Các kiểu chào mừng trong cuộc gọi của công ty. Thông điệp chào mừng mang tính phổ quát

Nếu bạn quyết định tự soạn văn bản, chúng tôi khuyên bạn nên quy tắc đơn giản, phù hợp để soạn mục nhập máy trả lời tự động cho tất cả các công ty.

Lời chào hỏi

Đầu tiên, bạn giới thiệu bản thân và chào người gọi. Mọi thứ nên đơn giản và ngắn gọn.

Sẽ không có nhiều lựa chọn ở đây:

Chào mừng đến với công ty "Thương hiệu tốt nhất"

Xin chào! Bạn đã gọi văn phòng Chính Công ty "Thương hiệu tốt nhất"

“Thương hiệu tốt nhất” là công ty tạo ra nhiều sản phẩm nhất thương hiệu tốt nhất chào bạn!

Lòng biết ơn

Ví dụ, hãy hoàn thành lời chào của bạn bằng những từ sau: “Cảm ơn bạn đã liên hệ với công ty chúng tôi” hoặc “Cảm ơn bạn đã gọi điện!” Trong trường hợp biết ơn, điều quan trọng là không nên lạm dụng nó.

Chỉ định hoạt động của công ty

Người tỉnh táo khó có thể tưởng tượng rằng khách hàng gọi đến công ty không biết công ty đó làm gì, nhưng yếu tố con người là một điều đáng kinh ngạc. Anh ta đã vướng vào rắc rối, nhầm lẫn số điện thoại của mình và giờ chúng tôi có một khách hàng không hiểu anh ta đã đi đâu. Vì vậy, chúng tôi có thể nhắc nhở bạn về các dịch vụ mà công ty cung cấp. Một trong những ví dụ đã có ở trên: “Thương hiệu tốt nhất” - một công ty tạo ra những thương hiệu tốt nhất ở Nga chào mừng bạn! hoặc "Nhà Công Ty 2" chào đón bạn! Thiết kế nhà khung là chuyên môn của chúng tôi.

Nhưng ở đây, sự ngắn gọn cũng vậy, nếu không phải là chị tài thì là trợ thủ trong kinh doanh. Nếu Chúa cấm, nếu bạn “hào phóng” trong việc mô tả công lao của mình, hãy biết chắc rằng khách hàng sẽ bị mất. Hãy khiêm tốn nhưng hãy chọn một cụm từ ngắn gọn và chính xác mô tả ngành nghề kinh doanh của bạn.

Tất cả các cuộc hội thoại đều được ghi lại

Cụm từ “để cải thiện chất lượng dịch vụ, tất cả các cuộc hội thoại đều được ghi lại” mang tính chất pháp lý hơn và phải được tuân thủ nếu các cuộc hội thoại được ghi lại. Mặt khác, khách hàng hiểu rằng bạn không thờ ơ với cách nhân viên nói chuyện với anh ta. Điều này sẽ tạo thêm sức nặng cho công ty trong mắt khách hàng.

Số bên ngoài

Nếu có quy định về việc quay số nhân viên nội bộ, hãy cho chúng tôi biết điều đó càng sớm càng tốt. Lời chào dài dòng gây khó chịu. Nói điều này đầu tiên. Ví dụ: “Nếu bạn biết số nội bộ của nhân viên, hãy quay số đó bằng âm.”

Thực đơn

Việc phân bổ theo bộ phận phải được phản ánh trong menu giọng nói, trong đó nêu tên ngắn gọn các nhiệm vụ mà một bộ phận cụ thể giải quyết, cũng như một số bằng cách nhấn mà khách hàng có thể liên hệ với chuyên gia cần thiết.

Khi làm việc với văn bản, điều quan trọng là không trùng lặp các từ hoặc cụm từ:

“để liên hệ với bộ phận...nhấn phím 1,

để liên hệ với bộ phận... nhấn phím 2...", v.v.

Điều quan trọng là văn bản phải đa dạng:

“Nếu bạn muốn biết về trạng thái đơn hàng của mình, vui lòng quay số...;

để được tư vấn về vấn đề này... bấm vào;

để đặt hàng... bấm vào;

Nếu bạn muốn thảo luận về chất lượng dịch vụ của chúng tôi, hãy vào phần...;" vân vân

7. Nút “0”—giao tiếp với người vận hành.

Theo quy định, mọi người muốn nhận được câu trả lời từ một người đang sống. Nhiều công ty sử dụng nút “0” để liên lạc với nhà điều hành. Ban đầu vẫn chưa biết điều này có được thống nhất hay không, nhưng nó hợp lý và bạn thấy đấy, khách hàng lo ngại về vấn đề này. Suy cho cùng, không phải ai cũng muốn nghe mọi thứ như một câu chuyện hấp dẫn, đặc biệt nếu đây không phải là người gọi điện lần đầu tiên.

Ví dụ: “Để liên hệ với nhà điều hành, hãy nhấn “0” và giữ máy.”

Máy trả lời và gọi ngoài giờ

Máy trả lời tự động được sử dụng nếu bạn không thể nhấc điện thoại vì lý do nào đó hoặc khách hàng gọi vào lúc không. thời gian làm việc. Trong trường hợp này, hãy nhắc anh ấy để lại danh bạ trong tin nhắn thoại, điều này sẽ giúp bạn có cơ hội liên hệ với anh ấy và giải quyết vấn đề của anh ấy.

Ví dụ: “Để gửi fax cho chúng tôi, hãy quay số “5”, bạn cũng có thể để lại cho chúng tôi một tin nhắn thoại, để thực hiện việc này, hãy nhấn phím “6” và nói theo tín hiệu. Vui lòng để lại thông tin liên hệ của bạn để chúng tôi có thể liên hệ với bạn về vấn đề này!”

Đối với những giờ không làm việc, hãy đưa ra một kịch bản riêng, cho biết thời gian chính xác làm việc và hứa sẽ gọi lại.

Ví dụ: Cửa hàng dọc chào đón bạn. Chúng tôi sẽ không thể trả lời cuộc gọi của bạn bây giờ vì bạn đã gọi ngoài giờ làm việc. Chúng tôi làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 10 đến 20 giờ. Nếu bạn cần cho chúng tôi biết điều gì đó quan trọng, vui lòng để lại thư thoại cho chúng tôi bằng cách nhấn "5". Hãy nói sau khi có tín hiệu và chúng tôi chắc chắn sẽ gọi lại cho bạn! Cảm ơn bạn đã ghé thăm cửa hàng của chúng tôi!"

Mẫu mã và sự sáng tạo

Những cụm từ như “Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi”, “Chúng tôi coi trọng mọi khách hàng” sẽ không gợi lên cảm xúc tốt đẹp ở người gọi, nếu anh ta vẫn không tìm được câu trả lời cho câu hỏi của mình, họ sẽ chỉ cảm thấy khó chịu. Tuy nhiên, sự sáng tạo quá mức cũng vậy. Một cụm từ như: “Xin chào, tôi là giám đốc của một công ty tuyệt vời này và tôi sẽ sa thải tất cả mọi người ngay bây giờ nếu họ không trả lời điện thoại, nhưng trong lúc chờ đợi, hãy nghe bản nhạc yêu thích của tôi..” sẽ rất thú vị khi nghe chỉ đến lần đầu tiên.

1. Tiếp viên tự động- đây là giọng nói mà người gọi nghe thấy đầu tiên khi quay số công ty của bạn. Người phục vụ ô tô chào đón người gọi và giúp họ có thiện cảm và tin tưởng vào công ty của bạn. Ví dụ: văn bản cho người trả lời tự động của bạn có thể trông như thế này:

Ví dụ

Xin chào. Bạn đã gọi công ty là "tên công ty". Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi. Vui lòng chờ phản hồi của nhà điều hành. Chúng tôi làm việc từ 10:00 đến 19:00 các ngày trong tuần. Hãy ở yên trong hàng. Nhà điều hành có sẵn đầu tiên sẽ trả lời bạn.

2.Phản hồi bằng giọng nói tương tác(viết tắt là IVR) - có thể dịch là Hệ thống tin nhắn thoại được ghi âm sẵn. Sau khi người gọi đã nghe thấy hệ thống trả lời tự động, giọng nói nhắc nhở tương tự các tùy chọn sau hành động: nếu bạn biết điều này, hãy nhấn phím 1, nếu bạn biết điều này, hãy nhấn phím 2, v.v. Bạn có thể thông báo về tất cả các văn phòng của mình, nói về các chương trình khuyến mãi hoặc thông báo về giờ mở cửa. Cuối cùng, hãy đảm bảo cho người gọi cơ hội chuyển sang nhà điều hành bằng cách nhấn, chẳng hạn như 0. Người đó không cần phải nghe toàn bộ danh sách các lời đề nghị mà anh ta có cơ hội nói chuyện với một người trực tiếp. Các cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng mọi người không thích chờ đợi lâu để có câu trả lời và bằng cách nhấn một phím nhất định, họ có thể tìm thấy thứ mình cần. Hãy chắc chắn lập kế hoạch cho mục này khi bạn thực hiện nó.

Ví dụ

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi công ty là "tên công ty". Hãy đổi điện thoại của bạn thành chế độ giai điệu hoặc chờ nhà điều hành phản hồi. Để liên hệ với bộ phận bán hàng nhấn phím 1, từ hỗ trợ kỹ thuật 2, hoặc giữ máy và chúng tôi sẽ trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn.

3. Chờ đợi trực tuyến- bây giờ, khi người gọi đang chờ câu trả lời, bạn có cơ hội bán cho anh ta một số dịch vụ hoặc sản phẩm. Bạn có thể biến thời gian chờ đợi thành đợt giảm giá. Viết ba hoặc bốn “tin nhắn lịch sự” (về thời gian chờ đợi còn lại hoặc bạn rất vui khi được nghe từ anh ấy) và cùng một số lượng tin nhắn bán hàng - xen kẽ giữa chúng trong khi người đó đang đợi trực tuyến. Trong khi người gọi đang chờ câu trả lời, bạn có thể nhẹ nhàng nhắc nhở họ rằng bạn coi trọng thời gian và sự lựa chọn của họ. Cần có “tin nhắn lịch sự” để trấn an người gọi trong khi chờ đợi. Và nhân tiện, bạn có một người nghe miễn cưỡng! Chính xác là thế này thời điểm tốt nhấtđể cho anh ấy biết về bất kỳ lời đề nghị đặc biệt nào.

Ví dụ

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi công ty là "tên công ty". Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi. Thật không may, tất cả các nhà khai thác đều bận rộn. Hãy ở yên trong hàng. Chuyên gia đầu tiên có sẵn sẽ trả lời bạn.

4. Thư thoại- Bạn có thể cần một thư thoại của công ty. Thư thoại - sẽ hoạt động như một lời chào chung cho mọi tin nhắn mà mọi người để lại bên ngoài thư thoại cá nhân. Hãy tưởng tượng rằng khách hàng của bạn gọi điện sau khi hoàn thành công việc và không có ai có thể trả lời anh ta.

Ví dụ

Chào mừng đến với công ty "tên công ty". Cảm ơn bạn vì đã gọi tới. Chúng tôi làm việc từ 10:00 đến 19:00 các ngày trong tuần. Rất tiếc, chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi của bạn vào lúc này vì bạn đã gọi ngoài giờ làm việc. Vui lòng gọi lại vào các ngày trong tuần hoặc để lại tin nhắn thoại sau âm báo.

Nếu bạn có câu hỏi như vậy thì bạn là người có tư duy và bài viết này được tạo ra để dành cho bạn! Thật vô nghĩa khi nói về lý do tại sao doanh nghiệp của bạn cần lời chào bằng giọng nói; bản thân bạn hoàn toàn hiểu điều này. Tóm lại, đây là một cách để tạo ra hình ảnh của một tổ chức nghiêm túc, cũng như khả năng phân phối các cuộc gọi đến từ Khách hàng của bạn giữa các bộ phận nhằm giảm bớt gánh nặng cho các nhà điều hành. Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một danh sách ngắn gồm một số chính và điểm bổ sung, điều bạn cần nhớ khi tạo kịch bản cho lời chào bằng giọng nói.

Những khoảnh khắc cơ bản:

1. Phần nhận dạng

Ví dụ: “Chào mừng đến với Công ty Âm thanh Doanh nghiệp”

2. Xác định lĩnh vực hoạt động (tùy chọn)

Ví dụ: “Bạn có thể đặt mua bất kỳ sản phẩm âm thanh nào từ chúng tôi!”

3. Ghi âm cuộc gọi (tùy chọn)

Nhiều người cho rằng cụm từ “để nâng cao chất lượng dịch vụ, mọi cuộc hội thoại đều được ghi âm” là một công cụ hình ảnh. Cái này sai! Cụm từ nàyĐây là khía cạnh pháp lý cần được quan sát nhiều hơn nếu các cuộc trò chuyện với Khách hàng của bạn thực sự được ghi lại, hãy ghi nhớ điều này!

4. Số bổ sung(không cần thiết)

Nếu bạn có bộ số điện thoại nội bộ dành cho nhân viên, hãy cho chúng tôi biết càng sớm càng tốt để những người lần đầu tiên gọi cho bạn và muốn liên lạc chuyên gia cụ thể và họ biết số của anh ta, không đợi kết thúc lời chào và người điều hành. Rốt cuộc, nhiều Khách hàng trên “Bạn” với công nghệ phức tạp và hầu hết họ đều đang chờ cụm từ này để quay số nội bộ đáng thèm muốn!

Ví dụ: “Nếu bạn biết số nội bộ của nhân viên, hãy quay số đó bằng âm

5. Phân bổ giữa các phòng ban (tùy chọn)

Nếu bạn có các phòng ban, hãy làm một việc nhỏ trình đơn bằng giọng nói, trong đó chỉ ra những con số để kết nối với một bộ phận cụ thể. Nhân tiện, đôi khi công cụ này được sử dụng để tạo hình ảnh công ty lớn và nói chung, nó hoạt động! Đừng quên thay đổi các từ đứng trước câu của từng bộ phận và không để các từ giống nhau thường xuyên bị lặp lại. “Liên hệ với bộ phận 1, liên hệ với bộ phận 2, liên hệ với bộ phận 3…” - điều này không hay lắm!

Ví dụ: “Để đặt hàng hoặc nhận tư vấn, nhấn phím 1

Liên hệ với bộ phận dịch vụ, nhấn phím 2

Bạn có muốn thảo luận về đơn đặt hàng hiện tại của bạn? nhấn phím 3

Để kết nối với phòng kế toán nhấn phím 4"

6. Chuyển sang nhà điều hành

Khi kết thúc bất kỳ lời chào bằng giọng nói nào, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn chuyển sang nhà điều hành. Theo truyền thống, trong hầu hết các trường hợp, phím “0” được sử dụng để chuyển sang toán tử; truyền thống này cũng hữu ích cho những người ngay từ đầu không có ý định nghe toàn bộ văn bản chào mừng, hãy nhấn “0” với hy vọng giao tiếp với người vận hành. Nhân tiện, mỗi người được gọi là “người điều hành” một cách khác nhau. Chọn tùy chọn phù hợp cho Công ty của bạn: người điều hành, chuyên gia, người quản lý, thư ký, quản trị viên, nhân viên, v.v. Ví dụ:

Ví dụ: “Để liên hệ với tổng đài viên, hãy nhấn phím 0 hoặc giữ máy. Họ sẽ trả lời bạn ngay"

7. Fax, máy trả lời tự động

Tất nhiên, fax đã lỗi thời từ lâu và ít người sử dụng, nhưng nếu Công ty của bạn là một ngoại lệ trong vấn đề này, đừng quên cho biết phím nào cần nhấn để gửi fax! Đối với máy trả lời tự động, nó chủ yếu hữu ích cho những Công ty có nhà điều hành mất nhiều thời gian để trả lời điện thoại, trong trường hợp đó Khách hàng để lại tin nhắn với các liên hệ và họ sẽ gọi lại cho anh ta.

Ví dụ: “Để gửi fax cho chúng tôi, hãy nhấn phím 3. Nếu muốn, bạn có thể để lại tin nhắn thoại cho chúng tôi, để thực hiện việc này, hãy nhấn phím 4 và nói sau âm báo. Đừng quên để lại thông tin liên lạc của bạn và chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn!

Ví dụ: “Để nâng cao chất lượng dịch vụ, mọi cuộc trao đổi với chuyên gia của Công ty đều được ghi âm”

8. Ngoài giờ làm việc

Đừng quên tạo kịch bản chào mừng sau giờ làm việc bao gồm cả giờ hoạt động của Công ty bạn. Và, ví dụ, cho bạn cơ hội để lại cho bạn một tin nhắn thoại kèm theo danh bạ để bạn có thể gọi lại cho Khách hàng trong giờ làm việc, không nhiều người sẽ tận dụng điều này, nhưng đừng quên rằng Khách hàng thì khác, một số chắc chắn sẽ thích Nó.

Ví dụ: “Chào mừng đến với Business Sound Company. Hiện tại chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi của bạn vì bạn đã gọi ngoài giờ làm việc. Chúng tôi mở cửa từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 9 giờ sáng đến 8 giờ tối, Thứ Bảy và Chủ Nhật từ 10 giờ sáng đến 8 giờ tối. Nếu bạn thấy thuận tiện khi để lại tin nhắn thoại cho chúng tôi, hãy nhấn số 4 và nói sau âm báo. Chúng tôi chắc chắn sẽ gọi lại cho bạn! Cảm ơn!"

Tất cả những gì được liệt kê ở trên là bản tóm tắt những điểm chính mà bạn nên chú ý khi viết văn bản chào hỏi qua điện thoại, nhưng đó không phải là tất cả! Có những điểm khác mà bạn cũng không nên quên khi soạn thảo lời chào. Bạn có muốn thực hiện lời chào bằng giọng nói chất lượng cao nhất? Hãy đọc phần tiếp theo bên dưới!

Điểm bổ sung:

1. “Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi”

Cụm từ này đã quá rập khuôn và đời thường đến mức trên thực tế, nó đã không còn mang ý nghĩa thực sự của nó nữa, và do đó chúng tôi khuyên bạn không nên sử dụng nó trong lời chào của mình. Trong trường hợp câu trả lời dài, nó thường có thể gây ra hàm ý tiêu cực, chẳng hạn như: “nếu cuộc gọi quan trọng với bạn như vậy, tại sao bạn không nhấc máy trong 10 phút?” Ngoài ra, hãy tránh tất cả các loại từ, cụm từ và hình thức khó chịu trong lời chào của bạn, chẳng hạn như “rất tiếc, chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi của bạn”.

2. “Càng ngắn càng tốt”

Nếu có thể “không thổi phồng” lời chào thì hãy nói ngắn gọn, đây là cách tốt nhất Quyết định tốt nhất tuy nhiên, vì lý do này hay lý do khác, không phải Công ty nào cũng có đủ khả năng chi trả.

Ví dụ: “Chào mừng đến với Business Sound Company. Để kết nối với tổng đài, hãy nhấn phím 0 hoặc giữ máy, chúng tôi sẽ trả lời bạn trong thời gian sớm nhất!”

Ví dụ: “Để nâng cao chất lượng dịch vụ, mọi cuộc trao đổi với chuyên gia của Công ty đều được ghi âm”

3. Chọn kiểu dáng phù hợp

Phong cách chào bằng giọng nói của bạn phải được xác định bởi Đối tượng mục tiêu của bạn. Ví dụ: nếu khán giả của bạn là những doanh nhân nghiêm túc, thì phong cách chào hỏi phải nghiêm khắc và nghiêm túc. Và nếu khán giả của bạn là những người trẻ sáng tạo, hãy làm điều gì đó tươi sáng, thú vị và nhẹ nhàng. Khách hàng của bạn sẽ hiểu ngay rằng bạn biết cách làm hài lòng họ ngay từ những giây đầu tiên.

Ví dụ: “Yoohoo, chúng tôi đến đây. Chú hề cho kỳ nghỉ của bạn! Nhấn nút 0 và bây giờ chú hề lắm chuyện Mitka của chúng tôi sẽ nói chuyện với bạn."

Cũng giống như phong cách, việc kết hợp giọng nói của người thông báo với khán giả của bạn là điều hợp lý. Thông thường, mẫu này được áp dụng - nếu chính của bạn Các đối tượng mục tiêu phụ nữ thì cô ấy sẽ thích lời chào bằng giọng nam tính, dễ chịu hơn, và ngược lại, nếu đàn ông gọi cho bạn thường xuyên hơn, hãy để họ nghe thấy một giọng nói đầy mê hoặc, giọng nữ. Tuy nhiên, cũng có một nguyên tắc lựa chọn khi họ được hướng dẫn theo ngành nghề kinh doanh, ví dụ Công ty bán động cơ hoặc phụ tùng chuyên dụng, trong trường hợp này tốt hơn nên dùng lời chào thô bạo. giọng nam. Và nếu đột nhiên bạn muốn tạo ấn tượng về một Công ty thành công lớn, điều quan trọng nhất là sử dụng giọng nói của một phát thanh viên nổi tiếng nào đó. Điều này sẽ tạo ấn tượng đúng đắn cho khách hàng của bạn!

5. Bạn có khách hàng nước ngoài không?

Nếu có hoặc dự kiến ​​có người nước ngoài trong số Khách hàng của bạn, thì bạn chắc chắn cần phải lặp lại lời chào của mình bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của Khách hàng. Ngoài ra, ngoài mục đích chính, việc lồng tiếng Anh còn thường được sử dụng như một thành phần hình ảnh nhằm tạo ấn tượng về một Công ty lớn và nghiêm túc.

Ví dụ về máy trả lời tự động bằng tiếng Nga:

Bài viết này cho bạn biết nên chọn cụm từ nào cho thư trả lời tự động và những gì bạn cần cân nhắc khi thiết lập văn bản.

dẫn đường

Máy trả lời tự động là gì và nó được dùng để làm gì? Đây là một loại thiết bị tự động (robot) phản hồi các tin nhắn đến. cuộc gọi điện thoại, vào thời điểm mà bản thân người đó không thể trả lời cuộc gọi. Nó cũng ghi lại thông tin nhận được từ người đã gọi cho bạn.

Thư ký điện tử

Máy trả lời điện thoại có thể được gọi là thư ký điện tử. Thông thường, các thiết bị như vậy được nhiều công ty khác nhau sử dụng, điều này tạo điều kiện thuận lợi rất nhiều cho công việc của nhân viên, nhưng nhiều người cũng sử dụng những thứ như vậy cho mục đích cá nhân, vì đây là một phát minh thực sự cần thiết và tiện lợi.

Yêu cầu về văn bản đối với tổ chức doanh nghiệp

Trong bài viết này chúng ta sẽ xem xét các cụm từ cơ bản được sử dụng để ghi âm trên máy trả lời tự động. đầu tiên thiết bị này là một phần không thể thiếu của nhiều tập đoàn, đặc biệt là những tập đoàn lớn. Với lịch trình rất bận rộn và thiếu thời gian, thường xảy ra trường hợp thư ký không có thời gian trả lời một số cuộc điện thoại, vì vậy trong những tình huống như vậy, máy trả lời tự động sẽ ra tay giải cứu. Từ ngữ được đối chiếu một cách chuyên nghiệp cho bản ghi âm thường tốt hơn bất kỳ công việc nào Nhân viên văn phòng. Khi viết một văn bản như vậy, cần nhớ một số điều kiện:

• Nội dung tin nhắn phải ngắn gọn, súc tích
• Không nhập những cụm từ không cần thiết, thừa
• Thông tin phải có liên quan chặt chẽ. Để không xa lánh người đã gọi bạn
• Tất cả thông tin thứ cấp nên được chia thành các phần khác mục ngắn cho các tiểu đoạn
• Đặc biệt chú ý đến việc lựa chọn giọng nói. Ví dụ: nếu công ty của bạn bán sản phẩm thực phẩm dành cho trẻ em thì âm thanh giọng nói của một đứa trẻ trong lời chào của máy trả lời tự động sẽ khá phù hợp. Nếu một công ty tham gia vận động chính sách thì việc lồng tiếng như vậy sẽ không phù hợp. Trong trường hợp này, một giọng nam lôi cuốn là hoàn hảo
• Nhạc đệm. Điều này sẽ khiến người gọi giữ máy cảm thấy dễ chịu hơn nhiều. Tuy nhiên, việc chọn nhạc nền phù hợp với trọng tâm doanh nghiệp của bạn là điều đáng giá.

Ví dụ về các cụm từ dành cho công ty

Ví dụ:

Xin chào, bạn đã gọi đến văn phòng công ty (X). Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi.

Để tìm hiểu về giờ hoạt động và địa chỉ của các công ty, hãy nhấn phím 1”.

Để liên hệ với bộ phận bán hàng, nhấn phím 2”.

Để kết nối với một nhà điều hành, nhấn 0”.

TRÊN khoảnh khắc này tất cả các chuyên gia đều bận rộn

“Thật không may, hiện tại tất cả các nhà điều hành đều đang bận, vui lòng giữ máy.”

Nếu người dùng nhấn nút 1

“Công ty chúng tôi tọa lạc tại địa chỉ (X), giờ làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 9:00 đến 18:00. Hơn thông tin chi tiết bạn có thể tìm thấy nó trên trang web của chúng tôi (X), hoặc để lại thông tin liên hệ của bạn và chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay"

Bạn cũng có thể ghi lại trên thư thoại- Cái này Tin nhắn ngắn, thông báo rằng hiện tại bạn không thể nghe máy và sẽ gọi lại sau. Sau một tín hiệu nhất định, người gọi cho bạn sẽ có thể để lại tin nhắn phản hồi mà bạn có cơ hội nghe khi rảnh rỗi.

Nhiều người ghi lại nhiều cụm từ thú vị khác nhau cho điện thoại của họ. Bạn có thể tự mình thực hiện việc này bằng cách sử dụng giọng nói của mình hoặc tìm kiếm trên Internet các tài liệu làm sẵn và cũng có thể liên hệ với các công ty đặc biệt sẽ làm cho lời chào của bạn trở nên độc đáo.

Nếu bạn muốn đặt một số cụm từ độc đáo và hài hước để gây bối rối cho bạn bè, bạn nên làm quen với một số văn bản có thể hữu ích cho bạn:

• Gọi nhầm số... Gọi nhầm số...
• Xin chào, bạn đã đến bệnh viện tâm thần, hãy để lại địa chỉ và chúng tôi sẽ chữa khỏi bệnh cho bạn
• Xin chào, tủ lạnh đang nói chuyện với bạn, máy trả lời đang nghỉ phép
• Chúng tôi biết bạn là ai, bạn đến từ đâu và bạn muốn biết điều gì, vậy nên chúc bạn một ngày tốt lành và gác máy nhé
• Xin chào…. Xin lỗi, hiện giờ anh ấy không có ở nhà, hãy để lại tin nhắn và anh ấy sẽ gọi lại cho bạn
• Xin chào, đây là máy trả lời tự động... Nói với tôi đi, tôi cô đơn quá...
• Đài phát thanh Nga, bạn đang ở sống, xin chào , xin hãy giới thiệu về bản thân ...
• Cảnh sát, tôi đang nghe...

Những văn bản như vậy tồn tại số lượng lớn, nhưng nếu trí tưởng tượng của bạn hoạt động tốt, bạn có thể tự mình nghĩ ra điều gì đó mới mẻ và thú vị!

Tất nhiên, có rất nhiều cụm từ đơn giản. Có những lúc bạn không thể trả lời điện thoại, hoặc bạn đang đi nghỉ nhưng không có cơ hội để cảnh báo bạn bè. Lựa chọn tuyệt vời Bạn sẽ được thông báo về điều này bằng tin nhắn của máy trả lời tự động:

1. Thường được sử dụng nhất: “Hiện tại chúng tôi không có ở nhà, hãy để lại tin nhắn và chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn sau”
2. Chúng tôi đã đi nghỉ ở một đất nước đầy nắng, chúng tôi sẽ trở lại sau một tuần...Đừng chán...
3. Xin chào, hiện tại tôi không có ở nhà, hãy để lại tin nhắn của bạn và tôi chắc chắn sẽ gọi lại cho bạn sau kỳ nghỉ tuần của tôi
4. Tôi đang đi nghỉ và mong được quay trở lại tâm trạng tốt hơn từ nơi tôi có mặt trong cuộc họp kinh doanh lần trước

TRONG tin nhắn tự động bạn có thể chỉ ra một số chi tiết cụ thể, nhưng cần nhớ rằng bạn không cần phải viết thông tin không cần thiết. Mọi thứ đều rõ ràng và cụ thể. Chỉ cần cập nhật và

Đừng quên kiểm tra lỗi chính tả trong văn bản, vì hai cụm từ gần như giống hệt nhau lại có ý nghĩa hoàn toàn khác nhau: “Tôi thích sự vô nghĩa của bạn” thay vì “Tôi thích thương hiệu của bạn”!

Video: Những câu chào hỏi

Video: ghi âm máy trả lời thú vị

Văn bản dành cho máy trả lời phải càng ngắn gọn và dễ hiểu càng tốt. Càng ngắn gọn và rõ ràng, khách hàng sẽ càng cảm thấy được tôn trọng. Sự cám dỗ đưa ra tất cả thông tin cùng một lúc là rất lớn, nhưng sau đó bạn sẽ buộc người gọi phải cúp máy rất lâu mà không có cơ hội bỏ qua phần giới thiệu.

Tốt hơn hết là không nên sử dụng các cụm từ mẫu trừ khi có nhu cầu trực tiếp về nó. “Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi” - tốt hơn nên thay thế nó bằng một điều gì đó chân thành và nhân đạo hơn, chẳng hạn như “Cảm ơn bạn đã gọi điện”. Cố gắng chỉ truyền tải những thông tin rất quan trọng và cần thiết vào lúc này.

Tôi đã chuẩn bị mẫu cho bạn văn bản chuẩn cho các máy trả lời tự động mà các công ty thường đặt hàng từ tôi nhất. Bạn chỉ cần sao chép phiên bản bạn thích và gửi cho tôi để lồng tiếng, chỉ cần thay tên, địa chỉ trang web và giờ mở cửa. Hoặc bạn có thể biên soạn phiên bản văn bản của riêng mình, sử dụng những ví dụ này làm cơ sở.

Thông điệp chào mừng mang tính phổ quát

Xin chào. Bạn đã gọi [tên]. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề của bạn. Hãy chờ phản hồi của chuyên gia.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Cám ơn vì đã gọi.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên].

Thời gian không làm việc là phổ quát

Xin chào, bạn đã gọi đến công ty [tên]. Chúng tôi làm việc vào các ngày trong tuần từ 9 đến 18 giờ. Bây giờ bạn có thể để lại tin nhắn thoại sau tín hiệu.

Cảm ơn vì đã gọi cho [tên]. Chúng tôi làm việc từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Bây giờ bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi hoặc để lại tin nhắn sau tín hiệu.

[name] mở cửa các ngày trong tuần, từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Thông tin thêm hiện có sẵn trên trang web của chúng tôi. Để để lại tin nhắn, nhấn ngôi sao ở chế độ âm báo.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi của bạn. Vui lòng gọi lại trong giờ làm việc.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Bây giờ chúng tôi không làm việc. Chúng tôi đang chờ cuộc gọi của bạn vào các ngày trong tuần từ 9 đến 18 giờ.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Chúng tôi hiện đang đóng cửa, nhưng bạn có thể đặt hàng trên trang web của chúng tôi ngay bây giờ. Địa chỉ .

Ngoài giờ làm việc CN-Thứ Năm

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Đã quá giờ rồi. Để lại tin nhắn sau tiếng chuông hoặc gọi lại vào ngày mai.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Văn phòng hiện đang đóng cửa. Để lại tin nhắn sau tiếng chuông hoặc gọi lại vào ngày mai.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Chúng tôi làm việc vào các ngày trong tuần từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Bạn có thể để lại tin nhắn sau tín hiệu hoặc gọi lại vào ngày mai.

Giờ không làm việc Thứ Sáu-Thứ Bảy

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Đã quá giờ rồi. Để lại tin nhắn sau âm báo hoặc gọi vào Thứ Hai từ 9 giờ sáng.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Văn phòng hiện đang đóng cửa. Để lại tin nhắn sau tín hiệu hoặc gọi lại vào Thứ Hai, từ 9 giờ sáng.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Chúng tôi làm việc vào các ngày trong tuần từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Bạn có thể để lại tin nhắn sau âm báo hoặc gọi lại vào thứ Hai.

Không làm việc Thứ 7-Chủ nhật

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Hôm nay là ngày nghỉ của chúng tôi. Chúng tôi làm việc vào các ngày trong tuần từ 9 đến 18 giờ. Bạn có thể gọi lại hoặc để lại tin nhắn sau tín hiệu.

Họ không trả lời điện thoại trong một thời gian dài

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Nếu bạn nghe thấy thông báo này nghĩa là hiện tại không có ai ở văn phòng. Để lại tin nhắn thoại sau tín hiệu, chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn.

Xin chào. Bạn đã gọi [tên]. Chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi ngay bây giờ. Vui lòng để lại số điện thoại của bạn và chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn. Cảm ơn và có một ngày tốt đẹp.

Xin chào, bạn đã đạt đến [tên]. Tổng đài sẽ trả lời ngay bây giờ, vui lòng giữ máy.

Xin chào. Bạn đã gọi [tên]. Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi. Bây giờ tất cả các nhà khai thác đều bận rộn. Hãy ở yên trong hàng. Nhà điều hành có sẵn đầu tiên sẽ trả lời bạn.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Hiện tại tất cả các tổng đài đều đang bận, vui lòng gọi lại sau.

Thời điểm khác nhau trong ngày

Chào buổi sáng.

Chào buổi chiều.

Buổi tối vui vẻ.

Phổ quát

Xin chào.

Chúng tôi chào bạn.

Chào mừng bạn...

Ghi âm cuộc trò chuyện

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Mọi cuộc trò chuyện với tổng đài đều được ghi âm để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Để nâng cao chất lượng dịch vụ, chúng tôi thực hiện quét tùy chỉnh nội dung cuộc trò chuyện qua điện thoại.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Để cải thiện chất lượng dịch vụ, cuộc trò chuyện có thể được ghi lại.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Hãy cẩn thận, tất cả các cuộc trò chuyện với người điều hành đều được ghi lại.

Ví dụ về các bản ghi âm trong phòng thu của tôi

Tùy chọn yên tĩnh

Tùy chọn năng lượng