Làm việc với chương trình ms office. Danh sách các chương trình Microsoft Office

Khả năng xử lý điện tử các tài liệu khác nhau có thể được gọi là một trong những lý do chính dẫn đến sự phổ biến rộng rãi của máy tính cá nhân, cả ở người dùng gia đình và khu vực doanh nghiệp. Máy đánh chữ, bản thảo và thậm chí cả những bức thư thông thường ngày càng hiếm khi được viết bằng tay. Ngày nay, hầu hết mọi ấn phẩm và tài liệu: có thể là văn bằng hoặc tóm tắt, tạp chí hoặc sách, báo cáo hoặc ghi chú, báo cáo hoặc bài thuyết trình, đều được tạo trên máy tính. Xét cho cùng, một tài liệu điện tử có thể được sửa chữa, thay đổi, bổ sung, gửi qua e-mail, in ra giấy hoặc đăng trực tuyến để cộng tác trên đó bất cứ lúc nào. Tôi có lẽ sẽ không sai nếu nói rằng hầu hết mọi người từng ngồi trước máy tính đều phải xử lý các tài liệu văn bản và đối với nhiều người, đây là lý do lần đầu tiên họ làm quen với PC.

Mặc dù thực tế là tất cả các hệ điều hành hiện đại đều có sẵn các công cụ để làm việc với dữ liệu văn bản, nhưng khả năng của chúng không thể so sánh được với phần mềm đặc biệt, cái gọi là ứng dụng văn phòng. Chúng được thiết kế để xử lý tất cả các loại tài liệu điện tử trên máy tính của người dùng và do đó, theo quy luật, bao gồm một số thành phần có giao diện tương tự và tương tác tốt với nhau. Các bộ ứng dụng văn phòng nổi tiếng nhất bao gồm Microsoft Office, OpenOffice.org, Corel WordPerfect Office, StarOffice, Lotus SmartSuite, Ashampoo Office và iWork (dành cho Mac OS). Mỗi sản phẩm trong lĩnh vực này đều có bộ thành phần, giải pháp thiết kế riêng và tất nhiên là cả chức năng. Trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ làm quen với một trong những giải pháp văn phòng phổ biến nhất dành cho người dùng, được phát triển bởi Microsoft - MS Office.

LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN

Bộ ứng dụng văn phòng phổ biến này lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1992 và khi bắt đầu hành trình, nó bao gồm 4 ứng dụng vẫn là nền tảng cho nó: Word, Excel, PowerPoint và Mail. Access được thêm vào nhóm này vào năm 1994 và Shedule+ vào năm 1995. Vào năm '97, ứng dụng email Mail và lịch Shedule+ thay thế trình tổ chức Outlook và thêm Trình chỉnh sửa ảnh. Năm 1999, ứng dụng Nhà xuất bản để chuẩn bị xuất bản, chương trình tạo trang web FrontPage xuất hiện và PhotoEditor được thay thế bằng PhotoDraw. Sau khi phát hành Office XP vào năm 2001, trình chỉnh sửa hình ảnh PhotoDraw cuối cùng đã biến mất khỏi bộ ứng dụng văn phòng và vào năm 2003, FrontPage. Đồng thời, một ứng dụng quản lý và thu thập dữ liệu mới xuất hiện trong Office 2003 - InfoPath.

Nhìn chung, bộ ứng dụng văn phòng 2003 dành cho Microsoft đang trở thành một sản phẩm rất thành công. Tại đó, một thiết kế biểu tượng mới theo phong cách WindowsXP đã được giới thiệu, điều này chắc chắn đã ảnh hưởng đến sức hấp dẫn của giải pháp này.

Và bản thân các ứng dụng văn phòng đã trưởng thành qua nhiều năm phát triển và một số định dạng (.doc, .xls) đã trở thành tiêu chuẩn trong luồng tài liệu của hầu hết các doanh nghiệp. Thậm chí ngày nay, 8 năm sau, nhiều người dùng vẫn tiếp tục sử dụng MS Office 2003, không muốn làm chủ giao diện mang tính cách mạng được các nhà phát triển giới thiệu lần đầu tiên vào đầu năm 2007.

Trong Office 2007, gã khổng lồ phần mềm quyết định từ bỏ menu hệ thống quen thuộc, thay thế bằng giao diện Ribbon dựa trên các thanh công cụ được phân tách bằng tab. Các nút trên dải băng, không giống như các thanh công cụ, có thể có kích thước khác nhau, ví dụ: những nút cần thiết thường xuyên hơn có thể lớn hơn và các mẫu về kiểu được sử dụng có thể nằm bên trong chúng.

Bản thân các nút được nhóm thành các nhóm theo chủ đề. Các nút hiếm khi được sử dụng thường bị ẩn nhưng vẫn có thể truy cập được thông qua menu thả xuống.

Microsoft cho biết phương pháp đổi mới này tập hợp tất cả các tính năng vào một nơi, cải thiện trải nghiệm người dùng và giúp bạn sử dụng Office hiệu quả hơn. Đúng vậy, bản thân người dùng đã chào đón những thay đổi căn bản như vậy một cách lạnh lùng và rất nhiều lời chỉ trích đã được bày tỏ đối với các nhà phát triển.

Tuy nhiên, giao diện ribbon cho phép người dùng sử dụng nhiều chức năng hơn của bộ ứng dụng văn phòng vì hầu hết chúng giờ đây đều hiển thị rõ ràng thay vì ẩn sâu trong menu. Bản thân Microsoft nhìn thấy tương lai trong một hệ thống quản lý mới và điều này được xác nhận bởi sự phát triển mới nhất của công ty trong lĩnh vực này - Office 2010.

Với việc phát hành Microsoft Office 2010, Ribbon đã được thiết kế lại và cải tiến hoàn toàn, điều này được công nhận ngay cả bởi những người phản đối giao diện ribbon. Ngoài ra, những thay đổi đã được thực hiện đối với phong cách thiết kế của nguồn cấp dữ liệu, điều này cũng được người dùng đón nhận tích cực. Vì vậy, hiện nay ít người còn nghi ngờ rằng bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft sẽ tiếp tục phát triển theo hướng này.

Hiện tại, bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft được tạo cho các hệ điều hành thuộc dòng Windows và Apple Mac OS X và có phiên bản 32 bit và 64 bit.

THÀNH PHẦN ỨNG DỤNG

Bây giờ chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các ứng dụng là một phần của MS Office bằng ví dụ về phiên bản mới nhất của gói này - Office 2010. Cần lưu ý rằng để thuận tiện cho việc định vị sản phẩm trên thị trường, gói văn phòng có một số các phiên bản có sẵn một số ứng dụng nhất định trong đó. Ví dụ: Văn phòng mới nhất có sáu trong số đó: “Tiểu học”, “Gia đình và Học tập”, “Gia đình và Doanh nghiệp”, “Tiêu chuẩn”, “Chuyên nghiệp” và “Chuyên nghiệp Plus”.

Như có thể thấy từ bảng, một bộ ứng dụng văn phòng hiện đại có thể chứa từ 2 đến 10 ứng dụng khác nhau, tùy thuộc vào phiên bản của nó.

Microsoft Word (Word)- một ứng dụng để làm việc với các tài liệu văn bản. Trình xử lý văn bản này là trình xử lý văn bản phổ biến nhất hiện đang được sử dụng trong nhiều năm. Đó là lý do tại sao định dạng tài liệu “doc” đã trở thành tiêu chuẩn thực tế cho việc quản lý tài liệu hiện đại và nhiều chương trình cạnh tranh hỗ trợ khả năng tương thích với định dạng này.

Với Word, bạn có thể dễ dàng tạo các tài liệu được thiết kế đẹp mắt, chất lượng chuyên nghiệp và sắp xếp chúng. Ngoài nhiều tùy chọn tạo kiểu văn bản, bạn còn có nhiều công cụ hỗ trợ tùy ý sử dụng: công cụ thiết kế bảng, công cụ chỉnh sửa hình ảnh, chèn các hình dạng tạo sẵn, công cụ thiết kế biểu đồ và biểu đồ thanh, chèn các đối tượng đồ họa SmarArt để trình bày thông tin một cách trực quan, và nhiều người khác. Đồng thời, người dùng có thể cộng tác trên các dự án và tài liệu cũng như chỉnh sửa chúng cùng một lúc.

Microsoft Office Excel (Excel)- ứng dụng để làm việc với bảng tính. Như trong trường hợp của Word, nó chiếm vị trí dẫn đầu trên thị trường và do đó định dạng “xls” cho loại tài liệu này cũng là một tiêu chuẩn trên thực tế.

Ứng dụng Excel mở ra nhiều khả năng phân tích dữ liệu cũng như quản lý và trao đổi chúng. Các công cụ trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, tóm tắt dữ liệu bằng các biểu đồ nhỏ vừa với một ô có văn bản (dòng thu nhỏ) và lọc nhanh khối lượng dữ liệu lớn giúp bạn so sánh kết quả, theo dõi và nêu bật các xu hướng quan trọng một cách hiệu quả. Các tập tin bảng tính có thể dễ dàng được gửi lên Internet để chia sẻ với những người dùng khác.

Microsoft OneNote (VanNote)- một ứng dụng để lưu trữ ghi chú và cộng tác với chúng ở một vị trí duy nhất, dễ truy cập. Cho phép bạn làm việc với cả văn bản và hình ảnh, cũng như ghi chú video và âm thanh.

Chia sẻ sổ ghi chép của bạn mang đến cho bạn khả năng tạo và chỉnh sửa ghi chú đồng thời với người dùng từ xa hoặc chỉ cần đồng bộ hóa dữ liệu của bạn để đảm bảo dữ liệu được cập nhật. Bạn cũng có thể ghi chú khi làm việc trong các ứng dụng Office khác hoặc Internet Explorer và OneNote sẽ cung cấp liên kết đến vị trí trong tài liệu gốc mà bạn đang xem khi thêm ghi chú, cho phép bạn tự động liên kết các ý tưởng với nội dung bạn tạo.

Microsoft PowerPoint (PowerPoint)- ứng dụng để chuẩn bị bài thuyết trình. Cho phép bạn tạo và quản lý các bài thuyết trình động chất lượng cao. Bằng cách sử dụng hiệu ứng âm thanh và hình ảnh (thêm video và hoạt ảnh), bạn có thể mang đến cho người xem hình ảnh rõ ràng, mạnh mẽ, vừa dễ tạo vừa thú vị khi xem.

Sử dụng PowerPoint, bạn không chỉ có thể thêm mà còn có thể chỉnh sửa nội dung đa phương tiện bằng nhiều hiệu ứng nghệ thuật và video. Ứng dụng này cũng cho phép bạn sử dụng các hiệu ứng thay đổi slide thể tích động và hiệu ứng hoạt hình chân thực.

Microsoft Outlook- công cụ sắp xếp cá nhân, bao gồm: lịch, công cụ lập kế hoạch, ghi chú, trình quản lý email và sổ địa chỉ. Ứng dụng này cho phép bạn quản lý nhiều tài khoản email ở một nơi, thuận tiện hơn nhiều so với việc kiểm tra thư trong nhiều hộp thư riêng biệt. Bạn cũng có thể tùy ý sử dụng một phương tiện duy nhất để quản lý tất cả các lịch, vì trong Outlook, bạn có thể tạo bất kỳ số lượng lịch nào cho từng danh mục sự kiện để không bị nhầm lẫn trong một lịch trình lớn chứa đầy các sự kiện.

Outlook 2010 cho phép bạn kết nối với các mạng xã hội yêu thích của mình và theo dõi tập trung các sự kiện khác nhau đang diễn ra ở đó. Ngoài ra, bạn có thể chuyển tất cả danh bạ của mình từ Hotmail hoặc Gmail và tất cả các cập nhật về thông tin liên hệ của bạn bè mà bạn sử dụng cùng mạng xã hội, chẳng hạn như Facebook, cũng tự động được phản ánh trong danh bạ Outlook.

Nhà xuất bản Microsoft- một ứng dụng để tạo, tùy chỉnh và phân phối tất cả các loại ấn phẩm và tài liệu tiếp thị chất lượng chuyên nghiệp. Ngay cả khi không có kinh nghiệm thiết kế đồ họa, bạn vẫn có thể sử dụng nhiều mẫu khác nhau để tạo tài liệu quảng cáo, bản tin, danh thiếp, bưu thiếp, bản tin email và các ấn phẩm khác.

Người dùng có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa hình ảnh chuyên nghiệp, công nghệ căn chỉnh đối tượng hiện đại, khả năng tạo ấn phẩm động, khả năng đánh máy nâng cao để thiết kế văn bản và phương tiện thuận tiện để xem trước tài liệu đã tạo và gửi nó đi. Khả năng chia sẻ và phân phối các ấn phẩm cũng không bị lãng quên.

MicrosoftTruy cập- các ứng dụng để tạo và quản lý cơ sở dữ liệu. Công cụ quản lý dữ liệu cá nhân hiệu quả này chủ yếu nhắm đến khu vực doanh nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và các tổ chức phi lợi nhuận, mặc dù người dùng thông thường có thể sử dụng nó, chẳng hạn như để lập danh mục các thư viện âm thanh-video tại nhà.

Access 2010 bổ sung thêm những cách mới để truy cập và chia sẻ cơ sở dữ liệu. Việc xem và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu có thể được thực hiện trực tiếp qua Internet và người dùng không có ứng dụng này có thể mở biểu mẫu và báo cáo web thông qua trình duyệt.

MicrosoftĐường dẫn thông tin- một ứng dụng để thu thập và quản lý dữ liệu. Theo quy định, nó được các tổ chức sử dụng để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của riêng họ, dành cho người dùng doanh nghiệp hoặc nhà phát triển có kinh nghiệm và khó có thể được người dùng PC gia đình quan tâm.

InfoPath cho phép bạn tạo các biểu mẫu điện tử phức tạp để nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí dựa trên loại giải pháp mà tổ chức của bạn cần và kết nối chúng với hệ thống kinh doanh.

Không gian làm việc SharePoint (Không gian làm việc Sharppoint) - một ứng dụng nâng cao khả năng cộng tác trên các tài liệu và thư viện của chúng trong một môi trường SharePoint Workspace đặc biệt.

Công cụ này nhắm nhiều hơn đến các nhóm kinh doanh trong các tổ chức quy mô vừa và doanh nghiệp lớn cần một không gian làm việc duy nhất với nhiều cơ hội chia sẻ dữ liệu cũng như chỉnh sửa chung và dường như không hữu ích cho người dùng gia đình.

MicrosoftLync - một ứng dụng kết hợp các phương tiện liên lạc phổ biến. Được định vị là giải pháp dành cho doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. Kết hợp các khả năng nhắn tin tức thời, tổ chức các cuộc họp và liên lạc bằng giọng nói. Máy khách có một thanh công cụ giúp bạn dễ dàng tìm và truy cập các tính năng được sử dụng thường xuyên như trình quay số, thư thoại trực quan cũng như danh sách liên hệ và các cuộc trò chuyện đang hoạt động.

PHẦN KẾT LUẬN

Sau khi xem xét tất cả các thành phần tạo nên bộ Microsoft Office 2010 hiện đại, đã đến lúc kiểm tra lại.

Không còn nghi ngờ gì nữa, một bộ giải pháp linh hoạt như vậy có thể làm hài lòng hầu hết mọi người dùng. Mức chất lượng của các tài liệu điện tử được tạo bằng các công cụ có trong bộ ứng dụng văn phòng này thực sự rất cao và dễ tiếp cận ngay cả với những người mới bắt đầu. Đó là lý do tại sao một số định dạng của Microsoft Office được chấp nhận làm tiêu chuẩn thực tế cho hầu hết luồng tài liệu trên thế giới.

Nhiều người có thể biết (hoặc đoán) rằng bộ ứng dụng văn phòng này phải trả phí, giá thành cũng như việc phân phối của nó phụ thuộc trực tiếp vào phiên bản của nó. Trong số 6 tùy chọn có sẵn, chỉ có 4 tùy chọn dành cho người dùng gia đình: “Tiểu học”, “Dành cho gia đình và học tập”, “Dành cho gia đình và văn phòng” và “Chuyên nghiệp”. Cần lưu ý rằng phiên bản "Ban đầu", chứa hai ứng dụng phổ biến nhất - Word và Excel, được phân phối miễn phí và chỉ với các máy tính mới cài đặt sẵn hệ điều hành Windows. Phiên bản “Tiêu chuẩn” và “Chuyên nghiệp Plus” chỉ được phân phối cho khách hàng doanh nghiệp.

Tùy chọn thân thiện với ngân sách nhất cho người dùng gia đình sẽ là bộ Office Home and Sinh viên. Ngày nay giá của nó là 2990 rúp. Nó bao gồm 4 ứng dụng: xử lý văn bản Word, soạn thảo bảng tính Excel, ứng dụng ghi chú OneNote và ứng dụng thuyết trình PowerPoint. Có thể nói rằng bộ sản phẩm dành cho quý ông như vậy phù hợp với hầu hết người dùng làm việc với tài liệu tại nhà. Cũng xin lưu ý rằng bộ ứng dụng văn phòng dành cho gia đình và học tập không nhằm mục đích sử dụng cho mục đích thương mại (vì lợi nhuận) và các tổ chức phi lợi nhuận cũng như trong các cơ quan chính phủ.

Chưa hết, sự vắng mặt trong phiên bản này của một thành phần như Outlook - một công cụ tổ chức cá nhân và một ứng dụng email tốt, đối với một số người sẽ là lý do để họ chuyển sự chú ý sang phiên bản Office dành cho gia đình và doanh nghiệp. Đúng, đối với bộ thành phần này, không còn bất kỳ hạn chế nào về mục đích sử dụng của nó (như được biểu thị bằng tiền tố kinh doanh), điều này được phản ánh ngay lập tức vào giá thành của sản phẩm, tăng hơn gấp đôi và hiện lên tới 6990 rúp . Tôi nghĩ rằng đối với nhiều người, việc trả quá 4.000 rúp cho Outlook có vẻ không hợp lý và việc mua phiên bản này tại nhà vẫn là đặc quyền của những người đam mê.

Office Professional chứa hai thành phần bổ sung - Nhà xuất bản và Access, các ứng dụng tương ứng để tạo ấn phẩm và làm việc với cơ sở dữ liệu. Nhưng mức giá 17.990 rúp cho thấy rõ rằng sản phẩm này hướng đến mục đích sử dụng trong kinh doanh.

Vì vậy, nếu bạn thích sản phẩm Microsoft Office thì bộ ứng dụng tối ưu nhất để sử dụng trên PC tại nhà của bạn sẽ là Office for Home and Sinh viên. Chà, đối với tất cả những người mới bắt đầu làm chủ các ứng dụng văn phòng, chúng tôi sẽ sớm chuẩn bị các tài liệu chi tiết hơn về từng ứng dụng có trong phiên bản này.

Nhiều người dùng đã quen với việc sử dụng các chương trình Microsoft Office để làm việc với thông tin văn bản và tài liệu. Gói này bao gồm các chương trình như MS Word (Word), MS Excel (Excel), MS PowerPoint (Power Point), trong đó bạn có thể tạo nhiều tài liệu, bảng biểu và thậm chí cả các bản trình bày tương tác. Phải làm gì nếu Microsoft Office chưa được cài đặt trên máy tính của bạn?

Để cài đặt Microsoft Office chúng ta cần tải xuống. Để làm điều này chúng ta chuyển sang Trang web chính thức của Microsoft và tải xuống phiên bản được cấp phép của chương trình văn phòng. Nếu bạn muốn cài đặt văn phòng miễn phí thì bạn cần tải chương trình xuống từ một trang khác. Bạn có thể sử dụng phiên bản MS Office 2013 mà tôi sử dụng, bao gồm các chương trình sau: Word, Excel, Power Point, Visio, v.v..

Để cài đặt phiên bản Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2016, bạn sẽ phải tải đúng phiên bản mình cần và thực hiện đầy đủ các bước tiếp theo! Bạn có thể tìm thấy nó tương đối dễ dàng trên Internet.

Sau khi tải xuống Microsoft Office, bạn có thể bắt đầu cài đặt gói phần mềm. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến thư mục chứa văn phòng mà bạn đã tải xuống và ở đó chúng ta thấy hình ảnh sau:

Chúng tôi chạy tệp cài đặt và xem những gì chúng tôi được cung cấp, trong cửa sổ này, chúng tôi phải nhấp vào nút "Có"

Bây giờ gói phần mềm văn phòng sẽ được giải nén trên máy tính của bạn để bắt đầu cài đặt. Sau khi giải nén xong, bạn sẽ thấy một cửa sổ. Nó sẽ yêu cầu bạn chọn bộ chương trình văn phòng nào bạn muốn cài đặt. Nếu bạn nghi ngờ và không biết nên lựa chọn gì, bạn có thể để nguyên mọi thứ và nhấp vào nút "Bắt đầu", sau đó tất cả các chương trình Microsoft Office sẽ được cài đặt trên máy tính của bạn.

Sau đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ hiển thị tiến trình cài đặt Microsoft Office. Tôi khuyên bạn nên kiên nhẫn vì các chương trình văn phòng mất khá nhiều thời gian để cài đặt, đặc biệt nếu bạn có máy tính yếu. Trung bình thời gian lắp đặt văn phòng mất 20-30 phút.

Sau khi tất cả các chương trình đã được cài đặt, bạn sẽ được thông báo rằng quá trình cài đặt đã hoàn tất, vì vậy bạn có thể đóng nó và bắt đầu sử dụng các chương trình Microsoft Office của mình!

Để bắt đầu, trong thư mục được yêu cầu hoặc trên màn hình nền, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn mục menu " Tạo nên" và nhấp vào chương trình bạn cần từ gói Microsoft Office! Chỉ vậy thôi! Chúc bạn may mắn!

Chắc hẳn ai cũng biết Microsoft đã ra mắt dịch vụ Office trực tuyến, nếu chưa thì Văn phòng trực tuyếnđây là những ứng dụng web - Word, Excel, PowerPoint, OneNote và mới lắc lư. Để làm việc với gói bạn không cần cài đặt, chỉ cần chọn bất kỳ ứng dụng nào và sử dụng hoàn toàn miễn phí. Thật tiện lợi phải không?

Gói phần mềm chỉnh sửa tài liệu Office Online cho phép bạn không chỉ xem mà còn tạo và chỉnh sửa các tài liệu đã tạo trước đó và quan trọng nhất là bạn không cần phải mua giấy phép đắt tiền cho các sản phẩm MS Office.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi không chỉ xem xét cách sử dụng MS Office trực tuyến mà còn cố gắng tích hợp MS Office trực tuyến vào Windows 10 nhiều nhất có thể, sau đó chúng tôi sẽ có thể tạo Word, Exel, PowerPoint, OneNote mới, Lắc tài liệu và chỉnh sửa chúng gần giống như với chương trình máy tính để bàn Microsoft Office, chỉ miễn phí.

Ghi chú: Hướng dẫn được viết cho Windows 10, sử dụng tài khoản Microsoft để đăng nhập.

Trước hết, hãy giải quyết vấn đề khởi chạy/tạo tài liệu MS Office trực tiếp từ máy tính để bàn. Để thực hiện việc này, chúng ta cần tạo lối tắt cho các chương trình của bộ Office, sau đó chúng ta có thể ghim chúng vào thanh tác vụ hoặc menu Bắt đầu.

Chúng tôi tạo phím tắt cho ứng dụng web Word, Excel, PowerPoint.

Thật dễ dàng để tạo lối tắt cho gói MS Office trực tuyến.

1. Trên một khoảng trống trên màn hình nền, nhấp chuột phải và chọn từ menu ngữ cảnh mở ra. “Tạo” → “Phím tắt”.

1. Tại dòng, sao chép và dán hoặc gõ liên kết bên dưới, tùy theo ứng dụng được yêu cầu từ gói MS Office, nhấp vào nút "Hơn nữa", trong ví dụ chúng ta tạo phím tắt cho trình soạn thảo văn bản Word .

1. Trong cửa sổ tiếp theo, nhập tên mong muốn cho phím tắt.

• Từ: https://office.live.com/start/Word.aspx?ui=ru%2DRU&rs=RU
• Excel: https://office.live.com/start/Excel.aspx?ui=ru%2DRU&rs=RU
• PowerPoint: https://office.live.com/start/PowerPoint.aspx?ui=ru%2DRU&rs=RU
• Một lưu ý: https://www.onenote.com/notebooks?ui=ru-RU&rs=RU&auth=1
• Lắc lư: https://sway.com/my

Lặp lại thao tác này cho các ứng dụng bạn cần.

Hãy thiết lập bộ nhớ đám mây OneDrive.

Sử dụng Explorer, bạn có thể tạo bất kỳ thư mục nào trong OneDrive để lưu trữ tài liệu của mình. Trong ví dụ chúng ta sẽ sử dụng thư mục Windows 10 - "Tài liệu".

Để lưu tài liệu MS Office mới vào thư mục Tài liệu hoặc có thể chỉnh sửa các tài liệu đã tạo trước đó từ thư mục, chúng ta sẽ cần định cấu hình OneDrive.

Hãy mở Cài đặt OneDrive, chúng tôi quan tâm đến tab “Tự động lưu”.

1. Bấm chuột phải vào biểu tượng OneDrive trên thanh tác vụ và chọn từ menu xuất hiện "Tùy chọn".

1. Trong cửa sổ mở ra, hãy chuyển đến tab "Tự động lưu".

Ở đây nó là cần thiết trong đoạn "Tài liệu" chọn từ danh sách thả xuống "Một ổ đĩa" Sau khi thực hiện thay đổi nhấn nút "ĐƯỢC RỒI".

Nếu bạn đã làm mọi thứ chính xác, thì trong thư mục “OneDrive”, bạn sẽ thấy thư mục “Tài liệu” xuất hiện.

Hãy kiểm tra cách chúng tôi tích hợp Microsoft Office trực tuyến vào Windows 10.

Tạo và chỉnh sửa tài liệu.

Hãy tạo một tài liệu mới trong MS Office trực tuyến từ máy tính để bàn.

1. Để thực hiện việc này, hãy khởi chạy bất kỳ phím tắt Word, Excel, PowerPoint nào đã tạo trước đó. Khi khởi chạy lần đầu, bạn sẽ được nhắc đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình; nếu bạn đã sử dụng tài khoản để đăng nhập, bạn sẽ không phải nhập mật khẩu.

1. Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào " Tài liệu mới" hoặc bạn có thể chọn một trong các mẫu có sẵn, bạn có thể bắt đầu in mọi thứ, bạn đồng ý, nhanh chóng và thuận tiện.

Tài liệu được lưu tự động, bạn không phải lo lắng văn bản mình gõ trong Word hay bảng Excel sẽ không được lưu.

1. Sau khi bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu đã tạo, hãy đóng cửa sổ và trong Windows Explorer, hãy chuyển đến thư mục " Một ổ đĩa" → « Tài liệu".

Trong thư mục, bạn sẽ tìm thấy tài liệu bạn đã tạo, nó không chỉ được lưu trữ trên đám mây mà còn trên máy tính của bạn, tức là bạn sẽ có quyền truy cập vào tệp đã tạo ngay cả khi không có Internet.

Ghi chú: bạn phải hiểu - nếu bạn xóa một tập tin trên máy tính, nó sẽ bị xóa trên đám mây và ngược lại.

Cách mở hoặc chỉnh sửa trực tuyến các tài liệu đã lưu trước đó trong MS Office.

Bạn có thể chuyển các tài liệu cũ được tạo trong bất kỳ phiên bản MS Office nào sang thư mục này và dễ dàng mở và chỉnh sửa chúng.

Để mở tài liệu đã tạo trước đó, hãy mở Explorer, đi tới thư mục " OneDrive" → "Tài liệu", nhấp chuột phải vào tài liệu mong muốn và chọn từ menu ngữ cảnh "Xem trên Internet".

Sau khi mở tài liệu, bạn có thể thực hiện chỉnh sửa (Xem ảnh chụp màn hình của ví dụ Word Online).

Đó là tất cả, Giờ đây, bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu của mình và quan trọng nhất là bạn không cần phải mua giấy phép đắt tiền cho các sản phẩm MS Office.

Tôi hy vọng thông tin này hữu ích. Bạn nghĩ gì về Microsoft Office trực tuyến, hãy chia sẻ ở phần bình luận bên dưới.

Không cần thiết phải biết và sử dụng tất cả các tính năng của trình soạn thảo văn bản Microsoft. Bạn có thể hoàn thành thành công các tác vụ công việc bằng cách thỉnh thoảng chuyển đổi giữa tab Trang chủ và Chèn. Nhưng bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nữa nếu bạn trang bị cho mình một vài thủ thuật từ bài đánh giá này.

Đây là một ví dụ đơn giản quen thuộc với quản trị trang web. Một số chuyên gia sao chép nội dung vào Notepad trước khi chuyển văn bản từ tài liệu Word sang trình soạn thảo CMS. Thao tác này sẽ xóa văn bản có định dạng Word có thể xung đột với các định dạng mẫu của công cụ. Vì vậy, bạn không cần Notepad. Để giải quyết vấn đề, chỉ cần chọn văn bản trong Word và nhấp vào nút “Xóa tất cả định dạng”.

Xin lưu ý rằng bài đánh giá được viết cho phiên bản Word 2013. Phiên bản ổn định hiện tại của chương trình là MS Word 2016, được phát hành vào tháng 9 năm 2015. Tuy nhiên, phiên bản này của chương trình vẫn chưa trở thành phiên bản chính.

Cách tạo và lưu tài liệu MS Word

Để tạo một tài liệu, hãy mở thư mục làm việc của bạn. Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn "Mới - Tài liệu Microsoft Word".

Để dễ dàng tìm thấy một tài liệu, hãy đặt tên cho nó.

Bạn cũng có thể khởi chạy MS Word từ menu Bắt đầu. Hãy chú ý đến hình minh họa.

Khi khởi chạy qua menu bắt đầu, bạn đã tạo một tài liệu mới với tên mặc định. Đặt tên cho nó và lưu nó vào thư mục bạn chọn để không bị mất. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng “Save” hoặc sử dụng tổ hợp phím Shift+F12.

Đặt tên cho tài liệu và lưu nó vào thư mục đã chọn.

Bạn đã tạo và lưu tài liệu. Bắt đầu làm.

Cách sử dụng tính năng tab Home

Các công cụ trong bảng điều khiển MS Word được kết hợp bằng các tab chuyên đề. Loại giao diện này được gọi là ribbon. Theo mặc định, hộp công cụ chính sẽ mở ra và được đánh dấu trong tab Trang chủ.

Dưới đây là các tác vụ bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ trên tab Trang chủ.

Khối công cụ "Clipboard"

Bạn có thể sao chép, cắt và dán nội dung. Để sử dụng tùy chọn Cắt và Sao chép, hãy chọn đoạn văn bản mong muốn.

Xin lưu ý các tùy chọn chèn. Bạn có thể giữ nguyên định dạng ban đầu, hợp nhất các định dạng hoặc lưu văn bản mà không cần định dạng. Bạn cũng có thể sử dụng các chế độ chèn đặc biệt.

Tại sao bạn cần một chèn đặc biệt? Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng bạn cần làm việc với văn bản được sao chép từ tài liệu hoặc trang web khác. Định dạng ban đầu có thể không khớp với định dạng trong tài liệu của bạn.

Vấn đề này được giải quyết bằng cách sử dụng một miếng chèn đặc biệt. Sử dụng menu thích hợp. Trong cửa sổ mở ra, chọn tùy chọn “Văn bản chưa được định dạng”.

Bây giờ sẽ thuận tiện hơn cho bạn trong việc định dạng nội dung đã sao chép.

Sử dụng menu Clipboard, bạn có thể chọn nội dung đã sao chép trước đó và dán nó vào tài liệu. Để mở clipboard, bấm vào mũi tên được đánh dấu trong hình minh họa. Chọn mục mong muốn. Sử dụng menu thả xuống, chọn tùy chọn "Chèn". Bạn cũng có thể xóa phần tử đã sao chép khỏi bảng nhớ tạm.

Bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn dán mặc định. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng menu “Chèn - Chèn mặc định”.

Chỉ định các cài đặt thích hợp và lưu các thay đổi. Hãy chú ý đến các tùy chọn để dán vào tài liệu khác. Hầu hết người dùng có thể thay thế "Giữ định dạng gốc" mặc định bằng "Chỉ giữ văn bản".

Hộp công cụ phông chữ

Để thay đổi phông chữ mặc định, hãy sử dụng menu thả xuống được đánh dấu trong hình minh họa. Xin lưu ý rằng để thay đổi văn bản hiện có, đoạn văn bản đó phải được chọn trước khi chọn phông chữ.

Sử dụng menu tương ứng, bạn có thể chọn kích thước phông chữ phù hợp. Hãy chú ý đến khả năng tăng hoặc giảm phông chữ của đoạn đã chọn. Đánh dấu văn bản và sử dụng các nút được đánh dấu trong hình minh họa.

Bạn có thể chọn đăng ký thích hợp bằng cách sử dụng menu tương ứng. Chọn đoạn văn bản mong muốn, sử dụng nút được đánh dấu trong hình minh họa và chọn tùy chọn mong muốn.

Bạn có thể đánh dấu một đoạn văn bản bằng cách in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân. Để thực hiện việc này, hãy chọn nội dung và sử dụng các nút được đánh dấu. Sử dụng menu thả xuống, bạn có thể chọn cách bạn muốn gạch chân văn bản của mình.

Để gạch bỏ một đoạn văn bản, hãy chọn nó và sử dụng nút tương ứng.

Sử dụng nút X 2 và X 2, bạn có thể thêm văn bản chỉ số dưới và chỉ số trên.

Sử dụng các nút được đánh dấu, bạn có thể thay đổi màu sắc, đánh dấu văn bản bằng bút đánh dấu hoặc áp dụng hiệu ứng cho văn bản đó.

Xin lưu ý rằng các tùy chọn phông chữ nâng cao có thể được cấu hình. Để vào menu, nhấn nút được đánh dấu trong hình minh họa.

Trên tab Phông chữ, chỉ định cài đặt thích hợp cho nội dung và đầu đề. Sử dụng nút “Mặc định”, bạn có thể quay lại cài đặt mặc định và sử dụng nút “Hiệu ứng văn bản”, bạn có thể chọn các hiệu ứng bổ sung.

Khối công cụ đoạn văn

Để tạo danh sách có dấu đầu dòng, đánh số hoặc nhiều cấp, hãy sử dụng các menu thả xuống như trong hình minh họa.

Để tạo danh sách có dấu đầu dòng hoặc đánh số, hãy đặt con trỏ trên một dòng mới và nhấp vào nút thích hợp. Sử dụng menu thả xuống để chọn biểu tượng điểm đánh dấu thích hợp.

Bạn có thể sử dụng các ký tự bổ sung bằng cách sử dụng menu Xác định điểm đánh dấu mới.

Để tạo danh sách nhiều cấp, hãy chọn tùy chọn “Thay đổi cấp độ danh sách” từ menu thả xuống tương ứng.

Bạn có thể chọn kiểu danh sách thích hợp trong thư viện. Và các menu Xác định danh sách đa cấp mới và Xác định kiểu danh sách mới giúp bạn tạo mẫu danh sách của riêng mình.

Bạn có thể chọn phương pháp căn chỉnh văn bản phù hợp bằng cách sử dụng menu thích hợp. Để đảm bảo văn bản dễ đọc, hãy sử dụng căn lề trái.

Thay đổi khoảng cách dòng nếu cần thiết. Trong hầu hết các trường hợp, khoảng cách tiêu chuẩn là 1,15 sẽ phù hợp với bạn. Nếu bạn đang chuẩn bị tài liệu cho trẻ em hoặc người lớn tuổi, hãy tăng khoảng cách lên 1,5 hoặc 2,0. Việc tăng thêm khoảng cách sẽ làm giảm khả năng đọc của văn bản.

Sử dụng tô màu, bạn có thể đánh dấu một đoạn văn bản bằng màu sắc. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu một đoạn văn hoặc một ô trong bảng. Để thêm nền, hãy chọn một đoạn văn bản và chọn màu từ menu thả xuống Điền.

Bạn có thể sử dụng menu Borders để kiểm soát đường viền của các ô trong bảng. Chọn các ô bạn quan tâm. Sử dụng menu thả xuống để chọn hành động thích hợp.

Hộp công cụ "Phong cách"

Sử dụng menu Kiểu để chọn kiểu văn bản thích hợp. Nếu bạn muốn áp dụng nó cho nội dung hiện có, hãy chọn đoạn thích hợp và xác định kiểu. Để tạo kiểu cho nội dung bạn tạo, hãy đặt con trỏ lên một dòng trống và chọn tùy chọn tạo kiểu thích hợp. Ví dụ: bạn có thể sử dụng kiểu phù hợp cho tiêu đề.

Khối công cụ chỉnh sửa

Sử dụng menu Tìm, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm nội dung mà bạn quan tâm. Lưu ý menu thả xuống truy cập vào cài đặt tìm kiếm nâng cao.

Chức năng Thay thế thuận tiện sử dụng khi chỉnh sửa văn bản. Ví dụ: bạn có thể tự động thay thế từ “copyright” bằng “copywriting” trong văn bản. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng menu “Thay thế”, chỉ định các từ mong muốn trong trường “Tìm” và “Thay thế bằng”.

Nhấp vào nút Thay thế tất cả. Sau khi xử lý yêu cầu, chương trình sẽ báo cáo số lần thay thế đã thực hiện.

Sử dụng tính năng Highlight để làm nổi bật nhanh nội dung. Ví dụ: bạn có thể chọn tất cả văn bản, chọn đối tượng tùy ý hoặc chọn các đoạn có cùng định dạng chỉ bằng hai cú nhấp chuột.

Sử dụng chức năng Collapse Ribbon, bạn có thể ẩn các công cụ quản lý chương trình. Chỉ các tab sẽ vẫn còn trên bảng điều khiển.

Để đưa các công cụ trở lại bảng điều khiển, hãy mở rộng bất kỳ tab nào và sử dụng tùy chọn “Ghim ruy-băng”.

Cách sử dụng tính năng Chèn tab

Tab "Chèn" chứa các công cụ mà bạn có thể chèn nhiều đối tượng khác nhau vào tài liệu MS Word.

Hộp công cụ "Trang"

Từ menu Trang bìa, bạn có thể chọn mẫu trang bìa cho tài liệu của mình.

Bạn có thể sử dụng tính năng Trang trống và Ngắt trang để tạo trang trống hoặc chuyển sang trang mới. Ví dụ: nếu bạn cần chèn một trang trống giữa các đoạn văn, hãy đặt con trỏ giữa chúng và sử dụng chức năng Trang trống.

Hộp công cụ "Bảng"

Sử dụng trình đơn thả xuống Bảng, bạn có thể chèn hoặc vẽ bảng trong tài liệu của mình. Điều này có thể được thực hiện theo nhiều cách.

Để nhanh chóng thêm bảng, hãy sử dụng công cụ đồ họa. Sử dụng con trỏ chuột, chọn số ô cần thiết trong bảng. Sau đó, đặt con trỏ vào vùng đã chọn và nhấn nút chuột trái.

Tính năng Insert Table cho phép bạn chỉ định thủ công số hàng và số cột. Bạn cũng có thể chọn cách bạn muốn xác định độ rộng của cột.

Chức năng “Vẽ bảng” cho phép bạn thực hiện hành động tương ứng. Sử dụng nó để tạo các bảng tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể vẽ một bảng có số ô khác nhau trong các hàng.

Để xác định các thuộc tính của bảng vẽ, hãy sử dụng menu tương ứng.

Bằng cách sử dụng menu “Bảng Excel”, bạn có thể chèn bảng từ MS Excel vào tài liệu MS Word. Trong menu Express Tables, bạn sẽ tìm thấy các mẫu bảng.

Khối công cụ "Minh họa"

Với tính năng Ảnh, bạn có thể chèn hình ảnh từ ổ cứng máy tính vào tài liệu. Menu “Hình ảnh từ Internet” cho phép bạn tìm những bức ảnh phù hợp trên Internet.

Kết quả tìm kiếm ưu tiên những ảnh được phân phối theo giấy phép Creative Commons.

Tính năng Hình dạng giúp bạn thêm hình dạng mẫu vào tài liệu của mình, chẳng hạn như trái tim, ngôi sao hoặc mũi tên. Để sử dụng công cụ này, hãy sử dụng menu thả xuống để mở danh mục và chọn hình dạng thích hợp.

Sử dụng con trỏ chuột để xác định kích thước và vị trí của hình dạng trong tài liệu của bạn.

Trang trí hình dạng bằng các chức năng Điền, Viền và Hiệu ứng.

Tính năng SmartArt cho phép bạn chèn đồ họa vào tài liệu của mình. Sử dụng menu thả xuống để chọn loại và mẫu thích hợp.

Đặt con trỏ lên các thành phần của hình ảnh và thêm văn bản.

Lưu ý khả năng thay đổi màu sắc của các đối tượng SmartArt.

Sử dụng menu Biểu đồ, bạn có thể thêm biểu đồ vào tài liệu của mình. Xin lưu ý rằng bạn có thể chọn loại biểu đồ.

Chèn các giá trị cần thiết vào bảng dữ liệu.

Sử dụng menu Chụp, bạn có thể chụp ảnh nhanh một vùng trên màn hình và chèn nó vào tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng menu thả xuống để chọn tùy chọn “Cắt màn hình” và sử dụng con trỏ chuột để chọn khu vực bạn muốn chụp.

Khối công cụ "Add-in"

Trong Phần bổ trợ, bạn sẽ tìm thấy Office App Store. Nó có các công cụ trả phí và miễn phí để giải quyết các vấn đề đặc biệt. Để chọn ứng dụng thích hợp, hãy nhấp vào nút “Cửa hàng” và sử dụng tìm kiếm. Bạn cũng có thể duyệt các công cụ theo danh mục.

Ví dụ: với ứng dụng MailChimp for MS Word, bạn có thể tạo chiến dịch Email ngay trong tài liệu. Để sử dụng ứng dụng, hãy nhấp vào nút “Tin cậy”. Các khả năng của công cụ sẽ khả dụng sau khi được ủy quyền.

Menu Ứng dụng của tôi hiển thị danh sách các ứng dụng đã cài đặt. Bạn có thể loại bỏ những cái không sử dụng và thêm những cái mới.

Chức năng Wikipedia cho phép bạn tìm kiếm thông tin về tài nguyên tương ứng trực tiếp từ tài liệu MS Word. Bạn cũng có thể nhanh chóng chèn hình ảnh từ Wikipedia vào tài liệu.

Để sử dụng công cụ này, hãy nhấp vào nút được đánh dấu trong hình minh họa và đánh dấu từ hoặc thuật ngữ có nghĩa bạn muốn tìm. Cần có truy cập Internet để công cụ hoạt động.

Để chèn ảnh nhấn vào dấu cộng có đánh dấu trong hình minh họa.

Bạn cũng có thể chèn một trích dẫn văn bản từ Wikipedia vào tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy chọn đoạn mong muốn và nhấp vào dấu cộng.

Công cụ đa phương tiện

Sử dụng công cụ Internet Video, bạn có thể chèn các đối tượng liên quan vào tài liệu của mình. Để sử dụng tính năng này, hãy nhấp vào nút "Internet Video", tìm kiếm video bằng YouTube hoặc Bing, chọn và dán mục đó.

Bây giờ có thể xem video trong tài liệu MS Word. Để làm điều này, bạn sẽ cần truy cập Internet.

Bạn có thể xem video trong Word

Tính năng liên kết

Sử dụng menu thả xuống Liên kết, bạn có thể chèn siêu liên kết, dấu trang và tham chiếu chéo vào tài liệu của mình. Để chèn siêu liên kết, hãy sao chép URL trang web vào khay nhớ tạm của bạn. Sau đó chọn một đoạn văn bản sẽ trở thành điểm neo của liên kết.

Tính năng Đánh dấu cho phép bạn chuyển nhanh đến các phần văn bản được đánh dấu. Để thêm dấu trang, hãy chọn đoạn văn bản mong muốn và trong menu thả xuống “Liên kết”, hãy chọn tùy chọn “Dấu trang”. Đặt tên cho dấu trang và nhấp vào Thêm.

Để chuyển nhanh đến nội dung được đánh dấu, hãy chọn menu Dấu trang, chọn dấu trang bạn muốn và nhấp vào Đi.

chức năng ghi chú

Chức năng Ghi chú thuận tiện sử dụng khi làm việc với một nhóm trên tài liệu. Để thêm ghi chú vào văn bản, hãy chọn một đoạn văn bản và nhấp vào nút được đánh dấu.

Để chỉnh sửa, xóa hoặc đánh dấu ghi chú là đã sẵn sàng, hãy đặt con trỏ lên ghi chú đó và mở menu ngữ cảnh bằng nút chuột phải. Chọn tùy chọn cần thiết.

Khối công cụ Header và Footer

Bằng cách sử dụng các công cụ trong nhóm Đầu trang và Chân trang, bạn có thể thêm đầu trang và chân trang vào các trang, đồng thời đánh số các trang trong tài liệu của mình.

Để thêm tiêu đề, hãy sử dụng menu thích hợp. Chọn mẫu chân trang.

Nhập văn bản. Để lưu các thay đổi, hãy đóng cửa sổ Đầu trang và Chân trang.

Để xóa hoặc thay đổi tiêu đề, hãy sử dụng các tùy chọn thích hợp trong menu Tiêu đề.

Bạn có thể làm việc với chân trang theo cách tương tự.

Sử dụng chức năng Số trang, bạn có thể đánh số trang của tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng menu thả xuống để chọn vị trí và mẫu đánh số.

Khối công cụ văn bản

Sử dụng chức năng Hộp văn bản, bạn có thể chọn một đoạn văn bản trong tài liệu. Sử dụng nó nếu bạn cần tạo thanh bên, trích dẫn hoặc định nghĩa. Để sử dụng công cụ này, hãy sử dụng menu thả xuống để chọn mẫu hộp văn bản.

Thêm văn bản và lưu các thay đổi.

Tính năng Xem khối nhanh cho phép bạn chèn văn bản tự động, thuộc tính tài liệu hoặc một trường. Ví dụ: bạn có thể chèn ngày xuất bản, tên, địa chỉ và số điện thoại của tổ chức và các dữ liệu khác.

Sử dụng menu Thêm WordArt, bạn có thể thêm văn bản hấp dẫn trực quan vào tài liệu của mình. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng menu được đánh dấu trong hình minh họa. Chọn đối tượng thích hợp và thêm văn bản.

Tính năng Thêm chữ hoa cho phép bạn tạo kiểu cho các đoạn văn bằng chữ in hoa nổi bật. Đặt con trỏ ở đầu đoạn văn. Sử dụng menu thích hợp để chọn vị trí của chữ in hoa. Hãy chú ý đến khả năng thay đổi các thông số của drop cap. Bạn có thể chọn phông chữ, chiều cao và khoảng cách từ văn bản.

Thêm dòng chữ ký số vào tài liệu của bạn. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng menu được đánh dấu trong hình minh họa. Trong cửa sổ mở ra, hãy cung cấp thông tin cần thiết và lưu các thay đổi.

Chức năng Ngày và Giờ sẽ giúp bạn thêm ngày giờ hiện tại vào tài liệu của mình. Bấm vào nút thích hợp, chọn định dạng hiển thị ngày tháng và bấm OK.

Hàm Đối tượng cho phép bạn chèn đối tượng hoặc văn bản từ tệp vào tài liệu. Để dán văn bản từ một tệp, hãy chọn tùy chọn thích hợp từ menu thả xuống. Tìm tệp trên ổ cứng có văn bản bạn muốn chèn vào tài liệu và nhấp vào “Chèn”.

Hộp công cụ "Biểu tượng"

Hàm Equation sẽ giúp bạn chèn công thức toán học vào tài liệu. Sử dụng menu thả xuống để chọn công thức tiêu chuẩn hoặc đi tới trình thiết kế. Thêm các giá trị cần thiết và lưu các thay đổi.

Sử dụng menu Ký hiệu, bạn có thể chèn các ký hiệu không có sẵn trên bàn phím vào tài liệu của mình. Lưu ý tùy chọn chèn thêm ký tự từ hộp thoại.

Cách sử dụng các tính năng của tab Thiết kế

Bằng cách sử dụng các công cụ trong tab Thiết kế, bạn có thể thay đổi thiết kế tài liệu của mình. Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt mặc định, hãy bắt đầu bằng cách chọn một chủ đề.

Để hoàn tác các thay đổi, hãy sử dụng tùy chọn "Khôi phục chủ đề mẫu" hoặc chọn chủ đề "Tiêu chuẩn".

Trong menu kiểu, chọn kiểu phù hợp với bạn.

Tính năng Màu sắc cho phép bạn điều chỉnh màu phông chữ của nội dung văn bản, tiêu đề và siêu liên kết theo cách thủ công. Bạn có thể tự mình chọn một bộ màu tiêu chuẩn hoặc chỉ định màu cho các thành phần kiểu khác nhau.

Sử dụng menu Phông chữ, bạn có thể nhanh chóng tùy chỉnh phông chữ cho tiêu đề và nội dung văn bản. Bạn có thể chọn các cặp tiêu chuẩn hoặc chỉ định phông chữ theo cách thủ công.

Bạn có thể sử dụng menu Khoảng cách đoạn văn để thay đổi các cài đặt liên quan. Có thể xóa một khoảng, chọn khoảng tiêu chuẩn hoặc đặt giá trị của riêng bạn.

Sử dụng menu Hiệu ứng, bạn có thể chọn các hiệu ứng thiết kế bổ sung. Tính năng Mặc định rất hữu ích nếu bạn muốn áp dụng cài đặt thiết kế cho tài liệu mới.

Khối công cụ “Nền trang”

Tính năng Nền cho phép bạn chọn một tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh nền. Để thiết lập các thông số theo cách thủ công, hãy sử dụng tùy chọn “Lớp lót tùy chỉnh”.

Bạn có thể thay đổi cài đặt tương ứng bằng chức năng Màu trang. Hãy chú ý đến tùy chọn “Phương thức điền”. Với nó, bạn có thể thêm kết cấu, hoa văn và thiết kế vào các trang của mình.

Tính năng Viền trang cho phép bạn thêm viền vào các trang. Sử dụng mẫu hoặc cài đặt tùy chỉnh.

Cách sử dụng tính năng của tab Bố cục trang

Công cụ tab cho phép bạn thay đổi bố cục của các trang tài liệu.

Khối công cụ “Tùy chọn trang”

Chức năng "Lề" cho phép bạn chọn tiêu chuẩn hoặc chỉ định các tùy chọn lề của riêng bạn. Để đặt giá trị tùy chỉnh, hãy sử dụng tùy chọn Trường tùy chỉnh.

Chức năng “Định hướng” cho phép bạn chọn hướng dọc hoặc hướng ngang của trang tài liệu. Sử dụng menu "Kích thước", bạn có thể thay đổi kích thước của trang tính. Kích thước mặc định là A4.

Trong menu Cột, bạn có thể chỉ định số cột trên mỗi trang tính. Chức năng Dấu ngắt và Số dòng cho phép bạn đặt ngắt trang và thêm số dòng cho phù hợp. Menu “Hyphenation” cho phép bạn kích hoạt tính năng gạch nối từ từ dòng này sang dòng khác theo âm tiết. Theo mặc định, tính năng này bị vô hiệu hóa. Không thay đổi cài đặt này trừ khi cần thiết.

Khối công cụ đoạn văn

Với tính năng Thụt lề, bạn có thể điều chỉnh lề trái hoặc lề phải của đoạn văn. Để sử dụng chức năng, đặt con trỏ ở đầu đoạn đã chọn và đặt giá trị thụt lề.

Bạn có thể sử dụng tính năng Giãn cách để thay đổi khoảng cách giữa các đoạn đã chọn. Để thực hiện việc này, đặt con trỏ trước đoạn đã chọn và đặt các giá trị.

Hộp công cụ sắp xếp

Chức năng Vị trí cho phép bạn đặt vị trí của một đối tượng trong văn bản. Để sử dụng công cụ, hãy chọn ảnh đã chọn và sử dụng menu thả xuống.

Tính năng Ngắt dòng văn bản cho phép bạn chọn cách ngắt dòng văn bản xung quanh một đối tượng. Để kiểm tra công cụ, hãy chọn bản vẽ và sử dụng menu thả xuống.

Sử dụng nút “Vùng chọn”, bạn có thể hiển thị danh sách các đối tượng trong vùng tác vụ. Sử dụng các chức năng Căn chỉnh, Nhóm và Xoay, bạn có thể thực hiện các hành động thích hợp trên các đối tượng đã chọn.

Cách sử dụng tab Liên kết

Khối công cụ "Mục lục"

Chức năng Thêm văn bản cho phép bạn thêm hoặc xóa tiêu đề hiện tại khỏi bảng. Chức năng Cập nhật Bảng cho phép bạn đưa các phần mới vào mục lục.

Khối công cụ chú thích cuối trang

Sử dụng menu Insert Footnote, bạn có thể thêm phần tử tương ứng. Chọn đoạn văn bản mà chú thích đề cập đến và nhấp vào nút được đánh dấu trong hình minh họa.

Tính năng Insert Endnote cho phép bạn thêm chú thích cuối trang vào cuối tài liệu. Sử dụng menu thả xuống Chú thích cuối trang tiếp theo và tính năng Hiển thị chú thích cuối trang để điều hướng nhanh giữa các chú thích cuối trang.

Khối công cụ “Liên kết và tài liệu tham khảo”

Sử dụng menu Chèn Liên kết, bạn có thể liên kết đến một nguồn thông tin, chẳng hạn như một cuốn sách. Đặt con trỏ bên cạnh các đoạn văn bản mà liên kết đề cập đến. Nhấp vào nút thích hợp, nhập thông tin cần thiết vào cửa sổ mở ra và lưu các thay đổi.

Sử dụng chức năng "Quản lý nguồn", bạn có thể chỉnh sửa danh sách, sắp xếp và xóa nguồn.

Trình đơn thả xuống Kiểu cho phép bạn chọn kiểu liên kết. Sử dụng chức năng Thư mục, bạn có thể chèn thông tin liên quan vào tài liệu.

Khối công cụ "Tên"

Tính năng Chèn Tiêu đề cho phép bạn thêm tiêu đề hoặc chú thích vào hình ảnh, bảng và công thức trong tài liệu của mình. Để sử dụng công cụ này, hãy chọn đối tượng mong muốn và nhấp vào nút được đánh dấu trong hình minh họa. Thêm thông tin và lưu thay đổi.

Sử dụng tính năng Danh sách minh họa, bạn có thể thêm thông tin liên quan vào tài liệu của mình.

Khối công cụ “Chỉ mục chủ đề”

Chức năng "Đánh dấu mục" cho phép bạn thêm đối tượng vào chỉ mục. Để sử dụng công cụ này, hãy chọn một đối tượng, chẳng hạn như một đoạn văn bản hoặc hình ảnh, sử dụng menu thích hợp và điền thông tin.

Sử dụng menu “Chỉ mục chủ đề”, định cấu hình hiển thị chỉ mục chủ đề trong tài liệu.

Khối công cụ “Bảng liên kết”

Cách sử dụng các tính năng của tab "Gửi thư"

Các công cụ tab sẽ giúp bạn sắp xếp các thư vật lý và điện tử.

Tạo khối công cụ

Chức năng “Phong bì” cho phép bạn thêm thông tin chính xác vào phong bì giấy. Để sử dụng công cụ này, hãy nhấp vào nút được đánh dấu và thêm thông tin cần thiết. Bây giờ bạn có thể in thông tin trên phong bì. Hãy chú ý đến trường "Nguồn cấp dữ liệu". Phần này hướng dẫn cách nạp phong bì vào máy in.

Chức năng “Stickers” sẽ giúp bạn in chính xác thông tin trên nhãn dán cho bưu kiện, phong bì, đĩa CD.

Khối công cụ “Bắt đầu hợp nhất”, “Soạn tài liệu và danh sách trường”, “Xem kết quả” và “Hoàn thành”

Tính năng Bắt đầu Hợp nhất cho phép bạn gửi tin nhắn đến nhiều người nhận. Ví dụ: bạn có thể gửi thư hoặc email. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút “Bắt đầu hợp nhất” và chọn tùy chọn “Trình hướng dẫn hợp nhất từng bước”. Làm theo lời nhắc trong ngăn tác vụ.

Trình hướng dẫn Hợp nhất Từng bước kết hợp các công cụ từ các nhóm Bắt đầu Hợp nhất, Xây dựng Tài liệu và Danh sách Trường, Xem Kết quả và Kết thúc.

Tạo danh sách người nhận

Viết tin nhắn, xem lại nó và hoàn thành trình hướng dẫn. Bây giờ bạn có thể in tài liệu kết hợp hoặc gửi nó dưới dạng email.

Cách sử dụng các tính năng của tab Đánh giá

Sử dụng tab Review để chỉnh sửa và đánh giá tài liệu.

Khối công cụ chính tả

Sử dụng nút được đánh dấu trong hình minh họa, bạn có thể khởi chạy công cụ MS Word tiêu chuẩn để tìm kiếm lỗi và lỗi chính tả. Xin lưu ý rằng chương trình không “nhìn thấy” tất cả các lỗi và đôi khi đưa ra các sửa chữa nếu không có lỗi.

Chức năng "Xác định" sẽ giúp bạn xác định nghĩa của các từ chưa biết. Xin lưu ý rằng để sử dụng công cụ này, bạn phải chọn từ điển từ kho ứng dụng và cài đặt nó. Menu Thesaurus cho phép bạn tìm từ đồng nghĩa cho các từ đã chọn. Hàm Thống kê hiển thị số từ, ký tự, đoạn văn và dòng trong tài liệu hoặc đoạn của tài liệu đó.

Hộp công cụ "Ngôn ngữ"

Menu Dịch cho phép bạn dịch tự động một từ hoặc cụm từ đã chọn. Chọn nội dung bạn quan tâm và sử dụng nút được đánh dấu trong hình minh họa.

Tính năng Ngôn ngữ cho phép bạn chọn ngôn ngữ đánh vần và định cấu hình cài đặt ngôn ngữ.

Khối công cụ ghi chú

Sử dụng công cụ khối, bạn có thể thêm, xem, chỉnh sửa và xóa ghi chú. Xin lưu ý rằng ghi chú cũng có thể được tạo từ tab Chèn.

Khối công cụ “Viết sửa” và “Thay đổi”

Bạn có thể sử dụng tính năng Sửa đổi để theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu. Hãy chú ý đến menu "Khu vực quét". Nó cho phép bạn chọn cách hiển thị danh sách các thay đổi: ở cuối hoặc bên cạnh tài liệu.

Các công cụ trong khối Thay đổi cho phép bạn chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi và chuyển sang bản sửa đổi trước đó hoặc tiếp theo.

Tính năng So sánh cho phép bạn so sánh các phiên bản của tài liệu và kết hợp các bản sửa đổi từ nhiều người dùng. Chức năng “Chặn tác giả” và “Giới hạn chỉnh sửa” bảo vệ tài liệu của bạn khỏi những hành động không mong muốn của người dùng khác.

Cách sử dụng các tính năng của tab Xem

Các công cụ trên tab Xem cho phép bạn tùy chỉnh cách hiển thị tài liệu của mình.

Khối công cụ “Chế độ xem”

Sử dụng các công cụ khối, bạn có thể chọn chế độ xem trang. Ví dụ: bạn có thể xem cấu trúc tài liệu.

Khối công cụ “Hiển thị”

Bằng cách sử dụng các công cụ nhóm, bạn có thể bật hiển thị thước, lưới và ngăn điều hướng. Chức năng cuối cùng cho phép bạn nhanh chóng chuyển đến phần mong muốn của tài liệu.

Khối công cụ "Tỷ lệ"

Chức năng “Scale” giúp bạn chọn tỷ lệ hiển thị tài liệu tùy ý. Chức năng “100%” cho phép bạn quay lại thang đo tiêu chuẩn chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tăng chiều rộng trang

Chức năng Cửa sổ mới sẽ mở tài liệu hiện tại trong một cửa sổ mới. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang chỉnh sửa nội dung và muốn tham khảo bản gốc. Tính năng Sắp xếp tất cả kết hợp nhiều tài liệu vào một cửa sổ. Chức năng “Tách” là cần thiết để làm việc với các phần khác nhau của tài liệu trong một cửa sổ.

Với tính năng Side by Side, bạn có thể đặt hai tài liệu cạnh nhau trong cùng một cửa sổ. Điều này thuận tiện khi bạn cần so sánh nội dung.

Tính năng Đi tới cửa sổ khác cho phép bạn nhanh chóng chuyển sang các tài liệu đang mở khác.

Tính năng Macro tự động hóa các tác vụ được thực hiện thường xuyên. Để sử dụng công cụ này, bạn cần tạo macro. Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng bạn thường cần làm nổi bật các phần văn bản in nghiêng đậm. Để tự động thực hiện hành động này, hãy tạo macro. Tiến hành như thế này:

• Chọn một đoạn văn bản ngẫu nhiên. Từ menu thả xuống Macro, chọn tùy chọn Ghi macro.

• Chọn cách chạy macro: sử dụng nút trên thanh công cụ hoặc phím tắt.
• Đặt phím tắt để kích hoạt macro.

• Bấm vào nút Chỉ định và chạy các lệnh bạn muốn đưa vào macro. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab “Trang chủ”, chọn in đậm và in nghiêng.
• Quay lại menu Macro và dừng ghi.
• Kiểm tra xem macro có hoạt động không. Để thực hiện việc này, hãy chọn một đoạn văn bản và nhấn tổ hợp phím đã chỉ định.

Các thủ thuật bổ sung để cải thiện năng suất của bạn với MS Word

Dưới đây bạn sẽ tìm thấy danh sách các thủ thuật cuộc sống có thể giúp bạn giải quyết nhanh chóng các vấn đề thường gặp khi làm việc với MS Word:

• Sử dụng menu ngữ cảnh. Nó được gọi bằng cách nhấp chuột phải.

Để chọn một đoạn văn, nhấp ba lần vào bất kỳ từ nào bằng nút chuột trái.

Để chèn văn bản giữ chỗ trên một trang, hãy viết các ký tự sau: =lorem(2,2). Sử dụng các số trong ngoặc đơn để xác định số đoạn văn và dòng điền. Nếu bạn thay thế "lorem" bằng "rand", văn bản ngẫu nhiên sẽ được sử dụng làm phần giữ chỗ.

• Để tạo nhanh chỉ số trên hoặc chỉ số dưới, đánh dấu từ mong muốn và nhấn tổ hợp phím lần lượt “Ctrl +” hoặc “Ctrl Shift +”.
• Để đánh dấu một câu, nhấn Ctrl và đặt con trỏ vào bất kỳ từ nào.
• Chọn loại tập tin để lưu. Ví dụ: bạn có thể lưu dữ liệu ở định dạng PDF. Để thực hiện việc này, hãy chọn tùy chọn “Save As” và chọn loại tệp mong muốn.

• Để tạo một đường ngang, gõ ba dấu gạch nối liên tiếp và nhấn Enter.
• Để gõ dấu gạch ngang, hãy sử dụng phím tắt Alt + 0151.
• Để di chuyển nhanh một đoạn văn bản, hãy chọn đoạn văn bản đó, nhấn F2, đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn và nhấn Enter.

Chúng tôi đang nghiên cứu trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất, Microsoft Word. Trong tài liệu này, bạn sẽ học cách tạo một tài liệu mới, nhập, chỉnh sửa và định dạng văn bản, tạo danh sách, áp dụng kiểu và hơn thế nữa.

Với bài viết này, chúng tôi sẽ mở một loạt tài liệu đào tạo mà bạn sẽ học cách tạo tài liệu văn bản chất lượng cao trong ứng dụng phổ biến nhất trong lĩnh vực này - Microsoft Word (Word). Phần trình bày ở đây sẽ bằng một ngôn ngữ khá thô sơ, điều này thoạt đầu có thể khiến những độc giả đã quen thuộc một phần với trình soạn thảo này sợ hãi. Nhưng tin tôi đi, rất có thể bạn sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích trong loạt bài này.

Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản (bộ xử lý) được sử dụng để tạo các tài liệu được thiết kế chuyên nghiệp. Cái tên Word không được chọn một cách tình cờ vì nó được dịch từ tiếng Anh có nghĩa là “Word”.

Do Word kết hợp các công cụ định dạng văn bản hiện đại nhất nên nó có thể được sử dụng để dễ dàng tạo các tài liệu có độ phức tạp cao và sắp xếp chúng. Ngoài ra, với các công cụ chỉnh sửa và chỉnh sửa mạnh mẽ, ứng dụng này cung cấp một môi trường thuận tiện để nhiều người dùng cộng tác trên một tài liệu.

Trong phần đầu tiên của loạt bài hướng dẫn Word, bạn sẽ học cách tạo một tài liệu mới, nhập và chỉnh sửa văn bản cũng như làm quen với một số loại định dạng cơ bản. Ở đây chúng ta sẽ bắt đầu làm quen với giao diện ribbon mới của trình soạn thảo. Chúng ta cũng sẽ xem xét việc tạo danh sách có dấu đầu dòng và không được gắn thẻ, thay đổi trường tài liệu, v.v.

CỬA SỔ CHƯƠNG TRÌNH

Khi bạn mở Word, cửa sổ chương trình sẽ hiển thị hai phần chính: dải băng nằm ở trên cùng (được đánh dấu màu đỏ trong hình bên dưới) và một tài liệu trống chiếm gần như toàn bộ cửa sổ chương trình.

Dải băng bao gồm một tập hợp các nút và lệnh có thể được sử dụng để thực hiện các hành động khác nhau trên tài liệu và nội dung của nó (ví dụ: thay đổi kích thước văn bản hoặc in nó). Bản thân cửa sổ tài liệu trông giống như một tờ giấy trắng thông thường và dùng để nhập tất cả các loại thông tin kiểm tra.

Ngoài ra, phía trên dải băng bên trái là menu khởi chạy nhanh, ở giữa là tên tài liệu và ở góc trên bên phải có các nút thu nhỏ, thay đổi kích thước và đóng cửa sổ chương trình.

Trong tài liệu mở ra, ở góc trên bên trái của trang, bạn sẽ thấy một con trỏ, tức là một đường thẳng đứng nhấp nháy nhỏ. Dòng này cho biết rằng, bắt đầu từ vị trí này, các ký tự bạn nhập sẽ xuất hiện.

NHẬP VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN

Sau khi mở chương trình, bạn chỉ cần bắt đầu nhập và các chữ cái, từ và câu bạn đã nhập sẽ bắt đầu xuất hiện trên trang tài liệu. Để bắt đầu gõ trên cùng một trang nhưng xuống một dòng, bạn phải nhấn phím Enter. Số lần bạn nhấn Enter sẽ tương ứng với số dòng bỏ qua. Khi bạn nhập văn bản, con trỏ dần dần di chuyển sang phải. Khi bạn đến cuối dòng, bạn chỉ cần tiếp tục nhập các chữ cái. Các ký tự và dấu chèn sẽ tự động chuyển sang dòng tiếp theo.

Nếu bạn cần bắt đầu một đoạn văn mới, hãy nhấn Enter để làm như vậy. Kết quả con trỏ sẽ tự động xuất hiện ở đầu dòng mới. Nếu bạn cần giãn khoảng cách giữa các đoạn văn lớn hơn một chút, hãy nhấn lại phím Enter trước khi bắt đầu nhập đoạn văn mới.

Nếu bạn cần sửa lỗi trong văn bản đã gõ, chỉ cần đặt con trỏ sang bên phải chữ cái không cần thiết và nhấn phím Backspace. Trong trường hợp này, con trỏ sẽ xóa ký tự bên trái nó. Nếu bạn cần xóa toàn bộ một từ, hãy nhấn phím được chỉ định nhiều lần nhất có thể cho đến khi từ đó biến mất. Có một tùy chọn khác để xóa lỗi: đặt con trỏ ở đầu từ, nghĩa là ở bên trái của từ đó và nhấn phím Del số lần cần thiết.

Luyện tập kỹ năng nhập văn bản và chỉnh sửa của bạn bằng cách gõ một vài đoạn văn ngẫu nhiên hoặc gõ phiên bản mà chúng tôi đề xuất.

SỬA LỖI

Khi bạn nhập văn bản, Word sẽ cảnh báo bạn nếu có lỗi ngữ pháp hoặc chính tả bằng cách đánh dấu chúng bằng đường lượn sóng màu xanh lục hoặc đỏ. Gạch chân màu xanh lá cây cho biết bạn cần kiểm tra ngữ pháp và gạch chân màu đỏ cho biết có thể có lỗi chính tả hoặc một từ (ví dụ: tên riêng hoặc tên địa điểm) không được nhận dạng, nghĩa là nó không có trong từ điển soạn thảo Word .

Phải làm gì với dấu gạch dưới như vậy? Để làm điều này, bạn cần di chuyển con trỏ chuột qua từ được gạch chân và nhấn nút bên phải. Kết quả sẽ xuất hiện một cửa sổ nhỏ với các tùy chọn chỉnh sửa được gợi ý. Chọn từ cần thiết và nhấp vào nó bằng nút chuột trái. Từ đó sẽ được thay thế và phần gạch chân sẽ bị loại bỏ. Nếu từ không được nhận dạng, Word sẽ không đưa ra bất kỳ tùy chọn nào. Xin lưu ý rằng nếu những phần gạch chân này không được sửa, chúng sẽ không xuất hiện trên các trang in của tài liệu.

Những hành động tương tự có thể được thực hiện với phần gạch chân màu xanh lá cây. Nhưng hãy nhớ rằng Word rất giỏi trong việc nhận ra lỗi chính tả, hầu hết các lỗi này đều khá dễ sửa, nhưng việc tự mình tìm ra lỗi ngữ pháp và cách sử dụng thì khó hơn nhiều. Nếu bạn cho rằng mình đúng và Word cung cấp cho bạn các tùy chọn sai, bạn chỉ cần bỏ qua việc sửa bằng cách chọn tùy chọn thích hợp từ menu chuột phải và phần gạch chân sẽ bị xóa.

Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi chú ý đến từng gạch chân, bạn có thể bỏ qua chúng trong khi gõ và sau khi nhập xong, hãy kiểm tra chính tả và ngữ pháp của toàn bộ tài liệu cùng một lúc. Để thực hiện việc này, hãy mở tab Ôn tậpở đầu dải băng và chọn chính tả trong nhóm chính tả.

Nếu thao tác với cuộn băng vẫn khiến bạn thắc mắc, hãy quay lại điểm này sau, vì phần mô tả cách làm việc với nó sẽ được đưa ra dưới đây.

ĐÁNH GIÁ CÁC ĐOẠN VĂN BẢN

Để thực hiện bất kỳ hành động nào với văn bản trong tài liệu, bạn cần chọn nó, sau đó áp dụng lệnh mong muốn cho vùng đã chọn. Để chọn toàn bộ một từ hoặc một giới từ, chỉ cần nhấp đúp vào từ đó, sau đó vùng đã chọn sẽ được đánh dấu màu xanh lam.

Để chọn một đoạn văn bản tùy ý, bạn có thể sử dụng hai phương pháp. Trong trường hợp đầu tiên, đặt con trỏ nhấp nháy ở đầu đoạn bạn muốn chọn. Sau đó nhấn phím Shift và không nhả phím, hãy nhấp vào cuối đoạn mong muốn. Sau đó, văn bản mong muốn sẽ được đánh dấu bằng nền màu xanh lam để cho biết rằng nó đã được chọn. Bấm vào bất cứ nơi nào trong tài liệu để bỏ chọn.

Trong trường hợp thứ hai, cũng đặt con trỏ nhấp nháy ở đầu đoạn, nhưng lần này giữ nút chuột trái và di chuyển con trỏ của nó đến cuối đoạn mong muốn. Sau khi đạt được kết quả mong muốn, nút phải được thả ra.

Nếu bạn cần chọn một số đoạn trong các phần khác nhau của văn bản, hãy sử dụng phím Ctrl. Chọn phần đầu tiên của văn bản theo bất kỳ cách nào, sau đó nhấn Ctrl và không nhả nó, chọn phần tiếp theo, sau đó bạn có thể nhả phím. Nếu bạn cần chọn đoạn khác, hãy nhấn lại phím Ctrl và tiếp tục.

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Ví dụ: để thu hút sự chú ý đến thông tin quan trọng, bạn có thể in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân văn bản. Nhưng đây là những điều nhỏ nhặt. Bạn có thể thay đổi kích thước, kiểu dáng, màu sắc, nền và áp dụng các yếu tố hoạt hình cho nó. Và thậm chí đây không phải là toàn bộ danh sách các khả năng mà Word cung cấp cho người dùng khi làm việc với văn bản.

Bây giờ là lúc ghi nhớ ribbon (giao diện ribbon), đã được thảo luận ở đầu bài viết và tìm hiểu cách bạn có thể sử dụng nó.

Có một số tab ở đầu cửa sổ làm việc. Mỗi người trong số họ chứa một tập hợp các hành động cụ thể. Chúng ta cần chọn tab thứ hai - trang chủ(nếu nó không được chọn, bạn cần nhấp chuột trái vào nó).

Mỗi tab chứa một số nhóm với các lệnh kết hợp nhiều thành phần. Trên tab trang chủ tìm nhóm Nét chữ(tên của các nhóm nằm ở dòng cuối cùng của nguồn cấp dữ liệu). Nhóm này chứa một số lệnh và nút cho phép bạn thực hiện nhiều thay đổi khác nhau đối với văn bản.

Trong trường hợp của chúng tôi, chọn một phần văn bản tùy ý hoặc toàn bộ từ, sau đó nhấp vào các nút tương ứng trong nhóm nêu trên để thay đổi kiểu của nó.

Như có thể thấy trên hình, sau khi nhấn nút In đậm, văn bản được chọn đã thay đổi kiểu dáng của nó. Bây giờ hãy làm cho nó nghiêng và gạch chân hơn bằng cách nhấp vào các nút Chữ in nghiêng Và căng thẳng.

Trong trường hợp này, phần gạch chân có thể là nét liền hoặc lượn sóng thông thường, chấm, gấp đôi, v.v. Sử dụng nút tam giác ở bên phải để xem danh sách đầy đủ các tùy chọn có thể.

Từ ví dụ của chúng tôi, bạn có thể thấy rằng bạn có thể áp dụng một số loại định dạng cho một vùng chọn.

Như bạn có thể đã nhận thấy, nhóm Nét chữ chứa khá nhiều nút hữu ích khác nhau cho phép bạn thay đổi loại và màu phông chữ, kích thước của nó, gạch bỏ phông chữ hoặc chuyển đổi nó thành chỉ số trên và chỉ số dưới, thêm hình động hoặc nền. Chọn một đoạn văn bản và cố gắng tự mình áp dụng tất cả các tùy chọn định dạng này bằng cách nhấp vào các nút thích hợp.

PHONG CÁCH

Phương pháp thực hiện các thay đổi đã thảo luận ở phần trước chỉ thuận tiện nếu bạn chỉ cần thay đổi định dạng của một vài ký tự, từ hoặc câu. Để áp dụng nhiều loại định dạng cho toàn bộ tài liệu cùng một lúc phong cách.

Các loại phong cách khác nhau có sẵn trên tab trang chủ trong nhóm Kiểu dáng. Chỉ cần chọn một kiểu để tự động thay đổi phông chữ, kích thước văn bản, thuộc tính và định dạng đoạn văn là đủ. Ví dụ: bạn có thể thay đổi kiểu phông chữ, làm cho văn bản lớn hơn và thêm định dạng in đậm cùng một lúc.

Như bạn có thể thấy trong hình, sau khi chọn một kiểu có tên Tiêu đề 1, đoạn đầu tiên của chúng tôi đã được chuyển thành một tiêu đề (kích thước phông chữ tăng lên, màu sắc và độ dày của nó thay đổi).

Để thử nghiệm, trên tab trang chủ trong nhóm Kiểu dáng Di chuột qua từng kiểu khác nhau. Bằng cách này, bạn có thể thấy những thay đổi sẽ xảy ra với tài liệu sau khi bạn muốn áp dụng bất kỳ tùy chọn nào. Để cuối cùng áp dụng kiểu đã chọn, chỉ cần nhấp vào kiểu đó bằng nút chuột trái. Để xem các kiểu khác, bạn có thể mở bộ sưu tập bằng cách nhấp vào nút ở góc dưới bên phải của khối mũi tên Khác.

TẠO DANH SÁCH

Nếu bạn cần tạo danh sách trong tài liệu, bạn cũng có thể thực hiện việc này trên tab trang chủ trong nhóm Đoạn văn(nằm bên phải nhóm Nét chữ).

Hãy cùng luyện tập. Trước hết, hãy tách văn bản sẽ chuyển thành danh sách thành các đoạn khác nhau bằng phím Enter. Đồng thời, đây có thể là từng từ riêng lẻ hoặc toàn bộ câu.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi quyết định định dạng đoạn cuối dưới dạng danh sách.

Bây giờ hãy chọn văn bản bạn muốn chuyển đổi thành danh sách. Trong nhóm Đoạn văn, bấm vào nút Điểm đánh dấu. Văn bản sẽ được chuyển thành danh sách có dấu đầu dòng. Không bỏ chọn danh sách, nhấn nút Đánh sốđể tạo một danh sách đánh số.

TRƯỜNG TRANG

Lề trang là khoảng trống xung quanh các cạnh của trang. Theo mặc định, độ rộng lề ở trên, dưới, trái và phải của trang lần lượt là 2 cm, 2 cm, 3 cm và 1,5 cm. Đây là độ rộng lề phổ biến nhất và thường được sử dụng cho hầu hết các tài liệu. Nhưng nếu bạn cần các trường có kích thước khác, bạn cần biết cách thay đổi chúng. Các kích thước lề khác có thể hữu ích, chẳng hạn như khi tạo các bức thư ngắn, công thức nấu ăn, lời mời hoặc bài thơ.

Dải băng cũng được sử dụng để thay đổi kích thước của các trường. Chỉ lần này sử dụng tab Bố trí trang. Trước tiên bạn phải bấm vào nó để chọn nó, sau đó vào nhóm Cài đặt trang chọn mục Lĩnh vực. Hình ảnh (biểu tượng) của các trường và kích thước của chúng sẽ xuất hiện trước mặt bạn.

Giá trị đầu tiên của danh sách là một trường Bình thường hiện đang hoạt động. Để tạo lề hẹp hơn, bạn phải bấm vào nút Chật hẹp. Nếu bạn muốn làm cho lề trái và lề phải rộng hơn nhiều, hãy nhấp vào Rộng. Khi bạn chọn loại lề, nó sẽ tự động được áp dụng cho toàn bộ tài liệu.

Khi bạn chọn các trường, màu nền của biểu tượng của chúng sẽ thay đổi. Khi bạn nhấn nút lần nữa lĩnh vực, Nhờ sự thay đổi màu nền này, bạn có thể xác định kích thước lề được đặt.

CỬA SỔHẬU TRƯỜNG

Để không làm mất những thay đổi đã thực hiện trong công việc của mình, bạn cần phải lưu chúng và thực hiện việc này càng sớm thì càng tốt. Để thực hiện việc này, hãy mở tab đầu tiên trên dải băng Tài liệu. Một cửa sổ lớn có tên Backstage sẽ xuất hiện, trong đó bạn có thể thực hiện nhiều thao tác khác nhau, chẳng hạn như lưu, mở, in tài liệu, v.v.

Ở khu vực bên trái của cửa sổ xuất hiện, chọn Cứu. Một cửa sổ mới nhỏ hơn sẽ xuất hiện. Trong cửa sổ này, bạn cần chỉ ra nơi bạn muốn lưu tài liệu trên máy tính, cũng như tên của nó. Sau khi lưu tài liệu, tiếp tục làm việc bằng cách lưu định kỳ. Việc lưu tài liệu bất kỳ lúc nào cũng rất thuận tiện bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Nếu tài liệu đã sẵn sàng để in, hãy mở lại tab Tài liệu. Ở khu vực bên trái của menu mở ra, chọn lệnh Niêm phong. Một cửa sổ lớn sẽ xuất hiện trong đó bạn cần nhấp vào dòng Niêm phong. Tất nhiên, thiết bị in - máy in hoặc MFP - trước tiên phải được kết nối với máy tính. Như trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể in tài liệu bằng phím nóng - trong trường hợp này, tổ hợp phím là Ctrl + P.

Sau khi hoàn thành công việc trên tài liệu văn bản và tài liệu được lưu, hãy đóng tệp. Để thực hiện việc này, hãy mở tab Tài liệu và ở khu vực bên trái hãy nhấp vào Đóng.

Để tìm tài liệu sau khi bạn đóng tài liệu đó, hãy xem danh sách Tài liệu mới nhất. Nhấp vào một tài liệu trong danh sách và nó sẽ mở ra.

Để kết thúc làm việc trong Word trong tab Tài liệu chọn một đội Lối raở cuối menu hoặc chỉ cần nhấp vào dấu thập ở góc trên bên phải của cửa sổ chương trình.

PHẦN KẾT LUẬN

Với điều này, hãy để tôi kết thúc phần đầu tiên của tài liệu đào tạo dành riêng cho trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất, Microsoft Word.

Để củng cố các kỹ năng đã học, hãy nhớ thực hành kiến ​​​​thức đã học bằng cách tự gõ một số văn bản ngắn và áp dụng các yếu tố định dạng khác nhau trong đó.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách cắt và dán các đoạn văn bản, thay đổi khoảng cách dòng, căn chỉnh, sử dụng dấu định dạng, v.v.

Đọc thêm: