Как правильно вести складской учет в excel. Управление складскими запасами при помощи MS Excel

Большинство малых и средних коммерческих организаций решают задачи учета материальных ценностей (товаров или продукции) с помощью приложения Microsoft Excel. В этой статье мы рассмотрим пример на данную тему из реальной практики. Выполненная автоматизация книги Microsoft Excel позволяет сократить число рутинных действий в офисной работе, а также обеспечить контроль возможных ошибок пользователя.

Рассмотрим достаточно стандартную ситуацию, когда наша организация занимается торговлей - закупкой товаров и последующей их продажей. В этом случае необходимо вести точный учет номенклатуры (количества товаров, цен поступления и продажи). Начнем нашу разработку с листа под названием Номенклатура (рис. 2.16). Этот лист играет роль регистра или справочника товаров. В каждой строке содержится информация о конкретной позиции номенклатуры (название товара, цена поступления, цена продажи, а также количество в наличии). Цель программной разработки заключается в создании листов управления, которые позволят корректировать количество товаров при их поступлении либо отгрузке, а также вносить изменения в цену товара. В целом автоматизированная книга должна предоставить удобный интерфейс для менеджеров. Этот интерфейс обеспечат два листа - Поступление и Отгрузка .

Напрямую работа с листом, показанным на рис. 2.16, нежелательна. Конечно, менеджер при поступлении либо продаже товаров может напрямую вносить в него данные. Например, при приходе новой партии стенок «Уют» в количестве 5 штук по новой цена 25 770 рублей можно просто скорректировать и количество единиц на складе, и цену поступления. Однако это и не очень удобно, и является «плацдармом» для возможных ошибок со стороны пользователя. Удобнее создать лист управления (рис. 2.17) с элементами, обеспечивающими удобный интерфейс. А сам лист Номенклатура далее мы скроем (эта возможность легко реализуется с помощью сервиса приложения Microsoft Excel), так что он будет недоступен напрямую для пользователя. Разумеется, после этого можно ввести защиту на структуру книги (с указанием пароля). В результате пользователи могут работать с листом Номенклатура только с помощью интерфейса, реализованного на других листах.

При поступлении товара, уже имеющегося на складе, но по новой цене, следует определиться с пересчетом цены поступления. Для определенности предположим, что в подобном случае в качестве цены поступления товаров устанавливается цена последней поставки.

Перейдем к детальному рассмотрению листа, представленного на рис. 2.17, который позволяет менеджеру в удобной форме внести новое поступление уже имеющегося товара, а также добавлять новые позиции номенклатуры.

Левая половина листа Поступление предназначена для новых поступлений товаров, которые уже имеются в информационной базе (на листе Номенклатура ). Для этого элемент управления «Поле со списком» (расположен в районе ячейки A3) заполняется названиями товаров, присутствующими на листе Номенклатура . Это действие производится при открытии рабочей книги (текст необходимой для этого процедуры приведен в листинге 2.21). В программном коде предполагается, что в качестве значения свойства Name поля со списком выбрано Spk .

" Листинг 2.21. Процедура, выполняемая при открытии книги Private Sub Workbook_Open() " Очистка списка Worksheets("Поступление").Spk.Clear " Подсчет количества товаров в информационной базе N = 0 While Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Заполнение списка For i = 1 To N Worksheets("Поступление").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Поступление").Spk.ListIndex = -1 End Sub

Когда пользователь выбирает название товара в поле со списком, то в ячейку С5 на листе Поступление заносится цена из соответствующей строки листа Номенклатура книги. Для этого процедуру, выполняемую при щелчке по элементу «Поле со списком», следует оформить так, как показано в листинге 2.22. В ней также нет ничего принципиально нового по сравнению с ранее рассмотренными примерами.

" Листинг 2.22. Процедура обработки щелчка на поле со списком Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6").Value = "" End Sub

Теперь пользователь должен в ячейку C6 внести количество единиц нового поступления указанного товара. Для повышения защищенности от случайных действий мы разместили на листе еще поле для пароля. Это обыкновенное текстовое окно. Щелчок на кнопке Внести позволит обновить цену и количество товаров па листе Номенклатура только в случае правильного указания пароля. Для текстового окна установим следующие свойства:

• Name - Pass;
• PasswordChar - *.

Это обеспечит отображение «звездочек» при наборе пароля (набранное пользователем слово будет скрыто от посторонних глаз). Таким образом, мы подошли к написанию процедуры для внесения информации о новом поступлении (увеличении числа указанных товаров и возможном изменении цены) на третий лист. В листинге 2.23 приведена процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Внести . В качестве пароля здесь рассматривается комбинация 357.

" Листинг 2.23. Обработка щелчка на кнопке Внести Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Then " Обновление цены поступления Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Range("C5").Value " Коррекция количества Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub

Здесь при введении пароля 357 процедура добавит на третий лист внесенное пользователем количество товара и скорректирует цену. После этого на экран выводится информационное сообщение о том, что данные внесены, и затем очищается поле пароля. При ошибочном пароле никаких изменений на листе Номенклатура не производится.

Перейдем теперь к рассмотрению правой части (в отличие от левой, она выделяется более темным оттенком) рис. 2.17. Этот фрагмент листа необходимо использовать для внесения нового товара (с указанием количества). В листинге 2.24 приведена процедура, которая выполняет данное функциональное действие в этом случае.

" Листинг 2.24. Обработка щелчка на кнопке Внести новый товар Private Sub CommandButton_Click() " Подсчет числа внесенных товаров на листе Номенклатура N = 0 While Worksheets("Nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Проверка пароля внесенного в правое текстовое поле If Pass2.Text = "35791" Then Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value = Range("G3").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 2).Value = Range("G4").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 4).Value = Range("G5").Value MsgBox "Данные внесены" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub

В правой части листа расположены два элемента управления - кнопка и текстовое окно для пароля. Можно было бы оставить одно поле пароля для левой и для правой части листа. Однако предложенный здесь вариант повышает функциональность разработки. В качестве значения свойства Name мы выбрали Pass2 . Сформулируем порядок действий пользователя при работе с правой частью листа:

• в ячейку G3 вводится название нового товара;
• в ячейке G4 указывается цена;
• ячейка G5 отводится для количества единиц товара;
• пользователь вводит пароль, и щелчок на кнопке Внести новый товар фиксирует (если пароль правильный) введенную информацию на листе Номенклатура .

В начале процедуры CommandButton2_Click подсчитывается (для этого используется переметшая N) количество ячеек с информацией о товарах на листе Номенклатура . После этого информация о новом товаре записывается в очередную свободную строку листа.

Теперь перейдем к другому листу - Отгрузка (рис. 2.18), который используется при продаже товаров. На листе Отгрузка расположено три элемента управления: поле со списком (Name — Spk), поле для пароля (Name - Pass3) и кнопка (Name - CommandButton1).

Для заполнения списка необходимо скорректировать ранее (листинг 2.21) рассмотренную процедуру Workbook_Open . Теперь она должна выглядеть так, как показано в листинге 2.25.

" Листинг 2.25. Процедура, выполняемая при открытии книги (вариант 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Поступление").Spk.Clear Worksheets("Отгрузка").Spk.Clear " Подсчет уже имеющихся товаров N = 0 While Worksheets("nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Заполнение списков For i = 1 To N Worksheets("Поступление").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Worksheets("Отгрузка").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Поступление").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Отгрузка").Spk.ListIndex = -1 End Sub

На очереди следующая процедура (листинг 2.26), которая выполняется при щелчке на поле со списком. В результате в соответствующие ячейки листа Отгрузка будет внесено количество единиц указанного товара на складе, а также его цена продажи (рис. 2.19).

" Листинг 2.26. Процедура, выполняемая при щелчке на поле со списком Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7").Value = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub

Теперь пользователь должен указать (в ячейке E6), какое количество единиц отгружается (для ориентировки и контроля с помощью предыдущей процедуры мы внесли имеющееся количество товаров на складе). Процедура, представленная в листинге 2.27 (выполняется при щелчке на кнопке Отгрузить), позволяет скорректировать в базе данных количество единиц товара, имеющегося в наличии.

" Листинг 2.27. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Отгрузить Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "Такого количества на складе нет" Exit Sub End If Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7").Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "В базу внесена информация" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Ошибка пароля!" End If End Sub

После внесения изменений информация на экране будет обновлена - пользователь увидит уже скорректированное значение (за счет вызова процедуры Spk_Click , которую мы ранее уже разработали). Теперь для обеспечения ранее оговоренной функциональности необходимо скрыть лист Номенклатура . Пользователи в этом случае будут использовать разработанные листы Поступление и Отгрузка .

Сегодня существует большой выбор специализированных инструментов для ведения складского учета: от простеньких бесплатных программ до дорогих полнофункциональных WMS-систем. Несмотря на это, многие предприниматели на начальном этапе выбирают таблицы Excel для ведения складского учета. Вначале это кажется доступным и удобным решением, но с ростом числа заказов в организации использование Excel для учета склада чревато множеством проблем. Чем больше складских помещений, чем больше товарных позиций, тем выше вероятность их появления. С какими трудностями сталкиваются пользователи при работе с "Эксель"?

• Ошибки при вводе данных. Из-за единственной ошибки при вводе возникает необходимость перепроверять все данные таблиц.
• Неудобство совместной работы. Часто возникает ситуация, когда при редактировании данных одним пользователем, они затираются у другого. Таким образом, учет в Excel может быть некорректным.
• Выполнение множества операций вручную. Программа Excel не создана как решение для складского учета, программа сочетает в себе множество базовых функций, и поэтому зачастую вам придется тратить время на монотонный ручной труд.
• Сложность проверки правильности данных. При использовании Excel много сил уходит на проверку правильности введенных данных и на приведение информации в подходящий вид. Если у вас большой склад, лучше Excel скачать для выполнения других задач, а складские учеты вести с помощью более совершенных программ.

Эти проблемы могут возникать не так часто, тем не менее, они отнимают много рабочего времени. Программа для склада в Excel Исправления ошибок и опечаток, длительная проверка правильности данных об остатках и вынужденный ручной труд при работе с "Эксель" - это основные причины, по которым предприниматели со временем приходят к использованию специализированных решений для ведения складского учета. Даже опытные специалисты, знающие, как вести складской учет в Excel, все равно делают выбор в пользу других программ на базе Excel или принципиально новых решений.

Как вести складской учет в Excel?

Независимо от того, выбираете ли вы таблицы Excel, сервис МойСклад или другое специализированное решение для торговли, необходимо соблюдать несколько основных принципов. Если скачать программу и не использовать особые правила, со временем работа с учетом усложнится в разы:

1. Корректное оформление справочников. Справочник с товарами без опознавательных знаков создает гарантированные проблемы с учетом, неудобства в работе продавца и сложности при составлении отчетов. При вводе данных необходимо заполнять как можно больше информации в различные ячейки (например, коды, артикулы, цены, НДС). Если учет реализуемого товара на складе осуществляется с помощью сервиса МойСклад, все необходимые данные о товарах автоматически подставляются в документы, что экономит много времени при обработке заказов.
2. Заведение начальных остатков в количественном и суммовом выражении. Корректные данные вначале работы дадут адекватные отчеты в процессе работы, а оформляющим продажи с «чистого листа» на это рассчитывать не следует.
3. Соблюдение хронологии в оформлении документов. Регистрировать приход товара на склад от поставщика нужно строго до его отгрузки покупателю. Иначе «поедет» себестоимость и вы не сможете точно посчитать, сколько же вы заработали. В МоемСкладе для каждой закупки и продажи товара вы можете указать произвольную дату.
4. Структурированное хранение дополнительной информации. При ведении учета склада важно собирать дополнительную информацию о продажах (например, способ доставки и оплаты, дата отгрузки, наименование заказчика, имя менеджера) в отдельных полях. Все эти данные в будущем пригодятся для составления маршрутных листов курьерам, расчета з/п менеджерам, анализа статистики. В МоемСкладе вы легко и без программирования можете создать необходимое количество свободных полей для использования в справочниках и документах.

Пользователям интернет-сервиса МойСклад доступна бесплатная поддержка по телефону и e-mail. Сотрудники службы поддержки не только помогают с работой c программой, но также делятся советами по оптимальному ведению складского учета и настройке основных бизнес-процессов. Скачайте бесплатную версию, попробуйте наши новые решения.

Файл-программа в MS Excel для учёта продаж и остатков для небольших магазинов. Данный файл был разработан по запросу одного магазина. Теперь он доступен для скачивания.

Перед использованием программы включите макросы (Параметры Excel -> Центр управления безопасностью -> Параметры центра управления безопасностью -> Параметры макросов -> Включить все макросы)!

Назначение программы:

• Оприходование товара (приход от поставщика, возврат от клиента)
• Расходование товара (продажа клиенту, списание недостач)
• Партионный учёт
• Актуальная информация о текущих остатках
• История операций с товаром
• Анализ финансовых показателей (сумма продаж, валовая прибыль, текущая себестоимость складских запасов)

Структура файла

Файл состоит из 5 листов:

• Приход(ВНЕСЕНИЕ)
• Продажа(ВНЕСЕНИЕ)
• Движение_Товара
• Валовая прибыль
• Себестоимость склада

Лист «Приход(ВНЕСЕНИЕ)» предназначен для внесения товара в базу файла на основании приходных накладных от поставщиков (либо возврат от клиента).

Алгоритм проведения операций :

1. Введите данные в столбиках, шапка которых закрашена жёлтым цветом (чтобы разблокировать ввод данных введите пароль – 1).

2. Нажмите на кнопку «ВНЕСТИ», после чего введённые данные будут автоматически перенесены в базу программы на лист «Движение_Товара». После проведения операции строки будут очищены и вы получите сообщение об успешном окончании операции.

Расчёты в столбиках :

• «Закуп.цена (базовая, у.е.)» — в этот столбик вносите свою закупочную цену, по которой производитель вам отгрузил товар,
• «Закуп.цена (рабочая, у.е.)» — это вспомогательный столбик, в который вы можете внести корректировку по закупочной цене, если такова имеется. Если же никаких корректировок по базовой закупочной цене нет, тогда вводите такую же закупочную цену, как ввели в столбик «Закуп.цена (базовая, у.е.)»,
• «Себестоимость, у.е.» — в этом столбике вы должны указать себестоимость продукции. Обычно в торговле себестоимость формируется из закупочной цены и стоимости доставки товара до склада компании. Если вы, например, закупили товар по 100 у.е. и потратили на доставку товара 25 у.е., тогда в данном столбике вам необходимо указать сумму – 125 у.е. Если же вы не высчитываете себестоимость, тогда просто продублируйте сумму рабочей закупочной цены.
• «Рекоменд.розница,у.е.» — этот столбик вы можете использовать для прописывания с помощью формул рекомендуемой розницы. Например, вы знаете, что обычно нацениваете на себестоимость доставленной продукции 50%, тогда вы можете вписать в столбик форму – себестоимость (у.е.) * 1,50, то есть мы умножаем себестоимость на коэффициент наценки 1,50, тем самым прибавляя 50% желаемой наценки.
• «Установлена розница, у.е.» — в этом столбике вы должны указать, какую розничную цену вы в конечном итоге установили для продажи товара своим клиентам. Этот столбик был создан специально для того, чтоб у вас была возможность назначить другую розничную цену, чем рекомендует вам та или иная формула. В дальнейшем все расчёты будут происходить от установленной розничной цен и себестоимости.

Ограничения :

• Пользователь может внести за один раз не больше 500 артикулов.
• При внесении отрицательных значений программа будет выдавать сообщение о некорректном вводе данных.

Лист «Продажа(ВНЕСЕНИЕ)» предназначен для списания проданного товара и потерянного товара на складе магазина, который не был найден при инвентаризации склада.

Алгоритм проведения операций :

1. Введите данные в столбиках, шапка которых закрашена жёлтым цветом (чтобы разблокировать ввод данных введите пароль – 1):

а) введите полный или частичный артикул, в столбик «Найти Артикул», после чего в соседнем столбике «Артикул» высветится номер товара, найденный в базе на листе «Движение_Товара». Именно данный артикул будет списан в базе после проведения операции,

б) введите количество штук проданного или списанного товара в столбике «Продано, шт.»,

в) если вы решили продать товар по другой цене, чем ранее была установлена («Установлена розница, у.е.»), тогда в столбике «Фактическая цена продажи, у.е.» введите сумму, по которой товар был продан. Это позволяет вам давать дополнительные скидки клиентам. Если вы хотите списать товар, тогда вам необходимо здесь указать цену – 0, в этом случае в столбике «Операция» появится значение «Списание – 0%».

2. Нажмите на кнопку «ПРОВЕСТИ», после чего введённые данные будут автоматически перенесены в базу программы на лист «Движение_Товара». После проведения операции строки будут очищены и вы получите сообщение об успешном окончании операции.Расчёты в столбиках :

• «Текущая наценка» — в этот столбике вы увидите текущую наценку на себестоимость продукции. Коэффициент наценки рассчитывается следующим образом — цена продажи делить себестоимость. Если вы внесёте информацию в столбик «Фактическая цена продажи, у.е.», то она будет использоваться для расчёта наценки. Если цена продажи не будет изменена, то в расчёте коэффициента наценки будет участвовать ранее установленная розничная цена из столбика «Установлена розница, у.е.». Коэффициент наценки позволяет вам контролировать ситуацию с финансовой стороны. Видя коэффициент наценки, вы сразу понимаете, продаётся товар в убыток или нет. Если коэффициент наценки меньше 1, тогда товар продаётся в убыток – меньше себестоимости.
• «Текущий остаток» — этот столбик отображает, какой текущий остаток товара по выбранной позиции имеется на складе. Стоит сказать, что в предложенном файле ведётся партионный учёт, т.е. продаётся сначала тот товар, который приехал первым. Если, например, было две поставки товара одна за другой по 4 и 6 штук и продаж у компании ещё не было, тогда текущий остаток будет отображён – 10 штук. Это позволяет вам видеть, сколько штук товара данной позиции сейчас храниться у вас на складе.
• «[ИНФО]» Остаток партии» — в этом столбике отображается сколько штук товара на вашем складе находится из первой партии, которая ещё не была распродана. Если мы говорили ранее о том, что было 2 поставки по 4 и 6 штук и продаж товара не было, тогда в данном столбике высветится информация – 4 штуки. Это будет говорить нам о том, что первая партия товара ещё не была распродана и по ней на складе числиться ещё 4 штуки. Очень важно следить за информацией в этом столбике, так как вся информация о ценах отображается для текущей нераспроданной партии товаров. Так как мы ведём партионный учёт, мы должны списывать сначала первую партию со склада, затем вторую и так далее. Допустим, 4 штуки пришли компании по себестоимости 10 у.е., а 6 штук – уже по 15 у.е. Как вы понимаете, цена продажи для разных партий товара должна быть разной либо максимальной от наибольшей себестоимости, чтоб товар не был продан в убыток. Для первой партии мы установили розницу 15 у.е., то есть наценка на себестоимость – 50%, а для второй партии – 22,5 у.е. (также наценка 50% к себестоимости). Если к вам пришёл клиент и захотел купить сразу 6 штук данного товара, то вам нужно обратить внимание, что 4 штуки на складе находятся по первой поставке, а ещё 2 штуки – уже по второй поставке. Цены продажи для обоих партий разные. Вам необходимо будет списать сначала 4 штуки товара одним документом, а затем ещё 2 штуки товара другим документом. Если вы захотите списать сразу 6 штук, то программа выдаст сообщение об ошибке – о некорректном вводе информации в поле «Продано, шт.». Также в это случае в столбике «Кол-во» вы увидите значение «ПАРТИЯ-» на красном фоне, что будет сообщать вам о превышении указанного количества над остатком текущей нераспроданной партии товара.
• Столбики «[ИНФО] Дата прихода» и «№ партии» отображают информацию о текущей партии, которая ещё не была распродана.

Ограничения :

• Пользователь имеет возможность вносить информацию в столбики, шапка которых закрашена жёлтым цветом.
• Пользователь может внести за один раз не больше 100 артикулов.
• При отсутствии заполненных строк (т.е. документ прихода пуст) выполнение операции будет заблокировано.
• Если вы забудете заполнить какой-либо столбик, программа выдаст вам сообщение об ошибке.
• Сообщения об ошибке:

− если вы забудете внести информацию в столбик «Продано, шт.», программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «ВНЕСТИ!!!»

− если вы в столбик «Продано, шт.» внесёте больше штук, чем находится на складе по первоначально несписанной партии (столбик «[ИНФО] Остаток партии»), программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «ПАРТИЯ»

− если вы в столбик «Продано, шт.» внесёте больше штук, чем находится на складе по всем не распроданным партиям (столбик «Текущий остаток»), программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «НЕДОСТ.!»

Лист «Движение_Товара» — это база данных программы.

Структура таблицы

• По каждому артикулу информация выводится одним блоком, в котором видна история поступлений и продаж товара. Блоки артикулов отделены между собой строкой с жёлтым фоном.
• В столбике «Текущий остаток» напротив нераспроданных партий товара отображается текущий остаток данного артикула. Также в столбике «Себестоимость склада, у.е.» отображается сумма себестоимости складских запасов по нераспроданным партиям товара. Значения из столбика «Себестоимость склада, у.е.» используются на листе «Себестоимость склада», на котором находится отчёт по текущей себестоимости складских запасов компании.
• В столбиках «Валовая прибыль, у.е.» и «Сумма продаж, у.е.» высчитывается валовая прибыль и сумма продаж по каждой операции расхода или списания. Валовая прибыль (у.е.) = Сумма продажи (у.е.) – Кол-во * Себестоимость, у.е. Значения данных столбиков затем используются на листе «Валовая прибыль», на котором находится отчёт по продажам.

Алгоритм проведения операций :

Возврат товара от клиента

Если вам необходимо провести возврат товара от клиента, тогда вы должны найти строку продажи на листе «Движение_Товара» и скопировать данные в диапазоне столбиков E:L, начиная со столбика «Артикул» и заканчивая столбиком «Установлена розница, у.е.». Затем вам необходимо вставить данные на листе «Приход(ВНЕСЕНИЕ)», выбрав при этом тип операции «Возврат». После проведения операции возврат будет оприходован на склад компании в виде отдельной партии товара.

Поиск товара в справочнике

Чтобы найти необходимый артикул в базе, используйте «Окно поиска» (нажатие клавиш Ctrl+F).

Удаление товара из справочника

Если какая-либо операция была введена некорректно, единственный путь удалить операцию – найти строку проведённой операции на листе «Движение_Товара» и удалить данные, начиная со столбика «Артикул» и заканчивая столбиком «Операция» (шапка зелёного фона). Если вы укажите дополнительные столбики, то программа выдаст вам сообщение о невозможности удалять информацию в заблокированных столбиках.

Ограничения :

• Программно можно внести 50 000 строк на листе «Движение_Товара».

ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

• Переименовывать листы файла и сам файл (возможен сбой работы макросов),
• Удалять или добавлять столбики и строки на листах файла (возможен сбой работы макросов).

ВАЖНО!!!

Перед тем, как применять данную программу на практике в своём магазине, изначально протестируйте её. Автор программы не несёт ответственность за её работоспособность и окончательную корректность расчётов. Данный файл был разработан по заказу одного магазина и предоставляется для скачивания на бесплатной основе всем желающим. В первую очередь цель предоставления данного файла – показать и ознакомить пользователей с обширными возможностями MS Excel.

Компания «Wine Gallery»

Wine Gallery – это первый ритейл проект нашей команды. Мы являемся дистрибьютором местной алкогольной продукции во Вьетнаме. Наша основная целевая аудитория – это туристы, приезжающие на отдых во Вьетнам.

При запуске этого проекта мы четко понимали, что учет и анализ товаров и денежных потоков – это основа нашего бизнеса. По совету друзей мы выбрали программу УСУ (Универсальная Система Учета).

Мы были готовы к продолжительному периоду обучения, так как для нас это был первый опыт работы с программой такого типа. Но программа оказалась простой и интуитивно понятной. Уже на следующий день после приобретения мы применяли ее на практике и с каждым днем открывали новые возможности, которые помогали фиксировать и анализировать огромный поток информации без каких-либо трудностей.

Данная программа безусловно помогает в ежедневных наших задачах, но с развитием и увеличением нашего бизнеса появилось много постоянных клиентов, и к каждому из них у нас индивидуальный подход. Поэтому нам было важно иметь возможность получения данных о продажах по очень разным категориям товаров, под каждого контрагента. Мы обратились к специалистам компании УСУ для решения этого вопроса. Ребята быстро доработали программу под наши нужды, что очень улучшило и облегчило наши взаимодействия с клиентами.

Мы рады, что выбрали компанию УСУ для реализации системы учета нашего первого бизнеса и продолжаем сотрудничать с ребятами на основе других проектов.

С уважением, Директор «Wine Gallery» Кириченко Д.С.

Мы занимаемся продажей детской ортопедической обуви, детских средств реабилитации и различных ортопедических товаров. С каждым годом ассортимент продукции и количество клиентов увеличивается. Для более эффективного управления, необходима автоматизация учета. Именно автоматизация дает возможность любому предприятию перейти на новый уровень развития!

Выбором программы занимались долго и тщательно. Задачей стояло найти универсальную программу по доступной цене, которая в себе совместит сразу все функции: и место продавца-кассира, и товароведа, и при входе под другим паролем будет служить отличной аналитической программой для руководителя магазина. И вот мы нашли УСУ . Просто находка для индивидуального предпринимателя!

Смущало только одно… отсутствие представительства в нашем городе, а потом, как оказалось, и в России в целом. Не могли представить, как можно успешно сотрудничать, находясь на разных концах света.

Но, благодаря профессионализму и внимательному отношению команды УСУ , мы решились.

На сегодняшний день мы имеем легкую в использовании программу автоматизации продаж. Учет товарных остатков, анализ продаж в разрезе групп товаров, ведение клиентской базы и многое другое. Есть возможность моделировать программу именно под наш вид деятельности.

Техническая поддержка работает на высоте. Специалисты быстро реагируют на все вопросы и помогают при любом обращении.

С уважением, Руководитель магазина «ОртоБоты» Тимербаева А.А.

Выражаем огромную благодарность всей команде Универсальной Системы Учета. Являясь владельцами детского комиссионного магазина, мы знаем, какое значение имеет систематизация данных о комитентах и поступающим товаре на реализацию. По рекомендации наших партнеров решили попробовать УСУ для комиссионного магазина, и, попользовавшись ее демо-версией, мы пришли в восторг от того, что можно делать в этой программе. Учет приема товара от комитентов, поставщиков, штрихкодирование товара, учет расходов, остатки склада, инвентаризация, выплаты комитентам, возвраты товара комитентам и многое другое.

Разработчики молодцы, прислушались к нашим пожеланиям и добавили договор, удержание за хранение товара, наш процент за агентское вознаграждение. Несмотря на то, что обучение проходило удаленно, сотрудники УСУ очень доступно и быстро объяснили, как работать в программе. В общем, работать с такой программой одно удовольствие.

Директор детского комиссионного магазина «Малыш малышу» Финагин М.Ю.

Российская Федерация, Ленинградская область, город Всеволожск

ИП Богубаева Динара

Свадебный бутик Малинелли (ИП Богубаева Динара) выражает сердечную благодарность компании ИП Акулов Н.Н. за установку на нашем предприятии программы Универсальная Система Учета .

Благодаря программе мы забыли о ведении учета в тетрадях и Excel. Вся наша информация сохраняется на компьютере и обрабатывается в течение нескольких секунд.

Интерфейс программы очень простой. Все продавцы освоили работу в системе очень быстро.

Я как руководитель могу в любой момент посмотреть результаты работы за день с рабочего места или находясь дома.

Нам настроили систему посещений. Теперь мы можем видеть кто из сотрудников находится в отпуске или болеет. Очень удобно стало вести расчет отпусков и больничных.

Бухгалтер теперь видит всю картину по движению товаров и денежных потоков, а также может отражать оплату как наличными, так и по карте или с использованием различных платежных систем.

Техническое обслуживание выполняется очень своевременно и на высоком профессиональном уровне. Парни терпеливо отвечают на все наши многочисленные вопросы и выполняют работу в поставленный срок.

С уважением, Шарипов Дархан

ИП «Буранбаев»

Оценка: 5/5

Продукт: Программа для торговли и склада.

Наша компания занимается продажей автозапчастей.

Руководство и коллектив ИП «Буранбаев» выражает Вам благодарность за оказание качественных услуг и профессионального подхода по поддержке и обслуживанию программы УСУ – универсальная система учета .

С учетом опыта работы с разработанной для нас программой, можем отметить эффективность и стабильность программного обеспечения. Предоставленная программа полностью отвечает запрошенным параметрам. Специалисты Вашей компании проявили высокий профессионализм, качественно выполнив установку программы и обучение пользованию ею сотрудников.

Мы благодарим сотрудников Вашей компании за профессиональной обслуживание и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Директор ИП «Буранбаев» Буранбаев У.А.

ИП Куракова О.Н.

Благодарственное письмо.

Хотим выразить огромную благодарность «ИП Акулов Н.Н.» и его команде за помощь в организации бизнеса, а именно адаптации программы USU для розничной торговли одеждой.

На сегодняшний день на рынке программного обеспечения представлено достаточно большое количество вариантов сопровождения бизнеса, но все они либо они высоки по цене, либо не обладают требуемым функционалом и требую дополнительных доработок, что также сказывается на окончательной цене и сроках запуска проекта.

Наш выбор пал именно на USU по ряду причин, а именно:

1) демократичная цена.

2) прозрачность расчетов.

3) возможность опробовать демо-версию продукта.

4) высокая скорость запуска проекта в стадиях от выбора продукта до полноценного запуска проекта (менее 5 дней.)

В отличие от многих программных продуктов, представленных на рынке, данное ПО достаточно гибкое к требованиям пользователя и позволяет настроить практически любой аспект согласно особенностям бизнеса. Так же к плюсам можно отнести отсутствие требований к использованию спец оборудования. Отдельно хочется сказать спасибо за молниеносную реакцию тех. поддержки на запросы.

Желаем вашей команде процветания и новых профессиональных успехов!!

С уважением,

Индивидуальный предприниматель Куракова Ольга Николаевна.

Институт правильного питания, Кит ТОО

Индивидуальный предприниматель «Универсальная Система Учета» сумела быстро и качественно организовать работу по разработке и внедрению системы программного обеспечения для Института Правильного Питания в г. Астана, в результате чего предприятие систематизировала текущую работу нескольких отделов, оптимизировав ее до минимума, но при этом форма отчета осталась полной, развернутой и прозрачной.

Хотим отметить, что сотрудники выполнили все установочные работы в срок, внесли наши корректировки и изменения, в строгом соответствии с условиями Договора. По завершению работ со своей стороны сотрудники оперативно предоставили Акт выполненных работ.

Менеджеры и программисты очень пунктуальны и вежливы.

В общем, программа проста и легка в управлении.

Директор Койшегарина А.Н.

01.06.2017 года

Компания «ЭКОSТИЛЬ»

С учетом опыта работы с разработанной для нас программой можем отметить эффективность и стабильность программного обеспечения. При заказе нашей компанией программы складского учета, разработка ПО была выполнена в назначенные сроки. Представленная программа полностью отвечает запрошенным параметрам, специалисты компании проявили высокий профессионализм, качественно выполнив установку, наладку программы и обучение пользованию ею сотрудников.

Благодаря данному программному средству удалось наиболее полно оптимизировать все процессы по управлению и контролю складского учета.

Торговая организация «Лавка ценностей»

Свой бизнес я начинала со своей маленькой кухоньки. Первый букет. Первые волнения. Мамочка в декрете. Стандартная история. Пришло время объёмы стали нарастать. База клиентов расти. По началу удавалось все держать в своей голове. Потом пришёл Эксель. Кстати, его оказалось ни так легко вести. Так как все формулы, названия, строчки, все приходилось продумывать самостоятельно. Отказавшись от экселя, получив ещё больше объема на смену пришли накладные. Казалось вот оно счастье. Но как выяснилось. Тоже ни совсем. Цифры расходилось. Выяснения наличия остатков занимало огромное количество времени. И тут пришла в голову идея автоматизироваться. Начался анализ, звонки. И я выбрала usu. О чем не желаю по сей день. Пользуюсь я более полутора месяцев. Более конкретно: самое счастье - это снимать отчёты. Остатки снимаются моментально, возможно сделать скидку, начислить бонусы, просмотреть любые диаграммы. Сегодня я не могу сделать без этой программы уже и шагу. Если что то случается с моим ноутбуком, меня судорожно сводят в конвульсиях.

Какие сложности. 1. Готовьтесь, если вы такие же Плюшкины как и я. То вводить в базу придётся тысяча мелочей и продумывать. Но это вопрос 3-4 дней упорного труда. За это время ближе знакомишься с программой и начинаешь Ее будто чувствовать. Я благодарна Ирине, которая сначала выдержала атаку звонков: что, как, откуда, что даёт. Затем были ребята программисты. Кстати, у которых золотое терпение и в наличии хорошие мозги:-). Итак, мой опыт использования программы положительный. Из минусов, я стала в каком то роде зависима от неё и влюбилась в отчёты. Ну а как же, теперь я с умным видом снимаю отчёты и провожу собрания). Усу - для меня новая ступень. Которая показала мой рост. Эффективность работы. Ничего не проходит мимо учёта. Каждая копеечка, каждый товар знает своё место. Усу помогла мне вырасти как бизнесмену. Кто если знает: да ладно, это не посчитаю. Ладно, это подарю. Проходит, этап даладности. Начинается этап роста и уважения к собственному труду. Я благодарна. Благодарна каждому сотруднику, который привёл меня к моей личной маленькой победе.

2) Есть возможность сделать фотографию товара, и продавцы видят при продаже, что они продают. Это замечательно - происходит гораздо меньше пересорта.

3) Есть возможность выбивать чек 2-х видов и осуществлять продажу без чека – списание товара происходит в любом случае.

4) Замечательный анализ деятельности. Можно увидеть графически (что более наглядно) результат заданного вопроса. И по прибыли, и по товару и по продажам каждого продавца и многое другое.

5) Отзывчивые и компетентные сотрудники компании, что очень приятно. Быстро приходят на помощь и помогают в решении вопроса.

Думаю, что с выбором не ошиблась.

Шикарный инструмент для учета! Удобная, простая, понятная и доходчивая программа.

Спасибо ее создателям за облегчение учета.

Индивидуальный предприниматель Самарина Т. В.

Программа предназначена для материального учета ресурсов различного типа. Возможна реализация учета в стоимостном выражении. Поддерживается множество мест хранения, потребление на производство и списание в брак. Отчетные формы позволяют отслеживать движение ресурсов и получать оперативную информацию по каждой точке учета.

Введение

Программа может быть использована в качестве простейшей системы складского учета по местам хранения ресурсов на предприятиях, использующих небольшую номенклатуру товаров, сырья и материалов. Учет ведется в натуральных единицах измерения. Стоимостной учет в автоматическом режиме не реализован, но имеется возможность ручного ввода показателей в денежных единицах.

Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:

• Параметры
• Справочники
• Журналы

При этом сами отчеты тоже являются таблицами Excel.

Открытость интерфейса электронных таблиц обеспечивает максимальную гибкость расчетов. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя.

Изменения в версии 2.6

• Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS. Файл программы сохранен в формате XLSX/XLSM и работает в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016 ). Программа в формате XLS доступны только в версии 2.0, и может быть приобретена только по специальному запросу.
• Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
• Второй сводный отчет по местам хранение.
• Вид по умолчанию первого отчета преобразован для возможности копирования и вставки остатков на начало нового периода.
• Выпадающий список для поиска элементов справочников по первым буквам слова. Активизируется по двойному клику на ячейке.
• Выделение красным цветом не найденных в справочниках элементов журналов.

Изменения в версии 2.0

• Точки учета и контрагенты разделены по разным справочникам.
• Снято ограничение на количество поставщиков и покупателей.
• Добавлены группы ресурсов для фильтрации в отчетах.
• Начальные остатки заполняются в отдельном журнале.
• Удалены стоимостные показатели в журналах, добавлен показатель средней цены в справочниках.
• Новый отчет по местам хранения в виде сводной таблицы Excel.

Возможности и ограничения

Электронные таблицы Excel имеют внутренние ограничения на объем обрабатываемой информации. Программа не предназначена для замены больших систем учета сотен тысяч позиций номенклатуры. Но на большинстве предприятий среднего и малого бизнеса объемы и сложность данных доступны для обработки в Excel.

Основной файл не содержит большого количества вычислений, для отчетов используются специальные алгоритмы, также не имеющие формульных связей с исходными данными. Поэтому большие объемы данных обеспечивают нормальное быстродействие даже в режиме автоматического расчета Excel. Переход в ручной режим расчетов рекомендуется только на устаревших компьютерах.

В автоматическом режиме расчетов Excel рекомендуем следующие параметры при работе на высокопроизводительном компьютере:

• Количество ресурсов (номенклатура) - до 2000
• Количество точек учет - до 200
• Количество операций (строк) в каждом журнале - до 10 000
• Размер файла (xlsx) - до 10Мб

В ручном режиме расчетов Excel ограничения в основном связаны только с возможностями компьютера. Для нормальной работы отчетов рекомендуем следующие ограничения:

• Количество ресурсов (номенклатура) - до 5000
• Количество точек учет - до 500
• Количество операций (строк) в каждом журнале - до 30 000
• Размер файла (xlsx) - до 25Мб

В случае использования дополнительных расчетов (полная открытость программы позволяет настроить любые дополнительные вычисления) ограничения производительности могут быть более жесткие.

Для сокращения данных можно в любой момент времени сформировать новый файл и перенести туда справочники и начальные остатки по всем точкам учета.

Установка и запуск

Состав файла описан на начальной странице программы - «Главная».

Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.

Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы

Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».

Параметры

Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:

Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя.

Справочники

Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации.

Покупатели и Поставщики

Списки контрагентов учета. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.

Список мест хранения ресурсов, участвующих в системе учета. Это могут быть отдельные складские ячейки, зоны хранения, производственные участки или помещения. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.

Группы и Ресурсы

Два связанных между собой справочника для описания ресурсов всех видов, хранящихся в точках учета. К ресурсам относятся: готовая продукция, полуфабрикаты, сырье и материалы. Группировка используется удобства фильтрации отчетов. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Журналы операций

Все складские транзакции, необходимые для формирования отчетов, вводятся в специальные таблицы, разделенные по типам операций.

Данные о запасах на начало учета. Дата определяется в Параметрах.

Приход от поставщиков

В таблицу вводятся поступления ресурсов от поставщиков. Последовательность по датам или номерам заказов не важна.

Поля таблицы:

Дата

В таблицу вводится информация о потребление сырья и материалов в производственном процессе. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.

Поля таблицы:

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

В таблицу вводятся информация о производстве готовых изделий и полуфабрикатов. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.

Поля таблицы:

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

В таблицу вводятся транзакции перемещения ресурсов между внутренними складами. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Сюда же вводятся начальные остатки, хранящаися на складах на дату начала учета.

Поля таблицы: