Các chương trình điền biểu mẫu tự động. Tự động điền ô và sao chép công thức trong Excel

Tự động điền trong Excel là một tính năng rất tiện dụng giúp bạn điền vào bảng dữ liệu cũng như làm việc với các phép tính và công thức dễ dàng hơn nhiều.

Tự động điền được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Sao chép dữ liệu sang các ô liền kề (ví dụ: khi điền vào một bảng, tất cả các ô trong một cột có cùng giá trị)
• Điền vào một cột hoặc hàng bằng dữ liệu thay đổi trong một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: đánh số dòng)
• Sao chép công thức (ví dụ: hai cột cho biết giá và số lượng của một mặt hàng; để tính toán số lượng đơn đặt hàng cho mỗi mặt hàng, chỉ cần đếm nó trong một ô và sao chép công thức cho toàn bộ cột)

Làm thế nào để thực hiện tự động hoàn thành trong Excel?

Sao chép dữ liệu trong các ô liền kề

Để điền vào các ô liền kề với cùng một dữ liệu, hãy làm như sau:

• Di chuyển con trỏ chuột qua góc dưới bên phải của ô cho đến khi “ + »
• Giữ nút chuột trái và kéo theo hướng mong muốn để điền dữ liệu vào các ô

Cách thứ hai để tự động hoàn thành trong Excel:

• Nhập dữ liệu bắt buộc vào ô đầu tiên
• Chọn ô ở bên phải, bên trái, dưới cùng hoặc trên cùng của ô dữ liệu
• Nhấp vào nút Điền trên thanh công cụ (tab Trang đầu)
• Chọn một hướng (lên, xuống, trái hoặc phải)

Điền vào các ô liền kề bằng một chuỗi dữ liệu (số, văn bản, danh sách nội dòng)

Để tự động nhập dữ liệu vào ô, bạn có thể sử dụng danh sách dựng sẵn, cũng như trình tự tự động hoàn thành. Ví dụ:

Làm cách nào để tự động điền dữ liệu như vậy trong bảng Excel?

• Nhập dữ liệu bắt buộc vào hai ô đầu tiên
• Chọn hai ô có dữ liệu, đưa con trỏ chuột lên góc dưới bên phải để dấu "+" xuất hiện
• Giữ nút chuột trái, kéo theo hướng mong muốn

Để thuận tiện cho việc làm việc với các bảng, bạn có thể tự tạo một danh sách như vậy. Ví dụ, với tên của các nhân viên. Để sau đó nhập họ vào cột, một họ sẽ là đủ (là họ đầu tiên trong danh sách).

Để tạo một danh sách như thế này:

Danh sách sẽ được lưu trong tùy chọn Excel

Sao chép công thức trong Excel

Để sao chép công thức, bạn cần làm như sau:

• Nhập công thức vào ô đầu tiên
• Chọn ô có công thức
• Di chuyển con trỏ chuột qua góc dưới bên phải của ô để dấu "+" xuất hiện
• Giữ nút chuột trái và kéo theo hướng mong muốn

Excel là một trong những trình soạn thảo bảng tính tốt nhất hiện nay. Chương trình này có tất cả các chức năng cần thiết để hoạt động với bất kỳ lượng dữ liệu nào. Ngoài ra, bạn sẽ có thể tự động hóa hầu hết mọi hành động và làm việc nhanh hơn nhiều. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét khi nào và cách bạn có thể sử dụng ô tự động hoàn thành trong Microsoft Office Excel.

Cần lưu ý rằng các công cụ như vậy không có sẵn trong Microsoft Word. Một số đã sử dụng thủ thuật. Điền vào bảng với các giá trị cần thiết trong Excel, sau đó chuyển chúng sang Word. Bạn cũng có thể làm như vậy.

Nó rất dễ dàng để thiết lập hiển thị số tự động. Để làm điều này, nó là đủ để làm một vài bước rất đơn giản.

1. Quay một số số. Hơn nữa, chúng phải ở trong một cột hoặc một dòng. Ngoài ra, điều mong muốn là chúng đi theo thứ tự tăng dần (thứ tự đóng một vai trò quan trọng).

1. Làm nổi bật những con số này.
2. Di chuyển con trỏ qua góc dưới bên phải của mục cuối cùng và kéo xuống.

1. Bạn càng kéo xa, bạn sẽ thấy càng nhiều số mới.

Nguyên tắc tương tự hoạt động với các giá trị khác. Ví dụ, bạn có thể viết vài ngày trong tuần. Bạn có thể sử dụng cả tên viết tắt và tên đầy đủ.

1. Chúng tôi đánh dấu danh sách của chúng tôi.
2. Di con trỏ cho đến khi điểm đánh dấu của nó thay đổi.
3. Sau đó kéo xuống.

1. Kết quả là, bạn sẽ thấy như sau.

Tính năng này cũng có thể được sử dụng cho văn bản tĩnh. Nó hoạt động theo cùng một cách.

1. Viết một từ trên trang tính của bạn.
2. Kéo góc dưới cùng bên phải xuống một vài dòng.

1. Kết quả là bạn sẽ thấy toàn bộ một cột có cùng nội dung.

Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng điền các báo cáo và biểu mẫu khác nhau (tạm ứng, KUDiR, PKO, TTN, v.v.).

Danh sách tạo sẵn trong Excel

Như bạn có thể thấy, bạn không được yêu cầu tải xuống bất kỳ tiện ích bổ sung miễn phí nào. Tất cả điều này hoạt động ngay lập tức sau khi cài đặt Microsoft Excel.

Tạo danh sách của riêng bạn

Các ví dụ được mô tả ở trên là tiêu chuẩn. Có nghĩa là, các bảng liệt kê này được đặt theo mặc định trong Excel. Nhưng đôi khi có những trường hợp bạn cần sử dụng các mẫu của mình. Rất dễ dàng để tạo ra chúng. Để thiết lập, bạn cần thực hiện một vài thao tác rất đơn giản.

1. Chuyển đến menu Tệp.

1. Mở phần "Tùy chọn".

1. Nhấp vào danh mục "Nâng cao". Nhấp vào nút "Chỉnh sửa danh sách".

1. Thao tác này sẽ khởi chạy cửa sổ "Danh sách". Tại đây bạn có thể thêm bớt các mục không cần thiết.

1. Thêm một số mục vào danh sách mới. Bạn có thể viết những gì bạn muốn - tùy theo lựa chọn của bạn. Chúng tôi sẽ viết một bảng liệt kê các số ở dạng văn bản để làm ví dụ. Để nhập mẫu mới, bạn cần nhấp vào nút "Thêm". Sau đó bấm vào "OK".

1. Để lưu các thay đổi, hãy nhấp lại vào "OK".

1. Hãy viết từ đầu tiên từ danh sách của chúng tôi. Bạn không phải bắt đầu từ phần tử đầu tiên - tính năng tự động hoàn thành hoạt động từ bất kỳ vị trí nào.

1. Sau đó, chúng tôi sẽ nhân bản nội dung này một vài dòng bên dưới (cách thực hiện, nó đã được viết ở trên).

1. Kết quả là chúng ta sẽ thấy kết quả sau.

Nhờ khả năng của công cụ này, bạn có thể đưa bất kỳ thứ gì vào danh sách (cả từ và số).

Sử dụng một tiến trình

Nếu bạn quá lười để kéo nội dung của các ô theo cách thủ công, thì cách tốt nhất là sử dụng phương pháp tự động. Có một công cụ đặc biệt cho việc này. Nó hoạt động như sau.

1. Chọn bất kỳ ô nào có giá trị bất kỳ. Chúng tôi sẽ sử dụng ô có số "9" làm ví dụ.
2. Chuyển đến tab "Trang chủ".
3. Chọn Tiến trình.

1. Sau đó, bạn sẽ có thể định cấu hình:
   • vị trí điền (theo hàng hoặc cột);
   • loại cấp số nhân (trong trường hợp này, chọn số học);
   • tăng số mới (bạn có thể bật hoặc tắt tính năng tự động phát hiện bước);
   • gia trị lơn nhât.

1. Ví dụ, trong cột "Giá trị giới hạn", chúng tôi sẽ chỉ ra số "15".
2. Để tiếp tục, hãy nhấp vào nút "OK".

1. Kết quả sẽ như sau.

Như bạn có thể thấy, nếu chúng tôi đã chỉ định giới hạn lớn hơn "15", thì chúng tôi sẽ ghi đè nội dung của ô bằng từ "Nine". Hạn chế duy nhất của phương pháp này là các giá trị có thể nằm ngoài bảng của bạn.

Chỉ định phạm vi chèn

Nếu tiến trình của bạn nằm ngoài phạm vi và đồng thời ghi đè lên dữ liệu khác, thì bạn sẽ phải hoàn tác kết quả chèn. Và lặp lại quy trình cho đến khi bạn tìm thấy một số lũy tiến hữu hạn.

Nhưng cũng có một cách khác. Nó hoạt động như sau.

1. Chọn phạm vi ô cần thiết. Trong trường hợp này, ô đầu tiên phải chứa giá trị ban đầu để tự động hoàn thành.
2. Nhấp vào tab Trang chủ.
3. Nhấp vào biểu tượng "Điền".
4. Chọn Tiến trình.

1. Xin lưu ý rằng cài đặt "Sắp xếp" được tự động đặt thành "Theo Cột", vì chúng tôi đã chọn các ô theo cách này.
2. Nhấp vào nút "OK".

1. Kết quả là bạn sẽ thấy kết quả sau. Sự tiến triển được lấp đầy đến tận cùng và không có gì vượt ra ngoài ranh giới.

Ngày tự động hoàn thành

Tương tự, bạn có thể làm việc với ngày hoặc giờ. Hãy làm theo một vài bước đơn giản.

1. Hãy nhập bất kỳ ngày nào vào ô bất kỳ.
2. Chọn bất kỳ phạm vi ô tùy ý nào.
3. Hãy mở tab "Trang chủ".
4. Nhấp vào công cụ Điền.
5. Chúng tôi chọn mục "Tiến trình".

1. Trong cửa sổ xuất hiện, bạn sẽ thấy rằng loại "Ngày" đã được kích hoạt tự động. Nếu điều này không xảy ra, thì bạn đã chỉ định số ở định dạng sai.

1. Nhấp vào "OK" để dán.

1. Kết quả sẽ như sau.

Tự động hoàn thành công thức

Ngoài ra, bạn có thể sao chép công thức trong Excel. Nguyên lý hoạt động như sau.

1. Nhấp vào bất kỳ ô trống nào.
2. Nhập công thức sau (bạn sẽ cần sửa địa chỉ thành ô có giá trị ban đầu).

1. Nhấn phím Enter.

1. Sau đó, bạn sẽ cần sao chép biểu thức này sang tất cả các ô khác (cách thực hiện điều này đã được mô tả một chút ở trên).

1. Kết quả sẽ như sau.

Sự khác biệt giữa các phiên bản Excel

Tất cả các phương pháp được mô tả ở trên đều được sử dụng trong các phiên bản Excel hiện đại (2007, 2010, 2013 và 2016). Trong Excel 2003, công cụ tiến trình nằm trong một phần khác của menu. Trong tất cả các khía cạnh khác, nguyên tắc hoạt động là hoàn toàn giống nhau.

Để thiết lập tự động hoàn thành các ô bằng cách sử dụng một tiến trình, bạn cần thực hiện các thao tác rất đơn giản sau đây.

1. Chuyển đến bất kỳ ô nào có bất kỳ giá trị số nào.
2. Nhấp vào menu "Chỉnh sửa".
3. Chọn "Điền".
4. Sau đó - "Sự tiến bộ".

1. Sau đó, bạn sẽ thấy chính xác cửa sổ giống như trong các phiên bản hiện đại.

Phần kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã đề cập đến các phương pháp khác nhau để tự động điền dữ liệu trong trình soạn thảo Excel. Bạn có thể sử dụng bất kỳ tùy chọn nào thuận tiện cho bạn. Nếu đột nhiên có điều gì đó không diễn ra với bạn, có thể bạn đang sử dụng định dạng dữ liệu sai.

Lưu ý rằng không cần thiết để các ô tăng liên tục. Bạn có thể sử dụng bất kỳ tiến trình nào. Ví dụ: 1,5,9,13,17, v.v.

Video hướng dẫn

Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi sử dụng công cụ này, bạn có thể xem thêm video với nhận xét chi tiết về các phương pháp được mô tả ở trên để giúp bạn.

Tự động hoàn thành bạn sẽ có thể áp dụng nơi bạn cần nhập dữ liệu nối tiếp. Giả sử bạn cần điền vào một hàng hoặc cột với các số, mỗi số lớn hơn (hoặc ít hơn) so với hàng trước đó một lượng nhất định. Để không làm điều này theo cách thủ công, bạn cần làm như sau.

Thuật toán chính thức trông như thế này.

1. Nhập hai số đầu tiên vào hai ô liền kề để Excel có thể cho biết sự khác biệt giữa chúng.
2. Chọn cả hai ô. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào một trong số chúng và trong khi giữ nút chuột, hãy kéo khung lựa chọn sang một ô liền kề để nó nắm bắt nó.
3. Di chuyển con trỏ chuột qua điểm đánh dấu nằm ở góc dưới bên phải của khung lựa chọn (Hình 2.26, a). Trong trường hợp này, anh ta sẽ có dạng một dấu cộng màu đen.
4. Nhấp và giữ nút chuột và kéo ô cho đến khi số cuối cùng được chèn vào ô cuối cùng xuất hiện trên chú giải công cụ gần con trỏ chuột. Bạn có thể kéo khung theo bất kỳ hướng nào (lên và xuống, trái và phải) (Hình 2.26, b).
5. Thả nút chuột để điền vào phạm vi ô được che (Hình 2.26, c).

Các ô mà tôi đánh dấu đã được điền theo mẫu. Trong cột đầu tiên, 1 được thêm vào số ở hàng trước, trong cột thứ hai - 2. Tự động điền có thể được sử dụng khi nhập thời gian, ngày, ngày trong tuần, tháng và cả kết hợp văn bản với một số. Nhìn vào hình. 2.27.

Trong bảng này, tôi chỉ cần nhập dòng đầu tiên là đủ, sau đó chọn nó và kéo nó xuống cho dấu cộng. Sau đó, Excel tăng từng giá trị một. Và nếu công việc trong phòng thí nghiệm không diễn ra hàng ngày mà cách ngày hoặc trong ba ngày, thì Excel sẽ phải nhập hai dòng để xác định sự khác biệt giữa các giá trị trong các ô. Và sau đó chương trình sẽ tự động điền vào mọi thứ, chỉ giá trị trong các ô sẽ không được tăng lên một, mà là bởi sự khác biệt mà bạn đã đặt cho nó (Hình 2.28).

Với tính năng tự động hoàn thành, bạn có thể sao chép nội dung của ô sang một hàng hoặc cột. Lấy một ô bất kỳ, tìm dấu cộng và kéo theo bất kỳ hướng nào. Trong tất cả các ô mà bạn kéo vùng chọn, ô đầu tiên sẽ được sao chép. Với sự trợ giúp của dấu cộng kỳ diệu, bạn có thể sao chép không chỉ giá trị ô mà còn cả định dạng dữ liệu ô.

Ví dụ: bạn đã nhập thời gian vào một ô (nghĩa là bạn có ô này ở định dạng Thời gian) và bạn muốn toàn bộ cột có cùng một định dạng. Để làm gì? Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô và kéo khung cho toàn bộ cột bằng dấu cộng. Sau khi bạn thả nút chuột, nút Tùy chọn Tự động Hoàn tất sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải của hàng. Bằng cách nhấp vào nó, bạn sẽ mở một menu trong đó bạn có thể chọn phương pháp điền vào các ô (Hình 2.29). Chọn Chỉ Điền các Định dạng. Toàn bộ cột hiện ở định dạng Thời gian.

Nếu bạn muốn làm ngược lại, không lưu định dạng mà chỉ cần điền nội dung của các ô, chọn Chỉ điền giá trị. Nếu bạn không chọn bất kỳ thứ gì, Excel sẽ sao chép cả nội dung của ô và định dạng.

Và tôi cũng muốn thu hút sự chú ý của bạn đến thực tế là Excel tính toán các phân số thập phân với độ chính xác là 15 chữ số thập phân, nhưng chỉ có hai chữ số thập phân được hiển thị trong các ô. Số đầy đủ có thể được nhìn thấy trong thanh công thức bằng cách chọn ô (Hình 2.30).

Bạn có thể thay đổi số lượng vị trí thập phân có thể nhìn thấy trong cửa sổ được hiển thị trong Hình. 2,25. Trong đó, bạn cần chọn các thông số cho định dạng số. Bằng cách chọn bất kỳ định dạng nào trong danh sách trên tab Số trong cửa sổ Định dạng Ô, bạn sẽ đọc được trợ giúp ngắn gọn về định dạng đó và có thể thay đổi một số cài đặt.