Способы систематизации информации. Методы систематизации документов

Не зря говорят, что лень — двигатель прогресса. Лично меня она подвигает на постоянный поиск каких-то способов упрощения повседневной жизни. Помогает мне в этом внутренний радар, настроенный на восприятие новой информации. Как только я слышу про что-то новенькое в интересной для меня области, стараюсь сразу проверить, не будет ли оно для меня полезным.

Иногда я сознательно ищу решения для упорядочивания информации, поток которой захлестывает ежедневно и ежечасно. И тогда я стараюсь накопать побольше, отобрать лучшие варианты и испробовать их на практике, чтобы остановиться на самом удобном и пользоваться долго.

Самое удивительное, что часто эти программы находятся совсем рядом, просто нужен другой человек, свободное время или конкретная задача, чтобы «открыть Америку» лично для себя. Поскольку мне регулярно приходится открывать глаза своих знакомых на те инструменты организации информации, которые находятся под рукой и даже не стоят денег, сегодня я хочу сказать о трех самых сильных из них (по моему субъективному мнению). Возможно, какая-то из них пригодится и вам тоже.

1. MS OneNote — это поистине программа-невидимка и золотая находка. Живет она в офисном пакете Windows, начиная с MS Office 2003, но большинство моих знакомых о ней ничего не слышали. По сути, это программа-блокнот с несколькими уровнями иерархии, позволяющими создавать записные книжки, разделы, страницы и подстраницы.

Подходит для систематизации и хранения любой информации, которая обычно болтается у вас на рабочем столе и в «Моих документах», в лучшем случае разложенная по папочкам — текст, картинки, целые страницы из интернета прямо со ссылками, аудио и видеофайлы. Например в ней можно хранить:

• информацию по определенной теме для последующего выбора — если вы выбираете пылесос, телефон, автомобиль или курсы по тайм-менеджменту
• информацию о покупках — где и за сколько купили, сроки гарантии
• информацию о документах, особенно, если часто приходится заполнять какие-то данные в электронном виде
• информацию о ваших клиентах, студентах
• рецепты
• планы
• любые списки:
  • wish list,
  • подарки, которым обрадовались бы ваши друзья,
  • книги, которые вы прочли или только хотели бы,
  • фильмы, которые вы хотели бы посмотреть и ваши впечатления
• информацию для поездки, списки вещей в дорогу
• ваш дневник, ключевые события, которые хотели бы сохранить в памяти, заметки из путешествий
• конспекты прочитанных книг, записи по учебным курсам, ваши собственные статьи, черновики и наброски
• идеи для рукоделия
• свайп-файлы
• рисунки и пометки

Возможности программы безграничны. Можно выбрать вид «подложки», всевозможно редактировать текст, делать списки с чек-боксами (для отметки галочками), рисованные пометки. Можно использовать теги — ключевые слова, или просто пользоваться поиском.

Есть версии для android, iOs и OSX. Для любителей Apple есть ещё и платная программа Outline: для IOS — полный вариант, для MacOS доступна пока только версия для чтения готовых заметок. Её преимущество в том, что записные книжки можно хранить только на компьютере.

Единственным достойным конкурентом OneNote я считаю Evernote . Вы могли видеть на своем телефоне или планшете зеленого слона — это она. Суть программы та же. Несколько в другом формате представлены записки. Изначально ориентирована на синхронизацию с мобильными устройствами через интернет. У нее есть ограничения по использованию бесплатного аккаунта. Зато эта программа может использоваться и на платформах Apple, и на старых версиях android.

Пользователи Linux могут попробовать Keynote (не путать с программой для презентаций от Apple) — удобная, но, на мой взгляд, не такая дружелюбная для неподготовленного пользователя, как две первые.

2. Вторым по важности удобнячком считаю программы по построению карт памяти — mind maps . Много лет использую разные программы для графического представления различной информации. В частности:

Для планов статей
для конспектов книг, лекций, подготовки вопросов к экзамену
развернутого планирования достижения целей
планирования мероприятий
поиска решений

Безусловным лидером таких программ, на мой взгляд является Mind Manager — это самая удобная программа, но вместе с тем и самая дорогая. Вариант подешевле — Xmind . У нее есть бесплатная версия — вы сможете делать карты для собственного использования, но не сможете экспортировать в pdf, чтобы показать другу, у которого не установлена эта программа.

Самый доступный вариант Freemind — она бесплатна, интуитивно понятна и подходит для любой платформы.

3. Очень долго я искала удобный для меня планировщик . Так как я не очень рациональный человек, и с трудом могу действовать четко по намеченному плану, мне нужна была программа гибкого планирования, которая бы не стала кладбищем несбывшихся дел, при этом не будучи слишком примитивной. Не менее важным именно в этом случае было бы иметь синхронизацию с телефоном или планшетом, чтобы в нее можно было заглянуть на ходу или записать что-то новенькое.

Сейчас существует огромное количество планировщиков разной степени сложности. И, возможно, мой выбор окажется неудачным решением для тех, кто предпочитает строить все планы в единой структуре в одном месте, или имеет много задач, привязанных ко времени. Я же предпочитаю ежедневное планирование на бумаге, поэтому программа-планировщик служит для меня в первую очередь в качестве обзора всех задуманных задач (по сути, это для меня электронный вариант системы «Автофокус»).

Итак, моего победителя зовут Wunderlist . Сначала программа показалась мне совсем простой, пока я не обнаружила, что в ней есть подзадачи и место для дополнительной информации. То есть если в теме «Порядок» у меня есть пункт «Отдать даром ненужные вещи», то внутри я могу составить список вещей, а так же список мест, куда я могу обратиться для этого.

В платной версии программы можно даже прикреплять файлы и направлять задания другим людям. Хотя большинству вполне достаточно будет и бесплатной. Несмотря на то, что программа просит зарегистрироваться, можно пользоваться автономной версией программы бесконечно долго, и зарегистрироваться, только когда решите синхронизировать информацию на компьютере и телефоне.

Wunderlist позволяет выделять важные события, ставить дедлайны и напоминания, в том числе для повторяющихся событий.

Программа доступна для Windows, всех платформ Apple, android и в качестве web-приложения.

Вот такая тройка лидеров. А какие программы для упрощения жизни используете вы? Напишите в комментариях, я буду рада узнать что-нибудь новое.

Один из вопросов, который волнует исследователя, касается систематизации собранных знаний, фактов, данных, мнений, ключевых слов, заглавий, заметок.

Допустим, вы пишете книгу. Первое, с чего вы должны начать, это сбор материалов. После того, как материалы собраны, нужно правильно систематизировать полученные данные и выявить закономерности. После этого составить структуру будущей книги, а также выявить недостающие звенья в логических заключениях и заполнить их.

Конечно, велик соблазн взять ранее изданную книгу по исследуемой теме и скопировать структуру оттуда. Но, поступая таким образом мы не привносим ничего нового, а хочется сделать нечто большее, чем уже известно.

Кстати, говоря, процесс подобный тому, что описываю я, Эдвард Де Боно называет боковым - латеральным . Он утверждает, что открыл новый способ мышления. Конечно, это не так. Латеральное мышление никакой не новый вид мышления, а один из этапов логического мышления, а именно процесс анализа - синтеза.

Как систематизировать информацию

В своей работе по систематизации я использую бумагу и ручку. Я не пользуюсь электронными средствами систематизации - слишком уж много кликов мышкой или нажатий на клавиатуре следует сделать для того, чтобы выполнить определенное действие.

Описание процедуры:

1. Записываю мысли и ключевые слова в список.
2. Беру книгу какого-либо гуру по нужной теме и выписываю оттуда ключевые слова, названия глав, термины (составляю тезаурус).
3. При помощи wordstat.yandex.ru (а можно при помощи программы key-kollector) собираю статистку по выписанным ключевым словам.
4. Выписываю высокочастотные ключевые слова на листочки.
5. Сортирую записи и выявляю скрытые закономерности.

До этой простой и очевидной процедуры я шел много лет.

• Во-первых, обязательно следует мысли записывать на отдельных листочках, чтобы не было пространственной и психологической привязки к сложившейся структуре информационных фреймов.
• Во-вторых, во время разработки проекта следует исследовать авторитетные источники на предмет поиска ключевых слов.
• В-третьих, собранные данные нужно мгновенно сворачивать и разворачивать, например, на полу, чтобы иметь как можно более широкий или узкий взгляд на проблему.
• В-четвертых, идее следует дать отлежаться. Например, я держу на рабочем столе несколько стопок с карточками, чтобы иметь возможность мгновенного доступа к планируемому проекту.

Работа по сбору ключевых слов и понятий - это составление тезауруса разрабатываемой темы

Тезаурус (от греч. θησαυρός - сокровище), в общем смысле - специальная терминология, более строго и предметно - словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности, что должно способствовать правильной лексической, корпоративной коммуникации (пониманию в общении и взаимодействии лиц, связанных одной дисциплиной или профессией); в современной лингвистике - особая разновидность словарей, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Тезаурусы являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей.

Как я шел к описанному выше способу

1. Делал записи в тетрадь - недостаток такого подхода в том, что очень трудно взглянуть на ситуацию, как бы с альтернативной точки зрения.
2. Использовал тетрадь на кольцах - недостаток этого метода в том, что на каждую идею (ключевое слово) следует выделять отдельный листок. Слишком много бумажных отходов.

Об использовании тетрадей на кольцах

1. Я до сих пор практикую конспектирование лекций при помощи тетрадей на кольцах.
2. Пишу только на одной стороне листка - это позволяет после составления конспекта выложить все листки на пол и охватить одним взглядом все что я законспектировал.
3. Каждую главу начинаю с нового листка -для того, чтобы было проще сортировать листки конспекта.
4. Если возникают визуальные образы во время конспектирования, обязательно рисую.

О майндмапах

Когда мы говорим о систематизации знаний, то, как правило, собеседник вспоминает об интеллект-картах.

Диаграмма связей, известная как интеллект-карта, карта мыслей (англ. mind map) или ассоциативная карта, - способ изображения процесса общего системного мышления с помощью схем.

Майндмапы, на мой взгляд, практически не пригодны для систематизации.

• Каждый элемент информации требует очень много лишних телодвижений. Слишком долго времени тратится на то, чтобы «отрывать» листки и переносить с одного дерева на другое.
• Слишком много действий нужно сделать для того, чтобы переходить с позиции «под микроскопом» в позицию «с птичьего полета» .
• При использовании компьютерного ПО очень сложно оформлять документы спонтанными рисунками и особыми значками. То есть при использовании майндмапов полностью выключается позиционная память и позиционное мышление, когда на подсознательном уровне исследователь может быстро найти нужную карточку.

Майндмапы очень хорошо подходят для презентации идей перед аудиторией, но, не для научного поиска.

Сравним ручной и программный способ обработки информации

• Например, для того чтобы изменить масштаб картинки, в компьютерной программе нужно нажать ctrl + или ctrl -, а при работе с бумагой следует лишь отодвинуть листок подальше от глаз:)
• Для того, чтобы перебросить элемент в дереве знаний, нужно: 1. Создать новое дерево, 2. Вырезать элемент из старого дерева, 3. Перенести элемент. В то же время, если мы работаем вручную, то нам всего лишь, нужно взять карточку рукой и перенести ее в другую стопку.
• Для того чтобы получить доступ к проекту на компьютере, его нужно открыть. В то же время, если вы работаете вручную, папка с карточками идей может располагаться прямо рядом с клавиатурой - это очень удобно для мгновенного доступа к проекту.

Использование редактора Word для систематизации данных

Первый раз мне об этой возможности подсказал литературный редактор моей книги по программированию. Я удивился, когда он, совершенно не ориентируясь в предмете, быстро нашел дублирующие куски текста.

Оказалось, редактор использовал редакторские стили Word .

Word отлично подходит для систематизации знаний как для небольших, так и больших проектов, особенно, если общая структура документа уже определена.

Систематизация с привлечением помощи друзей

Интернет сервис docs.google.com позволяет легко и просто привлекать к редактированию документа ваших знакомых и друзей. Все, что требуется от исследователя - составить текст-затравку и пригласить к редактированию текста друзей и коллег.

Просите своих друзей, писать записи разными цветами, чтобы было проще разобраться в какофонии мнений.

После того, как каждый из участников дискуссии высказался, подчистите документ и заново переформулируйте его.

Мини-мозговые штурмы можно проводить с использованием электронных журналов и социальных сетей. В этом случае, вы можете оформить статью, как эту и опубликовать ее в разных источниках.

PS: Мне будет интересно познакомиться людьми, которые работают в направлении поиска смыслов. Если у вас есть мысль или вопрос - напишите мне письмо. Я отвечаю на все письма.

Приступая к работе с информацией, необходимо определить (поставить) цель этой работы. Цель определяет направления поиска, источники информации и методы ее получения, формы ее представления и способы распространения.

Цель информационной работы всегда состоит в приобретении и (или) распространении сведений, необходимых для осуществления кон кретных действий, изменения поведения людей, принятия решений.

То, для каких действий или решений необходима информация, опре деляет, какие информационные материалы понадобятся, какого характера информация должна быть получена, каким способом и из каких источников. Определение на ранних этапах проекта его основных параметров сэкономит ресурсы, сделает усилия более эффективными.

1. Сбор информации

Этот процесс может включать как собственно сбор уже имеющейся, так и создание новой, дополнительной информации.

Для того, чтобы сориентироваться в информации без дополнительных временных затрат, полезно наметить общее направление сбора в соответствии с целью работы. Цель помогает определить основные параметры нужной информации: "широту" требуемой информации, степень детализации и глубину проработки.

Существует множество путей получения информации, среди которых:

• работа с литературным материалом;
• запросы в организации-держатели информации (государственные и общественные образовательные организации);
• привлечение к работе консультантов или экспертов;
• поиск информации в автоматизированных информационных системах;
• поиск в ресурсах компьютерных сетей;
• собственные наблюдения.

Информационный поиск может быть

• адресный (по формальным признакам);
• семантический (по смыслу, содержанию);
• документальный; фактографический и др.

Исходя из представления о желаемой информации, следует опреде лить, какими методами и из каких источников может быть получена такая информация. К источникам педагогической информации можно отнести огромное количество книг, статей, специализированных автоматизирован ных информационных систем, электронных баз данных и т.п., данные образовательных организаций различных типов, информацию различных категорий педагогических работников.

Планируя информационный поиск, важно иметь в виду следующий принцип: тип источника должен быть адекватен характеру требуемой информации. Для некоторых практических применений существенным оказывается "статус" источника информации.

Свойства источника информации:

• Достоверность - подразумевает, что информация, содержащаяся в источнике, должна соответствовать действительности, быть истинной, правильной.
• Полнота - означает, что источник информации должен отражать все существенные стороны проблемы, значимые факты. При этом требования к полноте источника определяются целью его подготовки, и определение "существенные" означает "существенные с точки зрения поставлен ной цели".
• Ссылки и обоснования. Информация либо берется из другого источника, либо создается. Информация может создаваться, с одной стороны, в результате собственных наблюдений или измерений, с другой стороны - путем вычислений или выводов на основе некоторой исходной информации. При этом новая информация, как правило, создается с использованием определенных методик. Сведения о происхождении приводимой информации важны для правильного ее понимания и оценки, эффективной работы с материалом. Наличие таких сведений в источнике информации позволяет оценить его достоверность и, в некоторой мере, степень его полноты.
• Отсутствие неоднозначности, неопределенности.
• Современность источника информации - предполагает оперативность и своевременность получаемых из данного источника не устаревшей информации.
• Избыточность - если используется только один метод, один источник для получения информации, сведения могут оказаться односторонними, неполными или попросту недостоверными. Информацию следует собирать и анализировать с некоторым запасом, с превышением того объема, который непосредственно нужен для описания проблемы. Такой подход предоставит необходимую свободу при дальнейшей работе с информацией, позволит быть готовым к освещению незапланированных частных вопросов, адекватно отреагировать на внезапно возникающие предложения оппонентов или партнеров. Мера такого превышения определяется конкретной ситуацией.
• Разумная достаточность - сбор информации необходимо ограни чивать "в ширину" - с точки зрения круга источников или методов, и "в глубину" - с точки зрения степени детализации, глубины проработки во проса. Успешность информационной работы существенным образом зависит от нахождения правильного баланса между принципами избыточности и разумной достаточности.

Средства автоматизации процессов информационного поиска

Автоматизированный поиск информации является многоступенча тым процессом, связанным с нахождением определенных ресурсов компьютерной сети, абонентской системы, требуемой Базы Данных (БД) либо Базы Знаний (БЗ), нужного информационного файла и т.д., содержащих необходимые сведения.

Для поиска информации в базах данных создаются информационно-поисковые системы (ИПС). Они осуществляют поиск по заявкам пользователей. Нередко этот поиск происходит по индексам и ключевым словам.

По характеру выдаваемой информации ИПС делятся на два типа.

Документальная система по заданию пользователя выдает необхо димые ему документы (книги, статьи, законы, отчеты и т.д.). В задании могут указываться сведения об искомых документах: автор, наименование, время издания, издательство и другие реквизиты.

Более сложной является фактографическая ИПС. Ее задача - поиск в документах интересующих пользователя сведений (фактов). Поиск информации осуществляется на естественном языке. Для этих целей осуще ствляется индексирование документов.

1. Обработка и систематизация

Подходы к обработке информации специфичны для конкретных ее типов и видов. Применяемые методы обработки могут предъявлять определенные требования к предыдущему этапу - сбору информации. Например, для применения статистических методов может оказаться необходимым определенное количество исходных данных. Обработка может также выявить ошибки, допущенные при сборе информации.

Техническая обработка

Некоторые типы информации требуют специальных процедур ее обработки (наиболее характерный пример - статистическая обработка количественных данных). Данные, которые возникают в результате обработки, являются исходными для последующей интерпретации.

Научная обработка

Научная обработка информации включает:

• аналитико-синтетическую обработку сообщений (см. "Некоторые подходы к проектированию информационно-педагогических модулей");
• структурирование информации;
• свертывание (оценка социальной значимости информационного материала с одновременным снижением объема, при этом потери информативности должны быть минимальны);
• альтернативное, справочное или рекомендательное аннотирова ние (краткое сжатое изложение того, чему посвящена данная работа, каков основной достигнутый результат, используемые подходы и методы, применение результатов);
• реферирование (краткая передача содержания документа с включением приведенных в документе данных фактографического и фактологического характера по структуре: аналитическое описание, текст (чему посвящен материал, основные результаты в синтетическом виде, наиболее интересные и существенные данные, выводы, аналитическая характеристика автора));
• составление библиографических, реферативных, аналитических обзоров (макро-свертывание множества информационных объектов).

Систематизация информации

Систематизация информации - организация информации в виде, удобном для работы, хранения и последующего обращения к ней. Это может быть компьютерная база данных, систематически организованная подборка первоисточников или просто таблица, содержащая результаты исследования. В результате этого этапа информация должна быть организована таким образом, чтобы обратиться к ней можно было через некоторое, возможно, весьма продолжительное время. Там, где это возможно, систематизация должна начинаться параллельно со сбором информации.

Эффективная систематизация информации особенно важна в случае создания информационных ресурсов открытого доступа, которые будут использоваться широкой аудиторией в разнообразных целях (см. "Новые способы обработки педагогической информации").

1. Интерпретация информации

Интерпретация представляет собой заключительную стадию собственно информационного исследования. Задача интерпретации - установить смысл, значение собранной - информации фактов, цифр, документов. Без этого информация не может служить основой для принятия решений, практических действий. Любой отдельный факт - лишь фрагмент общей картины, а осмысленные решения, как правило, могут приниматься на основании картины в целом. Именно на этапе интерпретации ранее собранные фрагменты должны сложиться воедино. Для этого необходимо правильно соотнести собранные сведения и, возможно, понять, какой еще информации не хватает.

Содержанием интерпретации может быть, в частности, сравнение, классификация, обобщение (установление закономерностей на основе собранных фактов, выявление причинно-следственных связей между явлениями). Эта стадия информационной работы наиболее трудно поддается формализации. Именно здесь требуется творческая работа, привлечение знаний и опыта, накопленных в ходе предшествующей работы (см. "Новые способы обработки педагогической информации").

В большинстве случаев в ходе интерпретации требуется сопостав лять разнородную информацию, например, научную, социальную информацию, относящуюся к исследуемой проблеме, нормативные документы.

Процесс интерпретации, являясь центральным, узловым моментом информационной работы, нередко заставляет возвращаться к этапам сбора и обработки информации, чтобы добавить недостающую информацию.

1. Представление и распространение информации

Представление информации - подготовка на ее основе конкретных материалов для определенной аудитории и распространения информации.

Одним из важнейших принципов представления и распространения информации является то, что разным категориям специалистов одну и ту же информацию следует сообщать по-разному. Кроме того, для разных категорий могут быть значимы или интересны разные аспекты одной и той же проблемы. Поэтому в большинстве случаев оправдана подготовка нескольких информационных материалов, рассчитанных на различные типы аудитории. Это и составляет содержание этапа представления информации.

Каналы распространения информации

Необходимо определить, каким методом донести до аудитории информацию, какие каналы распространения использовать. Точный выбор этих каналов должен позволить донести информацию до адресата как можно более эффективно, с наименьшими затратами ресурсов. Выбор каналов распространения информации, так же как и форм ее представления, определяется, в первую очередь, тем, с какими целевыми группами необходимо работать.

Характеристики, которые необходимо принимать во внимание при выборе различных каналов распространения информации:

• размер аудитории;
• качественный состав аудитории (профессиональный, социальный, по степени интереса к проблеме и т.д.);
• срок доставки информации;
• ресурсы, необходимые для распространения информации по данному каналу.

Эти характеристики полезно учитывать, определяя приоритетные каналы распространения информации для целевой аудитории. В свою очередь, сам канал распространения информации предъявляет дополнительные требования и к содержанию, и к оформлению материала.

Средства телекоммуникации выступают достойной альтернативой традиционным средствам распространения информации. В этом процессе активно привлекаются такие возможности и сервисы телекоммуникаций, как электронная почта, электронные телеконференции, информационные серверы и т.д.

1. Обратная связь

Особенно богатый материал для оценки и комплектования информационных фондов способен дать этап распространения информации - именно на этом этапе материалы встречаются с той аудиторией, для которой они предназначены. Хорошо организованный процесс распространения информации является процессом двусторонней коммуникации с аудиторией, которая позволяет узнать, как аудитория воспринимает материалы, являются ли они убедительными, есть ли в них ответы на вопросы, интересующие ее. Возможно, после этого этапа понадобится корректировка материалы или возврат к предыдущим этапам информационной работы.

Систематизация информации, хранящейся во всевозможных документах организации, представляет собой своего рода классификацию, т.е. распределение информации по определённым предметным группам. В специализированной литературе эти группы имеют конкретные названия, но в современном процессе систематизации информация не всегда распределяется именно по ним, а может группироваться в соответствии с требованиями организации, в соответствии со спецификой её деятельности. Систематизация информации является важным звеном в работе по составлению архивов и различных баз данных. Именно после проведения процесса систематизации возможно индексирование информации.

Виды систематизации информации:

• номинальная систематизация;
• предметная систематизация;
• хронологическая систематизация;
• экспертная систематизация.

После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Важность систематизации информации

Систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведённой систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов – это порядок и надёжность, удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации. Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы.

Навыки для систематизации информации

Систематизация процесс требующий специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

ЛЕКЦИЯ № 10.

ТЕМА: «ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ, ПОИСКА И СОРТИРОВКИ ИНФОРМАЦИИ»

Кто владеет информацией, тот владеет миром. В каком виде может храниться информация, чтобы с ней было удобно работать? Потребность систематизировать, обрабатывать и хранить информацию возникла у человека очень давно. Как это ни парадоксально, но может быть и появление письменности во многом обязано стремлению человека удовлетворить эту потребность.

Появление электронных компьютеров с хранимыми программами произвело настоящую революцию в области обработки информации. Дальнейшее развитие технологии обработки информации напрямую связано с успехами в области совершенствования программ и собственно компьютеров. В XX веке человечество стало свидетелœем информационного взрыва. Количество информации, которую получает человек, удваивается каждые десять лет. В случае если раньше систематизировались в основном только текстовые и числовые данные, то теперь стало необходимым обрабатывать практически всю информацию, которая доступна органам чувств человека. Последние достижения компьютерных технологий, включая развитие средств коммуникаций, позволяют решить эту задачу.

При этом появилась новая проблема. Оказывается сегодня не так уж сложно организовать хранение и накопление информации в электронном виде. Даже можно организовать доступ к электронному архиву, находящемуся в любой точке земного шара, используя достижения Internet-технологий. Реальной проблемой становится организация огромных архивов данных так, чтобы люди могли легко и быстро находить нужную им информацию.

Информационная система (ИС) - ϶ᴛᴏ программно-аппаратный комплекс, функции которого состоят в надежном хранении информации, предоставлении пользователю удобного интерфейса и, что особенно важно, выполнении специфических операций по преобразованию и поиску крайне важной информации.

Информационная система позволяет облегчить труд человека, повысить качество и достоверность обработки информации. Она может храниться как в «бумажном» варианте, так и в памяти компьютера. Основу информационной системы составляют хранящиеся в ней данные. Хорошая информационная система должна предоставлять достоверную информацию в определœенное время конкретному лицу с ограниченными затратами.

Объектом принято называть элемент информационной системы, информация о котором сохраняется в ней. Объект может быть реальным (человек, населœенный пункт, какой-либо предмет) и абстрактным (событие, счет покупателя). Каждый объект обладает набором свойств, которые запоминаются в информационной системе. Свойства, характеризующие объект, называются атрибутами объекта. Каждый атрибут имеет свое имя – идентификатор. Атрибут, записанный на каком-либо носителœе информации, называют элементом данных, полем данных или просто полем . При обработке данных часто встречаются однотипные объекты с одинаковыми свойствами. Совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств, принято называть классом объектов .

Основой многих информационных систем (прежде всœего, информационно-справочных систем) являются базы данных.

База данных (БД) – организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использования.

В большинстве случаев базу данных можно рассматривать как информационную модель некоторой реальной системы, к примеру книжного фонда библиотеки, кадрового состава предприятия, учебного процесса в вузе и т.д. Такую систему называют предметной областью базы данных и информационной системы, в которую она входит. Один из признаков, по которому можно классифицировать базы данных, – характер хранимой информации. ФактографическиеБД содержат данные, представляемые в краткой форме и строго фиксированных форматах. Такие БД являются аналогами бумажных картотек, к примеру, библиотечного каталога или каталога видеотеки. Другой тип баз данных -документальные БД. Здесь аналогом являются архивы документов, к примеру, архив судебных дел, архив исторических документов и пр. В дальнейшем будем рассматривать лишь фактографические БД.

Классификация по способу хранения данных делит БД на централизованные и распределœенные. Вся информация в централизованной БД хранится на одном компьютере. Это может быть автономный ПК или сервер сети, к которому имеют доступ пользователи-клиенты.Распределœенные БД используются в локальных и глобальных компьютерных сетях. В последнем случае разные части базы данных хранятся на разных компьютерах.

Набор принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в базе, получив название модели данных. Модели баз данных определяются тремя компонентами:

Ø возможной организацией данных;

Ø ограничениями целостности;

Ø множеством допустимых операций.

В теории управления базами данных выделяют модели трех базовых типов: иерархическую, сетевую и реляционную (табличную). Терминологической основой для иерархической и сетевой моделœей являются понятия: атрибут, агрегат и запись. Под атрибутом (элементом данных) понимают наименьшую поименованную структурную единицу данных. Поименованное множество атрибутов может образовывать агрегатданных . В некоторых случаях отдельно взятый агрегат может состоят из множества экземпляров однотипных данных или, как говорят, быть элементом множества. Записью называют составной агрегат, который не входит в состав других агрегатов.

В иерархической модели всœе записи, агрегаты и атрибуты базы данных создают иерархически организованный набор, ᴛ.ᴇ. такую структуру, в которой всœе элементы связаны отношениями подчинœенности и при этом любой элемент может подчиняться только одному некоторому другому элементу. Такую форму зависимости удобно изображать с помощью древоподобного графа (связанной схемы, которая состоит из точек и стрелок и не имеет циклов).

Концепция сетевой модели данных связана с именем Ч. Бахмана. Сетевой подход к организации данных является расширением иерархического. В иерархических структурах запись-наследник должен иметь одного предка; в сетевой структуре данных наследник может иметь любое число предков. Сетевая база данных состоит из набора записей и набора связей между этими записями, точнее, из набора экземпляров записей заданных типов (из допустимого набора типов) и набора экземпляров из заданного набора типов связей.

Среди достоинств систем управления данными, основанных на иерархической или сетевой моделях, может быть их компактность и, как правило, высокое быстродействие, а среди недостатков - неуниверсальность, высокая степень зависимости от конкретных данных.

Концепция реляционной модели впервые была сформулирована в работах американского ученого Е.Ф.Кодда. Отсюда происходит ее второе название – модель Кодда . В реляционной модели объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Для ее формального определœения используется фундаментальное понятие отношение .