Как создать электронную таблицу в опен офисе.

Таблица является вариантом подачи контента, информации. Она легче воспринимается пользователями, особенно если это касается каких-то сравнительных характеристик оборудования, автомобилей или программ. Таблицы разбавляют скучный монотонный текст и являются его добавочной ценностью. Разберемся, как сделать таблицу в OpenOffice.

Как создать новую таблицу в Опен Офис

Сначала необходимо определиться и четко продумать структуру — количество строк и столбцов. Лучше это сделать сразу, чтобы потом не пришлось добавлять данные, или удалять их. Допустим, определились, что таблица будет состоять из 10-ти строк и 3-х столбов. Давайте ее и создадим на странице OpenOffice.

Переходим в меню «Вставка-Таблица» (можно воспользоваться комбинацией быстрых клавиш Ctrl+F12), откроется окно для указания параметров.

В появившемся окне нужно указать:

• имя таблицы,
• количество столбцов и строк,
• можно указать строку (или строки), которые будут заголовочными; если таблица большая и будет разбиваться на несколько страниц документа OpenOffice, то включите опцию «Повторять заголовок», чтобы на каждом листе нужные строки были заголовочными. Это важно, чтобы на каждой странице было понятно, за что отвечает каждая строка или столбец.

После нажатия на ОК таблица вставится в документ OpenOffice и вы сможете ее заполнить. Если вдруг вы что-то упустили, например, указали меньшее количество строк или столбцов, чем необходимо, вы запросто сможете их добавить. Для этого нажмите на любое табличное место мышью и будет доступно специальное меню редактирования.

Можно добавлять или удалять строки и столбцы, делать объединение, делать фоновую заливку всей таблицы или отдельных ячеек, менять толщину границ (линий) и другие параметры на вкус и цвет.

Создание таблицы из набранного текста

Заполнять таблицу в OpenOffice не всегда удобно, особенно, кода в ней много ячеек. Иногда проще сначала набрать текст, а затем преобразовать его в таблицу. OpenOffice позволяет сделать это очень просто. Принцип такой:

Результат сразу отобразится в виде таблицы Опен Офис.

Как удалить таблицу в Опен Офис

Чтобы удалить таблицу полностью, а не отдельные ее части, поставьте курсор мышки на любую табличную область, затем нажмите на пункты меню «Таблица-Удалить-Таблица».

Конечно, создать таблицу в OpenOffice очень просто и нет смысла пользоваться каким-то сторонними программами или сервисами. Но не забывайте, что Опен Офис — это полноценный пакет офисных программ, в составе которого при установке на вашем компьютере имеется специализированный инструмент по работе с таблицами OpenOffice Calc, это аналог MS Excel.

Электронные таблицы – это работающее в диалоговом режиме приложение, хранящее и обрабатывающее данные в прямоугольных таблицах.

Электронные таблицы позволяют обрабатывать большие массивы числовых данных. В отличие от таблиц на бумаге, электронные таблицы обеспечивают проведение динамических вычислений, т.е. пересчет по формулам при введении новых чисел. В математике с помощью электронных таблиц можно представить функцию в числовой форме и построить ее график, в физике можно обработать результаты лабораторной работы, в географии или истории – представить статистические данные в виде диаграммы.

Электронные таблицы также называют табличными процессорами. Одним из наиболее популярных табличных процессоров является программа OpenOffice.org Calc (далее - просто Calc), входящая в состав пакета OpenOffice.

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки

В формулах могут использоваться ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другие ячейки.

При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически изменяются в зависимости от положения ячейки, в которую скопирована формула. При смещении положения ячейки на одну строку в формуле изменяются на единицу номера строк, а при перемещении на один столбец на одну букву смещаются имена столбцов.

Абсолютные ссылки в форму­лах используются для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсо­лютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках пе­ред неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак $ (например, $А$1).

Calc позволяет также ссылаться в формулах на другие листы и другие книги (внешние ссылки), поэтому в общем виде имя ячейки выглядит так:

‘имя_книги’#имя_листа.имя_ячейки.

Встроенные функции Calc

Cal c предоставляет в распоряжение пользователей множество специальных функций, которые можно применять в вычислениях. Функция выполняет определенные операции. Исходные данные передаются в нее посредством аргументов. Обращение к функции осуществляется путем указания ее имени, после которого следуют круглые скобки. Если функция имеет аргументы, они перечисляются в скобках и отделяются друг от друга точкой с запятой. Например:

SUM (A6:A16;A21:A24) .

В качестве аргумента можно задать числовое или текстовое значение, адрес ячейки (абсолютный или относительный), адрес или имя диапазона. Вызываются функции из формул, причем в одной формуле может быть несколько функций, объединенных различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными.

Ввод формулы можно выполнить с клавиатуры - либо непосредственно в ячейке, либо в строке формул. При этом адреса ячеек, содержимое которых должно использоваться в качестве аргументов функции, удобно определять, выделяя ячейки с помощью мыши. Аргументами функции могут быть адреса как смежных, так и несмежных диапазонов ячеек. Адрес смежного диапазона состоит из адресов первой и последней ячеек, разделенных двоеточием, а адрес несмежного диапазона включает адреса несмежных ячеек, разделенные точкой с запятой. Оба символа разделения вставляются в формулу автоматически, при указании диапазона ячеек с помощью мыши.

Во избежание синтаксических ошибок при вводе формул целесообразно использовать Мастер функций - пошаговую инструкцию, которая облегчает выполнение этой задачи. В этом случае ввод функции осуществляется в два этапа. По команде Вставка - Функция... (или по нажатию кнопки рядом со строкой формул) появляется диалоговое окно Мастера функций , в котором нужно выбрать функцию, необходимую для выполнения вычислений. При этом в окне отображается имя функции, ее описание и аргументы.

После нажатия кнопки ОК данного диалогового окна появляется следующее окно Мастера функций , где можно увидеть описание каждого aprумента, текущий результат функции и всей формулы. При выполнении этого шага справка по функции также остается доступной. Ввод функции заканчивается нажатием кнопки ОК .

При использовании ссылок в качестве аргументов нужно учитывать возможность дальнейшего копирования создаваемой формулы. Для этого следует записывать их в полях диалогового окна в абсолютной или относительной форме.

Рассмотрим наиболее часто используемые функции. Знание этих функций и использо­вание справки Calc позволят решать практи­ческие задачи.

Математические функции

Значительное место в этой категории занимают тригонометрические функции. В их число входят прямые и обратные тригонометрические, а также гиперболические функции. Для вычисления этих функций следует ввести только один аргумент - число. Для функций SIN(число) , COS(число) и TAN(число) аргумент число - это угол в радианах, для которого определяется значение функции. Если угол задан в градусах, его следует преобразовать в радианы путем умножения его на PI ()/180 или использования функции RADIANS .

Одной из самых популярных функций является функция SUM . Синтаксис этой функции следующий:

СУММ (число1; число2; . . .)

При использовании функции СУММ требуется как минимум один аргумент, представляющий собой набор чисел из диапазона ячеек или массив констант, которые необходимо просуммировать. Например, формула

=СУММ(ВЗ:В10;Лист2.ВЗ:В10;ЛистЗ.ВЗ:В10)

суммирует значения, находящиеся в диапазоне ячеек ВЗ:В10 рабочих листов Лист1, Лист2 и ЛистЗ одной рабочей книги, возвращая общую сумму в ячейку листа Лист1, где находится формула.

Примерно четверть функций, включенных в эту категорию, позволяют обрабатывать массивы данных - векторы и матрицы. Рассмотрим некоторые из них.

SUMIF (диапазон;критерий;диапазон_суммирования) .

Диапазон - диапазон ячеек, содержащий определенный признак.

Критерий - условие, записанное в форме числа, выражения или текста, определяющего требования к значению признака.

Диапазон_суммирования - диапазон ячеек, значения данных в которых суммируются, если признак этих ячеек соответствует условию.

С помощью этой функции можно вычислить сумму значений, записанных в ячейках из "диапазона_суммирования ", если значения в соответствующих им ячейках "диапазона " удовлетворяют "критерию ". Если "диапазон_суммирования " опущен, то суммируются значения ячеек в "диапазоне ".

Для решения данной задачи в ячейку B 6 введена формула= SUMIF (A 2: A 5;">160000"; B 2: B 5)

В некоторых случаях могут оказаться полезными функции MOD и INT .

Результатом применения первой из них является остаток от деления аргумента число на аргумент делитель . Синтаксис этой функции:

MOD(число; делитель),

где число - число, остаток от деления которого определяется,

делитель - число, на которое нужно разделить (делитель).

Функция INT округляет число до ближайшего меньшего целого. Ее синтаксис:

INT (число) ,

где число - это вещественное число, округляемое до ближайшего меньшего целого.

Для решения данной задачи в ячейку A 3 введена формула = INT (A1/60), а в ячейку C 3 = MOD (A 1;60).

Статистические функции

Данная категория включает большое количество статистических функций от наиболее простых (AVERAGE , MAX и MIN ) до функций, используемых, в основном, только специалистами в данной области (CHITEST , POISSON , PERSENTILE и др.). Помимо специальных статистических функций, Cal c предоставляет набор функций подсчета, которые дают возможность вычислить количество ячеек, содержащих какие-либо значения, непустых ячеек (содержащих информацию любого типа) или только тех ячеек, которые включают значения, удовлетворяющие заданным критериям.

Функции AVERAGE (для поиска среднего значения), MAX (для поиска наибольшего значения) и MIN (для поиска наименьшего значения) имеют синтаксис, аналогичный синтаксису функции SUM . Например, функция AVERAGE использует следующие аргументы:

= AVERAGE (число1;число2;...)

Пример. Необходимо вычислить минимальную, максимальную и среднюю стоимость товаров.

Для решения данной задачи в ячейки C 5, C 6, и C 7 введены соответственно формулы= MIN (B2:B4), = MAX (B2:B4) и = AVERAGE (B2:B4) .

Логические функции

Из всех логических функций чаще всего употребляются функции AND , OR иIF . Объясняется это тем, что они позволяют в процессе решения задач организовать ветвление, т. е. реализовать выбор нескольких вариантов вычисления, причем функции AND иOR служат для объединения условий.

Результатом работы функции AND будет значение TRUE (истина), если все аргументы имеют значение TRUE . Если хотя бы один из аргументов имеет значение FALSE (ложь), результатом будет значение FALSE . Синтаксис этой функции таков:

AND (логическое_значение1; логическое_значение2; ...),

где логическое_значение1, логическое_значение2, ... - это oт одного до тридцати проверяемых условий, каждое из которых может иметь значение либо TRUE , либо FALSE .

Функция OR имеет аналогичный синтаксис и ее результатом будет значение TRUE , если хотя бы один аргумент имеет значениеTRUE . Если все аргументы имеют значение FALSE , результатом будет значение FALSE .

Синтаксис функции IF :

IF (лог_выражение;значение_если_истина; значение_если_ложь),

где лог_выражение - это любое значение или выражение, принимающее значение TRUE или FALSE ,

значение_если_истина - это значение, которое будет записано в вычисляемую ячейку, если лог_выражение истинно. Это значение может быть формулой;

значение_если_ложь - это значение, которое будет записано в вычисляемую ячейку, если лог_выражение ложно. Это значение может быть формулой.

Пример. В бюро трудоустройства, где ведутся списки желающих получить работу, поступил запрос. Требования работодателя - образование высшее, возраст не более 35 лет.

Необходимо определить, кто может являться кандидатом.

Для решения данной задачи в ячейку E 2 введена формула = IF (AND (C2="в";D2<=35);"Да";"Нет")

Контрольные вопросы

1.В каком случае нужно применять относительные, а в каком абсолютные ссылки?

4.Назовите математические функции Calc .

5.Как производится суммирование значений диапазона ячеек?

6.Каков синтаксис функции IF ?

Задание

1.Создайте ведомость начисления зарплаты сотрудников лаборатории с учетом ежемесячной индексации 5%, районного коэффициента 20% и подоходного налога 13%.

Надбавка "За районный коэффициент" вычисляется по формуле:

"начислено" * "районный коэффициент".

Подоходный налог вычисляется по формуле:

("начислено" + "за районный коэффициент") * "подоход.налог".

Сумма заработной платы в каждом последующем месяце определяется по формуле:

"начисл. в январе" +"начисл. в январе" * "коэф-т индексации" * ("номер мес." - 1).

2.Заполнение столбцов "За районный коэффициент", "Налог", "Итого к выдаче" проведите с использованием операции копирования. Аналогично проведите заполнение столбца "Фамилия сотрудника" за каждый месяц.

3.Коэффициенты индексации и подоходного налога разместите в отдельных ячейках таблицы и при вводе формул используйте их абсолютные адреса.

4.Измените значения коэффициента индексации (10%) и подоходного налога (10%) и проведите анализ полученных результатов.

5.Вычислите среднюю зарплату за февраль.

6.С помощью функции IF в дополнительный столбец выведите слово “Высокооплачиваемый” для сотрудников с зарплатой выше средней.

Готовимся к ЕГЭ

При работе с электронной таблицей в ячейке В1 записана формула: =$ C $4+ E 2.

Какой вид приобретет формула, после того как ячейку В1 скопируют в ячейку D4?

1) =$ C $4+ G 5

2) =$ C $4+ E 4

3) =$ C $7+ G 5

4) =$ E $4+ E 4

Решение

Когда мы копируем формулу в какую-нибудь другую ячейку, Calc изменяет адресацию в формуле в сторону копирования. В нашем случае копирование происходит вправо на две позиции (от столбца В к столбцу D) и вниз на три позиции (от строки 1 к строке 4), поэтому изменяться должны номера строк и столбцов, и без абсолютной адресации должно было бы получиться =E 7+G 5. Но первый адрес в формуле ($C $4) абсолютный, следовательно, меняться при копировании не будет, а значит, формула после копирования примет вид: =$C $4+G 5. Таким образом, правильный ответ №1.

Визуализация данных

Программа Calc позволяет визуализировать дан­ные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграммы наглядно отображают зависимости между дан­ными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных. Диаграммы могут быть раз­личных типов и представляют данные в различной форме. Для каждого набора данных важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы.

Типы диаграмм

Линейчатые диаграммы и гистограммы используются для наглядного сравнения величин. В ли­нейчатых диаграммах ширина столбца (а в гистограммах его высота) пропорциональна значению величины. Линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть плоскими или объемными.

Пример. Предположим, что мы располагаем данными об объемах продаж четырьмя региональными торговыми организациями.

Для сравнения показателей подразделений друг с другом можно построить гистограмму.

Диаграммы типа линия используютсядля построения графиков функций и отображения изменения величин в зависимости от времени. Маркерами отображаются значения числовой величины, которые соединяются между собой плавными линиями.

Пример. Для сравнения динамики изменения объемов продаж по таблице из предыдущего примера построим линию.

Круговая диаграмма применяется для отображения величин частей некоторого целого. Величина кругового сектора диаграммы пропорциональна значению части. Круговые диаграммы могут быть плоскими или объемными, причем секторы могут быть раздвинуты (разрезанная круговая диаграмма).

Пример . Чтобы наглядно увидеть соотношение объемов продаж в регионах за январь построим круговую диаграмму.

Диаграммы типа область фактически представляют ту же информацию, что и линии. Но при этом они показывают сумму введенных значений и отображают вклад отдельных рядов в об­щую сумму. Главное достоинство этих диаграмм состо­ит в том, что они позволяют увидеть соотношение отдельных со­ставляющих и общего объема.

Пример . Построим диаграмму типа область по данным о продажах в регионах.

Верхняя линия пред­ставляет общий объем продаж по месяцам. Каждая полоса на этой диаграмме - часть от общего объема, которая приходится на один регион. Эта диаграмма позволяет проследить, например, тенденцию к увеличению продаж в целом по всем четырем регионам.

Области более наглядны, чем линии, поскольку они в значительной мере отображают картину в целом, а не от­дельные изменения. С помощью таких диаграмм дости­гаются две цели: визуально представляются зависимости между сериями данных и указываются их точные значения. Эти диа­граммы полезно применять в тех случаях, когда следует обратить внимание получателя информации на потребление или объем продажи, производства и т. п.

Существуют и другие типы диаграмм.

Построение диаграмм

При создании диаграммы, прежде всего, необходимо выделить диапазон ячеек, содержащий исходные данные для ее построения. Диаграммы связаны с исходными данными на рабочем листе и обновляются при обновлении данных на рабочем листе. Выделенный диапазон исходных данных включает в себя ряды данных и категории.

Ряд данных - это множество значений, которые необхо­димо отобразить на диаграмме. На линейчатой диаграмме значения ряда данных отображаются с помощью столбцов, На круговой - с помощью секторов, на линии - точками, имеющими заданные координаты Y.

Категории задают положение значений ряда данных на диаграмме. На линейчатой диаграмме категории являются «подписями» под столбцами, на круговой диаграмме - на­званиями секторов, а на линии категории используются для обозначения делений на оси X. Если диаграмма отображает изменение величины во времени, то категории всегда являются интервалами времени: дни, месяцы, годы и т. д.

Диаграммы могут располагать­ся как на отдельных листах, так и на листе с данными (внедренные диаграммы). Область диаграммы кроме обязательной области построения диаграммы может содержать названия оси категорий и оси значений, заголовок диаграммы и легенду.

Область построения диаграммы является основным объ­ектом в области диаграммы, так как именно в ней произво­дится графическое отображение данных. В линейчатых диа­граммах можно изменять цвет столбцов, в круговых - цвет секторов, в линиях - форму, размер и цвет маркеров и соединяющих их линий.

Линейчатые диаграммы и линии содержат ось катего­рий (ось X ) и ось значений (ось У ), формат которых можно изменять (толщину, вид и цвет линий). Важнейшим параметром осей является шкала , которая определяет минимальное и максимальное значения оси, а также цену основных и промежуточных делений. Рядом с делениями шкалы по оси категорий размещаются названия категорий, а рядом с делениями шкалы по оси значений - значения ряда данных. В круговых диаграммах названия категорий и значения ряда данных отображаются рядом с секторами диаграммы.

Для более точного определения величины столбцов ли­нейчатой диаграммы и положений маркеров линии можно использовать горизонтальные и вертикальные линии сетки. Основные линии сетки продолжают основные деления шка­лы, а промежуточные линии - промежуточные деления шкалы.

Название диаграммы и названия осей можно переме­щать и изменять их размеры, а также можно изменять тип шрифта, его размер и цвет.

Легенда содержит названия категорий и показывает ис­пользуемый для их отображения цвет столбцов в линейча­тых диаграммах, цвет секторов - в круговых диаграммах, форму и цвет маркеров и линий - на линиях. Легенду можно перемещать и изменять ее размеры, а также можно изменять тип используемого шрифта, его размер и цвет.

Для построения диаграмм целесообразно для ее использовать Мастер диаграмм . Для этого следует выбрать команду Вставка - Диаграмма... , после чего появится диалоговое окно.

На этом этапе можно выбрать тип диаграммы, в наибольшей степени соответствующий целям анализа.

Следующий этап заключается в выборе или уточнении диапазона данных, используемых для построения диаграммы.

На третьем шаге можно добавить или удалить ряды данных, а также настроить диапазоны данных для каждого ряда и категорий.

На заключительном, четвертом этапе можно выбрать дополнительные объекты для включения в состав диаграммы и задать некоторые их характеристики и содержание надписей.

Если свойства объектов, включенных в диаграмму, которая построена таким образом, не устраивает пользователя, то ее следует изменить. Для этого следует, дважды щелкнув левой клавишей мыши на диаграмме, перейти в режим правки. Затем, щелкнув правой клавишей на нужном объекте (легенде, области построения диаграммы, заголовке диаграммы и т.п.), выбрать из контекстного меню команду Свойства объекта… .

Контрольные вопросы

1.Какие типы диаграмм Вы знаете?

2.В каком случае лучше использовать гистограмму, в каком - круговую диаграмму, а в каком - линию?

3.Охарактеризуйте объекты диаграммы – категории, ряды данных, легенду.

Задание

1. Создайте новую книгу.

2. Сохраните ее в личной папке под именем Диаграммы .

3. Изучите справочные данные по работе с диа­граммами.

4. На Листе 1 создайте гистограммы по данным таблицы, ис­пользуя в качестве рядов данных: а) столбцы; б) строки.

7. Сохраните изменения в файле.

8. По этим же данным постройте линию, используя в каче­стве рядов данных столбцы.

9. По данным таблицы создайте круговую диаграмму, отобра­жающую долю каждого цикла дисциплин в общем объеме време­ни теоретических занятий.

10. Присвойте Листу 1 название Диаграммы.

11. Сохраните изменения в файле.

Готовимся к ЕГЭ

Из демо-версии ЕГЭ-2008.

Дан фрагмент электронной таблицы

После выполнения вычислений была построена диаграмма по значениям диапазона ячеек A 2:D 2. Укажите получившуюся диаграмму.

Решение

Сначала надо вычислить по приведенным формулам значения ячеек из интервала A 2:D 2:

A2 = C1 – B1 = 4 – 3 = 1

B2 = B1 – A2*2 = 3 – 1*2 = 1

C2 = C1/2 = 4/2 = 2

D2 = B1 + B2 = 3 + 1 = 4

Теперь проверяем диаграммы на соответствие.

В первой диаграмме значения таковы: 1, 1, 2, 3 – не подходит.

Во второй: 1, 1, 3, 3 – не подходит.

В третьей: 2, 2, 1, 1 – не подходит.

В четвертой: 1, 1, 2, 4 – подходит.

Таким образом, правильный ответ №4.

Создание, редактирование и оформление таблицы

1. Цель работы

Научится создавать, редактировать и оформлять таблицы. Таблица представляет собой данные, расположенные по строкам и столбцам (колонкам). В таблице можно использовать обрамление, заливку, изменять ширину столбцов и высоту строк, проводить сортировку данных и другие действия.

Работа с текстом внутри ячейки ничем не отличается от обычной работы с абзацем.

2. Создание таблицы

Таблица может быть создана с помощью команд главного меню: Вставка → Таблица или Таблица → Вставить → Таблица или с помощью кнопки Таблица на панели инструментов (Внимание! нажать нужно на саму пиктограмму, а не рядом на раскрывающийся список (маленькую зеленую стрелочку)). В появившемся диалоговом окне «Вставка таблицы» нужно установить следующие параметры таблицы: число строк, число столбцов.

Рис.1: Вставка таблицы

После вставки таблицы появится дополнительная инструментальная панель «Таблицы» :

Рис.2: Инструментальная панель "Таблицы"

Если в процессе работы вы случайно закроете данную панель, то вернуть ее можно через главное меню Вид → Панели инструментов → "Таблица" (щелчок левой кнопкой мыши по названию инструментальной панели приведет к открытию/закрытию выбранной панели).

3. Перемещение по таблице

Перемещение по таблице выполняется с помощью мыши, клавиши TAB или клавиш управления курсором.

4. Выделение элементов таблицы

Способы выделение элементов таблицы с помощью мыши приведены в таблице:

Выделение возможно и с помощью команды: Главное меню: Таблица → Выделить - выделяется строка или столбец, в которой находится курсор ввода текста, ячейка или вся таблица.

5. Вставка строк

Вставка строки осуществляется с помощью кнопки «Вставить строку» на панели инструментов Таблица : новая строка вставиться под текущей строкой (текущей строкой является та в ячейке, которой в данный момент находится курсор).

Если необходимо вставить несколько строк, то нужно выделить столько строк сколько требуется вставить и затем нажать кнопку «Вставить строку». Требуемое число строк будет вставлено под выделенными строчками.

Произвольное число строк можно вставить через главное меню: Таблица → Вставить → Строки… В появившемся диалоговом окне требуется указать сколько строк необходимо добавить и их положение – до или после текущей строки.

Рис.3: Диалоговое окно "Вставить строки"

Для вставки в конец таблицы одной строки необходимо установить курсор ввода в последнюю ячейку последней строки и нажать клавишу Tab;

6. Вставка столбцов

Вставка столбцов осуществляется аналогичным образом или с помощью соответствующей кнопки «Вставить столбец» на панели инструментов Таблица или через главное меню Таблица → Вставка → Столбцы…

7. Вставка текста перед таблицей

Поместить курсор в левой верхней ячейке первой строки таблицы и нажать клавишу Enter.

8. Удаление строк, столбцов

Для удаления строк или столбцов необходимо:

• выделить необходимые элементы таблицы (строки или столбцы);
• выполнить команду «Удалить…» пункта меню «Таблица» либо с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов Таблица

Внимание! Клавиши «Delete» и «Backspace» удаляют только содержимое ячеек!

9. Оформление таблицы

Оформить таблицу можно с помощью диалогового окна «Оформление таблицы» . Данное окно открывается либо с помощью главного меню: Таблица → Свойства таблицы… либо через контекстное меню команда «Таблица», либо с помощью кнопки «свойства таблицы» на панели инструментов «Таблица»

Диалоговое окно «Оформление таблицы» содержит несколько вкладок:

• вкладка «Обрамление» служит для определения свойств линий таблицы;
• вкладка «Фон» определяет заливку, цвет фона строк, столбцов, ячеек или всей таблицы;

Рассмотрим как изменить тип и цвет линий таблицы с помощью вкладки «Обрамление» :

Рис.4: Диалоговое окно "Оформление таблицы: Обрамление "

Чтобы изменить стиль линий надо: в группе «линия» в списке «стиль» установить требуемую толщину линии и выбрать нужный цвет (щелчок по треугольнику приведет к раскрытию списка цветов, в котором можно выбрать интересующий вас цвет). Установленный стиль линий можно сразу увидеть на маленьком макете в разделе «задается пользователем» .

Нажимая на соответствующие пиктограммы в разделе «предопределенные» можно выбрать какие именно линии будут прорисованы установленным стилем.

В разделе «предопределенные» содержатся следующие пиктограммы:

В диалоговое окне «Оформление таблицы» на макете «задается пользователем» можно щелчком мышки добавить или убрать линию. Обратите внимание что один щелчок мышкой может привести:

• Серый цвет линии – будет оставлен предыдущий стиль линии
• Белый цвет линии – линия будет удалена.

Изменять стиль линий таблицы (ячеек) можно и с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов «Таблицы»

Порядок действий:

• Выделить интересующие ячейки
• Нажать на кнопку «обрамление» и выбрать макет обрамления
• Кнопкой «стиль линий» установить стиль линии
• Кнопкой «цвет линий рамки» - цвет линии
• Кнопка «цвет фона» устанавливает фоновый цвет выделенных ячеек

10. Изменение ширины столбца и высоты строки

Для изменения ширины столбца необходимо:

• установить указатель мыши на разделительную линию изменяемых столбцов, курсор примет вид горизонтальной двойной стрелки и появиться всплывающая подсказка «настроить столбец таблицы»
• удерживая левую кнопку мышки, перетащить разделительную линию в нужную сторону до получения необходимой ширины столбцов.

Для изменения высоты строки необходимо:

• установить указатель мыши на разделительную линию изменяемых строк курсор примет вид вертикальной двойной стрелки и появиться всплывающая подсказка «настроить строку таблицы»
• удерживая левую кнопку мышки, перетащить разделительную линию в нужную сторону до получения необходимой высоты строк.

При выполнении данной операции изменяется ширина двух смежных столбцов или высота двух смежных строк.

11. Объединение ячеек

Для объединения ячеек необходимо:

• или выделить все объединяемые ячейки и выполнить команду меню «Таблица» / «Объединить ячейки»;
• или выделить все объединяемые ячейки и воспользоваться одноименной кнопкой панели инструментов «таблицы»;

12. Разбиение ячеек

Для разделения ячеек необходимо:

• выделить разделяемые ячейки;
• выполнить команду меню «Таблица» / «Разбить ячейки» или воспользоваться одноименной кнопкой панели инструментов «таблицы». В появившемся окне диалога задать количество ячеек, на которое предполагается разбить каждую из выделенных ячеек и указать направление разбиения по вертикали или по горизонтали. Данную операцию можно провести, используя кнопку «Разбить ячейки» панели «Таблицы»..

Первый способ

Формат шрифта и абзаца всех ячеек таблицы будет таким же, каким был соответствующий формат в месте вставки таблицы. Изменение формата одной ячейки не зависит от изменений формата другой. Каждая ячейка полностью автономна.

2. Откройте меню Таблица.

3. В списке команд наведите курсор на пункт Вставить.

4. В открывшемся меню выберите пункт Таблица.

5. В окне Вставка таблицы в группе Размер таблицы регуляторами Столбцы и Строки задайте нужное количество столбцов и строк. -Количество столбцов и строк в таблице - от 1 до 8192.

6. Закройте окно кнопкой ОК.

Второй способ

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на странице в месте размещения таблицы.

2. Откройте меню кнопки Таблица на панели Стандартная.

3. В сетке таблицы выделите нужное количество строк и столбцов.

4. Щелкните левой кнопкой мыши, когда нужное количество строк и столбцов будет выделено.

Для уменьшения количества строк и столбцов верните курсор на предыдущие позиции.

Как создать таблицу на основе автоформата

В программе Writer предусмотрена большая коллекция шаблонов предварительно отформатированных таблиц, которые легко помещаются в документ и редактируются по вашему усмотрению.

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в месте размещения таблицы.

2. Откройте меню Таблица и в списке команд наведите курсор на пункт Вставить.

3. В открывшемся списке выберите пункт Таблица.

4. В окне Вставка таблицы щелкните по кнопке Автоформат.

5. В окне Автоформат выберите в списке нужный стиль таблицы.

6. Для редактирования выбранного формата щелкните по кнопке Детали и отключите нужные пункты.

7. Закройте окно кнопкой ОК. Как преобразовать таблицу автоформатом

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку нужной таблицы.

2. Щелкните по кнопке Автоформат на панели Таблица.

3. В окне Автоформат выберите в списке нужный стиль таблицы.

4. Закройте окно кнопкой ОК.

Как преобразовать текст в таблицу

Уже набранный текст документа при необходимости можно преобразовать в таблицу.

1. В окне открытого документа выделите нужный текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

2. Откройте меню Таблица.

3. В списке команд наведите курсор на пункт Преобразовать.

4. В раскрывшемся списке выберите пункт Текст в таблицу.

5. В окне Преобразовать текст в таблицу в группе Разделитель текста выберите способ разбивки текста на столбцы таблицы.

Выбрав пункт Другой, можно задать нестандартный символ разбивки.

6. Закройте окно кнопкой ОК.

Как перемещаться по таблице

Чтобы попасть в нужную ячейку таблицы, наведите на нее курсор и щелкните левой кнопкой мыши или переместите курсор одной из четырех клавиш-стрелок (вверх, вниз, влево, вправо). Для быстрого перемещения используйте следующие сочетания клавиш:

Tab - в правую ячейку из текущей;

Shift+Tab - в левую ячейку из текущей;

Alt+Home - в первую ячейку текущей строки;

Alt+End - в последнюю ячейку текущей строки;

Alt+Page Up - в первую ячейку текущего столбца;

Alt+Page Down - в последнюю ячейку текущего столбца.

Как выделить таблицу

Первый способ

В окне открытого документа щелкните левой кнопкой мыши над верхним левым углом нужной таблицы, когда указатель примет форму диагональной стрелки.

Второй способ

1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таблицы.

2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+A. Как задать точную ширину таблицы

3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица в группе Выравнивание активируйте пункт Вручную.

4. В группе Свойства регулятором Ширина задайте нужную величину ширины таблицы в сантиметрах.

При активации пункта Относительная ширина задается в процентах.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как выровнять таблицу по центру страницы

1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таб лицы.

2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица.

3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица в группе Выравнивание активируйте пункт По центру.

4. Закройте окно кнопкой ОК.

Как задать отступ таблицы от полей

1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таб лицы.

2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица.

3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица в группе Интервал задайте регуляторами нужное значение отступа.

4. Закройте окно кнопкой ОК.

Как объединить несколько таблиц в одну

Несколько самостоятельных таблиц можно слить воедино.

Первый способ

Если таблицы разделены только знаками абзацев, удалите эти символы разметки обычным способом.

Второй способ

Если между таблицами находится нужный текст, необходимо перенести таблицы и расположить их последовательно одну за другой, а затем удалить символы абзацев между ними.

Пакет Calc предназначен для создания и редактирования разнообразных электронных таблиц, обработки содержащихся в них данных, составления на их основе всевозможных диаграмм и сводных таблиц, имеет довольно простые средства работы. Этот пакет позволяет использовать данные других приложений, таких, как Write, Base и других.

В первой части раздела мы рассмотрим на примерах наиболее распространенные операции пакета Calc . Вторая часть содержит описание работы программы и некоторых режимов пакета. Лучшим способом освоения пакета является практическая работа, при которой пользователь сначала знакомится с основными режимами работы пакета, а затем пробует другие режимы самостоятельно. Поэтому рекомендуем сначала создать таблицу, вывести ее на печать и сохранить, затем вызвать ее, откорректировать и сохранить, то есть попробовать основные операции работы с пакетом, после чего начать знакомиться с другими возможностями. В этом помогут следующие главы, где кратко описаны основные действия, которые можно совершить с документом.

Урок 1. Первые шаги в Calc . Запуск программы и основные компоненты окна

1.1 Запуск программы

Войти в Calc можно при помощи режима: Пуск →(Все) Программы →OpenOffice →OpenOffice Calc .

Другая возможность запуска редактора – при помощи значка на рабочем столе, если он выведен на него. Вид значка показан на рисунке слева в начале предыдущего абзаца. Для этого нужно подвести к нему курсор мыши и сделать двойное нажатие левой кнопкой мыши. Время между двумя нажатиями на левую кнопку мыши должно быть достаточно коротким, иначе система это действие воспримет как два одиночных нажатия действие будет иным.

Для установки значка на рабочем столе нужно в список программ пакета: Пуск → (Все) Программы →OpenOffice, установить курсор на надписи: OpenOffice Calc щелкнуть правой кнопкой и перенести на рабочий стол. Затем в появившемся панно выбрать режим Копировать .

При работе с документом рекомендуется чаще использовать режим сохранения (Файл →Сохранить ), особенно при работе со сложными документами, чтобы при непредвиденных случаях (выключении электропитания, сбое программы) были сохранены последние изменения.

1.2 Основные компоненты основного окна пакета

Внешний вид основного окна бывает различным и зависит от настроек пользователя, поэтому рассмотрим наиболее распространенный. Окно пакета состоит из:

- верхней линии, или строки заголовка, на которой написано имя программы, выполняемой в данный момент. По краям имеются кнопки окна, слева - для вызова подменю работы с данной задачей и справа – сворачивания и закрытия окон;

Строки главного меню с именами групп режимов;

Трех строк с пиктограммами (стандартная, форматирование и строка формул), каждая из которых представляет собой режимы работы программы, описанные ниже;

- основного окна с разграфленными на строки и столбцы областями в виде таблицы. В программе Calc на одном листе может быть достаточно большое количество строк и столбцов. Пересечение строк и столбцов образуют ячейки – поля, в которых находится различная информация, в том числе текстовая и числовая, могут храниться рисунки, формулы, звуковые файлы и пр. О том, как вводить и корректировать информацию в ячейках, мы расскажем ниже;

- заголовков строк и столбцов , в которых по вертикали находятся числа, а по горизонтали – символы английского алфавита. Название каждой ячейки в основном окне имеет адрес, состоящий из нескольких символов, например, «A232». Символ «A » обозначает первый ряд, за которым находится номер строки (232) ;

- статусной строки, или строки состояния , где отображается текущее состояние программы.

Основное окно содержит рабочий лист с ячейками. Может быть несколько рабочих листов, которые объединяются в рабочую книгу.

Рассмотрим вопросы сворачивания окон . Для этого прежде всего свернем окно программы Calc , для чего щелкнем по кнопке, на которой находится черточка, расположенной справа сверху окна (). В результате окно свернется, на экране появится рабочий стол и внизу экрана кнопка в виде небольшого прямоугольника, на котором находится название Без имени 1 - ОР (смотри рисунок выше).

Для того, чтобы развернуть окно с программой Calc , нужно щелкнуть по данной кнопке, при этом окно появится на экране, а кнопка будет как бы вжатой, как это показано на рисунке.

Таким образом, можно сворачивать и разворачивать окно программы. Этим действиям можно также дать другое название - свернуть или распахнуть окно программы.

Операция сворачивания окна оставляет программу в оперативной памяти, но оно оказывалось незадействованной в текущий момент времени. Если программу закрыть, то программа будет выведена из оперативной памяти и прекратит свою работу. Для того чтобы с ней в дальнейшем продолжать работу, нужно снова ее запустить. Так как сворачивание окна оставляет программу в оперативной памяти, то компьютеру требуется мало времени для активизации программы. Кроме того, документы, рисунки и прочие данные, которые находятся в программе, снова вызывать уже не требуется.

Теперь нажмем на кнопку - , которая находится справа сверху окна. В результате окно станет меньше, и будет занимать часть экрана, как это показано на рисунке. Первый режим, при котором окно занимает почти весь экран, кроме нижней строчки, где находится кнопка Пуск , называется «распахнуть окно во весь экран».

Это окно можно перемещать по экрану, для чего нужно подвести курсор мыши к верхней строчке окна, которая выделена синим цветом. Далее следует нажать левую кнопку мыши, и не отпуская ее, перенести окно на новое место и там отпустить левую кнопку мыши. При переносе на экране появится рамка, которая показывает место на экране, где будет расположено окно программы. В системе Windows ХР передвигается не граница, а все окно.

Также можно изменять размеры окна. Для этого нужно подвести курсор мыши на границу окна, и, когда курсор превратится в две стрелки, соединенные между собой, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести границу в новое место. При этом, если перенести курсор внутрь окна, то оно будет уменьшено, если наружу - то окно будет увеличено. Ниже приведены виды курсора мыши:

На горизонтальной верхней или нижней границе окна для перемещения в вертикальном направлении;

На левой или правой вертикальной границе окна для перемещения в горизонтальном направлении;

На углах окна для перемещения границы окна по диагонали.

Для того, чтобы снова распахнуть окно во весь экран, нужно нажать на кнопку - , расположенную сверху слева окна.

Можно запустить одновременно несколько программ, часть из которых будет активизирована и иметь на экране окна, часть из них будет свернута.

В текущий момент времени пользователь может работать только с одной программой, несмотря на то, что другая программа будет выполнять какие-то свои действия. Это связано с тем, что у компьютера имеется одна клавиатура и одна мышь, которые закрепляются за этой программой. В то же время, если эти устройства программе не нужны, то программа, которая не является активной, тем не менее, может выполнять какие-то действия, например, выводить документ на печать, воспроизводить музыку и выполнять другие функции.

Когда выведены два окна двух программ, то активное окно имеет верхнюю строчку синего цвета, а другое окно серого цвета. Для того, чтобы сделать второе окно активным, нужно щелкнуть по какой-либо части второго окна, которое виднеется на экране, после чего окна поменяются местами. Понятно, что клавиатура и мышь теперь будут производить действия со второй программой. Можно обратно сделать активным окно предыдущей программы, для чего нужно щелкнуть по выступающей части окна.

Для того чтобы активизировать окно программы, которое не видно за активным окном (что часто бывает, когда окно активной программы распахнуто во весь экран), следует нажать на прямоугольник, на котором имеется надпись нужной программы, находящийся внизу экрана и окна поменяются местами. Если щелкнуть по названию активной программы, то она свернется.

Попробуйте поэкспериментировать с окнами программ, изменяя их размеры, перенося окна программ в разные места, делая активными различные окна.

Иногда требуется открыть два окна одновременно, один под другим. Конечно, можно изменить размеры окна либо перетащить окно одно под другое. Но проще подвести курсор мыши в свободное место справа от прямоугольников с названиями программ на нижней строчке экрана и щелкнуть правой кнопкой мыши. При этом на экране появится меню, в котором выберем режим Окна Каскадом, и все окна будут расположены одно за другим, в котором каждое следующее окно находится чуть левее и выше от предыдущего.

Можно выбрать режим Окна сверху вниз , и окна будут расположены, одно под другим, что удобно, если нужно, например, постоянно переносить данные из одного документа в другой.

Распахнем окно программы Calc . В данном окне имеются и другие элементы:

- вертикальная линия прокрутки, или полоса прокрутки (справа от основного окна), позволяющей просматривать те части документа, которые не поместились на экране сверху и снизу;

- горизонтальная линия прокрутки, или полоса прокрутки (внизу от основного окна), позволяющей просматривать те части документа, которые не поместились на экране слева и справа;

Ярлык рабочего листа (внизу от основного окна), позволяющая перемещаться по листам книги. Каждая книга содержит несколько рабочих листов, куда можно заводить данные. Ярлык текущего листа (Лист 1 ) выделен белым фоном. Для того, чтобы перейти на другой лист, нужно щелкнуть по ярлыку с его названием, используя левую кнопку мыши. Здесь и далее под словосочетанием «щелкнуть мышкой» по какому-то названию мы будем подразумевать, что нужно подвести курсор мыши на данное название, нажать и отпустить левую кнопку мыши. Если нужно щелкнуть правой кнопкой мыши, в тексте в дальнейшем это будет оговариваться дополнительно.

Отметим, что эти элементы находились и в предыдущем окне, только не были видны.

Для перемещения по изображению на экране используются кнопки прокрутки , находящиеся на линии прокрутки. Например, если нужно просмотреть текст, который находится ниже, нажмите на кнопку справа от экрана со стрелочкой вниз () и держите левую кнопку мыши нажатой до тех пор, пока не появится нужный текст. Если нажать на кнопку между стрелками () и переместить в другое место, то слева от нее появится номер строки. Как только появится нужный номер, отпустите левую кнопку мыши. Аналогично используются кнопки горизонтальной линии прокрутки.

Теперь закроем данное окно программы, для чего нажмем на кнопку с крестиком (), которое находится справа вверху окна. В результате окно пропадет с экрана монитора и на нем появится рабочий стол.

Если вы только что начали работать с программой или вообще недавно сели за компьютер, можете несколько раз набрать небольшую таблицу, хотя бы несколько символов, и попробовать ее сохранить, затем открыть этот файл, сделать новые добавления и распечатать, о чем рассказано в следующем уроке.