Viestien palautus, kirjeenvaihto. Yritysposti: saapuvien ja lähtevien viestien arkistointi

Useimmat sähköpostiohjelmat, mukaan lukien gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, tarjoavat mahdollisuuden lähettää yksi sähköposti suurelle määrälle vastaanottajia. Voit yleensä tehdä tämän toiminnolla Kopio(englanniksi lyhenne on otettu sen nimestä SS), tai Piilotettu kopio (CCB). Kun lähetät viestin osoitteeseen Kopioita vastaanottajat voivat nähdä muiden ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka ovat myös saaneet tämän sähköpostin. Toisessa tapauksessa muiden vastaanottajien henkilöllisyys piilotetaan.

Vastaanottajan osoitteen lisääminen

Jotkin sähköpostiohjelmat antavat sinun yksinkertaisesti kirjoittaa käyttäjätunnuksen kenttään, jonka ohjelma sitten täyttää automaattisesti.

Jos käytät tätä kenttää sähköpostin lähettämiseen useille ihmisille, jokainen heistä näkee täydellisen luettelon muista vastaanottajista.

Kuinka kopioida sähköposti

Voit luetella sähköpostin vastaanottajat kirjoittamalla osoiteluettelon kenttään Kopio, joka sijaitsee yleensä heti kentän alapuolella Kenelle. Jokainen tässä vastaanottajaketjussa voi nähdä kaikkien muiden vastaanottajien nimet ja sähköpostiosoitteet:

Sähköpostin piilokopiointi

Voit käyttää tätä ominaisuutta sekä yksittäisiin että ryhmäsähköposteihin. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat pitää yhteystietosi yksityisinä, suojata ne roskapostilta tai roskapostilta tai et yksinkertaisesti halua vastaanottajien tietävän, kuka on saanut saman viestin.

Ala Piilotettu kopio ole aina oletuksena saatavilla kaikille sähköpostiohjelmille. Esimerkiksi sisään Näkymät Sinun tulee mennä osoitteeseen Parametrit päästäksesi asetukseen; v Thunderbird sinun on valittava tämä toiminto avattavasta valikosta; v gmail sinun täytyy painaa nappia Kopio ja Piilotettu kopio; v Windows Live Mail Sinun on painettava näppäimiä samanaikaisesti alt + B.

Kuva: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

Yllättäen monet ihmiset, kun heitä pyydetään lähettämään kirje usealle henkilölle kerralla, yksinkertaisesti luettelevat osoitteet "Vastaanottaja"-kenttään, tämä on normaalia, kun tämä kirje on osoitettu kollegoillesi tai ystävillesi, mutta lähetettäessä kirjeitä asiakasryhmää, näytät siten kaikkien osoitteet ja muut vastaanottajat, mikä paljastaa osoitetietosi.

Riittää, kun joku asiakkaista välittää tämän kirjeen kilpailijallesi ja yhteystietosi vuotavat välittömästi.

Se on outoa, mutta monet kaukana tyhmät ihmiset ovat yllättyneitä kuullessaan, että jos sinun on lähetettävä kirje useille vastaanottajille, jotta he eivät tiedä toisistaan, niin tälle on "Bcc"-kenttä.

Esimerkiksi mail.ru:lle se näyttää tältä:

Ja vielä kerran lyhyesti:ilmoitetut osoitteet "vastaanottajalle" - kaikki näkevät kenelle lähetit kirjeitä, merkitty "sokkokopio" - kaikki ajattelevat, että kirje on vain hänelle.

Ja jokainen vastaanottaja saa kirjeen, jossa "vastaanottaja"-kenttä on vain hänen osoitteensa . Muissa ohjelmissa, jos et löydä minne Piilokopio laitetaan, pyydä jotakuta näyttämään sinulle. Toinen pieni asia, muista määrittää yksi osoite "vastaanottaja"-kenttään, useimmat ohjelmat tai sähköpostipalvelimet eivät anna sinun lähettää kirjettä ilman tätä parametria.

Ja niin, kun on kyse tarjousten, uutisten lähettämisestä asiakasryhmälle - tässä sokean kopion käyttökäytäntö on yksiselitteinen, sinun on piilotettava osoitetietosi. Mielenkiintoinen kohta kirjeen lähettämisessä kollegoille, tässä on suositeltavaa toimia tilanteen mukaan, esimerkiksi lähettää kirje, jossa pyydetään lähettämään ehdotuksia (esim. asiakaspalvelun parantamiseksi) ja jos jokainen kollega näkee, että toinen ihmiset ovat saaneet saman kirjeen, niin todennäköisesti he eivät vastaa - luota muihin, joten sinun on käytettävä piilotettua kopiota. Jos tämä tilaus täyttyy, esimerkiksi kollegasi pomon "kuka"-merkintä tekee ihmeitä ja tilauksesi täyttyy.

Erillinen asia toimittajien kanssa. Toisaalta kaikkien vastaanottajien merkinnän kopiossa pitäisi osoittaa toimittajalle, että sinulla on valinnanvaraa ja että hänen tulee tarjota sinulle hyvät hinnat. Toisaalta kirjeesi vastaanottanut johtaja, koska hän näkee, että se ei lähetetty vain hänelle, kohtelee pyyntöäsi todennäköisesti "viileänä". Henkilökohtaisesti olen sitä mieltä, että tavarantoimittajien tapauksessa sinun on käytettävä sokeakopiota, ainakin liikesalaisuuksien suojaamiseksi, mutta pikemminkin hyvien suhteiden vuoksi toimittajan johtajan kanssa.

Voit lukea äskettäin tapauksen asiantuntijan virheestä, kun kaikki vastaanottajat näkivät muita vastaanottajia: Lyö kaikki tässä chatissa, siellä oli todella kunnioitettavia ihmisiä - ohjaajia, mutta silti monet saivat vastauksena roskapostia.

No, kuten aina, keskustelu kommenteissa on tervetullutta.

Microsoft Outlookissa voit määrittää, että kaikille lähettämillesi viesteille lähetetään automaattinen Piilokopio (kopio) muille jakelulistoille tai käyttäjille.

Yksi skenaario, jossa tämä sääntö on hyödyllinen, on, kun vastataan kaikille ryhmän jäsenille saapuviin sähköpostiviesteihin, kuten ohjekeskukseen. Kun yksi ryhmän jäsen vastaa viesteihin, muut ryhmän jäsenet saavat automaattisesti kopion vastauksesta, jolloin kaikki lähtevät viestit pysyvät ajan tasalla.

asiakkaan säännöt

Luo sääntö

Nyt joka kerta kun lähetät viestin, olipa kyseessä uusi viesti, välität viestin tai vastaat säännössä määritetyille ihmisille tai ryhmille, heidät lisätään automaattisesti kopion vastaanottajiksi. Ihmisten tai ryhmien nimet eivät näy "CC"-rivillä. Kirjoita viesti, mutta nämä nimet näkyvät kaikille viestin vastaanottajille.

Säännön poistaminen käytöstä

Välilehden Mail-näkymässä Koti painaa nappia määräyksiä > Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä.

Osion välilehdellä sääntö

Napsauta painiketta OK.

Säännöt ja varoitukset.

Neuvoja: Lisätietoja tämän säännön nopeasta poistamisesta käytöstä yksittäisille viesteille on seuraavassa osiossa ("").

Luokan käyttäminen yksittäisten viestien automaattisen kopion lähettämisen poistamiseen käytöstä

Jos haluat joustavuuden poistaa käytöstä automaattiset uudet kopiointisäännöt yksittäisen viestin perusteella ilman, että sinun tarvitsee selata valintaikkunaa säännöt ja varoitukset, voit käyttää Outlookin luokkaominaisuutta säännön kanssa.

Neuvoja:

Ensin sinun on luotava automaattinen sokkokopiosääntö (CC) kaikille lähettämillesi sähköpostiviesteille.

Tätä erityistä sääntöä kutsutaan asiakkaan säännöt. Asiakassääntö suoritetaan vain siinä tietokoneessa, jossa se on luotu, ja se suoritetaan vain, kun Outlook on käynnissä. Jos lähetät sähköpostiviestin käyttämällä sähköpostitiliä toisessa tietokoneessa, sääntöä ei suoriteta kyseiseltä tietokoneelta, joten se luotiin kyseisellä tietokoneella. Tämä sama sääntö on luotava jokaiselle tietokoneelle, jota aiot käyttää.

Luo sääntö

Nyt aina, kun lähetät viestin, olipa kyseessä uusi viesti, kun lähetät viestin edelleen tai vastaat ihmisille tai säännössä määritetyt jakelulistat lisätään automaattisesti kopion vastaanottajiksi. Henkilöiden tai jakeluluetteloiden nimet eivät näy "CC"-rivillä Luo viesti, mutta nämä nimet näkyvät kaikille viestin vastaanottajille.

Säännön poistaminen käytöstä

Jos haluat estää automaattisen kopion lähettämisen, sinun on ensin poistettava sääntö käytöstä.

Mailissa valikossa Palvelu painaa nappia Säännöt ja varoitukset.

Välilehdellä Sähköpostisäännöt Luvussa sääntö poista valinta luomaasi sääntöä vastaavasta ruudusta.

Napsauta painiketta OK.

Voit nyt lähettää viestin lähettämättä siitä automaattisesti kopiota muille ihmisille tai postituslistoille. Sääntö on passiivinen, kunnes se otetaan uudelleen käyttöön valintaikkunassa Säännöt ja varoitukset.

Neuvoja:

Luokan käyttäminen yksittäisten viestien automaattisen kopion lähettämisen poistamiseen käytöstä

Jos haluat poistaa uuden automaattisen kopiointisäännön käytöstä yksittäisille viesteille avaamatta valintaikkunaa Säännöt ja varoitukset, voit asettaa säännön luokkaan, joka on saatavilla Office Outlook 2007:ssä.

Muokkaa aiemmin luomaasi sääntöä niin, että kun lisäät määritetyn luokan viestiin, sääntö ei automaattisesti lähetä kopiota.

Kun haluat poistaa automaattisen kopioinnin säännön käytöstä viestissä, käytä viestissä luokkaa.

Neuvoja: Voit käyttää pikanäppäintä, jos määritit sen luodessasi luokkaa.

Kun viesti lähetetään, automaattisen lähetyksen kopiosääntöä ei sovelleta.

Haluatko kumppanisi uskovan, että todella haluat tavata hänet päivällisellä ja olet vain viattomasti myöhässä? Haluatko siskosi uskovan, että et todellakaan tiedä minne hänen suosikkiasunsa meni? Sitten sinun pitäisi ehkä poistaa tekstiviesteistäsi välimerkit, kuten pisteet ja pilkut.

Tekstiviestit ovat tällä hetkellä vallitseva viestintämuoto useimmille alle 50-vuotiaille. Computers in Human Behavior -lehdessä julkaistun uuden tutkimuksen mukaan tekstiviestien tyyli ei vaikuta ainoastaan ​​vastaanottajan käsitykseen lukutaidostasi, vaan myös siihen, pitävätkö he sen vilpittöminä. Varsinkin kun on kyse pisteestä.

Uusi tutkijoiden tutkimus

Binghamtonin yliopiston tutkijoiden pienessä tutkimuksessa 126 jatko-opiskelijaa luki sarjan tekstiviestejä ja käsinkirjoitettuja muistiinpanoja ja arvioivat sitten vilpittömyyden asteikolla 1–7. Pisteeseen päättyvät viestit havaittiin vähemmän vilpittömiksi kuin ne, joissa hän on. puuttuu. Tämän selvittämiseksi tutkijat laittoivat osallistujat yksinkertaisiin keskustelutilanteisiin. Jokainen tällainen viestinvaihto sisälsi kutsun, joka oli muotoiltu kysymykseksi, kuten "Haluatko mennä elokuviin?". Vastaus oli sanat "kyllä" tai "tietenkin". Mielenkiintoinen tosiasia, kun pistettä ei laitettu käsinkirjoitettuihin muistiinpanoihin, se koettiin välimerkkien lukutaidottomuudena. Mutta kun piste puuttui tekstiviesteistä, tutkimuksen osallistujat arvioivat ne vilpittömämmiksi.

Miksi välimerkit havaitaan eri tavalla tekstiviesteissä ja käsinkirjoitetuissa muistiinpanoissa?

Joten miksi tulkitsemme käsinkirjoitettuja muistiinpanoja ja tekstiviestejä eri tavalla? Tutkijoiden mukaan välimerkkivaatimuksemme ovat alhaiset tekstiviesteissä. Välimerkit ovat yksi lähettäjien käyttämistä ja vastaanottajien vastaanottamista signaaleista, jotka välittävät käytännöllistä ja sosiaalista tietoa. On otettava huomioon, että tekstiviestit ovat luonteeltaan hyvin lyhyitä, joissa jokaista sanaa tai merkkiä käytetään kontekstin välittämiseen. Näin ollen, kun lähetämme tekstiviestin ilman välimerkkejä, se näyttää spontaanimmalta ja siksi vilpittömämmältä.

Vaikka tekstiviestit ovatkin kirjoitusmuoto, niitä käytetään ja koetaan monissa tilanteissa puhutuksi kieleksi. Pikatekstiviestit jäljittelevät keskustelua. Oikeassa keskustelussa ihmiset välittävät helposti sosiaalista ja emotionaalista tietoa silmillään, ilmeillään, äänensävyllä, tauoilla ja niin edelleen. On selvää, että tekstikeskustelussa näitä mekanismeja ei voida käyttää, joten ihmiset luottavat siihen, mitä heillä on - välimerkkejä, hymiöitä ja tarkoituksellisia puheääniä matkivia kirjoitusvirheitä.

Mihin käytämme pistettä?

Piste oli yksi ensimmäisistä luoduista välimerkeistä, sillä oli täysin neutraali luonne ja se osoitti viimeistä taukoa. Ajan mittaan viestintätaitojen kehittymisen myötä tämä yksinkertaisuus on kuitenkin väistynyt hienovaraisemmilta lähestymistavoilta. Vuonna 2013 tehtiin testi, jonka mukaan jakso tekstiviesteissä koetaan aggressiivisuuden ilmentymäksi. Siksi nyt hän voi yllättää vastaanottajan, jos hän on keskellä epävirallista tekstikeskustelua. Ja yllättävää kyllä, tämä johtaa skeptisyyteen. Kaikki tämä selittää myös sen, miksi ihmiset käyttävät niin monia huutomerkkejä. On aina olemassa riski, että tekstiviestit välittävät ärsytystä tai sarkasmia, minkä vuoksi ihmiset käyttävät huutomerkkejä varmistaakseen, että ne ymmärretään oikein.

Miten huutomerkkejä tulkitaan?

Nyt tutkijat jatkavat vastaavien tutkimusten tekemistä selvittääkseen, kuinka huutomerkit vaikuttavat tekstiviestien tulkintaan. Vaikka on liian aikaista tehdä lopullisia johtopäätöksiä, huutomerkit välittävät enemmän vilpittömyyttä.

Kielen muutokset ovat aina hyvin hitaita ja vaikeasti havaittavissa. Erilaisten tietokonevälitteisten viestintämuotojen, kuten tekstiviestien, myötä on kuitenkin loistava tilaisuus seurata, kuinka ihmiset käyttävät kielenvaihtoa.

Mitä voimme odottaa tulevaisuudessa?

Kun tekniikka kehittyy edelleen, on mahdollista, että heiluri heilahtaa taaksepäin ja alamme lähettää tekstiviestejä kaksoispisteillä tai "nauraa ääneen" LOL:n sijaan (tai ehkä automaattinen korjaus tekee sen meidän sijaan). Tutkijoiden ainoa neuvo on olla varovainen, kun lähetät sähköpostia tai tekstiviestiä, varsinkin jos olet vihainen tai ärsyyntynyt. Ihmiset ovat erittäin herkkiä kaikille kielen hienovaraisuuksille, joten meidän kaikkien on oltava varovaisia ​​sekä sanojemme että välimerkkien kanssa.