các tổng đài IP hiện đại, nhiệm vụ này được giải quyết bằng các cổng IP tích hợp, chuyển đổi giọng nói thành các gói IP tiêu chuẩn và gửi chúng qua kênh liên lạc, nơi chúng được truyền cùng với các gói dữ liệu. Ngoài ra, trái với suy nghĩ của nhiều người, tổng đài IP không khác gì tổng đài truyền thống và không cung cấp cho người dùng bất kỳ lợi ích bổ sung hoặc chức năng bổ sung nào. Không có chức năng hoặc dịch vụ PBX nào chỉ có thể có được bằng điện thoại IP.

Nếu PBX được lắp đặt trong một văn phòng thì tốt hơn nên sử dụng nó như một hệ thống truyền thống thông thường và không cài đặt các cổng VoIP vào đó. Có quan điểm cho rằng có thể giảm đáng kể chi phí lắp đặt tổng đài trong văn phòng bằng cách lắp đặt điện thoại IP tại các máy trạm được kết nối với mạng máy tính hiện có thay vì nối dây điện thoại bằng cáp.

Tuy nhiên, theo quy định, yêu cầu về chất lượng và dung lượng mạng để truyền giọng nói cao hơn nhiều so với truyền dữ liệu nên việc phối hợp hoạt động của thiết bị máy tính và điện thoại sẽ tạo ra một tải bổ sung lớn cho mạng máy tính, không thể thực hiện được. cung cấp chất lượng dịch vụ cần thiết cho thông tin liên lạc qua điện thoại.

Ngoài ra, việc bảo trì và xử lý sự cố trong các hệ thống như vậy sẽ khó khăn vì Sẽ cần phải kiểm tra hiệu suất của không chỉ PBX mà còn cả mạng máy tính, điều này đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn bổ sung. Và vì thông thường mạng máy tính của doanh nghiệp được duy trì bởi một người và việc trao đổi điện thoại bởi một người khác nên có thể sẽ không dễ dàng tìm ra nguyên nhân thực sự của sự cố.

Chúng ta cũng hãy thêm vào đây chi phí tương đối cao của cổng VoIP và điện thoại IP, và rõ ràng là việc duy trì trong khuôn khổ các phương pháp tiếp cận truyền thống sẽ dễ dàng hơn. Do đó, các tổng đài IP chỉ phát huy được ưu điểm nếu chúng hoạt động trong mạng gồm nhiều văn phòng được kết nối bằng các kênh điện thoại IP và cần kết hợp các tổng đài này thành một hệ thống điện thoại duy nhất và chuyển lưu lượng đàm thoại từ văn phòng này sang văn phòng khác.

Để minh họa, chúng ta có thể đưa ra một ví dụ nổi tiếng về mạng lưới các cửa hàng thông tin di động: một tổng đài IP lớn ở văn phòng chính và những chiếc điều khiển từ xa nhỏ hoặc điện thoại IP ở các chi nhánh.

Các mẫu tổng đài IP

Khả năng hoạt động trong mạng IP của các tổng đài mini của Panasonic được triển khai trong dòng KX-TDA mới, xuất hiện vào đầu năm 2003. Hai mẫu cũ hơn ở thời điểm hiện tại là KX-TDA100 và KX-TDA200, được sản xuất bằng cùng một công nghệ và được phân biệt bởi công suất cao nhất có thể. Mỗi chiếc có thể chứa một thẻ cổng IP 16 kênh (KX-TDA0490) và một thẻ KX-TDA0470 hỗ trợ 16 điện thoại IP Panasonic.

Đại diện trẻ nhất của dòng sản phẩm này, tổng đài KX-TDA30, là một giải pháp tốt để tổ chức các địa điểm từ xa tại các văn phòng chi nhánh của các công ty lớn nằm trong mạng điện thoại chung của doanh nghiệp sử dụng bo mạch KX-TDA3480 bốn kênh. Tất cả các mẫu thuộc dòng KX-TDA đều có chức năng Trung tâm cuộc gọi tích hợp và được tích hợp với hệ thống thư thoại và hệ thống vi mô, cho phép bạn tạo hệ thống phân phối cuộc gọi và xử lý tin nhắn cho mạng chi nhánh của các công ty lớn.

Đến cuối năm 2005, một tổng đài IP công suất cao mới, KX-TDA600, sẽ có sẵn, có thể được sử dụng làm tổng đài trung tâm trong mạng điện thoại doanh nghiệp lớn.

Tổng đài kỹ thuật số LG LDK-100 và LDK-300 xuất hiện trên thị trường Nga sớm hơn các sản phẩm của Panasonic và là một trong những tổng đài văn phòng đầu tiên hỗ trợ giao thức VoIP. Để thực hiện chức năng này, các tổng đài này còn có khả năng lắp đặt một cổng IP với dung lượng lên tới 8 kênh.

Khả năng mở rộng công suất linh hoạt (lên tới 600 cổng trong phiên bản mở rộng của LDK-300, được gọi là LDK-600), điều khiển và sạc qua mạng máy tính và giá thành thấp khiến tổng đài thuộc dòng này trở thành giải pháp hiệu quả để tổ chức liên lạc trên mạng quy mô doanh nghiệp lớn.

Trong dòng ipLDK mới, về cơ bản là phiên bản mới của phần mềm dòng LDK, số lượng kênh IP tối đa có thể đã được tăng lên đáng kể, cho phép tổ chức các mạng phân tán lớn của một tổ chức lớn

Samsung gần đây đã phát hành một dòng trạm kỹ thuật số mới, dòng OfficeServ, là sự phát triển của hệ thống iDCS 500, là một hệ thống mô-đun bao gồm một đơn vị cơ sở, hai đơn vị bổ sung, thẻ giao diện và dịch vụ và điện thoại hệ thống. Model này giữ lại tất cả các chức năng của iDCS 500 và hỗ trợ thêm khả năng truyền giọng nói qua mạng IP bằng giao thức QSIG.

Có thể dễ dàng nhận thấy tất cả các nhà sản xuất hàng đầu đều đang hướng tới việc kết hợp tổng đài kỹ thuật số với công nghệ VoIP, mở rộng công suất tối đa có thể của hệ thống của họ cho cả giải pháp truyền thống và ứng dụng IP. Điều này là do nhu cầu ngày càng tăng đối với các PBX thuộc loại này và mong muốn cung cấp cho người dùng ngày càng nhiều chức năng mới và dịch vụ mở rộng.

Cần lưu ý rằng giá thành của một cổng có dây thông thường trong các tổng đài mới ngang bằng với các mẫu trước đó và việc tăng giá chỉ do thẻ điện thoại IP đắt tiền, điều này giúp có thể sử dụng các mẫu tổng đài IP hiện đại để lắp đặt điện thoại ở các khu vực lân cận. văn phòng của nhiều công ty khác nhau.

Ưu điểm và nhược điểm của tổng đài IP

Ưu điểm chính của việc cài đặt tổng đài IP là giảm chi phí liên lạc của nhân viên giữa các văn phòng. Theo quy định, các công ty muốn tạo mạng điện thoại liên văn phòng đã có sẵn các kênh liên lạc giữa các mạng máy tính cục bộ trong văn phòng của họ và việc sử dụng chúng để liên lạc qua điện thoại chắc chắn sẽ mang lại những khoản tiết kiệm lớn.

Mạng PBX được thiết kế và lập trình phù hợp cho phép bạn chuyển một số tiêu chuẩn do nhân viên ở một trong các văn phòng quay số thành yêu cầu kết nối với PBX ở văn phòng khác thông qua kênh IP thay vì sử dụng liên lạc đường dài. Việc sử dụng giao thức kết nối trao đổi QSIG cho phép bạn kết hợp các PBX từ các nhà sản xuất khác nhau vào một mạng chung với một trường quay số duy nhất và các tài nguyên được chia sẻ, tạo ra một hệ thống linh hoạt để phân phối cuộc gọi trên tất cả các chi nhánh của công ty và tiết kiệm tiền.

Tuy nhiên, việc sử dụng cùng một mạng để truyền dữ liệu và thoại cũng tạo ra một số vấn đề. Khi lưu lượng thoại được chuyển sang mạng dữ liệu, nó sẽ có cùng nguy cơ xảy ra nhiều loại hack và tấn công khác nhau như mạng máy tính. Rõ ràng là việc xâm nhập trái phép vào mạng điện thoại sẽ có nguy cơ rò rỉ thông tin quan trọng hoặc làm tăng chi phí trả cho các cuộc gọi điện thoại.

Ngoài ra, cần lưu ý rằng nếu mạng dữ liệu không hoạt động vì bất kỳ lý do nào khác (ví dụ: bị virus tấn công), thì việc liên lạc qua điện thoại sẽ trở nên không thể thực hiện được. Do đó, khi cài đặt IP-PBX, các nhiệm vụ bảo mật thông tin phát sinh hoàn toàn mới đối với điện thoại truyền thống - xây dựng hệ thống của riêng bạn hoặc tích hợp PBX vào hệ thống bảo mật tổng thể của mạng máy tính doanh nghiệp. Cả hai đều yêu cầu những kỹ năng và kiến ​​thức đặc biệt từ nhân viên phục vụ PBX, cũng như sự tương tác với quản trị viên mạng máy tính.

Chưa hết, tương lai của mạng điện thoại doanh nghiệp chắc chắn nằm ở hệ thống IP. Các chuyên gia cho rằng, tỷ lệ lưu lượng thoại truyền qua mạng IP sẽ tăng lên khi người dùng chuyển từ hệ thống tổng đài truyền thống hiện được lắp đặt ở hầu hết các văn phòng của các công ty lớn sang các sản phẩm mới sử dụng công nghệ kỹ thuật số mới. Và quá trình này đã được tiến hành, phần lớn nhờ vào hệ thống IP-PBX mới của các nhà sản xuất hàng đầu thế giới, được mô tả trong bài viết này.


Chức năng và khả năng của Mini PBX

Trong thế giới hiện đại, viễn thông là nền tảng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Vì vậy, không thể tưởng tượng được một văn phòng hiện đại không có hệ thống thông tin liên lạc chất lượng cao và đáng tin cậy. Tổng đài mini là một thành phần quan trọng của các hoạt động liên lạc như vậy; chúng cho phép bạn tổ chức tốt hơn công việc của nhân viên công ty và tận dụng tối ưu các đường dây điện thoại hiện có. Ngoài ra, các tổng đài mini còn cung cấp nhiều loại dịch vụ bổ sung.

Chức năng chính của tổng đài mini văn phòng:

* Mini-PBX nhận và phân phối các cuộc gọi đến

* Tổ chức linh hoạt các thông tin liên lạc đi

* Chuyển cuộc gọi đến sang bất kỳ thuê bao đài nào hoặc sang số bên ngoài

* Tự động chuyển tiếp cuộc gọi đến bất kỳ thuê bao trạm hoặc số bên ngoài nào

* Giữ đường dây để được tư vấn hoặc chấp nhận cuộc gọi đến mới

* Tin nhắn về cuộc gọi mới nhận được trong cuộc trò chuyện

* Gọi hội nghị (cuộc trò chuyện đồng thời của nhiều thuê bao)

* Hạn chế các cuộc gọi đường dài trái phép hoặc truy cập vào các dịch vụ phải trả phí

* Tổng đài mini có chế độ hoạt động ngày/đêm

Chức năng bổ sung của Mini-PBX văn phòng:

* Truy cập trực tiếp bên ngoài tới các thuê bao của đài (DISA) bằng cách quay số bằng âm thanh của số nội bộ của đài

* Mini-PBX lưu giữ hồ sơ các cuộc gọi đến và đi

* Tổ chức các nhóm tổng đài điện thoại để xử lý tối ưu các cuộc gọi đến tránh mất cuộc gọi (ACD/UCD)

* Mini-PBX cung cấp khả năng kết nối thêm các thiết bị:

* Intercom và dụng cụ mở cửa (khóa điện)

* Nguồn nhạc nền bên ngoài và nhạc chờ

* Mạng loa có bộ khuếch đại tạo thành hệ thống truyền thanh công cộng

* Hệ thống thư thoại. Nếu nhân viên vắng mặt hoặc bận, người gọi có thể để lại tin nhắn trong hộp thư thoại cá nhân. Ngoài ra, một tổng đài mini có thể thực hiện các chức năng của một người trả lời tự động và một người cung cấp thông tin tự động.

* Tích hợp với mạng vi mô chuẩn DECT. Để đảm bảo hiệu quả làm việc của những nhân viên không ngồi một chỗ do nhiệm vụ của mình, việc trang bị một chiếc điện thoại di động có thể hoạt động ở bất kỳ đâu trong doanh nghiệp là rất hữu ích.

Đây chỉ là bộ chức năng cơ bản của các tổng đài mini hiện đại. Mỗi tổng đài mini sẽ cung cấp cho bạn rất nhiều chức năng khác. Như thực tế cho thấy, không ai sử dụng tất cả các chức năng cùng một lúc. Nhưng mỗi trong số chúng đều có thể hữu ích để giải quyết các vấn đề mà tổng đài mini gặp phải trong trường hợp cụ thể này.


Cách chọn tổng đài mini

Việc lựa chọn thứ phù hợp giữa vô số thứ tương tự luôn khó khăn. Và việc lựa chọn một thiết bị kỹ thuật phức tạp, chẳng hạn như tổng đài điện thoại, từ nhiều thiết bị trên thị trường hiện nay có đặc tính tiêu dùng gần giống nhau, thì khó khăn gấp đôi. Trong những điều kiện như vậy, các nhiệm vụ cụ thể mà tổng đài mini sẽ phải giải quyết ở vị trí cụ thể này sẽ xuất hiện.

Trước khi bắt đầu lựa chọn, bạn nên quyết định xem bạn muốn gì từ một tổng đài mini.
Trước hết, hãy quyết định công suất của trạm, tức là. bạn sẽ cần bao nhiêu đường dây bên ngoài để vào PBX và bao nhiêu máy trạm được trang bị điện thoại mà bạn muốn nhận. Đừng quên fax và modem. Ở đây, điều rất quan trọng là dự đoán sự phát triển hơn nữa của mạng điện thoại của doanh nghiệp hoặc văn phòng của bạn. Như thực tế cho thấy, trong khoảng 70% trường hợp, công suất ban đầu của một tổng đài mini được xác định tại thời điểm mua là không đủ và cần phải tăng lên. Điều này có thể xảy ra ở giai đoạn lắp đặt tổng đài điện thoại (khi họ quên tính đến điều gì đó) hoặc trong quá trình hoạt động tiếp theo, khi sự phát triển của công ty bạn đòi hỏi phải tổ chức thêm công việc hoặc tăng thêm công việc. về số lượng đường dây bên ngoài. Do đó, điều quan trọng là chọn một tổng đài có thể “phát triển” cùng bạn và không cần thay thế bằng một mẫu khác trong tương lai gần. Có nhiều tổng đài điện thoại tự động được xây dựng trên cơ sở mô-đun - chúng có thể được mở rộng bằng cách mua các khối riêng lẻ.

Sau khi đã quyết định được công suất, bạn cần xác định chính xác nhất có thể các nhiệm vụ mà trạm sẽ giải quyết. Điều gì cần thiết cho việc này?:

1. Nên có kế hoạch bố trí nơi làm việc hoặc ít nhất một số lượng gần đúng.

2. Biết số lượng đường dây bên ngoài cũng như loại của chúng - 2 dây analog, ISDN kỹ thuật số hoặc E1-R2
Các đường dây có thể được cung cấp bởi các nhà khai thác khác nhau và do đó, các đường dây này có thể không đồng nhất (ví dụ: đường dây 2 dây tương tự thông thường đến với bạn từ MGTS và đường ISDN kỹ thuật số từ nhà điều hành thương mại). Ngoài ra, ngay cả các đường dây tương tự cũng có thể không đồng nhất - một số hoạt động ở chế độ “Pulse”, một số hoạt động ở chế độ “Tone” hoặc có các đầu ra khác nhau đến mạng điện thoại thành phố - trực tiếp hoặc thông qua một chữ số bổ sung. Theo quy định, các đường dây đến từ một số PBX của phòng ban hoặc từ một PBX được lắp đặt trong tòa nhà nơi bạn thuê mặt bằng có đầu ra thông qua một chữ số bổ sung. Về vấn đề này, điều mong muốn là PBX của bạn có thể hoạt động với các đường dây không đồng nhất như vậy. PBX phải có khả năng nhận dạng loại đường dây và tùy theo loại đường dây này, sẽ tự động thực hiện các hành động được yêu cầu (ví dụ: thêm chữ số bổ sung đó vào đường dây). Tính năng này được gọi là ARS (Chọn tuyến đường tự động).

Ngoài thực tế là các đường dây có thể có các kiểu quay số khác nhau, chúng có thể có các mức cước khác nhau cho các cuộc gọi đi và các mức cước có thể khá linh hoạt, tức là. ví dụ, vào ban ngày, gọi trên một đường dây sẽ rẻ hơn, vào buổi tối trên đường dây khác và vào ban đêm trên đường dây thứ ba. Chức năng chọn tuyến đi rẻ nhất (LCR - Least Cost Routing) rất hữu ích ở đây.

Hầu như tất cả các tổng đài mini đều hỗ trợ đường dây 2 dây analog. Với đường dây kỹ thuật số, tình hình có phần phức tạp hơn. Trong trường hợp này, lựa chọn của bạn bị giới hạn ở các tổng đài mini kỹ thuật số, bởi vì chỉ họ mới cho phép bạn làm việc với các dòng kỹ thuật số. Để bắt đầu, bạn nên kiểm tra với nhà cung cấp dịch vụ của mình xem họ sẵn sàng cung cấp cho bạn đường dây kỹ thuật số nào. Nếu đây là đường ISDN thì giao diện nào là PRI hay BRI, chuẩn gì. Đọc thêm về ISDN là gì ở đây.

Sau khi nhà điều hành cung cấp cho bạn những thông tin như vậy, vòng tìm kiếm sẽ thu hẹp lại một chút, bởi vì... không phải tất cả các PBX kỹ thuật số đều hỗ trợ các loại tín hiệu và giao diện khác nhau.

3. Sau khi xác định số lượng và loại đường dây đến, bạn cần suy nghĩ sơ đồ phân phối các cuộc gọi đến. Có thể có nhiều lựa chọn cho việc phân phối như vậy. Chúng ta hãy nêu bật 4 lựa chọn có thể:
Một.
1:1 - Một đường dây đến đổ chuông một số máy nhánh. Tùy chọn: số trực tiếp cho người quản lý, số gửi thư ký, số fax.
b.
1:N - Một đường dây đến đổ chuông N điện thoại nội bộ và tất cả chúng có thể đổ chuông cùng lúc (người nhấc máy trước sẽ trả lời cuộc gọi) hoặc một số trong số chúng có thể đổ chuông chậm (một nhóm điện thoại đổ chuông trước nếu cuộc gọi không được trả lời sau một khoảng thời gian nhất định, một nhóm điện thoại khác bắt đầu đổ chuông). Tùy chọn: số điện thoại chung của các phòng ban, dịch vụ, bộ phận.
c.
Cuộc gọi nhóm - cuộc gọi đến một nhóm điện thoại đặc biệt. Có nhiều loại nhóm khác nhau:

* Nhóm bỏ phiếu tuần tự, trong đó cuộc gọi đầu tiên đến một điện thoại, nếu bận, cuộc gọi sẽ chuyển sang điện thoại khác, v.v.

* Nhóm gọi chung - tất cả điện thoại trong nhóm đổ chuông cùng một lúc

* Nhóm phân phối cuộc gọi tự động (phổ quát) ACD/UCD. Theo quy định, nó được sử dụng để tạo một nhóm người vận hành xử lý một số lượng lớn các cuộc gọi đến. Các cuộc gọi trong nhóm như vậy được xử lý sao cho tải được phân bổ đều giữa tất cả các nhà khai thác. Nó có thể được sử dụng cùng với việc đưa ra tin nhắn chào mừng hoặc thông tin tham khảo cho người gọi nếu tất cả các nhà điều hành hiện đang bận và không thể trả lời cuộc gọi. Một số đài cung cấp khả năng cho các thành viên nhóm tạm thời rời khỏi nhóm và không nhận cuộc gọi đến.
d.
Tùy chọn bổ sung để xử lý cuộc gọi đến
* Truy cập hệ thống trực tiếp (DISA), cho phép người gọi tiếp cận một nhân viên cụ thể. Sau khi trạm trả lời, anh ta phải nhập số máy nhánh của nhân viên này ở chế độ chuông.
* Thư ký tự động (AA). Người gọi được cung cấp một menu giọng nói trong đó anh ta được yêu cầu nhập một số ngắn ở chế độ âm báo để liên hệ với một số bộ phận hoặc nhân viên nhất định. Ví dụ: “Quay số 1 để liên hệ với bộ phận bán hàng, quay số 2 để liên hệ với bộ phận kỹ thuật, v.v.”

4. Sau khi đã quyết định cuộc gọi đến, bạn cần quyết định cuộc gọi đi. Để tải trạm tối ưu, cần có một tỷ lệ nhất định về số lượng đường dây bên ngoài và bên trong (có quyền liên lạc đi). Thông thường tỷ lệ này là 1:3 hoặc 1:4. Cần xác định thuê bao nội bộ nào, qua đường dây nào bên ngoài sẽ được truy cập vào mạng thành phố, ai và qua đường dây nào sẽ được quyền truy cập mạng đường dài và mạng quốc tế.

5. Ngoài các chức năng chính, nhiều PBX còn có các chức năng bổ sung, việc sử dụng chúng đòi hỏi phải mua các khối và mô-đun riêng biệt. Các chức năng này thường bao gồm:

* DISA - chức năng truy cập hệ thống trực tiếp. Ngoài khả năng kết nối với một nhân viên cụ thể. Nó mang lại cơ hội, khi ở xa văn phòng, mượn một trong các đường dây bên ngoài của PBX và thực hiện cuộc gọi trên đó (ví dụ: đường dài)
* ACD - phân phối cuộc gọi tự động, với khả năng đưa ra tin nhắn chào mừng.
* DECT là hệ thống liên lạc vi mô cho phép nhân viên có thể tự do di chuyển trong văn phòng ở khu vực xung quanh, đồng thời luôn giữ liên lạc.
* Thư thoại - sẽ cho phép bạn xử lý các cuộc gọi đến một cách hiệu quả nhất có thể và tránh mất mát do không có nhân viên tại nơi làm việc. Nó cho phép bạn cung cấp cho mỗi nhân viên một hộp thư thoại cá nhân, triển khai chức năng điều hành tự động, tạo hệ thống menu thoại phân cấp, ghi âm cuộc hội thoại và cuộc gọi dịch vụ ở chế độ phỏng vấn.
* Chức năng của khách sạn - cho phép bạn tăng hiệu quả của tổng đài được lắp đặt trong khách sạn. Đó là các chức năng như kiểm soát nhận phòng/trả phòng, gọi báo thức, thông tin về tình trạng phòng, v.v.
* CTI - tích hợp máy tính-điện thoại, cho phép bạn tích hợp PBX với nhiều phần mềm khác nhau, chẳng hạn để đảm bảo công việc của người vận hành hiệu quả hơn.
* Khả năng kết nối mạng. Một chức năng quan trọng là khả năng kết hợp các PBX được lắp đặt ở những nơi khác nhau (ví dụ: tại trụ sở chính và chi nhánh) vào một mạng duy nhất có trường số chung.

Câu hỏi có thể nảy sinh - nên chọn tổng đài nào - analog hay kỹ thuật số? Không có câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi này. Theo quan điểm của người dùng, các chức năng dịch vụ chính đều giống nhau đối với cả hai loại PBX. Tổng đài analog có một lợi thế đáng kể - chúng rẻ hơn so với tổng đài kỹ thuật số có công suất tương tự. Mặt khác, tổng đài kỹ thuật số hiện đại hơn và có chất lượng liên lạc cao hơn. Nhưng nếu các đường dây tương tự bên ngoài được lắp đặt trong PBX kỹ thuật số, thì lợi thế này chỉ áp dụng cho liên lạc nội bộ. Tuy nhiên, mọi thứ sẽ thay đổi nếu bạn cần kết nối đường dây kỹ thuật số hoặc hệ thống vi mô DECT hoặc sử dụng tích hợp máy tính-điện thoại CTI. Chỉ có tổng đài kỹ thuật số mới có thể xử lý các tác vụ này.

6. Một vấn đề quan trọng là lựa chọn bộ điện thoại để làm việc với tổng đài mini. Tất cả các nhà sản xuất PBX đều cung cấp các điện thoại hệ thống đặc biệt chỉ tương thích với PBX của nhà sản xuất này và cung cấp quyền truy cập thuận tiện vào tất cả các chức năng dịch vụ PBX. Tất cả các điện thoại hệ thống đều có các nút lập trình linh hoạt với các chỉ báo, trên đó bạn có thể hiển thị các điện thoại nội bộ được gọi thường xuyên nhất hoặc lập trình các chức năng dịch vụ nhất định. Ngoài ra còn có các nút chức năng được mã hóa cứng. Hầu hết các mẫu điện thoại hệ thống đều có loa ngoài và màn hình tinh thể lỏng hiển thị thông tin được truyền qua PBX. Cần lưu ý rằng dịch vụ tương tự mà điện thoại hệ thống cung cấp không có sẵn trên điện thoại analog thông thường. Các nhà sản xuất PBX thường mong đợi rằng người dùng PBX sẽ có điện thoại hệ thống trên bàn làm việc của họ, trong khi điện thoại analog sẽ được sử dụng làm máy fax, máy trả lời tự động và modem. Nhưng dịch vụ như vậy cũng có một nhược điểm - giá điện thoại hệ thống cao hơn giá điện thoại tương tự. Ngoài ra, hệ thống dây cáp của điện thoại độc quyền có thể khác với hệ thống dây điện của điện thoại analog, điều này cũng làm tăng chi phí tổng thể của hệ thống. Vì vậy, khi xác định vị trí nơi làm việc cần phải đoán trước số lượng, vị trí của hệ thống điện thoại.

Nếu tất cả các tiêu chí chọn tổng đài mini ở trên có vẻ quá phức tạp đối với bạn, thì hãy giao phó sự lựa chọn này cho các chuyên gia. Chúng tôi sẽ sẵn lòng giúp bạn giải quyết vấn đề khó khăn trong việc lựa chọn và chọn cho bạn phương án tốt nhất phù hợp nhất với bạn về chức năng và tất nhiên là giá cả.

Ngày nay thật khó để tưởng tượng một văn phòng hiện đại không có tổng đài mini. Sự xuất hiện của một tổng đài mini trong công ty cho phép bạn tổ chức liên lạc nội bộ chất lượng cao và sử dụng hợp lý các đường dây điện thoại của thành phố. Giống như một cơn ác mộng, những người kinh doanh lâu đời ở Nga nhớ lại thời kỳ mà nhân viên phải đấu tranh để sở hữu một thiết bị theo đúng nghĩa đen. Những gì đã đạt được trong quá khứ gần đây bằng cách tăng số lượng thành phố giờ đây đã đạt được thông qua việc sử dụng tốt nhất các tuyến nội bộ và bên ngoài.

Tổng đài mini văn phòng là gì?

Tổng đài mini là một máy tính chuyên dụng để kết nối các đường dây điện thoại bên ngoài và từ đó mở rộng các đường dây liên lạc nội bộ. Mục đích quan trọng nhất của tổng đài mini là tiết kiệm cả tiền bạc và thời gian do số lượng lớn thuê bao nội bộ sử dụng một số lượng nhỏ đường dây bên ngoài mà không bị xung đột, đồng thời:

cho phép chủ sở hữu kết nối điện thoại của mình hiện đại nhất và sử dụng nó hiệu quả nhất có thể

cung cấp cho tất cả các thuê bao của mình một dịch vụ hiện đại mà không yêu cầu bất kỳ bộ điện thoại đặc biệt nào

cải thiện hình ảnh của công ty

Các nhiệm vụ có thể được xử lý dễ dàng bằng tổng đài mini có thể được chia thành hai nhóm:

Đảm bảo thông tin liên lạc nội bộ trong tổ chức;

Sử dụng hợp lý các đường dây điện thoại bên ngoài hiện có, cho phép bạn tổ chức tối ưu công việc của từng nhân viên và toàn bộ tổ chức.

Đảm bảo thông tin liên lạc nội bộ trong tổ chức.

Nhiệm vụ này trở nên phù hợp ngay cả khi tổ chức của bạn chiếm một cơ sở có nhiều phòng. Mini-PBX cho phép bạn đơn giản hóa việc liên lạc giữa các nhân viên càng nhiều càng tốt, mỗi người trong số họ sẽ có số nội bộ riêng. Ngoài việc tất cả các thuê bao nội bộ đều có cơ hội liên lạc nhanh chóng với nhau, tổ chức của bạn cũng có thể sử dụng một số chức năng bổ sung có trong PBX. Ví dụ: đây là cuộc gọi hội nghị (cuộc trò chuyện đồng thời của một số người đăng ký), phân trang bên ngoài và nội bộ (khả năng thực hiện cuộc gọi đến loa của điện thoại hệ thống cá nhân của nhân viên, cũng như đưa ra thông báo qua loa ngoài cho toàn bộ phòng, chẳng hạn như ví dụ: văn phòng hoặc khu vực bán hàng), khả năng kết nối hệ thống liên lạc nội bộ và thiết bị mở cửa. Bạn cũng có thể tạo mạng vi mô của riêng mình trong tổ chức của mình theo tiêu chuẩn DECT của tổ chức, điều này sẽ thuận tiện cho những nhân viên cần di chuyển qua một khu vực lớn hơn vùng phủ sóng của điện thoại vô tuyến.

Sử dụng hợp lý các tuyến đường đô thị.

Ngay cả khi văn phòng của bạn chỉ có hai đường dây điện thoại bên ngoài, bạn chắc chắn sẽ phải đối mặt với vấn đề sử dụng chúng một cách tối ưu. Với số lượng đường dây lớn hơn, vấn đề phân phối tải tối ưu trên mỗi đường dây không thể được giải quyết bằng phần cứng đơn giản. Những cuộn dây rối rắm từ các điện thoại song song và một số lượng lớn các thiết bị trên bàn khó có thể là một giải pháp có thể chấp nhận được cho các vấn đề liên lạc. Ngoài ra, khách hàng và đối tác của bạn sẽ không hài lòng khi phải gọi lại nhiều lần để gặp đúng nhân viên hoặc gửi fax. Và nhân viên thường không thể gọi điện nhanh chóng vì đường dây của họ bận, mặc dù những người khác thì rảnh.

Sử dụng PBX, bạn có cơ hội phân phối các đường dây bên ngoài thành các nhóm. Ví dụ: đối với một số người, bạn sẽ nhận được cuộc gọi từ khách hàng liên quan đến quảng cáo, đối với những người khác, người quản lý của bạn sẽ đi vào thành phố, một số sẽ được phân công vào đội ngũ quản lý. Trong mỗi nhóm, PBX sẽ tự động phân bổ tải cho các cuộc gọi đi. Nhưng điều quan trọng nhất là cuộc gọi trên bất kỳ đường dây bên ngoài nào, bằng cách chuyển tiếp cuộc gọi, có thể được chuyển đến thuê bao mong muốn. Hơn nữa, nếu thuê bao nội bộ được yêu cầu đang bận, khách hàng sẽ có thể đợi cho đến khi thuê bao rảnh rỗi thay vì gọi lại nhiều lần.

Trong số các tính năng bổ sung, đáng chú ý là hệ thống hộp thư cá nhân hay “thư thoại”. Điều này có thể được hình dung một cách trực quan như một hệ thống trả lời tự động được gắn kết cá nhân với người dùng nội bộ. Những thứ kia. Trong trường hợp không có một người đăng ký cụ thể, tin nhắn có thể được để lại trong hộp thư cá nhân của anh ta và chắc chắn rằng nó sẽ đến được một người nhận cụ thể.

Do đó, việc sử dụng PBX nội bộ sẽ mở rộng đáng kể khả năng của điện thoại của bạn. Giờ đây, bạn có thể luân phiên thực hiện một số cuộc trò chuyện qua điện thoại mà không mất liên lạc với người đối thoại và có quyền truy cập nhanh vào bất kỳ nhân viên nào. Và khách hàng và đối tác của bạn sẽ có thể thoải mái gọi cho bất kỳ thuê bao nội bộ nào.

Đồng ý rằng, thời gian làm việc của nhân viên được giải phóng, tiết kiệm chi phí cho các thiết bị điện thoại đầu cuối và sự thuận tiện của khách hàng sẽ nhanh chóng thanh toán chi phí lắp đặt PBX của bạn.

Vì vậy, có gì hay khi lắp đặt một tổng đài mini trong văn phòng của bạn?

Bạn có thể phân phối tất cả các số điện thoại có sẵn trong văn phòng của bạn. Nếu cuộc gọi đến với đồng nghiệp của bạn, họ sẽ chuyển sang bạn. Vì vậy, việc liên lạc với bạn qua điện thoại sẽ dễ dàng hơn.

Khi nhấc điện thoại, bạn bấm “9” và kết nối với bất kỳ đường dây miễn phí nào được phép, thay vì đợi người hàng xóm kết thúc cuộc trò chuyện của họ trên điện thoại song song. Sẽ không còn điện thoại song song và không ai can thiệp vào cuộc trò chuyện của bạn.

Bạn sẽ chỉ có một chiếc điện thoại trên bàn, bao gồm tất cả các đường dây trong thành phố và thông tin liên lạc địa phương.

Bạn không cần phải sang phòng bên cạnh, bạn có thể gọi.

Có thể tạo ra một hệ thống phân cấp. Đội ngũ quản lý có thể được phép vào thành phố qua tất cả các tuyến trong thành phố và các nhân viên khác chỉ trên một số tuyến nhất định. Có thể một số nhân viên bị cấm thực hiện các cuộc gọi đường dài từ điện thoại của mình, nhưng nếu được phép thì chương trình kế toán chi phí sẽ ghi lại chính xác ai, khi nào, vào lúc nào, họ đã gọi ở đâu và trong bao lâu. .

Một tổng đài mini cho phép bạn vào buổi tối, vào một thời điểm nhất định, tự động chuyển các cuộc gọi đến từ người đăng ký sang máy fax hoặc máy trả lời tự động (chế độ ngày/đêm/bữa trưa) và quay lại vào buổi sáng. Tất cả các tuyến trong thành phố sẽ hội tụ trên một thiết bị và nếu ai đó đi làm muộn và đang chờ cuộc gọi thì các chế độ này có thể được chuyển đổi thủ công.

Có thể tổ chức một cuộc họp qua điện thoại với nhiều nhân viên cùng lúc (cuộc gọi hội nghị) không chỉ trong văn phòng mà còn với một số thuê bao trong thành phố.

Bạn và đồng nghiệp thường xuyên gọi điện ra nước ngoài, quay số 10-15 số trong một số điện thoại. Bạn có thể lập trình các số điện thoại được sử dụng thường xuyên thành quay số viết tắt và chỉ cần nhấn 3 nút, bạn sẽ quay toàn bộ tổ hợp này, bao gồm cả tạm dừng và chuyển sang chế độ quay số bằng âm báo (nếu cần).

Bạn nghe thấy điện thoại trên bàn của đồng nghiệp đang đổ chuông nhưng anh ấy không có ở đó - bạn không cần phải đứng dậy và đi đến bàn của anh ấy, chỉ cần nhấc ống nghe trên điện thoại lên, nhấn nút mong muốn và bạn có thể nói chuyện.

Nếu bạn rời khỏi nơi làm việc và đang chờ một cuộc gọi quan trọng, bạn có thể chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến nơi bạn sắp đến. Không một cuộc gọi nào sẽ bị mất.

Nếu doanh nghiệp của bạn có diện tích rộng thì bất kỳ nhân viên nào được phép thực hiện chức năng này đều có thể thông báo qua loa ngoài.

Bạn có thể cài đặt hệ thống liên lạc nội bộ bằng cách kết nối nó với một tổng đài mini và trả lời các cuộc gọi của nó cũng như mở khóa cửa từ điện thoại của bạn.

Tổng đài mini kỹ thuật số có khả năng kết nối các thiết bị kỹ thuật số, chẳng hạn như thông tin di động vi mô (DECT), đường trục ISDN kỹ thuật số (PRI, BRI, E1), thư thoại (VM), điều khiển điện thoại qua máy tính (CTI), quay số bằng giọng nói (VDIAL).

Nếu bạn có các đường dây điện thoại khác nhau trong văn phòng của mình (điện thoại công cộng, điện thoại, đường dây của nhà cung cấp thương mại, đường dây liên lạc địa phương trên toàn lãnh thổ) và để gọi đến thành phố, bạn cần quay các số (tiền tố) khác nhau trên các đường dây khác nhau. Bản thân tổng đài mini sẽ “quay số” các số được yêu cầu tùy thuộc vào loại đường dây (ARS). Bạn chỉ cần bấm số "9" là có thể gọi tới thành phố.

Lắp đặt tổng đài mini là cơ hội để Tận dụng tất cả những lợi ích và lợi thế của truyền thông hiện đại. Suy cho cùng, sự thành công, phát triển và uy tín của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc các cuộc đàm phán, hội nghị văn phòng và quan trọng nhất là việc giao tiếp với khách hàng được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ và công nghệ như thế nào.

Ngoài các chức năng cơ bản, một số mẫu tổng đài điện thoại còn được trang bị thêm các tính năng:

Tổng đài có thẻ SIM và cổng GSM

PBX có ghi âm các cuộc trò chuyện qua điện thoại

Nhận lời khuyên về khả năng của tổng đài văn phòng

Điện thoại. (812 ) 645-35-99, (495 ) 134-25-77

Lợi ích của việc lắp đặt tổng đài

Giảm chi phí liên lạc

  • Tăng số thuê bao nội bộ dựa trên một đường dây trong thành phố: điện thoại sẽ không bận nếu đồng nghiệp của bạn kết nối với số thành phố bên ngoài và bạn sẽ không bỏ lỡ một cuộc gọi quan trọng; Tổng đài văn phòng sẽ tự động chọn đường dây miễn phí. Và khoản tiết kiệm bạn phải bỏ ra để kết nối các tuyến thành phố khác là khá đáng kể. Vì vậy, PBX của bạn sẽ nhanh chóng tự thanh toán.
  • Hiệp hội các chi nhánh ở xa: cơ hội sử dụng miễn phí dịch vụ của các đường dây địa phương của chi nhánh công ty bạn, thực hiện cuộc gọi tới đối tác và khách hàng.
  • Đăng ký điện thoại GSM làm thuê bao nội bộ, cho phép sử dụng giá cước công ty rẻ cho điện thoại di động của nhân viên
  • Kiểm soát việc sử dụng số đường dài của nhân viên
  • Cước liên tỉnh giá rẻ với điện thoại IP
  • Sử dụng cổng VoIP để chuyển lưu lượng thoại từ mạng điện thoại truyền thống sang mạng IP
  • Cổng GSM chuyển lưu lượng giữa các loại mạng khác nhau, liên lạc với các thuê bao di động theo tốc độ của nhà khai thác mạng.

Xử lý cuộc gọi tự động

  • Lập trình một tổng đài mini cho phép bạn thiết lập thuật toán vận hành tổng đài điện thoại để xử lý, phân phối các cuộc gọi đến và đi, xác định thứ tự chuyển sang thiết bị nội bộ của một bộ phận nhất định. Vì vậy, mọi cuộc gọi sẽ đến đích dự định.
    Khả năng lập trình từ xa cho một PBX mini đảm bảo điều chỉnh nhanh chóng các cấu trúc liên lạc bất kể nhà điều hành và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật PBX của bạn ở xa.

Tạo mạng lưới công ty

  • Cơ sở IP-PBX - mang đến cơ hội tạo một mạng công ty duy nhất, không có bất kỳ hạn chế về lãnh thổ nào và không có gánh nặng tài chính bổ sung. Các cuộc gọi nội mạng sử dụng đường dây nội hạt của chi nhánh công ty bạn đều miễn phí.
  • Sử dụng IP, luồng kỹ thuật số E1 hoặc các đường dây thông thường, bạn có thể kết nối một số PBX văn phòng ở những nơi khác nhau vào một mạng bằng một đánh số nội bộ duy nhất.
  • Truyền thông hợp nhất— cho phép sử dụng các công nghệ truyền thông hiện đại để tự động hóa quy trình làm việc, tương tác hiệu quả hơn giữa tất cả các thành phần của mạng công ty, khách hàng và đối tác.
  • Ứng dụng CTI kết hợp truyền giọng nói với truyền dữ liệu số, cho phép bạn theo dõi và quản lý tất cả liên hệ trong mọi tình huống (tiếng nói, e-mail, giao diện web, fax, v.v.).

Ghi nhật ký cuộc gọi

Bằng cách tự động đăng ký các cuộc gọi đã hoàn thành, quy trình kiểm soát nội bộ đối với công việc của nhân viên được đơn giản hóa.

Sau khi xử lý cuộc gọi và thông tin người gọi đã nhận, PBX lưu trữ nó trong cơ sở dữ liệu để nhận dạng người gọi tiếp theo nhằm tự động phân phối cuộc gọi và hiển thị thông tin cuộc gọi trên màn hình của điện thoại độc quyền, thiết bị đầu cuối di động hoặc điện thoại analog hỗ trợ chức năng nhận dạng người gọi, cũng như trên màn hình máy tính (nếu cài đặt ứng dụng CTI tương ứng). Dữ liệu sau đây được ghi lại và xuất ra:

  • dữ liệu về các cuộc gọi đến/đi trên đường dây bên ngoài
  • dữ liệu về các cuộc gọi nội bộ đi
  • thông tin đăng ký/đăng xuất
  • Nhật ký lỗi PBX
  • thông tin chức năng của khách sạn (bao gồm chi tiết nhận phòng, trả phòng và cuộc gọi theo giờ).

Chức năng hội nghị và chuyển đổi

  • Chức năng hội nghịđặc biệt phù hợp khi không thể tổ chức sự có mặt của tất cả những người tham gia đàm phán. Thuê bao gọi hội nghị có thể kết nối và ngắt kết nối tuần tự những người tham gia.
  • Chức năng gọi lại thực hiện xếp hàng trên đường dây bận với kết nối tự động sau khi thiết lập tính khả dụng của thuê bao bị gọi.
  • Kết nối bắt buộc với tiện ích mở rộng đang bận Cho phép người dùng tiện ích mở rộng tham gia cuộc gọi hiện có để thiết lập cuộc gọi hội nghị ba chiều hoặc sử dụng tính năng Giám sát cuộc gọi để nghe cuộc trò chuyện trên tiện ích mở rộng bận.

Tin nhắn thoại và người phục vụ tự động

  • Các chức năng của hệ thống trả lời tự động là cần thiết để nhận cuộc gọi, phát lời chào bằng giọng nói, thực hiện đối thoại tương tác theo kịch bản quy định, nhận thêm số âm của nhân viên hoặc chuyển ngay cho tổng đài viên. Nhiều chức năng nâng cao cũng có sẵn, cho đến Trung tâm cuộc gọi chính thức. Bằng cách làm theo hướng dẫn, người gọi có thể kết nối với máy nhánh, bộ phận mong muốn hoặc thư ký.

Chuyển tiếp

  • Chuyển hướng cung cấp một mức độ dịch vụ cao. Khi sử dụng tính năng này, các cuộc gọi chuyển tiếp sẽ được định tuyến đến số máy lẻ được chọn để chuyển tiếp sau số lần đổ chuông được chỉ định do quản trị viên hệ thống của bạn định cấu hình.
    • ) 645-35-99, (812 ) 942-51-65,
    (921 ) 953-38-47
    Mátxcơva (495) 134-25-77

    Chức năng to lớn của một số tổng đài điện thoại văn phòng cung cấp hơn 800 dịch vụ điện thoại!

    Dưới đây là một số tính năng bổ sung của tổng đài mini (dựa trên Wikipedia)

    • Bảo lưu thông tin liên lạc qua điện thoại từ một số nhà khai thác (nếu mất liên lạc với một nhà khai thác, đường dây của nhà khai thác khác sẽ được sử dụng).
    • Chuyển tiếp cuộc gọi dựa trên tín hiệu bận, không có câu trả lời hoặc vô điều kiện.
    • Chuyển cuộc gọi đã nhận sang thuê bao khác.
    • Nhấc máy cho thuê bao khác (chặn cuộc gọi).
    • Cuộc gọi hội nghị.
    • Cuộc gọi ưu tiên.
    • Quay số bổ sung cho các kết nối đến (DISA).
    • Menu giọng nói tương tác.
    • Cuộc gọi nhóm.
    • Tìm kiếm nối tiếp—chọn đường trục còn trống cho các kết nối gửi đi.
    • Tự động thay đổi bảng hướng dẫn tùy theo thời gian và ngày trong tuần.
    • Thông báo cho thuê bao về cuộc gọi bị treo (tín hiệu lớn vào máy một lúc sau khi cúp máy).
    • Loa ngoài, thu và phát tín hiệu dân phòng, tín hiệu khẩn cấp.
    • Quản lý hệ thống liên lạc nội bộ và giám sát video.
    • Trình quay số tự động.
    • Phân biệt quyền của người dùng đối với các cuộc gọi trong thành phố, liên tỉnh và quốc tế.
    • Duy trì số liệu thống kê cuộc gọi.
    • Tự động chuyển các đường trong thành phố sang các số được chỉ định khi mất điện.
    Chức năng cơ bản của tổng đài mini

Mini-PBX cho phép bạn tiết kiệm đáng kể chi phí liên lạc. Bằng cách lắp đặt Mini-PBX trong văn phòng của bạn, bạn sẽ cung cấp thông tin liên lạc (cả nội bộ và bên ngoài) cho tất cả nhân viên, ngay cả khi bạn chỉ có 2 đường dây trong thành phố. Sơ đồ cổ điển, không sử dụng tổng đài mini, bao gồm việc kết nối từng thuê bao nội bộ bằng một đường dây riêng với nhà khai thác viễn thông bằng một số điện thoại chuyên dụng. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải trả tiền cho từng đường dây và từng số điện thoại.

Ví dụ, bằng cách cài đặt một tổng đài mini, bạn có thể chỉ mua một vài đường dây điện thoại và kết nối 50-100 thuê bao nội bộ trở lên. Thực sự có một điều - một tổng đài mini cho phép tất cả các thuê bao truy cập vào thành phố, nhưng đồng thời, nhiều thuê bao có thể gọi vào thành phố khi bạn có đường dây trong thành phố. Những thứ kia. nếu bạn có 2 line nội thành và 10 thuê bao thì cùng lúc cứ 10 người thì chỉ có 2 người gọi được qua tổng đài mini, thuê bao tiếp theo chỉ gọi được khi 1 trong 2 người này rảnh máy. Trong trường hợp này, liên lạc nội bộ giữa các thuê bao PBX mini sẽ hoạt động mà không bị hạn chế.

Một tổng đài mini giúp giảm bớt khối lượng công việc của thư ký hoặc hoàn toàn làm việc mà không cần anh ta. Mỗi thuê bao nội bộ được gán một số ngắn, ví dụ 1111. Khi có người gọi đến cơ quan của bạn, họ sẽ nghe thấy một giọng chào được ghi âm sẵn dành cho bạn: - “Xin chào, bạn đã gọi đến công ty..., nếu bạn biết số nội bộ của thuê bao hãy quay số hoặc đợi thư ký trả lời." Hệ thống trả lời tự động trong một tổng đài mini có thể phân chia việc sử dụng điện thoại thành nhiều phòng ban hoặc tổ chức. Giả sử rằng bằng cách gọi một số, người gọi sẽ nghe thấy một lời chào và kết thúc với một nhóm người đăng ký; bằng cách gọi đến một số khác, một lời chào khác và theo đó là những người đăng ký khác.

Mini-PBX cho phép triển khai toàn bộ mạng điện thoại chi nhánh chỉ với một sơ đồ đánh số duy nhất. Bạn có thể có một văn phòng trung tâm ở Moscow và một số văn phòng ở các thành phố khác. Việc liên lạc sẽ được thực hiện bằng cách quay số giống nhau. Người gọi đến một văn phòng có thể gọi thêm một nhân viên đang ở văn phòng khác ở văn phòng khác. Các tổng đài mini được kết nối với nhau bằng giao thức IP qua Internet; trên thực tế, bạn cần cung cấp Internet cho tất cả các văn phòng và bạn không phải trả tiền cho các cuộc gọi trong mạng.

Các loại kết nối tổng đài mini với nhà khai thác viễn thông:

— Đường tương tự thông thường của thành phố (CO). Mỗi đường là một cáp đồng 2 đôi. Đây là những đường dây tương tự được sử dụng để kết nối điện thoại nhà của bạn. Mỗi đường dây như vậy có một kênh liên lạc.

- Luồng kỹ thuật số E1 ISDN PRI. Cung cấp khả năng truyền tải tới 30 kênh liên lạc. Những thứ kia. bằng cách sử dụng luồng kỹ thuật số, đồng thời 30 thuê bao tổng đài mini sẽ có thể sử dụng “truy cập vào thành phố”

- Đường trục IP. Tín hiệu điện thoại được truyền qua cáp Internet. Số lượng kênh có thể khác nhau, tùy thuộc vào số lượng bạn mua từ nhà khai thác viễn thông của mình và cũng bị giới hạn bởi số lượng kênh có thể có trên chính tổng đài mini hoặc trên cổng IP.

Các tùy chọn để kết nối thuê bao nội bộ với tổng đài mini:

- Điện thoại analog thông thường. Những cái tương tự chúng tôi sử dụng với bạn ở nhà.

- Điện thoại kỹ thuật số. Sự khác biệt chính so với điện thoại analog là sự hiện diện của màn hình lớn, phím quay số nhanh và chức năng nâng cao. Các phím quay số nhanh hỗ trợ rất nhiều cho công việc gọi các thuê bao nội bộ của tổng đài mini và chọn đường dây bên ngoài. Theo quy định, các phím sẽ được đánh dấu khi đường dây thành phố hoặc thuê bao PBX mà họ được chỉ định bận. Đối diện với mỗi phím bạn có thể ký bằng bút hoặc in trên máy in tên thuê bao PBX hoặc số đường dây thành phố. Ngoài ra, điện thoại kỹ thuật số có thể tổ chức hội nghị; số lượng người tham gia tùy thuộc vào loại PBX được cài đặt. Mỗi dòng tổng đài mini và mỗi nhà sản xuất đều có những mẫu điện thoại kỹ thuật số riêng chỉ phù hợp với tổng đài mini của “của họ” và không thể kết nối với những tổng đài khác.

- Điện thoại IP. Về chức năng, đây là những chiếc điện thoại kỹ thuật số giống nhau. Điện thoại IP được kết nối với tổng đài mini thông qua mạng cục bộ (tức là được cắm vào ổ cắm máy tính, giống như máy tính) hoặc qua Internet (nếu thuê bao ở xa văn phòng và tổng đài mini)

- Mạng DECT vi mô. Các trạm gốc DECT kết nối với một tổng đài mini được đặt khắp văn phòng hoặc doanh nghiệp; số lượng của chúng tùy thuộc vào khu vực của doanh nghiệp và số lượng thuê bao. Mạng DECT này cho phép các thuê bao PBX mini di chuyển từ trạm gốc này sang trạm gốc khác mà không làm gián đoạn liên lạc.

- Điện thoại wifi. Nó hoạt động tương tự như mạng DECT, chỉ các điểm truy cập Wi-Fi được sử dụng làm trạm gốc, bạn cũng sẽ sử dụng điểm này để tổ chức mạng cục bộ của máy tính. Trên điện thoại wi-fi PBX mini được đăng ký làm thuê bao IP.



Các ấn phẩm liên quan: