Wat is een fax en hoe verzendt u deze? Een fax versturen wij correct via een speciaal apparaat of internet

Hoewel vandaag de meeste documenten worden via e-mail verzonden; dit is nog steeds populair. Mensen hebben vaak een lastige vraag: hoe stuur je een fax? Er is niets ingewikkelds aan het verzenden van papieren per fax; deze procedure bestaat uit verschillende procedures eenvoudige stappen, wat iedereen kan doen.

Een fax verzenden

• Allereerst moet u het document voorbereiden dat u per fax verzendt. Gebruikelijk Nodige informatie afgedrukt op A4-blad, aangezien u niet met alle modellen faxmachines documenten van een kleiner formaat kunt verzenden. In ieder geval zijn A4-vellen geschikt. Als uw machine het verzenden van documenten ondersteunt verschillende maten, het moet velformaatregelaars hebben.
• Het is belangrijk dat uw document goed wordt afgedrukt, anders kan de ontvanger de informatie erop niet goed begrijpen. Als om wat voor reden dan ook de tekst of afbeeldingen op het vel vlekken vertonen, is het beter om het document opnieuw af te drukken.
• Zodra u uw document klaar heeft om te verzenden, opent u de documentinvoerlade van uw faxapparaat. In de regel bevindt deze zich aan de achterkant van het apparaat. Het document moet met de bedrukte zijde naar beneden worden ingevoerd.
• Als u meerdere vellen moet verzenden, hangt de procedure voor het laden ervan af van het type machine dat u heeft. Sommige faxapparaten ondersteunen het verzenden van documenten in bulk, zodat u meerdere vellen papier, meestal niet meer dan tien, in de lade van het apparaat kunt plaatsen. Er zijn ook faxmodellen die het verzenden van meerdere vellen niet ondersteunen, waardoor documenten één voor één moeten worden geladen. Nadat u een document in de machine heeft geplaatst, hoort u één pieptoon, waarna het document wordt vastgelegd.
• Voordat u uw documenten faxt, kiest u het nummer van de ontvanger op de machine en wacht u tot deze de telefoon opneemt. Hierna moet u uzelf voorstellen en de gesprekspartner vragen de fax te accepteren. Normaal gesproken is de opdracht voor het verzenden van een document per fax “Start”, waarna zowel u als uw ontvanger op de “Start”-knop op de machine moeten drukken. Hierna begint het verzenden van de fax; hang in geen geval de telefoon op totdat deze is voltooid. Het komt voor dat de ontvanger een automatische fax heeft. In dit geval is alles veel eenvoudiger: kies gewoon het nummer, wacht op het faxsignaal en druk op "Start".
• Nadat u het document heeft verzonden, klikt u op de knop "Communicatie" en vraagt ​​u of de fax is aangekomen en of de informatie is uitgesmeerd. Als het document is aangekomen slechte kwaliteit, moet u het opnieuw indienen.

Waar kan ik een fax sturen?

Sommige bedrijven vereisen tegenwoordig verzending bepaalde documenten via faxapparaat. Wat moet u doen als u geen fax heeft en er ook geen toegang toe heeft?

U kunt een fax sturen naar postkantoren. Daar wordt uw document tegen betaling verzonden waar u het nodig heeft. Voor deze dienst kunt u ook terecht bij gespecialiseerde bedrijven die zich bezighouden met het versturen van faxen.

Natuurlijk is er meer eenvoudige opties: vraag om een ​​fax te sturen vanaf kantoor of vraag vrienden om hulp. Je hebt vast wel vrienden die dat hebben fax apparaat.

Als u vaak moet faxen, kunt u overwegen een faxapparaat aan te schaffen. Niet iedereen wil echter nog een omvangrijk apparaat in huis hebben, dus je moet nadenken over andere manieren om het probleem op te lossen.

Niet iedereen weet dat u ook via een computer een fax kunt verzenden. Hiervoor moet het natuurlijk verbonden zijn met internet, anders werkt niets. Ook moet u over een scanner beschikken om een ​​gescande kopie te kunnen maken van het te verzenden document.

Tegenwoordig bieden veel websites aan om gratis online een fax te verzenden. Soms moet u nog betalen voor het verzenden van een document, dus het is belangrijk om u eerst vertrouwd te maken met de regels van de site. Meestal wel gedetailleerde instructies, hoe u een fax vanaf een computer verzendt, aangezien deze procedure op verschillende sites enigszins verschilt.

Gegevens ontvangen en ontvangen met fax- een handige en eenvoudige manier om informatie uit te wisselen, gebruikelijk in een kantooromgeving. De overdracht van documenten wordt uitgevoerd door telefoonlijn via speciale apparaten die een nauwkeurige reproductie garanderen Originele afbeelding.

Faxapparaten, evenals degenen die deze vervangen computerprogramma's, duidelijk en gemakkelijk te gebruiken. Iemand die voor het eerst zelf een fax moet verzenden, kan echter moeilijkheden ondervinden.

Snelle navigatie door het artikel

Telefaxen

Als de gegevens moeten worden verzonden via een telefax (een machine gecombineerd met een telefoon), moet u:

• Zorg ervoor dat de tekst van het document dat is voorbereid voor verzending leesbaar en duidelijk gedrukt is. Zorg ervoor dat er geen inktvlekken, nietjes en paperclips op de vellen papier zitten;
• Plaats het document met de bedrukte zijde naar beneden in de lade van het apparaat. Als het papier correct is geplaatst, hoort u een kort geluid. geluidssignaal en het blad wordt vastgelegd;
• Vervolgens moet u de telefoon opnemen en het nummer van de ontvanger bellen;
• Stel uzelf voor, vraag om de fax te ontvangen en geef aan voor wie deze bestemd is. Hierna moet je het woord “Start” zeggen en op de knop “Start” drukken;
• Als u meerdere vellen moet faxen, moeten deze één voor één worden verzonden of in een lade worden gevouwen automatische voeding(als het apparaat een dergelijke functie heeft);
• Als de fax van de ontvanger in werking is automatische modus Wacht na het kiezen van het nummer op de kiestoon en druk op de knop "Start";
• Neem na het verzenden van het document contact op met de ontvanger en verduidelijk hoe goed de fax is afgeleverd en of er vage lijnen zijn. Indien nodig moet de overdracht worden herhaald.

Internet

U kunt een fax verzenden zonder dat u over een faxapparaat beschikt - door gebruik te maken van internetdiensten. Om dit te doen heb je nodig:

• Eerst moet u zich registreren bij een van de online services voor het verzenden van faxen, bijvoorbeeld - Faxservice (faxservice.ru/ru);
• Maak een faxbericht op uw computer met behulp van grafisch of teksteditors. Het moet een formaat hebben dat door de geselecteerde online dienst kan worden verzonden;
• Verzend zoals gebruikelijk een faxbericht e-mail. Het adres of speciale formulier moet de landcode, stadscode, faxnummer van de ontvanger en eventueel de naam van de computer vermelden die de ontvangst zal ontvangen dit bericht en stuur het door naar zijn bestemming;
• In de regel wordt binnen 5-15 minuten vanaf het moment dat de brief wordt verzonden een bericht ontvangen dat de succesvolle of niet-succesvolle overdracht bevestigt (als het nummer van de ontvanger bezet is).

Er moet rekening mee worden gehouden dat dergelijke diensten tegen betaling of gratis kunnen worden verleend. IN het laatste geval de service kan het aantal verzonden pagina's beperken, evenals een dagelijks quotum.

Ondanks de toenemende populariteit van internet en het voor de hand liggende gemak dat gepaard gaat met het verzenden van verschillende documenten via e-mail, blijven veel organisaties verschillende faxmachines gebruiken in hun documentenstroom. Het is moeilijk te zeggen waardoor dit wordt veroorzaakt. Ofwel de angst om iets nieuws onder de knie te krijgen (voor veel mensen van de oudere generatie blijft een computer iets dat moeilijk te begrijpen is), of misschien heimwee naar de sacramentele zin “Ik begin!”

Om deze reden zijn er vaak situaties waarin u dringend een document naar een bepaalde organisatie moet sturen, maar u niet over een fax beschikt en de andere partij nog nooit van e-mail heeft gehoord of gebruikt. Wat te doen in deze situatie en is het mogelijk om een ​​fax vanaf een computer te verzenden?
Om dit probleem op te lossen, kunt u een interne of externe faxmodem en de component Communicatie en fax uit de distributie van het besturingssysteem gebruiken Windows-systemen. Maar tegenwoordig is dit praktisch niet meer relevant, aangezien deze modems werken op een inbelverbinding, die stilletjes zijn dagen doorbrengt en zelden door iemand wordt gebruikt.

De beste optie zou zijn om te gebruiken diverse diensten voor het verzenden van gescande documenten per fax. De adressen van de websites van deze diensten zijn gemakkelijk te vinden op internet, maar om u tijd te besparen zullen wij u de adressen vertellen soortgelijke diensten en wij zullen geven korte instructies op hun gebruik. Onder hen zullen er twee sites zijn die dit aanbieden deze dienst gratis, en nog twee die hetzelfde doen voor geld.

Gratis diensten voor het verzenden van faxen vanaf een computer.

Betaalde diensten.

Deze site heeft ook een modus voor het verzenden van faxen via verschillende nummers, dat moet worden gedownload als CSV-bestand.

Het enige probleem dat zich kan voordoen bij het gebruik van een van de beschreven diensten is het ontvangen van faxen handmatige modus. Niet alle kantoormedewerkers die de telefoon opnemen en de karakteristieke geluiden van een fax horen, zijn slim genoeg om op de “Start”-knop te drukken om te beginnen met ontvangen. In dit geval is een voorafgaande oproep aan deze organisatie en stel hun faxapparaat in op de automatische modus.

Instructies

Om een ​​fax te verzenden, schuift u een A4-vel papier in de sleuf op de klep van het apparaat. Wacht op de klik. Als het papier vastzit in de fax, is het correct geplaatst.

Neem de hoorn op en kies het nummer van de abonnee. Wanneer u een fax naar het buitenland verzendt, zorg er dan voor dat u de land- en stadscode invoert. Als u binnen Moskou verzendt, controleer dan of de telefoon zich in zone 499 bevindt. Als u in dit geval belt vanuit gebieden met zowel de 495- als de 499-code, moet u bellen extra cijfers. Voer 8 in, dan 499 en gewenste nummer.

Wanneer u klaar bent, stelt u uzelf voor en vraagt ​​u of u de fax kunt ontvangen. Wacht tot je tegenstander "start" antwoordt. Druk hierna op de “start”-knop op uw apparaat. Als het vel door de rollen is gekropen, is alles in orde - de overdracht is gelukt. Als er een fout optreedt, stopt het papier en verschijnt er een foutmelding op het display.

Wanneer u informatie naar een automatische fax verzendt, volgt u dezelfde stappen als hierboven beschreven. Wacht gewoon niet op de reactie van je tegenstander. Zodra u karakteristieke scherpe geluiden in de handset hoort, drukt u op de “start”-knop.

Om een ​​fax te ontvangen, neemt u de hoorn van de haak. Zodra je tegenstander ‘start’ of ‘fax ontvangen’ zegt, druk je op de ‘start’-knop. Als er papier uit het apparaat komt, is de overdracht geslaagd. Als u het gesprek niet hoeft voort te zetten, hangt u op; dit onderbreekt de faxfunctie niet. Als u contact wilt opnemen met de afzender om te controleren of alle documenten zijn ontvangen, blijf dan aan de lijn. Nadat u het vel hebt afgedrukt, schakelt het apparaat automatisch over naar een audiogesprek en kunt u de relevante details verduidelijken.

opmerking

Als uw faxapparaat geen documenten ontvangt of verzendt, controleer dan of er een papierstoring is. Als alles in orde is, probeer het dan opnieuw op te starten. Koppel het apparaat los, wacht tien minuten en schakel het vervolgens weer in. Als het weigert te werken, neem dan contact op service afdeling.

Behulpzaam advies

Voeg papier toe aan uw fax en vervang de inkt op tijd. Hangt af van correcte werk apparatuur en het succesvol functioneren van het hele bedrijf.

Momenteel zijn er verschillende mogelijkheden voor zenden en ontvangen fax documenten via internet en e-mail. Met speciale programma's kunt u documenten uitwisselen. Laten we eens kijken naar de handigste. Ingebouwd Windows-programma werken met faxen in Windows-versies 7, Windows Vista en Windows XP.

Instructies

Zoek uit of uw computer een ingebouwde modem heeft; zo niet, sluit dan een externe aan. Via externe of interne modem sluit de computer aan op de telefoonlijn.

Zoek via het Configuratiescherm of het programmazoekvak in het menu Start naar het programma Fax en telefoon. Windows-scan". Klik op de programmawerkbalk op de knop "Fax maken" en installeer de modem, volgens de instructies van de installatiewizard. Dit item wordt slechts één keer uitgevoerd bij het aansluiten van een nieuwe modem.

Om faxen te ontvangen, gaat u naar het menu-item "Extra" => "Faxopties" => tabblad "Algemeen" => vink het selectievakje "Toestaan ​​dat het apparaat faxen ontvangt" aan. Met de knop Nu ontvangen fax kunt u een document ontvangen wanneer u een inkomende oproep ontvangt. Kan ook worden aangepast automatisch inschakelen faxen ontvangen op binnenkomend telefoongesprek. Bovendien kunt u met het programma gescande documenten en bestanden verzenden.

Speciale programma's voor het ontvangen/verzenden van faxen. Kies een programma dat bij uw wensen past. Volg de instructies van de ontwikkelaars. Hier zijn verschillende opties voor programma's die met faxen werken: VentaFax, 32bit Fax, WinFax PRO, Venta ZVoice, Supervoice Pro.

Onlinediensten voor het verzenden en ontvangen van faxen. Selecteer de commerciële of gratis internetdienst die bij u past en registreer u. Er wordt een nummer toegewezen dat u als fax kunt gebruiken.

Om faxen te ontvangen hoeft u niets te doen; alle documenten die naar uw nummer worden verzonden, worden naar verzonden e-mail. Om een ​​fax te verzenden, stuurt u het document naar in elektronisch formaat en de service stuurt het door naar het opgegeven faxnummer.

Video over het onderwerp

Elk kantoor heeft een faxapparaat (fax) nodig om goed te kunnen functioneren. Om het te gebruiken, moet u het eerst configureren. Lees hiervoor de instructies die bij uw fax zijn geleverd en de instructies die volgen.

Instructies

Stel uw faxapparaat in op de antwoordapparaat-/faxmodus. Het werkt zo. De fax ontvangt een oproep. Het herkent automatisch de toon. Als dit een normaal gesprek is, wordt het antwoordapparaat ingeschakeld. Als er een document is verzonden, ontvangt uw Panasonic-fax dit automatisch. Vergeet niet een bericht in te spreken op uw antwoordapparaat. Hierin staat wat u kunt achterlaten een gesproken bericht na het signaal. Als de beller een fax wil verzenden, moet hij op de Start-knop drukken.

Om een ​​fax vanaf een computer te verzenden, hebt u meestal nodig speciaal programma en modem of internet. Wat zijn deze programma's en welke zijn de beste? Dat zoeken we uit.

1.Vensters

De eenvoudigste manier om een ​​fax vanaf een computer te verzenden, is door gebruik te maken van Windows-component- “Faxen en scanners” (u vindt dit in het menu “Start-Alle Programma’s” of in Windows-map op schijf C). Omdat de gebruiker geen extra software hoeft te installeren, is deze methode erg populair. Door het dialoogvenster Faxen en scanners te openen, kunt u uw computer tijdelijk in een faxapparaat veranderen. U moet er echter eerst voor zorgen dat u verbinding hebt met een modem of een faxserver.

Zoek hierna de knop "Fax maken" op de werkbalk (als dit uw eerste keer is, wordt de wizard Fax instellen gestart). Indien nodig heeft u ook toegang tot bewerkingstools. Selecteer vervolgens het document en klik op “Verzenden”. Als u een fax naar meerdere ontvangers tegelijk wilt sturen, voert u hun nummers in het veld 'Aan' in, gescheiden door een puntkomma. Voor het krijgen Extra informatie en het verzendrapport, klikt u op “Details”. Als het standaardonderdeel van uw favoriete besturingssysteem dit niet bevat vereiste functies of het gebruiksgemak laat veel te wensen over, overweeg dan om speciale software te installeren (voorbeelden vindt u hieronder).

2.Microsoft Office

Bij deze optie wordt ervan uitgegaan dat de toepassingen op uw computer zijn geïnstalleerd Microsoft Outlook En Microsoft Word(en, zoals we weten, hebben de meeste pc's ze). Het is niet nodig om een ​​aangesloten modem te hebben. Tegelijkertijd terwijl u een fax verzendt Outlook-berichten moet gelanceerd worden. Zelfs als u een fax van een ander gaat doorsturen Microsoft-applicaties. Dit kan overigens niet alleen rechtstreeks vanuit Outlook, maar ook vanuit Word, Excel en PowerPoint. In elk van deze toepassingen kunt u, door op de knop "Maken" te klikken, een klein menu zien waarin een regel staat zoals "Faxen".

Omdat wij geïnteresseerd zijn in het verzenden van een fax via internet, moet u uw browser openen en u bij de serviceprovider registreren. Daarna kunt u terugkeren naar de applicatie en een faxbericht verzenden door “Verzenden - Fax online” te selecteren, na het invullen van de velden: “Fax”, “Faxnummer” en “Onderwerp”. Houd er rekening mee dat deze optie niet op alle pc's werkt, dus u moet speciale programma's overwegen.

3. VentaFax

Dit is een heel pakket programma's waarmee het verzenden van een fax vanaf een computer snel en gemakkelijk wordt. Ventafax-menu is in het Russisch. Daarin vindt u een indrukwekkende lijst met functies, waaronder enkele die niet op elke fax voorkomen. Bijvoorbeeld antwoordapparaat, automatische nummerherkenning, spraakgestuurd bellen, luidsprekertelefoon, massamailing, interface-skins. Echter, binnen in dit geval Er is één voorwaarde: u hebt een modem nodig (en een telefoonkabel aangesloten op de pc).

U kunt niet alleen een faxbericht verzenden vanuit het VentaFax-dialoogvenster, maar ook vanuit toepassingen waarmee het programma kan worden geïntegreerd. Bovendien biedt deze software een zeer handige optie: verzonden document in realtime weergegeven als een bewegende pagina op het scherm. Door te downloaden gratis versie VentaFax kunt u binnen een maand al zijn functies gebruiken.

4. PamFax

Maar deze ontwikkeling integreert op wonderbaarlijke wijze met Skype. Als u vaak belt via Skype, stuur dan op dezelfde manier een fax! De PamFax-knop verschijnt na installatie automatisch in het Skype-menu. Ontwikkelaars deze software Ze beweren dat het gebruik van hun faxservice niet eenvoudiger kan.

Zo is er in PamFax een wizard voor het verzenden van berichten geïmplementeerd en is de verzendstatus zichtbaar in de Skype-chat. De ontvanger kan enkelvoud of meervoud zijn massa mailing. Het enige dat de indruk van dit programma enigszins kan overschaduwen, is dat het alleen werkt in het Skype premiumpakket en dat de betaling voor het verzenden van een fax wordt verrekend in Skypetegoed.

5. Zoiper-communicator

Wilt u gratis een fax vanaf uw computer verzenden? Installeer Zoiper-communicator. De ontwikkelaars noemen deze creatie een ‘softphone’. Er zijn twee versies: de gratis en de zakelijke versie. Het versturen van een fax is gratis en voor ons dus prima geschikt. Het enige waar we meteen op zullen letten is dat de interface gemaakt is de Engelse taal, en als u niet zeker weet of u deze taal beheerst, nodig dan iemand uit die niet zo twijfelachtig is om te helpen.