Ввода всех данных excel можно. Особенности ввода данных и их редактирование
Аннотация: В лекции изучаются способы ввода и редактирования данных в документах Microsoft Excel 2010. Приведены основные правила ввода данных. Указаны особенности ввода чисел, календарных дат и времени. Показана возможность использования автозавершения при вводе данных. Показана возможность ввода данных с использованием автозаполнения стандартными списками. Приведена процедура создания пользовательского списка. Рассмотрены способы редактирования содержимого ячеек. Показана возможность проверки орфографии в документе.
Ввод данных с использованием клавиатуры
Общие правила ввода данных
Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул.
При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу Back Space .
При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу Enter при нажатой клавише Alt (рис.4.2).
Также текст в несколько строк в ячейке можно будет расположить при оформлении ячейки.
Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена (крестик) в строке формул (см. рис.4.1).
В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы - 8192 символа.
Одни и те же данные можно ввести одновременно в несколько различных ячеек одного листа. Для этого следует выделить ячейки, в которые необходимо ввести данные (не обязательно смежные), ввести данные и нажать клавиши Ctrl + Enter или, при нажатой клавише Ctrl , щелкнуть по кнопке Ввод в строке формул (см. рис.4.1).
Одни и те же данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для этого следует выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные, ввести данные и подтвердить ввод.
Чтобы заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (заполнить вниз), можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + D . Чтобы заполнить содержимым ячейки, расположенной слева (заполнить вправо), можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + R .
Microsoft Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.
После сохранения рабочей книги можно вводить данные в ячейки электронной таблицы. Ввод данных в ячейки таблицы Excel 2007 осуществляется в три этапа. Первый этап - выделение ячейки. Второй этап - ввод данных с клавиатуры или из буфера обмена. Третий этап - подтверждение ввода данных нажатием клавиши Enter. К данным, которые можно вводить в ячейки рабочих листов, относятся: числа, даты, время, последовательные ряды данных, формулы и символьные данные (текст).
Обычно данные вводятся в ячейки электронных таблиц Excel 2007 в одном из числовых форматов. Если данные введены без учета формата ячейки, то им по умолчанию Excel 2007 присваивает формат - Общий.
Ввод символьных данных или текста
Ввести текст в ячейку можно двумя способами: набрать текст с клавиатуры или вставить с буфера обмена. Текст в ячейке выравнивается по левому краю. Если текст не помещается в ячейку, то он перемещается в следующую ячейку при условии, что она свободна. Чтобы поместить текст только в одной ячейки, необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам.
Ввод чисел
Числа в ячейке выравниваются по правому краю. Как правило, числа в ячейку вводятся в одном из встроенных форматов.
Ввод длинной последовательности значений или последовательных рядов данных
К операциям ввода длинной последовательности относятся: Автозаполнение и Заполнение ряда. Для применения автозаполнения надо ввести в ячейку первое значение из распознаваемой последовательности и выделить эту ячейку.
Затем подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик внизу слева выделенной ячейки), нажать левую кнопку мыши и удерживая ее протянуть вдоль строки или столбца, а затем отпустить кнопку мыши. В результате выделенная область заполнится данными. Например, январь, февраль, март, апрель (рис. 1).
Рис. 1.
Для заполнения ряда надо заполнить два значения ряда, затем выделить их и воспользуясь маркером заполнения расширить ряд.
Рис. 2.
После заполнения ряда, справа от ряда будет отображаться кнопка "Параметры автозаполнения" (рис. 3).
Рис. 3.
При щелчке на кнопке открывается список команд, которые можно выполнить над ячейками ряда: копирование ячейки; заполнить; заполнить только форматы и заполнить только значения.
Для заполнения ряда арифметической или геометрической прогрессией используется инструмент "Заполнить", который помещен в группе "Редактирование" на вкладке "Главная" (рисунок 3а).
Рис. 3а.
При щелчке на команде "Прогрессия..." откроется окно диалога "Прогрессия" (рисунок 3б).
Рис. 3б.
Установите требуемые параметры (расположение, тип, шаг и предельное значение) на нажмите кнопку ОК.
Редактирование в рабочей книге
К операциям редактирования относятся:
- редактирование данных в ячейках;
- перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек;
- вставка и удаление ячеек, строк, столбцов, и листов;
- поиск и замена данных.
Для редактирования данных в ячейках необходимо дважды щелкнуть на редактируемой ячейки, и когда в ней будет отображаться курсор, выполнить требуемые операции.
Перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек . При перемещении ячейки или блока ячеек надо выделить эту ячейку (блок ячеек) вокруг ее будет отображаться полужирная рамка. Необходимо отметить, что имя выделенной ячейки отображается в поле имени.
Затем подвести указатель мыши к маркеру ячейки и когда изображение указателя изменится с белого крестика на четырех направленную стрелку черного цвета, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши к требуемой ячейке. Для завершения операции надо отпустить кнопку мыши.
Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов осуществляется несколькими способами. Первый - выделяем требуемые объекты, а затем щелкаем правой кнопкой мыши на выделенном объекте. Откроется контекстное меню, в котором выбираем операцию: Удалить или Вставить. При выборе операции "Удалить", откроется окно диалога "Удаление ячеек" (рис. 4).
Рис. 4.
Вставку и удаление ячеек, строк и столбцов можно выполнить и с помощью команд "Вставить", "Удалить" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная" (рис. 5).
Рис. 5.
В рабочую книгу можно добавить электронные таблицы или удалить их. Вставка и удаление электронных таблиц осуществляется командами из контекстного меню (рис. 6) при щелчке правой кнопкой мыши на ярлычке листа. Кроме того, вставить рабочий лист можно щелкнув левой кнопкой на пиктограмме "Вставить лист", которая расположена справа от ярлычков рабочих листов.
Рис. 6.
Поиск и замена данных. Рабочий лист может содержать множество строк. Найти и при необходимости заменить данные в ячейках электронной таблицы можно с помощью окна диалога "Найти и заменить". Это окно диалога вызывается командой "Найти и выделить" в группе "Редактирование" на вкладке "Главная".
Как уже отмечалось ранее, ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.
Ячейки имеют заданный формат, который можно установить из меню Формат командой Ячейки. Эта команда имеет несколько вкладок. Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет. Из вкладки Число можно выбрать категорию значений в ячейке и задать код формата, в том числе можно создать пользовательский формат.
Чтобы ввести данные в ячейку следует:
1. Сделать ячейку активной – поместить курсор в нужную ячейку и один раз щелкнуть левой клавишей мыши;
2. Ввести данные прямо с клавиатуры в режиме редактирования ячейки (курсор ввода находится внутри ячейки).
1. Дважды щелкнуть левой клавишей мыши;
2. Ввести данные в режиме редактирования строки формул (курсор ввода находится в строке формул над рабочим листом), текст будет автоматически появляться и в строке формул;
3. Завершить ввод одним из трех способов:
· нажатием клавиши Enter;
· щелчком мыши вне рабочего пространства изменяемой ячейки;
· щелчком мыши по «зеленой галочке» в строке формул.
Для того чтобы изменить (отредактировать) уже введенные данные, следует:
Очистить ячейку (клавиша Delete) и повторить ввод данных;
Исправить (отредактировать) содержимое ячейки, для этого:
Войти в режим редактирования, дважды щелкнув левой клавишей мыши или нажать функциональную клавишу F2;
Изменить данные.
В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций), функции (частный случай формулы).
В качестве текста можно вводить различные комбинации букв и цифр. Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа – по правому.
При работе в Excel часто бывает так, что расчеты проводятся быстрее, чем ввод исходных данных. Excel предусматривает различные средства контроля ввода данных, например, можно указать диапазон значений, в котором должно быть заключено число.
В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных:
Повторный ввод (копирование) уже существующих данных;
Автозаполнение;
Ввод прогрессий.
Для повтора (копирования) существующих данных следует:
1) выделить ячейку;
2) подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения и перетащить рамку выделения по всем ячейкам. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – это маркер автозаполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера автозаполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.
Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться меню Правка Заполнить и указать направление копирования.
Чтобы методом перетаскивания переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).
Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.
Возможно копирование или перемещение данных через буфер обмена.
Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Сначала необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка >
Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно
после их помещения в буфер oбмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только, когда вставка будет успешно завершена.
Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка > Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка > Специальная вставка. В этом случае правило вставки данных из буфера обмена задается в открывшемся диалоговом окне.
Автозаполнение – заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.
Рассмотрим пример. Пусть необходимо заполнить диапазон ячеек названиями месяцев (Январь, Февраль и т. д.). Для этого нужно:
1. Ввести в первую ячейку слово – Январь;
2. Перетащить маркер автозаполнения в нужном направлении (вверх, вниз, влево, вправо).
Для того чтобы создать собственную последовательность для автозаполнения, нужно:
1. Выполнить команду меню Сервис Параметры и выбрать вкладку Списки;
2. В элементе управления Списки сделать активным пункт Новый список;
3. В поле Элементы списка ввести последовательность строк, которые должны образовать новый список. При этом каждый элемент списка вводится с новой строки;
4. Процесс формирования нового списка завершить нажатием кнопки
Добавить.
С помощью автозаполнения можно, набрав любой (не обязательно первый) элемент последовательности, вставить все остальные (причем произвольное количество раз).
Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.
Пусть, например, ячейка А1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.
Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т. п.
Для создания прогрессии нужно:
1. Ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку;
2. Выделить блок ячеек, который должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента);
3. Выполнить команду меню Правка Заполнить Прогрессия;
4. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными
правилами.
Существует несколько вариантов, когда нужно вручную ввести данные в Excel. Для ввода данных в одной ячейке в несколько ячеек одновременно или на несколько лист одновременно. Данные, которые вы вводите может быть числа, текст, даты или времени. Можно отформатировать данные в различных способов. И существует несколько параметров, которые можно настроить, чтобы упростить ввод данных для вас.
В этом разделе не рассматривается использование формы данных для ввода данных на листе. Дополнительные сведения о работе с формами данных: Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных .
Важно: Если не получается ввести или изменить данные на листе, он может быть защищен во избежание случайного изменения данных. На защищенном листе можно выбирать ячейки для просмотра данных, но невозможно вводить данные в заблокированные ячейки. В большинстве случаев защиту не стоит снимать до тех пор, пока не будет получено разрешение от пользователя, который создал лист. Чтобы отменить защиту листа, нажмите кнопку Снять защиту листа в группе Изменения на вкладке Рецензирование . Если при включении защиты был задан пароль, для отмены защиты листа сначала необходимо ввести этот пароль.
Ввод текста или числа в ячейку
Выберите ячейку на листе.
Введите нужные числа или текст, который вы хотите ввести и нажмите клавишу ВВОД или TAB.
Чтобы ввести данные на новую строку в ячейке, вставьте разрыв строки, нажав клавиши ALT + ВВОД.
Ввод чисел с фиксированным десятичным разделителем
Изменение формата числа
В Excel формат ячейки представлен отдельно от данных в ячейке. Такое различие в отображении может иметь значительные последствия, если данные числовые. Например, при округлении вводимого числа округляется только отображаемое число. Для вычислений же используется фактическое значение, хранимое в ячейке, а не отформатированное число, показанное на экране. Следовательно, вычисления могут казаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках.
После ввода чисел в ячейку можно изменить формат их отображения.
Форматирование чисел в виде текста
Для чисел, с которыми не требуется выполнять вычисления, например для номеров телефонов, можно выбрать текстовый формат, применив его к ячейкам перед вводом текста.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте
